MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAPTACION, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL DE LA EMPRESA AUTOMATISMO AMETRADE VENEZUELA, C.A. 9 UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE RELACIONES INDUSTRIALES CARRERA: RELACIONES INDUSTRIALES MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAPTACION, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL DE LA EMPRESA AUTOMATISMO AMETRADE VENEZUELA, C.A. EMPRESA: AUTOMATISMO AMETRADE VENEZUELA, C.A. Autor: Dorexy García C.I. 18.410.791 San Diego, Enero 2013 10 UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZ FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE RELACIONES INDUSTRIALES CARRERA: RELACIONES INDUSTRIALES. MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAPTACION, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL DE LA EMPRESA AUTOMATISMO AMETRADE VENEZUELA, C.A. CONSTANCIA DE APROBACIÓN ______________________________ _________________________________ Tutor Empresarial: Inés Blanco Tutor Académico: Manuel Cordovés. C.I 8.631.707 C.I 8.936.517 _________________________________ Tutor Empresarial: Inés Blanco C.I 8.631.707 Autor: Dorexy García C.I. 18.410.791 San Diego, Enero 2013 11 AGRADECIMIENTOS A Dios. Por su inmensa gracias y amor, y por las bendiciones derramadas durante estos años de esfuerzo y esmero, de buenos y malos momentos en la universidad, gracias Sr. Jesús por estar a mi lado siempre. A mis Padres. Juan Agustín García y Ebepsy de García, por el apoyo, amor, confianza y esfuerzo brindado por llegar a este logro siendo esto una pequeña recompensa por sus múltiples esfuerzos hacia mí. Sin ustedes esta experiencia de vida no hubiese tenido sentido. A mis hermanas y toda mi familia. Gracias por el apoyo que siempre me han brindado. A la Universidad José Antonio Páez y a la Escuela de Ciencias Sociales, por haberme formado profesionalmente como Licenciada. 12 A la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A., especialmente al departamento de Administración por haberme brindado la oportunidad de realizar mi informe de pasantías y compartir mis conocimientos y aporte a la empresa. A mi Tutora Empresarial, Licenciada Inés Blanco, Gracias por todo el apoyo, conocimientos y asesorías brindadas. A mi Tutor Académico, Licenciado Manuel Cordoves, por quien guardo respecto y admiración, muchísima gracias por todos esos conocimientos transmitidos para la elaboración y culminación del presente informe de pasantía. 13 CAPÍTULO I LA EMPRESA 1.1. Razón Social: Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A. Ubicación de la Empresa: Avenida Henry Ford, C.C Paseo las Industrias, 2da Etapa, Nivel 1, Oficina 118, Zona Industrial Municipal Sur. Valencia Edo. Carabobo. 1.2. Reseña Histórica de la Empresa. AmeTrade Inc., es una empresa global, especializada en el suministro de soluciones técnicas y logísticas integrales, dedicada a satisfacer las necesidades industriales de nuestros clientes, mediante respuestas rápidas, personalizadas, técnicamente acertadas y con la mejor relación costo - beneficio. Esta empresa propone un modelo de negocio que incluye la más amplia variedad de maquinarias, equipos y partes industriales, con la seguridad y el respaldo de marcas reconocidas internacionalmente. AmeTrade Inc,, fue fundada en el año 1995 y desde entonces se ha convertido en el proveedor de confianza de muchas empresas importantes a nivel mundial y a partir del año 2004 es fundada en Venezuela la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela C.A. Nuestra casa matriz en los Estados Unidos y sus distintas sedes internacionales, atienden solicitudes de clientes en todos los continentes y cuentan con personal altamente calificado en las áreas de ingeniería, aplicaciones y ventas, especializados en proveer alternativas que abarca desde compras programadas hasta emergencias industriales. 14 1.3. Misión: Tener como prioridad atender todas las necesidades de nuestros clientes, por más difíciles que sean, con la más rápida y eficaz capacidad de respuesta, ofreciéndole la mejor calidad de servicio y atención que ellos se merecen creando así confianza, estabilidad y preferencia. 1.4. Visión: Ser el líder en el mercado de suministros de soluciones industriales a nivel internacional, contando con el prestigio y trayectoria de ser reconocida por su excelente calidad de servicio, atención y compromiso con el cliente, fundamentándonos en el constante crecimiento y mejora continua, en aras de convertirnos en la Opción del cliente industrial. 1.5. Política: Satisfacer las necesidades del cliente en cuanto a calidad de servicio. Incluir a personas en su mejoramiento continuo de los procesos internos. Mejorar la calidad de vida de los trabajadores. Programa de adiestramiento y capacitación del personal. 1.6. Valores: • Ética: Ser confiables. Respecto mutuo. Ser transparentes Buscar el bienestar común. Prometer solo lo que se pueda cumplir y hacer con las actividades pautadas. 15 • Efectividad: Planificar, medición y seguimiento. Alcanzar y sobrepasar metas. Tener misión y anticiparse al futuro. Lograr los objetivos por la empresa. • Energía: Buscar mejoramiento continuo. Mantenerse actualizados con respecto a los avances. Ser flexibles ante los cambios. Trabajar en función de lograr relaciones ganar-ganar. • Entusiasmo: Celebrar los logros y aprendizajes. Trabajar con actitud positiva y comprometida con los logros objetivos. Ser optimistas y disfrutar de todo lo que se hace. 1.7. Descripción del Proceso: ADAPTACIÓN A LAS NECESIDADES DEL CLIENTE En AmeTrade nos adaptamos a las necesidades particulares de cada cliente. Disponemos de amplia flexibilidad para resolver todos y cada uno de los requerimientos recibidos de manera personalizada, diseñando diversas soluciones para que el cliente seleccione la alternativa con mejor relación costo – beneficio. 16 SOPORTE TÉCNICO Estamos capacitados para brindar un soporte técnico acertado, asistiendo en la correcta selección de las soluciones y su posterior soporte, contando con la seguridad y respaldo de los fabricantes. PIEZAS DESCONTINUADAS En AmeTrade, contamos con una amplia experiencia en la localización de piezas obsoletas, descontinuadas o difíciles de encontrar, así como en identificar sus características para proponer reemplazos directos o alternativas factibles. VOLUMEN DE VENTAS El volumen de ventas de AmeTrade, permite acceder a un amplio poder de negociación con los fabricantes, convirtiéndose en una reducción de los costos tanto del producto como del servicio logístico, independientemente de la cantidad requerida. 17 EXPERIENCIA LOGÍSTICA En AmeTrade hemos desarrollado experiencia logística y alianzas estratégicas con empresas reconocidas de transporte y agentes aduanales a nivel nacional e internacional, que nos permiten ofrecer tarifas preferenciales y distintas alternativas para satisfacer los requerimientos de nuestros clientes. MANEJO DE EMERGENCIAS INDUSTRIALES Ofrecemos respuesta inmediata con distintas opciones de entrega para la solución de las emergencias industriales, brindando la mejor relación precio – tiempo de entrega. 1.8. Actividades desarrolladas por el pasante: Dentro de la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A, y en área de administración, pude desarrollar y aprender muchas funciones que sirve para mi desarrollo profesional dentro mi carrera. A continuación funciones: 18 detallo las siguientes 1. Elaboración de nómina quincenal. (incluye impresión de recibos de pago). 2. Entrevista. 3. Selección. 4. Proceso de Contratación de Personal 5. Dotación de uniforme (kit de ingreso). 6. Logística de adiestramientos y cursos. 7. Registro individual del adiestramiento. 8. Elaboración de contratos. 9. Coordinación de Exámenes Médicos (pre-empleo, pre-vacacional, postvacacional, rutina). 10. Entrega de Equipos de Protección Personal. 