Gestión del tiempo
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GESTION DEL TIEMPO EN EL TRABAJO “Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan, y el que nos queda, lo perdemos sin darnos cuenta” Séneca, año 55 d.C. ¿Falta de tiempo o mala organización? Según datos 2013 de Federación Empresarial Metalúrgica Valenciana (Femeval): Sólo un 45% de la jornada laboral en España es productiva: gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización. Un 35% del tiempo de cada jornada se destina a tareas necesarias pero que no aportan rentabilidad: el problema, por tanto, no es la falta de tiempo sino la mala planificación horaria que impide hacer frente a todas las tareas. El origen de esta disfunción tiene una doble vertiente, el individuo y su entorno. El 20% restante de tiempo, que puede ya considerarse como directamente no productivo, implica una pérdida neta de minutos (horas en algunos casos), recursos y dinero que minan la moral individual, afectan al ambiente de trabajo y conllevan efectos negativos para toda la organización. Gestión del tiempo: hacer balance y poner soluciones Partiendo de que el tiempo es un recurso limitado, es la autogestión donde se marca el rumbo que tomarán las cosas y por eso, al final de la jornada el balance puede ser: Negativo: cuando no se han alcanzado los objetivos planteados aunque se tenga la sensación de no haber perdido ni un minuto. O positivo: si se ha aprovechado cada momento para llevar a cabo una tarea o para descansar, en términos de calidad en ambos casos. Una buena autogestión del tiempo positiva es vista, en el mundo laboral, como símbolo de la gente eficaz, exitosa. Si la realidad se asemeja a la primera opción, a la mala gestión como causa de origen, hay que añadir los ladrones del tiempo, que consiguen aumentar las proporciones del problema dificultando su solución. Ladrones de Tiempo Las visitas inoportunas El teléfono El correo electrónico Las reuniones El desorden Los viajes y esperas Las tareas urgentes Dejar cosas para luego El desorden No delegar Los principales problemas de la gestión del tiempo en las empresas proceden de: Falta de consciencia. Falta de objetivos. “Reunionitis”. Abuso o mal uso de herramientas como el correo electrónico. Interrupciones excesivas. Falta de planificación de citas y tareas. Incapacidad de priorizar aquello que es importante de lo que es urgente. Insuficiente delegación de tareas. Sin embargo, darse cuenta de que éste es el caso, de que se cae en alguno o varios de estos errores (más comunes de lo que pudiera parecer) y que además la gestión de tiempo ineficiente se está convirtiendo en un problema generalizado no es el fin, sino el principio. Reconocer el conflicto es el primer paso para ponerle solución. Y esta solución pasa por medir cómo trabajamos y optimizar nuestro tiempo. DIAGNÓSTICO DEL ENTORNO Laboral / personal En España: - Empezamos tarde la jornada laboral - Acabamos muy tarde la jornada laboral - Pasamos muchísimo tiempo en el trabajo - Dedicamos muy poco tiempo al ámbito personal y familiar - Baja productividad - Altos niveles de insatisfacción y frustración reflexionemos HÁBITOS CULTURA DE PRESENCIA, POLÍTICA DE PUERTAS ABIERTAS, CULTURA DE URGENCIAS, CULTURA DE ACCIÓN, IMPUNTUALIDAD, LA REUNIONITIS, EL MÓVIL, CULTURA DE E-MAIL CULTURA DE PRESENCIA Medimos el rendimiento por el tiempo que pasamos en la oficina Racionalizar los horarios laborales - Entrada: 7:00-9:00 - Salida: 16:00-18:00 - Comida: 45 minutos - Cansa (trayectos) - No tienes tiempo para descansar - Menos productivo - Sensación de “estar siempre trabajando” - No tener tiempo para: formación, asuntos personales, familiares,.. - Nos hace infelices Jornada partida: POLÍTICA DE PUERTAS ABIERTAS Se llevan los espacios diáfanos, todo abierto VENTAJAS: - Ahorro de espacio y suelo - Facilidad de control - Disponibilidad inmediata INCONVENIENTES (rendimiento): - Imposibilidad de concentrarse - Falta de intimidad - Imposibilidad de descansar - Mayor estimulación ambiental, mayor cansancio REUNIONITIS MUY POCAS SON ÚTILES - El 50% no son necesarias - El tiempo de duración puede ser reducido en un 80% - ¿Es realmente necesario llevarla a cabo? - ¿Puedo conseguir lo que pretendo con ella utilizando otro medio (correo, desayunando, comiendo, …) - No existe un propósito específico - Falta tiempo para conseguir información importante - Existen otro medio para conseguir el mismo resultado - No puede asistir alguna de las personas necesarias PREGUNTARSE: NO CONVOCARLA SI… MÓVIL USARLO LO MENOS POSIBLE: efecto pernicioso de la radiación sobre el cerebro INTENTAR: - Conversación menos de 3 minutos - No superar la ½ hora de uso al día - Mantenerlo alejado del cuerpo (corazón y genitales) - Apagarlo en reuniones, entrevistas, visitas, trabajo, descanso, conduciendo E-MAIL PROBLEMAS: interrupciones; priorización inadecuada. Correo saliente: - Ser claro y conciso - Identificar el asunto - Adjuntar archivos - Evitar escribir todo en mayúscula - Desactivar la opción de aviso de mensaje - Abrirlo cada “x” tiempo - Contestar según se lee - Decidir: archivar o eliminar - Un correo para asuntos personales y otro laboral Correo entrante: ALARGAR LA JORNADA LABORAL tiene como consecuencias: Disminución del rendimiento Aumento de accidentes Aumento de errores Dificultades de atención, memoria y concentración Disminución de facultades mentales (sentido crítico, claridad de juicio, capacidad de negociación, imaginación, capacidad de síntesis y análisis) Disminución de la calidad de trabajo Pérdida de tiempo Empobrecimiento de la vida familiar y social Enfermedades: estrés, úlcera, infarto,… Consecuencias psicológicas: depresión, ansiedad, frustración, sensación de ineficacia, síndrome de burn out, cansancio mental, SOLUCIONES TRABAJAR POR OBJETIVOS TRABAJAR CON APOYO DE LA TECNOLOGÍA MANTENER AL TRABAJADOR /A MOTIVADO/A ELIMINAR LA JORNADA PARTIDA DISMINUIR EL TIEMPO DEDICADO A LA COMIDA (45 minutos) “Ninguna pérdida debe ser más sensible que la del tiempo, puesto que es irreparable” Zenón
