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MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ÍNDICE PRESENTACIÓN…………………………………………………………………………………….…………………………..………… Págs. 1. GENERALIDADES DEL PROCESO DE CONTRATACION…………………..……………………………..…………….. 3 2. PLANEACION PRECONTRACTUAL………………………………………………..…………………………..…..…………. 16 3. ESTUDIOS PREVIOS……………………………………………………………………..…………………………..…..…………. 20 4. LICITACIÓN PÚBLICA……………………………………………………………………..…………………………….…………. 25 5. SELECCION ABREVIADA DE MENOR CUANTIA………………………………..………………………..…..…………. 35 6. SUBASTA INVERSA/PRESENCIAL/ELECTRÓNICA………………………………..……………………..…..………… 45 7. CONCURSO DE MERITOS……………………………………………………………………..…………………… ..……….… 56 8. MINIMA CUANTIA…………………………………………………………………………………………………...…………….. 74 9. CONTRATACION DIRECTA……………………………………………………………………………………………… …….… 81 10. CONTRATACION DIRECTA (PRESTACION DE SERVICIOS ART. 81 DEL DECRETO 1510 DE 2013).… 86 11. CONVENIOS…………………………………………………………………………………………………………………………… 91 12. SUPERVISION E INTERVENTORIA…………………………………………………………………………………………… 115 13. BUENAS PRACTICAS DE GESTION CONTRACTUAL…………………………………………………………………. 138 1 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PRESENTACIÓN En cumplimiento a las disposiciones normativas vigentes en materia de contratación estatal, en especial la consagrada en el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013 y la circular 09 de 2014 emitida por la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente, el INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, se permite presentar el presente documento denominado MANUAL DE CONTRATACIÓN, el cual contiene las generalidades y aspectos básicos que se deberán tener en cuenta para el desarrollo de la actividad contractual de la entidad. El documento contiene además, las diferentes modalidades de contratación y un capitulo concerniente al desarrollo de la supervisión o interventoría, que se deberá ejercer a los contratos que suscriba la entidad. El manual que se adopta contiene las directrices y recomendaciones impartidas por la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente, a través de su documento: LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA EXPEDICIÓN DE MANUALES DE CONTRATACIÓN -LGEMC-. De igual manera, el manual de contratación será adoptado mediante acto administrativo motivado y su vigencia empezará desde el mismo momento de su publicación en el DOC MANAGER, así mismo, el Grupo de Gestión Contractual previa aprobación del Comité Asesor de Contratación, solicitará a la Gerencia General la actualización del manual de contratación por cambio normativo y/o jurisprudencial, evaluando en cada caso la importancia o trascendencia jurídica. Para el caso de reforma, derogación, renovación y ajustes a que haya lugar, se aplicará el procedimiento descrito en el inciso final del párrafo inmediatamente anterior. Atentamente, LUIS HUMBERTO MARTINEZ LACOUTURE Gerente General 2 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1. GENERALIDADES DEL PROCESO DE CONTRATACION OBJETIVO Proveer de una herramienta útil y de fácil consulta, que apoye la gestión contractual, de manera tal que en él se puedan encontrar las orientaciones básicas e indispensables de la contratación estatal, para la adquisición de bienes, servicios y obras, requeridas por la Entidad para cubrir las necesidades con la mayor racionalización, optimización de recursos y oportunidad, contribuyendo de manera efectiva a la consecución de los objetivos y metas propuestas para el funcionamiento misional del ICA. 1. GENERALIDADES 1.1.1 NATURALEZA JURIDICA: El Instituto Colombiano Agropecuario ICA, fue creado y organizado conforme al Decreto 1562 de 1962, es un Establecimiento Público del Orden Nacional con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, perteneciente al Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, adscrito al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. En consecuencia, dada su naturaleza jurídica en materia de contratación se rige por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, esto es la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y demás normas que las reglamenten, adicionen o complementen, y en lo no previsto en ellas, por las leyes civiles y comerciales, en la medida en que sean compatibles. 1.1.2 PRINCIPIOS RECTORES: 1.1.2.1 Igualdad Artículo. 13 y 209 de la Constitución Política, Artículo 24,29 y 30 de la ley 80 de 1993. 1.1.2.2 Transparencia Artículo. 209 de la Constitución Política, 24,29 y 30 de la ley 80 de 1993. 1.1.2.3 Deber de la Selección Objetiva Artículo 5, 10 y 12 de la Ley 1150 de 2007. 1.1.2.4 Economía Artículo 25 Ley 80 de 1993. 1.1.2.5 Responsabilidad Artículo 26 Ley 80 de 1993. 1.2.6 Participación Artículo. 1º Constitución Nacional, Artículo 62- 67 de la Ley 80 de 1993. 1.1.2.7 Buena Fe Artículo 83 de la Constitución Política. 3 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1.1.2.8 Celeridad Artículo 25 Ley 80 de 1993. 1.1.2.9 Publicidad Ley 80 de 1993 y artículo 19, Decreto 1510 de 2.013 1.1.3. CAPACIDAD PARA CONTRATAR: 1.1.3.1 Competencia para Delegación: Según el artículo 11 de la ley 80 de 1993, la competencia para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones y para escoger contratistas será del jefe o representante de la entidad, según el caso. El Gerente General del ICA cuenta con esta competencia conforme lo establece el numeral 5 del artículo 12 del Decreto 4765 de 2008. De conformidad con el artículo 12 de la ley 80 de 1993, (modificado por el artículo 21 de la ley 1150 de 2007) los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de todos los actos y tramites inherentes a los procesos contractuales para la celebración de los contratos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes. Sin perjuicio de lo anterior, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 21 de la ley 1150 de 2007. Con fundamento en lo anterior, únicamente pueden celebrar contratos en representación del ICA, el Gerente General, y por delegación, los funcionarios del orden Directivo y Asesor conforme a la normatividad vigente. 1.1.3.2 CONFLICTO DE INTERESES Los miembros del Consejo Directivo, el Gerente General, Gerentes Seccionales y todos los demás funcionarios del ICA deberán evitar cualquier conflicto entre sus intereses personales y los intereses del ICA, al tratar con Contratistas, compradores, vendedores y cualquier otra persona, natural o jurídica, nacional o extranjera, que realice o pretenda realizar negocios con el ICA o con las empresas en las cuales ésta tenga participación o intereses, directa o indirectamente. En caso de conflicto de intereses, el miembro del Consejo Directivo, el Gerente General, Gerentes Seccionales o el funcionario del ICA, deberá abstenerse de participar de cualquier manera en el acto respectivo. Los conflictos de intereses tienen ocurrencia, en aquellas situaciones en virtud de las cuales el funcionario público en razón de sus funciones se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales. Esto es, cuando en la decisión esté involucrado directa o indirectamente un interés dirigido a la obtención de posibles beneficios personales en su favor, de sus parientes o de cualquier otro tercero con el cual tenga una relación personal, profesional o económica, que resulten incompatibles con los intereses institucionales. Así mismo, se entiende que existe conflicto o coexistencia de interés cuando estén involucradas en la decisión las personas que controlen, o tengan grado de subordinación o participen como asesores u ostenten una posición dominante en la adopción o toma de decisiones. 4 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Al respecto, el Código Único Disciplinario Ley 734 de 2002, en el artículo 40 dispone: “Todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. De igual forma, el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 (Código Contencioso Administrativo y de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) dispone que cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público deberá declararse impedido, señalando expresamente unas causales de recusación que deben ser revisadas por los miembros del Consejo Directivo, el Gerente General, Gerentes Seccionales y todos los demás funcionarios del ICA que intervengan en los procesos de contratación. 1.1.3.3 CAPACIDAD PARA CELEBRAR CONTRATOS CON EL ICA Podrán celebrar contratos con el ICA las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente capaces en las disposiciones legales vigentes, incluidos los consorcios y las uniones temporales, entendidos éstos de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que la duración o vigencia de la persona jurídica no será inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más, al igual que los consorcios y uniones temporales. (Artículo 6° de la Ley 80 de 1993) Bajo los parámetros establecidos en la ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 2013 y demás normas complementarias, podrán participar en los procesos de selección que adelante el ICA todas las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, en forma individual o conjunta (Consorcio o Unión Temporal), en cuya actividad comercial u objeto social, les permita realizar o cumplir el objeto del respectivo proceso de selección. Además, de las anteriores, las Mipymes podrán participar de conformidad con lo dispuesto en la Ley 590 de 2000, Ley 905 de 2004, Ley 1450 de 2011, el Decreto 1510 de 2013 y demás normas que lo reglamenten, con el fin de promover el desarrollo de las mismas y que dentro de su actividad principal esté incluido el objeto del proceso de selección y cumplan con todos los requisitos exigidos en los Pliegos de Condiciones respectivos. 1.1.3.4 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con el ICA, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, la Ley, y especialmente, las contempladas en los artículos 8°, 9° y 10 de la Ley 80 de 1993, artículos modificados y adicionados por la Ley 1474 de 2011. 1.2 APLICACIÓN Este procedimiento aplica desde la elaboración de diligenciamiento, publicación y actualización del Plan Anual de Compras, elaboración y estructuración de estudios previos y del sector, adjudicación, ejecución, liquidación y cierre. 1.3 DEFINICIONES 5 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica o el que establece la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1510 de 2013. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural, según lo requiera el contexto. Los términos no definidos deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio. 1.3.1 ACTA DE ACUERDO O CONCILIACIÓN. Documento en el cual las partes consignan acuerdos en caso de posibles incumplimientos, diferencias o controversias que surjan en relación con el contrato, haciendo uso de los mecanismos de resolución amistosa y directa de conflictos y como paso previo a procesos sancionatorios. 1.3.2 ACTA DE CIERRE. Documento que se levanta en la Fecha, hora y lugar señalados en el cronograma de la invitación para el cierre, la entrega y recepción de ofertas, se deja constancia de las novedades que se puedan presentar y de los asistentes a la diligencia de cierre. Se publica en el SECOP. 1.3.3 ACEPTACION DE OFERTA. La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. Entiéndase por contrato estatal todo acto jurídico generador de obligaciones que celebran las entidades, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad. 1.3.4 ACTA DE CIERRE DE EXPEDIENTE CONTRACTUAL: Vencidos los términos de las garantías de estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o los bienes, la entidad estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del proceso de contratación. 1.3.5 ACTA DE INICIO: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución, que permiten la iniciación formal de actividades. 1.3.6. ACTA DE LIQUIDACIÓN. Documento suscrito por las partes, en el cual se hace el balance final de la ejecución del contrato y las partes se declaran a paz y salvo 1.3.7 ACTA DE REINICIO. Documento suscrito por las partes mediante el cual se levanta la suspensión y se ordena la reiniciación de las actividades. 1.3.8 ACTA DE SUSPENSIÓN. Documento mediante el cual el Instituto (representado por el supervisor del contrato) y el contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presente una circunstancia especial que amerite el cese del desarrollo del mismo, previa autorización de la entidad. 1.3.9 ACTA DE RECIBO FINAL: Es el documento en el cual el Instituto deja constancia que ha recibido el objeto del contrato a satisfacción. 1.3.10 ACTA DE RECIBO PARCIAL DE OBRA: Es el documento en el cual el supervisor o interventor y contratista deja constancia de los avances parciales del objeto del contrato previo a la finalización del plazo de ejecución. 1.3.11 ACUERDOS COMERCIALES: Son los tratados de libre comercio suscritos por la República de Colombia, aprobados por el Congreso, declarados exequibles por la Corte Constitucional y que se encuentran vigentes. 1.3.12 ACUERDO MARCO DE PRECIOS: Es el Contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes o Servicios de Características Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en el Acuerdo Marco de Precios. 6 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1.3.13 ADENDA: Documento mediante el cual se aclaran o modifican las bases del proceso de contratación (Invitación Pública/Pliegos de condiciones) y que forma parte del mismo. 1.3.14 ADICIONES. Documento mediante el cual las partes deciden adicionar el valor del contrato cuando ello se requiera para garantizar la correcta ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación. Cuando se trate de adición en valor, el mismo no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. Se predica de los contratos que se encuentran en ejecución. 1.3.15 ADJUDICACIÓN. Es la decisión emanada del Ordenador del Gasto, por medio de un acto administrativo, en el cual se determina el (los) adjudicatario(s) del (los) contrato (s), y a quien en consecuencia corresponderá, como derecho y como obligación, la suscripción del contrato y el cumplimiento de las obligaciones allí establecidas. Documento en el que se informa la Fecha, hora y lugar a partir de los cuales la ciudadanía en general, puede conocer el pliego de condiciones y los proponentes pueden presentar propuestas. La apertura se da mediante acto administrativo. 1.3.16 ACTO DE APERTURA EN PROCESOS DE MÍNIMA CUANTÍA: Se Entiende con la firma de la Invitación Pública de Mínima Cuantía, por parte del funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno. 1.3.17 ÁREA SOLICITANTE. Es la dependencia del Instituto Colombiano Agropecuario ICA que solicita al funcionario competente y/o ordenador del gasto la contratación de bienes o servicios para satisfacer necesidades o solucionar problemas. 1.3.18 ÁREA ESPECIALIZADA EN EL OBJETO A CONTRATAR. Es el área del Instituto Colombiano Agropecuario ICA que tiene el conocimiento técnico para determinar las características de los bienes y servicios adecuados para la satisfacción de necesidades y solución de problemas de las diferentes unidades organizacionales en el Instituto. 1.3.19 AUDIENCIA DE PRECISIONES Y REVISIÓN DE RIESGOS. Reunión pública llevada a cabo entre el Instituto, posibles oferentes y público en general, en la cual se revisa el contenido del pliego de condiciones definitivo, los asistentes presentan sus observaciones al mismo y el Instituto da las respuestas y precisiones necesarias o fija un plazo para ello. Es el momento en el que, con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva. 1.3.20 AUDIENCIA PÚBLICA DE ADJUDICACIÓN. Audiencia pública mediante la cual los oferentes y el público en general participan de forma presencial durante la decisión de adjudicación de un proceso de contratación, generalmente licitatorio. 1.3.21 CAPACIDAD: corresponde a los recursos, actitudes que tiene un individuo, entidad o institución para desempeñar una determinada tarea o cometido. 1.3.22 CATÁLOGO PARA ACUERDOS MARCO DE PRECIOS: Es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Marco de Precios; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Marco de Precios. 1.3.23 CESIÓN. Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan del contrato en un tercero, para lo cual el contratista original deberá contar con autorización previa y escrita del ordenador del gasto de la Entidad, evento en el cual el interventor y/o supervisor deberá emitir su concepto previa evaluación de las condiciones del posible cesionario, 7 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD quien deberá cumplir como mínimo con los mismos requisitos y condiciones exigidas para la contratación inicial. 1.3.24 CIERRE. Fecha, hora y lugar señalados en el cronograma de los pliegos de condiciones y acto administrativo de apertura para la recepción de ofertas. 1.3.25 CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS DE LAS NACIONES UNIDAS. Es un sistema de clasificación permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. 1.3.26 COMITÉ EVALUADOR. Son los funcionarios encargados de realizar las verificaciones y evaluaciones de las propuestas y de recomendar al ordenador del gasto la adjudicación de un proceso contractual de selección abreviada. Se puede conformar también, con personas externas. 1.3.27 CONCURSO DE MERITOS: modalidad de selección, que se aplica cuando se requiere contratar los servicios de consultoría, procesos de arquitectura que celebran las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. 1.3.28 CONCURSO ABIERTO: Procede cuando el Instituto defina en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma. 1.3.29 CONCURSO POR EL SISTEMA DE PRECALIFICACIÓN CON LISTA CORTA: Procede cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques, metodologías o la complejidad que la misma así lo exija. 1.3.30 CONFLICTO DE INTERÉS: corresponde al conflicto de interés cuando en el ejercicio de las labores dentro de una institución, sobreviene una contraposición entre el interés propio e institucional. 1.3.31 CONTRATO DE COMPRAVENTA. La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquélla se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio. 1.3.32 CONTRATO DE CONSULTORÍA. Son contratos que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. 1.3.33 CONTRATO DE OBRA. Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. 1.3.34 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable. 1.3.35 CONTRATO DE SUMINISTRO. El suministro es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios. 8 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1.3.36 CONTRATOS DE EJECUCIÓN INSTANTÁNEA. Contratos en los cuales la prestación a cargo del contratista se cumple en un momento determinado y pasado esto el interés queda satisfecho, tal es el caso de los contratos de compraventa de una sola entrega. 1.3.37 CONTRATOS DE TRACTO SUCESIVO. Los contratos de tracto sucesivo son aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonga en el tiempo, éste supone la ejecución de prestaciones sucesivas durante un tiempo determinado, como ocurre en el arrendamiento, el seguro de vida, el contrato laboral y de monto agotable. 1.3.38 CONTRATO ESTATAL. Son todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad. 1.3.39 CONTRATO DE CONSULTORÍA. Son contratos que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. 1.3.40 CONVENIOS: son figuras jurídicas especiales y acuerdos de voluntades generadores de obligaciones para sus intervinientes que acuden a satisfacer un interés mutuo, cuyo fin específico de colaboración debe coincidir necesariamente con el interés general, y constituyen una técnica especial para la gestión pública, para lograr la realización de los fines y objetivos atribuidos por el ordenamiento a las entidades estatales. Los convenios que celebra el Instituto deben ir encaminados a sus funciones misionales y se pueden definir de acuerdo a su clasificación de la siguiente manera: 1.3.41 CONVENIOS NACIONALES (COOPERACIÓN TÉCNICA. ASOCIACIÓN, PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO SIN ÁNIMO DE LUCRO, Y CIENCIA Y TECNOLOGÍA): Son aquellos que se celebren para el fomento de actividades misionales, científicas y tecnológicas de conformidad con el Art 209, 355 de la Constitución Política, Art 95 y 96 Ley 489 de 1998, Decreto 3044 de 1997, Art 18 Decreto 591 de 1991 y la demás normatividad concordante para el fomento de la producción agropecuaria. 1.3.42 CONVENIOS MUNICIPALES, DEPARTAMENTALES Y CON PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO SIN ÁNIMO DE LUCRO (COOPERACIÓN TÉCNICA Y ASOCIACIÓN): Puede sintetizarse como el negocio jurídico bilateral de la administración, en virtud del cual esta se vincula con otra persona jurídica pública o privada, para alcanzar los fines de interés mutuo en el marco de la ejecución de funciones misionales, que siempre deberán coincidir con el interés general, (Art 209 de la Constitución Política, Art 95 y 96 Ley 489 de 1998, Ley 395 de 1997 y Decreto 3044 de 1997) y la demás normatividad concordante. 1.3.43 CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL: Se efectúa con el propósito de apoyar el desarrollo económico y social de países en desarrollo, mediante la transferencia de tecnología, conocimientos, experiencias o recursos por parte de países desarrollados, organizaciones multilaterales, organizaciones no gubernamentales y de la sociedad civil. 1.3.44 CONVENIO MARCO: Establece la voluntad de cooperación mutua entre entidades para buscar objetivos comunes encaminados a las gestiones misionales del ICA. Se suscribe a través de un convenio general y se desarrolla por medio de cartas de entendimiento. 1.3.45 CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS: Se realizan con el propósito de autorizar a estudiantes universitarios de instituciones de educación superior aprobadas por el estado, para que puedan realizar su pasantía o tesis, en el Instituto, la cual debe ser prerrequisito para la obtención del correspondiente título profesional y las prácticas que sean parte del servicio social obligatorio, realizadas por los jóvenes que se encuentran cursando los dos últimos grados de educación lectiva secundaria, en Instituciones aprobadas por el estado según Resoluciones No. 2076 del 03 de junio de 2009 y 001900 del 01 de junio de 2010. 9 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1.3.46 CONVENIOS DE AUTORIZACIONES: En el numeral 13, 14 y parágrafo 1, del artículo 8 del acuerdo No. 002 del 26 de 2009, define en cabeza del ICA, la Autorización como el “Procedimiento administrativo mediante el cual el Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, reconoce a una persona natural o jurídica, oficial o particular como idónea y técnicamente competente para que realice actividades de Inspección o de Laboratorio de Pruebas y de Diagnóstico que son propias del Instituto”. 1.3.47 DECLARAR DESIERTO EL PROCESO: Se hará mediante comunicación motivada o Acto Administrativo que se publicará en el SECOP. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente. 1.3.48 DIRECCIÓNES TÉCNICAS, GRUPOS ESPECIALIZADOS EN EL OBJETO A CONTRATAR: Es la dependencia del Instituto que tiene el conocimiento técnico para determinar las características de los bienes y servicios adecuados para la satisfacción de necesidades de las diferentes dependencias del Instituto. 1.3.49 DOCUMENTOS CONTRACTUALES. Son todos aquellos documentos relacionados con el contrato y generados antes y durante su ejecución, los cuales pueden tener implicaciones legales, jurídicas y de relación contractual: estudio previo, pliego de condiciones, especificaciones de obra, planos de construcción, memorias de estudios técnicos, propuesta, normas y disposiciones legales vigentes, contrato, actas de recibo parcial, final y de liquidación, suspensión, reinicio, comités de obra, informes de interventoría y supervisión, modificaciones o adiciones contractuales, acta de entrega y recibo de obra, libro de obra, correspondencia, etc. 1.3.50 ESTUDIO DE MERCADO. Son las actividades y análisis documentado sobre la necesidad del bien o servicio que se requiera de acuerdo al plan anual adquisiciones del ICA, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación, realizadas para verificar la disponibilidad de bienes o servicios en el mercado, las condiciones en que podrían obtenerse, su precio estimado y los posibles oferentes para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. 1.3.51 GARANTÍA DE SERIEDAD. Es la garantía bancaria o póliza de seguros emitida por un banco o por una compañía de seguros legalmente autorizados para operar en Colombia que tiene por objeto respaldara la seriedad de los ofrecimientos hechos por un proponente durante un proceso de contratación. 1.3.52 GARANTÍA ÚNICA. Documento que tiene por objeto avalar/ respaldar el cumplimiento de todas las obligaciones que éste adquiere dentro del proceso contractual. Por lo tanto, con sujeción a los términos de la respectiva garantía, se autoriza, sin perjuicio del co-asegurado en el caso de las entidades aseguradoras, que la garantía podrá ser expedida por una o más entidades legalmente facultadas para hacerlo en el país. Puede ser Póliza de seguros, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento, endoso en garantía de títulos valores o depósito de dinero en garantía. Las garantías no serán obligatorias en los contratos de valor igual o inferior al 10% de la menor cuantía. En el evento en que el Instituto las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo. La entidad estatal es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía y en la adquisición en grandes superficies (Artículo 7° de la Ley 1150 de 2007, Artículo 87 Decreto 1510 de 2013 o norma legal que lo modifique, adicione o sustituya). 1.3.53 GERENTE GENERAL: Es el representante legal del Instituto, o el funcionario que por delegación de éste, efectuado a través de acto administrativo, está facultado para contratar en nombre de la entidad y proferir todos los actos durante los estudios previos, el proceso de selección del contratista, la celebración, iniciación, ejecución, terminación, liquidación y cierre del contrato respectivo. 10 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1.3.54 INHABILIDAD: Las inhabilidades constituyen una limitación de la capacidad para contratar con las entidades estatales que de modo general se reconoce a las personas naturales y jurídicas, y obedecen a la falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito del sujeto que lo incapacita para poder ser parte en una relación contractual con dichas entidades, por razones vinculadas con los altos intereses públicos envueltos en las operaciones contractuales que exigen que éstas se realicen con arreglo a criterios de imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia. 1.3.55 INCOMPATIBILIDAD: imposibilidad jurídica de coexistencia de dos actividades. 1.3.56 INVITACIÓN PÚBLICA. Es el documento en el cual se establecen las reglas básicas del proceso de selección y se suministra información relevante para el. Es el equivalente a un pliego de condiciones. 1.357 LIQUIDACION: Documento elaborado por el Supervisor o Interventor en el cual consta el estado financiero, el cumplimiento de las obligaciones, estado de las garantías, los acuerdos, el cruce de cuentas de las partes y demás acuerdos en que las partes puedan declararse a paz y salvo, una vez finalizado el plazo de ejecución del contrato. Debe ser suscrito de común acuerdo entre el contratista, el competente contractual el supervisor (Procederá en los casos en que el Ordenador del Gasto lo establezca y será señalado en la invitación pública respectiva). 1.3.58 MAYORES CANTIDADES DE OBRA. Son aquellas cantidades o trabajos que exceden a las pactadas contractualmente, son de su misma naturaleza y cuya ejecución es necesaria para el cumplimiento del objeto del contrato. 1.3.59 OFICINA, SUBGERENCIA Y GERENCIAS SECCIONALES: Son las dependencias del Instituto que solicita al funcionario competente y/o área organizacional encargada de la contratación de bienes o servicios para satisfacer necesidades del Instituto. 1.3.60 ORDEN DE COMPRA: Es la manifestación de la voluntad de una Entidad Compradora de vincularse al acuerdo marco de precio, obligarse a sus términos y condiciones, y es el soporte documental de la relación entre el proveedor y la Entidad compradora. 1.3.61 ORDENADOR DEL GASTO. Es el Gerente General quien es el representante legal del Instituto, o el funcionario que por delegación de éste a través de acto administrativo, está facultado para contratar en nombre de la entidad y proferir todos los actos durante los estudios previos, el proceso de selección del contratista, la celebración, iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo. 1.3.62 PERFECCIONAMIENTO. Es el momento a partir del cual surgen las obligaciones para las partes dentro de una relación contractual. Entiéndase perfeccionado el contrato es decir, la aceptación de la oferta, la invitación pública y oferta una vez publicadas en el SECOP y expedición del registro presupuestal correspondiente. 1.3.63 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de presupuesto. Es el instrumento de planeación de la actividad de compras y contratación pública para facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios, y para diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación. Este instrumento es el mismo plan general de compras, plan de adquisición de bienes y servicios (PABS) o cualquier otra denominación que tenga. 