1.9. Estructura Organizativa de la Empresa: El Organigrama de Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A. Está representado por una estructura organizativa general, la cual cada aérea se encuentra organizada por departamento. (Ver figura Nro.1) 19 Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A. Rif: J-31170651-8 1.9.1 ORGANIGRAMA GENERAL Figura Nº1 Fuente: Departamento de Gerencia(2013) 20 CAPÍTULO II EL PROBLEMA 2.1. Planteamiento del Problema: En la actualidad, la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A junto al departamento de administración realiza los procesos referentes a la gestión de gente sin seguir ninguna normativa de manera formal en términos de recursos humanos, donde pueda cumplir a cabalidad los objetivos propuestos. Unas de las principales causas que dio origen a esta enorme situación es que no dentro existe un departamento de gestión de recursos humanos definido de la estructura organizativa, si no que el departamento de administración además de Registró de facturación, llevar sus facturas libros de proceso naturales como (Pagos a proveedores, fiscales, pagos de impuestos municipales, Iva e Islr, compra y ventas cálculos de costos, cobranza recibos de cobranzas entre otros). Adicionalmente lleva los procesos y funciones del departamento de recursos humano, por tal motivo algunos procesos relacionados con la gestión de gente han sido desarrollados por dicho departamento, con el apoyo de cada gerencia de una forma empírica e informal. El departamento administración con la alta gerencia (directivo) y la gerencia de (ventas) se encargan de capacitar y seleccionar a su propio personal, ya que no existe una estructura que apoye estos procesos de cada área de trabajo o área funciona de la empresa que se ocupa en manejar directamente los procesos de captación, selección y contratación del personal, por eso propongo juntamente, un manual relacionado con el área de capitación, selección y contratación del personal para formalizar, orientar y sistematizar estos temas y darle mayor formalidad, apoyo y por supuesto ser 21 más efectivo y productivo, porque hasta ahora y de la manera que se esta llevando se pierde mucho tiempo, hay desperdicio, burocratismo y no se manejan de manera profesional y rápida. Debido a la complejidad de las actividades que realiza el departamento de administración, el acelerado ritmo y volumen de trabajo, la elaboración de un manual de políticas, normas y procedimientos de los procesos de captación, selección y contratación del personal, cabe destacar que este diseño de manual es un instrumento de vital y de importancia para el futuro del departamento de administración ya que es el encargado de elaborar de forma esquemática todos aquellos procesos relacionados al departamento de recursos humanos, bajo las políticas, normas y procedimientos establecidas por la organización. De acuerdo a la problemática de la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A. se pronostica un poco de descontrol de las actividades y tardanza en la ejecución de los procedimientos de captación , selección y contratación de los trabajadores a ocupar un cargo dentro de la empresa, ya que la falta de racionalización de los recursos como inducción de personal, charlas de seguridad, exámenes pre empleo entre otros, puede causar la baja productividad y efectividad de los demás trabajadores que desempeñan en las distintas aéreas, el cual afectaría directamente el avance y desarrollo de la organización. Es por esta razón surge la necesidad de diseñar un manual de políticas, normas y procedimientos que ayude a regir los procesos y avances internos, como captación, selección y contratación del personal de la empresa Automatismo Ametrade Venezuela, C.A. con el fin de garantizar el buen desarrollo, culminación efectiva de los trabajadores y los procedimiento, logrando así el éxito de los objetivos planteados por la empresa. 22 2.2. Formulación del Problema: Tomando en cuenta lo mencionado anteriormente se formula la siguiente interrogante ¿De qué manera se pueden mejorar las política, normas y procedimientos del departamento de administración en la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A.? 2.3. Objetivo General: Elaboración de un Manual de políticas, normas y procedimientos de captación, selección y contratación del personal de la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A.2.4. Objetivos Específicos: - Diagnosticar la situación actual de la empresa de acuerdo a los procedimientos de captación, selección y contratación del personal. - Analizar cada unos de los pasos que intervienen en los procesos de captación, selección y contratación del personal de Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A. - Elaborar un manual de políticas, normas y procedimiento relacionados a captación, selección y contratación del personal de la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A. 2.5. Justificación: Todo departamento tiene entre sus funciones el cumplimiento de los procedimientos enfocados al logro de las metas y objetivos, los cuales están integrados por pasos que deben ser cumplidos de acuerdo a las políticas y normas de la empresa. La implementación de este manual de políticas, normas y procedimientos de captación, selección y contratación del personal, 23 que se quiere añadir en la organización, nace de la necesidad que tiene el departamento de administración hacia del departamento de recursos humanos de establecer los parámetros y directrices que le permitan el desarrollo efectivo de todos los pasos de captación, selección y contratación del personal, ya que en la actualidad no cuenta con la existencia del manual, el cual sirve de ayuda o guía para el entendimiento de las personas encargadas de llevar a cabo los procesos, ya que contienen documentos sencillos, utilizando un lenguaje compresible, especifica las normas y pasos a seguir para culminar con éxito las actividades relacionadas con dichos procesos, sirviendo como orientación para el desarrollar las funciones de manera sistemática, representando así una base fundamental para el desarrollo de los procesos de captación , selección y contratación del personal en función al propósito que persigue cada uno de ellos. El diseño de un manual de políticas, normas y procedimientos, que se desea aplicar y brindar a todas las personas que integran la empresa, es alcanzar un amplio conocimiento de la importancia que tiene para una organización mantener planificado, organizado, el momento en que se realice la disposición del mismo; y a su vez será de gran aprendizaje para todo aquel que busque mejorar funciones de las distintas áreas funcionales de la empresa. Para el investigador se facilita una serie de aprendizaje que le permitirán aplicar y poner en práctica todos aquellos conocimientos adquiridos, de manera que se elabore un buen diseño de manual de políticas, normas y procedimientos de captación, selección y contratación del personal, obteniendo dentro del mismo la organización del área específica. Este proyecto ofrecerá a la institución una serie de beneficios práctico el cual ayudara a todos los alumnos que incursionen en el tema de recursos humanos ofreciéndoles el apoyo de la cual será de gran ayuda, herramienta y le servirá de antecedentes a futuras investigaciones. 24 2.6. Alcance: Incide en la organización general, siendo un específico para el departamento de administración. El presente manual explica los procesos para mejorar la captación , selección y contratación del personal los cuales afectan e intervienen directamente a la productividad de la empresa en general, partiendo en los procesos administrativos de la misma, ya que desde el momento en que una persona es seleccionada para ocupar un cargo dentro de la empresa comienza a formar parte de ella, por esta razón debe ser bien orientada y rápidamente orientada familiarizada con la organización para que se desempeñe eficientemente en sus funciones , lo cuales garantizara el logro exitoso de los objetivos tanto del trabajador como de la empresa. Es importante resaltar que al optimizar dichos procesos de la organización podrá determinar la previsión y demanda de personal que tendrá en un futuro, lo cual formara parte de la planificación general de la empresa. Cabe destacar que el presente manual no es una herramienta estática, sino que el mismo puede ser modificado al dinamismo y necesidades de la organización. 