Checklist Instructional Design

COMPLEJO TECNOLOGICO PARA LA GESTION
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CONTABILIDAD Y FINANZAS
LA APARTADA GRUPO TARDE
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COMPETENCIA No 1: CONTABILIZARLOS RECURSOS DE OPERACIÓN, INVERSION
Y FINANCIACION DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y POLITICAS
ORGANIZACIONALES.
21030101901: Identificar los tipos de entidades, según su organización principios corporativos, aspectos
legales y actividades.
21030101902: Clasificar documentos comerciales y títulos valores según el objetivo del registro.
21030101903: Codificar y diligenciar documentos de acuerdo con el PUC del sector.
21030101904: Contabilizar los diferentes tipos de operación en el desarrollo del objeto social de la
empresa.
21030101905: Registrar los hechos económicos según las normas comerciales,tributarias y laborales.
CONCILIACION BANCARIA
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa
tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio
del extracto bancario. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los
movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito,
notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc. La entidad financiera donde se encuentra la
respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la
empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se
muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo
mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus
libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no
coinciden. El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria,
proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares,
con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.
CONCEPTO:
Es la comprobación o confrontación que se hace entre el libro auxiliar de Banco y el extracto del
movimiento del mismo Banco, con el fin de:
1.
2.
3.
4.
Determinar diferencias en los registros de las operaciones.
Corregir diferencias por errores u omisiones.
Establecer responsabilidades por dichos errores.
Mostrar el saldo real disponible para la empresa.
NOTA: La conciliación Bancaria NO es un registro Contable, es una herramienta de control.
DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA CONCILIACION
1. Libro auxiliar de Bancos
2. Extracto Bancario
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Extracto: es un documento que envía el banco, que estipula los movimientos mensuales al finalizar
el mes, muestra el saldo inicial y final del mes.
CAUSAS POR LAS CUALES NO COINCIDEN EL LIBRO AUXILIAR DE BANCO CON EL EXTRACTO
BANCARIO
1. Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por el Banco. Estas diferencias se
presentan debido a la demora en el tiempo de registrar ciertas operaciones, por ejemplo: Cheques
pendientes de cobro, remesas en tránsito. (No requieren ajustes porque se registraron en las
fechas en que se efectúo.
2. Valores que aparecen en el extracto y no han sido contabilizadas por la empresa. En este caso
requiere ajustes.
 Por Notas Débitos, que envía el Banco y que probablemente no se ha hecho el registro en la
empresa. Ejm: Cheques devueltos, Chequeras, intereses, comisiones, pagos de servicios, estos
valores disminuyen el saldo de Bancos, por lo tanto se acreditan y se debitan a la cuenta que
corresponde según el caso.
 Por Notas Créditos, por intereses, prestamos, rendimientos financieros producidos por los saldos
de la cuenta, estos valores aumentan el saldo de Bancos, por lo tanto se debitan y se acreditan la
cuenta que corresponda según el caso.
3. Errores y omisiones de la empresa y/o del Banco.
Errores en los Libros
Por consignaciones:
 Cuando el valor registrado es menor que el valor consignado, se debita Bancos.
 Cuando el valor registrado es mayor que el valor consignado, se acredita Bancos.
Por Registro de Cheques:
 Cuando el valor del cheque registrado es menor al valor girado, se acredita bancos.
 Cuando el valor del cheque registrado es mayor al valor girado, se debita Bancos.
DIFERENCIAS QUE GENERALMENTE SE GENERAN AL HABER DEMORAS EN REGISTRAR
ALGUNAS OPERACIONES POR FALTA DE INFORMACION.
1. Uno de los casos más comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero. Que hace?.
Inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro del banco, pero el banco recién lo hará
cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. Esta diferencia se conoce con el
nombre de cheque pendiente, o cheque no debitado.
2. Otro caso se da cuando la empresa deposita cheques. Que hace la empresa.?. Esta los registra en
el libro de bancos, pero la acreditación por parte del banco no es inmediata, ya que estos cheques
entran en el canje interno (depósitos de cheques contra el mismo banco, pero sobre otras plazas),
esta diferencia de denomina depósitos en tránsito o depósitos no acreditados.
3. Las notas débitos bancarias y las notas créditos son emitidas por el banco y también originan
diferencias. Los débitos y los créditos que el banco efectúa en la cuenta corriente del cliente no son
registrados por diversos motivos:



Por no haber recibido la nota débito o crédito.
