9 MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS DE CAPTACION,
SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
DEL PERSONAL DE LA EMPRESA
AUTOMATISMO AMETRADE
VENEZUELA, C.A.
9
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE RELACIONES INDUSTRIALES
CARRERA: RELACIONES INDUSTRIALES
MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE CAPTACION, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
DEL PERSONAL DE LA EMPRESA
AUTOMATISMO AMETRADE VENEZUELA, C.A.
EMPRESA:
AUTOMATISMO AMETRADE VENEZUELA, C.A.
Autor: Dorexy García
C.I. 18.410.791
San Diego, Enero 2013
10
UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZ
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE RELACIONES INDUSTRIALES
CARRERA: RELACIONES INDUSTRIALES.
MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE CAPTACION, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
DEL PERSONAL DE LA EMPRESA
AUTOMATISMO AMETRADE VENEZUELA, C.A.
CONSTANCIA DE APROBACIÓN
______________________________
_________________________________
Tutor Empresarial: Inés Blanco
Tutor Académico: Manuel Cordovés.
C.I 8.631.707
C.I 8.936.517
_________________________________
Tutor Empresarial: Inés Blanco
C.I 8.631.707
Autor: Dorexy García
C.I. 18.410.791
San Diego, Enero 2013
11
AGRADECIMIENTOS
A Dios.
Por su inmensa gracias y amor, y por las bendiciones derramadas durante estos años de
esfuerzo y esmero, de buenos y malos momentos en la universidad, gracias Sr. Jesús por
estar a mi lado siempre.
A mis Padres.
Juan Agustín García y Ebepsy de García, por el apoyo, amor, confianza y esfuerzo brindado
por llegar a este logro siendo esto una pequeña recompensa por sus múltiples esfuerzos
hacia mí. Sin ustedes esta experiencia de vida no hubiese tenido sentido.
A mis hermanas y toda mi familia.
Gracias por el apoyo que siempre me han brindado.
A la Universidad José Antonio Páez y a la Escuela de Ciencias Sociales, por haberme
formado profesionalmente como Licenciada.
12
A la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A., especialmente al departamento de
Administración por haberme brindado la oportunidad de realizar mi informe de pasantías y
compartir mis conocimientos y aporte a la empresa.
A mi Tutora Empresarial, Licenciada Inés Blanco, Gracias por todo el apoyo, conocimientos
y asesorías brindadas.
A mi Tutor Académico, Licenciado Manuel Cordoves, por quien guardo respecto y
admiración, muchísima gracias por todos esos conocimientos transmitidos para la
elaboración y culminación del presente informe de pasantía.
13
CAPÍTULO I
LA EMPRESA
1.1. Razón Social: Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A.
Ubicación de la Empresa: Avenida Henry Ford, C.C Paseo las Industrias, 2da
Etapa, Nivel 1, Oficina 118, Zona Industrial Municipal Sur. Valencia Edo.
Carabobo.
1.2. Reseña Histórica de la Empresa.
AmeTrade Inc., es una empresa global, especializada en el suministro de
soluciones técnicas y logísticas integrales, dedicada a satisfacer las necesidades
industriales de nuestros clientes, mediante respuestas rápidas, personalizadas,
técnicamente acertadas y con la mejor relación costo - beneficio.
Esta empresa propone un modelo de negocio que incluye la más amplia variedad
de maquinarias, equipos y partes industriales, con la seguridad y el respaldo de
marcas reconocidas internacionalmente.
AmeTrade Inc,, fue fundada en el año 1995 y desde entonces se ha convertido en
el proveedor de confianza de muchas empresas importantes a nivel mundial y a partir
del año 2004 es fundada en Venezuela la empresa Automatismo AmeTrade
Venezuela C.A.
Nuestra casa matriz en los Estados Unidos y sus distintas sedes internacionales,
atienden solicitudes de clientes en todos los continentes y cuentan con personal
altamente calificado en las áreas de ingeniería, aplicaciones y ventas, especializados
en proveer alternativas que abarca desde compras programadas hasta emergencias
industriales.
14
1.3. Misión:
Tener como prioridad atender todas las necesidades de nuestros clientes, por más
difíciles que sean, con la más rápida y eficaz capacidad de respuesta, ofreciéndole la
mejor calidad de servicio y atención que ellos se merecen creando así confianza,
estabilidad y preferencia.
1.4. Visión:
Ser el líder en el mercado de suministros de soluciones industriales a nivel
internacional, contando con el prestigio y trayectoria de ser reconocida por su
excelente
calidad
de
servicio,
atención
y
compromiso
con
el
cliente,
fundamentándonos en el constante crecimiento y mejora continua, en aras de
convertirnos en la Opción del cliente industrial.
1.5. Política:
Satisfacer las necesidades del cliente en cuanto a calidad de servicio.
Incluir a personas en su mejoramiento continuo de los procesos internos.
Mejorar la calidad de vida de los trabajadores.
Programa de adiestramiento y capacitación del personal.
1.6. Valores:
• Ética:
Ser confiables.
Respecto mutuo.
Ser transparentes
Buscar el bienestar común.
Prometer solo lo que se pueda cumplir y hacer con las actividades pautadas.
15
• Efectividad:
Planificar, medición y seguimiento.
Alcanzar y sobrepasar metas.
Tener misión y anticiparse al futuro.
Lograr los objetivos por la empresa.
• Energía:
Buscar mejoramiento continuo.
Mantenerse actualizados con respecto a los avances.
Ser flexibles ante los cambios.
Trabajar en función de lograr relaciones ganar-ganar.
• Entusiasmo:
Celebrar los logros y aprendizajes.
Trabajar con actitud positiva y comprometida con los logros objetivos.
Ser optimistas y disfrutar de todo lo que se hace.
1.7. Descripción del Proceso:
ADAPTACIÓN A LAS NECESIDADES DEL CLIENTE
En AmeTrade nos adaptamos a las necesidades particulares de cada cliente.
Disponemos de amplia flexibilidad para resolver todos y cada uno de los
requerimientos recibidos de manera personalizada, diseñando diversas soluciones
para que el cliente seleccione la alternativa con mejor relación costo – beneficio.
16
SOPORTE TÉCNICO
Estamos capacitados para brindar un soporte técnico acertado, asistiendo en la
correcta selección de las soluciones y su posterior soporte, contando con la seguridad
y respaldo de los fabricantes.
PIEZAS DESCONTINUADAS
En AmeTrade, contamos con una amplia experiencia en la localización de piezas
obsoletas, descontinuadas o difíciles de encontrar, así como en identificar sus
características para proponer reemplazos directos o alternativas factibles.
VOLUMEN DE VENTAS
El volumen de ventas de AmeTrade, permite acceder a un amplio poder de
negociación con los fabricantes, convirtiéndose en una reducción de los costos tanto
del producto como del servicio logístico, independientemente de la cantidad
requerida.
17
EXPERIENCIA LOGÍSTICA
En AmeTrade hemos desarrollado experiencia logística y alianzas estratégicas con
empresas reconocidas de transporte y agentes aduanales a nivel nacional e
internacional, que nos permiten ofrecer tarifas preferenciales y distintas alternativas
para satisfacer los requerimientos de nuestros clientes.
MANEJO DE EMERGENCIAS INDUSTRIALES
Ofrecemos respuesta inmediata con distintas opciones de entrega para la solución
de las emergencias industriales, brindando la mejor relación precio – tiempo de
entrega.