1.3.64 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Es el período entre la fecha de iniciación de la ejecución y el vencimiento del término estipulado en el contrato, para la que el contratista ejecute sus actividades, cumpla sus obligaciones y logre el 11 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD objeto contratado. PLIEGO DE CONDICIONES. Documento en donde se establecen las reglas básicas del proceso de selección y se suministra información relevante para él como: requisitos de participación, descripción técnica del objeto a contratar, plazos y términos, documentación a presentar, reglas de evaluación y adjudicación, condiciones de celebración del contrato resultante, entre otros. 1.3.65 PROPUESTA. Es el conjunto de documentos presentados por una persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal durante un proceso de contratación, contiene los ofrecimientos y la acreditación de los requisitos exigidos por la entidad en la invitación pública. 1.3.66 PRÓRROGA. Documento mediante el cual se extiende el plazo de ejecución y el término del contrato en situaciones necesarias y justificadas para lograr a buen término el objeto contractual. No debe utilizarse esta figura para justificar retrasos o posibles incumplimientos del contratista. 1.3.67 RIESGO: Circunstancia no imputable a las partes en el contrato, que puede presentarse en el contrato (es previsible que ocurra), aumentando su valor o desequilibrando la ecuación financiera. Imprevisibles por cuanto su restablecimiento está a cargo del contratante. 1.3.68 RUP - REGISTRO UNICO DE PROPONENTES: Es la anotación o asiento que realiza la Cámara de Comercio de toda persona natural o jurídica que aspire a celebrar contratos con las entidades estatales en el Registro Único de Proponentes y se efectúa por la inscripción, actualización y renovación de las condiciones de experiencia, la capacidad jurídica, financiera y de organización de los proponentes que se exigen para la participación en el proceso de selección, conforme las condiciones del contrato a suscribir y a su valor. No exigibilidad del RUP. Para la contratación de Mínima Cuantía, no se requerirá en ningún caso del Registro Único de Proponentes de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto-ley 019 de 2012 , o norma legal que lo modifique, adicione o sustituya. 1.3.69 SECOP: El Portal Único de Contratación es un sistema electrónico que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales que gestionan, las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en la Ley 80 de 1993 y normas reglamentarias y complementarias. El principal objetivo del Portal es promover la transparencia, eficiencia y uso de tecnologías para la publicación de las adquisiciones públicas. ). Instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permitirá la interacción de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control a través de la articulación de los servicios electrónicos ofrecidos y los sistemas de información relacionados con la contratación pública que se encuentren a cargo del Gobierno Nacional. El SECOP tiene como objetivo dar uniformidad a la información sobre la contratación pública. 1.3.70 SELECCIÓN. Es la decisión emanada del ordenador del gasto para la escogencia de la oferta con el menor precio y más favorable para la entidad, se determina el adjudicatario y a quien en consecuencia corresponderá, como derecho y como obligación, la aceptación de la oferta (contrato) y el cumplimiento de las obligaciones allí establecidas. 1.3.71 SUBSANABILIDAD. Es el principio por el cual en todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal y en consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en la invitación pública. Bajo este principio tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad, para todos los proponentes hasta la adjudicación, o hasta el momento en que la entidad lo establezca. 12 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1.3.72 SUPERVISOR: Funcionario designado por el Gerente General o por quien haga sus veces, para realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico al cumplimiento del objeto de un contrato. 1.3.73 SUSPENSIÓN. Interrupción del plazo de ejecución de un contrato por razones justificadas y necesarias. Durante este tiempo el interventor no debe permitir la ejecución de actividades. 1.3.74 TÉCNICAS DE SUPERVISIÓN. Son los medios que utiliza el supervisor para obtener evidencia suficiente que le permita formarse un juicio acerca del desarrollo del contrato objeto de interventoría y respalde sus conceptos. Deben ser seleccionadas y aplicadas de acuerdo con criterios como la naturaleza del contrato, el aspecto específico a evaluar y las normas técnicas que le sean aplicables, las obligaciones de los contratistas, los recursos disponibles para hacer la supervisión y la oportunidad en que se aplica la técnica, entre otros. 1.3.75 TÉRMINO DE DURACIÓN DEL CONTRATO. Es el plazo de ejecución del contrato, más el término estipulado en el mismo para todos los efectos legales a que haya lugar. 1.4 NORMATIVIDAD APLICABLE Constitución Política de Colombia de 1991. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Código Civil. Código de Comercio. Código Penal. Decreto Ley 111 de 1996, Estatuto orgánico del presupuesto. Ley 80 de 1993. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Decreto 1737 de 1998. Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público. Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Ley 816 de 2003. Por la cual se apoya a la industria Nacional a través de la Contratación Pública. Ley 819 de 2003. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. Ley 1150 de 2007. Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre contratación con recursos públicos. 13 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Ley que expide el Plan Nacional de Desarrollo. Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Ley 1437 de 2011. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Decreto Nacional 2785 de 2011. Por medio del cual se modifica parcialmente el artículo 4 del Decreto 1737 de 1998. Decreto 4170 de 2011. “Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente, se determinan sus objetivos y estructura”. Decreto 4836 de 2011. Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996, 4730 de 2005, 1957 de 2007 y 2844 de 2010, y se dictan otras disposiciones en la materia. Decreto 019 de 2012. Por medio del cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública. Decreto 1510 de 2013. Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones. Directivas de la presidencia de la República Acuerdos Consejo Directivo del ICA. Resoluciones Circulares Externas e Internas. Manuales y guías expedidas por Colombia Compra Eficiente. Demás normas que las modifiquen, adicionen, aclaren o deroguen 1.5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO (no aplica). No aplica ya que el desarrollo de responsable, tarea y resultado, se encuentran establecidos en cada procedimiento definido para el desarrollo de los procesos contractuales. 1.6 DIAGRAMA DE FLUJO 14 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INICIO PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES ESTUDIOS PREVIOS Y DEL SECTOR SELECCIÓN DE MODALIDAD LICITACION SELECCIÓN ABREVIADA CONCURSO DE MERITO MINIMA CUANTÍA NO CERTIFICA CUMPLIMIENTO SUPERVISION DEL CONTRATO CONTRATACIÓN DIRECTA PROCEDIMIENTO Articulo 86 ley 1474/2011 CERTIFICA CUMPLIMIENTO LIQUIDACIÓN CIERRE 1.7 CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO ( no aplica) El presente procedimiento no contiene responsables, tareas o resultados, en consideración a que procedimiento es introductorio a la parte especial de los procesos contractuales. 1.8 FORMAS (no aplica). 1.9 INSTRUCTIVOS ASOCIADOS (no aplica). 1.10 ANEXOS (no aplica) 15 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2. PLANEACION PRECONTRACTUAL OBJETIVO Establecer y consolidar la compra y adquisición de todos los bienes, servicios y obras a contratar anualmente y dentro del período establecido en la ley de Presupuesto, el Plan de Necesidades con el cual debe soportar el Ante Proyecto de Presupuesto para cada vigencia, debidamente sustentado, justificado y el respectivo estudio de costos donde se señalan las prioridades y necesidades que la entidad requiera contratar en una vigencia, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión. 2.1 GENERALIDADES Para la elaboración del plan anual de compras y adquisiciones de la entidad, la Subgerencia Administrativa y financiera a través del Grupo de Gestión Contractual requerirá a las dependencias del ICA, para que de conformidad con el formato que para el efecto se elabore, durante el mes de noviembre de cada año, las dependencias presenten, las necesidades de los bienes, servicios y obras que se requieran contratar en la vigencia siguiente, para el cumplimiento de los fines de la entidad. 2.1.1 APLICACIÓN Teniendo en cuenta lo establecido en los artículos 74 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, Decreto 1510 de 2013, y demás normas concordantes, la Subgerencia Administrativa y financiera a través del Grupo de Gestión Contractual consolidará la información recibida y elaborarán el proyecto del plan anual adquisiciones que se presentará al Comité Asesor de Contratación para su aprobación, previa publicación en la página web del Instituto, a más tardar el día 31 de enero de cada vigencia fiscal y de acuerdo con las instrucciones señaladas en el citado artículo. La Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente establecerá el formulario único que las entidades deban utilizar para estos efectos, la información que deba relacionarse en el mismo y los parámetros para su actualización y ajuste. En el plan anual adquisiciones se incluirán las fechas máximas en que las dependencias solicitantes remitirán al Grupo de Gestión Contractual, la ficha técnica base para la elaboración de los estudios previos necesarios para iniciar cualquier proceso de selección, lo anterior de acuerdo con los términos establecidos para cada modalidad de selección. Las solicitudes de contratación deberán radicarse en el Grupo de Gestión Contractual con mínimo quince (15) días de antelación a la fecha de inicio prevista en el plan anual adquisiciones, a fin de cumplir con el cronograma y satisfacer oportunamente las necesidades requeridas por las dependencias del Instituto. Las áreas en las que surge la necesidad realizarán el seguimiento al cumplimiento de los cronogramas pactados dentro del plan anual adquisiciones, el cual podrá ser modificado de acuerdo con las necesidades del servicio, previa justificación de las dependencias solicitantes o del Grupo de Gestión Contractual, los ajustes y o modificación que se hagan deberán ser aprobados por el Comité Asesor de Contratación. 2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN 16 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2.2.1 ACTIVIDADES CRÍTICAS No. 1 2 Responsable Oficinas, Subgerencias, Gerencias Seccionales, Direcciones Técnicas y Grupos Organizacionales del Instituto que requiere la contratación. Oficinas, Subgerencias, Gerencias Seccionales, Direcciones Técnicas y Grupos Organizacionales del Instituto Tareas Resultado Identificar las necesidades de la entidad, de los bienes, obras y - Plan Anual De servicios. Adquisiciones Verificar la inclusión del requerimiento en el plan anual de adquisiciones previamente aprobado. ¢. Identificar los bienes, obras y servicios, los cuales se pretenden satisfacer con la contratación. ¢. Plan Anual De Adquisiciones 2.2.2 ACTIVIDADES DE CONTROL No. 1 2 3 Responsable Oficinas, Subgerencias, Gerencias Seccionales, del Instituto. Oficinas, Subgerencias, Gerencias Seccionales del Instituto Coordinación Grupo de Gestión Contractual. Tareas Identificar el (los) bien (es), obra (s) y servicio (s). © Resultado Plan Anual De Adquisiciones Consultar el Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Plan de Compras Unidas. © y Adquisiciones Incluir y/o modificar el (los) bien (es), obra (s) y/o servicio (s) Plan Anual De solicitado (s) en el Plan de Compras del Instituto. © Adquisiciones 4 Comite Asesor de Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones. © Contratación Anexo 1 Guía para la Elaboración del Plan Anual De Adquisiciones 17 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5 Grupo Gestión Verificar el (los) bien (es), obra y/o servicio (s) (s) solicitado (s) en el Plan Anual De Contractual Plan de Compras del Instituto. © Adquisiciones 7 Grupo Gestión Publicación en la Página Web del Instituto y en el Secop. © Contractual Registro Secop. 2.3. DIAGRAMA DE FLUJO IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD (BIENES, OBRAS Y SERVICIOS) ELABORACIÓN PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES COMPRAS APROBACIÓN PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES PUBLICACIÓN PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES FIN 2.4. CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO 18 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Tareas Críticas: Las tareas críticas corresponden a aquellas donde se puede potencializar un riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo se identifican las tareas críticas con el símbolo ¢. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 2.1. Tareas de Control: Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos así como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación definidas para el logro de los objetivos de la entidad. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de control se identifican con el símbolo ©. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 2.2. 2.5. FORMAS ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES www.colombiacompra.gov.co/es/manuales 2.6. INSTRUCTIVOS ASOCIADOS (NO APLICA). 2.7. ANEXOS Ver formato elaboración plan de compras en www.colombiacompra.gov.co/es/manuales. 19 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 3. ESTUDIOS PREVIOS OBJETIVO Establecer de manera clara y concisa los fundamentos que apoyan la conveniencia y viabilidad del procedimiento a seguir para la consecución de los estudios y documentos previos que soportan el proceso de selección objetiva de los contratistas de la entidad. 3.1 GENERALIDADES Este procedimiento aplica para todos los procesos de contratación que adelante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA, independientemente de la modalidad de selección, y que de acuerdo con la normatividad contractual vigente y que requieren de la realización de un estudio soportado en documentos previos. Inicia con la identificación de necesidades a satisfacer o problemas a solucionar en el Instituto y termina con la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal como etapas previas al inicio de una modalidad de selección de contratistas. 3.1.1 APLICACIÓN Este procedimiento aplica para todos los procesos de contratación que adelante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA, independientemente de la modalidad de selección, y que de acuerdo con la normatividad contractual vigente y que requieren de la realización de un estudio soportado en documentos previos. Inicia con la identificación de necesidades a satisfacer o problemas a solucionar en el Instituto y termina con la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal como etapas previas al inicio de una modalidad de selección de contratistas. 3.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.2.1 Actividades Críticas No. Responsable Tareas Resultado 1 Plan anual de Grupo de Gestión Verificar la inclusión del requerimiento en el plan anual de adquisiciones de Contractual adquisiciones previamente aprobado por el Comité Asesor de la entidad. Contratación. © 2 Área dependencia requiere Consulta o Verificar la existencia de un acuerdo marco de precio para el bien o acuerdos marcos que servicio a contratar. © de precio vigentes la 20 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD contratación 3 Área dependencia requiere contratación o que Identificar la necesidad de la entidad, basados en las características Ficha Técnica la de bienes, obras y servicios a contratar y del proceso contractual. © 4 Oficinas, Subgerencias, Gerencias Seccionales, Grupo Elaborar estudios previos. © de Gestión Contractual. Estudio previo. 3.2.3 Actividades de Control. 3.2.3.1 IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE LA ENTIDAD, BASADOS EN LAS CARACTERÍSTICAS DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS A CONTRATAR Y DEL PROCESO CONTRACTUAL No. Responsable Tareas Resultado 1 Oficinas, Subgerencias, Gerencias Seccionales. Describir la necesidad que tiene la entidad estatal y que pretende satisfacer, y definir el objeto a contratar con sus especificaciones esenciales. Oficinas, Subgerencias, Gerencias Seccionales delegadas. Elaborar la ficha técnica de la necesidad a satisfacer. Ficha Técnica 2 Ficha Técnica 3 Gerencias Seccionales Establecer los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de ESTUDIOS delegadas y Grupo selección escogida o concurrencia de Modalidad con Acuerdo Marco PREVIOS de Gestión de precio* Contractual 21 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4 5 6 7 8 Oficinas, Subgerencias, Gerencias Seccionales Valor estimado del contrato delegadas, Grupo de Gestión Contractual. Oficinas, Subgerencias, Gerencias Seccionales delegadas, Grupo de Gestión Contractual. Oficinas, Subgerencias, Gerencias Seccionales delegadas, Grupo de Gestión Contractual. Oficinas, Subgerencias, Gerencias Seccionales delegadas, Grupo de Gestión Contractual. Oficinas, Subgerencias, Gerencias Seccionales delegadas, Grupo de Gestión Contractual. ESTUDIOS PREVIOS ESTUDIOS Justificar los factores de selección que permitan identificar la oferta PREVIOS más favorable. Identificar los factores que permitan la tipificación, estimación, y Colombia Compra asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio Eficiente económico del contrato. Analizar e identificar si existe un Acuerdo Comercial o Acuerdo Consultar Agencia Nacional de Marco de Precio para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios que aplique para el proceso Contratación contractual. Pública. Analizar la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios ESTUDIOS de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del PREVIOS incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso de acuerdo con la reglamentación sobre el particular. *De existir acuerdo marco de precio vigente, para el bien o servicio a contratar se deberá dar continuidad con el procedimiento establecido por Colombia compra Eficiente o quien haga sus veces de conformidad a los manuales respectivos o que para el efecto existan. 3.4. DIAGRAMA DE FLUJO 22 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Comunicación a Colombia Compra eficiente INICIO SI Verificar la existencia de un acuerdo marco de precio para el bien o servicio a contratar Identificación de la necesidad (Bienes, obras y servicios) Elaborar los Estudios previos y del Sector Económico NO ESTUDIO PREVIO SI INICIO DEL PROCESO 3.5. CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO Tareas Críticas: Las tareas críticas corresponden a aquellas donde se puede potencializar un riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo se identifican las tareas críticas con el símbolo ¢. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 3.2.2 Tareas de Control: Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos así como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación definidas para el logro de los objetivos de la entidad. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de control se identifican con el símbolo ©. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 3.2.3 23 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 3.6. FORMAS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 3.7. INSTRUCTIVOS ASOCIADOS (No aplica). 3.8. ANEXOS Ver Acuerdos Marco de precio vigentes www.colombiacompra.gov.co/es/manuales. Ver Manual de Riesgos www.colombiacompra.gov.co/es/manuales. 24 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4. LICITACION PÚBLICA OBJETIVO Contratar los bienes y/o servicios u obras a través de la Modalidad de Licitación Pública de acuerdo con lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y sus normas reglamentarias. 4.1 GENERALIDADES Este procedimiento aplica para los casos en que la ley determina el uso de la modalidad de Licitación Pública. El procedimiento abarca desde la elaboración y publicación de documentos de convocatoria hasta el perfeccionamiento del (de los) contrato (s) con el (los) cual (es) se adquieren los bienes y/o servicios que los satisfacen o solucionan. 4.1.1 APLICACIÓN Este procedimiento aplica para todos los procesos de contratación que adelante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA, que por su cuantía y por no estar sometidos, dado el objeto de contratación a un procedimiento abreviado, requieren ser contratados a través de un procedimiento público y con el lleno de las garantías establecidas en el Estatuto de Contratación Estatal. Inicia con la identificación de necesidades a satisfacer o problemas a solucionar en el Instituto y termina con la adjudicación o declaración de desierto del proceso licitatorio. 4.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.2.1 Actividades Críticas No. Responsable Tareas 1 Área Competente y Grupo de Gestión Elaborar estudios previos y anexos técnicos del proceso. ¢ Contractual 2 Comité Asesor de Aprobación de Proceso contractual ¢ Contratación Resultado Registro Electrónico del SECOP Documento (s) de convocatoria Acta de Comité de Contratación. 3 Registro Electrónico del Grupo Gestión Publicar documentos de convocatoria (aviso de convocatoria, SECOP Contractual. estudios previos y proyecto de pliego y demás anexos del proceso). ¢ Documento (s) de convocatoria 4 Área Competente y Grupo Gestión Análisis y respuesta de observaciones a proyecto de pliego. ¢ Contractual. Respuesta de Observaciones. 25 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5 6 7 Registro Electrónico del SECOP. Acto administrativo de Realizar la apertura, expedición de acto administrativo de apertura y Apertura. Grupo Gestión publicación de pliego de condiciones definitivo y demás anexos del Pliego de Contractual proceso, si fueron objeto de modificación. ¢ condiciones definitivo y demás anexos del proceso, si fueron objeto de modificación. Gerencia General y Grupo Gestión Expedición de Acto Administrativo Designando Comité Evaluador. ¢ Contractual. Acta de Audiencia para Precisar el Contenido y Alcance del Pliego Área Competente y de Condiciones y Audiencia de Aclaraciones, Tipificación, Asignación y Estimación de Grupo Gestión la Tipificación, Riesgos. ¢ Contractual. Estimación y Asignación Definitiva de Riesgos. 8 Grupo Gestión Adenda (máximo tres (3) días antes del cierre). ¢ Contractual 9 Grupo Gestión Contractual y Grupo atención al Ciudadano y Entrega de Propuestas y Cierre. ¢ Gestión Documental y Oficina de Control Interno. 10 Comité Evaluador 11 Acto Administrativo. Grupo Registro Electrónico SECOP. Adenda. del Registro Electrónico del SECOP. Acta de Cierre y Planilla de Asistencia. Registro electrónico SECOP Verificación de Requisitos Habilitantes y evaluación de Propuestas. ¢ Informe Evaluación. del de Gestión Traslado de Informe de Evaluación y Recepción de Observaciones y Registro 26 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Contractual y Documentos Subsanables. ¢ Grupo atención al Ciudadano y Gestión Documental. 12 Grupo Gestión Contractual y Publicación de Informe de Evaluación Definitivo. ¢ Comité de Evaluación 13 Gerencia General, Áreas Competentes y Audiencia de Adjudicación o de Declaratoria Desierta. ¢ Grupo Gestión Contractual. 14 Grupo Gestión Perfeccionar y legalizar contrato(s) ¢ Contractual 15 16 Grupo Gestión Designación de Supervisor del Contratos ¢ Contractual. Supervisor. Acta de Inicio ¢ electrónico SECOP Informe Evaluación. del de Registro electrónico del SECOP Informe de Evaluación y respuesta de observaciones y documentos subsanables. Registro electrónico del SECOP Acta de Audiencia Pública de Adjudicación o de Declaratoria de Desierta. Acto Administrativo de Adjudicación o Declaratoria De Desierta. Registro electrónico SECOP Documento Perfeccionar legalizar contrato(s). del (s) y Memorando SISAD. Acta de Inicio 17 Grupo Gestión Modificaciones, Adiciones y Prorrogas ¢ Contractual. Minuta 27 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 18 19 20 21 Área Competente, Grupo Gestión Suspensión ¢ Contractual Acta Suspensión de Área Competente, Grupo Gestión Reinicio ¢ Contractual Acta Suspensión de Área Competente Acta de Recibo Definitivo Acta de Recibo Definitivo ¢ Grupo Gestión Contractual y Liquidación del Contrato ¢ Supervisor del Contrato 22 Área Competente Cierre ¢ Formato Acta de liquidación Formato Acta de Cierre 4.2.2 Actividades de Control. 4.2.2.1 ELABORAR Y PUBLICAR DOCUMENTOS DE CONVOCATORIA No. 1 2 3 4 Responsable Tareas Resultado Registro Elaborar, revisar y publicar el proyecto de pliego de condiciones, Electrónico del Grupo Gestión aviso de convocatoria, estudios previos en los términos de ley SECOP Contractual. vigentes © Documento (s) de convocatoria Grupo Gestión Contractual y Documento (s) de Grupo atención al Recepción Manifestación de interés de Mipymes (Cuando aplique). Manifestación de Ciudadano y © interés Gestión Documental. Documento(s) de Área Competente y respuesta (s) Recibir, responder y publicar en el SECOP las observaciones al Grupo Gestión Registro proyecto de pliego de condiciones, por parte de interesados. © Contractual. Publicados en el SECOP Registro Grupo Gestión Realizar y publicar Aviso de convocatoria en los términos de ley electrónico del Contractual. vigentes © SECOP Avisos 4.2.2.2 REALIZAR LA APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO No. Responsable Tareas Resultado 28 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1 Grupo Gestión Contractual. 2 3 4 Ordenador de Gasto o su delegado y Grupo Gestión Contractual. Ordenador de Gasto y Grupo Gestión Contractual. Área Competente, Grupo Gestión Contractual y Grupo atención al Ciudadano y Gestión Documental. Registro electrónico del SECOP Elaborar y revisar el pliego de condiciones definitivo. © Pliego de condiciones definitivo Registro electrónico del Elaborar, suscribir y publicar Acto administrativo de apertura del SECOP proceso de selección de acuerdo con los términos de ley. © Acto Administrativo Elaborar la Resolución de designación Comités Evaluadores Resolución encargados de efectuar las verificaciones y evaluaciones de las Designación propuestas que se presenten para el proceso de selección. © de Recibir, responder y publicar en el SECOP (Portal Único de Documentos Contratación) las observaciones a los pliegos de condiciones publicados definitivos y respuestas. © 5 6 7 Adenda Grupo Gestión Elaborar adenda(s) y publicarlas en el SECOP (máximo tres (3) días Contractual. antes del cierre. © Registro electrónico del SECOP Grupo Gestión Contractual y Oferta / Grupo atención al documento de Recepción de oferta o ausencia de ofertas © Ciudadano y ausencia de Gestión oferta Documental. Grupo Gestión Registro Contractual y Acta de Diligencia de cierre y apertura de propuestas y publicación electrónico del Grupo atención al en el SECOP. SECOP Ciudadano y Custodia sobre económico cerrado (Cuando aplique). © Gestión Acta publicada Documental. 4.2.2.3 AUDIENCIA DE PRECISIONES Y RIESGOS No. Responsable Tareas Resultado 29 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1 Registro Audiencia de Precisiones del contenido del pliego y de asignación de Área Competente y electrónico del riesgos, elaborar acta de la audiencia en la cual conste las Grupo Gestión SECOP observaciones de los posibles oferentes y la revisión de la asignación Contractual. Acta de audiencia de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva. © 4.2.2.4VERIFICAR Y EVALUAR PROPUESTAS No. 1 Responsable Tareas Comité Evaluador. Efectuar las verificaciones y evaluaciones de ofertas y emitir informe, Informes y de ser necesario, solicitar aclaraciones del contenido de la oferta, verificación según lo establecido en la ley y en el pliego de condiciones. © evaluación. 2 Publicar informes en el SECOP (Portal Único de Contratación) y Grupo Gestión cartelera, de conformidad con las reglas de publicidad de los asuntos Contractual. contractuales señalados en la ley. © 3 Grupo Gestión Contractual y Traslado, publicación, recepción de observaciones a los informes y Grupo atención al respuestas de conformidad con lo señalado en la ley y en el pliego de Ciudadano y condiciones. © Gestión Documental. 4 Comité Evaluador. Resultado de y Registro electrónico del SECOP Informes de verificación y evaluación publicados Registro electrónico del SECOP Observaciones y Respuesta publicadas. Efectuar las verificaciones y evaluaciones de ofertas y emitir informe, Informes y de ser necesario, solicitar aclaraciones del contenido de la oferta, verificación según lo establecido en la ley y en el pliego de condiciones. © evaluación. de y 4.2.2.5 AUDIENCIA PÚBLICA DE ADJUDICACION O DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA CONTRATACIÓN No. 1 2 Responsable Ordenador Gasto o funcionario Instituto Colombiano Agropecuario delegado Ordenador Gasto o funcionario Instituto Colombiano Tareas del del del Resultado Registro electrónico Instalar y dirigir la Audiencia Pública de Adjudicación o de SECOP declaratoria de Desierta© Pliego condiciones definitivo del de del Registro del electrónico del Lectura Reglamento de Audiencia Pública de Adjudicación o del SECOP Declaratoria de Desierta © Acto Administrativo 30 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Agropecuario delegado 3 4 Comité Evaluador. Observaciones presentadas por los Proponentes a los informes o Resolución intervención en Audiencia y Respuesta(s) por parte del Instituto © Designación Ordenador Gasto o funcionario Instituto Colombiano Agropecuario delegado Lectura orden de Elegibilidad © del del del 5 Comité Evaluador. 