INFORME DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA INTEGRAL DE

Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
INFORME DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
UNIDAD DE CONTROL INTERNO
Febrero – Julio 2013
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
INTRODUCCIÓN
La Unidad de Control Interno realizó seguimiento al Sistema Integral de Gestión de
Calidad (SIGEC) con corte 01 de Febrero al 31 de Julio del 2013, revisando el
consolidado de la Acciones Correctivas Preventivas y de Mejoras, los Mapas de
Riesgo, los Compromisos Adquiridos en la revisión de la Alta dirección y las
Encuestas de Satisfacción de los procesos del SIGEC y de la Unidad Administrativa
Especial de Salud.
En este informe se muestran los resultados arrojados en este seguimiento y se
dictan algunas recomendaciones para la mejora de los procesos.
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
1. Acciones Correctivas Preventivas y de Mejoras de los procesos del
Sistema Integral de Gestión de Calidad.
La Unidad de Control Interno realizó seguimiento a las acciones correctivas
preventivas y de mejora de los procesos del SIGEC, revisando los avances de las
actividades establecidas en los planes de mejoramiento producto de las No
conformidades halladas en Auditorías Internas y Externas.
La tabla 1 muestra las No conformidades productos de las Auditorías Internas,
bajo desempeño en los indicadores de gestión y encuesta de satisfacción
excluyendo las acciones productos de Auditorias Externas. Para este seguimiento
se tiene en cuenta el registro FGDC - 008 Consolidado de correcciones, acciones
correctivas, preventivas y de mejora.
Tabla 1. Seguimiento a las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras
Procesos
Planeación
Institucional
Gestión de Calidad
Planes de
No Conformidades
# No
# Total de No Mejoramiento
Cerradas por ser Conformidades
Conformidades vencidos en
Acciones eficaces
Abiertas
el periodo
%
Eficacia
del
periodo
5
5
2
3
40
3
3
1
2
33,33
Comunicación
4
4
0
4
0
Docencia
24
23
2
22
8,69
Investigación
3
3
0
3
0
Extensión
Gestión y Des. del
Talento Humano
Gestión Financiera
Gestión
Documental
Gestión del Des.
Tecnológico
8
4
3
5
75
20
8
5
15
62,50
9
9
0
9
0
2
2
0
2
0,00
12
12
3
9
25
Infraestructura
3
3
2
1
66,67
Gestión Legal
2
2
0
2
0
Ges. del Bienestar
Institucional
6
6
2
4
33,33
Gestión de Adquis.
y Contratación
4
4
0
4
0
UAES
5
5
2
3
40,00
3
0
1
2
100
113
93
23
90
24,73
Seguimiento y
Control
Total
Tabla 1
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
Al iniciar el seguimiento, el SIGEC tenía 113 no conformidades de las cuales se
cerraron 23, por lo tanto, quedaron 90 no conformidades abiertas en el SIGEC.
Para el cálculo de la eficacia del SIGEC se excluyen los planes de mejoramiento
que tienen fecha de implementación después del 31 de Julio del 2013. La eficacia
en las acciones del SIGEC para este periodo fue de 24.73%. La gráfica 1 muestra
la eficacia de Sistema Integral de Gestión de Calidad por proceso.
% de Eficacia de los Procesos
120
100
80
60
40
20
0
100
75
66,67
62,50
40 33,33
0
8,70
0
0
0
0
Gráfica 1.
La grafica 2 muestra la eficacia del SIGEC por periodo evaluado.
% de Eficacia por periodo Evaluado
30,00%
28,07%
25,00%
24,73%
22,96%
20,00%
16,40%
15,00%
10,00%
5,00%
0,00%
Oct. 2011 - Marzo Abr. - Ago. 2012
2012
Gráfica 2.
Sep. 2012 - Ene.
2013
40
33,33
25
Feb. - Julio 2013
0
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
Para este periodo el SIGEC tenía 7 no conformidades producto de Auditorias
Externa (ICONTEC). La grafica 3 muestra las no conformidades por procesos. Es
de aclarar que estas no conformidades son cerradas por el ente certificador.
# No Conformidades
4
3
2
2
2
1
1
1
Gest Des
Tecnológico,
Infraestructura
Seguimiento y
Control
Gest Adq
Contratación
1
0
Planeación
Institucional
Gest Des del
Talento Humano
Gráfica 3
2. Riesgos de los Procesos.
La Unidad de Control Interno para este periodo, realizó seguimiento a los controles
establecidos en los mapas de riesgo de los procesos del SIGEC. La gráfica 4
muestra los porcentajes de implementación de los controles por proceso.
