Descargar archivo - Expo México Florido Internacional 2015

FORMATO DE INFORMACION PARA EXPOSITORES
Estimado Expositor:
Le recomendamos leer detenidamente la información contenida en este documento para que el
montaje de su stand sea de manera ordenada y sin contratiempos.
MONTAJE DEL STAND
 El expositor deberá proporcionar al organizador del evento el nombre de su empresa, el
cual aparecerá en el antepecho así como el numero de paredes que requiere para su stand
(en caso de que estos sean contratados con el Organismo “Convenciones y Parques” con un
mínimo de 15 días antes del evento, cualquier cambio en el montaje tendrá un costo
adicional.
 Se deberán respetar los horarios establecidos para el montaje y desmontaje de la exposición,
en caso de que el tiempo establecido por el comité organizador no sea suficiente para
realizar las maniobras de montaje y/o desmontaje de su stand, deberá notificarlo al comité y
en caso de estar disponible el espacio cubrir la cuota de renta correspondiente.
 La altura máxima posible de los stands es de 5 mts.
 La imagen de los stands entregados es austera, en caso de realizar labores de decoración en
ellos es importante que cuide el material del mismo, cualquier daño a dicho material tendrá
un costo de reposición.
 El material permitido para pegar en mamparas será únicamente masking tape o cinta
de empaque. El uso de cinta canela está estrictamente prohibido, en caso de
detectar el uso de la misma hará acreedor al expositor u organizador del evento a una
penalización.
 En caso de ingresar un vehículo al salón este deberá tener el mínimo de combustible
así como también se deberá verificar que éste no tenga ninguna fuga de aceite o
cualquier otra sustancia, además en el lugar en donde se vayan a colocar se deberá
poner un tapete que abarque el tamaño del mismo. (Solo aplica en el caso de Piso de
Exhibición)
 No se permite clavar, perforar, pintar, etc. en mamparas así como en muros y
alfombras del salón y del recinto.
AREA DE CARGA Y DESCARGA
 Con el fin de mantener una buena imagen del evento y del Organismo toda maniobra de
montaje y desmontaje debe hacerse por áreas de servicio (Andenes y pasillos de servicio) en
ningún caso se permite el montaje o desmontaje por lobby o entradas principales.
 En el caso de Área de Convenciones, para su comodidad, en esta se encuentra un
montacargas con capacidad de 2.0 toneladas con las siguientes medidas (1.70 m. de
ancho, 2.30 m. de profundidad y 2 m. de altura)
 Con el fin de mantener un mejor control durante el montaje y desmontaj e las puertas
principales de los salones permanecerán cerradas.
 Le recomendamos contar con personal de apoyo para el traslado e instalación de su equipo.
LIMPIEZA
 El Organismo cuenta con personal de limpieza que se encarga únicamente de áreas
comunes (sanitarios, pasillos de la exposición). En caso de requerir un servicio de
limpieza dentro de su stand, lo puede solicitar en el Centro de Negocios, este servicio
tienen un costo por día por cada 9m2.
SEGURIDAD
 Todas las puertas de los salones rentados deberán quedar despejadas por medidas de
seguridad en caso de contingencia.
 Contamos con personal de protección y control que se encarga del orden y buen
funcionamiento en áreas comunes del recinto.
 El organizador de la exposición será responsable de contar con personal externo para
la seguridad de las personas asistentes a su evento y de las áreas arrendadas para
evitar daños, pérdidas o robos. El Organismo no se hace responsable por el material
colocado en los stands.
 Todos los expositores deberán portar un gafete, otorgado por el comité organizador,
durante todo el evento, días de montaje y desmontaje.
ELECTRICIDAD
 En caso de que el equipo que instalará en su stand exceda de los 1000 watts, deberá
comunicarlo al Organismo para instalar las conexiones correspondientes,
notificándolo por escrito 4 días hábiles antes del evento para notificarle el costo de
las mismas.
BODEGAS
 Contamos con áreas de almacén. Le sugerimos confirmar la utilización con 8 días de
anticipación y revisar el tamaño de la misma (sujeto a disponibilidad).
 El Organismo no podrá recibir material del evento, éste podrá ser ingresado al recinto
únicamente en los días estipulados para el montaje del mismo y recibido por personal
a cargo de la organización o de la empresa emisora.
 Una vez concluido el evento, el expositor deberá desalojar completamente el área
arrendada, de lo contrario tendrá que cubrir el costo de una renta de bodega.
ESTACIONAMIENTO
 El expositor tendrá derecho de contratar dos tarjetas de accesos múltiples por stand
por los días que dure el montaje, evento y desmontaje, estas tarjetas podrán ser
adquiridas en El Centro de Negocios.
 Las tarjetas son intransferibles, y se retiraran en caso de incumplimiento de esta
norma debiendo cubrir la multa correspondiente.
MOBILIARIO PARA SU STAND
 El Organismo contará con un Centro de Negocios el día de montaje, donde usted
podrá rentar y pagar el mobiliario que requiera para su stand.
 Si requiere una línea telefónica o de internet, le sugerimos confirmar la instalación de
esta 1 semana antes del evento directamente al Organismo, Es importante que indique
si se requiere servicio de llamadas local, de larga distancia nacional y/o internacional.
 En caso de que ocupe la línea para instalar una terminal punto de venta, usted deberá
avisar a su banco para que configure la maquina ya que todas nuestras líneas salen vía
conmutador.
 Para un mejor control de las llamadas, es importante que especifique si tendrá acceso
local y/o nacional.
 En caso de requerir factura tanto de mobiliario como de servicio telefónico, deberá
proporcionarnos sus datos fiscales y correo electrónico al momento de liquidar.
 No se podrá permanecer en los stands fuera de los horarios autorizados y está
prohibida la introducción y consumo de bebidas alcohólicas dentro de los mismos.
COLOCACIÓN DE PENDONES
 Estos deberán ser entregados en el Centro de Negocios, una vez iniciado el evento no
se podrán colocar sino hasta el termino del primer día de evento.
 El precio por colocación se establecerá en base a sus medidas.
RECOMENDACIONES GENERALES
 El Organismo es un espacio 100% libre de humo de tabaco por lo que no está
permitido fumar dentro de los salones.
 No está permitido que personal del stand reparta volantes en áreas comunes o en el
estacionamiento del recinto.
Para cualquier duda o comentario al respecto, favor de comunicarse al Tel. 01 (222) 1 22 11| 00 Ext.
1426, 1428 ó 1434.