UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR Manual Práctico de Protocolo y Ceremonial de la Universidad de El Salvador Ciudad Universitaria, mayo de 2015 Aprobado mediante el Acuerdo No. 013-2013-2015- E (IV-1.3) del Consejo Superior Universitario en Sesión Extraordinaria del 30 de octubre de 2014 Manual Práctico de Protocolo y Ceremonial de la Universidad de El Salvador 1ª Edición Mayo, 2015 Diseño e impresión: Imprenta Universitaria - UES Fotografías: Secretaría de Comunicaciones Autoridades Universitarias Ingeniero Mario Roberto Nieto Lovo Rector Ingeniero Agrónomo Nelson Bernabé Granados Alvarado Presidente de la AGU Maestra Ana María Glower de Alvarado Vicerrectora Académica Maestro Óscar Noé Navarrete Vicerrector Administrativo Doctora Ana Leticia de Amaya Secretaria General Licenciado Francisco Cruz Letona Fiscal Licenciada Claudia María Melgar de Zambrana Defensora de los Derechos Universitarios Contenido Presentación del manual............................................................................7 1. Reseña de la Universidad de El Salvador..............................................9 2. Actos solemnes, académicos y precedencias universitarias................10 3. Conceptos básicos.............................................................................11 4. Legislación sobre protocolo................................................................12 5. Precedencia y presidencia..................................................................17 Reglas de la precedencia....................................................................18 Criterios para establecer la precedencia.............................................19 La precedencia y jerarquía de las autoridades universitarias................20 Establecimiento de precedencias en actos universitarios....................23 6. Tipos de ceremonias y actos universitarios.........................................26 7. Tratamiento y uso de himnos, banderas, escudos y estandartes........32 8. Comunicación escrita. Las relaciones interinstitucionales e internacionales....................................................................................34 Tipos de correspondencia en el campo de las relaciones Nacionales e Internacionales...............................................................35 Recomendaciones para la comunicación oficial..................................37 9. Organización de los Actos Universitarios.............................................38 Actividades claves para eventos con resultados exitosos:...................39 Recomendaciones para Coordinadores de eventos:...........................41 10. Etiqueta y buenas costumbres..........................................................45 Reglas de uso común como anfitrión..................................................45 Reglas de uso común como invitado..................................................47 La importancia de los buenos modales...............................................48 El vestuario, la presentación personal.................................................48 Etiqueta en la mesa, comidas y reuniones de cortesía........................50 Glosario ...........................................................................................56 Bibliografía consultada.............................................................................58 Anexos ...........................................................................................62 Anexo nº 1. Resumen de vocativos/tratamientos internacionales........62 Anexo n° 2. Consejos útiles para un orador........................................63 Anexo nº 3. Juramento de nuevos profesionales.................................64 Anexo nº 4. Utensilios en la mesa y maneras de asir los cubiertos............................................................................65 Anexo nº 5. Tipos de copas................................................................66 Presentación del manual La Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales, presenta este “Manual Práctico de Protocolo y Ceremonial de la Universidad de El Salvador”, elaborado con el objetivo de proporcionar una guía práctica y asesoría idónea a funcionarios que participan en ceremonias públicas, responsables de coordinar, dirigir y planificar eventos y ceremonias de carácter solemne, oficial o académico. Esta primera publicación, realizada después 174 años de vida de la única y primera universidad estatal de El Salvador ha sido el esfuerzo de varios años por recopilar respuestas a consultas permanentes que esta Unidad recibe de parte de Facultades, Unidades de Oficinas Centrales. El documento fue elaborado en el 2011 por Ana Sagrario Rosales y Karla Marina Velázquez, estudiantes en servicio social de la Licenciatura en Relaciones Internacionales; supervisadas por la maestra Nelly Yohana Cuellar de Yamagiwa; Gestora de Cooperación Internacional. La primera revisión se realizó en el 2014 por la maestra Janete Bulnes, Coordinadora de Cooperación Internacional y Proyectos, quién dirigió el servicio social de las estudiantes María Elena Montano y Karen Denisse López, de la Licenciatura en Relaciones Internacionales. La publicación de este documento fue solicitada por la Señora Vicerrectora Académica, maestra Ana María Glower de Alvarado. Con este esfuerzo se intenta introducir una práctica continua con elementos al alcance de toda la comunidad universitaria. Su ámbito de aplicación se extiende a todas las personas de Órganos de gobierno, autoridades, jefaturas y funcionarios; docentes, investigadores, estudiantes, incluyendo personal administrativo y de servicio. 7 Principios que se reconocen en el marco del protocolo universitario: •Igualdad, • Respeto a la jerarquía, • Universalidad de la cortesía, buenas costumbres y trato, • Uniformidad y solemnidad, •Calidad. La importancia de este Manual para la vida institucional se ve desde varias perspectivas: la primera DOCTRINARIA, brindando cohesión, comprensión y solemnidad a los actos académicos y no académicos como: graduación, juramentación y toma de posesión de sus autoridades, reconocimientos honoríficos, foros, talleres, recepciones con Cuerpo diplomático entre otros. ORGANIZACIONAL, fijando pautas para un orden que disminuya dudas y conflictos en materia de precedencia de acuerdo a los criterios de rango y cargos. En definitiva, no discrimina persona, hace merito a logros, rango y cargo que se ostenta. Este manual, parte de la observancia de la Ley de Ceremonial Diplomático de la República de El Salvador, por el que se aprueba el Reglamento General de Precedencias del Estado, texto básico de aplicación a los actos oficiales organizados por las Administraciones públicas; acata la Ley de Símbolos Patrios, la Ley Orgánica de la Universidad de El Salvador relativa a nombramientos de autoridades, su función, estructura y organigrama. Por otra parte retoma aportes del protocolo universitario en España, Chile, Perú, Argentina. 8 1. Reseña de la Universidad de El Salvador1 La Universidad de El Salvador fue fundada el 16 de febrero de 1841. La UES inició sus actividades hasta 1843. Su Campus central, está ubicado en la ciudad de San Salvador; hasta el 2014 cuenta con tres sedes, con proyección de crecimiento en otras sedes. La Universidad de El Salvador se articuló bajo conductas estandarizadas, roles y normas acorde con su naturaleza y fines. De tal manera, que en las manifestaciones y en su simbología se emblema con su forma particular de ser y existir, es ahí donde se encuentra el origen del protocolo y ceremonial universitario. Misión, institución en nuestro país eminentemente académica, rectora de la Educación Superior, formadora de profesionales con valores éticos firmes, garante del desarrollo, de la ciencia, el arte, la cultura y el deporte. Crítica de la realidad, con capacidad de proponer soluciones a los problemas nacionales a través de la investigación filosófica, científica artística y tecnológica; de carácter universal. Visión, ser una universidad transformadora de la Educación Superior y desempeñar un papel protagónico relevante, en la transformación de la conciencia crítica y propositiva de la sociedad salvadoreña, con liderazgo en la innovación educativa y excelencia académica, a través de la integración de las funciones básicas de la universidad: docencia, investigación y la proyección social. 1 Página Oficial de la Universidad de El Salvador: http://www.ues.edu.sv/. 9 2. Actos solemnes, académicos y precedencias universitarias El desarrollo de las buenas prácticas y modales define el contacto entre las personas a lo largo del tiempo. El protocolo es la combinación de buenos modales y la utilización del sentido común en el trato, este solamente puede desarrollarse entre personas, que a su vez establecen según sus costumbres y tradiciones la esencia y riqueza de las relaciones humanas. El protocolo con su capacidad para renovarse, mejorarse e instaurarse en cualquier contexto no es estático y se ve enriquecida por el origen de las personas. Aun así antiquísimas pautas de cortesía, buen trato y decoro en ceremonias nos han permitido, como instituciones y organizaciones; posicionar nuestra imagen de prestigio, rectitud y calidad. La Universidad de El Salvador (UES) es una institución de educación superior de prestigio nacional e internacional, de carácter autónoma se involucra en numerosas relaciones con otras entidades. Actualmente, la Universidad no cuenta con una regulación de sus actos académicos solemnes, así como otros actos, también de naturaleza académica, la Universidad en la celebración de sus actos invita a distintas personalidades y recibe autoridades nacionales e internacionales que merecen respeto y dignidad y que debe expresarse en pautas de protocolo y ceremonial universitario. 10 3. Conceptos básicos PROTOCOLO: El protocolo es un reglamento o una serie de instrucciones que se fijan por tradición o por convenio que establece como se debe actuar en ciertos procedimientos. Es decir, el Protocolo establece las normas, decretos y reglamentaciones que deberán observarse en el ceremonial. CEREMONIAL: Es el conjunto de reglas que se establecen para determinar el modus-operandi de actos públicos y solemnes que hayan sido previamente normados. La finalidad de esta ceremonia lleva siempre una honda significación en el campo institucional y amerita la aplicación de reglas fijas, lo que evita confusión y disgusto, favoreciendo el ahorro de tiempo y la eficiencia, ayudando a mantener la imagen de la Institución ante la sociedad. (Cita: Gómez y Visla, 1989: Pág. 217) ETIQUETA: Es el ceremonial de los estilos, usos y costumbre que deben observarse en todos los actos y ceremonias públicas y solemnes, como así también en las manifestaciones externas de la vida social. Por ello, la etiqueta está relacionada con el saber ser, el saber estar en cualquier situación. 11 4. Legislación sobre protocolo Convención de Viena sobre las Relaciones Diplomáticas La diplomacia moderna, se inicia con la Convención de Viena de 1961, sobre las Relaciones Diplomáticas, que a su vez es un resultado de diferentes eventos históricos en la diplomacia. Es la base que rige las relaciones diplomáticas y “uno de los documentos más importantes del Derecho diplomático actual” (Cita: Lescure y Vizor: op. Cit., pág. 27) En síntesis, el conocimiento de la misma describe la dinámica de las relaciones entre los Estados y explicación de la estructura de las misiones diplomáticas, las funciones, los rangos de sus funcionarios, las inmunidades, el manejo de los archivos, inmunidades y privilegios de los funcionarios diplomáticos, entre otros. Ley del Ceremonial Diplomático de la República de El Salvador La Ley del Ceremonial Diplomático, en la cual se recogen un conjunto de normas que deben tomarse como referencia en las relaciones diplomáticas de la República de El Salvador. En ella se plantean los criterios y precedencias generales que han de seguirse en la realización de actos de carácter oficial, enfatizando lo gubernamental, de conformidad con lo establecido en su artículo 1 que dice: “Art. 1.