6 7 de Documentos publicados Adenda Recomendar al ordenador del gasto la adjudicación en los términos Registro de ley vigentes y según lo establecido en el pliego de condiciones. © electrónico SECOP del Ordenador del Gasto o quien haga Adjudicar o declarar desierto el proceso licitatorio. © sus veces Oferta documento ausencia oferta / de de Ordenador de Gasto o su Elaborar, firmar y publicar el acta de adjudicación o de declaratoria delegado y Grupo de desierta del proceso licitatorio. © Gestión Contractual Registro electrónico del SECOP Acta publicada 4.2.2.6 PERFECCIONAR Y LEGALIZAR EL CONTRATO No. 1 Responsable Tareas Grupo Gestión Contractual Elaborar la minuta del (de los) contrato (s) © Resultado Minuta Contrato de 2 Grupo Gestión Firmar el (los) contrato (s) © Contractual 3 4 Grupo Gestión Contractual y Solicitud y Expedición de Registro Presupuestal© Gestión Financiera Grupo Gestión Aprobación de Póliza© Contractual Contrato firmado Registro Presupuestal Oficio Aprobación de 31 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5 -Contrato Grupo Gestión Publicar en el SECOP el contrato, de conformidad con las reglas de Publicado Contractual publicidad de los asuntos contractuales señalados en la ley 4.2.2.7 SUPERVISION DEL CONTRATO 1 Grupo Gestión Designar supervisor (es) del (de los) contrato(s). © Contractual. Oficio Designación supervisión. de de 2 Grupo Gestión Comunicar la Designación al (a los) Supervisor (es) e Informarles a Memorando Contractual. las áreas© SISAD. 3 Supervisor Acta de Inicio© 4 Supervisor. Desarrollo de la Supervisión© 5 Supervisor y Grupo de Gestión Liquidación© Contractual 6 Área Competente y Grupo de Gestión Cierre© Contractual. Acta de Inicio Informes mensuales, actas y demás registros. (Ver capitulo supervisión de éste manual) * Acta de Liquidación. (Ver capitulo supervisión de éste manual) * Acta de Cierre. (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 32 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.3 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Elaborar y publicar documentos de convocatoria Recepción observaciones al proyecto de pliegorespuestas Realizar la apertura del proceso y publicar pliego definitivo Realizar Audiencia Precisiones y Riesgos Realizar la diligencia de cierre del proceso y publicar acta en el SECOP Observaciones al pliego de condiciones y respuestas a las mismas y publicar en el SECOP Verificar y evaluar propuestas Traslado informes, solicitar aclaraciones y presentar documentos subsanables Audiencia de apertura de sobre económico (si aplica) Audiencia Pública de Adjudicación o declarar desierta del proceso licitatorio SI SI ¿Persiste la necesidad o problema que originó el proceso? ¿Se declaró desierto el proceso de contratación? NO NO ¿La Ley permite otra modalidad de selección y el Instituto la escoge? Perfeccionar y legalizar el (los) contrato (s) 2 1 Publicar el(los) contrato(s) en el SECOP 1 2 Liquidación Cierre 4.4 CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO 33 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Tareas Críticas: Las tareas críticas corresponden a aquellas donde se puede potencializar un riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo se identifican las tareas críticas con el símbolo ¢. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 4.2.1 Tareas de Control: Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos así como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación definidas para el logro de los objetivos de la entidad. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de control se identifican con el símbolo ©. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 4.2.2. 4.5. FORMAS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 4.6. INSTRUCTIVOS ASOCIADOS (no aplica). 4.7 ANEXOS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 34 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5. SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTIA OBJETIVO Contratar los bienes, servicios u obras a través de la Modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y sus normas reglamentarias. 5.1 GENERALIDADES Este procedimiento aplica para los casos en que la ley determina el uso de la modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía. El procedimiento abarca desde la elaboración y publicación de documentos de convocatoria hasta el perfeccionamiento del (de los) contrato (s) con el (los) cual (es) se adquieren los bienes y/o servicios y/ obras que los satisfacen o solucionan. 5.2 APLICACIÓN Este procedimiento aplica para los casos en que la ley determina el uso de la modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía. El procedimiento abarca desde la elaboración y publicación de documentos de convocatoria hasta el perfeccionamiento del (de los) contrato (s) con el (los) cual (es) se adquieren los bienes y/o servicios y/ obras que los satisfacen o solucionan. 5.2.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.2.1.1 Actividades Críticas No. 1 Responsable Área Competente y Coordinador Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. Tareas Resultado Elaborar y publicar documentos de convocatoria (aviso de convocatoria, estudios previos y proyecto de pliego y demás anexos Registro del proceso). ¢. Electrónico SECOP del Documento (s) de convocatoria, Estudios previos, proyecto de pliegos. 2 Ordenador de Realizar la apertura, publicación de pliego de condiciones definitivo y Registro Gasto o su designación de Comité Evaluador y cierre del proceso. ¢. Electrónico delegado y SECOP. Coordinador Grupo Gestión Contractual. Acto del 35 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD administrativo de Apertura. Pliego de condiciones definitivo y demás anexos del proceso, si fueron objeto de modificación. 3 Comité Evaluación. de Verificación de Requisitos Habilitantes y evaluación de Propuestas. ¢. Registro electrónico SECOP Informe Evaluación. 4 Ordenador Gasto o delegado. de Adjudicación o Declaratoria de Desierto. ¢. su Registro electrónico SECOP del de del Acto Administrativo de Adjudicación o Declaratoria De Desierta. 5 Grupo Gestión Perfeccionar y legalizar contrato(s). ¢. Contractual y Grupo de Gestión financiera Registro electrónico SECOP Documento Perfeccionar legalizar contrato(s) 6 Coordinador Grupo Designación de Supervisor del Contratos. ¢. Gestión Contractual. del (s) y Memorando SISAD. 36 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 7 Ordenador de Liquidación del Contrato. ¢. Gasto o su delegado y Coordinador de Grupo Gestión Contractual, Profesionales del Área o Grupo y Supervisor. Acta Liquidación de 5.2.1.2 Actividades de Control. © 5.2.1.2.1 ELABORAR Y PUBLICAR DOCUMENTO (S) DE CONVOCATORIA No. 1 2 3 Responsable Tareas Jefe o Coordinador de Área y Coordinador Grupo Elaborar, revisar y publicar el proyecto de pliego de condiciones, Gestión aviso de convocatoria, estudios previos en los términos de ley Contractual y vigentes. © demás profesionales del área. Resultado Registro Electrónico SECOP del Documento (s) de convocatoria Coordinadores de Grupo Gestión Contractual y Grupo atención al Documento (s) de Recepción Manifestación de interés de Mipymes (Cuando aplique). Ciudadano y Manifestación de © Gestión interés Documental o quien haga sus veces. Jefe del área o dependencia competente y Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área o grupo. Recibir y responder las observaciones por parte del Jefe del área o Documento(s) de dependencia competente y Grupo Gestión Contractual y demás respuesta (s) profesionales del área o grupo Publicar en el Secop las observaciones y las respuestas por parte del Registro Grupo de Gestión Contractual. © Publicados en el SECOP 5.2.1.2.2 REALIZAR LA APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO 37 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD No. 1 Responsable Tareas Coordinador Grupo Gestión Contractual y Elaborar y revisar el pliego de condiciones definitivo. © demás profesionales del área. 2 3 4 Ordenador de Gasto o su delegado y Coordinador Grupo Elaborar y publicar Acto administrativo de apertura del proceso de Gestión selección de acuerdo con los términos de ley. © Contractual y demás profesionales del área. Ordenador de Gasto o su Elaborar la Resolución de designación Comités Evaluadores delegado y encargados de efectuar las verificaciones y evaluaciones de las Coordinador Grupo propuestas que se presenten para el proceso de selección. © Gestión Contractual. Resultado Registro electrónico SECOP Pliego condiciones definitivo Registro electrónico SECOP del de del Acto Administrativo de Apertura de Proceso. Resolución Designación Comité Evaluación. de de de Coordinadores de Grupo Gestión Contractual y Grupo atención al Ciudadano y Gestión Documental o Recibir, responder y publicar en el SECOP (Portal Único de Documentos quien haga sus Contratación) las observaciones a los pliegos de condiciones publicados veces y Jefes de definitivos y respuestas. © Áreas Competentes y demás profesionales de las Áreas. 38 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5 Coordinador Grupo Gestión Contractual y Jefes de Áreas Elaborar adenda(s) y publicarlas en el Secop. © Competentes y demás profesionales de las Áreas. Adenda Registro electrónico SECOP del 6 Coordinador Grupo Lista preliminar Gestión de posibles Contractual oferentes Coordinación de Recibir manifestaciones de interés y publicar en el SECOP (Portal Gestión Documental y Único de Contratación) la lista preliminar de oferentes. © Registro demás electrónico del profesionales de SECOP las áreas. 7 8 Coordinador Grupo Gestión Realizar sorteo con oferentes que presentan manifestaciones de Contractual y interés. Cuando el número de posibles oferentes sea superior a diez demás (10) oferentes. © profesionales del área. Coordinador Grupo Gestión Publicar en el SECOP (Portal Único de Contratación) la lista Contractual y consolidada de oferentes de conformidad con las reglas de demás publicidad de los asuntos contractuales señalados en la ley. © profesionales del área. 10 Grupo Gestión Contractual y Grupo atención al Ciudadano y Gestión Documental. Acta de audiencia de sorteo de consolidación de oferentes Lista consolidada de oferentes publicada Registro electrónico SECOP del Acta de cierre Recibir ofertas de los proponentes en la fecha y hora de cierre; Acta de entrega Enviar las propuestas recibidas a los responsables de los Comités de propuestas Evaluadores encargados de efectuar las verificaciones y Registro evaluaciones de ofertas. © electrónico del SECOP. 5.2.1.2.3 VERIFICAR Y EVALUAR PROPUESTAS 39 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD No. 1 Responsable Tareas Resultado Informes Efectuar las verificaciones y evaluaciones de ofertas y emitir informe, verificación Designados Comité y de ser necesario, solicitar aclaraciones del contenido de la oferta, requisitos Evaluador. habilitantes según lo establecido en la ley y en el pliego de condiciones. © evaluación. 2 Coordinador Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. 3 Informes verificación Publicar en el SECOP (Portal Único de Contratación) los informes de evaluación verificación y evaluación revisados y las respuestas a las observaciones hechas por los proponentes, de conformidad con las publicados reglas de publicidad de los asuntos contractuales señalados en la ley. Registro © electrónico SECOP Coordinadores de Grupo Gestión Contractual y Grupo atención al Traslado, publicación, recepción de observaciones a los informes y Ciudadano y respuestas de conformidad con lo señalado en la ley y en el pliego de Gestión condiciones. © Documental o quien haga sus veces. Observaciones Respuesta publicadas Registro electrónico SECOP de de y de y del y del 5.2.1.2.4 ADJUDICAR 0 DECLARAR DESIERTA LA CONTRATACION No. 1 Responsable Tareas Acta Delegados Comité Recomendar al ordenador del gasto la adjudicación en los términos Evaluación. Evaluador. de ley vigentes y según lo establecido en el pliego de condiciones. 2 Ordenador Gasto o Delegado. 3 Resultado de su Ordenador de Gasto o su delegado y Coordinador Grupo de - Acta de Audiencia de Adjudicación y Resolución de Adjudicar o declarar desierto el proceso licitatorio. © adjudicación o de declaratoria desierta publicadas en el SECOP - Acta de Elaborar, firmar y publicar el acta de adjudicación o de declaratoria audiencia de de desierta del proceso licitatorio. © adjudicación o declaratoria 40 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Gestión Contractual desierta publicadas en el SECOP. 5.2.1.2.5 PERFECCIONAR Y LEGALIZAR EL (LOS) CONTRATO(S) No. 1 2 3 4 5 Responsable Tareas Coordinador Grupo Gestión Elaborar la minuta del (de los) contrato (s) © Contractual Resultado Minuta Contrato de Ordenador del gasto o quien haga Firmar el (los) contrato (s). © sus veces Contrato firmado Coordinadores Grupo Gestión Contractual, Grupo Gestión Solicitud y Expedición de Registro Presupuestal. © Financiera y demás profesionales del Área. Registro Presupuestal Coordinador Grupo Gestión Contractual y Aprobación de Póliza. © demás profesionales del Área. Oficio Aprobación de Coordinador Grupo Gestión Contrato Contractual y Publicar en el SECOP el contrato, de conformidad con las reglas de Publicado demás publicidad de los asuntos contractuales señalados en la ley. © profesionales del área. 5.2.1.2.6 SUPERVISION DEL CONTRATO 1 Coordinador Grupo Gestión Designar supervisor (es) del (de los) contrato(s). © Contractual Oficio Designación supervisión. (Memorando SISAD). de de 41 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2 Coordinador Grupo Comunicar la Designación al (a los) Supervisor (es) e Informarles a Memorando Gestión las áreas© SISAD. Contractual 3 Acta de Inicio Supervisor Acta de Inicio© 4 Informes mensuales, actas y demás registros. Supervisor. Desarrollo de la Supervisión© (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 5 Supervisor y Grupo de Gestión Liquidación© Contractual 6 Acta Liquidación. de (Ver capitulo supervisión de éste manual) * Acta de Cierre. Área Competente y Grupo de Gestión Cierre© Contractual. (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 5.3. DIAGRAMA DE FLUJO 42 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INICIO Elaborar y publicar documentos de convocatoria Realizar la apertura y cierre del proceso Verificar y evaluar propuestas Adjudicar o declarar desierta la contratación Se declaró desierto el proceso de contratación? Persiste la necesidad o problema que originó el proceso? SI NO La Ley permite otra modalidad de selección y el Instituto la escoge? NO NO Perfeccionar y legalizar el (los) contrato (s) SI 1 2 2 1 FIN 5.4 CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO 43 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Tareas Críticas: Las tareas críticas corresponden a aquellas donde se puede potencializar un riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo se identifican las tareas críticas con el símbolo ¢. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 5.2.1.1 Tareas de Control: Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos así como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación definidas para el logro de los objetivos de la entidad. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de control se identifican con el símbolo ©. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 5.2.1.2 5.5. FORMAS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 5.6. INSTRUCTIVOS ASOCIADOS (no aplica). 5.7. ANEXOS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 44 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 6. SELECCIÓN ABREVIADA- SUBASTA INVERSA PRESENCIAL O ELECTRÓNICA OBJETIVO Contratar los bienes, servicios u obras a través de la Modalidad de Selección Abreviada - Subasta inversa, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y sus normas reglamentarias. 6.1 APLICACIÓN Este procedimiento aplica para los casos en que la ley determina el uso de la modalidad de Selección Abreviada- subasta inversa, presencial o electrónica. El procedimiento abarca desde la elaboración y publicación de documentos de convocatoria hasta el perfeccionamiento del (de los) contrato (s) con el (los) cual (es) se adquieren los bienes y/o servicios y/ obras que los satisfacen o solucionan. 6.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.2.1 Actividades Críticas No. 1 Responsable Área Competente y Coordinador Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. Tareas Resultado Elaborar y publicar documentos de convocatoria (aviso de convocatoria, estudios previos y proyecto de pliego y demás anexos Registro del proceso). ¢. Electrónico SECOP del Documento (s) de convocatoria, Estudios previos, proyecto de pliegos. 2 Área Competente y Observaciones a proyecto de pliego Coordinador Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. Registro Electrónico SECOP del 45 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 3 4 Grupo atención al Solicitud de limitación de proceso a Mipymes. ¢ Ciudadano y Gestión Documental y Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. Ordenador de Realizar la apertura, publicación de pliego de condiciones definitivo y Gasto o su designación de Comité Evaluador y cierre del proceso. ¢. delegado y Coordinador Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. Registro Electrónico SECOP del Registro Electrónico SECOP. del Acto administrativo de Apertura. Pliego de condiciones definitivo y demás anexos del proceso, si fueron objeto de modificación. 3 Comité Evaluación. de Verificación de Requisitos Habilitantes y evaluación de Propuestas, Registro publicación de informe de evaluación, traslado y observaciones del electrónico informe de evaluación. ¢. SECOP. Informe Evaluación. 4 Ordenador Gasto o delegado. de Audiencia de Subasta presencial o electrónica, adjudicación o Registro su Declaratoria de Desierto. ¢. electrónico SECOP del de del Acto Administrativo de Adjudicación o Declaratoria De Desierta. 46 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5 Coordinador Grupo Perfeccionar y legalizar contrato(s). ¢. Gestión Contractual y demás profesionales del Área. 6 Coordinador Grupo Designación de Supervisor del Contratos. ¢. Gestión Contractual. 7 Ordenador de Liquidación del Contrato. ¢. Gasto o su delegado y Coordinador de Grupo Gestión Contractual, Profesionales del Área o Grupo y Supervisor. Registro electrónico SECOP Documento Perfeccionar legalizar contrato(s) del (s) y Memorando SISAD. Acta Liquidación de 6.2.2 Actividades de Control. © 6.2.2.1 ELABORAR Y PUBLICAR DOCUMENTO (S) DE CONVOCATORIA No. 1 2 Responsable Jefe o Coordinador de Área y Coordinador Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. Tareas Resultado Registro Elaborar, revisar y publicar el proyecto de pliego de condiciones, Electrónico aviso de convocatoria, estudios previos en los términos de ley SECOP vigentes. © del Documento (s) de convocatoria Coordinadores de Recepción Manifestación de interés de Mipymes (Cuando aplique). Grupo Gestión Documento (s) de Contractual y © Manifestación de Grupo atención al 47 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Ciudadano Gestión Documental quien haga veces. 3 y interés o sus Jefe del área o dependencia Documento(s) de competente y respuesta (s) Grupo Gestión Recibir, responder y publicar en el SECOP las observaciones al Contractual y proyecto de pliego de condiciones, por parte de interesados. © demás Registro profesionales del Publicados en el área o grupo. SECOP 6.2.2.2 REALIZAR LA APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO No. 1 2 3 Responsable Tareas Coordinador Grupo Gestión Contractual y Elaborar y revisar el pliego de condiciones definitivo. © demás profesionales del área. Ordenador de Gasto o su delegado y Coordinador Grupo Elaborar y publicar Acto administrativo de apertura del proceso de Gestión selección de acuerdo con los términos de ley. © Contractual y demás profesionales del área. Ordenador de Elaborar la Resolución de designación Comités Evaluadores Gasto o su encargados de efectuar las verificaciones y evaluaciones de las delegado y Coordinador Grupo propuestas que se presenten para el proceso de selección. © Gestión Resultado Registro electrónico SECOP Pliego condiciones definitivo Registro electrónico SECOP del de del Acto Administrativo de Apertura de Proceso. Resolución Designación Comité Evaluación. de de de 48 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Contractual. 4 Coordinadores de Grupo Gestión Contractual y Grupo atención al Ciudadano y Gestión Documental o Recibir, responder y publicar en el SECOP (Portal Único de Documentos quien haga sus Contratación) las observaciones a los pliegos de condiciones publicados veces y Jefes de definitivos y respuestas. © Áreas Competentes y demás profesionales de las Áreas. 5 Coordinador Grupo Gestión Contractual y Jefes de Áreas Elaborar adenda(s) y publicarlas en el Secop. © Competentes y demás profesionales de las Áreas. Adenda Registro electrónico SECOP del 6.2.2.3 VERIFICAR Y EVALUAR PROPUESTAS No. 1 2 Responsable Resultado Informes Efectuar las verificaciones y evaluaciones de ofertas y emitir informe, verificación Designados Comité y de ser necesario, solicitar aclaraciones del contenido de la oferta, requisitos Evaluador. habilitantes según lo establecido en la ley y en el pliego de condiciones. © evaluación. Coordinador Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. Tareas Publicar en el SECOP (Portal Único de Contratación) los informes de verificación y evaluación revisados y las respuestas a las observaciones hechas por los proponentes, de conformidad con las reglas de publicidad de los asuntos contractuales señalados en la ley. © Informes verificación evaluación publicados Registro electrónico de de y de y del 49 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SECOP 3 Coordinadores de Grupo Gestión Contractual y Grupo atención al Traslado, publicación, recepción de observaciones a los informes y Ciudadano y respuestas de conformidad con lo señalado en la ley y en el pliego de Gestión condiciones. © Documental o quien haga sus veces. Observaciones Respuesta publicadas Registro electrónico SECOP y del 6.2.2.4 AUDIENCIA DE SUBASTA ELECTRÓNICA 1 Correo Grupo Gestión Envía comunicación de lista de habilitados para participar en subasta electrónico o oficio de Contractual. electrónica a administrador de plataforma. © comunicación. 2 Comunicación de operador a grupo de Gestión Contractual Operador plataforma de Simulacro de certamen de subasta electrónica 3 Operador plataforma de Certamen de subasta inversa electrónica Comunicación de operador a grupo de Gestión Contractual. Informe certamen. del 6.2.2.5 AUDIENCIA DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL 1 Ordenador de gasto o su delegado, Grupo Socialización de procedimiento de subasta inversa presencial. © Gestión Contractual y comité evaluador. Acta de Audiencia Pública. 50 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2 Ordenador de gasto o su delegado, Grupo Certamen de Subasta Inversa Presencial. © Gestión Contractual y comité evaluador Acta de Audiencia Pública. 6.2.2.6 ADJUDICAR 0 DECLARAR DESIERTA LA CONTRATACION No. 1 Responsable Tareas Resultado Acta Delegados Comité Recomendar al ordenador del gasto la adjudicación en los términos Evaluación. Evaluador. de ley vigentes y según lo establecido en el pliego de condiciones. 2 Ordenador Gasto o Delegado. 3 de su Ordenador de Gasto o su delegado y Coordinador Grupo Gestión Contractual de - Acta de Audiencia de Adjudicación y Resolución de Adjudicar o declarar desierto el proceso licitatorio. © adjudicación o de declaratoria desierta publicadas en el SECOP - Acta de audiencia de adjudicación o Elaborar, firmar y publicar el acta de adjudicación o de declaratoria declaratoria de desierta del proceso licitatorio. © desierta publicadas en el SECOP. 6.2.2.7 PERFECCIONAR Y LEGALIZAR EL (LOS) CONTRATO(S) No. 1 2 Responsable Tareas Coordinador Grupo Gestión Elaborar la minuta del (de los) contrato (s) © Contractual Ordenador del gasto o quien haga Firmar el (los) contrato (s). © sus veces Resultado Minuta Contrato de Contrato firmado 51 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 3 4 5 Coordinadores Grupo Gestión Contractual, Grupo Gestión Solicitud y Expedición de Registro Presupuestal. © Financiera y demás profesionales del Área. Registro Presupuestal Coordinador Grupo Gestión Contractual y Aprobación de Póliza. © demás profesionales del Área. Oficio Aprobación de Coordinador Grupo Gestión Contrato Contractual y Publicar en el SECOP el contrato, de conformidad con las reglas de Publicado demás publicidad de los asuntos contractuales señalados en la ley. © profesionales del área. 6.2.2.8 SUPERVISION DEL CONTRATO 1 Coordinador Grupo Gestión Designar supervisor (es) del (de los) contrato(s). © Contractual 2 Oficio Designación supervisión. (Memorando SISAD). de de Coordinador Grupo Comunicar la Designación al (a los) Supervisor (es) e Informarles a Memorando Gestión las áreas© SISAD. Contractual 3 Acta de Inicio Supervisor Acta de Inicio© 4 Supervisor. Desarrollo de la Supervisión© Informes mensuales, actas y demás registros. (Ver capitulo supervisión de 52 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD éste manual) * 5 Supervisor y Grupo de Gestión Liquidación© Contractual 6 Acta Liquidación. de (Ver capitulo supervisión de éste manual) * Acta de Cierre. Área Competente y Grupo de Gestión Cierre© Contractual. (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 6.3 DIAGRAMA DE FLUJO 53 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INICIO Elaborar y publicar documentos de convocatoria Realizar la apertura y cierre del proceso Verificar y evaluar propuestas Certamen de Subasta, Adjudicar o declarar desierta la contratación Se declaró desierto el proceso de contratación? Persiste la necesidad o problema que originó el proceso? SI NO La Ley permite otra modalidad de selección y el Instituto la escoge? NO NO Perfeccionar y legalizar el (los) contrato (s) SI 1 2 2 1 FIN 6.4 CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO 54 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Tareas Críticas: Las tareas críticas corresponden a aquellas donde se puede potencializar un riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo se identifican las tareas críticas con el símbolo ¢. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 6.2.1 Tareas de Control: Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos así como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación definidas para el logro de los objetivos de la entidad. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de control se identifican con el símbolo ©. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 6.2.2 6.4. FORMAS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 6.5 INSTRUCTIVOS ASOCIADOS (no aplica). 6.6 ANEXOS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 55 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 7. CONCURSO DE MERITOS 7.1 OBJETIVO Contratar los bienes, servicios u obras a través de la Modalidad de Selección por Concurso de Merito, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y sus normas reglamentarias. 7.2 APLICACIÓN Este procedimiento aplica para los casos en que la ley determina el uso de la modalidad de Selección por Concurso de Merito. El procedimiento abarca desde la elaboración y publicación de documentos de convocatoria hasta el perfeccionamiento del (de los) contrato (s) con el (los) cual (es) se adquieren los bienes y/o servicios y/ obras que los satisfacen o solucionan. 7.3 PRODUCTO O SERVICIO: Contrato perfeccionado para ejercer control y vigilancia del mismo. 7.4 RECURSOS. 7.4.1. Infraestructura: 7.4.1.1. Tecnológicos: Equipo de ofimática (hardware y software), sistemas de telecomunicaciones, plataforma electrónica para operar el SECOP (Portal Único de Contratación). 7.4.1.2. Logísticos: Papelería, útiles de escritorio, instrumentos de control de tiempo y seguridad de ofertas. 7.4.1.3. Áreas de Trabajo: Espacios físicos adecuados para la realización de audiencias, oficina de radicación de correspondencia. 7.4.2. Humanos: Personal competente con formación y/o experiencia en contratación estatal. 7.4.3. Metodológicos: No aplica. 7.5. DESARROLLO: DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 56 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INICIO Elaborar y publicar documentos de convocatoria Realizar la apertura y cierre del proceso Verificar y evaluar propuestas Adjudicar o declarar desierta la contratación Se declaró desierto el proceso de contratación? Persiste la necesidad o problema que originó el proceso? SI SI La Ley permite otra modalidad de selección y el Instituto la escoge? NO NO Perfeccionar y legalizar el (los) contrato (s) NO 1 2 2 1 FIN 7.5.2. CUADRO DE ACTIVIDADES 7.5.2.