1.8. Actividades desarrolladas por el pasante:
Dentro de la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A, y en área de
administración, pude desarrollar y aprender muchas funciones que sirve para mi
desarrollo profesional dentro mi carrera. A continuación
funciones:
18
detallo las siguientes
1. Elaboración de nómina quincenal. (incluye impresión de recibos de pago).
2. Entrevista.
3. Selección.
4. Proceso de Contratación de Personal
5. Dotación de uniforme (kit de ingreso).
6. Logística de adiestramientos y cursos.
7. Registro individual del adiestramiento.
8. Elaboración de contratos.
9. Coordinación de Exámenes Médicos (pre-empleo, pre-vacacional, postvacacional, rutina).
10. Entrega de Equipos de Protección Personal.
1.9. Estructura Organizativa de la Empresa:
El Organigrama de Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A. Está representado
por una estructura organizativa general, la cual cada aérea se encuentra organizada
por departamento. (Ver figura Nro.1)
19
Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A.
Rif: J-31170651-8
1.9.1 ORGANIGRAMA GENERAL
Figura Nº1
Fuente: Departamento de Gerencia(2013)
20
CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
2.1. Planteamiento del Problema:
En la actualidad, la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A
junto al departamento de administración realiza los procesos referentes a la
gestión de gente sin seguir ninguna normativa de manera formal en términos de
recursos humanos, donde pueda cumplir a cabalidad los objetivos propuestos.
Unas de las principales causas que dio origen a esta enorme situación es
que no
dentro
existe un departamento de gestión de recursos humanos
definido
de la estructura organizativa, si no que el departamento de administración
además
de
Registró de
facturación,
llevar
sus
facturas
libros
de
proceso
naturales
como
(Pagos
a
proveedores,
fiscales, pagos de impuestos municipales, Iva e Islr,
compra
y
ventas
cálculos
de
costos,
cobranza
recibos de cobranzas entre otros). Adicionalmente lleva los procesos y
funciones del departamento de recursos humano, por tal motivo algunos
procesos relacionados con la gestión de gente
han sido desarrollados por
dicho departamento, con el apoyo de cada gerencia de una forma empírica e
informal.
El departamento administración con la alta gerencia (directivo) y la gerencia de
(ventas) se encargan de capacitar y seleccionar a su propio personal, ya que no existe
una estructura que apoye estos procesos de cada área de trabajo o área funciona de la
empresa que se ocupa en manejar directamente los procesos de captación, selección
y contratación del personal, por eso propongo juntamente, un manual relacionado con
el área de capitación, selección y contratación del personal para formalizar, orientar
y sistematizar estos temas y darle mayor formalidad, apoyo y por supuesto ser
21
más efectivo y productivo, porque hasta ahora y de la manera que se esta llevando se
pierde mucho tiempo, hay desperdicio, burocratismo y no se manejan de manera
profesional y rápida.
Debido a la complejidad de las actividades que realiza el departamento de
administración, el acelerado ritmo y volumen de trabajo, la elaboración de
un manual de políticas, normas y procedimientos de los procesos de captación,
selección y contratación del personal, cabe destacar que este diseño de manual
es un instrumento de vital y de importancia para el futuro del departamento
de administración ya que es el encargado de elaborar de forma esquemática
todos aquellos procesos relacionados al departamento de recursos humanos,
bajo las políticas, normas y procedimientos establecidas por la organización.
De
acuerdo
a
la
problemática
de
la
empresa
Automatismo
AmeTrade Venezuela, C.A. se pronostica un poco de descontrol de las actividades y
tardanza en la ejecución de los procedimientos de captación , selección y
contratación de los trabajadores a ocupar un cargo dentro de la empresa, ya
que la falta de racionalización de los recursos como inducción de personal,
charlas de seguridad, exámenes pre empleo entre otros, puede causar la baja
productividad y efectividad de los demás trabajadores que desempeñan en las
distintas aéreas, el cual afectaría
directamente el avance y desarrollo de la
organización.
Es por esta razón surge la necesidad de diseñar un manual de políticas, normas y
procedimientos que ayude a regir los procesos y avances internos, como captación,
selección y contratación del personal de la empresa Automatismo Ametrade
Venezuela, C.A. con el fin de garantizar el buen desarrollo, culminación efectiva de
los trabajadores y los procedimiento, logrando así el éxito de los objetivos planteados
por la empresa.
22
2.2. Formulación del Problema:
Tomando en cuenta lo mencionado anteriormente se formula la siguiente
interrogante ¿De qué manera se pueden mejorar las política, normas y
procedimientos del departamento de administración en la empresa Automatismo
AmeTrade Venezuela, C.A.?
2.3. Objetivo General:
Elaboración de un Manual de políticas, normas y procedimientos de captación,
selección y contratación del personal de la empresa Automatismo AmeTrade
Venezuela, C.A.2.4. Objetivos Específicos:
- Diagnosticar la situación actual de la empresa de acuerdo a los procedimientos
de captación, selección y contratación del personal.
- Analizar cada unos de los pasos que intervienen en los procesos de captación,
selección y contratación del personal de Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A.
- Elaborar un manual de políticas, normas y procedimiento relacionados a
captación, selección y contratación del personal de la empresa Automatismo
AmeTrade Venezuela, C.A.
2.5. Justificación:
Todo departamento tiene entre sus funciones el cumplimiento
de los
procedimientos enfocados al logro de las metas y objetivos, los cuales están
integrados por pasos que deben ser cumplidos de acuerdo a las políticas y normas de
la empresa.
La implementación de este manual de políticas, normas y procedimientos de
captación, selección y contratación del personal,
23
que se quiere añadir en la
organización, nace de la necesidad que tiene el departamento de administración hacia
del departamento de recursos humanos de establecer los parámetros y directrices que
le permitan el desarrollo efectivo de todos los pasos de captación, selección y
contratación del personal, ya que en la actualidad no cuenta con la existencia del
manual, el cual sirve
de ayuda o guía
para el entendimiento de las personas
encargadas de llevar a cabo los procesos, ya que contienen documentos sencillos,
utilizando un lenguaje compresible, especifica las normas y pasos a seguir para
culminar con éxito las actividades relacionadas con dichos procesos, sirviendo como
orientación para el desarrollar las funciones
de manera
sistemática,
representando así una base fundamental para el desarrollo de los procesos de
captación , selección y contratación del personal en función al propósito que persigue
cada uno de ellos.
El diseño de un manual de políticas, normas y procedimientos, que se desea
aplicar y brindar a todas las personas que integran la empresa, es alcanzar un amplio
conocimiento de la importancia que tiene para una organización mantener
planificado, organizado, el momento en que se realice la disposición del mismo; y a
su vez será de gran aprendizaje para todo aquel que busque mejorar funciones de las
distintas áreas funcionales de la empresa.
Para el investigador se facilita una serie de aprendizaje que le permitirán aplicar y
poner en práctica todos aquellos conocimientos adquiridos, de manera que se elabore
un buen diseño de manual de políticas, normas y procedimientos de captación,
selección y contratación del personal, obteniendo dentro del mismo la organización
del área específica.
Este proyecto ofrecerá a la institución una serie de beneficios práctico el cual
ayudara a todos los alumnos que incursionen en el tema de recursos humanos
ofreciéndoles el apoyo de la cual será de gran ayuda, herramienta y le servirá de
antecedentes a futuras investigaciones.
