INFORME DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA INTEGRAL DE

Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
INFORME DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
UNIDAD DE CONTROL INTERNO
Septiembre 2012 – Enero 2013
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
INTRODUCCIÓN
La Unidad de Control Interno realizó seguimiento al Sistema Integral de Gestión de
Calidad (SIGEC) con corte del 01 de Septiembre de 2012 al 31 de Enero del 2013,
revisando el consolidado de la Acciones Correctivas Preventivas y de Mejoras, los
Mapas de Riesgo, los Compromisos Adquiridos en la revisión de la Alta dirección,
Encuestas de Satisfacción y Servicio No conforme de los procesos del SIGEC y la
Unidad Administrativa Especial de Salud.
En este informe se muestran los resultados arrojados en este seguimiento y se
dictan algunas recomendaciones para la mejora de los procesos.
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
1. Acciones Correctivas Preventivas y de Mejoras de los procesos del
Sistema Integral de Gestión de Calidad
La Unidad de Control Interno realizó seguimiento a las acciones correctivas
preventivas y de mejora de los procesos del SIGEC, revisando los avances de las
actividades establecidas en los planes de mejoramiento producto de las No
conformidades halladas en Auditorías Internas y Externas.
La tabla 1 muestra las No conformidades productos de las Auditorías Internas,
bajo desempeño en los indicadores de gestión y encuesta de satisfacción
excluyendo las acciones productos de Auditorias Externas. Para este seguimiento
se tiene en cuenta el registro FGDC - 008 Consolidado de correcciones, acciones
correctivas, preventivas y de mejora.
Tabla 1. Seguimiento a las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras
Procesos
Planeación
Institucional
Gestión de
Calidad
Comunicación
No
Planes de
Conformidades
# No
# Total de No Mejoramiento
Cerradas por Conformidades
Conformidades vencidos en
ser Acciones
Abiertas
el periodo
eficaces
%
Eficacia
del
periodo
6
6
0
6
0
3
0
0
3
-
4
4
0
4
0
Docencia
14
14
0
14
0
Investigación
3
2
0
3
0
Extensión
Gestión y
Desarrollo del
Talento Humano
Gestión
Financiera
Gestión
Documental
5
5
0
5
0
22
17
3
19
17,65
9
9
0
9
0
3
3
1
2
33,33
Gestión del
Desarrollo
Tecnológico
16
16
4
12
25
Infraestructura
10
10
7
3
70
Gestión Legal
4
4
2
2
50
Gestión del
Bienestar
Institucional
6
6
0
6
0
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
Tabla 1. Seguimiento a las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras
Procesos
No
Planes de
Conformidades
# No
# Total de No Mejoramiento
Cerradas por Conformidades
Conformidades vencidos en
ser Acciones
Abiertas
el periodo
eficaces
%
Eficacia
del
periodo
Gestión de
Adquisición y
Contratación
4
4
0
4
0
Seguimiento y
Control
4
3
0
4
0
UAES
Total
7
7
2
5
28,57
120
110
19
101
16,4
Tabla 1
Al iniciar el seguimiento, el SIGEC tenía 120 no conformidades de las cuales se
cerraron 19, por lo tanto, quedaron 101 no conformidades abiertas en el SIGEC.
Para el cálculo de la eficacia se excluyen los planes de mejoramiento que tienen
fecha de implementación después del 31 de Enero del 2013. La eficacia en las
acciones del SIGEC para este periodo fue de 16.40%. La gráfica 1 muestra la
eficacia de Sistema Integral de Gestión de Calidad por proceso.
% de Eficacia de los Procesos
80
70
60
50
40
30
20
10
0
70
50
33,33
0
0
0
0
0
28,57
25
17,65
0
0
0
0
Gráfica 1.
Es de resaltar que el proceso de Gestión Financiera a la fecha aún no ha enviado
los planes de mejoramiento, producto de la Auditoria interna de calidad realizada
en el año 2012.
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
El proceso de Gestión de Calidad no se incluye en la gráfica anterior debido a que
sus planes de mejoramiento no se habían vencido para este periodo, por lo tanto
no se puede medir la eficacia de sus acciones.
La Gráfica 2 muestra la eficacia del SIGEC por periodo evaluado. Se observa que la
eficacia de los planes de mejoramiento de los procesos ha disminuido.