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.5.2.1.1 Actividades Críticas Concurso de Méritos con Precalificación 57 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD No. 1 Responsable Área Competente y Coordinador Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. Tareas Resultado Elaborar y publicar documentos de convocatoria (aviso de convocatoria (aviso de convocatoria para precalificación), estudios Registro previos y proyecto de pliego y demás anexos del proceso). ¢. Electrónico SECOP del Documento (s) de convocatoria, Estudios previos, proyecto de pliegos. 2 3 4 5 Grupo atención al Informe de Precalificación. ¢. Ciudadano y Gestión Documental y Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. Registro Electrónico SECOP Grupo Gestión Traslado de informe de precalificación (2) días hábiles siguientes a la Registro Contractual y publicación. ¢. Electrónico demás SECOP profesionales del área. Ordenador de Audiencia de Precalificación, Gasto y Grupo precalificación. ¢. Gestión Contractual y demás profesionales del área. consolidación Grupo atención al Solicitud de limitación de proceso a Mipymes. ¢ Ciudadano y Gestión Documental y Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. de lista del del de Registro Electrónico SECOP del Registro Electrónico SECOP del 58 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 6 Ordenador de Realizar la apertura, publicación de pliego de condiciones definitivo y Gasto o su designación de Comité Evaluador y cierre del proceso. ¢. delegado y Coordinador Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. Registro Electrónico SECOP. del Acto administrativo de Apertura. Pliego de condiciones definitivo y demás anexos del proceso, si fueron objeto de modificación. 7 Ordenador Gasto o delegado. de Revisión con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad. Registro su Eventualmente, si no hay acuerdo con oferente en primer orden, electrónico revisión de propuesta de oferente en segundo orden de elegibilidad. SECOP Si no hay acuerdo oferentes con primer y segundo orden de elegibilidad, procede declaración desierto de proceso. ¢. del Acto Administrativo de aceptación de oferta de oferente en primer orden de elegibilidad o segundo orden o Declaratoria De Desierta. 8 Coordinador Grupo Perfeccionar y legalizar contrato(s). ¢. Gestión Contractual y demás profesionales del Área. Registro electrónico SECOP Documento Perfeccionar legalizar contrato(s) del (s) y 59 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 9 Coordinador Grupo Designación de Supervisor del Contratos. ¢. Gestión Contractual. Memorando SISAD. 10 Acta de Inicio Supervisor. Acta de Inicio ¢ 11 Grupo Gestión Modificaciones, Adiciones y Prorrogas ¢ Contractual. Minuta 12 Área Competente, Supervisor, Grupo Gestión Suspensión ¢ Contractual Acta Suspensión de Área Competente, Supervisor, Grupo Reinicio ¢ Gestión Contractual Acta Suspensión de 14 Área Competente, Acta de Recibo Definitivo ¢ supervisor Acta de Recibo Definitivo 15 Grupo Gestión Contractual y Liquidación del Contrato ¢ Supervisor Formato Acta de liquidación 13 16 Área Competente y Cierre ¢ supervisor Formato Acta de Cierre 60 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 7.5.2.1.2 Actividades Críticas Concurso de Méritos Abierto No. 1 Responsable Tareas Resultado Área Competente y Elaborar y publicar documentos de convocatoria (aviso de Coordinador Grupo convocatoria (aviso de convocatoria para precalificación), estudios Registro Gestión previos y proyecto de pliego y demás anexos del proceso). ¢. Electrónico del Contractual y SECOP demás profesionales del área. Documento (s) de convocatoria, Estudios previos, proyecto de pliegos. 2 3 Grupo atención al Solicitud de limitación de proceso a Mipymes y observaciones a Ciudadano y proyecto de pliegos. ¢ Gestión Registro Documental y Electrónico Grupo Gestión SECOP Contractual y demás profesionales del área. Ordenador de Realizar la apertura, publicación de pliego de condiciones definitivo y Gasto o su designación de Comité Evaluador y cierre del proceso. ¢. delegado y Coordinador Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. Registro Electrónico SECOP. del del Acto administrativo de Apertura. Pliego de condiciones definitivo y demás anexos del proceso, si fueron objeto de modificación. 61 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4 Ordenador Gasto o delegado. de Revisión con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad. Registro su Eventualmente, si no hay acuerdo con oferente en primer orden, electrónico revisión de propuesta de oferente en segundo orden de elegibilidad. SECOP Si no hay acuerdo oferentes con primer y segundo orden de elegibilidad, procede declaración desierto de proceso. ¢. del Acto Administrativo de aceptación de oferta de oferente en primer orden de elegibilidad o segundo orden o Declaratoria De Desierta. 5 6 Coordinador Grupo Perfeccionar y legalizar contrato(s). ¢. Gestión Contractual y demás profesionales del Área. Coordinador Grupo Designación de Supervisor del Contratos. ¢. Gestión Contractual. Acta de Inicio ¢ Registro electrónico SECOP Documento Perfeccionar legalizar contrato(s) del (s) y Memorando SISAD. 7 Supervisor. Acta de Inicio 11 Grupo Gestión Modificaciones, Adiciones y Prorrogas ¢ Contractual. Minuta 12 Área Competente, Supervisor, Grupo Suspensión ¢ Gestión Acta Suspensión de 62 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Contractual 13 Área Competente, Supervisor, Grupo Reinicio ¢ Gestión Contractual Acta Suspensión 14 Área Competente, Acta de Recibo Definitivo ¢ supervisor Acta de Recibo Definitivo 15 Grupo Gestión Contractual y Liquidación del Contrato ¢ Supervisor Formato Acta de liquidación 16 Área Competente y Cierre ¢ supervisor de Formato Acta de Cierre 7.5.2.2 Actividades de Control concurso de Méritos con Precalificación. 7.5.2.2.1 ELABORAR Y PUBLICAR DOCUMENTO (S) DE CONVOCATORIA No. 1 Responsable Tareas Resultado Registro del Área competente, Elaborar, revisar y publicar el proyecto de pliego de condiciones, Electrónico SECOP Grupo Gestión aviso de convocatoria, estudios previos en los términos de ley Contractual. vigentes © Documento (s) de convocatoria 2 Grupo Gestión Documento (s) de Contractual y Grupo atención al Recepción Manifestación de interés de Mipymes (Cuando aplique). Manifestación de interés Ciudadano y © Gestión Documental. 3 Documento(s) de Área Competente y respuesta (s) Grupo Gestión Recibir, responder y publicar en el SECOP las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, por parte de interesados. © Contractual. Registro Publicados en el 63 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SECOP 4 Registro Grupo Gestión Realizar y publicar Aviso de convocatoria en los términos de ley electrónico SECOP Contractual. vigentes © del Avisos 7.5.2.2.2 Procedimiento de Precalificación Grupo atención al Informe de Precalificación. ©. Ciudadano y Gestión Documental y Grupo Gestión Contractual y demás profesionales del área. 1 Registro Electrónico SECOP Grupo Gestión Traslado de informe de precalificación (2) días hábiles siguientes a la Registro Contractual y publicación. ©. Electrónico demás SECOP profesionales del área. 2 Ordenador de Audiencia de Precalificación, Gasto y Grupo precalificación. © Gestión Contractual y demás profesionales del área. 3 consolidación de lista del del de Registro Electrónico SECOP del 7.5.2.2.3 REALIZAR LA APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO No. 1 Responsable Tareas Grupo Gestión Elaborar y revisar el pliego de condiciones definitivo. © Contractual. Resultado Registro electrónico SECOP Pliego condiciones definitivo del de 64 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2 Registro Ordenador de electrónico del Gasto o su Elaborar, suscribir y publicar Acto administrativo de apertura del SECOP delegado y Grupo proceso de selección de acuerdo con los términos de ley. © Gestión Acto Contractual. Administrativo 3 Ordenador de Elaborar la Resolución de designación Comités Evaluadores Gasto y Grupo Resolución encargados de efectuar las verificaciones y evaluaciones de las Gestión Designación propuestas que se presenten para el proceso de selección. © Contractual. 4 de Área Competente, Grupo Gestión Contractual y Recibir, responder y publicar en el SECOP (Portal Único de Documentos Grupo atención al Contratación) las observaciones a los pliegos de condiciones publicados Ciudadano y definitivos y respuestas. © Gestión Documental. 5 Adenda Grupo Gestión Elaborar adenda(s) y publicarlas en el SECOP. © Contractual. Registro electrónico SECOP 6 7 Grupo Gestión Contractual y Grupo atención al Recepción de oferta o ausencia de ofertas © Ciudadano y Gestión Documental. Oferta documento ausencia oferta del / de de Registro Grupo Gestión del Contractual y Acta de Diligencia de cierre y apertura de propuestas y publicación electrónico SECOP Grupo atención al en el SECOP. Ciudadano y Custodia sobre económico cerrado (Cuando aplique). © Gestión Documental. Acta publicada 65 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 7.5.2.2.4 VERIFICAR Y EVALUAR PROPUESTAS No. 1 2 3 Responsable Tareas Resultado Comité Evaluador. Efectuar las verificaciones y evaluaciones de ofertas y emitir informe, Informes y de ser necesario, solicitar aclaraciones del contenido de la oferta, verificación según lo establecido en la ley y en el pliego de condiciones. © evaluación. de y Registro electrónico Publicar informes en el SECOP (Portal Único de Contratación) y SECOP Grupo Gestión cartelera, de conformidad con las reglas de publicidad de los asuntos Informes Contractual. contractuales señalados en la ley. © verificación evaluación publicados Grupo Gestión Contractual y Traslado, publicación, recepción de observaciones a los informes y Grupo atención al respuestas de conformidad con lo señalado en la ley y en el pliego de Ciudadano y condiciones. © Gestión Documental. 4 Comité Evaluador. del de y Registro electrónico SECOP del Observaciones Respuesta publicadas. Efectuar las verificaciones y evaluaciones de ofertas y emitir informe, y de ser necesario, solicitar aclaraciones del contenido de la oferta, Informes según lo establecido en la ley y en el pliego de condiciones. verificación Consolidación de lista de elegibilidad.© evaluación. y de y 7.5.2.2.5 Revisión de oferta Económica de Primer orden de elegibilidad o segundo orden- Declaración Desierto proceso 5 Ordenador Gasto o delegado. de Revisión con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad. Registro su Eventualmente, si no hay acuerdo con oferente en primer orden, electrónico revisión de propuesta de oferente en segundo orden de elegibilidad. SECOP Si no hay acuerdo oferentes con primer y segundo orden de elegibilidad, procede declaración desierto de proceso. ¢. Acto Administrativo aceptación oferta oferente del de de de en 66 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD primer orden de elegibilidad o segundo orden o Declaratoria De Desierta. 7.5.2.2.6 PERFECCIONAR Y LEGALIZAR EL CONTRATO No. 1 2 3 Responsable Tareas Grupo Gestión Contractual Elaborar la minuta del (de los) contrato (s) © Minuta Contrato de Grupo Gestión Firmar el (los) contrato (s) © Contractual Contrato firmado Grupo Gestión Contractual y Solicitud y Expedición de Registro Presupuestal© Gestión Financiera Registro Presupuestal 4 Grupo Gestión Aprobación de Póliza© Contractual 5 Resultado Oficio Aprobación de Contrato Grupo Gestión Publicar en el SECOP el contrato, de conformidad con las reglas de Publicado Contractual publicidad de los asuntos contractuales señalados en la ley 7.5.2.2.7 SUPERVISION DEL CONTRATO 1 Grupo Gestión Designar supervisor (es) del (de los) contrato(s). © Contractual. 2 Oficio Designación supervisión. de de Grupo Gestión Comunicar la Designación al (a los) Supervisor (es) e Informarles a Memorando Contractual. las áreas© SISAD. 67 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 3 Acta de Inicio Supervisor Acta de Inicio© 4 Informes mensuales, actas y demás registros. Supervisor. Desarrollo de la Supervisión© (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 5 Supervisor y Grupo de Gestión Liquidación© Contractual y Supervisor 6 Acta Liquidación. de (Ver capitulo supervisión de éste manual) * Acta de Cierre. Área Competente y Grupo de Gestión Cierre© Contractual. (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 7.5.2.3 Actividades de Control concurso de Méritos Abierto. 7.5.2.3.1 ELABORAR Y PUBLICAR DOCUMENTO (S) DE CONVOCATORIA No. 1 Responsable Tareas Resultado Registro Electrónico del Área competente, Elaborar, revisar y publicar el proyecto de pliego de condiciones, Grupo Gestión aviso de convocatoria, estudios previos en los términos de ley SECOP Contractual. vigentes © Documento (s) de convocatoria 2 Grupo Gestión Documento (s) de Contractual y Manifestación de Grupo atención al Recepción Manifestación de interés de Mipymes (Cuando aplique). interés Ciudadano y © Gestión Documental. 3 Área Competente y Recibir, responder y publicar en el SECOP las observaciones al Documento(s) de 68 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Grupo Gestión proyecto de pliego de condiciones, por parte de interesados. © Contractual. 4 respuesta (s) Registro Publicados en el SECOP Registro electrónico Grupo Gestión Realizar y publicar Aviso de convocatoria en los términos de ley SECOP Contractual. vigentes © del Avisos 7.5.2.3.2 REALIZAR LA APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO No. 1 Responsable Tareas Grupo Gestión Elaborar y revisar el pliego de condiciones definitivo. © Contractual. Resultado Registro electrónico SECOP Pliego condiciones definitivo del de 2 Registro Ordenador de electrónico del Gasto o su Elaborar, suscribir y publicar Acto administrativo de apertura del SECOP delegado y Grupo proceso de selección de acuerdo con los términos de ley. © Gestión Acto Contractual. Administrativo 3 Ordenador de Elaborar la Resolución de designación Comités Evaluadores Gasto y Grupo Resolución encargados de efectuar las verificaciones y evaluaciones de las Gestión Designación propuestas que se presenten para el proceso de selección. © Contractual. 4 de Área Competente, Grupo Gestión Contractual y Recibir, responder y publicar en el SECOP (Portal Único de Documentos Grupo atención al Contratación) las observaciones a los pliegos de condiciones publicados Ciudadano y definitivos y respuestas. © Gestión Documental. 69 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5 Adenda Grupo Gestión Elaborar adenda(s) y publicarlas en el SECOP. © Contractual. Registro electrónico SECOP 6 7 Grupo Gestión Contractual y Grupo atención al Recepción de oferta o ausencia de ofertas © Ciudadano y Gestión Documental. Oferta documento ausencia oferta del / de de Registro Grupo Gestión del Contractual y Acta de Diligencia de cierre y apertura de propuestas y publicación electrónico SECOP Grupo atención al en el SECOP. Ciudadano y Custodia sobre económico cerrado (Cuando aplique). © Gestión Documental. Acta publicada 7.5.2.3.3 VERIFICAR Y EVALUAR PROPUESTAS No. 1 2 3 Responsable Tareas Resultado Comité Evaluador. Efectuar las verificaciones y evaluaciones de ofertas y emitir informe, Informes y de ser necesario, solicitar aclaraciones del contenido de la oferta, verificación según lo establecido en la ley y en el pliego de condiciones. © evaluación. Registro electrónico Publicar informes en el SECOP (Portal Único de Contratación) y SECOP Grupo Gestión cartelera, de conformidad con las reglas de publicidad de los asuntos Informes Contractual. contractuales señalados en la ley. © verificación evaluación publicados Grupo Gestión Traslado, publicación, recepción de observaciones a los informes y Registro Contractual y respuestas de conformidad con lo señalado en la ley y en el pliego de electrónico Grupo atención al de y del de y del 70 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Ciudadano Gestión Documental. y condiciones. © SECOP Observaciones Respuesta publicadas . 4 Comité Evaluador. Efectuar las verificaciones y evaluaciones de ofertas y emitir informe, y de ser necesario, solicitar aclaraciones del contenido de la oferta, Informes según lo establecido en la ley y en el pliego de condiciones. verificación Consolidación de lista de elegibilidad.© evaluación. y de y 7.5.2.3.4 Revisión de oferta Económica de Primer orden de elegibilidad o segundo orden- Declaración Desierto proceso 7 Ordenador Gasto o delegado. de Revisión con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad. Registro su Eventualmente, si no hay acuerdo con oferente en primer orden, electrónico revisión de propuesta de oferente en segundo orden de elegibilidad. SECOP Si no hay acuerdo oferentes con primer y segundo orden de elegibilidad, procede declaración desierto de proceso. ¢. del Acto Administrativo de aceptación de oferta de oferente en primer orden de elegibilidad o segundo orden o Declaratoria De Desierta. 7.5.2.3.5 PERFECCIONAR Y LEGALIZAR EL CONTRATO No. 1 Responsable Tareas Grupo Gestión Contractual Elaborar la minuta del (de los) contrato (s) © Resultado Minuta Contrato de 71 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2 Grupo Gestión Firmar el (los) contrato (s) © Contractual Contrato firmado 3 Grupo Gestión Contractual y Solicitud y Expedición de Registro Presupuestal© Gestión Financiera Registro Presupuestal 4 Grupo Gestión Aprobación de Póliza© Contractual Oficio Aprobación 5 Contrato Grupo Gestión Publicar en el SECOP el contrato, de conformidad con las reglas de Publicado Contractual publicidad de los asuntos contractuales señalados en la ley de 7.5.2.3.6 SUPERVISION DEL CONTRATO 1 Grupo Gestión Designar supervisor (es) del (de los) contrato(s). © Contractual. 2 Oficio Designación supervisión. de de Grupo Gestión Comunicar la Designación al (a los) Supervisor (es) e Informarles a Memorando Contractual. las áreas© SISAD. 3 Acta de Inicio Supervisor Acta de Inicio© 4 Informes mensuales, actas y demás registros. Supervisor. Desarrollo de la Supervisión© (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 5 Supervisor y Grupo de Gestión Liquidación© Contractual Acta Liquidación. de (Ver capitulo supervisión de 72 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD éste manual) * 6 Acta de Cierre. Área Competente y Grupo de Gestión Cierre© Contractual. (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 7.6 CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO Tareas Críticas: Las tareas críticas corresponden a aquellas donde se puede potencializar un riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo se identifican las tareas críticas con el símbolo ¢. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 7.5.2.1.1 y 7.5.2.1.2 Tareas de Control: Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos así como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación definidas para el logro de los objetivos de la entidad. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de control se identifican con el símbolo ©. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 7.5.2.2 y 7.5.2.3 7.7 FORMAS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 7.8 INSTRUCTIVOS ASOCIADOS (no aplica). 7.9 ANEXOS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 73 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 8. MINIMA CUANTIA OBJETIVO Desarrollar el procedimiento para la adquisición de los bienes, servicios y obras cuyo valor corresponde a la mínima cuantía del Instituto, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y sus normas reglamentarias, para cubrir las necesidades que pretende satisfacer el Instituto. 8.1 GENERALIDADES Este procedimiento aplica para todos los procesos de contratación que adelante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA, independientemente de la modalidad de selección, y que de acuerdo con la normatividad contractual vigente y que requieren de la realización de un estudio soportado en documentos previos. Inicia con la identificación de necesidades a satisfacer o problemas a solucionar en el Instituto y termina con la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal como etapas previas al inicio de una modalidad de selección de contratistas. 8.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8.2.1 Actividades Críticas No. 1 Responsable Tareas Grupo Gestión Elaborar y publicar documentos de convocatoria ¢ Contractual. Resultado Registro electrónico SECOP del Invitación 2 Grupo Gestión Realizar la apertura y cierre del proceso ¢ Contractual Registro electrónico SECOP del ACTA 3 4 Registro electrónico Área Competente y Verificación de Requisitos mínimos y Habilitantes y evaluación de SECOP Grupo Gestión Propuestas. ¢ Contractual. Informe Evaluación. Gerencia General, Adjudicar o declarar desierta la contratación ¢ Áreas Registro electrónico del de del 74 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Competentes y Grupo Gestión Contractual. SECOP Acto Administrativo de Adjudicación o Declaratoria De Desierta. 5 Registro electrónico SECOP Grupo Gestión Perfeccionar y legalizar ¢ Contractual 6 Gerencia General y Grupo Gestión Designación de Supervisor del Contratos ¢ Contractual. 7 Grupo Gestión Contractual y Liquidar el Contrato ¢ Supervisor 8 Área competentes Cierre ¢ del Documento Perfeccionar legalizar contrato(s) (s) y Acto Administrativo. Formato Acta de liquidación Formato Acta de Cierre 8.2.2 Actividades de Control. 8.2.2.1 ELABORAR Y PUBLICAR DOCUMENTOS DE CONVOCATORIA No. 1 Responsable Gerentes Seccionales y Grupo Gestión Contractual. Tareas Resultado Elaborar la invitación pública la cual deberá contener como mínimo la siguiente información: Objeto (identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios). Plazo de ejecución. Forma de pago. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso. El cronograma del proceso especificando las diferentes etapas del proceso de selección. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de Registro electrónico SECOP del Invitación pública 75 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD las ofertas. Requisitos habilitantes. Especificaciones técnicas exigidas Presupuesto disponible Supervisor del contrato Documentos a anexar con la propuesta. Validez mínima de las ofertas Reglas para expedir adendas y para extender las etapas previstas ©. 8.2.2.2 REALIZAR APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y EL CIERRE DEL PROCESO No. 1 Responsable Tareas Grupo Gestión Apertura invitación pública ©. Contractual. 2 Resultado Registro electrónico SECOP del Documento(s) de respuesta (s) Área Competente y Recibir, responder y publicar las observaciones de los posibles Grupo Gestión Registro oferentes sobre el contenido de la invitación pública. ©. Contractual. Publicados en el SECOP 3 4 Grupo Gestión Contractual y Recibir ofertas de los proponentes, radicadas de acuerdo con el Grupo atención al cronograma (fecha y hora de cierre), elaborar acta de cierre y Ciudadano y apertura de ofertas y publicar en el SECOP. ©. Gestión Documental. Oferta documento ausencia oferta Registro Acta de Diligencia de cierre y apertura de propuestas y publicación electrónico Grupo Gestión en el SECOP. ©. SECOP Contractual. / de de del Acta publicada 5 Subgerencias, Gerentes Designar Comité Evaluador. ©. Seccionales y Grupo Gestión Documento Designación Comité de 76 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Contractual. 8.2.2.3 VERIFICAR Y EVALUAR LAS PROPUESTAS No. 1 Responsable Tareas Comité Evaluador. Registro Efectuar las verificaciones de la(s) oferta(s) y emitir informe de electrónico evaluación. ©. SECOP 2 Resultado del Documento(s) de respuesta (s) Grupo Gestión Informar a los proponentes el resultado de los informes de Registro Contractual. verificación. ©. Publicados en el SECOP 3 Grupo Gestión Contractual y Traslado, publicación, recepción de observaciones a los informes y Grupo atención al respuestas de conformidad con lo señalado en la ley y en el pliego de Ciudadano y condiciones. ©. Gestión Documental. Oferta documento ausencia oferta / de de 8.2.2.4 SELECCIONAR LA OFERTA CON EL MENOR PRECIO Y MÁS FAVORABLE O DECLARAR DESIERTO EL PROCESO No. 1 Responsable Comité Evaluador. 2 Tareas Analizar los documentos habilitantes. ©. Resultado Documento Informes evaluación Definitivos Registro electrónico Grupo Gestión Publicar el resultado de las verificaciones jurídica, técnica y SECOP Contractual. económica. ©. y/o de del 77 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 8.2.2.5 PERFECCIONAR Y LEGALIZAR EL (LOS) CONTRATO (S) No. 1 Responsable Tareas Grupo Gestión Contractual Proyectar y revisar la aceptación de oferta © Resultado Aceptación Oferta. de 3 Grupo Gestión Contractual y Solicitud y Expedición de Registro Presupuestal© Gestión Financiera Registro Presupuestal 4 Grupo Gestión Aprobación de Póliza© Contractual Oficio Aprobación 5 Contrato Grupo Gestión Publicar en el SECOP el contrato, de conformidad con las reglas de Publicado Contractual publicidad de los asuntos contractuales señalados en la ley. ©. de 8.2.2.6 SUPERVISION DEL CONTRATO 1 Grupo Gestión Designar supervisor (es) del (de los) contrato(s). © Contractual. 2 Oficio Designación supervisión. de de Grupo Gestión Comunicar la Designación al (a los) Supervisor (es) e Informarles a Memorando Contractual las áreas© SISAD. 3 Acta de Inicio Supervisor Acta de Inicio© 4 Informes mensuales, actas y demás registros. Supervisor. Desarrollo de la Supervisión© (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 78 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5 Acta Liquidación. Supervisor y Grupo de Gestión Liquidación© Contractual de (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 6 Acta de Cierre. Área Competente y Grupo de Gestión Cierre© Contractual. (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 8.3 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Elaborar documento de convocatoria o invitación. Realizar la apertura y cierre del proceso Verificar y evaluar propuestas Adjudicar o declarar desierta la contratación Se declaró desierto el pro ceso de co ntratació n ? NO SI SI Persiste la necesidad o problema que originó el proceso? NO NO La Ley permite otra modalidad de selección y el Instituto la escoge? SI Perfeccionar y legalizar el (los) contrato (s) FIN 79 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 8.4 CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO Tareas Críticas: Tareas de Control: Las tareas críticas corresponden a aquellas donde se puede potencializar un riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo se identifican las tareas críticas con el símbolo ¢. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 2.1. Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos así como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación definidas para el logro de los objetivos de la entidad. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de control se identifican con el símbolo ©. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 2.2 8.5 FORMAS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 8.6 INSTRUCTIVOS ASOCIADOS (No aplica). 8.7 ANEXOS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 80 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 9. CONTRATACION DIRECTA OBJETIVO Contratar los bienes y servicios a través de la Modalidad de Contratación Directa de acuerdo con lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, sus normas reglamentarias y complementarias 9.1 GENERALIDADES Este procedimiento aplica para todos los procesos de contratación que adelante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA, independientemente de la modalidad de selección, y que de acuerdo con la normatividad contractual vigente y que requieren de la realización de un estudio soportado en documentos previos. Inicia con la identificación de necesidades a satisfacer o problemas a solucionar en el Instituto y termina con la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal como etapas previas al inicio de una modalidad de selección de contratistas. 9.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.2.1 Actividades Críticas No. 1 Responsable Tareas Resultado Ordenador de Gasto o su Registro delegado y Elaboración y Suscripción de Acto de Justificación la contratación electrónico Coordinación directa ¢. SECOP Grupo Gestión Acto Contractual Justificación 2 Coordinación Grupo Gestión Elaboración de Contrato. ¢. Contractual 3 Ordenador Gasto o Delegado. de su Suscripción Contrato. ¢. Minuta Contrato Registro electrónico SECOP Minuta Contrato. del de de del de 81 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4 Coordinación Grupo Gestión Perfeccionar y legalizar contrato(s) ¢. Contractual. Minuta Contrato. 5 Coordinación Grupo Gestión Designación de Supervisor del Contratos ¢. Contractual. Memorando SISAD. 7 Ordenador de Gasto, Supervisor y Coordinación Liquidación del Contrato ¢. Grupo Gestión Contractual. de Formato Acta de liquidación 9.2.2 Actividades de Control. 9.2.2.1 Justificar Contratación Directa No. 1 Responsable Tareas Resultado Elaborar el acto administrativo de justificación de la contratación directa que contendrá: Acto Señalar la causal que se invoca. Grupo Gestión administrativo de Determinar el objeto a contratar. justificación Contractual Establecer el presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes. Indicar el lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos. ©. 