- La Dirección General de Protocolo y Ordenes del Ministerio de Relaciones Exteriores es la instancia de enlace y comunicación entre el Cuerpo Diplomático acreditado en el país y el Gobierno 12 de la República. Es la fuente de información para los Diplomáticos y Autoridades Nacionales y a él se comunicarán Embajadas, Consulados, Organismos Internacionales y los distintos Órganos del Estado e Instituciones de Gobierno, en todo lo relativo a consultas sobre Ceremonial, Protocolo y Etiqueta. Asimismo es la entidad gubernamental encargada del Protocolo de Estado para lo cual planificará, coordinará, ejecutará y supervisará el buen desarrollo de los actos públicos oficiales donde participe el Presidente Constitucional de la República, el Ministro de Relaciones Exteriores y el Cuerpo Diplomático acreditado. Esta Dirección General llevará un listado detallado del Cuerpo Diplomático y Consular acreditados y de las dependencias gubernamentales, y anotará todos los cambios que ocurran dentro de los mismos, emitiendo la respectiva Guía Diplomática y Consular debiendo distribuirla a las Instancias correspondientes en forma periódica. Asimismo, velará que las Autoridades Nacionales presten las debidas cortesías a los Diplomáticos durante su gestión en el país y observen en todos los casos las normas elementales de cortesía y ceremonial incluidas en la presente Ley”. Jerarquías a nivel Nacional La Ley del Ceremonial Diplomático de la República El Salvador, en su capítulo XII establece el orden de las precedencias para funcionarios nacionales, tanto civiles como militares, en las ceremonias y fiestas públicas como es en caso de tomas de posesión de cargos (como por ejemplo, la toma de posesión de la presidencia de un país, nombramientos de diplomáticos, etc.), y cualquier otro tipo de relaciones oficiales entre los funcionarios, como por ejemplo visitas a otros países, entregas de premios, inauguración de obras, visitas de embajadores, etc. 13 El orden de las precedencias de carácter Nacional, según el artículo 62 de la Ley del Ceremonial Diplomático es: Presidente Constitucional de la República; Presidente de la Asamblea Legislativa; Presidente de la Corte Suprema de Justicia; Vicepresidente de la República; Directivos y Diputados de la Asamblea Legislativa; Diputados de la República de El Salvador al Parlamento Centroamericano; Designados a la Presidencia de la República; Magistrados de la Cortes Suprema de Justicia; Presidente de la Corte de Cuentas de la República; Presidente del Tribunal Supremo Electoral; Fiscal General de la República; Procurador General de la República; Procurador para la Defensa de los Derechos Humanos; Presidente del Consejo Nacional de la Judicatura; Magistrados del Tribunal Supremo Electoral; Magistrados de la Corte de Cuentas de la República; Miembros del Consejo Nacional de la Judicatura; Alcalde Municipal de San Salvador; Ministros y Viceministros de Estado; Secretarios de la Presidencia de la República; Ex-Presidentes de los tres Órganos del Estado; Presidente del Banco Central de Reserva de El Salvador; Gobernador Político Departamental de San Salvador; Jefe del Estado Mayor Conjunto de la Fuerza Armada; Director General de la Policía Nacional Civil; Director General de Protocolo y Órdenes; Presidentes de Instituciones Oficiales Autónomas; Embajadores del Servicio Exterior Salvadoreño. 14 Universidad de El Salvador Precedencias en las Carteras de Estado De acuerdo al Reglamento Interno del Órgano Legislativo según el Art. 14. Los Ministros son independientes en el desempeño de sus funciones y cuando se encontraren reunidos, tendrán la precedencia a que se refieren los Arts. 28 y 29 de ese Reglamento: Art. 28. Para la gestión de los negocios públicos habrá las siguientes Secretarías de Estado o Ministerios: MINISTERIOS Ministerio de Relaciones Exteriores; Ministerio de Gobernación; Ministerio de Justicia y Seguridad Pública; Ministerio de Hacienda; Ministerio de Economía; Ministerio de Educación; Ministerio de la Defensa Nacional; Ministerio de Trabajo y Previsión Social; Ministerio de Agricultura y Ganadería; Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social; Ministerio de Obras Públicas; Transporte y de Vivienda y Desarrollo Urbano; Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales; Ministerio de Turismo. Art. 29. El orden señalado en el artículo anterior establece la precedencia de Ministros y Viceministros de Estado. Tratamiento internacional de funcionarios: Art. 109. Los Agentes Diplomáticos acreditados ante el Gobierno de El Salvador, al dirigirse a los funcionarios salvadoreños les darán el ordenamiento siguiente: •A los Presidentes de los Órganos del Estado, Vicepresidente de la República y a los Ministros de Estado, el de Excelencia. 15 •A los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, el que les corresponda según la equivalencia especificada en el Artículo 43 de la Ley de Ceremonial. • A los Embajadores, Enviados Extraordinarios y Ministros Plenipotenciarios, el de Excelencia. • A los Ministros Consejeros, Consejeros, Secretarios y Agregados, el de Señoría. • Las denominaciones de Excelentísimo y Honorable son equivalentes a los anteriores, en su orden. Será de absoluto rigor este tratamiento en la correspondencia oficial intercambiada entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y las Misiones Diplomáticas. Para dirigirse en la Universidad de El Salvador a funcionarios con reconocimientos internacionales y/o doctorados de honor, se dará créditos de honorable, respetable, según convenga. Se Usarán tratamientos internacionales en ceremonias, reuniones y visitas de gran trascendencia institucional, siempre acordando dichos tratamientos con su entidad de origen. Ley de Símbolos Patrios La Ley de Símbolos Patrios realza la importancia de nuestros símbolos patrios. Para que el respeto a los mismos se perpetué a través de las generaciones presentes y futuras se exalten los valores nacionales y con orgullo, se dé a demostrar en las naciones del mundo nuestra identidad y la historia de la República de El Salvador. 16 5. Precedencia y Presidencia2 Presidencia: Mayor honor en un acto. Indica quién ha de dirigir ese acto a lo largo de su desarrollo. Las presidencias son unipersonales y siempre son impares. Aquí también se admite la cesión a favor de quien ostente el mayor cargo. Precedencia: La regla de precedencia es aquella por la cual se reconoce y asigna a una jerarquía la primacía sobre otra. Es sin duda, la más antigua de las normas que rigen el Ceremonial. De tal manera que se trata de la preeminencia o preferencia en el lugar y asiento, y en los actos honoríficos, determinando el orden o jerarquía de una persona y/o Estado sobre otra. “El anfitrión no sede la presidencia, salvo excepción en el protocolo.” “La precedencia se establece por el cargo que la persona ostenta, jamás se delega.” 2 Pedrotti, Guillermo José: Apuntes Ceremonial y Protocolo. Doc.pdf, pág.6. 17 REGLAS DE LA PRECEDENCIA Regla del centro métrico o punto cero Supone que el anfitrión, o quien ocupe su lugar, debe ser ubicado siempre en el centro métrico del lugar (muro, palco, mesa, estrado, etc.), que presida cualquier tipo de ceremonia. Se establece nombrándolo como “0” ya que a partir de él se comenzará a aplicar la precedencia. La regla reconoce una sola excepción: cuando el acto es presidido por el Presidente de la Nación, el anfitrión debe ceder a éste el punto métrico, es por deferencia o cortesía, sus asesores de protocolo deben conocer la excepción. Regla de la derecha En base al orden de precedencia se establece que el lugar de honor es el de la derecha del anfitrión, es decir, el centro métrico de un lugar. Será necesario aclarar que se considera derecha ceremonial, a la derecha del punto métrico, es decir, a la izquierda del espectador. Según este principio, si el sitio de honor está situado en el sitio central, respetando este principio, el sitio de más jerarquía debe situarse a su izquierda (para que quede a su derecha el sitio de Honor)”3. Se debe considerar que el foco de atención y “el lugar más importante” es el centro, el segundo es la derecha de éste (izquierda del espectador)4 3 Principio de la derecha. La norma de la derecha. Sitio de honor. http://www.protocolo.org/ceremonial/presidencias_y_precedencias/principio_de_la_ derecha_la_norma_de_la_derecha_sitio_de_honor.html. 4 Explica la ubicación de una mesa para seis personas (los expertos recomiendan que más de siete miembros hace perder la elegancia en una mesa de honor), siguiendo la ley de la derecha y alternando los números según precedencia. 18 Regla de la izquierda o proximidad Ésta es la última regla que complementa a la del centro métrico. Dispone que la persona que ocupe el tercer lugar de importancia, esto es, después del anfitrión y del invitado de honor, se ubique a la izquierda del centro métrico. El valor de la izquierda o proximidad está dado por la posibilidad de ubicar a las autoridades sucesivamente de derecha a izquierda del anfitrión. CRITERIOS PARA ESTABLECER LA PRECEDENCIA ORDEN LATERAL Cuando varias personas están sentadas, paradas o caminando en la misma línea, el lugar de preferencia es el de la extrema derecha. ORDEN LINEAL Se da cuando las personas caminan una detrás de la otra, la de mayor jerarquía encabezará la línea, seguida por las otras, que lo harán en el orden de precedencia que les corresponda. La excepción se produce en las procesiones religiosas en las que el lugar de honor es el último. ORDEN ALFABÉTICO Según nombre o institución/ministerio de acuerdo al tipo de evento. Se aplica como método de precedencia cuando se encuentren presentes un grupo de personas de igual rango o posición. 19 ORDEN DE ANTIGÜEDAD Se utiliza en las universidades según su fecha de fundación; en mismo trato es para las escuelas o disciplinas. Con diplomáticos, según fecha en que presentaron cartas; rangos militares, dignatarios eclesiásticos al país en donde se realiza el acto. ORDEN NUMERAL Se utiliza para determinar precedencias de bloques legislativos; en caso de igual número de miembros, se aplica el criterio de antigüedad en el cuerpo legislativo. ANALOGÍA DE FUNCIONES Cuando no se puede determinar la precedencia de una persona, se le otorga una ubicación por analogías de funciones, tomando como indicativo el orden de precedencia nacional o institucional. LA PRECEDENCIA Y JERARQUÍA DE LAS AUTORIDADES UNIVERSITARIAS. En el marco del respeto a la norma internacional y jurisprudencia salvadoreña, la Universidad de El Salvador se ceñirá a la norma diplomática y reglas de protocolo y etiqueta en eventos públicos. En eventos académicos dentro de la Universidad de El Salvador se establecerá el ordenamiento legal universitario. Atendiendo a lo establecido en la Ley Orgánica, Reglamento General de la Ley Orgánica, las máximas autoridades en la Universidad de El Salvador sería el orden siguiente: El Rector (Art. 11 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Universidad de El Salvador: “El Rector, es el máximo funcionario ejecutivo y Representante Legal de la Universidad. El personal administrativo de las Oficinas Centrales estará bajo su dependencia jerárquica, y funcionalmente dependerá del jefe 20 inmediato respectivo. Como máximo funcionario ejecutivo de la Universidad, será el responsable de la conducción unificada de la Institución, integrando y coordinando a los Vicerrectores Académico y Administrativo en un equipo de dirección”. El Reglamento General de la Ley Orgánica de la Universidad de El Salvador, en su Sección Séptima titulada “Estructura Ejecutiva y Evaluación”, establece en el Art. 30: “La estructura ejecutiva a nivel central estará conformada por: a)La Rectoría; b)Las Vicerrectorías; y c) Las Secretarías, Gerencia y subgerencias, la Unidad Financiera Institucional, Direcciones y Departamentos”. Al momento de establecer precedencias en actos o ceremonias realizadas al interior de Facultades, la precedencia es la del Art. 34 del Reglamento General de la Ley Orgánica de la Universidad de El Salvador, (Cap. IV del Gobierno de las Facultades): Son órganos de las Facultades: 1. Órganos de gobierno: a) La Junta Directiva; y b) El Decano; 2- Funcionarios ejecutivos: a) El Vice Decano. 