24
2.6. Alcance:
Incide en la organización general, siendo un específico para el departamento de
administración. El presente manual explica los procesos para mejorar la captación ,
selección y contratación del personal los cuales afectan e intervienen directamente a
la productividad de la empresa en general, partiendo en los procesos administrativos
de la misma, ya que desde el momento en que una persona es seleccionada para
ocupar un cargo dentro de la empresa comienza a formar parte de ella, por esta razón
debe ser bien orientada y rápidamente orientada familiarizada con la organización
para que se desempeñe eficientemente en sus funciones , lo cuales garantizara el
logro exitoso
de los objetivos
tanto del trabajador como de la empresa. Es
importante resaltar que al optimizar dichos procesos de la organización podrá
determinar la previsión y demanda de personal que tendrá en un futuro, lo cual
formara parte de la planificación general de la empresa.
Cabe destacar que el presente manual no es una herramienta estática, sino que el
mismo puede ser modificado al dinamismo y necesidades de la organización.
2.7. Limitaciones:
Sin lugar a dudas el tiempo y en virtud que los procesos se llevan a cabo de forma
empírica se produjo
un efecto de hermetismo por parte de las personas que
intervienen en ellos originando una barrera de flujo de la comunicación, sin embargo,
esta condición pudo ser modificada y canalizada a través
de estrategias que
permitieron una comunicación efectiva con los demás departamento, trayendo como
consecuencia mayor disposición y colaboración por parte de los involucrados, que
permitió obtener la información necesaria para el diseño del manual.
25
CAPÍTULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
El marco conceptual, consiste en integrar o realizar una serie de conceptos de
distintos autores, que le permiten al investigador determinar sus propios postulados,
partiendo desde las investigaciones anteriores. El fin de este marco teórico, es evaluar
el dentro de una serie de conocimientos y ofrecer una adecuada interpretación de los
términos que serán utilizados.
3.1. Antecedentes:
Los siguientes antecedentes de la investigación, comprenden en una serie de
estudios previos relacionados con el tema planteado.
A continuación se mencionan varios autores:
Luna y Guzmán (2011), en su trabajo de investigación “Diseño del Modelo de
Competencias para la Cooperativa Gestionando. Coop de la ciudad de Pereira”
tienen como objetivo diseñar y estructurar el modelo de Gestión Humana basado en
competencias para la cooperativa de Trabajo Asociado Gestionado. Coop, de la
ciudad de Pereira-Colombia, como atribución a la competitividad empresarial.
En lo antes mencionado el trabajo de grado tiene un enfoque cualitativo de tipo
descriptivo se desarrolla en un ambiente natural con una muestra de 20 personas.
Algunos de los instrumentos empleados en la investigación fueron las entrevistas
estructuradas dirigidas a directivos y coordinadores de la cooperativa, la reflexión y la
construcción colectiva a partir de talleres y una entrevista dirigida a los directivos de
gestión humana de dos empresas de la región.
26
Esta investigación aporta datos valiosos para la propuesta ya que identifica tanto
las competencias organizacionales, cómo especificas para los cargos pertenecientes a
una organización empresarial, además, provee de una metodología que permite
identificar y crear competencias de manera participativa con un comité identificador
de competencia, conformados por trabajadores externos.
Arca,
Hernández y
Rodríguez (2010)
Diagnostico
del
proceso
de
reclutamiento y selección del personal administrativo de la empresa Rodovias de
Venezuela, C.A. San Antonio de los Altos Edo. Miranda. Investigación realizada
para la optar al título de Licenciados de Relaciones Industriales en la Universidad de
Carabobo.
Esta investigación tiene la finalidad de realizar un diagnostico de la gestión del
proceso de reclutamiento y selección de personal en el área administrativa de la
empresa, permitiéndole conocer sus debilidades para que de esta manera la misma
este en condición de aplicar los correctivos necesarios que le permita realizar la
contratación del personal que mejor se adecue a los requerimientos exigidos por los
cargos existentes. El objetivo fue diagnosticar el proceso de reclutamiento y selección
del personal administrativo dentro de la empresa, esta investigación se presento como
un proyecto factible y tiene como apoyo una investigación documental de tipo
descriptivo y de campo.
El instrumento utilizado para obtener la información fue un cuestionario cerrado
de (18) preguntas, el cual arrojo en los resultados que la organización en estudio
realizaran el sistema tradicional de reclutamiento y selección de personal.
Los investigadores llegaron a la conclusión que la propuesta del modelo basado en
competencia para reclutar y seleccionar al personal resulta sumamente útil al
momento de tomar la decisión en materia de selección, al mismo tiempo resalta la
importancia de que el proceso de selección sea llevado a cabo por personal capacitado
ya que esto permite obtener una visión clara de los requerimiento del cargo (en
termino de experiencia, conocimientos y habilidades). Este trabajo brinda aporte a la
27
presente investigación, ya que suministra información comparativa sobre los procesos
de selección de personal en una empresa de transporte, con algunas similitudes en
cuanto al servicio y atención al público se refiere, sin embargo para efecto de la
investigación que se pretende realizar en Servidica que de igual forma esta en el ramo
de transporte solo abordaremos aspecto relacionados con las competencias necesarias
para trabajar en equipo y optimizar el trato a lo clientes.
Otra investigación sobre el tema, es elaborada por Padrón (2009), realizo un
estudio sobre “Propuesta de instrumento para la entrevista de selección basado
en competencias aplicable al personal de Gerencia Operacional de la Compañía
Operativa de Alimentos Cor, C.A”. Allí
el autor considero la dificultad del
reclutamiento de personal operativo adecuado a los cargos ofertados, lo cual puede
afectar negativamente el buen funcionamiento de la organización y el retraso en las
áreas productiva y/o administrativa. Al poner en práctica la selección por
competencia, el afirma que el puesto de trabajo ya no lo es la unidad organizativa
básica de la empresa, sino la persona y que ésta se evalúa no solamente por sus
conocimientos sino por sus habilidades y actitudes. Esto nos permite observar lo
importante que es no solo fijarse en cantidad sino también en calidad, concientizarse
de sus trabajadores como aquellos que puedan aportar sus conocimientos, habilidades
y destrezas y demás características humanas para mejora de los productos.
Ganga y Sánchez (2008) Realizaron una investigación titulada “Estudio sobre
el Proceso de Reclutamiento y Selección del Personal en la comuna de Puerto
Montt, Región de los Lagos-Chile”, que explora los elementos necesarios para el
conocimiento acerca de cómo las organizaciones de la comuna de Puerto Montt,
ubicada en la región de los Lagos-Chile, realizaban sus procesos de Reclutamiento y
Selección de personal. Este estudio es descriptivo y sigue una metodología mixta
(cuali-cuantitativa) para analizar los resultados de una encuesta aplicada a 140
organizaciones comunas de Puerto Montt.
28
La importancia para la investigación radica en que identifica los procesos seguidos
por las organizaciones para determinar los aspectos más importantes al momento de
selección del candidato, las ventajas de aplicar una técnica y no otras, los métodos
más utilizados y una serie de datos significativos para nuestros estudios.
Chacón (2007), Cuyo título es Diseñar un programa de Capacitación para el
desarrollo de Competencias Laborales en
los Profesionales de Seguridad y
orden Publico de Instituto Autónomo Municipal Policía de San Diego”.
Cuyo objetivo de estudio fue identificar las competencias requeridas por los
trabajadores de dicha empresas.
La investigación es de tipo descriptivo y sigue una metodología de estudio de
campo. Para llevarla a cabo tomaron una muestra de ciento treinta y nueve (139)
personas pertenecientes al instituto, a las cuales se les aplicaron un cuestionario (tipo
Lickert) de veinte (20) preguntas cerradas, con cinco (5) opciones de respuestas.