% de Eficacia por periodo Evaluado
30,00%
28,07%
25,00%
22,96%
20,00%
16,40%
15,00%
10,00%
5,00%
0,00%
Oct. 2011 - Marzo 2012
Abr. - Ago. 2012
Sep. 2012 - Ene. 2013
Series1
Gráfica 2.
Para este periodo el SIGEC tenía 13 no conformidades producto de Auditorias
Externa (ICONTEC). La grafica 3 muestra las no conformidades por procesos.
# No Conformidades
4
4
3
2
1
0
Gráfica 3
2
1
1
2
1
1
1
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
2. Riesgos de los Procesos.
La Unidad de Control Interno para este periodo, realizó seguimiento a los controles
establecidos en los mapas de riesgo de los procesos del SIGEC. La gráfica 4
muestra los porcentajes de implementación de los controles por proceso.
% de Controles Ejecutados
87,8%
100,0%
83,3%
80,0%
60,0%
40,0%
20,0%
0,0%
98,3%
91,1%
95,0%
83,6%
100%
90,0%
87,5%
59,2%
56,3%
31,6%
0%
0%
0%
Gráfica 4.
El porcentaje total de controles ejecutados del mapa de riesgo institucional es del
64.24 %. Los procesos de Extensión, Gestión del Desarrollo del Talento Humano y
Gestión del Bienestar Institucional, para este periodo no han ejecutado sus
controles.
Cabe aclarar que los procesos que tiene su Mapa de Riesgo actualizado son
Gestión de Calidad, Infraestructura, Gestión Documental y Seguimiento y Control.
3. Compromisos Adquiridos en la revisión por la Alta Dirección al
SIGEC.
La Tabla 2 muestra los compromisos adquiridos en la revisión de la alta dirección
que aún estaban sin ejecutar para el periodo evaluado, por los procesos del SIGEC.
Procesos
Planeación Institucional
Gestión de Calidad
Comunicación
Docencia
Investigación
Extensión
Compromisos Compromisos
Ejecutados
sin ejecutar
1
1
2
2
1
0
3
0
1
9
2
2
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
Compromisos Compromisos
Ejecutados
sin ejecutar
Procesos
Gestión y Desarrollo del Talento
Humano
Gestión Financiera
3
0
1
0
1
1
4
1
1
1
20
Gestión Documental
Gestión del Desarrollo Tecnológico
Infraestructura
Gestión Legal
Gestión del Bienestar Institucional
Gestión de Adquisición y Contratación
Seguimiento y Control
UAES
Total
2
3
0
1
0
2
1
1
1
1
29
Tabla 2.
Servicio No Conforme
Durante el segundo semestre del 2012, se recepcionaron, por medio del Sistema
de Peticiones, Reclamos y Sugerencias SPRS, diecisiete (11) servicios no
conformes. La Tabla 3 muestra los servicios de la institución afectado.
Procesos
Servicios y/o Productos No conformes
Gestión del Bienestar
Institucional
Docencia
Falta de coordinación en los programas
de postgrado
Matricula de Materia
Problemas con la Plataforma
Falla en Academusoft
Programa de medicina preventiva
Almuerzos subsidiados
Total
Tabla 3
Total
1
3
2
3
9
1
1
2
1
3
2
3
1
1
11
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
Aspectos por Mejorar.
 Redefinir los planes de mejoramiento que no han sido eficaces para el cierre
de las no conformidades, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento
para acciones correctivas, preventivas y de mejora PGDC-003.
 Ejercer mayor control y seguimiento, por parte de los líderes de los
procesos, a la ejecución de las actividades establecidas en los planes de
mejoramiento.
 Actualizar los Mapas de Riesgos de los Procesos de acuerdo a la nueva
metodología aprobada en el SIGEC.
 Ejecutar los controles y acciones establecidas en los mapas de riesgos de
los procesos, para reducir los riesgos identificados.
 Establecer planes de mejoramiento para aquellos indicadores que no
alcanzaron la meta mínima.
 Fortalecer el reporte de los servicios no conformes en la Institución.
 Para los planes de mejoramiento que incluyan actividades entre dos
procesos o más, se deben definir claramente las responsabilidades de cada
una de las partes, para garantizar su ejecución.
 Fortalecer la socialización de los Compromisos adquiridos en la revisión por
la alta dirección, debido a que muchos procesos manifiestan desconocer
dicho compromisos.
RAFAEL PACHECO MIZGER.
Jefe Unidad de Control Interno.
Elaboró: Yesid Martínez