3- Organismos asesores: a) La Asamblea del Personal Académico; b) El Comité Técnico Asesor; y c) Los contemplados en el Reglamento de la Facultad. 4- Funcionarios auxiliares: a) El Secretario de la Facultad En el Gobierno de las Facultades, los Directores de Escuelas y Departamentos, constituyen al Comité Técnico Asesor de la Junta Directiva (Art. 29, Ley Orgánica de la Universidad de El Salvador. 21 En la Universidad de El Salvador, para determinar la precedencia de las autoridades hay que citar el Art. 12 de la Ley, establece que: “El gobierno de la Universidad, dentro de los límites de su respectiva competencia, será ejercido por la Asamblea General Universitaria, El Consejo Superior Universitario y el Rector. El gobierno de las Facultades será ejercido, dentro de los límites de su respectiva competencia, por la Junta Directiva y el Decano”. Retomando el Reglamento General de la Ley Orgánica de la Universidad de El Salvador y para efectos de este Manual, se considera autoridad de primera categoría a los funcionarios según el siguiente orden. Rector, según art. 30 literal, a); el funcionario que preside la Asamblea General Universitaria, como Órgano de Gobierno según su art. 12; los vicerrectores según art. 30 literal b) y Secretario General, según art. 24. Se considera autoridad de segunda categoría a funcionarios según el siguiente orden: Fiscal General Universitario, según art. 36; Defensoría de Derechos Universitarios según art. 62, Decanos y Vicedecanos según art. 31 de la misma ley. Se considera autoridad de tercera categoría a demás miembros del CSU, AGU y por otra parte; las Secretarías, Unidad Financiera Institucional jefaturas y, finalmente, Juntas Directivas de facultades, Comités Técnicos asesores y los funcionarios con el cargo de Secretario de facultad. 22 Fac. de Jurisprudencia y Ciencias Sociales (1841) Fac. de Medicina (1847) PRECEDENCIAS DE FACULTADES (orden de antigüedad) Fac. Química y Farmacia (1850) Fac. de Odontología (1899) Fac. de Ciencias Económicas (1946) Fac. de Ciencias y Humanidades (1948) Fac. de Ciencias Agronómicas (1964) Fac. Multidisciplinaria de Occidente (1965) Fac. Ingeniería y Arquitectura (1966) Fac. Multidisciplinaria Oriental (1966) Fac. Multidisciplinaria Paracentral (1989) Fac. Ciencias Naturales y Matemática (1991) Precendencia de Secretarías (analogía de funciones) 23 ESTABLECIMIENTO DE PRECEDENCIAS EN ACTOS UNIVERSITARIOS •Las precedencias se organizan según tipo de ceremonia, objetivo e invitado. Para evitar conflictos y disgustos, el criterio establecido debe quedar escrito previamente como prueba de dicha organización. Dicho criterio debe ser institucional y no personal. • En un evento público organizado fuera de las instalaciones universitarias en donde participe el rector de la Universidad de El Salvador y funcionarios de alto rango según la Ley del Ceremonial Diplomático de la República de El Salvador, un funcionario de menor categoría no tendrá precedencia. • En un evento público de índole institucional, dentro de las instalaciones universitarias, organizado por mandato del rector de la Universidad y con incidencia en Oficinas de Unidades Centrales, Facultades u Organismos de Gobierno; un funcionario de menor categoría podrá tener precedencia en la mesa de honor, siempre por mandato del rector. • En un evento de impacto nacional, dentro de las instalaciones universitarias y organizadas en coordinación con otras entidades públicas, privadas o de la sociedad nacional o internacional, un funcionario de menor categoría podría tener precedencia en la mesa de honor; a menos que haya un funcionario público de alto rango, según lo establecido en la legislación nacional. •En un evento universitario en donde participe una personalidad internacional tendrá precedencia únicamente la persona con el más alto cargo de una misma embajada, organismo, misión, cooperante o universidad extranjera. • Los miembros de honor no podrán exceder el número de 5-7 personas, en caso otras personalidades asistan se posicionarán a los funcionarios de más alto nivel vinculados al evento o temática. • En caso de facultades, el orden de precedencia será la de su fecha oficial de fundación. •En un evento de facultad, dentro de la Universidad de El Salvador el Decano tendrá la segunda precedencia a menos que haya un funcionario público de alto rango, según lo establecido en legislación nacional. En caso el rector no esté presente, el Decano ostentará la primera precedencia. El acto académico no requiere un protocolo igual al evento público. 24 • En un evento en la Universidad de El Salvador, toda autoridad de primera categoría tendrá mención honorífica aunque no siempre forme parte de la mesa de honor. • A fin de resguardar el orden y respeto a jerarquía de invitados, en eventos públicos con participación de la comunidad universitaria, se aplicará principios de precedencia en la mesa de honor y lugar privilegiado a invitados de honor. •Privilegio a la puntualidad, las reglas y criterios de precedencia, no se aplicarán con invitados después de 30 minutos de la hora de llamada. •Por respeto a la autoridad, durante reuniones con funcionarios de gobierno y misiones diplomáticas, el anfitrión será quien seda la palabra. • En eventos con funcionarios internacionales y de Gobierno de alto nivel, se solicitará asesoría a la Dirección de Protocolo y Órdenes, Ministerio de Relaciones Exteriores, en caso ausencia lo hará la Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales preparando e informando sobre precedencias. 25 6. Tipos de ceremonias y actos universitarios Todo acto o ceremonia, transmite un mensaje académico, científico, tecnológico, cultural o deportivo, cuyos rasgos conforman la imagen institucional, su visión, misión, valores, filosofía, política y objetivos. Asimismo, requiere de ciertas formalidades para su organización y desarrollo, a fin de otorgarle la solemnidad inherente a su propio carácter y naturaleza. La esencia de una ceremonia estará determinada por el motivo que la origina, evento que se celebra y jerarquía de las personas concurrentes. Son actos de gran formalidad, los presididos por el Rector y presidente de la Asamblea General Universitaria. Diferencias entre acto, evento y ceremonia: ACTO Una clase en la Universidad es un acto, no un evento. EVENTO No siempre requiere protocolo. Solamente sí es público. La presentación de un libro no ordena a los asistentes. Es un evento. CEREMONIA 26 No es un espectáculo, es un acontecimiento solemne y especial. UN ESPECTÁCULO o evento cultural no implica normas de protocolo. La diferencia se establece por su objetivo. En cada acto, evento o ceremonia será importante el apoyo de un maestro o guía de la ceremonia, con elocuencia y oratoria. Se destaca además por capacidad de improvisación con el único objetivo de realzar la imagen de la institución. Su principal objetivo será coordinar el programa; dando paso a intervención temáticas de los oradores. En relación a discursos es prudente guardar los siguientes aspectos: •Saludar en orden de precedencia a todos los miembros de honor, (mientras más personas saluda más excluyente se manifiesta, debe haber un saludo para todos). •La participación deberá estar centrada en los objetivos y tipo de evento. • La intervención no podrá ser mayor a siete minutos, a menos, que se trate de una ponencia. • El lenguaje debe ser respetuoso de grupos de interés, vulnerables y/o sociales. • Ningún invitado de honor deberá intervenir más tiempo que el anfitrión. •Se recomiendan 5 personas en mesa de honor, en caso siete, se recomienda no más de tres intervenciones (anfitrión, homenajeado, invitado de honor). • Es osado traer al caso, comentarios fuera de lugar o que haga parecer falta de preparación en su intervención. •Limitar interrupciones de toda índole en la mesa de honor, desde el inicio al final de la ceremonia. Las ceremonias más destacadas en la Universidad de El Salvador son: las Ceremonias solemnes y académicas, ceremonias interinstitucionales, ceremonias institucionales, según el siguiente cuadro: 27 28 DESCRIPCION5 Es el acto mediante el cual se conmemora la fundación de La establecida por la la Universidad. Se recomienda la realización de actividades Secretaría General y culturales, deportivas por separado, luego del acto principal. Rector. La Asamblea General Universitaria, establece las precedencias de invitados. RECOMENDACIONES DE PRECEDENCIA Entrega del Título “Doctor Regulado por Artículo 53 inciso 2 de la Ley Orgánica Rector Honoris Causa” de la Universidad. La investidura se recibe por méritos Doctorante excepcionales en el ámbito de sus investigaciones o campos (Este Manual reconoce la costumbre de graduaciones en la UES, sin embargo, recomienda entregas de títulos al estilo americano o hacer entrega formal solamente a alumnos destacados. El objetivo es limitar el tiempo del programa). Ceremonia de Graduación El objetivo principal de la ceremonia de Graduación es hacer La establecida por la público un reconocimiento por la terminación de estudios. Secretaría General Celebración de Aniversario de la Universidad Asunción y nombramiento Acto de toma de posesión de cargos por autoridades electas de autoridades (Rector y al interior de la Universidad. En dicho acto son juramentados Vicerrectores, Decano y por parte de Asamblea General Universitaria (AGU). Vice-decano y Secretarios y jefaturas. CEREMONIAS 5 Todo programa o agenda de evento, será elaborado de acuerdo al lugar, tipo y objetivo acto por la Unidad o Facultad anfitrión o responsable del acto; brindando especificaciones claras a los invitados en materia de vestimenta, participaciones de honor y tiempo dispuesto. Para actos de graduación se solicita vestimenta formal, decoro. Se sugiere birrete y toga. Son aquellas que se celebran en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificación. ACADÉMICAS CEREMONIAS SOLEMNES/ TIPOS DE CEREMONIA 29 Son ceremonias Institucionales aquellos eventos que involucran a toda la comunidad universitaria o a una o más de sus unidades, CEREMONIAS INSTITUCIONALES TIPOS DE CEREMONIA de la actividad humana: académicos, científicos, culturales, artísticos, sociales, políticos, económicos y es una autoridad en su campo. DESCRIPCION5 RECOMENDACIONES DE PRECEDENCIA Inauguración de Edificios e Instalacionesequipamientos Ceremonias de inauguración o clausura de actividades de extensión académica (Seminarios, congresos, etc.) Celebraciones académicas de facultad Se realizan de pie, en el lugar de la inauguración, previo a un Rector evento formal de entrega. Se recomienda la participación de Donante los más altos funcionarios de las entidades. Beneficiado / Decano Se sugiere no más de 5 personas que representen sectores o autoridades. Este tipo de ceremonias quedará a discreción de máximas De acuerdo al tipo de autoridades o Decano de la facultad responsable del mismo. evento. Objetivo establecido sobre la base de desarrollo Según precedencia eminentemente académico por dichas unidades. de facultad Distinciones académicas La entrega de estas distinciones, generalmente, se realizan Rector, en su caso Vi(Maestro Emérito) en el contexto de otro acto, lo cual no obsta para la cerrector Académico Entrega de becas realización de un acto específico para tal otorgamiento. Homenajeado CEREMONIAS 30 Son aquellas que involucran a dos o más instituciones con el propósito de CEREMONIAS INTERINSTITUCIONALES con instituciones externas, y que requieren de ciertas formalidades TIPOS DE CEREMONIA RECOMENDACIONES DE PRECEDENCIA Se recomienda una intervención de un funcionario en Vicerrector el ámbito académico en la presentación del invitado. Un Académico conversatorio sobre el libro siempre es acompañado. Autor – ponente DESCRIPCION5 La declaración de duelo universitario quedará discreción de las máximas autoridades. Durante dos días no se podrá realizar festividad alguna, salvo actos estrictamente académicos y actividades