La nota débito o crédito, fue recibida pero aún no se contabilizó.
Porque el banco no emite la nota débito, sino que directamente hace el cargo en la cuenta, y el
cliente se informa cuando recibe el resumen de su cuenta. Es el caso de algunos conceptos como
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los gastos de mantenimiento, de impresión de cheques, comisión por cheques rechazados, y
también los impuestos que graven estos servicios.
4. También puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a
errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas si son diferencias reales que deben
corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo.




Los errores más frecuentes que cometen los cuentacorrentistas son:
Registrar una boleta de depósito, cheque, nota débito o crédito por un importe distinto al correcto.
Omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior.
Errores al calcular los saldos del libro de bancos.
Cuando la empresa posee varias cuentas corrientitas, equivocarse y contabilizar un movimiento en
una cuenta corriente que no corresponde.
5. Depósitos en Transito: Generalmente corresponden a depósitos enviados, o que por cualquier
otra causa no haya llegado al Banco; en este caso aparecen cargados en el libro de bancos de la
empresa, pero no abonados por el banco.
6. Cheques pendientes en tránsito: cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el banco por
el beneficiario del mismo, esto trae como consecuencia que estén abonados en libros, pero no
cargados en el Estado de la cuenta del banco.
7. Partidas registradas por el banco, pero aun no registradas por la empresa: Cobros
realizados por el banco: en ocasiones el banco cobra dinero por cuenta de los depositantes. Esto
ocurre cuando la empresa cliente paga directamente al banco, como por ejemplo una transferencia
electrónica, o cuando el banco cobrar un efecto por cobrar, con sus correspondientes intereses, por
cuenta del depositante. Por lo regular el banco notifica al depositante estos cobros realizados
directamente en el estado de cuentas. Cargos por Servicios: este importe son los honorarios del
banco por procesar las operaciones del depositante. El depositante se entera del importe del cargo
por servicios en el estado de cuentas del banco. Ingresos por intereses sobre cuentas de
cheques: muchos bancos pagan interés a los depositantes que mantienen un saldo de efectivo lo
suficientemente grande en la cuenta. El banco le notifica al depositante de estos intereses en el
estado de cuentas. Cheques sin fondo recibido de clientes: el girador extiende el cheque,
acredita a efectivo para registrar el pago en los libros y le entrega el cheque al beneficiario. Al
recibir el cheque, el beneficiario hace un debito a su cuenta de efectivo en sus libros y deposita el
cheque en el banco. El banco del beneficiario aumenta de inmediato el importe recibido al saldo del
beneficiario en el banco, bajo la suposición de que el cheque es bueno. El cheque se regresa al
banco del girador, el cual a su vez rebaja del saldo del banco del girador. Si el saldo que tiene el
girador es insuficiente para pagar el cheque, el banco se niega a pagarlo, cancela la deducción
realiza y envía una notificación de “Cheque sin Fondo” al banco del beneficiario. El banco del
beneficiario rebaja el importe del cobro del saldo del beneficiario en el banco y le notifica a este de
la acción realizada. Cheque cobrados, depositados y devueltos al beneficiario por el banco
por motivos diferentes a cheques sin fondo: esto puede suceder tanto en los registros de la
empresa, como en los del banco; ya que al ingresar cualquier operación (depósitos, cheques, etc.),
puede colocarse una cantidad distinta, lo que trae como consecuencia que los saldos no son
iguales. Los bancos devuelven los cheques al beneficiarios si:
 Se ha cerrado la cuenta del girador.
 La fecha esta vencida. Está regulado que caduca a los 60 días.
 La firma no está autorizada.
 El cheque ha sido alterado.
 El cheque presenta tachadura o las cifras son confusas.
 El cheque utilizado no es adecuado.
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8. Errores de la empresa o del banco: por ejemplo el banco puede cargar inadecuadamente
(disminuir) el saldo de la cuenta en el banco, por un cheque extendido por otra empresa. O una
empresa puede calcular mal el saldo de su cuenta de banco en sus propios libros.
Otras diferencias:
Algún otro tipo de diferencia que ocurre con menor frecuencia. A pesar de lo que pueda ocurrir,
todos los errores se tienen que corregir y las correcciones serán una parte de la conciliación
bancaria.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida,
el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene
los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la
empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:
Saldo del extracto bancario:
XXX
(-) Cheques pendientes de cobro:
XXX
(-) Notas crédito no registradas
XXX
(+) Consignaciones pendientes
XXX
(+) Notas debito no registradas
XXX
(±) Errores en el auxiliar
XXX
= Saldo en libros.
