Como Optimizar el Uso del Tiempo

“Gente con Ideas”
COMO OPTIMIZAR …….
……………EL USO DEL TIEMPO
¿QUÉ ES EL TIEMPO?
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Es una construcción del intelecto humano que ordena
y sincroniza la vida en sociedad , Lo utilizamos para
medir , comprobar y expresar cambios
Todo gira en torno al tiempo
CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO
• UNIVERSAL: El tiempo esta distribuido en forma igualitaria . Todos
disponemos de la misma cantidad de tiempo.
• INVARIABLE: El tiempo transcurre a un ritmo constante. El tiempo no vuela
o se arrastra con lentitud , aunque a veces parezca que lo hace.
• LIBRE: El tiempo no se puede almacenar. Se consume de un modo u otro.
Si no se planifica adecuadamente se puede desperdiciar
• IRRECUPERABLE: Su uso no se puede posponer.
• INDIVISIBLE: El tiempo y la vida son inseparables , cada pensamiento, cada
sentimiento y cada acción requiere tiempo.
“SOMOS LO QUE
HACEMOS DÍA A DÍA.
DE MODO QUE LA
EXCELENCIA NO ES UN
ACTO, SINO UN HÁBITO”
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Aristóteles
¿QUIEN ADMINISTRA A QUIEN?
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365 días
EL TIEMPO QUE
DISPONEMOS
1 AÑO
8760 horas
525.600 minutos
31.536.000 segundos
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¿QUÉ SIGNIFICA SABER ADMINISTRAR EL TIEMPO?
Tener un control de los eventos de nuestra vida.
¿PORQUÉ ES IMPORTANTE REALIZAR UN ADECUADO
MANEJO DEL TIEMPO?
• Para obtener mayor productividad.
•Para lograr mayores satisfacciones y
tener paz con uno mismo.
LADRONES DE TIEMPO
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 El primer paso debería ser entonces preguntarnos cuáles
son los malos hábitos que se roban nuestro tiempo:
a) Conversaciones innecesarias o mas de la cuenta
b) Lentitud mental y física
Napoleón dijo alguna vez:
“Hay ladrones a los que no se
c) Llegadas tardías
castiga, pero que roban lo más
d) El Celular
preciado: el tiempo”.
e) Demasiado tiempo para comer
f) Interrupciones
 Drucker cita entre las grandes causas:
A) La mala organización,
B) La información deficiente
C) No saber trabajar en equipo
SOBRE EL TIEMPO……….
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• El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.
• Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo
lo estás gastando actualmente.
• Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado.
• El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusión que resulta de
administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena administración.
• Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación, desorden, indecisión,
perder de vista los objetivos y confundir lo importante con lo urgente.
SOBRE EL TIEMPO……..
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• La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.
• La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El
trabajo en equipo implica coordinación de actividades, ayuda mutua y
sincronización. Administrar el tiempo es mucho más sencillo y efectivo cuando se
practica en toda la organización.
• Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay que
preocuparse más por trabajar inteligentemente, que arduamente.
• El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que
aumenta su nivel jerárquico.
• Todo ejecutivo debe planear períodos de concentración ininterrumpida.
CONSEJOS PRÁCTICOS
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LLEVAR UNA PROGRAMACION puede ayudar y mucho: ser esclavos de la ruta en
un buen sentido:“ lo que no está en ella, no existe”.
PROGRAME EN BASE AL TERRITORIO
LLEVAR UN REGISTRO DE NUESTRO USO DEL TIEMPO, analizar periódicamente
como estamos usando el tiempo.
ELIMINAR TODAS AQUELLAS TAREAS QUE NO AGREGAN VALOR, todos
participamos de actividades que sentimos innecesarias. Pero si no nos detenemos a
observarlas detenidamente muchas veces no nos percatamos de esto
TRABAJO EN EQUIPO aquello que entre todos se pueda hacer de manera
coordinada es clave para gestionar el tiempo.
EXISTEN ACTIVIDADES QUE PERMITEN INTEGRAR ACTIVIDADES Y DUPLICAR
EL TIEMPO..
SER PROACTIVO, TENER INICIATIVA
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QUE ES PROGRAMAR ?
¿QUÉ ES?
• Es predeterminar el curso de los eventos.
• Decidir con anticipación las acciones y sus
circunstancias.
¿PARA QUÉ SIRVE?
• Hace más eficiente el proceso.
• Corrobora su viabilidad.
OTROS BENEFICIOS DE LA PROGRAMACIÓN
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 Anticipa y reduce el impacto de una crisis.
 Genera la emergencia de alternativas y planes de
contingencia.
 Ahorra recursos.
 Hace que lo imprevisto no lo sea tanto.
 Alivia tensiones.
 Invertir en planificación es ahorrar en ejecución.
CONDUCTAS QUE FAVORECEN
LA PLANIFICACIÓN
• Revisión de objetivos anuales por rol.
• Programación semanal en agenda.
• Adaptación diaria.
• Flexibilidad.
• Saber decir “no”.
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LA MATRIZ DEL TIEMPO
Urgente
Crisis.
Imprevistos.
Trabajos contra
reloj.
No urgente
Preparación.
Prevención.
Clarificación de
valores.
Construcción de
relaciones.
Interrupciones.
Actividades “escape”
Informes, reuniones,
etc. innecesarios.
Corrrespondencia
irrelevante.
Asuntos menores.
Trabajo minucioso.
TV en exceso.
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COMO OCUPAR ''TIEMPO MUERTO''
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En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual ha
comprometido su tiempo.
Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y
resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico.
ROSS WEBBER NOS COMENTA:
“Uno de los mejores administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su
portafolios:
•Folder Beige que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar.
•Folder Rojo que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas,
procedimientos, etc.
•Folder azul que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la
carpeta azul.
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EL PROCESO DE 6 PASOS PARA LA CORRECTA
ADMINISTRACIÓN PERSONAL
1 - Definición de la Misión personal/profesional
2 - Identificación de los roles más importantes
3 - Metas a alcanzar en cada rol
4 - Planificación semanal
5 - Cumplir con lo planificado, ejercitar la integridad
6 – Evaluación Semanal
AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO
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EJERCICIO
Todos contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas las tuyas?
A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada
punto.
•Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.
–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
•Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.
–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
•Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en ese orden.
–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
•Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas.
–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO
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EJERCICIO
•Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo
inesperado.
–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
•Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
•Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo
sobre ella.
–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
•Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.
–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
•Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a
asuntos pendientes.
–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO
EJERCICIO
•En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones.
–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
•Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.
–4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre
•Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.
–4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre
•Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.
–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
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AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO
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Puntuación
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado será
el siguiente:
–Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.
–Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.
–Entre 37 y 44: Muy bien.
–Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.
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"TIME IS MONEY"
Benjamin Franklin