de docencia, investigación y extensión regulares de la institución. Se realizará un acto para entregas florales. Rector Presidente - AGU Miembro de la familia en duelo. Visitas protocolares En este tipo de visitas no existe un programa de ceremonia específica, la regla de oro es que todo visitante debe ser recibido, acompañado y despedido por el anfitrión. Las visitas más trascendentales son: Rector Vicerrector Secretario de Relaciones Internacionales Firmas de acuerdos de El ceremonial en estos actos es muy sencillo, si bien se Firmantes del cooperación puede disponer el escenario con una presidencia sentada o acuerdo/convenio con una presidencia de pie. documento formal Honras fúnebres Reconocimientos y home- Discreción de autoridades superiores, organismos de Homenajeado najes decisión o facultades Quien rinde homenaje Presentación de libros, conversatorios, foros temáticos CEREMONIAS 31 crear, mantener o estrechar vínculos entre sí. Estas ceremonias serán responsabilidad de la Unidad directamente beneficiada con la vinculación, y las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades de las entidades involucradas. TIPOS DE CEREMONIA CEREMONIAS Las visitas a la Institución/misiones académicas. Estas visitas habrán sido concertadas con anterioridad con Vicerrectores, Secretarios o Decanos quienes harán de anfitrión. Las visitas al Rector. Esta visita habrá sido concertada previamente por lo que el invitado será recibido por personalidad en función del rango que posea (por analogía, el Secretario de Relaciones Internacionales). Visitas institucionales. Son realizadas por distinguidas autoridades y personalidades con motivo de una invitación previa para acudir a algún acto promovido por la Institución. La nota de invitación se gira con veinte días de antelación. DESCRIPCION5 RECOMENDACIONES DE PRECEDENCIA 7. Tratamiento y uso de himnos, banderas, escudos y estandartes La práctica consuetudinaria ha determinado que el lugar de honor de la bandera de país, estará dado por su ubicación a la derecha del palco, escritorio o estrado principal. La bandera de la Universidad de El Salvador, siempre estará al lado izquierdo del estrado. Los Símbolos Patrios son: El Escudo de Armas, el Pabellón o Bandera y el Himno de la República, este último compuesto por. José Cañas y el músico italiano Juan Aberle. Los símbolos patrios estarán presentes en todo acto público. En todo acto público es imprescindible las consideraciones siguientes: 1. El pabellón nacional debe ubicarse en el lado derecho del escenario. 2. En el caso la colocación de más pabellones nacionales, éstos se colocan según el orden alfabético del idioma nacional del país anfitrión y dando siempre la prevalencia al pabellón nacional; según cómo se dispongan, este orden será lineal o intercalado. 3. En el caso de que el número de banderas sea impar, se coloca en el centro la bandera salvadoreña, y a continuación el resto (partiendo de su derecha) en orden alfabético. 4. Si el número de banderas es par, entonces la de mayor importancia se coloca en el centro y empezando por su izquierda, por orden alfabético de país y de forma alternante a izquierda y derecha de la bandera nacional. 5. En cualquier lugar que luzca la bandera nacional, se debe tomar en cuenta que no podrá haber otras de mayor tamaño. Por lo tanto todas las banderas deberán guardar el mismo tamaño. 32 6. La bandera institucional de la Universidad de El Salvador estará presente en todos los actos y ceremonias de la Universidad, dentro y fuera del Campus, siempre que se encuentre una autoridad presente. 7. En el caso de banderas institucionales, éstas nunca se mezclan con los pabellones nacionales y se ubican de preferencia en el lado izquierdo del salón de honor; en caso el número de banderas exceda el espacio físico del escenario y menoscabe los pabellones, se colocarán a los extremos del salón. Banners y stands nunca se mezclarán o podrán cerca de pabellones nacionales. 8. En eventos en donde participen graduandos internacionales, se recomienda colocar banderas de los países respectivos. 9. El Himno Nacional de El Salvador debe entonarse siempre de pie, erguido, con la mano en el pecho y deberá cantarse el coro y finalizar con la primera estrofa.6 El himno de un país extranjero siempre se entonará después del país sede en orden alfabético. En caso más de tres países, únicamente se entonará el del país sede. 10.Las delegaciones oficiales para representar al país en el extranjero, cuando por razón de su misión tengan que portar bandera, ésta será la de uso en edificios y oficinas públicos, con el Escudo de Armas y la bandera institucional. 11.El Escudo de armas debe estar presente en toda oficina de funcionarios y en tarjetas de presentación al lado derecho del lector y el logo de la Minerva al lado izquierda y en papeles de correspondencia. 6 Decreto Legislativo No. 342, del 7 de octubre de 1992, publicado en el Diario Oficial No. 223, Tomo No. 317, del 3 de diciembre de 1992 33 8. Comunicación escrita. Las relaciones interinstitucionales e internacionales En el ámbito diplomático existen medios formales de comunicación oficial, las embajadas y organismos acreditados son altamente respetuosos de formatos y niveles gerenciales para la comunicación en cada país, el cual es establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Un error en la comunicación, un compromiso sin consulta previa, un desaire a un funcionario o una conversación inapropiada; tienen impacto en relaciones de países. Importancia de la Comunicación Escrita La Universidad de El Salvador, por su historia en el desarrollo científico y académico, trayectoria como la primera y única institución pública de educación superior y su carácter autónomo; tiene una experiencia y reconocimiento internacional, como una institución autónoma mantiene una dinámica de gestión de fondos externos que impactan positivamente en el desarrollo de la ciencia y tecnología. Para la Universidad de El Salvador son fundamentales las buenas relaciones a nivel diplomático. Como consecuencia se deben cuidar todos los detalles para no dañar la imagen de la institución. Se debe tener especial cuidado al establecer la correspondencia sobre el rango o cargo que esté adecuado del remitente al destinatario, por citar el caso; si una actividad requiere la presencia del Presidente de la República, Ministros, Embajadores, Representantes de Organismos Internacionales, entre otros; lo más indicado sería que sea desde la Rectoría se gire dicha correspondencia. 34 La Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales, Unidad competente en dicho ámbito realiza gestión directa a nivel internacional con todo tipo de entidades públicas y privadas, siempre usando canales de comunicación adecuada. En procesos oficiales que requieren compromiso entre gobiernos se debe remitir nota oficial a Ministerios competentes en el país receptor y donante. Utilizar los canales oficiales propiciará mejores resultado de convocatorias con dos semanas de antelación. Las invitaciones deben imprimirse, considerando una diagramación y diseño adecuados, indicando claramente el propósito de la misma, con los actos claros y completos, lugar, hora, y demás pormenores. Indicar teléfono de confirmación y designar a una persona que llame para confirmar la asistencia, en caso que no lo hayan hecho los invitados. En correspondencia oficial se usa la lógica de homólogos. TIPOS DE CORRESPONDENCIA EN EL CAMPO DE LAS RELACIONES NACIONALES E INTERNACIONALES. En el campo de las Relaciones Internacionales y particularmente en el tipo de documentaciones que se manejan en la Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales tienen estrecha relación con los procesos de cooperación internacional y acuerdos que se gestionan. Existen diferentes tipologías, las cuales son de conocimiento en la Secretaría. Entre ellas y las de manejo y conocimiento más frecuente, y para los usos la utilidad de este Manual se ha identificado las siguientes: a.La Nota Verbal En el ambiente de las misiones diplomáticas o embajadas, este tipo de documento es de intercambio común entre las mismas y el Ministerio de Relaciones Exteriores. La UES buscará como interlocutor al Ministerio correspondiente. La Secretaría de Asuntos Exteriores de México, ofrece un concepto bastante útil sobre este tipo de correspondencia: “La nota diplomática verbal es el tipo de nota que se usa con mayor frecuencia; en ella se abordan cuestiones de trámite común y de menor importancia y se redacta en tercera persona, siendo dirigida por la misión a la Cancillería, o viceversa7”. 7 Secretaría de Relaciones Exteriores de México: “Curso sobre la Normatividad de la Comunicación Escrita en la Secretaría de Relaciones Exteriores”, págs. 25 35 Naciones Unidas, referente diplomático por excelencia define este término de la siguiente manera: “Las notas verbales son comunicaciones oficiales redactadas en tercera persona. Son particularmente útiles cuando es preciso dirigirse a varios destinatarios8” b.Las Cartas Credenciales En diplomacia, este término es de uso básico y se refiere al punto de partida de la vida diplomática oficial de un Jefe de Misión o Embajador. La presentación de las mismas se hace ante el Presidente de la República en versión original, y en copia ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. La presentación de las mismas requiere un protocolo riguroso que debe ser respetado y se canaliza a través de la Dirección General de Protocolo del Ministerio de Relacione Exteriores. Cuando un embajador arriba a un país, debe presentar las mismas de acuerdo a un proceso específico y es una costumbre que tras la presentación de las mismas estile realizar una serie de visitas de cortesía. Carlota Serrano en su libro “Manual del Diplomático” expone lo siguiente: “Una vez que el Embajador ha recibido el respectivo beneplácito se procede a su nombramiento. Este se materializa a través de dos medios: internamente, a través de un decreto suscrito por el Jefe de Estado; y con efecto externo (en el receptor) a través de un documento solemne denominado CARTAS CREDENCIALES9”. La Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales debe siempre tener conocimiento pleno de posesión de cargo para la emisión de notas oficiales. Ninguna comunicación tendrá efecto sí la Secretaría o en su caso, la Rectoría desconoce un proceso de gestión de fondos internacionales iniciada por otra Unidad o Facultad. Toda comunicación tendrá uso de nota oficial, todo proceso de gestión buscará el desarrollo de la institución y su comunidad universitaria; no de grupos de interés o personales. c.Nota Diplomática Verbal Este documento, de tipo formal y oficial es común en estos ámbitos, el Instituto Matías Romero, en un documento especializado sobre estos temas ofrece el siguiente concepto: “La nota diplomática formal o escrita es la menos frecuente. En ella se tratan cuestiones de mayor importancia o seriedad, está escrita en primera persona y la dirige el jefe de misión 8 Naciones Unidas: Manual del Traductor, pág. 25 9 Serrano, Carlota: Manual del Diplomático, págs. 15-16 36 al Secretario de Relaciones Exteriores o viceversa”10. La Universidad de El Salvador no dirigirá notas diplomáticas verbales para ninguna comunicación institucional. RECOMENDACIONES PARA LA COMUNICACIÓN OFICIAL •Una comunicación tiene mayor o menor impacto por el rango del funcionario firmante. • La correspondencia oficial se firma por el máximo representante legal. • Un funcionario de menor nivel no firmará por el de mayor jerarquía. •La comunicación se realiza entre homólogos/funcionarios del mismo ramo, usando la analogía de funciones. •La comunicación formal y oficiales en el campo de las relaciones internacionales son responsabilidad de la Rectoría y de la Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales. •Las cartas aval, compromiso, apoyo, declaraciones para trámites de gestión internacional, acuerdos de cooperación, postulaciones de movilidades, estancias y becas firmadas por el representante legal serán del conocimiento de la Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales e instancias competentes en Facultades y Unidades. • Acuerdos internacionales y documentos con compromisos institucionales son firmados por la máxima autoridad; siempre con conocimiento previo acuerdo con la facultad/unidad interesada. • Las comunicaciones entre representantes de cooperación internacional, misiones radicadas en el país, rectores, ministros, viceministros, presidentes de países se girarán, según el caso, por la Rectoría, Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales, y/o Vicerrectorías por moción o interés de la misma oficina, unidades o facultades. •Por competencia, toda comunicación con Embajadas, cooperantes y Misiones Internacionales radicadas en el país será del conocimiento de la Rectoría y la Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales. • Se reconoce la autonomía de Facultades para realizar comunicaciones para gestiones de carácter académico con toda entidad nacional e internacional. 