Los ladrones del tiempo

LOS LADRONES
DEL TIEMPO
CARMEN TORAL MORENO
Psicóloga industrial y social
Formadora de Pitagora
H
ay ladrones a los que no se
castiga pero nos roban lo
más preciado: el tiempo. Esta reflexión ya nos la transmitía
Napoleón Bonaparte.
de trabajo, no saber decir que
postergar de forma continua
terminadas tareas, trabajar
pausas para reponer fuerzas,
sencia de delegación etc.
Una adecuada gestión del tiempo
se basa en tener en cuenta diversos aspectos: objetivos claros,
técnicas de priorización y de planificación y por supuesto, el control
de los llamados ladrones del tiempo
o cronófagos.
Tendemos a pensar que las causas
siempre vienen de fuera, de las circunstancias y de otras personas
que son las que nos hacen perder
el tiempo, no obstante lo importante no es tanto la causa que cómo
nosotros la gestionamos y resolvemos. Por ejemplo: me pueden
llamar en un momento en el que
estoy concentrado/a en un asunto
prioritario, pero al final decido yo si
atiendo la llamada o no y la duración de la misma.
Los ladrones del tiempo hacen referencia a todas aquellas situaciones
que nos absorben una parte importante de nuestro tiempo de trabajo,
impidiéndonos mantenernos centrados en nuestros objetivos y planificación.
Los ladrones del tiempo más comunes suelen ser el teléfono con
llamadas imprevistas o triviales,
compañeros o colaboradores que
entran a exponer sus problemas o
a charlar, reuniones que se alargan
hasta el infinito con ausencia del
orden del día y alguien que actúe
como moderador, el hábito de comenzar varias tareas y no terminar
ninguna, el correo electrónico, la
falta de archivo y orden en la mesa
no,
desin
au-
Podemos clasificar las principales
pérdidas de tiempo en dos grandes
categorías o barreras:
1. Barreras provocadas internamente, es decir, basadas en
nuestros
comportamientos,
que requieren romper con determinados hábitos o rutinas
como por ejemplo puede ser la
costumbre de aplazar continuamente determinados cometidos, no saber decir que no, la
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Los ladrones del tiempo
indecisión crónica o la tendencia a trabajar de forma perfeccionista.
2. Barreras debidas a causas
externas que son factores molestos que se pueden corregir
como las visitas inoportunas, la
gestión del correo electrónico o
las interrupciones telefónicas.
Como pautas generales frente a
un ladrón habitual como es el
teléfono señalamos las siguientes:
 Delegar, si es posible, las lla-
madas triviales y limitar el
número de personas que conozcan nuestro número directo o extensión.
 Poner un límite de tiempo a
las llamadas telefónicas. En
cuanto se resuelva el motivo
de la llamada, hacérselo saber al interlocutor (nada más
por mí parte o ¿necesitas algo
más?).
 Publicitar sobre las horas en
las que tenemos una mayor
disponibilidad.
 Agrupar las llamadas por bloques a lo largo de la jornada.

de llamar, preguntarnos si la
llamada es realmente necesaria.
Evitar el “peloteo telefónico”
(te llamé y no estabas, cuando tú me llamaste yo ya había
salido, volví a llamar y estabas reunido...).
 Definir el objetivo que preten-
 Tratar de informarnos de la
 Aunque parezca obvio, antes
demos alcanzar con cada llamada. Ir siempre al grano.
 Tomar la iniciativa, es mejor
llamar que ser llamado, así
podemos escoger el momento
que mejor nos conviene.
horas más oportunas para
llamar a nuestros interlocutores y evitar las pérdidas de
tiempo que supone intentar
contactar por ejemplo en varios momentos a lo largo del
día.
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 Establecer periodos de inco-
municación (si es posible) y
hacer que se respeten para
poder concentrarnos en tareas
que requieran una importante
capacidad de concentración.
En el artículo de próximo mes
de enero, comentaremos nuevas ideas para controlar otros
ladrones del tiempo (interrupciones, correo electrónico, ser
excesivamente optimistas en
calcular la duración de tareas,
etc.) que forman parte de muchas realidades laborales.
PROPUESTAS FORMATIVAS
ADAPTADAS A LAS
NECESIDADES DE CADA
EMPRESA:

La gestión del tiempo de
trabajo.

Técnicas de planificación y
priorización.

Control de los ladrones del
tiempo externos e internos.

Saber delegar.

Herramientas para la conciliación de la vida personal,
familiar y profesional.

Control del estrés laboral.
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lo dispuesto en el artículo 534 bis del Código Penal. © Carmen Toral Moreno. 2009
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