9.2.2.2 Revisión Documental del Contratista No. 1 Responsable Tareas Resultado Revisión de Hoja de Vida de Contratista y sus correspondientes Grupo Gestión soportes, certificado de insuficiencia de personal, memorando SISAD Lista de Chequeo de solicitud de contratación de área correspondiente. ©. Contractual. 9.2.2.3 PERFECCIONAR Y LEGALIZAR EL (LOS) CONTRATO (S) No. Responsable Tareas Resultado 82 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1 Grupo Gestión Contractual Elaborar la minuta del (de los) contrato (s). © de su Firmar el (los) contrato (s). © Minuta Contrato. de Minuta Contrato. de 3 Ordenador Gasto o Delegado 4 Grupo Gestión Contractual y Solicitud y Expedición de Registro Presupuestal. © Grupo Gestión Financiera Registro Presupuestal. Grupo Gestión Aprobación de Póliza. © Contractual Oficio Aprobación de Póliza 5 9.2.2.4 SUPERVISION DEL CONTRATO 1 2 Grupo Gestión Designar supervisor (es) del Contractual. (de los) contrato(s). © Oficio Designación supervisión. de de Grupo Gestión Comunicar la Designación al (a los) Supervisor (es) e Informarles a Memorando Contractual las áreas© SISAD. 3 Acta de Inicio Supervisor Acta de Inicio© 4 Informes mensuales, actas y demás registros. Supervisor. Desarrollo de la Supervisión© (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 83 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5 Acta Liquidación. Supervisor y Grupo de Gestión Liquidación© Contractual de (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 6 Acta de Cierre. Área Competente y Grupo de Gestión Cierre© Contractual. (Ver capitulo supervisión de éste manual) * 9.3 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Elaborar documento de convocatoria o invitación. Realizar la apertura y cierre del proceso Verificar y evaluar propuestas Adjudicar o declarar desierta la contratación Se declaró desierto el pro ceso de co ntratació n ? NO SI SI Persiste la necesidad o problema que originó el proceso? NO NO La Ley permite otra modalidad de selección y el Instituto la escoge? SI Perfeccionar y legalizar el (los) contrato (s) FIN 84 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 9.4 CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO Tareas Críticas: Tareas de Control: Las tareas críticas corresponden a aquellas donde se puede potencializar un riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo se identifican las tareas críticas con el símbolo ¢. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 9.2.1. Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos así como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación definidas para el logro de los objetivos de la entidad. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de control se identifican con el símbolo ©. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 9.2.2 9.5 FORMAS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 9.6 INSTRUCTIVOS ASOCIADOS (No aplica). 9.7 ANEXOS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 85 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 10. CONTRATACION DIRECTA (PRESTACION DE SERVICIOS ART. 81 DEL DECRETO 1510 DE 2013) 10.1 OBJETIVO Contratar los bienes y servicios a través de la Modalidad de Contratación Directa de acuerdo con lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, sus normas reglamentarias y complementarias 10.1.1 GENERALIDADES Este procedimiento aplica para todos los procesos de contratación que adelante el Instituto Colombiano Agropecuario ICA, independientemente de la modalidad de selección, y que de acuerdo con la normatividad contractual vigente y que requieren de la realización de un estudio soportado en documentos previos. Inicia con la identificación de necesidades a satisfacer o problemas a solucionar en el Instituto y termina con la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal como etapas previas al inicio de una modalidad de selección de contratistas. 10.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 10.2.1 Actividades Críticas No. 1 2 Responsable Tareas Ordenador de Gasto o su delegado, Subgerencia, Elaboración Estudios Previos ¢. Gerencia Seccional y Coordinación Grupo Gestión Contractual Coordinación Grupo Gestión Elaboración de Contrato. ¢. Contractual 3 Ordenador Gasto o Delegado. de su Suscripción Contrato. ¢. Resultado Documento de Estudios Previos Minuta Contrato Registro electrónico SECOP Minuta Contrato. de del de 86 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4 Coordinación Grupo Gestión Perfeccionar y legalizar contrato(s) ¢. Contractual. Minuta Contrato. 5 Coordinación Grupo Gestión Designación de Supervisor del Contratos (cuando se requiera) ¢. Contractual. Memorando SISAD. 7 Ordenador de Gasto, Supervisor y Coordinación Liquidación del Contrato (cuando se requiera) ¢. Grupo Gestión Contractual. de Formato Acta de liquidación 10.2.2 Actividades de Control. 10.2.2.1 Estudios Previos No. 1 Responsable Ordenador de Gasto o su delegado, Subgerencia, Gerencia Seccional y Coordinación Grupo Gestión Contractual Tareas Elaborar el documento de Estudios Previos que contendrá: Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer Descripción del objeto a contratar y su alcance Perfil del contratista Obligaciones Lugar de ejecución Supervisor Valor del Contrato Certificado de Disponibilidad Presupuestal Plazo de ejecución del contrato Fundamentos jurídicos de la modalidad de selección Análisis de Riesgos Exigencia de Garantías Resultado Documento de Estudios Previos Indicar el lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos. ©. 10.2.2.2 Revisión Documental del Contratista No. Responsable Tareas Resultado 87 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Verificar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal 1 Subgerencia, Gerencia Seccional y Coordinación Grupo Gestión Contractual Revisión de Hoja de Vida correspondientes soportes. de Contratista Verificar la información del contratista en el SIGEP. y sus Lista de Chequeo Certificado de insuficiencia de personal. © 10.2.2.3 PERFECCIONAR Y LEGALIZAR EL (LOS) CONTRATO (S) No. 1 Responsable Tareas Grupo Gestión Contractual Elaborar la minuta del (de los) contrato (s). © Minuta Contrato. de Minuta Contrato. de 3 Ordenador Gasto o Delegado 4 Grupo Gestión Contractual y Solicitud y Expedición de Registro Presupuestal. © Grupo Gestión Financiera Registro Presupuestal. Gerencia Seccional y Grupo Gestión Aprobación de Póliza. © Contractual Oficio Aprobación de Póliza 5 de su Firmar el (los) contrato (s). © Resultado 10.2.2.4 SUPERVISION DEL CONTRATO 1 Acta de Inicio Supervisor Acta de Inicio (cuando se requiera) © Supervisor. Desarrollo de la Supervisión© 2 Informes mensuales, actas 88 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD y demás registros. 5 Supervisor y Grupo de Gestión Liquidación (cuando se requiera) © Contractual Acta Liquidación. 6 Área Competente y Grupo de Gestión Cierre(cuando se requiera)© Contractual. Acta de Cierre. de 10.3 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Elaborar documento de Estudios Previos Realizar la verificación de la información Elaborar minuta del contrato Firma del contrato Perfeccionar y legalizar el (los) contrato (s) FIN 10.4 CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO 89 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Tareas Críticas: Tareas de Control: Las tareas críticas corresponden a aquellas donde se puede potencializar un riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo se identifican las tareas críticas con el símbolo ¢. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 2.1. Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos así como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación definidas para el logro de los objetivos de la entidad. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de control se identifican con el símbolo ©. En el presente procedimiento corresponden a la señaladas en el numeral 2.2 10.6 FORMAS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 10.7 INSTRUCTIVOS ASOCIADOS (No aplica). 10.8 ANEXOS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 90 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 11. CONVENIOS Objetivo: Oficializar las relaciones con entidades públicas, privadas, y organismos internacionales, para crear una relación de cooperación vinculante, con el fin de cumplir los deberes, funciones y alcanzar los objetivos misionales, especialmente las que redunden en beneficio de las sanidad agropecuaria del país. 11.1. GENERALIDADES Con el propósito de ampliar la cobertura de los proyectos institucionales y las actividades misionales, propuestas para la protección a la producción agropecuaria y sustentados en la normatividad vigente, entre otras; art, 123, 209 y 355 de la CP, la Ley 101 de 1993, el Decreto 1840 de 1994 Ley 489 de 1998 por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios, el Instituto intercambia recursos físicos, técnicos, financieros, humanos, científicos y tecnológicos, a través de la celebración de Convenios de Cooperación Técnica, con entidades oficiales o particulares del ámbito nacional o internacional. Así mismo mediante los convenios se desarrolla el sistema nacional de autorización, mediante el cual el ICA autoriza personas naturales y jurídicas del sector privado, para el ejercicio de actividades relacionadas con la Sanidad Animal. La cooperación técnica que el instituto recibe u ofrece, se concreta a través de Convenios. Los convenios son modalidades de contratación directa, que el instituto formaliza y oficializa, mediante las relaciones con otras entidades públicas y privadas, con las cuales se establecen las condiciones y responsabilidades de colaboración entre las partes signatarias, que están orientadas a desarrollar acciones conjuntas con un fin determinado, que necesariamente debe estar dentro del giro ordinario de las funciones de las entidades convenientes. Estos solo pueden ser suscritos por el Gerente General como representante legal del Instituto, previa justificación técnica por parte del área correspondiente, mediante la suscripción de los respectivos estudios previos. 11.1.1 APLICACIÓN Gerencia General, Oficinas Asesoras, Gerencias Seccionales, Subgerencias Misionales y Subgerencia Administrativa y Financiera. 11.1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE: La constitución política establece los principios y lineamientos para el funcionamiento de la función Pública, teniendo en cuenta que la celebración de convenios es una herramienta con alcance Constitucional establecida en los siguientes artículos: ARTICULO 123. Son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad; ejercerán sus funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley y el reglamento. La ley determinará el régimen aplicable a los particulares que temporalmente desempeñen funciones públicas y regulará su ejercicio. 91 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD El ARTÍCULO 209 de la Constitución Política establece que La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. EL ARTÍCULO 355 de la Carta Política el cual establece Ninguna de las ramas u órganos del poder público podrá decretar auxilios o donaciones en favor de personas naturales o jurídicas de derecho privado. El Gobierno, en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal podrá, con recursos de los respectivos presupuestos, celebrar contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de Desarrollo. El Gobierno Nacional reglamentará la materia. En concordancia con el artículo 123 de la carta política, la ley 489 de 1998 regula la celebración de convenios en los siguientes artículos: El artículo 95 de la Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se refiere a la asociación entre entidades públicas. Las entidades públicas podrán asociarse con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo, mediante la celebración de convenios interadministrativos o la conformación de personas jurídicas sin ánimo de lucro. El artículo 96 de la Ley 489 de 1998 regula la constitución de asociaciones y fundaciones para el cumplimiento de las actividades propias de las entidades públicas con participación de particulares. Las entidades estatales, cualquiera sea su naturaleza y orden administrativo podrán, con la observancia de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución, asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la ley. El artículo 111 del la ley 489 de 1998 el cual estable los requisitos y procedimientos para conferir funciones administrativas a particulares mediante la expedición de actos administrativos y posterior celebración de convenios. El Decreto Extraordinario 393 de 1991, en su Artículo 1º, faculta a la Nación para adelantar actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías, mediante la asociación con los particulares, a través de la celebración de Convenios Especiales de Cooperación. El Decreto 591 de 1991, en sus Artículos 17 y 18, autoriza a la Nación para celebrar con los particulares y con otras entidades públicas de cualquier orden convenios especiales de cooperación, en virtud de los cuales las personas que los celebran aportan recursos en dinero, en especie o de industria, para facilitar, fomentar o desarrollar actividades científicas o tecnológicas. El Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995, en su Artículo 112 sobre Simplificación de la Contratación del ICA, dice: El Artículo 65 de la Ley 101 de 1993, quedará así: "Artículo 65. El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, por intermedio del Instituto Colombiano Agropecuario ICA, deberá desarrollar las políticas y planes tendientes a la protección de la sanidad, la producción y la productividad agropecuarias del país. Por lo tanto, será el responsable de ejercer acciones de sanidad agropecuaria y el control técnico de las importaciones, exportaciones, manufactura, comercialización y uso de los 92 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD insumos agropecuarios destinados a proteger la producción agropecuaria nacional y a minimizar los riesgos alimenticios y ambientales que provengan del empleo de los mismos y a facilitar el acceso de los productos nacionales al mercado internacional. Para la ejecución de las acciones relacionadas con la sanidad agropecuaria y el control técnico de los insumos agropecuarios, el ICA podrá realizar sus actividades directamente o por intermedio de personas naturales o jurídicas particulares, mediante la celebración de Contratos, Convenios o por Delegación para el caso de las personas jurídicas oficiales. ( …) PARAGRAFO 2: La Junta Directiva del ICA establecerá los criterios que deberán tenerse en cuenta para celebrar contratos o convenios de que trata el presente artículo. Resolución ICA 5450 de 30 diciembre de 2011 creación Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica. 11.2. SUSCRIPCIÓN DE LOS CONVENIOS 11.2.1 REQUISITOS PARA LA SUSCRIPCION DE LOS CONVENIOS. Para llevar a cabo la correcta suscripción de un convenio, se deberán cumplir los siguientes requisitos: Diligenciamiento del Formato de Estudios Previos: El área solicitante que establezca la conveniencia y necesidad del convenio debe elaborar los estudios previos estableciendo las obligaciones y condiciones del mismo. Ajuntando los demás documentos relacionados en el numeral 11.2.2 de la descripción del procedimiento. Diligenciamiento del formato de viabilidad: Los estudios previos deberán estar acompañados del concepto de viabilidad suscrito por la Subgerencia respectiva. No aplica para convenios con Instituciones Educativas; este formato de viabilidad será aplicable a aquellas solicitudes que provengan de las seccionales y que tengan un alcance técnico. 11.2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SUSCRIPCIÓN DE LOS CONVENIOS No. 1 RESPONSABLE Subgerencias Seccionales o Gerencias TAREA Una vez determinada la conveniencia de la suscripción del convenio para el desarrollo de actividades misionales; las Subgerencias o Gerencias Seccionales deberán elaborar los estudios previos respectivos. RESULTADO Estudios Previos Nota: Si el estudio previo se origina en una Subgerencia, omita el paso 2. 93 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CONVENIOS MUNICIPALES, DEPARTAMENTALES Y CON PERSONAS JURIDICAS SIN ANIMO DE LUCRO Remitir los estudios previos a la Subgerencia respectiva para obtener el concepto de viabilidad junto con los siguientes documentos: Gerencia Seccional 2 Fotocopia de la cédula del Alcalde, Gobernador y/o representante legal. Acta de posesión del Alcalde, Gobernador, y/o certificado de existencia y representación legal vigente. Certificación de los aportes debidamente cuantificados por parte del conveniente. Cuando el instituto realice aportes de bienes en los convenios, es necesario describirlos con su respectiva placa de inventario, ubicación y valor. Memorando SISAD con documentación anexa. CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS: Remitir al Grupo de Gestión de Convenios de Cooperación Técnica los siguientes documentos para la suscripción del convenio: 3 Gerencias Subgerencias Asesoras Seccionales, y Oficinas 4 Subgerencias Estudio previo (forma 4-633 – Instituciones educativas) Fotocopia de la cédula del Rector de la Institución educativa o la persona facultada para suscribir los convenios. Acta de posesión o documento de la persona facultada para suscribir los convenios. Certificación por parte del Min educación donde se reconozca la Institución Educativa. Convenios Nacionales (Cooperación Técnica. Asociación, personas jurídicas sin ánimo de Memorando SISAD con documentación anexa. Memorando SISAD dirigido al Grupo de Convenios adjuntando 94 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD lucro y Ciencia y Tecnología): Estudio previo (Nacionales), suscritos por el Subgerente respectivo. Fotocopia de la cédula del Representante Legal. Certificado de existencia y representación legal vigente o el documento que haga sus veces. Certificado de contrapartida presupuestal y/o Certificación de los aportes debidamente cuantificados por parte del conveniente. Autorización de la junta directiva o consejos directivos para la suscripción del convenio cuando a ello hubiere lugar. Certificado de Disponibilidad Presupuestal debidamente firmados. Plan operativo cuando a ello hubiere lugar. los documentos según corresponda al tipo de convenio a suscribir. Convenios de Autorización Memorando de solicitud de suscripción del convenio del autorizado que aprobó la convocatoria. Informe previo de auditoría. Certificado de Cámara de Comercio. Fotocopia de la cédula del representante legal. Acuerdos Internacionales. Solicitud de elaboración o revisión de minuta de convenio internacional donde se justifica la suscripción del mismo. Certificación de aporte país por parte del ICA y por parte del conveniente internacional. Los documentos de representación y demás que regulen o pacten los cooperantes. 95 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Nota: Los acuerdos Internacionales serán originados a través de la Gerencia General RECIBIR, REVISAR, VERIFICAR Y RADICAR LA DOCUMENTACIÓN. © 5 Funcionario (Aux. Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Documentación incompleta o no cumpla con los requisitos exigidos: Devolver la documentación memorando SISAD. Documentos requisitos: completos a través cumpliendo de Memorando o Minuta. con Continuar con el paso 6. 6 Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica 7 Abogado (Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica) Abrir expediente del convenio de conformidad con las tablas de retención documental Revisión documental y verificación del tipo Jurídico. Expediente Trámite para elaboración de la Minuta. y/o devolución de los documentos. Elaborar minuta a través de la base de datos de combinación de correspondencia según el tipo de convenio y tramitar para los siguientes vistos buenos: 8 Funcionario Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica 9 Auxiliar administrativo de Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica 1. Elaborador de la minuta. 2. Abogado de convenios. 3. Coordinador Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica. 4. Subgerente que solicita el trámite. 5. Subgerente Administrativa y Financiera. Remitir la minuta para la firma del Gerente General con sus soportes respectivos. Minuta elaborada con Vos. Bos. Convenio firmado 96 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Recibir convenio firmado para su respectiva: 10 11 12 13 Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Subgerencias o Gerencias Seccionales Subgerencias Numeración. Fechado. Escaneado y cargado a carpeta compartida (vigentes). Registrado en la planilla de consecutivos. Remitir el convenio mediante memorando u oficio SISAD a las Subgerencias y Gerencias Seccionales para obtener la firma del conveniente. Devolver un original del convenio debidamente firmado al Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica. Para los convenios Autorizados el supervisor deberá enviar al Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica las respectivas pólizas (en original) debidamente firmadas por el tomador para su aprobación. Convenio firmado por el Gerente del Instituto y cargado a la base compartida. Memorando SISAD enviando el convenio Convenio firmado por las partes y documentos requeridos para su ejecución. Memorando SISAD remitiendo pólizas Nota: En caso que un convenio Nacional requiera de póliza se deberá proceder de acuerdo a lo anterior. 14 Abogado y Coordinador del Grupo de Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Trámite de aprobación de las garantías que se pacten en cada convenio, y envío copia de la aprobación al conveniente. Aprobación de las garantías 15 Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Remitir a través de correo electrónico al supervisor las pólizas debidamente aprobadas para que proceda a la elaboración del acta de inicio. Correo electrónico o memorando SISAD adjuntando aprobación de la póliza Subgerencias Remitir al Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica el acta de inicio debidamente firmada para su archivo correspondiente Memorando SISAD anexando original del acta de inicio 16 97 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 17 Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Comunicar mediante cualquier medio escrito al funcionario, que fue designado como supervisor del convenio. Soporte escrito de la comunicación 18 Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica En los convenios en donde el ICA pacte aportes en dinero, se enviará copia del convenio con los documentos necesarios al Grupo de Gestión Financiera para el registro presupuestal. Registro presupuestal 19 Funcionario Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica. Actualizar la siguiente información en las bases de datos de acuerdo con la modalidad del convenio y la estructura del archivo. Base de datos convenios actualizada Subgerencias Cuando en la ejecución del convenio se pacten desembolsos por parte del ICA de sus presupuestos asignados, deberán solicitar al Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica la programación del PAC (Plan Anualizado de Caja) Memorando SISAD solicitando programación de PAC 20 11.2.4 DIAGRAMA DE FLUJO DE SUSCRIPCIÓN DE LOS CONVENIOS 98 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INICIO SUBGERENCIAS O GERENCIAS SECCIONALES Elaborar estudios previos Estudios Previos GERENCIA SECCIONAL Para Convenios Municipales, remitir estudios previos a la subgerencia respectiva para obtener concepto de viabilidad adjuntando: Fotocopia de la cédula del Alcalde, Gobernador y/o representante legal. Acta de posesión del Alcalde, Gobernador, y/o certificado de existencia y representación legal vigente. Certificación de los aportes debidamente cuantificados por parte del conveniente. Cuando el instituto realice aportes de bienes en los convenios, es necesario describirlos con su respectiva placa de inventario, ubicación y valor. Memorando SISAD con documentación anexa GERENCIA SECCIONALES SUBGERENCIAS Y OFICINAS ASESORAS Para Convenios con instituciones educativas, remitir estudios previos a la subgerencia respectiva para obtener concepto de viabilidad adjuntando: Estudio previo (forma 4-633 – Instituciones educativas) Fotocopia de la cédula del Rector de la Institución educativa o la persona facultada para suscribir los convenios. Acta de posesión o documento de la persona facultada para suscribir los convenios. Certificación por parte del Min educación donde se reconozca la Institución Educativa. Memorando SISAD con documentación anexa 1 1 99 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SUBGERENCIAS Para Convenios Nacionales de Cooperación Técnica, Asociación, personas jurídica de derecho privado y ciencia y tecnología: Estudio previo (forma 4-633 – Instituciones educativas) Fotocopia de la cédula del Rector de la Institución educativa o la persona facultada para suscribir los convenios. Acta de posesión o documento de la persona facultada para suscribir los convenios. Certificación por parte del Min educación donde se reconozca la Institución Educativa. Plan operativo cuando a ello hubiere lugar Memorando SISAD con documentación anexa SUBGERENCIAS Para Convenios de Autorización: Memorando de solicitud de suscripción del convenio del autorizado que aprobó la convocatoria. Informe previo de auditoria Certificado de Cámara de Comercio. Fotocopia de la cédula del representante legal Memorando SISAD con documentación anexa AUXILIAR ADMINISTRATIVO RECIBIR, REVISAR, DOCUMENTACIÓN. © VERIFICAR Y RADICAR LA Documentación incompleta o no cumpla con los requisitos exigidos: Memorando SISAD devolviendo documentos Devolver la documentación a través de memorando SISAD. Documentos completos cumpliendo con requisitos: Continuar con el paso 5. NO 100 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SI 22 Minuta con PROFESIONAL Elaboración de la Minuta AUXILIAR ADMINISTRATIVO Abrir expediente del convenio AUXILIAR ADMINISTRATIVO Vo. Bo. Expediente del convenio Minuta firmada por el Gerencia General Remitir minuta para Firma Gerencia General AUXILIAR ADMINISTRATIVO Minuta firmada por el conveniente Remitir minuta para firma del conveniente AUXILIAR ADMINISTRATIVO Recibir el convenio formalizado por las dos partes y con la póliza si es el caso COORDINADOR GRUPO Póliza aprobada Aprobar póliza Nota: para convenios de autorizados. AUXILIAR ADMINISTRATIVO Póliza enviada al supervisor del convenio Enviar póliza aprobada al Gerente Seccional o subgerente. 101 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Acta de inicio Subgerencia Remitir al Grupo Gestión de Convenios el acta de inicio Nota: en el caso de los convenios de Autorizados AUXILIAR ADMINISTRATIVO Comunicar al supervisor del convenio su designación. Comunicación al supervisor del convenio 2 2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO Escanear, archivar y entregar al abogado el expediente para verificar requisitos de ejecución. AUXILIAR ADMINISTRATIVO Enviar copia del convenio en los casos en que el ICA pacte aportes en dinero al Grupo de Gestión Financiera AUXILIAR ADMINISTRATIVO Comunicación al supervisor del convenio Copia del convenio para el Grupo Gestión Financiera Base de datos de convenios actualizada Actualizar la información en las bases de datos de acuerdo con la modalidad del convenio SUBGERENCIAS Solicitar PAC cuando la ejecución del convenio pacte desembolsos por parte del ICA Copia del convenio para el Grupo Gestión Financiera FIN 11.3. EJECUCIÓN DE LOS CONVENIOS 102 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Una vez suscrito el respectivo convenio, es necesario establecer los elementos necesarios para su perfeccionamiento y ejecución. 11.3.1 PERFECCIONAMIENTO El perfeccionamiento del convenio se realiza mediante la firma de las partes y para su ejecución se requieren los siguientes documentos. 3.2 EJECUCIÓN Una vez cumplido los requisitos de perfeccionamiento, el supervisor deberá remitir la siguiente documentación al Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica para su control administrativo. 11.3.2.1 Convenios Municipales, Departamentales y con personas jurídicas sin ánimo de lucro: Acta de conformación del comité técnico administrativo. Certificación expedida por la entidad financiera donde se manejaran los recursos del convenio. Copia de la Póliza de Manejo Global Entidades Estatales. Cuando el ICA entregue en administración a los convenientes bienes para la ejecución del convenio, deberán remitir el acta de entrega de los mismos al Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica y al Grupo de Control Activos y Almacén. Acta de recibo de bienes cuando el ICA tiene la custodia de los mismos. Plan anual de actividades. Informes semestrales de ejecución técnicos – administrativos, en sus formatos establecidos. 11.3.2.2 Convenios Nacionales (Cooperación Técnica. Asociación, personas jurídicas de derecho privado y Ciencia y Tecnología): - Pólizas establecidas en el convenio. - Actas de reunión del Comité establecido en el convenio. - Certificación expedida por la entidad financiera donde se manejaran los recursos del convenio. - Cuando el ICA entregue en administración a los convenientes bienes para la ejecución del convenio, deberán remitir el acta de entrega de los mismos al Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica y al Grupo de Control Activos y Almacén. - Acta de recibo de bienes cuando el ICA tiene la custodia de los mismos, cuando corresponda. - Programar y solicitar al Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica el PAC, para la realización de los desembolsos establecidos en los convenios por parte del ICA. 11.3.2.3 Convenios con Instituciones Educativas: Informe anual de actividades realizadas en su formato establecido. 