XXX
Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que
una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede
emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.
Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un
egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos
que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura
en el auxiliar.
Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los
respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados. En le
eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación,
y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es
un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar. La conciliación no busca que ningún
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momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las
diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.
Al finalizar cada mes, los bancos envían a sus clientes el extracto de la cuenta corriente, donde se detallan
todas las operaciones realizadas durante el período mensual.
La conciliación bancaria consiste en poner de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo del
extracto bancario, mediante el siguiente procedimiento de identificación de los valores y registro tanto en
libros como en el extracto:
1. Para la elaboración de la conciliación bancaria, debe tener los siguientes elementos.
CONCILIACIÓN ANTERIOR
LIBRO AUXILIAR DE BANCOS
EXTRACTO BANCARIO
CONCILIACIÓN BANCARIA
La conciliación anterior es necesaria porque ella puede tener cheques en mano que fueron cobrados en el
banco en el presente mes, remeses en tránsito que también pueden aparecer en el extracto.
2. El proceso de verificación es para encontrar las siguientes situaciones:
Conceptos
Giro de cheques a la vista
Consignaciones bancarias
Giro cheques posfechados
Consignación nacional
Consignación local cheques
Rendimientos bancarios
Chequeras
Préstamos bancarios
Servicio de la deuda interés
Servicio de la deuda cuota
Comisiones bancarias
Cuota de manejo
Cheques devueltos
Impuesto del 4%0
Libro
x
x
Extracto
X
x
x
x
x
x
X
x
X
X
X
X
X
X
Coinciden
Coinciden
Cheques en mano
Remesas tránsito
Remesas tránsito
Ingresos financieros
Gastos financieros
Préstamos
Gastos financieros
Pago obligaciones
Gastos
Gastos
Cuentas por cobrar
Gastos
Giro de cheques a la vista, acreditados en el libro de bancos y debitadas en el extracto bancario, las
cuales coinciden y no se realiza ninguna operación de ajuste.
Consignaciones en el libro auxiliar con las anotadas en el extracto.
Giro de cheques posfechados acreditados en el libro de bancos, pero el banco no los conoce o han sido
presentados para su pago. Esta situación se presenta en la conciliación disminuyendo el saldo del libro.
Consignaciones nacionales conocidas por la empresa mediante Fax y que no han sido efectivas por el
banco. La mejor forma de presentarla es en la cuenta 111505 de remesas en tránsito.
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Los rendimientos bancarios como están registrados por el banco en Nota Crédito por los conceptos de
CDT, Devolución de intereses, rendimientos de fondos de inversión no están contabilizados por la
empresa, por consiguiente requiere de un asiento contable de ajuste,
Los gastos vienen soportados por notas débito bancarias por concepto de chequeras, intereses por
préstamos, sobregiros, pago de obligaciones bancarias, hipotecarias, comisiones de remesas de otras
plazas, intereses por sobregiro bancario, cheques devueltos que el banco si registro, se debe llevar en
una nota de contabilidad de ajuste al gasto de la empresa contra la cuenta de bancos.
Los ingresos varios soportados por nota crédito bancario por concepto de ingresos por giros de terceros
consignados en la cuenta corriente, consignaciones de terceros por pleitos pendientes no contabilizados
por la empresa, se reconocen en nota de contabilidad para debitar la cuenta auxiliar de bancos contra una
cuenta de ingresos.
Cualquier otra diferencia que contenga de más el extracto o viceversa, son objeto de ajuste contables,
hasta demostrar el saldo del extracto bancario certificado.
Los valores determinados en el extracto no contabilizados en los libros auxiliares requieran ajustes contables
mediante notas de contabilidad en el período contable en que se detectan porque se busca la objetividad de
la información.
La conciliación del período anterior es fundamental en el seguimiento de los valores conciliados, los cuales
no aparecen en el libro auxiliar:
En la conciliación anterior aparecen los cheques pendientes de cobro (o cheques en mano) los cuales se
les hace seguimiento en el extracto actual, sino aparecen seguirán para la siguiente conciliación.
Las remesas en tránsito no registradas en el auxiliar durante el mes pero que aparecen al inicio del
extracto.