10Secretaría de Relaciones Exteriores de México “Curso sobre la Normatividad de la Comunicación Escrita en la Secretaría de Relaciones Exteriores”, págs. 27. 37 9. Organización de los actos universitarios En la Universidad de El Salvador no existe hasta el momento una Unidad encargada de relaciones públicas o protocolo. La organización de actividades se realiza actualmente con la participación de unidades según su competencia y vinculación con el evento. Las pautas para organizar actos y ceremonias jamás son o serán estáticas, dependen siempre del nivel y función del anfitrión, el carácter público o privado de las personas, personalidad jurídica, jerarquías de los invitados, de la autoridad y poder que se ostenta, de la razón y objetivo. Hay una serie de pasos o puntos clave a tomar en cuenta en el momento de planificar un evento, para el caso, cuando dicho acto tiene un carácter diplomático y participa un funcionario de gobierno, la Rectoría o Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales (SRNI) gira invitación a entidades de gobierno y diplomáticos, organiza precedencias y acompaña durante el evento a los representantes internacionales, de cooperación o diplomáticos de carrera. FASES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PREEVENTO 38 Es la fase de concepción y de planteamiento de directrices, en la cual, se definen los objetivos y los recursos humanos y económicos, así como las responsabilidades en diferentes comisiones o grupos de trabajo, que se encarguen de la realización del acto. EVENTO Es la fase de realización del evento, propiamente dicha y comprende la aplicación del protocolo y la preparación del lugar o escenario, en aspectos como: decoración, servicio humano requerido, presentación del personal, maestro de ceremonia, musicalizador, operador de equipos de grabación, equipos necesarios, TIC y recursos audiovisuales. Se debe entregar a los miembros de la presidencia el Orden del Día e informarles su ubicación a los asistentes de la mesa de honor. POSTEVENTO Es la fase de desmonte de la logística del evento, liquidación y posterior evaluación y elaboración de un informe final de rendición de cuentas y liquidación de contratos y de órdenes de servicio. ACTIVIDADES CLAVES PARA EVENTOS CON RESULTADOS EXITOSOS: a.Nombrar una comisión organizadora y definir compromisos según competencia. b.Definir objetivos que busca la ceremonia y su programa. c.La imagen institucional nunca debe pasarse por alto y los coordinadores deben asumir la responsabilidad de chequear todos los detalles. d.Determinar y reservar el lugar de realización de las actividades, en base a objetivos de la ceremonia y categoría del acto y de los invitados. Al igual, se debe reservar estacionamiento para invitados. Es conveniente tener claridad sobre el número de invitados, para ubicarles en el lugar más adecuado de modo que no se queden invitados de pie o por el contrario que se vean muchos espacios vacíos. 39 e.Elaborar una lista de invitados e identificar precedencias y procedencias en la nómina de miembros de honor. f. Coordinar evento en agendas de personalidades con sus despachos y confirmar asistencia. g.Al momento de girar las invitaciones a las autoridades, es necesario, brindar información adicional del propósito de la invitación por escrito y especificando si se desea que el invitado haga uso de la palabra y, si así es; sugerir la temática a tratar. El tiempo de entrega de las invitaciones es de 15 días mínimo previos al evento. Para un Diplomático es mal visto que se le invite con muy poco tiempo de anticipación y se corre el riesgo de no contar con su presencia. h.Determinar la realización de la recepción (comida, coctel o banquete.) i. Dependiendo de la magnitud del evento, pueden enviarse invitaciones a la prensa, si se consideran necesaria su presencia, en tal caso deberá haber personas encargada de atenderlos y guiarlos en día del evento. 40 j. Es necesario la elección y preparación del maestro de ceremonia. k.Considerar la aplicación idónea de los vocativos para las autoridades, tanto a nivel verbal como escrito. l. Para todos los eventos el anfitrión debe indicar el tipo de vestimenta que se debe llevar. RECOMENDACIONES PARA COORDINADORES DE EVENTOS: • Presentación personal: Es fundamental, por ello, debe ser acorde con el evento. •Aseo: El sitio donde se desarrolla el evento debe estar en perfectas condiciones de aseo, para lo cual, se debe hacer una supervisión, antes y durante el evento. Las personas encargadas de este aspecto deben tener muy clara sus funciones y responsabilidades. Los servicios sanitarios son áreas que requieren de especial cuidado, en cuanto a disposición de elementos higiénicos, ambientación y decoración. •Personal de servicios: Uno de los primeros aspectos que se debe establecer es cuántas personas se requieren para atender el evento, en función del número de invitados. •Ambientación: La primera impresión es muy importante, por eso todo espacio físico que vaya a ser utilizado debe estar en óptimas condiciones de aseo y dotado con los elementos requeridos, según la clase, las características y las finalidades del acto: flores, música, mantelería, cristalería y mobiliario, entre otros. •Iluminación: También hace parte de la ambientación. Lo esencial es disponer que las luces destaquen las áreas más importantes (mesa de honor y otras), sin que se genere molestias. En casos especiales, se debe coordinar lo necesario con personal técnico, en lo relativo a cámaras, videos y otras ayudas audiovisuales. • Registro escrito, gráfico y audiovisuales: Es importante efectuar registros de cada evento, que incluyan material fotográfico y audiovisual, según sea el caso, así como piezas o material promocional utilizado, copias del menú de alimentos y bebidas ofrecidas con etiqueta y otros datos relevantes para el mejoramiento y la memoria de la Unidad de Comunicación Interna e Identidad Institucional. 41 • Himnos: La postura correcta para escuchar y cantar los himnos es de pie, con los brazos a lado y lado del cuerpo o con la mano derecha al pecho. Es importante señalar que los himnos no se aplauden en ningún caso. • Orden del día/programa/agenda: Se denomina, de esta manera, la organización de las intervenciones, presentaciones o etapas previstas para el desarrollo de los eventos, en función de los objetivos trazados y del tiempo previsto para su duración. El programa siempre es estructurada por el anfitrión, es de mal gusto hacer cambios o preparativos del mismo a última hora. •Intervenciones: Se sugiere, como estándar, programar tres intervenciones, teniendo en cuenta, como puntos de referencia, al anfitrión, al organizador, beneficiado y al homenajeado o invitado especial. Las palabras de cada participante: En el acto inaugural no deben durar más de siete minutos y, en ningún caso, exceder los diez minutos. Siendo el anfitrión, quien abre el evento, marcará la pauta de las intervenciones. (En inauguración de edificaciones, la intervención será según el nivel jerárquico de los miembros de mesa de honor y objetivo del evento, de menor a mayor rango. Es pertinente tener presente que, en el caso de conferencias o eventos académicos, el punto de interés focal no será el saludo de apertura, sino las intervenciones de los conferencistas, expositores o invitados. • Mesa de honor: Es de gran importancia contar con equipamiento de calidad, limpieza y elegancia, juego de mantelería tersa y completa. La cristalería debe ser servida antes del arribo de los invitados. Las piernas y pies no deben quedar a la vista del espectador. Ningún objeto o persona debe estropear o entorpecer en ningún momento el espacio visual entre los interlocutores. Lo ideal es que únicamente los invitados de honor caminen en el pasillo entre las banderas y la mesa de honor. Lo más importante es la imagen del pabellón nacional, mesa de honor e invitados. • Habladores o marbetes de la mesa principal: Son los membretes que se ubican sobre la mesa de honor, con los nombres, cargos e institución de quienes presiden un evento y de los invitados de honor o especiales. La información debe estar en ambas caras, de modo que la puedan leer los miembros de la mesa, en los dos sentidos, evitando desorientación o confusiones. Se recomienda soportes en acrílico y mayor visibilidad posible. 42 •Invitados: Cuando se realiza un homenaje, un reconocimiento o una condecoración, entre otros eventos, se debe consultar, conjuntamente, el orden del día, la hora y la fecha de la ceremonia con la persona a quien se va a rendir el homenaje. Debe estar claro qué familiares y en qué casos deben estar incluidos en la lista de invitados y darles la ubicación apropiada. Así mismo, se definirá la cantidad de personas invitadas por parte del homenajeado. Si el homenajeado o la figura central de un evento provienen de otra ciudad o país, se deberá prever lo relativo a la recepción desde el aeropuerto hasta el lugar del acto o ceremonia, al igual que el hospedaje y la ubicación en el hotel o lugar donde residirá, durante su permanencia, con ocasión del evento. Así mismo, se deberá entregar al invitado el orden del día, la acomodación de la mesa principal y demás detalles del evento como tal. • Anfitriones: De acuerdo con la estructura orgánica de la Universidad de El Salvador, cualquiera de sus autoridades académicas o administrativas de mayor jerarquía debe estar en capacidad de ser anfitrión, cuando así se determine. El anfitrión debe llegar primero que los invitados y estar pendiente de todos ellos, teniendo presentes la precedencia y las calidades de los invitados especiales. Por respeto, el anfitrión deberá ceder a las máximas autoridades los méritos de la organización, así como la firma de toda nota de agradecimiento posterior. •El presentador: Es la persona quien lee un programa en actos protocolarios y en espectáculos. Es importante que en la selección de la persona a quien se le confíe esta labor, se tengan en cuenta las siguientes recomendaciones: a. Establecer el tipo de acto universitario. b. Asegurarse que la presentación personal sea excelente y adecuada, teniendo en cuenta el punto anterior. Para un acto protocolario, el vestido debe ser elegante y sobrio, el presentador no sea el protagonista. c. Si el presentador es mujer, debe tener un peinado que le evite acomodárselo constantemente con movimiento de cabeza hacia atrás o con las manos, se debe peinar de modo que se vea su rostro. d. Entregar, oportunamente al presentador, el guión del evento elaborado por los responsables del acto y aprobado por las instancias 43 que correspondan, según el caso, asegurándose que el maestro de ceremonia se ajustará a dicho guión. e. Definir quién o quiénes estarán autorizados para introducir cambios de última hora, siempre y cuando, se ajusten al contexto, estableciendo con antelación, cómo se comunicarán y se coordinarán con el presentador (se recomienda al anfitrión). f. Cuidar que no se otorgue la palabra a cualquier persona que quiera pronunciar discurso, si no está previsto o no ha sido autorizado por los responsables. g. Cuando el presentador no esté haciendo uso del micrófono, deberá situarse detrás o al lado del orador, en el sitio a él asignado, para que no salga en los registros fotográficos y audiovisuales. •Prensa y fotografía: todo acompañante y equipo de apoyo evitará estropear el trabajo de comunicadores, toma de imágenes y buscará siempre el reconocimiento en escena de sus autoridades, las reglas para la prensa serán las dispuestas por la autoridad competente. En las fotografías deberán aparecer las principales autoridades según compete al objetivo del evento. Comunicadores podrán solicitar espacios por separado para entrevistas o tomas fotográficas siempre que el invitado no haya tomado asiento y evento no haya iniciado. (Es de mala educación dejar su espacio para atender otra actividad, persona o llamada). • Agua: Se servirá agua para los oradores que se ubiquen en el atril, antes de su intervención. Si el evento es de alto protocolo y se tienen invitados de honor, se deberá asignar un mesero para atender la mesa principal. Cuando se utilicen botellas evitar ponerlas de pie, evitar usar hielo, siempre ofrecer vasos de cristalería (jamás desechables). • Sillas reservadas: En los eventos protocolarios, su destinación se debe indicar señalización que se pueda ver claramente. •Obsequios: En los eventos, que lo ameriten, quien debe entregar el obsequio, en principio, es el anfitrión. Dependiendo de las características del acto, se definirá, previamente, el momento y las modalidades de entrega de los obsequios y otros elementos recordatorios o promocionales. Si se decide entregar souvenirs a todos los asistentes, deberán ser el mismo o de similares características para todos. • Etiqueta: Los actos que requieran de etiqueta especial, deben tener una organización detallada, sobre menú, menaje, manteles y demás. 