11.3.2.4 Convenios Autorizados: Acta de inicio 11.3.2.5 Acuerdos Internacionales: 103 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Informe de avance por parte de las Subgerencias. 11.3.3 PRESENTACIÓN DE INFORMES DE EJECUCIÓN TÉCNICO-FINANCIEROS Los informes de ejecución técnico financieros, permiten comprobar el adecuado desarrollo del objeto y de las obligaciones estipuladas en el convenio. Así mismo, permiten realizar los registros contables y establecer el adecuado cumplimiento de los requisitos financieros cuando se recaudan tarifas o se ejecuta presupuesto por parte del instituto. La periodicidad de los informes varía de acuerdo a la tipología de convenio suscrito. 11.3.4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN DE INFORMES DE EJECUCIÓN No. RESPONSABLE 1¢ Supervisor 2© Funcionario Grupo de Gestión de Convenios de Cooperación Técnica TAREA Elaborar y remitir al Grupo de Gestión de Convenios de Cooperación Técnica los informes establecidos en el convenio y en su formato. Efectuar el seguimiento administrativo a los informes presentados por los supervisores RESULTADO Memorando anexando informe Base de datos actualizada 11.4. MODIFICACIÓN DE LOS CONVENIOS. Las modificaciones de los convenios pueden ser en tiempo (prórrogas), en recursos (adiciones) o en general sobre las cláusulas del convenio, exceptuando el objeto del convenio y las partes que lo conforman. 11.4.1 REQUISITOS PARA LA MODIFICACIÓN DE LOS CONVENIOS: Se tramitaran a solicitud del Comité Técnico Administrativo del convenio, salvo en el caso de la prórrogas cuya facultad radica en cabeza del supervisor del convenio La solicitud deberá hacerse con un (1) mes de anterioridad al vencimiento del convenio. Acta de reunión del comité técnico administrativo donde se justifique y apruebe la modificación. Estar al día en la presentación de los informes técnico-financieros establecidos en el convenio. Para las adiciones se requiere el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). Para las suspensiones se requiere solicitud del conveniente y visto bueno de las Subgerencias o Gerencias Seccionales respectivas. 11.4.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DE LOS CONVENIOS: No RESPONSABLE TAREA RESULTADO 104 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Para solicitar una modificación el supervisor deberá enviar los siguientes documentos: 1 Supervisor Acta de reunión del comité técnico administrativo donde se justifique y apruebe la modificación. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del conveniente Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) en tratándose de adiciones. Acta de posesión o certificado de existencia y representación legal expedido por Cámara y Comercio, con una expedición no mayor a un mes. Memorando o correo electrónico adjuntando los documentos. Nota: El expediente deberá evidenciar el cumplimiento de la presentación de los informes de ejecución establecidos en el convenio para proceder con la modificación. Revisar y verificar la documentación. © Documentación incompleta la cual es requisito exigidos para la elaboración de la modificación: 2© Abogado y coordinador del grupo de gestión de convenios de cooperación Técnica Devolver la documentación a través de memorando. Memorando Modificación. o Documentos completos elaboración de la modificación. Continuar con el paso 3. Tramitar modificación para los siguientes vistos buenos: 3¢ Funcionario Grupo de Gestión de Convenios de Cooperación Técnica 1. Elaborador de la minuta. 2. Abogado de convenios. 3. Coordinador Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica. 4. Subgerente Administrativa y Financiera Modificación con VoBo Tiempo: 15 días hábiles. 4 5 Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios Enviar la modificación a la Gerencia General para su firma. Modificación firmada por el Gerente General Enviar el documento al supervisor para obtener a través de su gestión la respectiva firma. Memorando remitiendo Modificación SISAD 105 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD de Técnica 6 Cooperación Supervisor Remitir un (1) original al Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica para su trámite correspondiente Tiempo: Un (1) mes Original de modificación perfeccionada la 11.4.3 DIAGRAMA DE FLUJO DE MODIFICACIÓN DE LOS CONVENIOS: INICIO SUPERVISOR CONVENIO Enviar los siguientes documentos: Acta de reunión del comité técnico administrativo donde se justifique y apruebe la modificación. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del conveniente certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) y certificado de registro presupuestal (CRP). Ampliación y aprobación de las pólizas de garantía cuando a ello hubiere lugar Acta de posesión o certificado de existencia y representación legal expedido por Cámara y Comercio, con una expedición no mayor a un mes. Memorando o correo electrónico adjuntando los documentos. COORDINADOR Revisar y verificar la documentación NO CUMPLE SI AUXILIAR ADMINISTRATIVO Tramitar modificación con Vos. Bos. Enviar modificación para Firma de Gerencia General. Modificación con Vos. Bos. 106 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SUPERVISOR Remitir un original de la modificación al Grupo Gestión de Convenios Original de la modificación perfeccionada FIN 11.5 PRÓRROGAS DE LOS CONVENIOS Las modificaciones de los convenios pueden ser en tiempo (prórrogas), en recursos (adiciones) o en general sobre las cláusulas del convenio, exceptuando el objeto del convenio y las partes que lo conforman. 11.5.1 REQUISITOS PARA LA PRÓRROGA DE LOS CONVENIOS: La solicitud deberá hacerse con un (1) mes de anterioridad al vencimiento del convenio. Justificación del supervisor del convenio. Estar al día en la presentación de los informes técnico-financieros establecidos en el convenio. 11.5.1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PRÓRROGAS No RESPONSABLE TAREA De ser conveniente, el supervisor deberá remitir los siguientes documentos: RESULTADO 1 Supervisor del convenio La solicitud deberá hacerse con un (1) mes de anterioridad al vencimiento del convenio. Justificación del supervisor del convenio. Estar al día en la presentación de los informes técnico-financieros establecidos en el convenio Memorando SISAD adjuntando los documentos. De no ser conveniente, el supervisor deberá comunicar por escrito al Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica, para los fines pertinentes Tiempo: Un mes antes del vencimiento 3© Funcionario Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Revisar y verificar la documentación. © Documentación incompleta la cual es requisito exigidos para la elaboración de la prórroga:. Memorando o Prórroga. 107 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Devolver la documentación a través de memorando. Documentos completos elaboración de la prórroga. Continuar con el paso 4. Tramitar modificación para los siguientes vistos buenos: 4 1. Elaborador de la minuta. 2. Abogado de convenios. 3. Coordinador Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica. 4. Subgerente Administrativa y Financiera Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Prórroga con Vo. Bo. Tiempo: 15 días hábiles. 5 6 7 Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Supervisor Enviar la prórroga a la Gerencia General para su firma. Prórroga firmada por el Gerente General Enviar el documento al supervisor para obtener a través de su gestión la respectiva firma. Memorando SISAD remitiendo Prórroga Remitir un (1) original al Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica para su trámite correspondiente Original de la perfeccionada prórroga Tiempo: Un (1) mes 11.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DE PRÓRROGAS 108 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INICIO Memorando o correo electrónico. AUXILIAR ADMINISTRATIVO Alertar al supervisor la fecha de terminación del convenio. De ser conveniente, el supervisor deberá remitir los siguientes documentos: Memorando o correo electrónico adjuntando los documentos. la solicitud deberá hacerse con un (1) mes de anterioridad al vencimiento del convenio. Justificación del supervisor del convenio. Estar al día en la presentación de los informes técnico-financieros establecidos en el convenio. AUXILIAR ADMINISTRATIVO Revisar y verificar la documentación NO CUMPLE SI AUXILIAR ADMINISTRATIVO Prorroga con Vos. Bos. Tramitar prorroga con Vos. Bos. Enviar modificación para Firma de Gerencia General. SUPERVISOR 109 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Remitir un original de la modificación al Grupo Gestión de Convenios Original de la prorroga perfeccionada FIN 11.6. LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS Mediante la liquidación del convenio se hace un ajuste de las cuentas reconociendo saldos a favor de alguna de las partes o declarándose a paz y salvo. Con la liquidación del convenio se genera la extinción del vínculo contractual. 11.6.1 CLASES DE LIQUIDACIÓN Finalizado el convenio y con base en el informe final técnico-financiero, y la certificación de cumplimiento debidamente firmada por el/los supervisor (es), y el acta de liquidación del convenio para dar por concluido el acuerdo, por la ocurrencia de alguna de las causales siguientes: o o o o o o o Por vencimiento del plazo del convenio de cooperación. Por cumplimiento total del objeto del convenio. De forma anticipada cuando las partes así lo decidan. Por fuerza mayor o caso fortuito, que hagan imposible continuar su ejecución, o por circunstancias sobrevinientes, ajenas a la voluntad de las partes; todo lo cual se hará constar en actas que serán analizadas por el supervisor del convenio. Cuando el ICA decida unilateralmente terminarlo con previo aviso a la otra parte del convenio. Por incumplimiento de las obligaciones pactadas por el conveniente. Cuando no se pueda liquidar de mutuo acuerdo de conformidad al artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. 11.6.2 REQUISITOS PARA LA LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS 11.6.2.1 Convenios Municipales, Departamentales y con personas jurídicas de derecho privado Para adelantar el respectivo trámite de liquidación el supervisor debe remitir al Grupo de Gestión de Convenios de Cooperación Técnica los siguientes documentos: Acta de liquidación. Certificación de cumplimiento del objeto debidamente firmada por parte del supervisor del convenio según formato establecido. Informe final técnico - financiero el cual contiene la siguiente información: o Actividades técnicas realizadas durante la ejecución del convenio. o Relación consolidada de ingresos por el recaudo de servicios tarifados. o Relación consolidada de los gastos efectuados con cargo al convenio. Acta de entrega de los bienes que fueron entregados al suscribiente en administración (si aplica). Acta de entrega de guías que no fueron utilizadas por el suscribiente (si aplica). 110 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Copia del reintegro de los recursos no ejecutados durante la vigencia del convenio por el conveniente a las cuentas del Instituto. Copia del pago de los rendimientos financieros generados en la cuenta si esta es de ahorros. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Alcalde o Representante Legal, según corresponda. Fotocopia del Acta de posesión del Alcalde o Certificado de representación Legal expedido por la Cámara de Comercio con una expedición no mayo r aun mes, según corresponda. 11.6.2.2.1 Convenios Nacionales (Cooperación Técnica. Asociación, personas jurídicas de derecho privado y Ciencia y Tecnología): Certificación de cumplimiento del objeto debidamente firmada por parte del supervisor del convenio según formato establecido. Informe final técnico de avance y resultados obtenidos, según formato Informe final de ejecución financiero, según formato Copia de la consignación de los recursos no ejecutados, si a ello hubiere lugar. Fotocopia de la cédula del representante Legal en titularidad. Documento vigente que lo acredite como Represente Legal. 11.6.2.2.2 Convenios con Instituciones Educativas: Certificación de cumplimiento del objeto debidamente firmada por parte del supervisor del convenio según formato establecido. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Rector en titularidad. Acta de posesión del Rector en titularidad Certificado de existencia y representación legal de la Institución vigente. 11.6.2.2.3 Convenios Autorizados: Certificación de cumplimiento del objeto debidamente firmada por parte del supervisor del convenio según formato establecido Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal del conveniente. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio. 11.6.2.2.4Acuerdos Internacionales: Se liquidara de acuerdo con la normatividad internacional vigente. 11.6.3 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS No 1¢ RESPONSABLE TAREA RESULTADO Supervisor Elaborar y remitir el acta de liquidación con los requisitos para la liquidación según el tipo de convenio al Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica, Memorando SISAD anexando los respectivos soportes 111 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Revisar y verificar la documentación. © Documentación incompleta o no esta diligenciada en los formatos establecidos no cumple con los requisitos exigidos para el trámite de la liquidación: 2© Funcionario Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Devolver la documentación a través de memorando. Documentos establecidos: completos y en los Trámite de liquidación o memorando devolviendo la documentación formatos Continuar con el paso 3. 3 Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Enviar el acta de liquidación junto con sus soportes al Grupo Gestión de Bienes y Servicios Almacén, conjuntamente con el Grupo de Gestión Financiera – Contabilidad, para los registros correspondientes de cada Grupo y obtener visto bueno de los mismos 4 Grupo Gestión de Bienes y Servicios Almacén y Grupo de Gestión Financiera – Contabilidad Devolver al Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica todos los soportes junto con el visto bueno de parte de cada Grupo. Memorando remitiendo el acta junto con sus soportes Memorando SISAD emitiendo visto bueno Tramitar acta de liquidación para los siguientes vistos buenos: 4 Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica 1. Abogado de convenios. 2. Coordinador Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica. 3. Subgerente Administrativa y Financiera. Acta con Vo. Bo. Tiempo: 15 días hábiles. 5 6 7 Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Funcionario (Auxiliar Administrativo) Grupo Gestión de Convenios de Cooperación Técnica Supervisor Enviar el acta de liquidación para la firma del Gerente General Acta de liquidación firmada por el Gerente General Enviar el acta de liquidación al supervisor para obtener a través de su gestión la respectiva firma. Memorando SISAD remitiendo Acta de liquidación Devolver un original debidamente firmado al Grupo de Gestión Contractual – Convenios. Acta perfeccionada 112 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 11.6.4 DIAGRAMA DE FLUJO DE LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS. INICIO SUPERVISOR Elaborar y remitir el DEL acta CONVENIO de liquidación, con los requisitos para la liquidación según el tipo de convenio Memorando SISAD anexando los respectivos soportes. AUXILIAR ADMINISTRATIVO Revisar y verificar la documentación NO CUMPLE SI Original del acta de liquidación AUXILIAR ADMINISTRATIVO Enviar el acta de liquidación con soportes para la firma. AUXILIAR ADMINISTRATIVO Tramitar prorroga con Vos. Bos. Enviar Acta de Liquidación para Firma de Gerencia General. Remitir un original del acta liquidación al Grupo Gestión Convenios. de de Original del acta de liquidación . Original de la prorroga perfeccionada SUPERVISOR FIN 113 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 11.7. CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO Puntos de control: Riesgo del proceso: Las tareas críticas corresponden a aquellas donde se puede potencializar un riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo se identifican las tareas críticas con el símbolo ¢. Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos así como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación definidas para el logro de los objetivos de la entidad. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de control se identifican con el símbolo ©. 11.8. FORMAS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 114 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 12. SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA 12.1 OBJETIVO A través de la celebración de contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan y aseguran el cumplimiento de los fines estatales consagrados en el art. 2 de la Constitución Política, además de ser eficientes en la prestación de los servicios públicos, así como también garantizar la efectividad de los derechos e intereses de los administrados. De igual manera en aplicación del Principio de Responsabilidad inherente a la Función Administrativa, consagra el art. 26 de la Ley 80 de 1993 que las entidades están obligadas a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado, estableciendo de la misma forma responsabilidades por la comisión de conductas que atenten contra el ordenamiento jurídico. Como consecuencia de lo anterior, el art. 83 de la Ley 1474 de 2011 dispone la obligación de vigilar de manera permanente la ejecución del objeto contratado, a través de un Supervisor o Interventor, con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual. En aplicación de los principios de transparencia, economía y responsabilidad y con el propósito de propender de manera efectiva al cumplimiento de los cometidos estatales, así como garantizar el correcto funcionamiento del aparato estatal, estableciendo que las actuaciones de los servidores públicos estarán presididas por las reglas sobre administración de bienes ajenos y por los mandatos y postulados que gobiernan una conducta ajustada a la ética y a la justicia, se hace imperioso adoptar el Manual de Supervisión e Interventoría del Instituto Colombiano Agropecuario. 12.1.1 PROPOSITO El objetivo del presente Manual, es establecer las pautas, criterios, obligaciones y responsabilidades que se observarán en el ejercicio de la función de supervisión y la actividad de interventoría de los contratos y convenios suscritos por el Instituto Colombiano Agropecuario. 12.1.2 ALCANCE Definir los lineamientos institucionales para el desarrollo de las funciones de supervisión e interventoría, así como desarrollar las responsabilidades de los supervisores e interventores por omisión o extralimitación en ejercicio de la labor encomendada. 12.1.2.3 CONCEPTO DE SUPERVISION E INTERVENTORIA Conjunto de funciones o actividades desempeñadas por un responsable designado o contratado para el efecto, que realiza el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por parte del contratista, con la finalidad de promover la ejecución satisfactoria del contrato, mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de su estado técnico, jurídico y financiero, evitando perjuicios a la entidad y al contratista o parte del negocio jurídico. Las labores de interventoría o supervisión iniciarán una vez perfeccionado el contrato objeto de vigilancia y concluirán con la liquidación definitiva del mismo. 115 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Desde el punto de vista funcional, la interventoría o supervisión comprende los aspectos relacionados con la verificación del cumplimiento de las obligaciones del contratista, en especial, de las especificaciones técnicas, calidad, cantidad, plazo de entrega y demás condiciones del objeto contratado, así como de las obligaciones administrativas, financieras, contables y legales estipuladas. 12.2.1 QUE ES LA SUPERVISION Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal, cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión la entidad podrá contratar personal de apoyo, a través de contratos de prestación de servicios. 2.2 QUE ES LA INTERVENTORIA Consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica, contratada para tal fin por la entidad estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. Cuando la entidad lo JUSTIFIQUE podrá contratar la interventoría integral de un contrato. (TECNICA, ADMINISTRATIVA, AMBIENTAL, FINANCIERA, PREDIAL, CONTABLE, JURIDICA, ETC) 12.2.3 CONCURRENCIA DE LA SUPERVISION E INTERVENTORIA Por regla general las actividades de Supervisión e Interventoría no serán concurrentes, sin embargo la Entidad puede establecer las dos actividades, siempre y cuando estén divididas. 12.3. PROCEDIMIENTO 12.3.1 Quienes son Supervisores o Interventores Los Supervisores o Interventores de los Contratos o Convenios serán funcionarios del Instituto Colombiano Agropecuario o contratistas seleccionados para ello, idóneos, con perfil, conocimientos y competencias técnicas básicas o especializadas según corresponda y de acuerdo al objeto a contratar. 12.3.2 Designación del Supervisor o Interventor Los Estudios y documentos Previos que sirven de base para la satisfacción de la necesidad y finiquitan en un Contrato o Convenio, deben establecer el cargo y perfil de quien ejercerá la Supervisión o Interventoría. Una vez celebrado el Convenio o Contrato, el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual o el Coordinador de del Grupo de Gestión de Convenios de Cooperación Técnica, o quien haga sus veces, comunicará al Supervisor o Interventor designado o contratado según sea el caso, con copia al responsable del área correspondiente, del perfeccionamiento del contrato, remitiendo copia de los documentos necesarios para ejercer sus funciones. 12.3.3 Duración de la Función de Supervisión o Interventoría En todos los casos, el Supervisor o Interventor vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante el tiempo de su vigencia. Esta función sólo cesará una vez expire el plazo, de ejecución previsto en el contrato o cuando se suscriba el acta de liquidación del contrato - en los casos en que está se requiera. 116 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Lo anterior, sin perjuicio de las obligaciones que continúen vigentes con posterioridad al vencimiento del plazo o a la liquidación del mismo, tales como las relacionadas con las garantías extendidas asociadas a los bienes y servicios que por su naturaleza sean objeto de este tipo de garantías, las cuales comprenden entre otras, el mantenimiento preventivo de los bienes adquiridos, repuestos, salarios y prestaciones sociales y de estabilidad de la obra, y demás actividades que se hayan contemplado dentro de estas garantías ofrecidas por el contratista. Así mismo, estará a cargo del Supervisor o Interventor adelantar las gestiones pertinentes relacionadas con la confidencialidad de la información y los trámites de derechos de autor, en los casos en que aplique, para lo cual deberá solicitar asesoría de la Oficina Asesora de Jurídica del Instituto Colombiano Agropecuario. 12.4. PRINCIPIOS QUE RIGEN LAS LABORES DE INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN Las labores de interventoría y supervisión de los contratos y convenios que celebre el Instituto Colombiano Agropecuario, se regirán por los principios, a saber: Igualdad Moralidad Eficacia Economía Celeridad Imparcialidad Publicidad Buena fe Eficiencia Participación Responsabilidad Transparencia Planeación Libre Concurrencia Selección Objetiva Lo anterior de conformidad con la Constitución Política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y demás normas aplicables. 12.5. Obligaciones generales de la función de Supervisión e Interventoría 12.5.1.1 La comunicación entre el supervisor y/o interventor y el contratista, y de éste último, con el supervisor y/o interventor, es absolutamente formal, es decir siempre, deberá constar por escrito y debe estar debidamente radicada en la Oficina de Gestión Contractual, con el fin que repose en el expediente contractual. 12.5.1.2 Todos los documentos que se generen en desarrollo de un contrato deben estar numerados y fechados, relacionando y referenciando cada uno de sus anexos si los hay. Además deben estar acompañados de sus soportes y estar archivados en la carpeta del contrato que para el efecto lleve el Área de Gestión Contractual, en forma secuencial, foliados y registrados. 12.5.2.3 El supervisor y/o interventor debe erigirse como el interlocutor válido y actuar como conducto regular de las relaciones entre la Entidad y el contratista. 117 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 12.5.2.4 El supervisor y/o interventor revisará que los sitios de entrega de elementos, y ubicación de materiales, localizaciones, etc., corresponda al señalado en los pliegos de condiciones o en las invitaciones públicas, según corresponda. 12.5.2.5 Las actas que surjan en desarrollo del contrato serán numeradas en forma consecutiva; elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento. 12.5.2.6 En ningún caso el supervisor y/o interventor podrá suscribir documentos que impliquen incremento en el valor inicial del contrato (actas de modificación de cantidades, cambio de especificaciones, aprobación de ítems y fijación de precios no previstos, etc.), cambios o especificaciones del contrato que impliquen mayores o menores cantidades de obra, de servicios, bienes, modificación de su valor, plazo u objeto del contrato. 12.5.2.7 Cuando sea preciso la adición del valor contractual, se deberá gestionar el certificado de disponibilidad presupuestal que ampare la correspondiente modificación del valor. En todo caso, la Adición debe ser suscrita por el ordenador del gasto. Para las adiciones debe darse estricto cumplimiento a lo regulado por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, esto es, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales, salvo en el evento previsto por el inciso primero del artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, que señala que al prorrogarse el plazo del contrato objeto de supervisión y vigilancia, el contrato de interventoría podrá ajustarse sin que resulte aplicable la limitación prevista por la citada norma. Para efectos de determinar si se observa o no el tope máximo legal de la adición, bastará con traducir el valor del contrato inicial a salarios mínimos legales mensuales vigentes para la fecha en que se celebró el contrato, pues este último es el criterio adoptado por el artículo 24 de la Ley 80 de 1993. Vale decir entonces, que la adición no se hará en términos del valor del contrato, sino de los salarios mínimos a que ascendía este; significa ello que el tope máximo de la adición, no está dado por el valor del contrato, sino por su conversión a salarios mínimos legales mensuales vigentes para la época en que se efectúa la adición, siendo esa la razón por la cual, en ocasiones la adición puede superar el 50% del valor contable del contrato inicial. Aquellos contratos que se suscriban en virtud de la Ley 1508 de 2012, por la cual se establece el régimen jurídico de las Asociaciones Público Privadas, las adiciones no podrán superar el veinte por ciento (20%) del valor del contrato originalmente pactado. (Artículo 13). 12.5.2.8 En eventos en que se presenten situaciones excepcionales que impliquen actuaciones inmediatas que requieran reconocer o autorizar actividades que generen gastos distintos a los contemplados en los contratos, el supervisor y/o interventor dará traslado de las peticiones al ordenador del gasto para decidir conjuntamente al respecto, dentro de sus competencias legales y contractuales. 12.5.2.9 El supervisor y/o interventor debe advertir oportunamente al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones y si fuere necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazo perentorio. 12.5.2.10 Verificar que las garantías del contrato o convenio, permanezcan vigentes durante la ejecución del mismo, teniendo en cuenta la fecha del acta de inicio y las adiciones, prórrogas y/o suspensiones del plazo pactadas, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 12.5.2.11 Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las correspondientes soluciones. 12.5.2.12 Apoyar a la Oficina Asesora de Jurídica y/o de Gestión Contractual en la atención de reclamaciones contractuales, solicitudes de conciliación y demandas, que se originen con ocasión del contrato objeto de supervisión y/o 118 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD interventoría, presentando los informes que se le requieran, así como los soportes documentales necesarios para fundamentar la decisión que adopte la Entidad. 12.5.2.13 Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato dentro del término pactado en el mismo. 12.5.4.14 Estudiar y tramitar las solicitudes presentadas por el contratista en el curso de la ejecución del contrato a la mayor brevedad posible, evitando que se configure el silencio administrativo positivo previsto por el artículo 25 numeral 16 de la Ley 80 de 1993 y de las sanciones que ello conlleva. 