2.7. Limitaciones: Sin lugar a dudas el tiempo y en virtud que los procesos se llevan a cabo de forma empírica se produjo un efecto de hermetismo por parte de las personas que intervienen en ellos originando una barrera de flujo de la comunicación, sin embargo, esta condición pudo ser modificada y canalizada a través de estrategias que permitieron una comunicación efectiva con los demás departamento, trayendo como consecuencia mayor disposición y colaboración por parte de los involucrados, que permitió obtener la información necesaria para el diseño del manual. 25 CAPÍTULO III MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL El marco conceptual, consiste en integrar o realizar una serie de conceptos de distintos autores, que le permiten al investigador determinar sus propios postulados, partiendo desde las investigaciones anteriores. El fin de este marco teórico, es evaluar el dentro de una serie de conocimientos y ofrecer una adecuada interpretación de los términos que serán utilizados. 3.1. Antecedentes: Los siguientes antecedentes de la investigación, comprenden en una serie de estudios previos relacionados con el tema planteado. A continuación se mencionan varios autores: Luna y Guzmán (2011), en su trabajo de investigación “Diseño del Modelo de Competencias para la Cooperativa Gestionando. Coop de la ciudad de Pereira” tienen como objetivo diseñar y estructurar el modelo de Gestión Humana basado en competencias para la cooperativa de Trabajo Asociado Gestionado. Coop, de la ciudad de Pereira-Colombia, como atribución a la competitividad empresarial. En lo antes mencionado el trabajo de grado tiene un enfoque cualitativo de tipo descriptivo se desarrolla en un ambiente natural con una muestra de 20 personas. Algunos de los instrumentos empleados en la investigación fueron las entrevistas estructuradas dirigidas a directivos y coordinadores de la cooperativa, la reflexión y la construcción colectiva a partir de talleres y una entrevista dirigida a los directivos de gestión humana de dos empresas de la región. 26 Esta investigación aporta datos valiosos para la propuesta ya que identifica tanto las competencias organizacionales, cómo especificas para los cargos pertenecientes a una organización empresarial, además, provee de una metodología que permite identificar y crear competencias de manera participativa con un comité identificador de competencia, conformados por trabajadores externos. Arca, Hernández y Rodríguez (2010) Diagnostico del proceso de reclutamiento y selección del personal administrativo de la empresa Rodovias de Venezuela, C.A. San Antonio de los Altos Edo. Miranda. Investigación realizada para la optar al título de Licenciados de Relaciones Industriales en la Universidad de Carabobo. Esta investigación tiene la finalidad de realizar un diagnostico de la gestión del proceso de reclutamiento y selección de personal en el área administrativa de la empresa, permitiéndole conocer sus debilidades para que de esta manera la misma este en condición de aplicar los correctivos necesarios que le permita realizar la contratación del personal que mejor se adecue a los requerimientos exigidos por los cargos existentes. El objetivo fue diagnosticar el proceso de reclutamiento y selección del personal administrativo dentro de la empresa, esta investigación se presento como un proyecto factible y tiene como apoyo una investigación documental de tipo descriptivo y de campo. El instrumento utilizado para obtener la información fue un cuestionario cerrado de (18) preguntas, el cual arrojo en los resultados que la organización en estudio realizaran el sistema tradicional de reclutamiento y selección de personal. Los investigadores llegaron a la conclusión que la propuesta del modelo basado en competencia para reclutar y seleccionar al personal resulta sumamente útil al momento de tomar la decisión en materia de selección, al mismo tiempo resalta la importancia de que el proceso de selección sea llevado a cabo por personal capacitado ya que esto permite obtener una visión clara de los requerimiento del cargo (en termino de experiencia, conocimientos y habilidades). Este trabajo brinda aporte a la 27 presente investigación, ya que suministra información comparativa sobre los procesos de selección de personal en una empresa de transporte, con algunas similitudes en cuanto al servicio y atención al público se refiere, sin embargo para efecto de la investigación que se pretende realizar en Servidica que de igual forma esta en el ramo de transporte solo abordaremos aspecto relacionados con las competencias necesarias para trabajar en equipo y optimizar el trato a lo clientes. Otra investigación sobre el tema, es elaborada por Padrón (2009), realizo un estudio sobre “Propuesta de instrumento para la entrevista de selección basado en competencias aplicable al personal de Gerencia Operacional de la Compañía Operativa de Alimentos Cor, C.A”. Allí el autor considero la dificultad del reclutamiento de personal operativo adecuado a los cargos ofertados, lo cual puede afectar negativamente el buen funcionamiento de la organización y el retraso en las áreas productiva y/o administrativa. Al poner en práctica la selección por competencia, el afirma que el puesto de trabajo ya no lo es la unidad organizativa básica de la empresa, sino la persona y que ésta se evalúa no solamente por sus conocimientos sino por sus habilidades y actitudes. Esto nos permite observar lo importante que es no solo fijarse en cantidad sino también en calidad, concientizarse de sus trabajadores como aquellos que puedan aportar sus conocimientos, habilidades y destrezas y demás características humanas para mejora de los productos. Ganga y Sánchez (2008) Realizaron una investigación titulada “Estudio sobre el Proceso de Reclutamiento y Selección del Personal en la comuna de Puerto Montt, Región de los Lagos-Chile”, que explora los elementos necesarios para el conocimiento acerca de cómo las organizaciones de la comuna de Puerto Montt, ubicada en la región de los Lagos-Chile, realizaban sus procesos de Reclutamiento y Selección de personal. Este estudio es descriptivo y sigue una metodología mixta (cuali-cuantitativa) para analizar los resultados de una encuesta aplicada a 140 organizaciones comunas de Puerto Montt. 28 La importancia para la investigación radica en que identifica los procesos seguidos por las organizaciones para determinar los aspectos más importantes al momento de selección del candidato, las ventajas de aplicar una técnica y no otras, los métodos más utilizados y una serie de datos significativos para nuestros estudios. Chacón (2007), Cuyo título es Diseñar un programa de Capacitación para el desarrollo de Competencias Laborales en los Profesionales de Seguridad y orden Publico de Instituto Autónomo Municipal Policía de San Diego”. Cuyo objetivo de estudio fue identificar las competencias requeridas por los trabajadores de dicha empresas. La investigación es de tipo descriptivo y sigue una metodología de estudio de campo. Para llevarla a cabo tomaron una muestra de ciento treinta y nueve (139) personas pertenecientes al instituto, a las cuales se les aplicaron un cuestionario (tipo Lickert) de veinte (20) preguntas cerradas, con cinco (5) opciones de respuestas. Esta investigación es de gran utilidad para el estudio que se está realizando ya que sirve de guía para la escogencia de los parámetros metodológicos y el diseño del que se aplicara para la recopilación de datos. 