44 10. Etiqueta y buenas costumbres La Etiqueta, Buenas Costumbres, en distintos niveles, son conceptos que provienen de la regla básica del buen hacer; basado en el respeto. Para interactuar hay que respetar11. Hace referencia a la forma del correcto proceder en ciertas circunstancias, que se deben respetar en diferentes ámbitos bajo normas convencionales, es decir; tener un refinamiento de buenos modales y costumbres que se rigen por ciertos elementos esenciales en la educación. La Real Academia de la Lengua Española define este término de la siguiente manera: “(Del fr.étiquette). 1. f. Ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se debe guardar en las casas reales y en actos públicos solemnes”12 REGLAS DE USO COMÚN COMO ANFITRIÓN13: •Prepare a los participantes. Debe poner especial interés en informar adecuadamente y de manera clara a sus autoridades, que serán quienes mantengan la negociación. Recuerde, ellos no siempre manejan toda la información de la negociación o acto como usted. Informe del idioma de comunicación, cultura, comportamientos, formas de actuar, agendas y documentos de trabajo, resultados esperados y de aspectos de organización. La máxima autoridad o anfitrión debe recibir en su despacho al invitado de honor y dirigirse juntos al lugar del evento o reunión. El resto de invitados deben atender a la hora exacta y conocer los objetivos previstos. Asesore a los organizadores. 11http://losaristocratas.com/la-etiqueta-los-modales-y-las-buenas-costumbres. 12www.rae.es. 13Propuesta sobre la base de experiencia como internacionalista. Elaboradas por Janete Bulnes. 45 •Correspondencia y comunicación. Sea audaz, breve y conciso y no utilizar expresiones complejas. Use textos cortos y muy claros, pero con contenido. Son un elemento imprescindible, utilícelas de manera efectiva y correcta. Respete formalidades y formatos. Lleve siempre consigo una agenda. • Instituciones públicas y Organismos internacionales. Si nunca ha trabajo con organismos oficiales o públicos ármese de paciencia. Tratar con funcionarios públicos puede ser un poco complicado, lleno de procesos y niveles de decisión. En el caso de los organismos internacionales, existe una notable diferencia en los tiempos de respuesta y decisión, no omita esa realidad en el proceso de negociación, en los que generalmente es necesaria la participación de los públicos. Trate de tener armonía en esa realidad. •Jerarquías y capacidades de decisión. Respete la jerarquía en todo momento desde la primera comunicación, acto, hasta el de agradecimiento Los máximos responsables son los encargados de tomar decisiones, sin embargo; no omita el poder y capacidad de persuasión de los mandos medios de la entidad. Puede coordinar y buscar lobby. • Reuniones de trabajo. Realice reuniones según los niveles de decisión, de lo contrario no tendrá éxito en los resultados. Realice reuniones pulcras, con buena organización y calidad en todo el proceso, desde el montaje, contenido temático, hasta la nota final de resultados o acuerdos que pueda enviar a los participantes. •Apoyo del gestor o especialista. Es siempre necesario contar en sus reuniones de trabajo, negociaciones y actos públicos con profesionales capaces de mantener el equilibrio para solventar situaciones y llevar a cabo los acuerdos establecidos. El Gestor en relaciones internacionales debe participar en reuniones y gestiones que hay que hacer ante organismos oficiales y particulares. No incorporarle significa una debilidad futura en los procesos de negociación actual. Elija a personas con experiencias en el campo y mejor aún, que usted conozca personalmente. En el caso universitario, un especialista en el campo temático permitirá que la negociación o acto fluya con facilidad y se llegue a acuerdos según necesidades reales. • Anfitriones. Actúe elegantemente, con educación y criterio propio. Atienda normas de cortesía y buenas costumbres. Debe manejar toda la organización del evento con alto nivel de tolerancia, tenacidad y autoridad. 46 • Preparativos. Cuando usted es el anfitrión, no debe olvidar ningún detalle, aunque otros se encarguen de logística, organización y preparativos de documentos, toda responsabilidad recae sobre el anfitrión. Según capacidad, no omita presentes de cortesía, regalos corporativos, bebidas y bocadillos elaboradas de manera especial. (En una negociación no haga obsequios ni invitaciones personales). REGLAS DE USO COMÚN COMO INVITADO: • Aplicar la puntualidad; • Esperar de pie a ser ubicado; • Las autoridades, docentes y alumnos debe estar preparados y mantener el decoro, pulcritud y respeto en eventos, su gente; sin distinción alguna se consideran todos representantes de la institución en un acto público; • Si recibe invitación escrita, ya sea a través de nota o una tarjeta impresa, ponga atención en las indicaciones descritas, es decir, si le solicitan confirmar su asistencia, sobre el tipo de vestimenta que requiere el evento (formal, gala o informal), si la invitación es indelegable o bien personal e intransferible, si le piden llevar su tarjeta en mano, entre otros detalles; •Sobre la permanencia: usualmente en recepciones tales como Fiestas Nacionales, o recepciones oficiales, se establece el horario del desarrollo de la misma, usualmente no excede las tres horas de permanencia; considere que la cortesía exige que el anfitrión no debe retirarse antes del invitado de honor; •Es bastante apreciado, que si se le invita a una recepción de Fiesta Nacional o de Día Nacional celebrado por una misión diplomática, usted pueda mandar un arreglo floral al lugar donde se llevará a cabo la recepción con una pequeña nota expresando sus deseos de felicitación por dicha conmemoración; • En cualquier tipo de evento, los organizadores han dispuesto el lugar de los diferentes invitados, debe informar su nombre y proveniencia en la entrada, es bastante seguro que será esperado y guiado por un edecán, si no; es prudente quedarse en los puestos del público en general; •Si su agenda de compromisos no le permite acudir a algún evento, recepción o ceremonia, lo más indicado es que se excuse ya sea de manera verbal o escrita a través de una nota de agradecimiento por la invitación y exponiendo la razón que no le permite asistir. 47 LA IMPORTANCIA DE LOS BUENOS MODALES Tan importante con la etiqueta es el uso de los buenos modales que no son más que la manera en la cual se trata a las personas, sin importar el rango, título o función que tengan. Son reglas de oro y llaves para abrir puertas: los saludos, las despedidas, aplicación de cortesías reflejadas en detalles tales como obsequios o regalos, detalles en ocasiones especiales, tales como el envío de flores en ocasiones especiales, entre otros. EL VESTUARIO, LA PRESENTACIÓN PERSONAL La forma de vestir muestra la buena imagen que caracteriza a la persona, junto con sus modales y el comportamiento adecuado, que son el reflejo que dan a la institución a la que presentan. Tanto el caballero como la dama deben brindar una buena imagen. El vestuario y la presentación son considerados por muchos expertos como un código de comunicación y conducta que está directamente relacionado con su imagen y proyección personal como institucional. Tanto damas como caballeros, deben ser cautelosos en la vestimenta y su presentación personal en estas ocasiones, a fin de no generar alguna mala impresión que pueda afectar a su institución. A continuación se brindan algunos consejos útiles14 a.El aseo en nuestra persona debe hacer un papel importante en nuestras diarias ocupaciones; y nunca dejaremos de destinarle la suma de tiempo que nos reclame, por grande que sea la entidad y el número de los negocios a que vivamos consagrados. b.Siempre debemos estar presentables de la cabeza a los pies. c.Como los cabellos se desordenan tan fácilmente, es necesario que no nos limitemos a peinarlos por la mañana, sino que lo hagamos además todas las veces que advirtamos no tenerlos completamente arreglados. d.Los hombres que se dejan crecer la barba, deben también peinarla varias veces en el día; y en cuanto a los que usan bigote, además de lavárselo con frecuencia, deben impedir que llegue a caer sobre los labios, para que no quede siempre en aquél una parte de las comidas y bebidas que 14Imágenes tomada de http://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/ubicacion_de_ invitados_en_ceremonias_y_actos.htm 48 se llevan a la boca. Téngase presente que siempre es desagradable y sucio a la vista una barba demasiado grande, recortarla constantemente debe ser una regla de oro para los caballeros. e.El que se afeita debe hacerlo, si es posible, diariamente. Nada hay más desagradable que esa sombra que da a la fisonomía una barba renaciente, ni hay, por otra parte, en los hombres, un signo más inequívoco de un descuido general en materia de aseo. f. Nuestras manos sirven para casi todas las operaciones materiales de la vida, y son por lo tanto la parte del cuerpo que más expuesta se halla a perder su limpieza. g.Las uñas deben recortarse cada vez que su crecimiento llegue al punto de oponerse al aseo; y en tanto que no se recorten, examínense a menudo, para limpiarlas en el momento en que hayan perdido su natural blancura. Suele usarse el dejarlas crecer demasiado, bien que conservándolas siempre aseadas; pero no encontramos a esto ningún objeto, ni menos agradable, y creemos por lo tanto injustificable la pérdida del tiempo que bajo esa costumbre se necesita emplear para prevenir constantemente el desaseo. h.No permitamos nunca que el sudor de nuestro rostro se eche de ver por los demás; enjuguémoslo constantemente con el pañuelo, y cuidemos igualmente de lavarnos la cara, cada vez que la transpiración se ha ya aumentado por algún ejercicio fuerte o por cualquiera otra causa. i.Un buen desodorante en las axilas después del baño diario es imprescindible para todo ser humano que no sea un niño. Esta es una regla inflexible para toda persona que no quiera ofender a sus semejantes. j. La limpieza de nuestros zapatos debe ser diariamente, que refleje el buen vestir; recuerde que usted es foco de atención. k.La presentación debe ser pulcra y aseada de modo que nos permita ser personas exitosas. l. La mujer, al igual que el hombre, debe elegir el vestuario atendiendo a ciertos