Con el uso del programa de contabilidad se tendrá la oportunidad de editar el libro auxiliar de bancos
para conciliar el extracto bancario.
CLASES DE CONCILIACIONES
Existen varias clases, las más usuales son:
Conciliación individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo
mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean necesarios para actualizar el
saldo del libro auxiliar.
El método consiste en observar las operaciones que realizó el banco y las operaciones que registró la
empresa durante el ejercicio y otras que habían sido contabilizadas en el anterior período que se observan
en la conciliación anterior, para llevar las diferencias en la conciliación bancaria, en notas de contabilidad,
luego al comprobante de contabilidad de ajustes y registrarlas en el libro de bancos y otros libros principales.
La validez del libro auxiliar de bancos se comprueba cuando contiene todas las operaciones realizadas
durante el ejercicio contable del mes demostradas y verificadas en el extracto bancario.
1. Extracto a libro: partiendo del saldo mostrado en el extracto bancario se determinan las
diferencias para llegar al saldo del libro.
2. De libro a Extracto: Se toma el saldo del libro auxiliar de la cuenta y se determina la diferencia
para llegar al saldo del extracto.
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Conciliación conjunta: como su nombre lo indica lleva a la par los dos saldos y en cada saldo se ajusta de
acuerdo a las operaciones que le son propias, o porque de todas maneras se realizarán en el ejercicio
económico siguiente, poniendo de acuerdo los dos saldos: el bancario y el libro auxiliar.
3. Simultanea: De extracto a saldo real, y de libro a saldo real, es la más conveniente porque
muestra por separado las diferencias y errores por parte del Banco y también muestra los de la
empresa.
Con el extracto bancario de Bancafé y el reporte del libro auxiliar de bancos, se procede a realizar la
conciliación individual, que por su importancia es la recomendada en todo tipo de empresa.
CUENTA NO
077-05500-3
EXTRACTO EN
NOV/30/2007
BANCO COLOMBIA
NEIVA
PAG. 1
CLINICA DE MOTOS
Cra. 9 5-92
077-05500-3
Neiva, ZONA POSTAL
Informar sus reparos o inquietudes directamente a su oficina, en su defecto a la
contraloría del banco: apartado aéreo 241609, Bogotá.
CHEQUES
CHEQUES
CONSIGNA DIA
SALDO
CIONES
No
Valor
No
Valor
Saldo a oct.31/07
1.200.000
5.000.000 01
6.200.000
6239
2.000.000
3.000.000 05
7.200.000
2.000.000 10
9.200.000
CR-TC
3.000
CB
3.000.000 15
12.197.000
6240
4.197.000
15
8.000.000
CB
1.000.000 22
9.000.000
6241
3.000.000
22
6.000.000
CR-TC
6.000
25
5.994.000
6242
3.500.000
30
2.494.000
CREDITOS:
DÉBITOS:
PROMEDIO:
6
12.706.000
5
14.000.000
2.447.000
CR-TC Tarjeta de crédito.
CD Cheque devuelto. CB Credibanco.
El procedimiento de la conciliación es comparar los débitos y los créditos del extracto con los débitos y
créditos realizados en el libro auxiliar de bancos, si lo prefiere puede resaltar o señalar los datos
concordantes:
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1110
Bancos
111005
Moneda nacional
11100505 Libro Auxiliar de Banco Colombia No. 077-05500-3
2006
DÉBITOS: CRÉDITOS: SALDOS:
01-11 Saldo Inicial
01-11 Consignación
5.000.000
05-11 Ch 6239 Julio Celis
2.000.000
05-11 Consignación
3.000.000
10-11 Consignación
2.000.000
15-11 Ch 6240 Pedro Martínez
4.197.000
15-11 Consignación
3.000.000
22-11 Ch 6241 Fernando A Fierro
3.000.000
22-11 Consignación
1.000.000
30-11 Ch
6242
Nómina
3.500.000
30-11 Noviembre
300.000
Ch 6243 Reembolso caja
menor
Saldo que pasan:
14.000.000 12.997.000
CLÍNICA DE MOTOS
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3
SALDO SEGÚN EXTRACTO 30/11/04
SALDO SEGÚN LIBRO AUXILIAR
$2.2003.000
(+) Cheques en mano:
Cheque 6243 Martha Pérez
300.000
(- ) Notas débito Bancarias:
Retenciones en la fuente
(9.000)
SUMAS IGUALES:
$2.494.000
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1.200.000
6.200.000
4.200.000
7.200.000
9.200.000
5.003.000
8.003.000
5.003.000
6.003.000
2.503.000
2.203.000
$2.494.000
$2.494.000
CLÍNICA DE MOTOS
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3
SALDO SEGÚN EXTRACTO 30/11/04
$2.494.000
SALDO SEGÚN LIBRO AUXILIAR
$2.203.000
(+) Cheques en mano:
Cheque 6243 Martha Pérez
300.000
(- ) Notas débito Bancarias:
Retenciones en la fuente
(9.000)
SUMAS IGUALES:
$2.194.000
$2.194.000
Los valores conciliados en este caso son solamente las notas débito bancaria que son objeto de ajuste al
libro auxiliar de bancos, porque los valores dejados de contabilizar por el banco se ejecutarán en el siguiente
mes, y serán objeto de seguimiento hasta que se cumpla la transacción.