3.2 Bases Teóricas: En este punto se desarrollan las bases teóricas y distintos conceptos relacionados con la investigación, ya que sirven como introducción al estudio del cual se parte, para así conformar el cuerpo teórico y hacer precisión en los elementos que se manejan en los procesos de Capitación, Selección y Contratación del Personal. Luego de aplicar esta teoría es importante ponerla en práctica para poder conseguir una mejor solución a la problemática existente. 3.3. Las Organizaciones: Son unidades sociales, coordinadas, compuestas por dos o mas persona, con el fin de alcanzar metas comunes y buscar la mejor manera de lograr los objetivos 29 establecidos por la empresa, por lo cual es primordial la coordinación y relacional de todos los recursos que forman parte del grupo social y la cooperación de cada uno de sus integrantes de la organización. Chiavenato (2003). Define a la organización como Un sistema de actividades conscientemente coordinadas, formadas por dos o más personas, cuya cooperación recíproca es esencial para la existencia de aquellos procedimientos. 3.4. Administración de Recursos Humanos: Es una disciplina que tiene como propósito planificar, organizar y controlar el desarrollo, mantenimiento y utilización de los recursos humanos en una organización. Con el fin de crear buenas relaciones personales en todos los niveles que forman parte de una empresa, determinando condiciones efectivas que faciliten y estimulen la integración de los trabajadores hacia el logro de los objetivos de la organización y que les permita desarrollar sus propias habilidades y desempeñarse efectivamente en sus funciones para así poder lograr también el logro de sus propios objetivos y metas dentro de la organización. Según Chiavenato (2003), la Administración de Recursos Humanos consiste en: Planear, organizar, desarrollar, coordinar y controlar técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal, al mismo tiempo que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo. De esta manera, William Werther (1988) refiere que: El objetivo de la administración de recursos humanos es el mejoramiento del desempeño y de las aportaciones del personal a la organización, en el marco de una actividad ética y socialmente responsable. Este objetivo guía el estudio de la administración de recursos humanos, llamada también administración de personal. Según el autor antes citado, la administración de recursos humanos con estos subsistemas interdependientes. Esto es: 30 3.4.1 Subsistema de Provisión: Se hallan relacionados con el suministro de personas a la organización. Estos procesos responden por los insumos humanos e implican actividades relacionadas con la investigación del mercado, reclutamiento y selección de personas, así como su integración a las tareas organizacionales. 3.4.2 Subsistema de Aplicación: Incluyen los primeros pasos de la integración de los nuevos miembros en la organización, el diseño del cargo que se debe desempeñar y la evaluación del desempeño en el cargo. 3.4.3 Subsistema de Mantenimiento: Exige una serie de cuidados especiales, entre lo que sobresalen los planes de compensación monetaria, beneficios sociales e higiene y seguridad en el trabajo. 3.4.4 Subsistema de Desarrollo: Incluye las actividades de entrenamiento, desarrollo de persona, y desarrollo organizacional. 3.4.5 Subsistema de control: incluye base de datos y sistema de información, así como auditoria de recursos humanos. A continuación se esquematiza el sistema de Administración de Recursos Humanos y sus subsistemas (Ver figura Nro.2) 31 FIGURA #02 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS SUBSISTEMA DE PROVISION DE RR.HH SUBSISTEMA DE APLICACIÓN DE RR.HH SUBSISTEMA DE MANTENIMIENTO DE RR.HH SUBSISTEMA DE DESARROLLO DERR.HH SUBSISTEMA DE CONTROL DE RR.HH Fuente: Chiavenato, I. (2003).Administración de R.H y sus subsistemas. Sherman, Bholander y Snell (1999). En su obra “Administración de recursos humanos”. Señala que la selección: “Es el proceso de elegir individuos que tiene cualidades importantes para cubrir vacantes existentes o proyectadas” Una vez que se dispone de un grupo idóneo de solicitantes obtenido mediante el reclutamiento, se da inicio al proceso de selección. Esta fase implica una serie de pasos que añaden complejidad a la decisión de contratar y consumen cierto tiempo. Estos factores pueden resultar irritantes, tanto para los candidatos, que desean iniciar de inmediato, como para los gerentes de los departamentos con vacantes. 3.5. Planeación de Recursos Humanos: La planeación de recursos humanos, consiste en determinar la demanda de empleados que serian necesarios en la organización, lo cual va a permitir suministrar 32 a la empresa el personal adecuado en tiempo requerido. El área de recursos debe planear sus procesos de captación, selección, inducción y contratación del personal. Suarez (2003). En su trabajo realizado a la planificación estratégica de Recursos Humanos, establece que: La planeación de recursos humanos, es el proceso de anticipar y prevenir el movimiento de personas hacia el interior de la organización, dentro de esta y hacia fuera. Su propósito es utilizar estos recursos con tanta eficacia como sea posible, donde y cuando se necesiten, a fin d alcanzar las metas de la organización Sherman, Bholander y Snell (1999). Expresan de la Planeación de Recursos Humanos que es “El Proceso de anticipar y prevenir el movimiento de personas hacia el interior de la organización, dentro de esta y hacia afuera. 3.6. Captación del Personal: Consiste en captar y atraer el personal mas idóneo para ocupar cargos o puestos bien definidos, lo cual es de vital importancia, ya que el éxito de una organización depende, entre otros aspectos, de que el departamento de Recursos Humanos lleve a cabo un proceso de reclutamiento efectivo le permita seleccionar de manera eficiente, el personal que formara de la misma. El proceso de captación se inicia con la búsqueda de candidatos y culmina al momento en que se reciben las solicitudes de empleo. Gómez (1998) define la captación como el “Proceso de creación de una reserva de candidatos para un determinado puesto de trabajo. Por otro lado Chiavenato (1990), Señala que la captación es “Un conjunto de procedimiento que tiende a atraer candidatos potencialmente calificados capaces de ocupar cargos dentro de la organización. En este mismo orden de ideas, para Werther y Davis (1992), dicen que el reclutamiento “Es el proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes. 33 3.7. Selección del Personal: La selección de personal requiere de materia prima, es decir, contratar con varios candidatos entre las cuales se puede escoger el más cualificado y es precisamente el reclutamiento quien lo provee, pero como paso previo a la selección resulta obligatorio conocer el propósito de la organización, así como los objetivos generales entre otros. Una vez que se obtiene un conjunto de solicitantes mas idóneos, por medio del reclutamiento, se inicia el proceso de selección, en donde se decide que solicitante deben ser contratados. Este proceso termina cuando la toma de decisión de contratar a uno de los solicitantes. Chiavenato (1998) define la selección como “La escogencia del hombre para el cargo adecuado, o más ampliamente, entre los candidatos reclutados, aquellos mas adecuados a los cargos existentes en la empresa, con miras a mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño personal” Se podría resumir que la selección es el proceso de escogencia del candidato apropiado, que cumplan con los requisitos mínimos exigidos por el cargo solicitado y de esta manera garantizar su efectividad en el puesto que va a ocupar dentro de la organización. Es necesario fijar lineamientos que sirvan para ejecutar el proceso de selección en el momento que determinan y deciden la persona que ocupara un puesto de trabajo, lo que hace imprescindible determinar políticas con el fin de planificar y controlar exitosamente el proceso de selección, lo cual facilitara la interrelación entre el trabajador que ocupara el cago vacante y exigencias de este. Existen distintos instrumentos que se utilizan en el proceso de selección, entre los cuales están: 34 1. Puesto vacante: Independientemente del tipo o giro de empresa siempre cuando se realice el proceso de selección debe iniciar con un puesto vacante, el cual no es ocupado por nadie. 