Esta investigación es de gran utilidad para el estudio que se está realizando ya que
sirve de guía para la escogencia de los parámetros metodológicos y el diseño del que
se aplicara para la recopilación de datos.
3.2 Bases Teóricas:
En este punto se desarrollan las bases teóricas y distintos conceptos relacionados
con la investigación, ya que sirven como introducción al estudio del cual se parte,
para así conformar el cuerpo teórico y hacer precisión en los elementos que se
manejan en los procesos de Capitación, Selección y Contratación del Personal.
Luego de aplicar esta teoría es importante ponerla en práctica para poder conseguir
una mejor solución a la problemática existente.
3.3. Las Organizaciones:
Son unidades sociales, coordinadas, compuestas por dos o mas persona, con el fin
de alcanzar metas comunes y buscar la mejor manera de lograr los objetivos
29
establecidos por la empresa, por lo cual es primordial la coordinación y relacional de
todos los recursos que forman parte del grupo social y la cooperación de cada uno de
sus integrantes de la organización.
Chiavenato (2003). Define a la organización como Un sistema de actividades
conscientemente coordinadas, formadas por dos o más personas, cuya cooperación
recíproca es esencial para la existencia de aquellos procedimientos.
3.4. Administración de Recursos Humanos:
Es una disciplina que tiene como propósito planificar, organizar y controlar el
desarrollo, mantenimiento y utilización de los recursos humanos en una organización.
Con el fin de crear buenas relaciones personales en todos los niveles que forman
parte de una empresa, determinando condiciones efectivas que faciliten y estimulen
la integración de los trabajadores hacia el logro de los objetivos de la organización y
que les permita desarrollar sus propias habilidades y desempeñarse efectivamente en
sus funciones para así poder lograr también el logro de sus propios objetivos y metas
dentro de la organización.
Según Chiavenato (2003), la Administración de Recursos Humanos consiste
en: Planear, organizar, desarrollar, coordinar y controlar técnicas capaces de
promover el desempeño eficiente del personal, al mismo tiempo que la organización
representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los
objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.
De esta manera, William Werther (1988) refiere que: El objetivo de la
administración de recursos humanos es el mejoramiento del desempeño y de las
aportaciones del personal a la organización, en el marco de una actividad ética y
socialmente responsable. Este objetivo guía el estudio de la administración de
recursos humanos, llamada también administración de personal.
Según el autor antes citado, la administración de recursos humanos con estos
subsistemas interdependientes. Esto es:
30
3.4.1 Subsistema de Provisión: Se hallan relacionados con el suministro
de
personas a la organización. Estos procesos responden por los insumos humanos e
implican actividades relacionadas con la investigación del mercado, reclutamiento y
selección de personas, así como su integración a las tareas organizacionales.
3.4.2 Subsistema de Aplicación: Incluyen los primeros pasos de la integración de los
nuevos miembros en la organización, el diseño del cargo que se debe desempeñar y
la evaluación del desempeño en el cargo.
3.4.3 Subsistema de Mantenimiento: Exige una serie de cuidados especiales, entre
lo que sobresalen los planes de compensación monetaria, beneficios sociales e
higiene y seguridad en el trabajo.
3.4.4 Subsistema de Desarrollo: Incluye las actividades de entrenamiento, desarrollo
de persona, y desarrollo organizacional.
3.4.5 Subsistema de control: incluye base de datos y sistema de información, así
como auditoria de recursos humanos.
A continuación se esquematiza el sistema de Administración de Recursos
Humanos y sus subsistemas (Ver figura Nro.2)
31
FIGURA #02
ADMINISTRACION DE
RECURSOS HUMANOS
SUBSISTEMA DE
PROVISION DE RR.HH
SUBSISTEMA DE
APLICACIÓN DE RR.HH
SUBSISTEMA DE
MANTENIMIENTO DE
RR.HH
SUBSISTEMA DE
DESARROLLO DERR.HH
SUBSISTEMA DE
CONTROL DE RR.HH
Fuente: Chiavenato, I. (2003).Administración de R.H y sus subsistemas.
Sherman, Bholander y Snell (1999). En su obra “Administración de recursos
humanos”. Señala que la selección:
“Es el proceso de elegir individuos que tiene cualidades importantes para cubrir
vacantes existentes o proyectadas”
Una vez que se dispone de un grupo idóneo de solicitantes obtenido mediante el
reclutamiento, se da inicio al proceso de selección. Esta fase implica una serie de
pasos que añaden complejidad a la decisión de contratar y consumen cierto tiempo.
Estos factores pueden resultar irritantes, tanto para los candidatos, que desean iniciar
de inmediato, como para los gerentes de los departamentos con vacantes.
3.5. Planeación de Recursos Humanos:
La planeación de recursos humanos, consiste en determinar la demanda de
empleados que serian necesarios en la organización, lo cual va a permitir suministrar
32
a la empresa el personal adecuado en tiempo requerido. El área de recursos debe
planear sus procesos de captación, selección, inducción y contratación del personal.
Suarez (2003). En su trabajo realizado a la planificación estratégica de Recursos
Humanos, establece que:
La planeación de recursos humanos, es el proceso de anticipar y prevenir el
movimiento de personas hacia el interior de la organización, dentro de esta y hacia
fuera. Su propósito es utilizar estos recursos con tanta eficacia como sea posible,
donde y cuando se necesiten, a fin d alcanzar las metas de la organización
Sherman, Bholander y Snell (1999). Expresan de la Planeación de Recursos
Humanos que es “El Proceso de anticipar y prevenir el movimiento de personas
hacia el interior de la organización, dentro de esta y hacia afuera.
3.6. Captación del Personal:
Consiste en captar y atraer el personal mas idóneo para ocupar cargos o puestos
bien definidos, lo cual es de vital importancia, ya que el éxito de una organización
depende, entre otros aspectos, de que el departamento de Recursos Humanos lleve a
cabo un proceso
de reclutamiento efectivo le permita seleccionar de manera
eficiente, el personal que formara de la misma. El proceso de captación se inicia con
la búsqueda de candidatos y culmina al momento en que se reciben las solicitudes de
empleo.
Gómez (1998) define la captación como el “Proceso de creación de una reserva de
candidatos para un determinado puesto de trabajo.
Por otro lado Chiavenato (1990), Señala que la captación es “Un conjunto de
procedimiento que tiende a atraer candidatos potencialmente calificados capaces de
ocupar cargos dentro de la organización.
En este mismo orden de ideas, para Werther y Davis (1992), dicen que el
reclutamiento “Es el proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para
llenar las vacantes.
33
3.7. Selección del Personal:
La selección de personal requiere de materia prima, es decir, contratar con varios
candidatos entre las cuales se puede escoger el más cualificado y es precisamente el
reclutamiento quien lo provee, pero como paso previo a la selección resulta
obligatorio conocer el propósito de la organización, así como los objetivos generales
entre otros.
Una vez que se obtiene un conjunto de solicitantes mas idóneos, por medio del
reclutamiento, se inicia el proceso de selección, en donde se decide que solicitante
deben ser contratados. Este proceso termina cuando la toma de decisión de contratar a
uno de los solicitantes.
Chiavenato (1998) define la selección como “La escogencia del hombre para el
cargo adecuado, o más ampliamente, entre los candidatos reclutados, aquellos mas
adecuados a los cargos existentes en la empresa, con miras a mantener o aumentar la
eficiencia y el desempeño personal”
Se podría resumir que la selección es el proceso de escogencia del candidato
apropiado, que cumplan con los requisitos mínimos exigidos por el cargo solicitado y
de esta manera garantizar su efectividad en el puesto que va a ocupar dentro de la
organización.