21. Gastos chequera: si por alguna razón se olvido registrar el valor de la chequera por el valor de $150.000
se procede en consecuencia:
Códigos Cuentas
530505
Gastos bancarios
111005
Moneda nacional
Registra el gasto por concepto de chequeras
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Débitos
Créditos
150.000
150.000
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22. Comisiones bancarias: se pueden dar por múltiples conceptos, por consignaciones de otras plazas,
cobro de cheques, para el presente caso el extracto reporta $20.000.
Códigos Cuentas
Débitos
Créditos
530515
Comisiones
20.000
111005
Moneda nacional
20.000
Registra el gasto por concepto de comisiones bancarias
23. Cuota de manejo: cuando el banco le vende todo el paquete a las empresa, por ejemplo: chequera,
tarjeta débito para los directores, tarjetas crédito, etc., estos servicios tienen una cuota de manejo, que se
lleva a las cuentas:
Códigos Cuentas
Débitos
Créditos
530515
Comisiones
20.000
111005
Moneda nacional
20.000
Registra el gasto por concepto de manejo de cuota
24. Cheques devueltos: si el banco devolvió un cheque por $300.000 y la empresa no conoce de tal
situación se debe generar el siguiente registro de ajuste.
Códigos Cuentas
Débitos
Créditos
530515
Comisiones
20.000
111005
Moneda nacional
20.000
Registra el gasto por concepto de cheques devueltos
25. Ingresos bancarios: se pueden dar por conceptos de rendimientos, por otros valores recaudados a
favor de la empresa, si corresponden a ingresos se registra.
Códigos Cuentas
Débitos
Créditos
111005
Moneda nacional
50.000
421005
Intereses
20.000
421045
Descuentos bancarios
30.000
Registra el ingreso por concepto de intereses y descuentos bancarios
26. Servicio de la deuda: es posible que el banco descontó de la cuenta el servicio de la deuda compuesta
por $1250.000 cuota de capital y $200.000 por concepto de intereses, en este caso se registra.
Códigos Cuentas
Débitos
Créditos
210510
Pagarés
1.250.000
530505
Financieros
200.000
111005
Moneda nacional
1.450.000
Registra el pago del servicio de la deuda de capital e intereses
27. Retenciones practicadas por el banco: del caso anterior en particular resultaron las retenciones en la
fuente hechas por el banco sobre las consignaciones de tarjetas de crédito por la suma de $9.000
($3.000+6.000) y que no habían sido tenidas en cuenta por la empresa, asimismo el banco no había
registrado un cheque porque no había sido cobrado por el beneficiario, situaciones que fueron conciliadas. El
único ajuste contable que resulta de esta conciliación es la nota de contabilidad por las retenciones
practicadas por el banco por concepto de credibancos.
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Códigos Cuentas
Débitos
Créditos
530505
Gastos bancarios
9.000
111005
Moneda nacional
9.000
Registra pago de retenciones por concepto de consignaciones de tarjeta
28. Impuesto del 4 por 1000: en Colombia a partir del 1 de enero de 2004 se implementó el impuesto del
3X1000 y ahora se aplica el 4×1000 por cada retiro que se haga de las cuentas bancarias: ahorros, tarjeta
débito o cuenta corriente. El valor inicialmente se consideró como una contribución, pero el legislador le dio
carácter de impuesto agregándose a la carga tributaria del impuesto de renta.