2. Requisición: Una vez que se cuenta con un puesto vacante es necesario dar a conocer la existencia de este, la cual se da por medio de la requisición que es realizada por el jefe inmediato que solicita el puesto y, posteriormente, es enviado al encargado de realizar el proceso de selección. 3. Análisis de puesto: El análisis de puesto constituye uno de los 3 elementos esenciales para lograr el objetivo del proceso de selección. Éste es una herramienta necesaria que se debe de tomar en cuenta puesto que con él se obtiene el perfil, habilidades y demás que requiere el puesto para ser desempeñado de manera efectiva. 4. Inventario de Recursos Humanos: En la mayoría de las empresas cuentan con un inventario de Recursos Humanos el cual constituye un lugar donde se va archivando los expedientes de los empleados cuya documentación contiene datos relevantes de su desempeño que van desde la solicitud de empleo, las pruebas que se realizaron en el proceso de selección, las incapacidades que ha tenido, permisos, etc. 5. Reclutamiento: Otro de los medios empleados por las empresas es el reclutamiento. Muchos autores consideran éste como un procedimiento ajeno al proceso de selección, sin embargo, nosotros lo consideramos como parte importante del proceso de selección. Existen dos tipos de reclutamiento (Interno y Externo). Reclutamiento Interno: Se aplica a los candidatos que trabajan en la organización, es decir, a los empleados para promoverlos o transferirlos a otras actividades más complejas o más motivadoras. Reclutamiento Externo: Esta técnica se utiliza una vez que se realiza el Reclutamiento Interno y si no se encontró a la persona indicada, se pasa a éste reclutamiento para buscar candidatos ajenos a la organización, para 35 someterlos al proceso de selección de personal, para extraer experiencia y habilidades que no existen actualmente a la empresa. 6. Solicitud de Empleo: La solicitud de empleo permite que el aspirante tenga una mayor cercanía con la empresa, pero sucede lo mismo con la empresa. Este es un formato que en ocasiones es establecido por la empresa, pero básicamente contiene los datos generales del aspirante, el sueldo que aspira, trabajos anteriores, dirección, entre otros. 7. Entrevista: La entrevista es un recurso del que se basa la empresa para conocer más datos relevantes sobre el candidato sobre una serie de preguntas que se le hacen a la persona que solicita el puesto. A continuación detallo algún modelo de entrevista. Entrevista estructurada: Una entrevista estructurada es aquella que cuenta con preguntas elaboradas y no se pueden modificar o anexar más conforme transcurra la entrevista Entrevista no estructurada: Esta entrevista consiste en realizar preguntas de acuerdo a lo que vaya surgiendo en el transcurso del tiempo, no existen preguntas establecidas. Entrevista mixta: La entrevista mixta la definimos como aquella en donde se cuentan con preguntas ya elaboradas, pero al mismo tiempo se pueden anexar o modificar, al momento de llevarse a cabo. Entrevista inicial: La inicial en la mayoría de las organizaciones es llevada a cabo para obtener datos generales a grandes rasgos, teniendo una duración de 10 a 15 minutos. En general, es realizada por el encargado de realizar el proceso de la selección. Entrevista preliminar: Otro género de entrevista es la preliminar la cual es aplicada a los aspirantes que pasaron con éxito la entrevista anterior y se basa en la obtención de datos relevantes al puesto. Es aplicada por el jefe inmediato contando de 3 a 5 prospectos. 36 Entrevista final: Posteriormente, se evalúan los resultados de la entrevista y de las pruebas que se aplicaron en todo el proceso y se elige aquella persona cuya puntuación sea mayor en comparación de los demás. El encargado del proceso de la selección notifica al seleccionado que ha sido elegido para ocupar el puesto. 8. Pruebas de conocimientos: A través de las cuales se busca conocer el nivel de conocimiento general y especifico de los candidatos, así como la habilidad para utilizar algunas herramientas para el ejercicio de su tarea. 9. Prueba Psicométricas: Sirve para determinar aptitudes y en qué cantidad están presentes en cada persona, para prever su comportamiento en determinada situaciones de trabajo. 10. Técnica de Simulación: Se emplean para completar los resultados de las entrevistas y de las pruebas psicológicas a través de una dramatización de un evento cualquiera. 3.8. Contratación del Personal: Una vez que el candidato es seleccionado , se procede a formalizar la futura relación de trabajo con el fin de determinar los derechos y deberes, tanto del trabajador como de la empresa, dicha formalización se hace por medio de un contrato de trabajo, el cual puede se por periodo de prueba o determinado. Chirinos M. (2004) señala que la contratación como proceso es “el conjunto de pasos que debe coordinar la empresa y cumplir el nuevo trabajador, para formalizar su permanencia en la organización en términos concretos, es el proceso administrativo que formalizara el ingreso de una persona a la organización” El mismo autor señala que el “Proceso de contratación consta de una serie de pasos o requisitos que generan un conjunto de documentos, formas, planillas, etc. Que van a formar parte de lo que seria su hoja de vida o expediente dentro de la organización y que será creado en el departamento de recursos humanos.” 37 Estos requisitos son los siguientes: 1. Requisición de personal. 2. Currículo vitae 3. Libreta o carnet militar 4. Colegiación profesional 5. Presentación de candidatos 6. Chequeo de referencia 7. Certificado de salud 8. Forma 14-02 del seguro social. 9. Aperturas de cuentas 10. Carnet. 11. Afiliación al sindicato. 12. Contrato individual escrito. En el mismo orden de ideas Chirinos (2004) señala que el contrato de trabajo escrito se extenderá en dos ejemplares originales, uno de los cuales se entregara al trabajador(a), mientras el otro lo conservara el patrono o patrona, la cual debe constar con las siguientes formalidades que señala la ley. A continuación detallo las siguientes: 1. El nombre, apellido, cedula de identidad, nacionalidad, edad, estado civil, domicilio y dirección de las partes. 2. La denominación del puesto de trabajo cargo. 3. La fecha de inicio de la relación de trabajo. 4. La indicación expresa del contrato a tiempo indeterminado, determinado o por obra determinada. 5. El tiempo de duración del contrato. 6. El salario estipulado, su forma y lugar de pago, así como los demás beneficios a percibir. 7. Otras especificaciones de la relación de trabajo. 38 3.9. Manuales Un manual de políticas y procedimientos, es un documento en el cual se refleja que hacer, como hacer y por qué hacer cualquier proceso, al igual que proporciona información sobre quien quien hará o se responsabilizará de lo hecho. Tovar (1999), en su manual para elaborar manuales de políticas, normas y procedimientos “define la palabra manual como un libro que contiene lo mas sustancial de un tema, y en ese sentido, los manuales son vitales para incrementar y aprovechar el máximo conocimiento y experiencia de personas y organizaciones.” Un manual es una guía a seguir para la ejecución de cualquier proceso. El mismo autor conceptualiza los manuales de políticas y procedimientos de la siguiente manera: Un manual de políticas y procedimiento es un manual que documenta la tecnología que se utilizara dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización. En este manual de deben contestar las preguntas sobre lo que se hace (políticas) el área, departamento, dirección, gerencia u organización y como hace (procedimientos) para administrar el área, departamento, dirección, gerencia u organización. 