Modulo AET (Administración Efectiva del Tiempo)

Administración Efectiva del tiempo
Estar ocupado no
significa estar
trabajando.
Thomas Alva Edison
Instructor
Ana Magdiela Pineda Milla
Gerente de Formación y Desarrollo
Administración de procesos de Capacitación, Diseño y ejecución de cursos,
talleres y conferencias.
Certificación: Formador de Instructores (Guatemala)
Certificación: Programa de Coaching (México)
Certificación: Programas de Inducción (México)
Gerenciamiento de Recursos Humanos
Licenciada en Administración de Empresas
Universidad Nacional Autónoma de Honduras (UNAH)
Diplomado Recursos Humanos
Reglas de Convivencia
Celular vibrador
Respeto
Participación
Diversión
Conociendo al
de mi lado
l
Objetivo de Conferencia
Objetivo: El participante aprenderá
herramientas que lo ayudarán a obtener
mayor productividad de su tiempo con el
fin de aumentar su calidad de vida
Contenido
Introducción sensibilización
Conceptos y Definiciones
Beneficios de organizar el
tiempo
Herramientas a utilizar
Personas
Ladrones de tiempo
Recomendaciones
El tiempo pasa más
rápido cuando
deseamos que pase
más lento y pasa
lento cuando
deseamos que corra.
No podemos obtener
más tiempo, lo único
que podemos hacer
es administrar la
manera en la que lo
usamos.
“ El tiempo perdido, no se recupera jamás ”
“Mirad, pues, con diligencia cómo
andéis no como necios sino como
sabios, aprovechando bien el
tiempo”
Saulo de Tarso
Si un barco quiere cumplir su destino, debe tener:
Un puerto al cual desea llegar.
Una ruta perfectamente trazada para llegar.
Una velocidad determinada de avance y un término
para concluir el viaje.
ADVERTENCIA
El tiempo no se puede
administrar.
El tiempo transcurre siempre
en una línea continua y
parece incluso estar en
nuestra contra.
ADVERTENCIA
Administrar efectivamente el
tiempo
Requiere esfuerzo
Requiere compromiso
Requiere salir de tu zona
de confort
Algunas preguntas???
•
•
•
•
Tienes muchas cosas que hacer
El tiempo no te alcanza para “nada”
Llevas trabajo para la casa y para la noche
Dejas de dedicarle tiempo a tu familia y a ti
por tu trabajo
• Te sientes estresado (a)
• No tienes tiempo libre para ti ni mucho
menos para las actividades que te gusta
hacer
¿Qué es el tiempo?
tiempo:
Conceptos de
Conceptos
1. Magnitud
física
que
permite
ordenar la secuencia de los
sucesos, estableciendo un pasado,
un presente y un futuro.
2. Oportunidad, ocasión o coyuntura
de hacer algo.
3. Cada uno de los actos sucesivos
en que se divide la ejecución de
algo.
Administración del tiempo
1. Administrar el tiempo realmente significa
administrarse uno mismo, de tal manera
que se pueda optimizar el rendimiento del
tiempo de que se dispone.
2. Significa conducir nuestros asuntos dentro
del tiempo disponible para que podamos
lograr resultados más eficaces.
3. La meta debe ser el logro de objetivos, no
simplemente el estar ocupado.
Hay exactamente 24 horas en un día
168 horas en una semana y
8736 horas en un año
Se dice que nadie tiene suficiente
tiempo, sin embargo todo el mundo
tiene todo el tiempo que hay. Esta es la
gran paradoja del tiempo.
Distribución del tiempo
Beneficios de administrar
efectivamente el tiempo
1. Sensación de Control
2. Mejor Productividad
3. Mas tiempo para ti y tu familia…o
lo que sea que quieras
4. Calidad
de
Vida
o
vida
balanceada
Calidad de Vida..
De nada sirve dedicar todo el tiempo al trabajo, si no
disponemos de un poco para nuestra familia o amigos.
Distribuir nuestro tiempo, es distribuir nuestra vida.
Todas y cada una de las áreas merece un lugar y tiempo
en la vida de los seres humanos. El equilibrio proporciona
tranquilidad
El estrés y la administración del
tiempo
Existen 7 síntomas del estrés causados por el mal manejo del
tiempo:
1.
Considerarse imprescindible
2.
No utilizar el tiempo necesario en actividades prioritarias
3.
Asumir demasiadas responsabilidades a la vez
4.
Sensación de que siempre estamos atrasados en nuestras tareas y
que nunca podemos ponernos al día
5.
Jornada habitualmente prolongada
6.
Sentimiento de culpa si salimos a la hora normal
7.