12.5.2.15 Exigir al contratista al finalizar la obra, actividad, servicio o en general la ejecución del contrato, adecuar la póliza de estabilidad o calidad del bien o servicio, según el caso, ampliación de la póliza de salarios y prestaciones sociales, si fuese necesario, para la aprobación por parte del Grupo de Gestión Contractual, previa suscripción del acta de liquidación del contrato. 12.5.2.16 Informar a la Compañía Aseguradora o Garante cualquier modificación que sufra el contrato y varíe las condiciones del riesgo: Notificar por escrito al asegurador los hechos o circunstancias no previsibles que sobrevengan con posterioridad a la celebración del contrato y que, conforme al criterio consignado en el inciso primero del artículo 1058, del Código de Comercio signifiquen agravación del riesgo o variación de su identidad local. (Artículo 1060 Código de Comercio). 12.5.2.17 Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado. Para lograr la ejecución oportuna del proyecto, el supervisor y/o interventor, según sea el caso, exigirá al contratista el inicio de los trabajos en las fechas previamente programadas, controlando en forma permanente el avance del proyecto. Para ello, debe revisar, aprobar y complementar el programa de trabajo y/o cronograma de actividades con el contratista. 12.5.2.18 Controlar que el contratista mantenga el personal profesional, técnico, operativo y administrativo de acuerdo con lo ofrecido en su propuesta. En caso que se requieran cambios de personal durante el transcurso del proyecto, será reemplazado dentro del plazo que disponga el supervisor y/o interventor, según sea el caso, por otro de las mismas o mejores calidades profesionales y técnicas propuestas, previamente aprobados por la supervisión y/o interventoría del contrato. 12.5.2.19 Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener la seguridad dentro de la obra o la actividad de que se trate, previniendo accidentes para quienes allí laboran y de quienes ocasionalmente transiten en los alrededores de la obra o del lugar donde se esté llevando a cabo la actividad contratada. 12.5.2.20 Verificar el pago de los aportes a la seguridad social integral, riesgos laborales (ARL) y parafiscales cuando a ello hubiere lugar. 12.5.2.21 Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendaciones que estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio, debiendo impartir las órdenes perentorias que sean necesarias, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, sin que ello implique modificación al objeto o plazo contractual. 12.5.2.22 Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello. 12.6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 119 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 12.6.1 ACTIVIDADES CRÍTICAS No. Responsable Tareas Resultado 1 Gerencia General y Grupo Estudios Previos y Planear la supervisión del contrato. Gestión Contractual. Condiciones Definitivos ¢ 2 Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados Facilitar el inicio de la ejecución del Acta de Inicio para supervisar o contrato. ¢ contratados para ser Interventores. 3 Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o Supervisar el contrato. ¢ contratados para ser Interventores. 4 5 Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados Recibir los para supervisar o servicios. ¢ contratados para ser Interventores. Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Evaluar al contratista. ¢ Interventores. Grupo de Contractual 6 bienes, Pliegos de Manual de Contratación y Supervisión obras y/o Certificación de Cumplimiento Calificación al contratista Gestión Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o Liquidar el contrato si hay lugar a contratados para ser ello, de acuerdo con la normatividad Acta de Liquidación. contractual vigente y con el Interventores. desarrollo del contrato. ¢ Grupo de Gestión Contractual 120 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 12.6.2 ACTIVIDADES DE CONTROL 12.6.2.1 Planear la Supervisión del Contrato No. 1 Responsable Tareas Resultado Áreas o Dependencias 1. Inclusión en los Estudios Previos y Competentes Pliego de Condiciones. ©. Elaborar documento Grupo Gestión Contractual. 2 Áreas o Dependencias 2. Designar al funcionario encargado y/o contratista encargado del Oficio de notificación o notificación por Competentes control y vigilancia del Contrato. ©. otros medios (fax, correo electrónico Grupo Gestión Contractual. 3 Grupo Gestión Contractual. 3. Enviar y suministrar la información requerida por el Supervisor para el desarrollo del Elaborar documento objeto contractual. ©. 4 4. Determinar el alcance y las Áreas o Dependencias especificaciones técnicas del Conceptos técnicos de viabilidad Competentes contrato. ©. 5 Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. 5. Establecer un cronograma que permita determinar paso a paso el Elaborar cronograma cumplimiento del objeto contractual. ©. Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. 6. Realizar una reunión de entendimiento con el Contratista para satisfacer o aclarar Acta de audiencia o diligencia interrogantes relacionados con el objeto, el alcance y las obligaciones a desarrollar. ©. 6 12.6.2.2 Facilitar el inicio de la ejecución del contrato 121 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD No. 1 Responsable Grupo Gestión Contractual. 2 3 4 Tareas 1. Aprobación de la Garantía. ©. Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados 2. Suscripción del Acta de Inicio. ©. para supervisar o contratados para ser Interventores. Resultado Elaborar documento Elaborar documento Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. 3. Suministrar al contratista los elementos o condiciones necesarias para el inicio y la ejecución del contrato Elaborar documento de acuerdo con las especificaciones técnicas del mismo. ©. Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. 4. Informar a las demás dependencias o Gerencias Seccionales sobre el inicio de Elaborar documento ejecución del contrato. ( si a ello hubiere lugar) ©. 12.6.2.3 Supervisar el contrato No. 1 Responsable Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. Tareas Resultado 1. De acuerdo al cronograma propuesto, acompañar la ejecución del objeto. (Visitas, solicitud y revisión de informes, Acta de audiencia o diligencia pruebas, métodos de recolección de información de campo) ©. 2 Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser 2. Emitir informes de acuerdo a la periodicidad solicitada en el contrato, en Conceptos e informes técnicos de el cual se consigne el desarrollo del viabilidad contrato y porcentaje de avance de ejecución y recomendaciones a que 122 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD hubiere lugar, según la información obtenida a través de las técnicas de supervisión. ©. Interventores. 3 Áreas o Dependencias 3. Emitir conceptos sobre la viabilidad Competentes, y demás Profesionales designados técnica de solicitudes formuladas por el Conceptos técnicos de viabilidad para supervisar o contratista y/o por la misma Entidad. ©. contratados para ser Interventores. 4 Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. Grupo de Contractual 5 Gestión Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. 6 Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. Grupo de Contractual 4. Proyectar y remitir al Grupo de Gestión Contractual las solicitudes debidamente motivadas y con todos los anexos del caso, de modificación al Conceptos técnicos de viabilidad contrato, según su concepto y viabilidad técnica. ©. Gestión 5. Aplicar medidas correctivas tendientes a evitar la paralización del - Actas de pre-acuerdo contrato, de conformidad con la normatividad vigente. ©. - Actas de acuerdo 6. Remitir el informe al Grupo de Gestión Contractual solicitando la imposición de multas, declaratorio de incumplimiento o declaratoria de caducidad, en el cual se mencione de manera expresa y detallada los hechos que soportan el presunto incumplimiento, dicho informe deberá contener las normas, cláusulas y obligaciones contractuales posiblemente violadas, seguido de la respectiva cuantificación o tasación del perjuicio o daño sufrido por la Entidad por cada una de las obligaciones contractuales presuntamente vulneradas. (Cuando a ello hubiere lugar). ©. - Actas de pre-acuerdo - Actas de acuerdo Actos administrativos de declaratoria de incumplimiento o imposición de multas o declaratoria de caducidad 12.6.2.4 Recibir los bienes, obras y/o servicios 123 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD No. 1 Responsable Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. 2 Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. 3 Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. Grupo de Contractual Gestión Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. Tareas 1. Solicitar al contratista la entrega bienes o la prestación de servicios acuerdo con la naturaleza de entregas y de conformidad con plazos pactados en el contrato. ©. Resultado de de las Registros de los supervisión actividades de 2. Verificar los bienes, obras y/o servicios entregados por el contratista, de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato y demás - Concepto técnico o recibido a documentos contractuales. (Efectuar satisfacción pruebas y demás procedimientos para la verificación directa de la calidad los bienes, obras y/o servicios entregados por el contratista) ©. 3. Remitir el informe al Grupo de Gestión Contractual solicitando la imposición de multas, declaratorio de incumplimiento o declaratoria de caducidad, en el cual se mencione de manera expresa y detallada los hechos que soportan el presunto incumplimiento, dicho informe deberá contener las normas, cláusulas y obligaciones contractuales posiblemente violadas, seguido de la respectiva cuantificación o tasación del perjuicio o daño sufrido por la Entidad por cada una de las obligaciones contractuales presuntamente vulneradas. (Cuando a ello hubiere lugar). ©. - Actas de pre-acuerdo - Actas de acuerdo Actos administrativos de declaratoria de incumplimiento o imposición de multas o declaratoria de caducidad 4. Expedir el documento en el cual se deja constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista, en especial - Concepto técnico o recibido a del recibo a satisfacción de los bienes, satisfacción obras y/o servicios entregados por el contratista. ©. 124 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 12.6.2.5 Evaluar al contratista No. 1 Responsable Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. Tareas Resultado 1. Calificar cualitativa y cuantitativamente el desempeño del contratista, en forma periódica y al finalizar el contrato, para contribuir al logro de las metas del Instituto y evidenciar el mejoramiento continuo y el Elaborar documento de evaluación y fortalecimiento de los procesos cumplimiento a satisfacción realizando una valoración sistemática y objetiva del desempeño del contratista en diversas áreas relacionadas con la ejecución de su contrato. ©. 12.6.2.6 Liquidación del contrato No. 1 Responsable Tareas Resultado 1. Enviar al Grupo de Gestión Contractual un informe detallado acerca de la ejecución y cumplimiento del contrato, confrontando obligación y producto, bien o servicio requerido. 2. Anexar Certificación de Cumplimiento. Áreas o Dependencias Competentes, y demás Profesionales designados para supervisar o contratados para ser Interventores. 3. Anexar constancia de pagos y aportes al Sistema General de Seguridad Social. 4. Entregar al Grupo de Gestión - Acta de liquidación elaborada e Contractual, los documentos y soportes informes que sean necesarios para verificar el cumplimiento del contrato. 5. Proyectar, elaborar y remitir el Acta de Liquidación al Grupo de Gestión Contractual, con los debidos soportes y anexos que permitan la revisión del cumplimiento del objeto contractual por parte del contratista. ©. 125 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2 Gerente General / a quien 2. Firma Acta de Liquidación ©. delegue. - Acta de liquidación firmada 3 Grupo de Contractual Gestión 3. Publicación Acta de Liquidación en el - Acta de liquidación publicada Portal Único de Contratación SECOP. ©. Grupo de Contractual 4. Acta de Cierre Expediente Contractual. Vencidos los términos de las garantías de estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de Gestión - Constancia de Acta de cierre del disposición final o recuperación Expediente Contractual ambiental de las obras o los bienes, la entidad estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del proceso de contratación. ©. 4 5 Verificar los contratos suscritos en vigencias anteriores que no hayan sido liquidados, y verificar el plazo para liquidar los mismos, teniendo en cuenta los plazos establecidos en el artículo 60 Áreas o Dependencias de la ley 80 de 1993 y articulo 11 de la -Acto Administrativo que ordene el Competentes y Grupo de archivo del expediente. Ley 1150 de 2007. Gestión Contractual Solicitar un Estado de Cuenta o un informe suscinto financiero, detallando el saldo pendiente por pagar y/o liberar (en caso que aplique). 12.7. DIAGRAMA DE FLUJO 126 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INICIO Planear la supervisión del contrato Facilitar el inicio de la ejecución del contrato Supervisar el contrato Recibir los bienes, obras y/o servicios. Evaluar al contratista La ley o la ejecución obligan a liquidación? NO SI Liquidar el contrato CIERRE 12.8. CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO Tareas Críticas: Las tareas críticas corresponden a aquellas donde se puede potencializar un riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo se identifican las tareas críticas con el símbolo ¢. 127 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Tareas de Control: Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos así como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación definidas para el logro de los objetivos de la entidad. En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de control se identifican con el símbolo ©. 12.9. REFERENCIAS Y/O FUENTES BIBLIOGRÁFICAS Y DE APOYO -Manual de Supervisión, Departamento Nacional de Planeación, Versión 4. 2012 -Manual de Supervisión e Interventoría, Veeduría Distrital, Versión 1. 2013 -Presentación Power Point, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS CONTRATOS ESTATALES, María Lorena Cuellar, Asesora Procuraduría Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Función Pública. Procuraduría General de la Nación. - Presentación Power Point, Manual de Supervisión e Interventoría del Servicio Geológico Colombiano, SOCIALIZACIÓN DEL PROYECTO DE MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA. Secretaría General – Grupo de Contratos y Convenios. 2013 12.10 FORMAS Verificar los formatos en el sistema de Información dinámico que permite administrar y facilitar la consulta de la información del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. (Doc Manager) 12.13 INSTRUCTIVOS ASOCIADOS (NO APLICA) 12.14 ANEXOS No 1 (Obligaciones Específicas) No 2 (Prohibiciones) No 3 (Responsabilidades) 128 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ANEXO No 1 1. Obligaciones Específicas de Supervisión y/o Interventoría Sin perjuicio de las obligaciones generales expuestas en el presente manual, como también las obligaciones especiales que se consagren en cada contrato o convenio, una vez se haya comunicado por el Grupo de Gestión Contractual o por el Grupo de Gestión de Convenios de Cooperación Técnica la respectiva designación, los supervisores o interventores, de conformidad con el objeto contractual que corresponda, deberán cumplir las obligaciones que se señalan a continuación: 1.1 Obligaciones Jurídicas: El interventor y/o supervisor velará por el cumplimiento de la normatividad general y particular contractual vigente, a saber: 1.1.2 Conocer integralmente los documentos precontractuales y contractuales, de tal manera que se tenga certeza del cumplimiento de los requisitos técnicos y legales requeridos para la ejecución del contrato o convenio. 1.1.3 Constatar la existencia y veracidad de los permisos y licencias contractualmente exigidos al contratista, cuando ello sea necesario para el desarrollo del objeto contractual. 1.1.4 Analizar las circunstancias especiales que conllevan la necesidad de efectuar adiciones, prórrogas, suspensión o cualquier modificación de los contratos o convenios, que sean necesarios para el cabal cumplimiento de lo pactado y presentar al Grupo de Gestión Contractual o al Grupo de Gestión de Convenios de Cooperación Técnica, la solicitud respectiva aportando la justificación correspondiente, solicitud que no podrá ser inferior al término de diez (10) días, y la misma deberá efectuarse dentro de la vigencia del contrato o convenio a modificar. 1.1.5 Informar al Ordenador del Gasto y al Grupo de Gestión Contractual o al Grupo de Gestión Convenios de Cooperación Técnica, según corresponda, sobre las circunstancias que consideren puedan alterar el equilibrio económico y financiero del contrato proponiendo las medidas para su restablecimiento, a fin que se estudie la situación, se determine la viabilidad jurídica, técnica y presupuestal, y se adopten los mecanismos tendientes a actualizar o revisar los precios, en caso de ser procedentes. 1.1.6 Verificar y controlar que el contrato o convenio se desarrolle dentro de los plazos, presupuesto y condiciones previstos. 1.1.7 Según la naturaleza del contrato exigir al contratista el trámite de las cesiones de derechos, patentes, desarrollos, etc., a favor de la ICA, cuando haya lugar a ello. 1.1.8 Una vez finalizado el respectivo contrato o convenio, el interventor o supervisor deberá verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista o del conveniente, y presentar el informe sobre el balance final de ejecución del mismo para efectos de elaborar el acta de liquidación respectiva. El acta de liquidación final será suscrita por el ordenador del gasto competente, conjuntamente con el contratista o el conveniente, previo visto bueno del supervisor o interventor del respectivo contrato o convenio. Adicionalmente, el acta de liquidación deberá incluir: El análisis de las condiciones técnicas de los bienes recibidos o de los servicios prestados por el contratista, balance económico del contrato y demás documentos necesarios para la verificación de cumplimiento. 1.1.9 Adelantar, con apoyo del Grupo de Gestión Contractual y del Grupo de Convenios de Cooperación Técnica el proceso de liquidación unilateral en caso de no lograrse acuerdo entre las partes para liquidar bilateralmente, adjuntando los soportes necesarios, cuando a ello hubiere lugar. 129 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1.1.10 En los contratos o convenios de ejecución sucesiva, presentar periódicamente o de acuerdo con los términos establecido en los mismos, al jefe del área o dependencia, que solicitó el bien ó servicio ú obra a realizar, los informes sobre la ejecución del contrato o convenio a cargo para Supervisión. 1.2 Obligaciones Administrativas: El interventor o supervisor efectuará el control sobre el cumplimiento de las diligencias de orden administrativo propias del contrato suscrito, a saber: 1.2.1 Elaborar y suscribir con el contratista o conveniente, el acta de iniciación del contrato o convenio, cuando a ello hubiere lugar, y demás actas que en desarrollo de la actividad de supervisión o interventoría se produzcan. 1.2.2 El supervisor o interventor del contrato o convenio, no podrá suscribir el acta de iniciación de que trata el numeral anterior, sin antes verificar el cumplimiento de los requisitos de legalización y perfeccionamiento, que permiten la iniciación formal de actividades por parte del contratista o conveniente, tales como: aprobación de la garantía de cumplimiento, el registro presupuestal, que exista la constancia de pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral y del pago del impuesto de timbre. (Cuando hubiere lugar a alguno de ellos). 1.2.3 Exigir al contratista o conveniente y aprobar, según sea el caso, el cronograma de las actividades a desarrollar para el cumplimiento del contrato o convenio, en las condiciones de tiempo, modo y lugar establecidos. 1.2.4 Realizar reuniones periódicas y/o visitas, esto último cuando a ello hubiere lugar, para conocer el estado de ejecución del contrato o convenio, y levantar las actas correspondientes, las cuales deben ser suscritas por el contratista y el supervisor del contrato o convenio. 1.2.4 Los supervisores de los contratos o convenios, deberán recibir del contratista o conveniente, la factura o cuenta de cobro con todos los soportes exigidos legalmente para facilitar su pago. En desarrollo de esta función el supervisor solicitará al contratista o conveniente las correcciones y enmiendas a las facturas presentadas, para el trámite de pago correspondiente. 1.2.5 Revisar los informes, facturas y/o cuentas, presentados por el contratista o conveniente, y con base en estos, expedir la certificación de cumplimiento y/o recibido a satisfacción, para los correspondientes pagos, previo visto bueno del Gerente Seccional, Jefe del Área o dependencia que solicitó el bien ó servicio ú obra a realizar. 1.2.6 Remitir al Grupo de Gestión Contractual o al Grupo de Gestión de Convenios de Cooperación Técnica, según corresponda, la certificación de cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato o convenio y/o recibido a satisfacción, con original y copia del informe de actividades, para el respectivo pago. 1.2.7 Analizar y dar trámite a las consultas, solicitudes y/o reclamaciones efectuadas por el contratista o conveniente, a la mayor brevedad posible. 1.2.8 Para los contratos o convenios suscritos con el objeto de adquirir o comprar bienes y/o elementos, el supervisor deberá coordinar con el funcionario encargado del almacén el recibo de los respectivos bienes y/o elementos. Así mismo, debe verificar que los bienes y/o elementos adquiridos ingresaron efectivamente al Almacén, de acuerdo con las especificaciones señaladas en el contrato. 1.2.9 Remitir al Grupo de Gestión Contractual o al Grupo de Gestión Convenios de Cooperación Técnica, según corresponda, los originales de: acta de inicio; actas de ejecución suscritas por el supervisor y el contratista o conveniente, suspensiones, terminación, liquidación y en general todas las comunicaciones, informes, y demás documentos relativos al contrato o convenio que supervisa, para que formen parte de la carpeta relacionada con la ejecución del contrato o convenio, periódicamente. 130 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1.2.10 Las demás labores y gestiones necesarias para el debido desarrollo del objeto contratado o convenido. 1.3 Obligaciones Técnicas: El interventor o supervisor efectuará el control y seguimiento del objeto contractual y verificará que cada uno de los procesos técnicos a cargo del contratista se adelanten de conformidad con las normas técnicas aplicables, que se cumplan con las especificaciones técnicas previstas, los planos, estudios y diseños, los cronogramas presupuestos correspondientes, a saber: 1.3.1 Exigir, comprobar y aprobar que los bienes y servicios contratados o convenidos se ajusten a los requerimientos del Instituto y de las condiciones previstas en las normas técnicas obligatorias. 1.3.2 En la ejecución del contrato o convenio, verificar las condiciones de calidad, cantidad, funcionamiento y demás condiciones de los bienes, servicios u obras, conforme a las exigencias establecidas en el contrato o convenio. 1.3.3 Verificar que el contratista o conveniente suministre y mantenga el personal y equipo ofrecido según las condiciones de idoneidad pactadas. En caso de evidenciar desmedro en las condiciones técnicas, reportar al ordenador del gasto tal situación y solicitar al contratista o conveniente, para que cumpla con lo pactado en el respectivo contrato o convenio. 1.3.4 Verificar el reintegro a la entidad de los equipos o documentos por ella suministrados al contratista o conveniente para la ejecución del contrato o convenio, o adquiridos durante la ejecución del mismo, cuando a ello hubiere lugar. 1.3.5 Coordinar conjuntamente con el contratista todas las actividades preliminares de la obra, de conformidad con lo estipulado contractualmente, tales como la organización del sitio de obra en cuanto a diseño y ubicación de oficinas y campamentos, almacenamiento de materiales y equipos, colocación de vallas de identificación del contrato y la obra, rutas y sitios de ingreso y salida de vehículos, señalizaciones, cerramientos provisionales y todas las medidas ambientales y de seguridad industrial correspondientes. Todas estas actividades preliminares de obra deberán ser revisadas y controladas por la Supervisión y/ interventoría durante su implementación y ejecución en el sitio de la obra. (Aplica únicamente para los contratos de obra) 1.3.6 Abrir y llevar conjuntamente con el contratista y/o el residente de obra, una memoria diaria de la obra en un tomo denominado “Bitácora o Libro de Obra”, en donde se harán constar las acciones realizadas diariamente en ésta, y del personal presente y equipos empleados, así como la realización periódica de comités técnicos de obra o administrativos y los conceptos y observaciones que de parte de la Supervisión y/o Interventoría, el contratista o algún servidor público de la entidad que tenga injerencia en el contrato, se haga constar. Aquí también deberán constar los conceptos técnicos de consultores o asesores externos a la obra. La apertura y cierre de la bitácora deberán coincidir con el inicio y la terminación del plazo contractual. Este libro formará parte integral de los documentos del contrato. (Aplica únicamente para los contratos de obra) 1.3.7 Organizar los comités técnicos de obra mínimo cada dos (2) semanas, citar al contratista y/o a sus profesionales, y en caso de requerirse, a los profesionales que hayan participado en la elaboración de los estudios técnicos del proyecto cuya participación sea necesaria en algún momento durante la marcha de la obra con la debida antelación quien hará el contacto respectivo. De estos comités deberán ser suscritas, por los participantes, actas en las que se haga relación concisa de los temas tratados, de las intervenciones individuales y de las decisiones técnicas que sean tomadas. (Aplica únicamente para los contratos de obra). 1.3.8 Exigir, para la ejecución de la obra, el cumplimiento de la calidad establecida contractualmente para los materiales e ítems de construcción, de conformidad con las normas y especificaciones respectivas. La verificación de calidad de estos deberá hacerse con base en exámenes directos en obra, análisis, pruebas y ensayos de laboratorio sobre los materiales en sí mismos o sobre su aplicación en obra, de acuerdo con lo estipulado en los manuales de especificaciones generales de 131 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD construcción, en las normas técnicas o códigos constructivos que se apliquen al contrato suscrito. El Supervisor y/o Interventor deberá ordenar todos los análisis, pruebas y ensayos de laboratorio que sean requeridos para establecer exactamente la buena calidad de los materiales, mezclas de mortero y concretos a emplear con base en los resultados de los mismo proceder a su aprobación si son satisfactorios y llenan los requisitos exigidos. Para los ensayos de concretos deberá tener en cuenta lo establecido en el Código Colombiano de Construcción Sismo – resistentes. Para ensayos de otros materiales se deberán usar las condiciones estipuladas en códigos específicos: También deberá hacer seguimiento a los procesos y técnicas constructivas que se utilicen en la obra con el fin de que se cumpla lo estipulado contractualmente y se garantice la calidad además de la estabilidad y el funcionamiento de la construcción ejecutada. De los exámenes directos en obra se dejará constancia en el libro o bitácora de obra o en los formatos diseñados para el efecto. (Aplica únicamente para los contratos de obra) 1.3.9 Exigir la aplicación estricta de todas las normas técnicas y reglamentaciones establecidas en el Código Colombiano de Construcción, Sismo – resistentes, así como de todas y cada una de las especificaciones de construcción para todos los ítems de obra así como las que aparezcan en los planos constructivos. (Aplica únicamente para los contratos de obra) 1.3.10 Aprobar o reprobar la iniciación y/o terminación de los ítems contratados, considerando que obra mal ejecutada no podrá ser recibida en ninguna de las actas del contrato y teniendo en cuenta además la programación establecida para los trabajos. (Aplica únicamente para los contratos de obra) 1.3.11 Ordenar la remoción y el reemplazo de obra mal ejecutada o no aprobada, fijando para el efecto, mediante comunicación escrita un plazo determinado. En caso de incumplimiento por parte del contratista de la orden impartida, solicitar la aplicación de la sanción correspondiente o la autorización de ejecución de los ítems rechazados con cargo al fondo de reserva acorde con lo estipulado contractualmente. (Aplica únicamente para los contratos de obra) 1.3.12 Exigir el cumplimiento de la cantidad contratada para los ítems de construcción. La verificación de la cantidad deberá hacerse durante el transcurso de la obra con base en mediciones diarias y periódicas de los ítems ejecutados que se harán constar en los formatos de diarios de medidas diseñados para el efecto y en los cuales se discrimina la fecha de medición, especificación de construcción del ítem medido, su ubicación en obra (identificando ejes de construcción), unidad y cantidad medida (presentando operaciones aritméticas de medición). Con base en los diarios de medidas se deberán efectuar cortes mensuales de obra que se harán constar en el respectivo formato y cuyo término será contado a partir de la fecha del acta de iniciación de la obra. (Aplica únicamente para los contratos de obra) 1.3.13 Exigir el cumplimiento de la calidad y cantidad establecidas en propuesta para el personal en la obra. La verificación que el contratista cuenta con el personal presentado en propuesta deberá hacerse continua y directamente en obra, haciéndose constar en la bitácora y en el informe mensual detallado. (Aplica únicamente para los contratos de obra) 1.3.14 Exigir el cumplimiento de la calidad y cantidad establecidas para los equipos y maquinaria en obra. La verificación que el contratista cuenta con la maquinaria y equipos presentados en propuesta deberá hacerse continua y directamente en obra, constatando las perfectas condiciones de funcionamiento, exigiéndolos si faltar en un ordenando su inmediata reparación o reemplazo, en el menor tiempo posible, si se hallaren en mal estado. Esta verificación deberá hacerse constar en la Bitácora y en el informe mensual detallado. (Aplica únicamente para los contratos de obra) 1.3.15 Verificar que el contratista tenga previstos en la obra todos los medios y recursos necesarios para mantener la seguridad dentro de ella, con el fin de mantener y favorecer, durante todo el tiempo de ejecución de obra, la integridad personal de quienes laboran, permanecen o realizan algún tipo de visita en esta. (Aplica únicamente para los contratos de obra) 132 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1.3.16 Verificar que el contratista cumpla con todos los requerimientos para el manejo de impacto ambiental y urbano durante toda la ejecución de la obra acorde con la propuesta y las estipulaciones legales y contractuales. (Aplica únicamente para los contratos de obra) 1.3.17 Solicitar al contratista los informes mensuales sobre el control realizado por este sobre la programación de los trabajos y el flujo mensual de caja, cuantificación del organigrama del personal de nómina y por contrato en obra, frentes y cuadrillas de obra, inventarios de materiales en almacén y de equipos, subcontratos de obra y de inversión de los dineros recibidos en calidad de anticipo. (Aplica únicamente para los contratos de obra). 