4.0. Glosario de Términos Básicos: A continuación se define algunos términos básicos utilizados a lo largo de la investigación: Cargo: Es la posición jerárquica de un conjunto de tarea o atribuciones dentro de una organización formal. Competencia: Habilidades, destrezas necesarias para el desempeño de una tarea o conjunto de ellas. Contrato de trabajo: Relación jurídica mediante la que un sujeto, trabajador, se obliga a prestar personalmente unos servicios por cuenta y bajo el ámbito 39 de organización de otro, empresario, que los remunera haciendo suyo los frutos. Gráficos: Son figuras, diagramas o dibujos representativos de un estado o situación. Flujograma: Es la representación grafica de un proceso. Inducción: Es el proceso o guía que deben aplicarse al seleccionado y contratado, con el fin de contribuir a una mejor y rápida adaptabilidad del mismo en la organización. Manual: Libro que contiene de manera abreviada las nociones principales de un arte, ciencia u oficio. Normas: Modelo al cual debe ajustarse la ejecución de una función, es la relación escrita de los diferentes aspectos que rigen la aplicación de los procedimientos Organización: Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Políticas: Son los lineamientos fijados por la dirección general de una organización para canalizar las actividades que se realizan dentro de ella, esta se reglamentan mediante las normas. Procedimiento: Acción o modo de obrar de un proceso, es la descripción detallada de las acciones o actividades de un proceso. Proceso: Tratamiento de la información, serie de fases de un fenómeno. Puesto de trabajo: Es la ubicación física del cargo y es de carácter personal. Reclutamiento: Es la acción de buscar candidatos que serán sometidos a un proceso de selección para cubrir un cargo (nuevo o vacante) Selección: Es un proceso que consiste en elegir el candidato mas idóneo que desempeñará determinado cargo. 40 CAPÍTULO IV FASES METODOLOGICAS El planteamiento de una metodología adecuada es de gran importancia en la investigación resultados pues tengan garantiza el máximo que la grado relación de que se establecen y exactitud y confiabilidad. los Ese proceso ordenado que se sigue para establecer los hechos y fenómenos hacia los cuales está encaminado el interés de la investigación es lo que constituye la metodología. Para definir la siguiente propuesta fue necesario llevar a cabo tres (3) fases metodológicas las cuales se desarrollaron de acuerdo a los objetivos planteados, a continuación se describe cada una de las fases: 4.1. Fase I: Corresponde al diagnóstico de la situación actual de la empresa de acuerdo a los procedimientos de captación, selección y contratación del personal, para los cual fue necesario definir el área de investigación, de la siguiente manera: La población es definida como “Es el conjunto de todas las cosas que concuerdan con una serie determinada de especificaciones” (Sabino, 1999; 114). La población sobre la cual se basa esta investigación está formada por todo el personal como: Departamento de Ventas Nacional e Internacional, Departamento de Administración, Departamento de Sistema y Departamento de Manejo de Materiales, total (15) personas. 41 Población: Tamayo (1993) conceptualizan la población como “La totalidad del fenómeno a estudiar, donde las unidades de población posee una característica en común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación” Por otra parte, Malavé (2003) define la población como el conjunto total de individuos que se desea estudiar y poseen una o más característica en común” Por otra parte la muestra se define como: “una parte de un todo que llamamos universo y que sirve para ser representado, es decir, consiste en un fenómeno de sujetos que reúnen las mismas características de la población estudiada y por lo tanto representativa de la misma”(sabino,1999;22) En tal sentido la muestra de este estudio está conformada por Quince (15) empleados por la empresa, debido a que la muestra debe ser representativa para una optima recolección de información, por tal razón se tomara el total de la población anteriormente. La muestra está representada por: 1 Jefe de Administración. 1 Asistente de Administración. 1 Gerente de Ventas Nacional 1 Coordinadora de Ventas Internas. 2 Vendedores Externos. 4 Vendedores Internos Internacionales. 1 Especialista de Manejo de Materiales. 3 Analista de Sistema Lo cual da un total de (15) personas escogidas, ya que uno de los cargos posee la responsabilidad de tener a otra persona bajo su cargo y la participación directa de los proceso de captación, selección y contratación del personal. El otro cargo se encarga de apoya al jefe directo con lo procedimiento establecidos por la organización. 42 De esta manera, se procedió a aplicar las siguientes técnicas e instrumentos para la recolección de datos: • Técnicas de Recolección de Datos Son procedimientos o conjuntos estructurados de actividades mediante las cuales se observan hechos de la realidad. Su finalidad es recoger y analizar los resultados de una investigación, establecido por: (Sabino, 1.999:56). Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener la información, esta investigación ocurrió a la implementación de la técnica de la entrevista aplicada mediante un instrumento denominado cuestionario, el cual está estructurado de forma cerrada y está conformado por ocho (8) preguntas aplicada a la muestra de estudio, con esta técnica se pudo cumplir con la exigencias de los objetivos específicos y alcanzar la meta planteada. Batista (1994). Define estadística descriptiva como aquella que “permite agrupar, analizar e interpretar los datos y descripción de cada resultado obteniéndose, valiéndose para ello de tablas de distribución de frecuencia, barras o diagramas circulares” En base a esa técnica se realizo la tabulación, siguiendo el orden de las preguntas aplicadas en el cuestionario, de manera sencilla. Partiendo de los resultados obtenidos de acuerdo a la aplicación del cuestionario, se elaboran diagramas circulare, los cuales representan información general recibida en forma más compresible e interpretativa. Un diagrama circular es una circunferencia que representa el total de los fenómenos y se divide en tantos sectores como componentes tenga el mismo. También se utilizo la Técnica de Observación donde se logro participar directamente a las actividades y prácticas del departamento de administración, con el fin de observar los métodos de trabajo que se emplean en dicho departamento, específicamente en cuanto a las funciones de captación, selección y contratación del 43 personal, y así conocer de una manera directa la realidad de la ejecución de los procesos. Tenorio (1990) define la observación como la “forma de entrevistarse con el objetivo de estudio, consiste en la apreciación rigurosa de las características y el comportamiento de lo que se investiga” De esta firma Malavé (2003) señala que la finalidad de la observación es: … La búsqueda de información útil y necesaria para llevar a cabo el proceso de investigación, pues con ella se inicia el primer contacto o relación con el hecho a estudiar , a través de los sentidos, con o sin empleo de aparatos especializados su valor fundamental radica en que se realiza sus intermediarios ..