% de Controles Ejecutados
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Gráfica 4.
87,5
77,9
75
91,1
83,33
75
59,6
58,3
40
50
45,8
25
0
0
0
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
El porcentaje total de controles ejecutados del mapa de riesgo institucional es del
51.23 %.
Los procesos de Comunicación, Gestión y Desarrollo del Talento Humano y de
Gestión de Adquisición y Contratación, para la fecha del seguimiento se
encontraban trabajando en la actualización de sus Mapas de Riesgos, por lo tanto
no se pudo evidenciar la ejecución de los controles. El proceso de Investigación
presenta bajo porcentaje de ejecución de sus controles debido a que estos están
relacionados con la aprobación del Procedimiento de convocatorias.
A la fecha los procesos que no tienen actualizado sus Mapas de Riesgos en la
página web del SIGEC, de acuerdo con el Instructivo IMAM – 001 Mapa de Riesgo
son: Comunicación, Docencia, Gestión de Adquisición y Contratación, Gestión
Financiera, Gestión y Desarrollo del Talento Humano, Gestión Del Desarrollo
Tecnológico, Gestión legal y la Unidad Administrativa Especial de Salud que no
tiene Mapa de Riesgo.
3. Compromisos Adquiridos en la revisión por la Alta Dirección al
SIGEC.
La Tabla 2 muestra los compromisos adquiridos en la revisión de la alta dirección
que aún estaban sin ejecutar para el periodo evaluado, por los procesos del SIGEC.
Compromisos Compromisos
Ejecutados
sin ejecutar
Procesos
Planeación Institucional
Comunicación
Docencia
Investigación
Extensión
Gestión y Desarrollo del Talento
Humano
Gestión Financiera
Gestión del Desarrollo Tecnológico
Gestión Legal
Gestión del Bienestar Institucional
Gestión de Adquisición y Contratación
Seguimiento y Control
UAES
Total
Tabla 2.
2
1
2
2
2
1
0
7
0
0
2
1
0
0
3
0
1
0
16
0
2
1
1
1
1
0
1
15
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
Para este Periodo se cerraron 16 compromisos adquiridos en la revisión por la alta
dirección, faltando por ejecutar quince. Los procesos que no se relacionan en la
anterior tabla es porque habían ejecutados todos sus compromisos.
4. Servicio No Conformes.
La Tabla 3 muestra los servicios y/o productos no conformes recibidos durante el
primer semestre de 2013.
Procesos
Gestión del Investigación Extensión
Bienestar
Institucional
Servicios y/o Productos afectados
Docencia
Registro de Notas.
Fallas en el Sistema Académico.
Inscripción Académica.
Matrículas de Estudiantes.
Programas Académicos de
Postgrado.
Prestación de Servicio a clases.
Préstamos de libros.
6
Plataforma de programas a distancia
2
Fallas en internet
Programa de apoyo a la expresión
artístico cultural y deportiva
Programa de almuerzos subsidiados
Programa de casas Universitarias
Plan Institucional de Investigación
Venta de Servicios de Laboratorio
Total
2
Tabla 3
6
4
4
4
2
2
2
1
1
1
1
32
4
1
1
Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad
Aspectos por Mejorar.
 Ejercer mayor control y seguimiento, por parte de los líderes de los
procesos, a la ejecución de las actividades establecidas en los planes de
mejoramiento.
 Actualizar los Mapas de Riesgos de los Procesos de acuerdo a la nueva
metodología aprobada en el SIGEC.
 Ejecutar los controles y acciones establecidas en los mapas de riesgos de
los procesos, para reducir los riesgos identificados.
 Para los planes de mejoramiento que incluyan actividades entre dos
procesos o más, se deben definir claramente las responsabilidades de cada
una de las partes, para garantizar su ejecución.
 Fortalecer la socialización de los Compromisos adquiridos en la revisión por
la alta dirección, debido a que muchos procesos manifiestan desconocer
dicho compromisos.
 Revisar y actualizar los procedimientos documentados del SIGEC.
RAFAEL PACHECO MIZGER.
Jefe Unidad de Control Interno.
Elaboró: Yesid Martínez