El impuesto se detalla en los extractos bancarios al finalizar cada mes y se lleva a la cuenta 521595 Otros:
Contribuciones. Ejemplo por retiros de $200.000.000 durante el mes genera un impuesto de $800.000.
Códigos Cuentas
Débitos
Créditos
521595
Contribuciones
800.000
111005
Moneda nacional
800.000
Registra el descuento del 4 por 1000 sobre retiros de cuenta corriente
¿Qué valores se suma y se restan en la conciliación? los valores que se suman o restan de los saldos,
depende de la metodología de conciliación:
Conciliación individual
Saldo del libro auxiliar
Se suman:
Cheques en mano
Notas crédito bancario
Se restan:
Consignaciones en tránsito
Notas débito bancario
Conciliación conjunta
Saldo del libro auxiliar
Se suman:
Notas crédito bancario
Se restan:
Notas débito bancario
Saldo del extracto bancario
Saldo del extracto bancario
Se suman:
Consignaciones en tránsito
Se restan:
Cheques en mano
En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte más importante y delicada en cuanto a la
manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que en toda empresa nunca debe faltar buenas
directrices que garanticen el buen aprovechamiento del este activo.
Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o servicios,
útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del
mismo en cuentas bancarias. En la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de
cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario
efectuar una conciliación mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas corrientes,
de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo correcto. La conciliación
bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo. El presente
documento trata sobre el procedimiento, métodos y las reglas de presentación para elaborar una
conciliación bancaria.
© 2013 por Adriana Amador Fontalvo / SENA
Formador en Contabilidad y Finanzas.
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2. Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación bancaria
Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que a veces
NO se sabe que hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos
o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la conciliación del mes
correspondiente.
PARTIDA O CAUSA
PROCEDIMIENTO
EMPRESA
PARTIDAS NO
REGISTRADAS EN EL
BANCO
BANCO
·
Verificar que los cheques en Tránsito (del
mes pasado) aparezcan en el Estado de cuenta
enviado por Banco.
·
Verificar que los Depósitos en Tránsito (del
mes pasado) aparezcan en el estado de cuenta
enviado por Banco.
PARTIDAS NO
REGISTRADAS EN LA
EMPRESA
·
Revisar que
las Notas de Débito
o Cheques omitidos
(del mes pasado)
estén reflejadas en
el libro mayor de
Banco.
Revisar que las
Notas de Crédito o
Depósitos
omitidos (del mes
pasado) estén
reflejadas en el libro
mayor de Banco.
ERRORES
·
Comprobar
·
Comprobar que se hayan asentado todos los
que se hayan
errores (del mes pasado) en el estado de cuenta
asentado todos los bancario, ya sean por diferencias, mal ubicación,
errores (del mes
omisión o partidas que no corresponden a la
pasado) en los
empresa.
libros de la empresa
(libro mayor de
Banco) ya sean por
diferencias, mal
ubicación, omisión
o prescripción de
cheques.
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LIBRO MAYOR DE BANCO BOLÍVAR
FUERTE
CTA. CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MOVIMIENTOS JULIO DE 2006
CODIGO DE CUENTA Nº: 1.1.02.01.02
FECHA
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
01/07/06
Saldo
01/07/06
Corrección del
Depósito Nº 1956
01/07/06
Corrección del
Cheque Nº 4505
122.600,00 273.900,00
02/07/06
Cheque Nº 4508
47.700,00 226.200,00
04/07/06
Depósito Nº 3984
180.000,00
406.200,00
06/07/06
N.C. Efectos
descontados
100.000,00
506.200,00
14/07/06
Cheque Nº 4509
55.000,00 451.200,00
20/07/06
Cheque Nº 4510
52.000,00 399.200,00
25/07/06
Depósito Nº 4866
28/07/06
Cheque Nº 4511
30/07/06
Depósito Nº 5698
28/07/06
Cheque Nº 4512
31/07/06
Depósito Nº 6892
230.000,00
166.500,00
396.500,00
130.000,00
529.200,00
65.500,00 463.700,00
78.000,00
541.700,00
15.800,00 525.900,00
40.000,00
565.900,00
Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006:
BANCO BOLÍVAR FUERTE S.A.C.A.
CONTROL Nº 3377233
Capital Bs. 280.000.000,00
EL TRÉBOL C.A.