(pag.80) 4.2. Fases II: Corresponde al análisis de cada uno de los pasos que intervienen en los procesos de captación, selección y contratación del personal, dicho análisis se realizo a través de la observación e intervención de los procesos, así como la aplicación de una entrevista al Jefe de Departamento de Administración , quien explico detalladamente cada uno de los pasos y normas a seguir para llevar a cabo los procesos y objetivos de estudios, así como la responsabilidad que compete al personal que participa en ellos. Para el levantamiento de la información fue necesario diseñar un formato con el fin de registrar los datos requeridos para la elaboración del manual. 4.3. Fase III: Corresponde a la elaboración de un manual de políticas, normas y procedimiento relacionados a captación , selección y contratación del personal de la empresa Automatismo Ametrade Venezuela, C.A., una vez obtenida y analizada la información se procedió a la elaboración del manual, partiendo del diseño de un formato, el cual fue previamente revisado y aprobado por el jefe de administración y tutor académico así como también la creación de algunos formatos inexistentes en el departamento necesarios para llevar a cabo los procesos de manera optima. 44 CAPÍTULO V RESULTADOS 5.1. Resultados: A continuación se especifican los resultados obtenidos a través de la aplicación cuestionaría (ver anexos). Ítem Nº1. ¿Conoce las políticas, normas y procedimientos que rigen los procesos relacionados con el reclutamiento, selección y contratación del personal? Tabla Nº 1. ITEM FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 3 20% NO 12 80% TOTAL 15 100% Fuente: García Dorexy (2013). 20% SI NO 80% Gráfico N 1: Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal. Fuente: García Dorexy (2013). Análisis: el 80%(no) de la muestra encuestada respondió que las políticas, normas y procedimientos establecidos en el departamento de Ventas en materia de reclutamiento, selección y contratación del personal, solo un 20% respondió de manera afirmativa. Lo que indica que si existen esta norma y políticas, pero que las mismas no son conocidas por todo el personal en los proceso en estudio. 45 Ítem Nº2. ¿Conoce los procesos que debe realizar para desempeñar las funciones que le competen a su cargo en materia de reclutamiento, selección y contratación del personal? Tabla Nº2 ITEM FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 2 15% NO 13 85% TOTAL 15 100% Fuente: García Dorexy (2013). 15% SI NO 85% Gráfico N 2: Conoce los Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal. Fuente: García Dorexy (2013). Análisis: el 85% de la muestra tomada, respondió que no conoce cabalmente los procedimientos a realizar para desarrollar las funciones, solo el 15%, el cual contestaron de forma afirmativa, lo que demuestra que la mayoría de los trabajadores que intervienen en los procesos no poseen la información completa acerca del desempeño de sus funciones y responsabilidades que deben cumplir para el logro del mismo. 46 Ítem Nº 3. ¿Consideras que el departamento de Recursos Humanos es importante para una empresa? Tabla Nº 3 ITEM FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 15 100% NO 0 0% TOTAL 15 100% Fuente: García Dorexy (2013). SI 100% Gráfico N 3: El departamento de Recursos Humanos es importante para una empresa. Fuente: García Dorexy (2013). Análisis: el 100% de la muestra encuestada, considera que si es importante ya que a través de ese departamento se puedan canalizar toda la información con el patrono como directa con todos los trabajadores de la empresa. 47 Ítem Nº4. ¿Considera necesario que todas las personas que participan en los procesos de capitación, selección y contracción conozcan los pasos que deben cumplir? Tabla Nº 4 ITEM FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 15 100% NO 0 0% TOTAL 15 100% Fuente: García Dorexy (2013). SI 100% Gráfico N 4: Es necesario que todas las personas participen en los procesos. Fuente: García Dorexy (2013). Análisis: Todas las personas coinciden de manera afirmativa, que si es realmente necesario que todos los involucrados en los procesos de captación, selección, contratación e inducción conozcan los pasos que deben cumplir de manera afirmativa los procesos. 48 Ítem Nº5. ¿El departamento de Administración posee una guía escrita que indique como debe ser el proceso de inducción del nuevo personal que ingrese en la organización? Tabla Nº 5 ITEM FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 0 0% NO 15 100% TOTAL 15 100% Fuente: García Dorexy (2013). NO 100% Gráfico N 5: El departamento de administración posee una guía escrita. Fuente: García Dorexy (2013). Análisis: El 100% de la muestra encuestada, respondió que no existe en el departamento una guía escrita que describa la manera de llevar a cabo el proceso de inducción ya que no existe una persona dedica a esa actividad. 49 Ítem Nº6. ¿Existe en la organización algún manual que indique las políticas, normas y procedimientos a seguir para el cumplir eficazmente sus actividades y responsabilidades en materia de captación, selección y contratación? Tabla Nº 6 ITEM FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 0 0% NO 15 100% TOTAL 15 100% Fuente: García Dorexy (2013). NO 100% Gráfico N 6: Existe algún manual que indique las políticas, normas y procedimientos. Fuente: García Dorexy (2013). Análisis: según los resultados obtenidos, el 100% afirma que no existe un manual de políticas, normas y procedimientos de las actividades que desempeñan. 50 Ítem Nº7. ¿Considera que los manuales son instrumentos importantes y prácticos dentro de la organización? Tabla Nº 7 ITEM FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 15 100% NO 0 0% TOTAL 15 100% Fuente: García Dorexy (2013). SI 100% Gráfico N 7: Considera que los manuales son instrumentos importantes y prácticos Fuente: García Dorexy (2013). Análisis: El 100% de las personas encuestadas, coinciden que si es importante los manuales dentro de la organización ya que a través de ellos podemos evaluar aquellas inquietudes al respecto y de cada uno de los que trabajan en la organización. 51 Ítem Nº 8. ¿Está de acuerdo con un manual de políticas, normas y procedimientos que rijan los procesos relacionados con los procesos de captación, selección y contratación de personal? Tabla Nº 8 ITEM FRECUENCIAS PORCENTAJE SI 15 100% NO 0 0% TOTAL 15 100% Fuente: García Dorexy (2013). SI 100% Gráfico N 8: Está de acuerdo con un manual de políticas, normas y procedimientos. Fuente: García Dorexy (2013). Análisis: Los resultados demuestran que el 100% de la muestra encuestada, está de acuerdo con el diseño de un manual de políticas, normas y procedimientos que rijan los procesos relacionados con la administración y recursos humanos de la empresa. Lo que demuestra la necesidad que existe en el departamento de administración es la creación del manual propuesto por los investigadores en el presente proyecto. 52 5.2 Análisis General de los resultados obtenidos del cuestionario aplicado: Según los datos obtenidos se puede apreciar claramente la necesidad de crear un manual de políticas, normas y procedimientos referentes a los procesos de captación, selección y contratación del personal, desarrollados en el departamento de administración, para el uso de todas aquellas personas de otros departamentos como (Gerentes, Coordinadores y jefes) que intervienen directa o indirectamente en dichas gestiones, esto se puede apreciar, ya que al preguntarle a los trabajadores que si conocen las políticas, normas y procedimientos a seguir en cuanto a dichos procesos, estos respondieron en su mayoría de forma negativa, de esta misma manera consideraron la importantancia que tiene una normativa o base escrita en materia de captación, selección y contratación del personal, también se pudo evidenciar que no existe una guía escrita que indica cómo se llevar a cabo el proceso del departamento, por esta razón no se desarrolla correctamente la adaptación del nuevo trabajador a la empresa. Por último al preguntarle si están de acuerdo con la implementación de un manual de políticas, normas y procedimientos