criterios de prudencia, discreción y sobriedad. Jamás usar trajes con piezas incompletas o diferentes, fuera de lugar o inadecuadas a la ocasión. Vestuario para las damas: a.En países de cuatro estaciones son aconsejables los siguientes tonos para el invierno: colores sólidos, trajes de 2 ó 3 piezas en colores oscuros. Y trajes de 2 ó 3 piezas y angostas rayas son apropiados, en 49 ningún caso es recomendable utilizar trajes estampados ni los colores rojos, morados, rosados, entre otros. Estos colores son de uso diario y nunca en actos protocolares ni solemnes. b.En verano o climas tropicales: trajes de 2 ó 3 piezas en colores suaves son apropiados para el día. Blusas de colores sólidos (sin estampados) coordinadas de acuerdo a sus trajes, los pañuelos en colores sólidos. c.Zapatos negros cerrados (de preferencia) siempre limpios. d.Medias de color neutral o color piel. e.Los trajes de pantalón son aceptables en ciertos países pero no en otros (es mejor investigar). f. No es recomendable usar ropa provocativa, prendas de vestir demasiado cortas o ajustadas, joyería brillante o demasiado maquillaje. Vestuario para los Caballeros: Verano o climas tropicales: trajes de colores claros son apropiados para el día, en ciertos países. Los colores oscuros son más apropiados para la noche, especialmente para los señores. a.La camisa blanca sigue siendo la No. 1, seguida por la camisa azul claro (celeste). La camisa siempre debe abrocharse del cuello, nunca debe dejar abierta garantiendo que la corbata estilice el contorno del cuello. b.Corbatas en sólidos, rayadas, círculos pequeñas y diseños con colores conservadores (tradicionales). c.Zapatos negros o café de amarrar (dependiendo del traje) sencillos son más apropiados para negocios que mocasines, siempre bien lustrados. d.El cincho debe ser de color de los zapatos y debe estar en buen estado. e.Nunca se deben usar calcetines blancos, estos deben coincidir con el color del traje y siempre debemos garantizar que estén en buen estado. ETIQUETA EN LA MESA, COMIDAS Y REUNIONES DE CORTESÍA • En la Mesa En principio, se parte del hecho que en una comida (desayuno, almuerzo o cena) de carácter formal y oficial existe la figura del Anfitrión o Anfitriona y del Invitado Principal. Partiendo de ello, se debe tener en cuenta que este 50 tipo de encuentros, que son parte de la vida laboral imprimen un entorno de formalidad y de reglas y costumbres que deben seguirse y ser respetadas para construir una excelente imagen y fortalecer las relaciones sociales. A nivel básico, se considera importante conocer sobre lo que es la colocación o disposición de la mesa. En las figuras que a continuación se exponen, han sido seleccionadas para tener una idea de cómo se dispone de una mesa en una comida formal y sobre los utensilios. Sobre este tema, la literatura es muy variada, sin embargo la siguiente imagen es bastante representativa. Descripción: 1. Servilleta; 2. Tenedor de pescado; 3. Tenedor de carne; 4. Platos; 5. Cuchillo de carne; 6. Cuchillo de pescado;7. Cuchara de sopa; 8. Platito de pan; 9. Tenedor de postre; 10. Cuchara de postre; 11. Tarjeta con el nombre del comensal; 12. Copa de agua; 13. Copa de champaña;14. Copa de vino tinto; 15. Copa de vino blanco15. Algunos consejos útiles que el autor “autor Lincoln Escobar, ofrece en su libro “Etiqueta en la Mesa”, a propósito de conducta durante una comida son los siguientes que él denomina “Los 14 pecados capitales durante la comida”16: • Sentarse antes de que lo haga o lo indique el anfitrión. • Colocarse la servilleta de babero. • Agarrar incorrectamente el tenedor. • Hablar con comida en la boca. • Conversar en la mesa sobre temas desagradables. • Cortar la carne en varios pedacitos. • Morder el pan dejándose un pedazo en la mano. • Hacer ruido o sorbos a la bebida o consomé. • Dar sorbos a la bebida mientras se tiene la comida en la boca. • No felicitar a la anfitriona por el sabor exquisito de la comida. 15Tomado del web site: http://www.monografias.com/trabajos60/etiqueta-social/ etiqueta-social2.shtml. 16Escobar , Lincoln: “Etiqueta en la Mesa”, pág. 85 51 • Oler la comida. • Levantarse de la mesa sin que lo hayan sugerido los anfitriones. • Poner los codos en la mesa. • Limpiarse los dientes con palillos en la mesa. • Precedencias en la Mesa. Es necesario conocer que en las diversas comidas y banquetes de tipo oficial, el experto anfitrión recurre a diversos tipos de montajes para poder ubicar a sus invitados entre los cuales se moderarán las diversas pláticas y temas a conversar. Usualmente se manejan dos tipos de ubicación montajes de mesas, el tipo inglés y el tipo francés. En la mesa tipo inglés, cuando los comensales son de elevada jerarquía, esta disposición puede cambiarse colocándose los dueños de casa en las cabeceras de la mesa de modo que ninguno de sus invitados quede ubicado en los extremos. Ver imagen. En la mesa tipo francés, y como la imagen lo explica, los anfitriones presiden la mesa desde el centro. 52 Es preciso recalcar que una reunión por lo general se desarrolla en una mesa, dependiendo el tamaño de la reunión las mesas pueden ser de diferentes tipos: a.Herradura: También se la conoce como “U” invertida. Suele utilizarse cuando se congregan tres grupos o delegaciones, situando a la delegación anfitriona en la cabecera de la misma, y a las otras dos a sus respectivos lados. El lado derecho o izquierdo suele estar acordado con anterioridad a la reunión. b.Circular: Es limitada en cuanto a su diámetro. Pero suele tener la ventaja de ofrecer una sensación de mayor igualdad entre los reunidos y da mayor cordialidad. c.Polígono: Las formas poligonales son muy utilizadas para múltiples grupos o delegaciones. Son ideales porque delimitan en cada lado de su polígono el grupo o delegación que la debe ocupar. Son también limitadas en cuanto a su tamaño. d.Rectangular: Muy utilizada en reuniones con dos grupos o delegaciones (empresa y trabajadores en una negociación, por ejemplo). Ambos grupos se sientan enfrentados. e.Ovala: Es similar a la rectangular, pudiendo establecer las presidencias de forma central o en las cabeceras17 (al igual que sucede con la mesa rectangular). Ejemplos de montaje de mesas de discusión/trabajo: 17http://www.protocolo.org/laboral/relaciones_laborales/las_reuniones_y_las_juntas_ comportarse_y_saber_estar_.htm 53 TIPOS DE RECEPCIÓN/COMIDAS SEGÚN HORAS DESAYUNO Los desayunos suelen ocurrir en conjunción con una reunión o presentación. Se puede ofrecer los sandwhiches de desayuno estos ofrecen una opción completa para dar a los participantes, panqueques, souffle de huevo. Bebidas; café, leche, jugos. En horario de 7 a 9 am. BRUNCH Es utilizado congresos y seminarios en los que se hace un pequeño “descanso” o receso a media o última hora de la mañana, para tomar algo. También es utilizado en medio de reuniones de negocios en las que se cuenta con un servicio de cafetería o puede servirse incluso, en las mismas instalaciones o salón donde se celebra la reunión. Este se sirve de 10 a 11 am ALMUERZO Es la comida que se sirve al medio día, entre las 12 y 2 pm, y puede ir a acompañado de un plato fuerte, postre y bebida. En la actualidad el almuerzo es entendido, a veces, como un simple acto social, asociado por ejemplo a una reunión. COCTELES Su duración es de aproximadamente dos horas y su principal objetivo es compartir con un grupo de personas una copa de vino o un licor, por algún acontecimiento especial. De ser necesario, se puede tener un atril para ofrecer algunas palabras del anfitrión. No se exige orden del día, ni tampoco la interpretación de himnos. Este se sirve de 4 a 5 pm. 54 BUFFET Podemos describirlo como un “intermedio” entre la comida y el cóctel. A diferencia de otro tipo de comidas (como el brunch o el cóctel que se toman de pie) el “buffet” se toma sentado y a su vez puede ser frío, caliente o mixto. Se sirve de 5 a 6 pm. CENAS Su duración es de aproximadamente tres horas y es recomendado iniciar, a las 7 de la noche. Según el objeto de la cena es pertinente definir si es estilo buffete o servida a la mesa. La acomodación de los invitados se debe hacer por precedencia, sin que esto implique que todas las mesas estén marcadas con habladores. 55 Glosario 1. Anfitrión: es aquella persona que convoca, invita, recibe, agasaja, ordena, despide a sus invitados, diseña y organiza una fiesta, recepción, cena, banquetes, entre otros. 2. Cargo: Nombramiento oficial que se sobrepone a la categoría personal. 3.Ceremonial: Conjunto de formalidades para los actos públicos y solemnes. 4. Comunicación Institucional: todo el sistema de comunicaciones establecido para el interior y para el exterior de la Universidad. 5. Cortesía: Es la demostración o acto para manifestar la atención, el respeto ante las personas. 6.Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. 7.Precedencia: orden que asigna el protocolo a las autoridades, organismos o instituciones en actos oficiales. 8. Protocolo: regla ceremonial diplomática establecida por decreto o por costumbre 9. Decoración: es el conjunto de elementos que componen el escenario, donde se realiza un evento. 10. Derecha: el criterio de la Derecha es fundamental en Protocolo y la mayor deferencia. Se establece siempre, en la relación a las personas y a símbolos, a partir de quien preside. 11. Embajador Extraordinario y Plenipotenciario: Jefe de una misión diplomática o embajada. El término “extraordinario” no tiene un significado real. Antiguamente, se designaba así a aquellos embajadores no residentes en misiones temporarias para diferenciarlos de los embajadores normales permanentes. Esta apelación provocó 56 discordias con estos últimos por las connotaciones negativas del término, que sugerían un rango inferior, por lo que extendió esta denominación a todos los embajadores. “Plenipotenciario” también está cayendo en desuso, ya que significa la posesión de plenos poderes para ejercer las funciones normales de un embajador. 12. Encargado de negocios: encargado de Negocios a.i. Con el agregado a.i. (ad interim), funcionario diplomático de mayor jerarquía dentro de una representación diplomática, encargado interina designaba con este título al jefe de una misión cuya jerarquía era inferior al de un embajador o ministro. 13. Escenario: espacio físico donde se desarrolla el evento. 14. Etiqueta: Ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se deben observar en las casas reales y actos públicos. 15. Banquete: es la celebración gastronómica, oficial o no, sujeta a reglas de organización, de un acontecimiento importante. 16. Honores: deferencia y/o reconocimiento prestado a una personalidad. 17. Imagen: percepción considerada por los demás, la idea, o juicio, la valoración emitida. 18. Invitado: persona que ha recibido una invitación, donde se le solicita su presencia en un evento. 19. Jerarquía: Organización por categorías o grados de importancia entre diversas personas o cosas 20. Nuncio: es un representante diplomático de la Santa Sede -no del Estado de la Ciudad del Vaticano- con rango de embajador. Representa a la Santa Sede ante los Estados y ante la Iglesia local. Suele tener el rango eclesiástico de arzobispo. Normalmente reside en la nunciatura apostólica, que goza de los mismos privilegios e inmunidades que una embajada. 21. Organización: Conjunto de técnicas de coordinación de medios humanos y materiales que ocurren para la preparación y el desarrollo de cualquier actividad. 22. Rango Diplomático: El rango diplomático es el grado del funcionario del servicio de relaciones exteriores en la escala jerárquica siguiente: embajador, ministro de primera, ministro consejero, consejero, primer secretario, segundo secretario y tercer secretario. 