ESTADO DE CUENTA
Código de cuenta Nº 5698-22356-96
DESDE 01/07/2006 HASTA 31/07/2006
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FECHA
CONCEPTOS
CARGOS ABONOS SALDOS
JULIO
Saldo
01
Depósito Nº 2365
02
Cheque Nº 4508 47.700,00
05
Depósito Nº 3984
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185.900,00
153.800,00 339.700,00
292.000,00
180.000,00 472.000,00
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06
N.C. Efectos
descontados
06
N.D. Gastos de
cobranza
15
Cheque Nº 4506 25.000,00
542.000,00
20
Cheque Nº 4510 25.000,00
517.000,00
25
Depósito Nº 4866
130.000,00 647.000,00
30
Depósito Nº 5698
78.000,00 725.000,00
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16
100.000,00 572.000,00
5.000,00
567.000,00
Ahora veremos la conciliación que se realizó el mes pasado para ajustar los saldos, véase que ya traen un
saldo distinto desde el principio, 230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según banco Cr.
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 30/06/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN
PARCIAL LIBROS
Saldos al 30/06/06
BANCO
230.000,00 -185.900,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
17/06/06 Cheque Nº 4506
25.000,00
20/06/06 Cheque Nº 4507
40.800,00
65.800,00
153.800,00
-153.800,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
30/06/06 Deposito Nº 2365
ERRORES DE EMPRESA
Deposito Nº 1956 registrado
18.500,00
Deposito Nº 1956 correcto
185.000,00 166.500,00
Cheque Nº 4505 mal ubicado
61.300,00 122.600,00
SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06
273.900,00 -273.900,00
Como se puede notar en la conciliación anterior se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que
los mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la conciliación.
Ahora elaboraré la conciliación del mes de julio con el mismo método para demostrar cuales son las
diferencias entre los dos a y así llegar a los “saldos correctos” que deberían tener ambos.
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Como ya se explicó en la primera parte primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la
conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario
se deberían tomar en cuenta para la conciliación actual.
De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del
Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene
fecha de vencimiento éste se considera que todavía esta en tránsito.
También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se registró en
libros, de haber alguna diferencia en los depósitos o cheques en transito, se procede a determinar de
quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas
partidas se debe reflejar en la conciliación del mes de julio.
Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarán
en cuenta para ajustar.
Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones
realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los
siguientes: como cheques en transito están en Nº 4507 del mes pasado, y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este
mes, como depósitos en transito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de Debito por gastos de
cobraza de los efectos descontados que no se registró, y finalmente encontramos una diferencia en el
cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con
un análisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa.
Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar el documento de control interno:
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN
PARCIAL LIBROS
Saldos al 31/07/06
BANCO
565.900,00 -725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507
40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509
55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511
65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512
15.800,00
177.100,00
40.000,00
-40.000,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Cheque Nº 4510 registrado
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52.000,00
-5.000,00
COMPLEJO TECNOLOGICO PARA LA GESTION
AGROEMPRESARIAL – SENA – BAJO CAUCA
CONTABILIDAD Y FINANZAS
LA APARTADA GRUPO TARDE
Cheque Nº 4510 correcto
25.000,00 27.000,00
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06
Ahora
veamos
el
Pág. 15 de
16
mismo
587.900,00 -587.900,00
documento
pero
elaborado
con
cuatro
columnas:
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN
LIBROS
DEBE
Saldos al 31/07/06
BANCO
HABER DEBE
565.900,00
HABER
725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507
40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509
55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511
65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512
15.800,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892
40.000,00
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Corrección del Cheque Nº 4510
27.000,00
SUBTOTALES
592.900,00 5.000,00 177.100,00 765.000,00
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06
587.900,00
587.900,00
Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin colocar ningún signo negativo
porque de esta forma en completamente innecesario, se realiza la sub-totalización donde se suma
verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a través de la diferencia de ambos,
tanto en libros como en banco.
4.2. Saldos encontrados
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Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el de
Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques
que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual
resulta ser la finalidad de éste método.
Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que señalaré la presentación del documento:
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MÉTODO: SALDOS ENCONTRADOS
DESCRIPCIÓN
PARCIAL TOTAL
SALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/06
725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507
40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509
55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511
65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512
15.800,00 -177.100,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892
40.000,00 40.000,00
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
5.000,00 5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Cheque Nº 4510 registrado
52.000,00
Cheque Nº 4510 correcto
25.000,00 -27.000,00
SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/06
565.900,00
Nótese que en este caso se comenzó con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Cr.), luego se
reflejaron todos los ajustes al igual que el método anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se
“encontró” el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00 Dr.).
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