Es necesario fijar lineamientos que sirvan para ejecutar el proceso de selección en
el momento que determinan y deciden la persona que ocupara un puesto de trabajo,
lo que hace imprescindible determinar políticas con el fin de planificar y controlar
exitosamente el proceso de selección, lo cual facilitara la interrelación entre el
trabajador que ocupara el cago vacante y exigencias de este.
Existen distintos instrumentos que se utilizan en el proceso de selección, entre los
cuales están:
34
1. Puesto vacante: Independientemente del tipo o giro de empresa siempre cuando
se realice el proceso de selección debe iniciar con un puesto vacante, el cual no es
ocupado por nadie.
2. Requisición: Una vez que se cuenta con un puesto vacante es necesario dar a
conocer la existencia de este, la cual se da por medio de la requisición que es
realizada por el jefe inmediato que solicita el puesto y, posteriormente, es enviado al
encargado de realizar el proceso de selección.
3. Análisis de puesto: El análisis de puesto constituye uno de los 3 elementos
esenciales para lograr el objetivo del proceso de selección. Éste es una herramienta
necesaria que se debe de tomar en cuenta puesto que con él se obtiene el
perfil, habilidades y demás que requiere el puesto para ser desempeñado de manera
efectiva.
4. Inventario de Recursos Humanos: En la mayoría de las empresas cuentan con
un inventario de Recursos Humanos el cual constituye un lugar donde se va
archivando los expedientes de los empleados cuya documentación contiene
datos relevantes de su desempeño que van desde la solicitud de empleo, las pruebas
que se realizaron en el proceso de selección, las incapacidades que ha tenido,
permisos, etc.
5. Reclutamiento: Otro de los medios empleados por las empresas es el
reclutamiento. Muchos autores consideran éste como un procedimiento ajeno al
proceso de selección, sin embargo, nosotros lo consideramos como parte importante
del proceso de selección. Existen dos tipos de reclutamiento (Interno y Externo).
Reclutamiento Interno: Se aplica a los candidatos que trabajan en la
organización, es decir, a los empleados para promoverlos o transferirlos a
otras actividades más complejas o más motivadoras.
Reclutamiento Externo: Esta técnica se utiliza una vez que se realiza el
Reclutamiento Interno y si no se encontró a la persona indicada, se pasa a
éste reclutamiento para buscar candidatos ajenos a la organización, para
35
someterlos al proceso de selección de personal, para extraer experiencia y
habilidades que no existen actualmente a la empresa.
6. Solicitud de Empleo: La solicitud de empleo permite que el aspirante tenga una
mayor cercanía con la empresa, pero sucede lo mismo con la empresa. Este es un
formato que en ocasiones es establecido por la empresa, pero básicamente contiene
los datos generales del aspirante, el sueldo que aspira, trabajos anteriores, dirección,
entre otros.
7. Entrevista: La entrevista es un recurso del que se basa la empresa para conocer
más datos relevantes sobre el candidato sobre una serie de preguntas que se le hacen a
la persona que solicita el puesto. A continuación detallo algún modelo de entrevista.
Entrevista estructurada: Una entrevista estructurada es aquella que cuenta
con preguntas elaboradas y no se pueden modificar o anexar más conforme
transcurra la entrevista
Entrevista no estructurada: Esta entrevista consiste en realizar preguntas de
acuerdo a lo que vaya surgiendo en el transcurso del tiempo, no existen
preguntas establecidas.
Entrevista mixta: La entrevista mixta la definimos como aquella en donde se
cuentan con preguntas ya elaboradas, pero al mismo tiempo se pueden
anexar o modificar, al momento de llevarse a cabo.
Entrevista inicial: La inicial en la mayoría de las organizaciones es llevada a
cabo para obtener datos generales a grandes rasgos, teniendo una duración
de 10 a 15 minutos. En general, es realizada por el encargado de realizar el
proceso de la selección.
Entrevista preliminar: Otro género de entrevista es la preliminar la cual es
aplicada a los aspirantes que pasaron con éxito la entrevista anterior y se
basa en la obtención de datos relevantes al puesto. Es aplicada por el jefe
inmediato contando de 3 a 5 prospectos.
36
Entrevista final: Posteriormente, se evalúan los resultados de la entrevista y
de las pruebas que se aplicaron en todo el proceso y se elige aquella persona
cuya puntuación sea mayor en comparación de los demás. El encargado del
proceso de la selección notifica al seleccionado que ha sido elegido para
ocupar el puesto.
8. Pruebas de conocimientos: A través de las cuales se busca conocer el nivel de
conocimiento general y especifico de los candidatos, así como la habilidad para
utilizar algunas herramientas para el ejercicio de su tarea.
9. Prueba Psicométricas: Sirve para determinar aptitudes y en qué cantidad están
presentes en cada persona, para prever su comportamiento en determinada situaciones
de trabajo.
10. Técnica de Simulación: Se emplean para completar los resultados de las
entrevistas y de las pruebas psicológicas a través de una dramatización de un evento
cualquiera.
3.8. Contratación del Personal:
Una vez que el candidato es seleccionado , se procede a formalizar la futura
relación de trabajo con el fin de
determinar los derechos y deberes, tanto del
trabajador como de la empresa, dicha formalización se hace por medio de un
contrato de trabajo, el cual puede se por periodo de prueba o determinado.
Chirinos M. (2004) señala que la contratación como proceso es “el conjunto de
pasos que debe coordinar la empresa y cumplir el nuevo trabajador, para formalizar
su permanencia en la organización en términos concretos, es el proceso
administrativo que formalizara el ingreso de una persona a la organización”
El mismo autor señala que el “Proceso de contratación consta de una serie de
pasos o requisitos que generan un conjunto de documentos, formas, planillas, etc.
Que van a formar parte de lo que seria su hoja de vida o expediente dentro de la
organización y que será creado en el departamento de recursos humanos.”
37
Estos requisitos son los siguientes:
1. Requisición de personal.
2. Currículo vitae
3. Libreta o carnet militar
4. Colegiación profesional
5. Presentación de candidatos
6. Chequeo de referencia
7. Certificado de salud
8. Forma 14-02 del seguro social.
9. Aperturas de cuentas
10. Carnet.
11. Afiliación al sindicato.
12. Contrato individual escrito.
En el mismo orden de ideas Chirinos (2004) señala que el contrato de trabajo
escrito se extenderá en dos ejemplares originales, uno de los cuales se entregara al
trabajador(a), mientras el otro lo conservara el patrono o patrona, la cual debe constar
con las siguientes formalidades que señala la ley. A continuación detallo las
siguientes:
1.
El nombre, apellido, cedula de identidad, nacionalidad, edad, estado civil,
domicilio y dirección de las partes.
2.
La denominación del puesto de trabajo cargo.
3.
La fecha de inicio de la relación de trabajo.
4.
La indicación expresa del contrato a tiempo indeterminado, determinado o por
obra determinada.
5.
El tiempo de duración del contrato.
6.
El salario estipulado, su forma y lugar de pago, así como los demás beneficios
a percibir.
7.
Otras especificaciones de la relación de trabajo.
38
3.9. Manuales
Un manual de políticas y procedimientos, es un documento en el cual se refleja
que hacer, como hacer y por qué hacer cualquier proceso, al igual que proporciona
información sobre quien quien hará o se responsabilizará de lo hecho.
Tovar (1999), en su manual
para elaborar manuales de políticas, normas y
procedimientos “define la palabra manual como un libro que contiene lo mas
sustancial de un tema, y en ese sentido, los manuales son vitales para incrementar y
aprovechar el máximo conocimiento y experiencia de personas y organizaciones.”