57 Bibliografía Consultada Libros • Devalls, ,Nathalie“La Etiqueta hoy”. Editorial Acervo, • Escobar , Lincoln: “Etiqueta en la Mesa”, Editorial LIS, 1998. •Fernández, Vásquez, Jorge: : “Vademécum de protocolo y ceremonial deportivos”. primera edición. Editorial Paidotribo. Barcelona, 2005. • AnayansiVizor y Luz Lescure: “La Práctica Diplomática, Editorial Piedra Santa, 1994. • López-Nieto Francisco: “Manual de Protocolo” Editorial Ariel, S.A., 1997 • Morgan,Emily, “Como dominar la etiqueta moderna”. Printer I. Panamá, S.A., 1982 •Oromí, Emilio: “Manual de las prendas de Etiqueta”. A.E. E. Oromi Rocosa, 1971. •Serrano Chavarría, Carlota: “Manual del Diplomático. Maestría en Diplomacia y Relaciones Internacionales”, Zeta Servicios Gráficos, 1998. •Urbina, José Antonio, “El Gran Libro de Protocolo”. Editorial de Hoy, Madrid, 2001. • Texto “Recopilación de Leyes Universitarias”, publicada por la Defensoria de los Derechos Universitarios, UES, 2007. • Díaz Sol, Lilian: “Etiqueta y Protocolo de Negocios. Para la Ejecutiva y el Ejecutivo Modernos”, 2002. Fuentes electrónicas. •Algunos datos importantes sobre la fundación y el desarrollo de la Universidad de El Salvador. Instituto de Estudios Históricos, Antropológicos y Arqueológicos (IEHAA). 1997. 58 • Asamblea Legislativa. “Manual de Protocolo y Ceremonial Parlamentario”. •Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana. “Banderas y escudos del SICA”. Disponible en: www.sica.int/cdoc/libros. aspx?IdEnt=1 •Carreño Manuel. 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Disponible en: www.dgc.usm.cl/wp-content/themes/wpdgc/docs/manual_protocolov2.pdf. 59 • Manual del ceremonial diplomático de El Salvador, disponible en: www. rree.gob.sv/index.php?...52%3Amanual...ceremonial-diplomatico • Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile. www.minrel.gov.cl/ • Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia. “Manual de protocolo”. Disponible en: www.cancilleria.gov.co/wps/wcm/connect/ e4d073004d46bfbaa3a1b3bbe8b51c99/Manual_Protocolo_PDF. df?MOD=AJPERES&CACHEID=e4d073004d46bfbaa3a1b3bbe8b51c99 • Redacción de Textos y Contenidos para Sitios Web. Disponible en: www. contenidoweb.info/otros/carta_formal.htm • Revista digital femenino. “como hacer negocios con Japón”. Disponible en www.femenino.info/11-02-2008/general/como-hacer-negocios-enjapon • Revista digital Protocolo.org, sobre “protocolo y etiqueta”. Disponible en: www.protocolo.org/ •Rojino, Inmaculada. “Ceremonial y protocolo”. Venezuela, 2008. Disponible en: www.monografias.com/trabajos7/cepro/cepro.shtml •Sanhueza Echiburú Marcelo. “Curso Planificación y organización de eventos deportivos”. Universidad internacional de Rioja, España, 2005. disponible en: www.mailxmail.com/descargarPdf. cfm?gfnameCurso=planificacion-organizacion-eventos-deportivos •Secretaria de Relaciones Exteriores de México. “Guía de protocolo”. Disponible en: www.sre.gob.mx/protocolo/visitas.htm • Universidad Austral de Chile. “Manual estilo corporativo”. Disponible en: www.uach.cl/organizacion/rectoria/rrpp/manual-estilo/ • Universidad de Los Lagos: “Manual de procedimientos de Ceremonia y Protocolo”. • Universidad de CunDinamarca. “Manual de Protocolo y Ceremonial de la UDEC”. Edición Nº 1. • Universidad Nacional de Colombia. “Manual de Protocolo y Ceremonial de la Universidad Nacional de Colombia”. • Universidad de Ciencias aplicadas y ambientales U.D.C.A. “Manual de Protocolo Universitario. •Universidad Técnica Federico Santa María. “Manual de Ceremonial y Protocolo”. 60 •Web Red de cajas. herramientas MYPYME Guatemala. “Conozca la forma de negociar en otros idiomas y otras culturas”. Disponible en: www.infomipyme.com/Docs/DO/Offline/El%20saber%20estar%20 en%20los%20negocios.htm •Red Protocolo.com: http://www.redprotocolo.com/particulares/tiposmesa/rectangular/ •Web Gestión Polis. “negociando con orientales”. Disponible en: www. gestiopolis.com/Canales4/mkt/negori.htm.com • Wiki Lingue. “Nota no verbal”. Disponible en: www.es.wikilingue.com/ca/ Nota_verbal 61 ANEXOS ANEXO Nº 1. RESUMEN DE VOCATIVOS/TRATAMIENTOS INTERNACIONALES18: Autoridad/ Institución Trato epistolar Trato personal Para Referirse a Él Presidente de la República Excelentísimo Señor(a) Señor Presidente Su Excelencia, el Presidente de la República Diputados Honorable Diputado Diputado Excelentísimo Señor Corte Suprema de Justicia Excelentísima Corte Suprema Excelentísima Corte Suprema Miembros de la Corte Suprema de Justicia Honorable Señor(a) Honorable Señor (a) Don Ministros de Estado Señor(a) Ministro(a) Ministro(a) Señor(a) Ministro(a) Subsecretarios de Estado Señor (a) Subsecretario Subsecretario (a) Señor (a) Subsecretario (a) Ex Presidente de la Excelentísimo República Señor(a) Señor Ex Presidente Su Excelencia, el Ex Presidente de la República Alcalde Señor Alcalde Señor o Alcalde Señor (a) Alcalde (sa) Rectores Señor Rector Rector Señor Rector don 18Resumen establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile en cuanto uso de vocativos. 62 Autoridad/ Institución Trato epistolar Trato personal Para Referirse a Él Vicerrector Señor vicerrector Vicerrector/a Señor(a) Vicerrectora Cardenal Eminencia Monseñor Su Eminencia Monseñor Monseñor o Su Eminencia Reverendísima Arzobispos y obispos Eminencia Sacerdotes en general Padre Padre Reverendo Padre Religiosa Reverenda Madre o Sor Sor, Madre o Hermana Reverenda Madre o Hermana Nuncio Apostólico Su Excelencia Excelencia o Monseñor Su Excelencia Reverendísima Reverendísima Reverendísima Embajadores Extranjeros Su Excelentísimo señor Señor Embajador Su Excelencia Encargado de Negocios Honorable Señor Señor Honorable Señor Representantes de Organismos Internacionales Honorable Señor Señor Honorable Señor 63 ANEXO N° 2. CONSEJOS UTILES PARA UN ORADOR” a. b. c. d. e. f. g. Escoger información pertinente Prepararse con mucha antelación Practica constantemente Aprovechar los primeros segundos para captar su atención Usar preguntas para hacer razonar El buen orador usa anécdotas, ejemplos, ilustraciones Usa el entusiasmo y otros sentimientos para contagiar a tu auditorio y motivarlo h. Comienza con el final en mente i. Encuentra la medida exacta para el material de apoyo grafico j. Ten en cuenta el mensaje de tu cuerpo k. Propicia la participación de tu publico l. Cambia el ritmo y flujo de información cada pocos minutos m. Siempre subir al estrado con seguridad y convencido de lo que sé y ensayé previamente sin tener prisa porque esta denota inseguridad. n. Si es posible, no quedarse estático durante la intervención, lo mejor es moverse, caminar en el estrado o entre el público, esto ayuda mucho a relajarnos y transmite cercanía con nuestro escenario. o. Hay que demostrar siempre serenidad, confianza en si mismo, evitar gestos o muecas que molesten a nuestro público. p. El movimiento de las manos siempre debe ir de la mano con lo que se dice, dando énfasis a lo que quiero comunicar. q. Tomar un momento para quedarse de pie en el centro del estrado para denotar autoridad. 64 ANEXO Nº 3. “JURAMENTO DE NUEVOS PROFESIONALES” En nombre de la Universidad de El Salvador en mi calidad de Secretaria General y en virtud de las atribuciones que me han sido conferidas por la legislación universitaria, comparezco en este solemne acto académico, con la honrosa misión de instar a los graduandos aquí presentes, a rendir el siguiente Juramento de Lealtad e Identificación con la Universidad de El Salvador. ¿Juráis cada uno y cada una de ustedes bajo su palabra de honor: Cumplir la ley orgánica, su reglamento general y demás normas universitarias vigentes y las que en el futuro se emitieren, para regular las funciones de nuestra Universidad. Si juro. Juráis actuar siempre a favor de los legítimos intereses de la Universidad de El Salvador y defender su autonomía, como condición indispensable para su pleno desarrollo. Si juro. Juráis acudir siempre el llamado del Alma Mater cuando su colaboración sea requerida en el cumplimiento de sus más elevados fines al servicio de la cultura, de la patria y del pueblo salvadoreño. Si juro. Juráis defender siempre la verdad científica, la justicia, la dignidad humana y la libertad como valores supremos exaltados por nuestra Universidad. Si juro. Juráis ejercer siempre su profesión con dignidad, eficiencia, responsabilidad y honestidad del pueblo salvadoreño, y no olvidar nunca que el título que hoy se les confiere, es un instrumento de servicio social y no de lucro?. Si juro Si cumplieren con el juramento que han rendido, la universidad y la patria los premie: si no, que ellas se los demande. La Universidad les confiere la investidura académica y el derecho a gozar de los méritos conquistados como nuevos profesionales de la Universidad de El Salvador. “HACIA LA LIBERTAD POR LA CULTURA” 65 ANEXO Nº 4. “UTENSILIOS EN LA MESA Y MANERAS DE ASIR LOS CUBIERTOS” Imagen 1. 1. Cuchara para consomé; 2. Cuchara para sopa, cremas; 3. Cuchara para postre 4. Cucharita para té o café; 5. Cuchara o paletita para helado; 6. Tenedor para carnes para postre, frutas; 8. Tenedor para pescado; 9. Tenedor para mariscos; 10. Cuchillo para carnes; 11. Cuchillo para postre, frutas; 12. Cuchillo (pala) para pescado; 13. Cuchillito para la mantequilla. Imagen y texto tomados de: http://www. forosperu.net/showthread.php?t=40632 Imagen 2. 1.Manera correcta de asir el cuchillo. 2.Manera de usar el tenedor sin el cuchillo. 3.Manera de tomar el tenedor cuando se utiliza el cuchillo para cortar. 4.Uso del cuchillo para llevar la comida hasta el tenedor. 5.La comida no debe colocarse en el tenedor por el lado externo de éste para no pegar con los codos a los vecinos. 6.Uso del tenedor y de la cuchara para comer un postre. 66 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 67 ANEXO No. 5. TIPOS DE COPAS19 Copa de agua. De gran tamaño, ligeramente abombada. Utilizada para agua y zumos. Solo se llena, Como mucho, hasta 4/5 de su capacidad. Copa de vino. Copa ancha, de gran cavidad abombada. Antes eran algo más pequeñas que las de agua, aunque ahora se empieza a imponer una gran copa. Solo se llena hasta 3/4 de su capacidad. Copa de vino blanco. Algo más pequeña y estrecha que la de vino tinto (por su necesidad de mantenerse frío). Al igual que el vino tinto, solo debe llenarse como mucho a 3/4 de su capacidad. Copa de Jerez. Ligeramente aflautada, tamaño medio y de pie corto. Utilizada para tomar los vinos dulces y de Jerez. No debe llenarse más de 2/3 de la misma. Copa de champán. Alta, de cuerpo largo y aflautado, y corta de pie. La finalidad es retener las burbujas. No se deben utilizar las conocidas copas planas de champán Se pueden llenar hasta 4/5 de su capacidad. Copa de vermouth. Copa corta y ancha en su boca, estrechándose a medida que se acerca al pie. Es indicada para determinados cócteles y para el vermouth. Copa de agua Copa de vino Copa de vino blanco Copa de Jerez Copa de champán Copa de vermouth 19Imagen y texto tomado de: http://www.protocolo.org/familiar/la_mesa/tipos_de_ copas_una_copa_para_cada_tipo_de_bebida_formas_y_disenos.html. 68 Copa de coñac. Gran copa, de amplia cavidad abombada y pie muy corto. Pensada para “abrazarla” con la mano y mantener templado su contenido. Utilizada para coñac y brandy. No se debe llenar más de 1/3 de su capacidad. Copa de licor. Pequeña, de pie muy corto y escasa capacidad. Utilizada para todo tipo de licores, y una de las copas con más variantes en diseños y medidas. Se puede llenar hasta 4/5 de su capacidad. Vaso de tubo. Vaso alto (de unos 17-18 cms.), sin pie. Utilizado principalmente en hostelería, para el servicio diverso de refrescos, copas y “cubatas”. Se puede llenar hasta 5/6 de su capacidad. Jarra de cerveza. Jarra de diverso tamaño, de cristal grueso, utilizada para tomar cerveza. La más habitual es de medio litro. Se llena hasta que la espuma alcance el borde. En algunos lugares, se ha tomado la costumbre de mantener las jarras heladas en el congelador. Copa de coñac Copa de licor Vaso de tubo Jarra de cerveza 69 70 Documento elaborado por: Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales Universidad de El Salvador Mayo 2015 Este documento se terminó de imprimir en la Imprenta Universitaria de la Universidad de El Salvador, en mayo de dos mil quince. Final Avenida “Mártires Estudiantes del 30 de julio”. Ciudad Universitaria. San Salvador, El Salvador, Centro América. Teléfono: (503) 2511-2039. Tiraje: 200 ejemplares. .........................................