respondieron de manera positiva en un 100% lo que de muestra la necesidad que existe en la empresa de la creación y puesta en práctica de un manual que sirva de base para desarrollar de manera efectiva y exitosa los procesos de captación, selección y contratación del personal de Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A. 5.3. Conclusiones: Una vez investigada la problemática existente se pudo conocer de una manera precisa la situación que existente en el Departamento de Administración de la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A. este diagnóstico se llevo a cabo mediante la observación directa de cada uno de los procesos que se desarrollan en el departamento en estudio, luego se procedió a la aplicación de entrevistas al personal que participa en cada uno de ellos y de esta manera se logró detectar la carencia de un 53 instrumento que sirva de base escrita para la ejecución y desarrollo de los procesos captación, selección y contratación del Personal. Detectada la necesidad y recolectada la información necesaria para la creación del manual, se procedió a la redacción de las normas y procedimientos de cada uno de los procesos, los cuales fueron presentados a la Jefe de Administración de la empresa, quien revisó y realizó las correcciones correspondientes, una vez revisadas y corregidas las normas y los procedimientos se elaboraron flujogramas de cada proceso, para así tener una representación gráfica y esquematizada de las actividades, luego fue diseñado el formato del manual en el cual se transcribe la información antes redactada y se procede a graficar los diversos Flujogramas. Gracias al estudio realizado se puede evidenciar la gran importancia que tienen los manuales de políticas, normas y procedimientos para el buen desarrollo y funcionamiento de todas las actividades que se llevan a cabo dentro de una organización y darnos cuenta de que la existencia de estos influye directamente en la productividad de la empresa. Para lograr con éxito los objetivos propuestos en el Departamento de Recursos Humanos de cualquier empresa, es vital tomar en cuenta lo necesario que son los manuales, ya que en ellos se puede entender claramente cómo debe ser el desarrollo de un proceso, y si se analiza e internaliza la información suministrada por el manual, ésta será puesta en práctica naturalmente y de manera correcta, dando como resultado la optimización de los procesos. Cabe destacar que es indispensable que todas las personas que intervienen en los procesos desarrollados en un manual de políticas, normas y procedimientos, deben manejar la información contenida en éste, con el fin de que estén enterados de su responsabilidad de acción en el momento que les corresponda participar, esto ayudará al buen el funcionamiento del proceso que se deba desarrollar. 54 5.4. Recomendaciones: A continuación se sugieren algunas recomendaciones a la empresa, en caso de que el manual propuesto sea implementado: • Distribuir el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos al Departamento de Administración y a los Gerentes, Coordinadores y Jefes que intervienen en los procesos de captación, selección, contratación de personal, con el fin de que conozcan la ejecución correcta de todos los pasos a seguir para cumplir el objetivo fundamental que se persigue con cada proceso. • Si se produce algún cambio, bien sea a nivel estructural o de contenido, éste debe corregirse o agregarse en el manual y ser notificado inmediatamente a los trabajadores del Departamento de Administración y Recursos Humanos, con el fin de mantenerlos actualizados en los procesos. • En caso de presentarse un nuevo ingreso de personal para cubrir un cargo en el Departamento de Administración, la Jefa del Departamento, quien es la encargada de efectuar la contratación respectiva del nuevo trabajador, debe hacerle entrega del manual de políticas, normas y procedimientos, con el fin de que éste pueda adaptarse de una manera más rápida al desarrollo y práctica de sus funciones y de esta manera conozca sus respectivas responsabilidades. • Dictar un curso de adiestramiento a los empleados referentes al manejo y empleo del manual, a todos los trabajadores involucrados en los procesos, con el fin de facilitarles la rápida obtención de la información que requieran en determinado momento. 55 LA PROPUESTA “Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Captación, Selección y Contratación de Personal de la Empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A, con el fin de ofrecerle a los empleados información detallada de cada uno de estos procesos, lo cual garantizará su optimización y funciones dentro de la empresa. 5.5. Objetivos de la Propuesta: Elaborar un manual escrito de las políticas, normas y procedimientos del Departamento de Administración y Recursos Humanos, con el fin de orientar a los empleados que manejan y realizan los procesos en cuestión. Facilitar la ejecución de los procesos. Guiar a los trabajadores que laboran en el Departamento de Administración y a todos aquellos jefes de otros departamentos que intervienen en los procesos de captación, selección y contratación del personal, en cuanto a los procedimientos a seguir para cumplir eficazmente sus funciones y responsabilidades dentro de la organización. 5.6. Justificación: La creación de un manual traerá como consecuencia que los trabajadores que se desempeñan en el Departamento de Administración de la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A. al igual que los Gerentes y Jefes de Departamento, conozcan con claridad y exactitud las normas, responsabilidades, funciones y procedimientos a seguir de acuerdo 56 al cargo que ocupan. El manual de políticas, normas y procedimientos, facilitará la interpretación y aplicación de los diversos procesos que conforman el progreso y logro de los objetivos pautados en el Departamento de Administración en cuanto a desarrollo y mantenimiento de personal. 5.7. Alcance: El manual de políticas, normas y procedimientos está dirigido a todo personal que labora en el Departamento de Administración, Gerentes y Jefes de otros departamento que actúan en la ejecución de los procesos, ya que ellos son los responsables de dar cumplimiento a las políticas y normas establecidas para cada procedimiento, orientando sus acciones hacia el logro de los objetivos de la empresa y utilizando como principal instrumento el manual propuesto. Estos procesos son: captación, selección y contratación. 5.8. Fundamentación de la Propuesta: Es necesario que en toda organización tenga presente un instrumento que facilite la obtención de información específica acerca de los procesos y actividades que en ella se desarrollan. Los manuales sirven de guía y orientación en cualquier departamento o unidad que integra la organización, en el Área de Administración de la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A. surgió la necesidad de elaborar un manual de políticas, normas y procedimientos relacionado con los procesos de reclutamiento, selección y contratación de personal, con el fin de establecer los lineamientos a seguir para llevar a cabo dichos procesos. La situación que da origen a la creación del manual es la solicitud directa por parte de la Jefe de Administración, ya que actualmente la empresa no posee de tan importante instrumento de apoyo, lo cual ha traído como consecuencia un retraso en los procesos, gestiones y actividades, ya que los trabajadores no poseen parámetros 57 escritos para cumplir con éxito y el tiempo los objetivos establecidos en dichos departamentos. Es por todo lo antes expuesto que se recopiló y analizó la información necesaria para desarrollar y dar cumplimiento al objetivo general del informe de pasantías, el cual es: Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Captación, Selección y Contratación de Personal de la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A. 58