Un manual es una guía a seguir para la ejecución de cualquier proceso.
El mismo autor conceptualiza los manuales de políticas y procedimientos de la
siguiente manera:
Un manual de políticas y procedimiento es un manual que documenta la tecnología
que se utilizara dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización.
En este manual de deben contestar las preguntas sobre lo que se hace (políticas) el
área, departamento, dirección, gerencia u organización y como hace (procedimientos)
para administrar el área, departamento, dirección, gerencia u organización.
4.0. Glosario de Términos Básicos:
A continuación se define algunos términos básicos utilizados a lo largo de la
investigación:
Cargo: Es la posición jerárquica de un conjunto de tarea o atribuciones
dentro de una organización formal.
Competencia: Habilidades, destrezas necesarias para el desempeño de una
tarea o conjunto de ellas.
Contrato de trabajo: Relación jurídica mediante la que un sujeto, trabajador,
se obliga a prestar personalmente unos servicios por cuenta y bajo el ámbito
39
de organización de otro, empresario, que los remunera haciendo suyo los
frutos.
Gráficos: Son figuras, diagramas o dibujos representativos de un estado o
situación.
Flujograma: Es la representación grafica de un proceso.
Inducción: Es el proceso o guía
que deben aplicarse al seleccionado y
contratado, con el fin de contribuir a una mejor y rápida adaptabilidad del
mismo en la organización.
Manual: Libro que contiene de manera abreviada las nociones principales de
un arte, ciencia u oficio.
Normas: Modelo al cual debe ajustarse la ejecución de una función, es la
relación escrita de los diferentes aspectos que rigen la aplicación de los
procedimientos
Organización: Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para
lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión
del talento humano y de otro tipo.
Políticas: Son los lineamientos fijados por la dirección general de una
organización para canalizar las actividades que se realizan dentro de ella,
esta se reglamentan mediante las normas.
Procedimiento: Acción o modo de obrar de un proceso, es la descripción
detallada de las acciones o actividades de un proceso.
Proceso: Tratamiento de la información, serie de fases de un fenómeno.
Puesto de trabajo: Es la ubicación física del cargo y es de carácter personal.
Reclutamiento: Es la acción de buscar candidatos que serán sometidos a un
proceso de selección para cubrir un cargo (nuevo o vacante)
Selección: Es un proceso que consiste en elegir el candidato mas idóneo que
desempeñará determinado cargo.
40
CAPÍTULO IV
FASES METODOLOGICAS
El planteamiento de una metodología adecuada es de gran importancia en la
investigación
resultados
pues
tengan
garantiza
el
máximo
que
la
grado
relación
de
que
se
establecen
y
exactitud
y
confiabilidad.
los
Ese
proceso ordenado que se sigue para establecer los hechos y fenómenos hacia los
cuales está encaminado el interés de la investigación es lo que constituye la
metodología.
Para definir la siguiente propuesta fue necesario llevar a cabo tres (3) fases
metodológicas las cuales se desarrollaron de acuerdo a los objetivos planteados, a
continuación se describe cada una de las fases:
4.1. Fase I:
Corresponde al diagnóstico de la situación actual de la empresa de acuerdo a los
procedimientos de captación, selección y contratación del personal, para los cual
fue necesario definir el área de investigación, de la siguiente manera:
La población es definida como “Es el conjunto de todas las cosas que concuerdan
con una serie determinada de especificaciones” (Sabino, 1999; 114). La población
sobre la cual se basa esta investigación está formada por todo el personal como:
Departamento de Ventas Nacional e Internacional, Departamento de Administración,
Departamento de Sistema y Departamento de Manejo de Materiales, total (15)
personas.
41
Población: Tamayo (1993)
conceptualizan la población como “La totalidad del
fenómeno a estudiar, donde las unidades de población posee una característica en
común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación”
Por otra parte, Malavé (2003) define la población como el conjunto total de
individuos que se desea estudiar y poseen una o más característica en común”
Por otra parte la muestra se define como: “una parte de un todo que llamamos
universo y que sirve para ser representado, es decir, consiste en un fenómeno de
sujetos que reúnen las mismas características de la población estudiada y por lo tanto
representativa de la misma”(sabino,1999;22)
En tal sentido la muestra de este estudio está conformada por Quince (15)
empleados por la empresa, debido a que la muestra debe ser representativa para una
optima recolección de información, por tal razón se tomara el total de la población
anteriormente.
La muestra está representada por:
1
Jefe de Administración.
1
Asistente de Administración.
1
Gerente de Ventas Nacional
1
Coordinadora de Ventas Internas.
2
Vendedores Externos.
4
Vendedores Internos Internacionales.
1
Especialista de Manejo de Materiales.
3
Analista de Sistema
Lo cual da un total de (15) personas escogidas, ya que uno de los cargos
posee la responsabilidad de tener a otra persona bajo su cargo y la participación
directa de los proceso de captación, selección y contratación del personal. El otro
cargo se encarga de apoya al jefe directo con lo procedimiento establecidos por la
organización.
42
De esta manera, se procedió a aplicar las siguientes técnicas e instrumentos para la
recolección de datos:
• Técnicas de Recolección de Datos
Son procedimientos o conjuntos estructurados de actividades mediante las cuales
se observan hechos de la realidad. Su finalidad es recoger y analizar los resultados de
una investigación, establecido por: (Sabino, 1.999:56).
Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras de
obtener la información, esta investigación ocurrió a la implementación de la
técnica de la entrevista aplicada mediante un instrumento denominado cuestionario,
el cual está estructurado de forma cerrada y está conformado por ocho (8)
preguntas aplicada a la muestra de estudio, con esta técnica se pudo cumplir con la
exigencias de los objetivos específicos y alcanzar la meta planteada.
Batista (1994). Define estadística descriptiva como aquella que “permite agrupar,
analizar e interpretar los datos y descripción de cada resultado obteniéndose,
valiéndose para ello de tablas de distribución de frecuencia, barras o diagramas
circulares”
En base a esa técnica se realizo la tabulación, siguiendo el orden de las preguntas
aplicadas en el cuestionario, de manera sencilla.
Partiendo de los resultados obtenidos de acuerdo a la aplicación del cuestionario,
se elaboran diagramas circulare, los cuales representan información general recibida
en forma más compresible e interpretativa.
Un diagrama circular es una circunferencia que representa el total de los
fenómenos y se divide en tantos sectores como componentes tenga el mismo.
También se utilizo la Técnica de Observación
donde se logro participar
directamente a las actividades y prácticas del departamento de administración, con el
fin de observar los métodos de trabajo que se emplean en dicho departamento,
específicamente en cuanto a las funciones de captación, selección y contratación del
43
personal, y así conocer de una manera directa la realidad de la ejecución de los
procesos.
Tenorio (1990) define la observación como la “forma de entrevistarse con el
objetivo de estudio, consiste en la apreciación rigurosa de las características y el
comportamiento de lo que se investiga”
De esta firma Malavé (2003) señala que la finalidad de la observación es:
… La búsqueda de información útil y necesaria para llevar a cabo el proceso
de investigación, pues con ella se inicia el primer contacto o relación con el
hecho a estudiar , a través de los sentidos, con o sin empleo de aparatos
especializados su valor fundamental radica en que se realiza sus
intermediarios ..(pag.80)
4.2. Fases II:
Corresponde al análisis de cada uno de los pasos que intervienen en los
procesos de captación, selección y contratación del personal, dicho análisis se
realizo a través de la observación e intervención de los procesos, así como la
aplicación de una entrevista al Jefe de Departamento de Administración , quien
explico detalladamente cada uno de los pasos y normas a seguir para llevar a cabo los
procesos y objetivos de estudios, así como la responsabilidad que compete al personal
que participa en ellos. Para el levantamiento de la información fue necesario diseñar
un formato con el fin de registrar los datos requeridos para la elaboración del manual.