Llevar problemas y tareas a casa
Stress:
Reacción de nuestro
cuerpo ante un
desequilibrio:
1. Alimentación
2. Sueño
3. Tensión Mental
Manifestaciones
Aumento o pérdida de peso
Dificultad para dormir
Tristeza
Hipertensión Arterial
Diabetes
Falta de energía
Dolores de cabeza
Dificultad para dormir
Ansiedad
Dolores Musculares
Problemas cardiacos
Tensión Muscular
Falta de concentración
Irritabilidad
Depresión
Impotencia
¿Por qué debemos cuidar
nuestro tiempo?
Personal
Organizacional
Razones para cuidar su tiempo
A nivel Personal
1. Necesidades de
encontrar su equilibrio
2. Aumentar autoestima
3. Compartir el tiempo
4. Salud
5. Desarrollo personal
A nivel organizacional
1.
2.
3.
4.
5.
Mayor productividad
Creatividad
Comunicación
Cumplimiento
Seguimiento
¿Qué tipo de personas te
consideras?
Proactiva
Reactiva
¿Qué actitud tomo frente a todo
esto?
Reactivo
sin control
• No planea
• No decide sobre su tiempo
• Se afecta por factores externos
• Se queja constantemente
• No previene
• Las circunstancias están sobre
la persona
Proactivo
control
• Es responsable de su
propia vida
• Toma la iniciativa:
reconoce la
responsabilidad de hacer
que las cosas pasen
• Sus deseos se subordinan a
sus propósitos
• Actúan sobre las
circunstancias
¿Cómo es mi lenguaje?
Reactivo
sin control
• No hay nada que pueda hacer
al respecto
• Yo soy así
• Este tipo me irrita
• No me aprobarán nada
• Tengo que…
• Hay que…
• Si las cosas cambiaran para mí
• No tengo tiempo
Proactivo
control
• Miremos otras
alternativas
• Puedo controlar mis
emociones y sentimientos
• Prefiero…
• Yo elijo…
• Qué puedo hacer para
cambiar las cosas
• Yo elijo qué hacer y cómo
hacerlo
Es importante priorizar
• Porque son muchas tareas
diarias.
• Porque todas parecen
importantes y urgentes.
• Porque el tiempo no se detiene.
Premisas del tiempo
Lo urgente: Toda tarea o actividad
en la que ejercitamos nuestra
capacidad de respuesta actual a los
desafíos que se nos presentan
Lo importante: La atención a lo
importante es toda actividad que se
ocupa de desarrollar nuestra
capacidad de respuesta futura a los
desafíos del entono.
La primera
herramienta para
administrar tu tiempo
es una lista de actividades
En esta lista tienes que
identificar todas las
actividades por hacer
de todos tus valores,
en todos tus roles.
¡Vivo apagando incendios!
• Las tareas reactivas son los problemas
e imprevistos que aparecen todos los
días y debemos resolver con tal de
que las cosas continúen su marcha.
• Debemos aprender a controlar la
situación. Las tareas reactivas no son
creativas, pocas veces resuelven algo
aunque se consideren urgentes.
Una vez que tengas tus actividades, hay que
priorizarlas, dándoles números del 1 al 4.
SI
NO
Matriz de administración del tiempo de “Stephen Covey”
Agenda de Trabajo
Planeación
El secreto no consiste
tanto en planear tu
tiempo sino en defender
el tiempo planeado
Planeación del trabajo
1. Utilizar agenda, planear día,
semana mes y tenerlo visible
2. Definir prioridades, actividades
y tiempos
3. Acomodar
según
jornada
productiva
4. Revisar plan, verificar logros
5. Solicitar a su personal planes
de trabajo
Causas internas del problema
tiempo
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Tardo en comenzar la acción.
No sé delegar y todo lo hago yo.
No invierto tiempo en planeación.
Soy ultra detallista.
No tengo metas y objetivos claros.
Tengo muchos objetivos y metas.
Pierdo tiempo luchando y no
accionando.
Hago muchas cosas y tengo que
estar en varias partes a la vez.
No sé decir “no”.
Causas externas del problema
tiempo
j. Tengo muchas y largas reuniones.
k. Muchas visitas inesperadas.
l. Mis colaboradores no están lo
suficientemente capacitados.
m. Son muchas horas de trabajo.
n. No tengo tiempo para el personal
de mi trabajo.
o. El teléfono no deja de sonar.
p. Es mucho el papeleo diario.
q. Gasto mucho tiempo en traslado.
Ladrón actual de tiempo
Ladrones del tiempo
Uso del teléfono…. Soluciones
• Antes de llamar, planifica la conversación.
• Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar
un tiempo específico para llamadas.
• Trata de acortar la parte social de la conversación, ve
directo al grano y permanece en él.
• Si la conversación se extiende innecesariamente, busca
excusas para cortarla.
• Establece periodos de tiempo donde no recibirás
llamadas sino sólo en casos de emergencia.
Ladrones del tiempo
Correspondencia….Soluciones
Escribe menos, usa más el teléfono.
Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
Piensa antes de escribir, planea lo que quieres
expresar.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Al escribir usa palabras sencillas.
No revises una y otra vez en nombre de la
perfección, cuando los beneficios son pocos o
inexistentes.
Ladrones del tiempo
Interrupciones y visitas…. Soluciones
Prevea un tiempo diario para visitantes inesperados e
interrupciones.
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen
asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan
¿Tienes un minuto?.
Ladrones del tiempo
Reuniones…. Soluciones
Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.
Pregúntate si la reunión es realmente necesaria.
¿Una conversación telefónica tendría el mismo
efecto? ¿Es necesaria mi presencia?.
Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.
Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones,
mantente en el tema.
Minimiza las conversaciones intranscendentes. No
contribuyas a conversaciones innecesarias.
Recomendaciones
1. Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante. Ser más
efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que invertirlo.
En ocasiones, las personas gastamos mucha energía intentando ser más
eficientes, sin saber a ciencia cierta que es lo que queremos conseguir.
Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que realmente son
importantes y las que no lo son.
2. Analiza como gastas tu tiempo. Te sorprendería saber en cuantas
cosas sin importancia gastamos el tiempo, y esto se logra llevando un
registro. Una manera de hacerlo es utilizar un reloj con una alarma
que suene cada 30 minutos. Cada vez que suene el reloj, escribe
brevemente las actividades que realizaste en la pasada media hora.
Una vez que tengas los registros, examínalos. ¿Cómo se relacionan
tus objetivos con las actividades en las que realmente inviertes el
tiempo? ¿Estas realmente atendiendo cosas relevantes y prioritarias?
Recomendaciones
3. Lleva una lista de tareas pendientes. Esta es una de las
cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier
sistema de administración de tiempo: la lista de tareas.
No importa si utilizas el dispositivo electrónico de moda o
una hoja de papel estraza, pero lleva un registro. Lo que
realmente hace la diferencia es el hábito de escribir tus
tareas pendientes día tras día.
4. Asigna prioridad a tus tareas. Una vez terminada tu lista,
determina cuales son los elementos más importantes y
márcalos de alguna forma que resalten sobre todos los
demás. Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los
elementos prioritarios para el día o la semana.
Recomendaciones
5.Planea tu día desde el día anterior. Todos los expertos en administración del
tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día
siguiente. Toma los últimos 10 minutos de cada día para repasar tu lista de
pendientes y determinar que es lo que tienes que concretar al siguiente día. Este
simple ejercicio te permitirá comenzar cada jornada sabiendo exactamente que
necesitas hacer y con cual tarea debes iniciar.
6. No dejes las cosas para después. Reza el viejo dicho popular:
“No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Aplazar para
el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores
estrategias que puedes utilizar, ya que lo único que lograrás es
prolongar el estrés asociado a la tarea. ¡Haz lo que no te gusta
hacer primero! De esta manera, el resto del día transcurrirá de
manera más placentera.
Leyenda
8 minutos…
Cuenta la leyenda que una mujer pobre
con un niño en los brazos, pasando
delante de una caverna escuchó una
voz misteriosa que allá adentro le
decía: "Entra y toma todo lo que
desees, pero no te olvides de lo
principal.
Recuerda algo: Después que salgas, la
puerta se cerrará para siempre. Por lo
tanto, aprovecha la oportunidad, pero
no te olvides de lo principal....."
La mujer entró en la caverna y encontró
muchas riquezas. Fascinada por el
oro y por las joyas, puso al niño en el
piso y empezó a juntar,
ansiosamente, todo lo que podía en
su delantal.
La voz misteriosa habló nuevamente.
" Tienes solo ocho minutos "
Agotados los ocho minutos, la mujer
cargada de oro y piedras preciosas,
corrió hacia fuera de la caverna y la
puerta se cerró... recordó, entonces, que
el niño quedó allá y la puerta estaba
cerrada para siempre.
La riqueza duro poco y la desesperación,
siempre.
Lo mismo ocurre, a veces, con nosotros.
Tenemos unos 80 años para vivir en
este mundo, y una voz siempre nos
advierte: "¡No te olvides de lo principal!"
Gracias…