Nos falta tiempo o estamos mal organizados? El tiempo es un

Nos falta tiempo o estamos mal organizados?
El tiempo es un recurso limitado, y muchas veces sentimos que no nos alcanza, que no
logramos hacer en el día aquello que pretendíamos.
Entonces si tenemos en cuenta que el tiempo es un recurso limitado, es en la autogestión
donde se marca el rumbo que tomarán las cosas, y eso convierte a la jornada en positiva o
negativa.
1. Será negativa si al final del día no hemos cumplido con los objetivos planteados,
incluso cuando sentimos que no hemos perdido ni un minuto.
2. Y por el contrario será positiva si hemos aprovechado cada momento, sea para
trabajar o para descansar, y hemos cumplido con los objetivos propuestos.
Si es reiterada la primer opción uno de los aspectos a revisar son los ladrones de tiempo, y
cómo manejamos esas situaciones.
La mala gestión del tiempo se ve agravada por el mal uso de emails, reuniones mal
programadas, constantes interrupciones, llamadas y multitarea, que en suma generan estrés,
trabajos y tareas sin terminar, actividades pospuestas, necesidad de horas extras,
desmotivación, reducción de la satisfacción laboral, y disminución de la productividad laboral.
En síntesis, las principales causas de la gestión ineficiente del tiempo en las empresas son:
 Falta de objetivos
 ¨Reunionitis¨
 Abuso o mal uso del correo electrónico y otras herramientas on line
 Interrupciones excesivas
 Mal uso del teléfono y de los mensajes de teléfono
 Falta de delegación de tareas
 No haber distinguido lo importante de lo urgente
La solución pasa en primer lugar por reconocer el problema, y en segundo lugar en medir
como trabajamos y optimizar el tiempo. De esta forma es más fácil reconocer las actividades
que aportan más valor y están alineadas a lo importante, y descubrir cuales no aportan tanto
valor y podemos prescindir de ellas.
La gestión del tiempo
En general, los empresarios y profesionales no nos damos cuenta de que la regla del 80/20
(que establece que el 20% de los clientes generan el 80% de las ventas) es aplicable a otros
aspectos del negocio.
Un estudio realizado en España por la Junta de Andalucía (2013), revela que en las empresas
el email es consultado unas 20 veces por hora (medido a través de un software), lo que lleva a
que un 25% de la jornada laboral de un gerente se invierta en consultar y responder emails.
Las reuniones improductivas se llevan más de 30 horas al mes de la jornada laboral de cada
trabajador. El promedio de interrupciones de la jornada laboral es de 56. Si llevamos esto a un
valor económico, la pérdida para las empresas es muy alta.
Entre las propuestas para hacer uso eficiente del tiempo y disminuir la espiral de
improductividad encontramos:
 La reingeniería de procesos o la revisión de los procesos
 La adopción de procesos que apliquen métodos estudiados y analizados que aportan
valor a la empresa
 La medición del uso del tiempo ocupado en las distintas herramientas informáticas
que cada puesto de trabajo tiene definidas como necesarias para el desarrollo del
mismo
 La medición del uso del teléfono y de las aplicaciones con que cuenta el mismo
Para cerrar esta nota les dejo algunas preguntas:
Y en su empresa cómo es el uso del tiempo? Cuánto del tiempo suyo y de sus empleados es
productivo? Cuentan con herramientas para medir el uso del tiempo? Llevan agenda?
Tienen objetivos mensuales, semanales y diarios?
“Si el tiempo es el recurso más valioso, la pérdida de tiempo se convierte en el mayor de los
derroches” Benjamín Franklin.
Lic. Norma B. Garrido
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