4.3. Fase III:
Corresponde a la elaboración de un manual de políticas, normas y
procedimiento relacionados a captación , selección y contratación del personal de
la empresa Automatismo Ametrade Venezuela, C.A., una vez obtenida y analizada la
información se procedió a la elaboración del manual, partiendo del diseño de un
formato, el cual fue previamente revisado y aprobado por el jefe de administración y
tutor académico así como también la creación de algunos formatos inexistentes en el
departamento necesarios para llevar a cabo los procesos de manera optima.
44
CAPÍTULO V
RESULTADOS
5.1. Resultados:
A continuación se especifican los resultados obtenidos a través de la aplicación
cuestionaría (ver anexos).
Ítem Nº1. ¿Conoce las políticas, normas y procedimientos que rigen los procesos
relacionados con el reclutamiento, selección y contratación del personal?
Tabla Nº 1.
ITEM
FRECUENCIAS
PORCENTAJE
SI
3
20%
NO
12
80%
TOTAL
15
100%
Fuente: García Dorexy (2013).
20%
SI
NO
80%
Gráfico N 1: Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal.
Fuente: García Dorexy (2013).
Análisis: el 80%(no) de la muestra encuestada respondió que las políticas,
normas y procedimientos establecidos en el departamento de Ventas en materia
de reclutamiento, selección y contratación del personal, solo un 20% respondió
de manera afirmativa. Lo que indica que si existen esta norma y políticas, pero
que las mismas no son conocidas por todo el personal en los proceso en
estudio.
45
Ítem Nº2. ¿Conoce los procesos que debe realizar para desempeñar las funciones
que le competen a su cargo en materia de reclutamiento, selección y contratación del
personal?
Tabla Nº2
ITEM
FRECUENCIAS
PORCENTAJE
SI
2
15%
NO
13
85%
TOTAL
15
100%
Fuente: García Dorexy (2013).
15%
SI
NO
85%
Gráfico N 2: Conoce los Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal.
Fuente: García Dorexy (2013).
Análisis: el 85% de la muestra tomada, respondió que no conoce cabalmente los
procedimientos a realizar para desarrollar las funciones, solo el 15%, el cual
contestaron de forma afirmativa, lo que demuestra que la mayoría de los trabajadores
que intervienen en los procesos no poseen la información completa acerca del
desempeño de sus funciones y responsabilidades que deben cumplir para el logro del
mismo.
46
Ítem Nº 3. ¿Consideras que el departamento de Recursos Humanos es importante
para una empresa?
Tabla Nº 3
ITEM
FRECUENCIAS
PORCENTAJE
SI
15
100%
NO
0
0%
TOTAL
15
100%
Fuente: García Dorexy (2013).
SI
100%
Gráfico N 3: El departamento de Recursos Humanos es importante para una empresa.
Fuente: García Dorexy (2013).
Análisis: el 100% de la muestra encuestada, considera que si es importante ya que a
través de ese departamento se puedan canalizar toda la información con el patrono
como directa con todos los trabajadores de la empresa.
47
Ítem Nº4. ¿Considera necesario que todas las personas que participan en los procesos
de capitación, selección y contracción conozcan los pasos que deben cumplir?
Tabla Nº 4
ITEM
FRECUENCIAS
PORCENTAJE
SI
15
100%
NO
0
0%
TOTAL
15
100%
Fuente: García Dorexy (2013).
SI
100%
Gráfico N 4: Es necesario que todas las personas participen en los procesos.
Fuente: García Dorexy (2013).
Análisis: Todas las personas coinciden de manera afirmativa, que si es realmente
necesario que todos los involucrados en los procesos de captación, selección,
contratación e inducción conozcan los pasos que deben cumplir de manera afirmativa
los procesos.
48
Ítem Nº5. ¿El departamento de Administración posee una guía escrita que indique
como debe ser el proceso de inducción del nuevo personal que ingrese en la
organización?
Tabla Nº 5
ITEM
FRECUENCIAS
PORCENTAJE
SI
0
0%
NO
15
100%
TOTAL
15
100%
Fuente: García Dorexy (2013).
NO
100%
Gráfico N 5: El departamento de administración posee una guía escrita.
Fuente: García Dorexy (2013).
Análisis: El 100% de la muestra encuestada, respondió que no existe en el
departamento una guía escrita que describa la manera de llevar a cabo el proceso de
inducción ya que no existe una persona dedica a esa actividad.
49
Ítem Nº6. ¿Existe en la organización algún manual que indique las políticas, normas
y procedimientos a seguir para el cumplir eficazmente sus actividades y
responsabilidades en materia de captación, selección y contratación?
Tabla Nº 6
ITEM
FRECUENCIAS
PORCENTAJE
SI
0
0%
NO
15
100%
TOTAL
15
100%
Fuente: García Dorexy (2013).
NO
100%
Gráfico N 6: Existe algún manual que indique las políticas, normas y procedimientos.
Fuente: García Dorexy (2013).
Análisis: según los resultados obtenidos, el 100% afirma que no existe un manual de
políticas, normas y procedimientos de las actividades que desempeñan.
50
Ítem Nº7. ¿Considera que los manuales son instrumentos importantes y prácticos
dentro de la organización?
Tabla Nº 7
ITEM
FRECUENCIAS
PORCENTAJE
SI
15
100%
NO
0
0%
TOTAL
15
100%
Fuente: García Dorexy (2013).
SI
100%
Gráfico N 7: Considera que los manuales son instrumentos importantes y prácticos
Fuente: García Dorexy (2013).
Análisis: El 100% de las personas encuestadas, coinciden que si es importante los
manuales dentro de la organización ya que a través de ellos podemos evaluar aquellas
inquietudes al respecto y de cada uno de los que trabajan en la organización.
51
Ítem Nº 8. ¿Está de acuerdo con un manual de políticas, normas y procedimientos
que rijan los procesos relacionados con los procesos de captación, selección y
contratación de personal?
Tabla Nº 8
ITEM
FRECUENCIAS
PORCENTAJE
SI
15
100%
NO
0
0%
TOTAL
15
100%
Fuente: García Dorexy (2013).
SI
100%
Gráfico N 8: Está de acuerdo con un manual de políticas, normas y procedimientos.
Fuente: García Dorexy (2013).
Análisis: Los resultados demuestran que el 100% de la muestra encuestada,
está de acuerdo con el diseño de un manual de políticas, normas y procedimientos
que rijan los procesos relacionados con la administración y recursos humanos de la
empresa. Lo que demuestra la necesidad que existe en el departamento de
administración es la creación del manual propuesto por los investigadores en el
presente proyecto.
52
5.2 Análisis General de los resultados obtenidos del cuestionario aplicado:
Según los datos obtenidos se puede apreciar claramente la necesidad de crear un
manual de políticas, normas y procedimientos referentes a los procesos de captación,
selección y contratación del personal, desarrollados en el departamento de
administración, para el uso de todas aquellas personas de otros departamentos como
(Gerentes, Coordinadores y jefes) que intervienen directa o indirectamente en dichas
gestiones, esto se puede apreciar, ya que al preguntarle a los trabajadores que si
conocen las políticas, normas y procedimientos a seguir en cuanto a dichos procesos,
estos
respondieron en su mayoría de forma negativa, de esta misma manera
consideraron la importantancia que tiene una normativa o base escrita en materia de
captación, selección y contratación del personal, también se pudo evidenciar que no
existe una guía escrita que indica cómo se llevar a cabo el proceso del departamento,
por esta razón no se desarrolla correctamente la adaptación del nuevo trabajador a la
empresa. Por último al preguntarle si están de acuerdo con la implementación de un
manual de políticas, normas y procedimientos respondieron de manera positiva en un
100% lo que de muestra la necesidad que existe en la empresa de la creación y
puesta en práctica de un manual que sirva de base para desarrollar de manera efectiva
y exitosa los procesos de captación, selección y contratación del personal de
Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A.
5.3. Conclusiones:
Una vez investigada la problemática existente se pudo conocer de una manera
precisa la situación que existente en el Departamento de Administración de la
empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A. este diagnóstico se llevo a cabo
mediante la observación directa de cada uno de los procesos que se desarrollan en el
departamento en estudio, luego se procedió a la aplicación de entrevistas al personal
que participa en cada uno de ellos y de esta manera se logró detectar la carencia de un
53
instrumento que sirva de base escrita para la ejecución y desarrollo de los procesos
captación, selección y contratación del Personal.
Detectada la necesidad y recolectada la información necesaria para la
creación
del manual, se procedió a la redacción de las normas y procedimientos de cada uno de
los procesos, los cuales fueron presentados a la Jefe de Administración de la empresa,
quien revisó y realizó las correcciones correspondientes, una vez revisadas y
corregidas las normas y los procedimientos se elaboraron flujogramas de cada
proceso, para así tener una representación gráfica y esquematizada de las actividades,
luego fue diseñado el formato del manual en el cual se transcribe la información antes
redactada y se procede a graficar los diversos Flujogramas.
Gracias al estudio realizado se puede evidenciar la gran importancia que tienen los
manuales de políticas, normas y procedimientos para el buen desarrollo y
funcionamiento de todas las actividades que se llevan a cabo dentro de una
organización y darnos cuenta de que la existencia de estos influye directamente en la
productividad de la empresa.
Para lograr con éxito los objetivos propuestos en el Departamento de Recursos
Humanos de cualquier empresa, es vital tomar en cuenta lo necesario que son los
manuales, ya que en ellos se puede entender claramente cómo debe ser el desarrollo
de un proceso, y si se analiza e internaliza la información suministrada por el manual,
ésta será puesta en práctica naturalmente
y de manera correcta, dando como
resultado la optimización de los procesos.
Cabe destacar que es indispensable que todas las personas que intervienen
en los procesos desarrollados en un manual de políticas, normas y procedimientos,
deben manejar la información contenida en éste, con el fin de que estén
enterados de su responsabilidad de acción en el momento que les corresponda
participar, esto ayudará al buen el funcionamiento del proceso que se deba
desarrollar.
54
5.4. Recomendaciones:
A continuación se sugieren algunas recomendaciones a la empresa, en caso de que
el manual propuesto sea implementado:
•
Distribuir el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos al Departamento de
Administración y a los Gerentes, Coordinadores y Jefes que intervienen en los
procesos de captación, selección, contratación de personal, con el fin de que
conozcan la ejecución correcta de todos los pasos a seguir para cumplir el
objetivo fundamental que se persigue con cada proceso.
•
Si se produce algún cambio, bien sea a nivel estructural o de contenido, éste debe
corregirse o agregarse en el manual y ser notificado inmediatamente a los
trabajadores del Departamento de Administración y Recursos Humanos, con el
fin de mantenerlos actualizados en los procesos.
•
En caso de presentarse un nuevo ingreso de personal para cubrir un cargo en el
Departamento de Administración, la Jefa del Departamento, quien es la
encargada de efectuar la contratación respectiva del nuevo trabajador, debe
hacerle entrega del manual de políticas, normas y procedimientos, con el fin de
que éste pueda adaptarse de una manera más rápida al desarrollo y práctica de
sus funciones y de esta manera conozca sus respectivas responsabilidades.
•
Dictar un curso de adiestramiento a los empleados referentes al manejo y empleo
del manual, a todos los trabajadores involucrados en los procesos, con el fin de
facilitarles la rápida obtención de la información que requieran en determinado
momento.
55
LA PROPUESTA
“Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Captación, Selección y
Contratación de Personal de la Empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A,
con el fin de ofrecerle a los empleados información detallada de cada uno de estos
procesos, lo cual garantizará su optimización y funciones dentro de la empresa.
5.5. Objetivos de la Propuesta:
Elaborar un manual escrito de las políticas, normas y procedimientos del
Departamento de Administración y Recursos Humanos, con el fin de orientar
a los empleados que manejan y realizan los procesos en cuestión.
Facilitar la ejecución de los procesos.
Guiar a los trabajadores que laboran en el Departamento de Administración y
a todos aquellos jefes de otros departamentos que intervienen en los procesos
de captación, selección y contratación del personal, en cuanto a los
procedimientos a seguir para cumplir eficazmente sus funciones y
responsabilidades dentro de la organización.
5.6. Justificación:
La creación de un manual traerá como consecuencia que los trabajadores que
se desempeñan en el Departamento de Administración de la empresa Automatismo
AmeTrade Venezuela, C.A. al igual que los Gerentes y Jefes de Departamento,
conozcan con claridad y exactitud las normas, responsabilidades, funciones y
procedimientos
a
seguir
de
acuerdo
56
al
cargo
que
ocupan.
El manual de políticas, normas y procedimientos, facilitará la interpretación y
aplicación de los diversos procesos que conforman el progreso y logro de los
objetivos pautados en el Departamento de Administración en cuanto a desarrollo y
mantenimiento de personal.
5.7. Alcance:
El manual de políticas, normas y procedimientos está dirigido a todo personal que
labora en el Departamento de Administración, Gerentes y Jefes de otros departamento
que actúan en la ejecución de los procesos, ya que ellos son los responsables de dar
cumplimiento a las políticas y normas establecidas para cada procedimiento,
orientando sus acciones hacia el logro de los objetivos de la empresa y utilizando
como principal instrumento el manual propuesto. Estos procesos son: captación,
selección y contratación.
5.8. Fundamentación de la Propuesta:
Es necesario que en toda organización tenga presente un instrumento que facilite
la obtención de información específica acerca de los procesos y actividades que en
ella se desarrollan.
Los manuales sirven de guía y orientación en cualquier departamento o unidad que
integra la organización, en el Área de Administración de la empresa Automatismo
AmeTrade Venezuela, C.A. surgió la necesidad de elaborar un manual de políticas,
normas y procedimientos relacionado con los procesos de reclutamiento, selección y
contratación de personal, con el fin de establecer los lineamientos a seguir para llevar
a cabo dichos procesos.
La situación que da origen a la creación del manual es la solicitud directa por parte
de la Jefe de Administración, ya que actualmente la empresa no posee de tan
importante instrumento de apoyo, lo cual ha traído como consecuencia un retraso en
los procesos, gestiones y actividades, ya que los trabajadores no poseen parámetros
57
escritos para cumplir con éxito y el tiempo los objetivos establecidos en dichos
departamentos.
Es por todo lo antes expuesto que se recopiló y analizó la información necesaria
para desarrollar y dar cumplimiento al objetivo general del informe de pasantías, el
cual es: Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Captación, Selección y
Contratación de Personal de la empresa Automatismo AmeTrade Venezuela, C.A.
58