1.3.18 Elaborar, con base en los cortes mensuales de obra, las actas de recibo parcial de obra, las cuales suscribirá conjuntamente con el contratista y el supervisor y/o interventor del contrato. El valor de estas actas no podrá ser inferior al porcentaje establecido en el contrato. Copias de estas actas serán remitidas al área de gestión documental del Grupo de Gestión Contractual. (Aplica únicamente para los contratos de obra) 1.3.19 Estudiar, revisar y viabilizar con la anticipación suficiente, los estudios modificatorios al contrato y en los respectivos formatos, en caso de presentarse durante la marcha de la construcción, mayores y menores cantidades de obra, obras complementarias, adicionales y suprimidas, contemplando si hubiere lugar a ello, el plazo adicional que pueda ser requerido para las tres primeras citadas o la prórroga al plazo inicial del contrato con la debida justificación para ser concedida con o sin aplicación de sanciones. Todos estos estudios modificatorios se harán constar en el documento legal establecido por la entidad (otrosí, contrato adicional, prórroga o acta modificatoria). (Aplica únicamente para los contratos de obra) 1.3.20 Cumplir con lo establecido en el Decreto 2090 de 1989 y demás normas que regulan la materia expedidos por el Gobierno Nacional y/o la Sociedad Colombiana de Ingenieros y Arquitectos. (Aplica únicamente para los contratos de obra) 1.3.21 Comprobar, de acuerdo a la naturaleza del contrato o convenio, la existencia de los permisos, licencias y documentación exigida por las autoridades competentes antes de iniciar las obras y durante la ejecución de las mismas. (Aplica únicamente para los contratos de obra). 1.3.22 Ejecutar las demás actividades conducentes requeridas para garantizar la idoneidad técnica de los bienes o servicios objeto del contrato o convenio. 1.4 Obligaciones Financieras: Según sea el caso el interventor o supervisor ejercerá seguimiento y control de las actuaciones del contratista de orden financiero, contable y presupuestal, que se deban realizar dentro del marco del contrato suscrito, a saber: 1.4.1 Revisar y aprobar el plan de inversión del anticipo entregado al contratista o conveniente y controlar su buen manejo en concordancia con las obligaciones que para dicho manejo se establezcan en la ley y en el contrato o convenio, exigiendo los soportes que sean necesarios, cuando a ello haya lugar. 1.4.2 Previo a la suscripción del acta de inicio de las obras, debe solicitar al contratista, la programación detallada para la ejecución de la obra, el programa detallado del recurso humano, el Flujo de inversión del contrato, el Flujo de manejo e inversión del anticipo, análisis de precios unitarios, presupuesto detallado del AIU del contrato de obra y certificaciones y documentación requeridos para demostrar la formación y experiencia del personal mínimo requerido. 1.4.3 Verificar la apertura de la fiducia o patrimonio autónomo, en la que la entidad consigne el valor pactado como anticipo, cuando a ello hubiere lugar. 133 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1.4.4 Verificar el correcto manejo e inversión del anticipo y conservar los extractos y demás documentos expedidos por la entidad financiera donde se aperturó la cuenta, fiducia o patrimonio autónomo para la consignación del anticipo, según corresponda. 1.4.5 Verificar el pago de los rendimientos financieros a que haya lugar, así como la amortización del anticipo en las diferentes cuentas de pago, de conformidad con lo establecido en el contrato o convenio, cuando a ello haya lugar. 1.4.6 Verificar que los contratistas o convenientes realicen los pagos a que contractualmente se hayan obligado o convenido, de conformidad a los términos del contrato o convenio. 1.4.7 Establecer, controlar y mantener actualizado el estado financiero del contrato o convenio el cual hará parte de los informes periódicos de supervisión o interventoría. 1.4.8 Coordinar con el Grupo de Gestión Contractual o con el Grupo de Gestión Convenios de Cooperación Técnica, según corresponda, y con el Grupo de Gestión Financiera la liberación de los recursos que no serán utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente. 1.4.9 Coordinar con el Grupo de Gestión Financiera, al final de la vigencia fiscal, el valor por el cual deben constituirse las cuentas por pagar y las reservas de apropiación de los contratos o convenios en ejecución. 1.4.10 Verificar que el valor ejecutado del contrato o convenio, no exceda el valor del contrato o convenio suscrito. 1.4.11 Verificar que en los convenios mediante los cuales se adquieran y administren bienes derivados de los aportes, sean remitidos los informes con oportunidad al Grupo de Gestión Control Activos y Almacenes, para realizar el seguimiento, control y registros correspondientes. 1.4.12 Informar al Grupo de Gestión Financiera, de los pagos derivados de los contratos o convenios para la oportuna solicitud del PAC y del trámite de pago correspondiente. 1.4.13 Controlar la adecuada inversión de los recursos de los contratos o convenios de conformidad con los planes de inversión establecidos para el efecto. 1.4.14 Reportar los ajustes y modificaciones financieras que requieran los contratos o convenios. 1.5.5 Obligaciones Ambientales: Según sea el caso el interventor o supervisor ejercerá seguimiento y control de las actuaciones del contratista de orden ambiental, a saber: 1.5.1 Verificar la existencia de los permisos y/o autorizaciones de las autoridades ambientales previo al inicio de actividades para cada una de las tareas que se requieran en ejecución del Contrato. 1.5.2 Vigilar el cabal cumplimiento de las medidas ambientales establecidas en las licencias, permisos y/o autorizaciones otorgadas por las autoridades ambientales para la ejecución del Contrato. 1.5.3 Solicitar al Contratista el diseño e implementación de los planes ambientales de contingencia que sean necesarios para el manejo adecuado de los impactos ambientales a fin de evitar posibles sanciones de las autoridades ambientales y/o suspensiones de las actividades establecidas en el Contrato. 134 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ANEXO No 2 2. PROHIBICIONES A LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES 2.1 Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes. 2.2 Suscribir la respectiva acta de inicio, ni permitir la iniciación de la ejecución del contrato o de sus prórrogas, adiciones o modificaciones sin que se hayan surtido los requisitos de perfeccionamiento y ejecución tales como, la firma del contrato o convenio por ambas partes, el registro presupuestal, la aprobación de la garantía única por parte del Coordinador del Grupo de Gestión Contractual o del Grupo de Gestión Convenios de Cooperación Técnica, según corresponda, y la acreditación de cumplimiento en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral. 2.3 Impartir instrucciones verbales al contratista o conveniente. Las instrucciones verbales impartidas y acatadas por el contratista serán de exclusiva responsabilidad de quien ejerce la labor de seguimiento y control del contrato o convenio. Para el efecto se deberán emitir oficios o requerimientos de supervisión. 2.4 Modificar las condiciones y obligaciones inicialmente pactadas en el contrato o convenio, o suscribir documentos que modifiquen dichas condiciones sin la debida autorización y trámite correspondiente. 2.5 Expedir certificación de cumplimiento o recibo a satisfacción, sin el cumplimiento total o parcial de las obligaciones contractuales o convenidas, o cuando no correspondan al objeto del contrato o convenio suscrito. 2.6 Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista. 2.7 Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. 2.8 Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato 2.9 Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato. 2.10 Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato. 2.11 Gestionar indebidamente, a título personal, asuntos relativos con el contrato. 2.12 Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato. 2.13 Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones. 2.14 Incumplir con alguna de las funciones y/o obligaciones contempladas en este acto administrativo y las Leyes o Decretos que las establecen. 135 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ANEXO No 3 1. RESPONSABILIDAD POR INCUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE SUPERVISION E INTERVENTORIA Dada la importancia de la supervisión, a través de la cual se garantiza la correcta ejecución de los recursos públicos, la ley prevé que la acción defectuosa o la omisión en el seguimiento a la gestión contractual por parte de los funcionarios encargados de ejercerla, así como de quienes sean contratados para este fin, los podrá hacer responsables civil, penal, y disciplinariamente de conformidad con lo señalado en el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011. 3.1 Responsabilidad Civil Cuando el Instituto Colombiano Agropecuario sufra un detrimento patrimonial como consecuencia de la negligencia o la ejecución indebida de las labores de supervisión o interventoría, quienes tenían a cargo estas labores responderán pecuniariamente por el daño ocasionado. 3.2 Responsabilidad Fiscal Los deberes establecidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, constituyen verdaderas obligaciones fiscales y por ende, su inobservancia puede dar lugar a la imposición de sanciones fiscales. Al contratarse se dispone de recursos públicos, además de recibirse bienes y servicios cuya calidad y funcionamiento deben ser constatados por los responsables del erario. Esta responsabilidad se desprende entonces de las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurídicas que causen daño a los contratistas, caso en el cual la entidad podrá ser condenada a pagar el daño emergente y el lucro cesante. (Ley 610 de 2000). 3.3 Responsabilidad Penal Cuando la acción u omisión del supervisor o interventor se constituya en delito, éstos podrán ser sancionados con penas que oscilan entre los cuatro (4) y doce (12) años de prisión. Es el caso, por ejemplo, del interés indebido en la celebración de contratos, o cuando se tramite, celebre o liquide un contrato sin el cumplimiento de los requisitos legales. 3.4 Responsabilidad Disciplinaria Cuando el supervisor incurra en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en la Ley 734 de 2002 que impliquen incumplimiento de los deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones, o violación al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, impedimentos o conflictos de intereses, podrá dar lugar a la imposición de sanciones tales como: Destitución del cargo e inhabilidad para desempeñar cargos públicos entre 10 y 20 años, suspensión en el ejercicio del cargo entre uno y doce meses, multa hasta de 90 días de salario o amonestación escrita con copia a la hoja de vida, previo proceso disciplinario que garantice su derecho a la defensa. De conformidad con lo establecido por el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011, el régimen disciplinario, también se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales, dicha disposición modificó el artículo 53 de la Ley 734 de 2002 “Código Disciplinario Único”. La Ley 1474 de 2011 artículo 84, modificó el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, estableciendo como Falta Gravísima en las que pueden incurrir los interventores y supervisores, las siguientes: 136 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - No exigir, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias. Certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. Omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento. Para el caso de las supervisiones adelantadas por funcionarios públicos, se aplica el régimen de prohibiciones y de sanciones a que está sujeto todo empleado público, tales como: - - Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución; los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado. Así mismo, la Ley 1474 de 2011 artículo 45 modificó el numeral 11 del artículo 55 de la Ley 734 de 2002, estableciendo cuáles de las conductas en las que pueden incurrir los interventores, constituyen faltas disciplinarias gravísimas. Adicionalmente, en virtud de lo dispuesto por el parágrafo del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 que señala que el servidor público que sin justa causa deje de verificar el pago de los aportes efectuados por el contratista al Sistema Integral de Seguridad Social, en los términos antes señalados, incurrirá en causal de mala conducta que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente. 3.5 Responsabilidad Patrimonial Adicionalmente, a las responsabilidades en materia penal, disciplinaria y fiscal antes señaladas, los supervisores e interventores, puede ser sometidos a la llamada Acción de Repetición, para los casos en los que se condene a la Entidad, como consecuencia de una acción u omisión de éste, y del mismo modo, ser llamado en garantía, cuando sin que exista la condena, exista una demanda en contra dela Entidad. (Artículo 90 de la Constitución Política y Ley 678 de 2001). 3.6 Responsabilidad solidaria de Supervisores e Interventores y otros Servidores Públicos Establece el parágrafo 3º del artículo 84 del Estatuto Anticorrupción, que SERÁN SOLIDARIAMENTE RESPONSABLES de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento, por los daños que le sean imputables, de acuerdo con el siguiente detalle: - El interventor o supervisor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con éste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor o supervisor. - El ordenador del gasto, cuando sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados. 137 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 13. BUENAS PRACTICAS DE GESTION CONTRACTUAL1 El presente capitulo se tomó textualmente del documento Manual de Contratación del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica 2014, y se modificó únicamente en lo correspondiente al funcionamiento interno del Instituto Colombiano Agropecuario. …Con el presente capítulo se pretende formular una serie de recomendaciones prácticas que permitan a los diferentes intervinientes en la contratación de la Entidad optimizar sus actividades o gestiones contractuales en procura de desarrollar el mejoramiento continuo del proceso de adquisición de bienes y servicios. De manera general, es necesario establecer que la actividad contractual como modelo de Gestión Pública, se desarrolla dentro del marco de la Función Administrativa, y en consecuencia, la principal y mejor práctica que se debe tener en cuenta por todos los partícipes en esta Gestión es cumplir a cabalidad con el artículo 209 de la Constitución Política, que establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”. El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) en el documento “BUENAS PRÁCTICAS DE TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL”, páginas 18 y ss, respecto a los principios de la Función Administrativa, establece: “En el ámbito de la contratación pública las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 Y 1474 de 2011 y sus decretos reglamentarios desarrollaron estos principios y como corolario de su obligatoriedad en la observancia del deber de selección objetiva, haciendo énfasis en los principios de transparencia, economía y responsabilidad. El principio de transparencia se entiende 2 como el pacto de integridad que realizan todos los actores involucrados en el proceso . Su cumplimiento parte de la misma concepción del proyecto de contratación de un bien o servicio y sus estudios previos, con el deber de propiciar la selección objetiva dentro de todas las instancias del proceso de contratación. Entonces, junto a este principio se destacan implícitos los de planeación, publicidad, integridad y selección objetiva, los que pueden aparecer independientes, pero que en la práctica hacen parte del principio general de la transparencia. (…) Finalmente, la integridad definida como el hacer lo correcto, es el cumplimiento del deber como misión, implica obrar con la verdad y honestidad en la aplicación de la Constitución y las leyes. Se manifiesta como “la incorruptibilidad que hace que quienes ocupen un cargo público no adquieran obligaciones financieras o de otra índole con individuos u organizaciones externas que puedan influenciarlos en el desempeño de sus deberes oficiales”, se constituye en el punto de partida a la hora de resaltar el valor del servicio público y su contribución en el bienestar de las personas a largo plazo. En conclusión el principio de transparencia permite edificar el cimiento de la confianza de los proponentes y de la sociedad civil que es necesario para afianzar una gestión pública eficaz y eficiente. La transparencia y la rendición de cuentas se han reconocido como condiciones clave para la promoción de la integridad y la prevención de la corrupción en la contratación pública. No obstante, deberán equilibrarse con otros imperativos de buena gobernanza, como el asegurar una gestión eficaz de los recursos públicos − “eficacia administrativa” − o proporcionar garantías para la competencia justa. A fin de asegurar la relación calidad-precio total, el 1 http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Documents/Contratos/Manual-Contratacion-DAPRE-M-BS-01.pdf Bejarano Roncancio, Jhon Jairo. Fundamentos de Contratación Pública para proyectos sociales en alimentación y nutrición. http://www.bdigital.unal.edu.co/636/5/9789587194029.03.pdf 2 138 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD reto para los que toman las decisiones es definir un nivel apropiado de transparencia y rendición de cuentas para reducir 3 los riesgos de integridad en la contratación pública al tiempo que se persiguen otros objetivos de este tipo de procesos ”. Una vez mencionado lo anterior, es preciso puntualizar las fases por las cuales atraviesa el proceso contractual desde la concepción de la necesidad de la Entidad hasta la terminación o liquidación del contrato cuando a ello hubiere lugar, con el fin de identificar en cada una de estas etapas buenas prácticas para tener en cuenta. BUENAS PRÁCTICAS EN LA ETAPA DE PLANEACIÓN “El instrumento de planeación es la piedra angular para que el proceso de contratación inicie con todas las garantías de 4 transparencia e integridad. Por eso la planeación debe ser una constante en la gestión contractual” . Por lo anterior, a) Cada dependencia debe definir de manera clara su necesidad, la forma de satisfacerla y la modalidad de selección a aplicar dependiendo del objeto y cuantía a contratar, con el fin de elaborar de la mejor manera el Plan Anual de Adquisiciones por la dependencia competente. Adicionalmente, cuando la dependencia cuente con Proyecto de Inversión, esta deberá tener en cuenta las actividades, productos e indicadores de producto y cómo contribuye la contratación del bien, servicio u obra al logro de los mismos. b) Al momento de elaborar los correspondientes documentos es importante tener en cuenta el marco jurídico que regula el bien, servicio u obra a contratar, con el fin de identificar, de antemano, las posibles condiciones que se requerirán a lo largo del proceso. c) En las Solicitudes de Contratación y Estudios Previos es recomendable que los funcionarios que apoyen la gestión contractual en las diferentes dependencias, tengan en cuenta los siguientes aspectos: i. El Área que tenga la necesidad de contratación debe, en primer orden y antes de adelantar cualquier trámite contractual verificar el Plan Anual de Adquisiciones a fin de establecer que la contratación este allí prevista y que existen recursos o suficiencia de recursos para satisfacer la necesidad. ii. Identificar de manera clara y precisa el objeto a contratar y en qué contribuirá la contratación al logro de indicadores del Proyecto de Inversión cuando aplique iii. Tener en cuenta los formatos establecidos por la entidad en el DOC MANAGER para cada una de las modalidades de selección. iv. Realizar, en cumplimiento del artículo 15 del Decreto 1510 de 2013, el análisis del sector al cual pertenece el objeto a contratar identificando el contexto comercial, es decir, el precio en el mercado de los bienes y servicios a adquirir, así co mo las demás connotaciones jurídicas, comerciales, que puedan tener incidencia en la contratación a fin de identificar las oportunidades o los factores de riesgo que puedan afectar el proceso contractual. 3 4 Integridad en la contratación pública. Buenas prácticas de la “A” a la “Z”. http://www.oecd.org/dataoecd/45/44/38947794.pdf Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), Buenas Prácticas de Transparencia en la Gestión Contractual, página 98. 139 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD v. En la realización del estudio de mercado, se deberá tener en cuenta que las personas naturales o jurídicas a las cuales se envíe la solicitud, al momento de responder no condicionen la cotización, coticen lo que efectivamente se le está solicitando y las cotizaciones sean comparables entre sí. vi. Para que el proceso de contratación tenga una retroalimentación permanente, es importante que los funcionarios encargados de la gestión contractual en las diferentes dependencias usuarias asistan a las capacitaciones programadas por el Grupo de Gestión Contractual y/o Gerencia General, con el objetivo ya sea de reforzar los conocimientos jurídicos básicos necesarios o de despejar las dudas que puedan surgir durante la elaboración de los estudios previos. vii. Designar desde esta etapa al responsable de supervisar la futura contratación, teniendo en cuenta que debe ser una persona idónea y en capacidad de realizar la vigilancia y control del proceso. BUENAS PRÁCTICAS EN EL DESARROLLO DEL PROCESO CONTRACTUAL (SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN) Se recomienda que: a) Al momento de elaborar los estudios previos y pliegos de condiciones es necesario que se tengan en cuenta, entre otros, los principios de selección objetiva, libre concurrencia y promoción de la competencia, así: i. Selección Objetiva: La exigencia de condiciones como la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor, así como de posible cumplimiento por un número plural de interesados en el proceso. ii. Libre Concurrencia y Promoción de la Competencia: Al respecto se ha manifestado la Corte Constitucional en Sentencia C-713/09 del 7 de octubre de 2009, con ponencia de la HM. María Victoria Calle Correa, así: “La libre concurrencia, entraña, entonces, la no discriminación para el acceso en la participación dentro del proceso de selección, a la vez que posibilita la competencia y oposición entre los interesados en la contratación. Consecuencia de este principio es el deber de abstención para la administración de imponer condiciones restrictivas que impidan el acceso al procedimiento de selección, por lo que resulta inadmisible la inclusión en los pliegos de condiciones de cláusulas limitativas que no se encuentren autorizadas por la Constitución y la Ley, puesto que ellas impiden la más amplia oportunidad de concurrencia y atentan contra los intereses económicos de la entidad contratante, en razón a que no permiten la consecución de las ventajas económicas que la libre competencia del mercado puede aparejar en la celebración del contrato”. (negrilla y subrayado fuera del texto) b) Los pliegos de condiciones deben contener reglas justas y claras, que no induzcan a error a los proponentes; así como plazos y términos razonables para que cada una de sus etapas pueda llevarse de la manera más eficaz y transparente. c) Respecto a las observaciones o solicitudes que se presenten por los diferentes interesados al proceso de contratación, las mismas deben responderse de fondo y de manera justificada. d) Se deberá programar dentro del cronograma del proceso y antes del cierre del mismo, cuando el objeto del proceso así lo exija, visitas voluntarias a los sitios de prestación del servicio o de ejecución de la obra. No se deben exigir visitas obligatorias como requisitos de participación en los procesos. e) Cuando la naturaleza y objeto del proceso lo requieran, y aun cuando la modalidad de selección no lo exija, establecer en el desarrollo del proceso de contratación audiencias de aclaración al pliego de condiciones y revisión de riesgos. 140 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD f) Al momento de realizar la evaluación de las ofertas se deben designar como comité evaluador, personas con la idoneidad y responsabilidad suficiente para cumplir a cabalidad y de manera correcta esta labor. g) Los medios de comunicación con los proponentes y posibles interesados en el proceso de contratación serán lo establecidos oficial e institucionalmente en el Plan Anual de Adquisiciones, el Pliego de Condiciones, Invitaciones Públicas y demás Documentos del Proceso. h) Para el cumplimiento de los fines de la contratación, las Entidades Estatales cuentan con mecanismos como la interpretación, terminación y modificación unilateral del contrato, revisión y ajuste de precios, suspensión de contratos. i) Recordar que de conformidad con el artículo 14 de la Ley 80 de 1993 es la Entidad Estatal quien tiene a su cargo la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato. j) No pactar prorrogas automáticas que puedan ir en contra de los principios de libre concurrencia, promoción a la competencia y selección objetiva. k) Analizar en los casos de contratación directa cada una de las causales que la justifican y los argumentos para su escogencia, sin desconocer los principios de selección objetiva, libre concurrencia y promoción a la competencia. l) Dependiendo de la naturaleza del contrato, se podría establecer la posibilidad de acordar mecanismos alternativos de solución de conflictos. BUENAS PRÁCTICAS EN LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO Es recomendable se adelanten las siguientes actividades en procura de lograr un control oportuno y eficaz del cumplimiento de los objetos contractuales: a) La persona que se designe como supervisor debe ser idónea y estar en la capacidad de realizar la vigilancia y control del proceso b) El supervisor designado debe hacer una revisión de las obligaciones del contratista, el plazo y el valor del contrato a fin poder verificar periódicamente el cumplimiento de las obligaciones contractuales c) Es recomendable que se hagan reuniones periódicas entre el contratista y el supervisor contractual a fin de lograr una comunicación directa y permanente que pueda evidenciar los avances y las eventualidades que puedan surgir durante la ejecución contractual. d) En el evento en que el supervisor del contrato pierda comunicación con el contratista o el mismo no responda de manera adecuada al cumplimiento de las obligaciones deberá informarlo al Grupo de Gestión Contractual de manera inmediata, a fin que se adelanten oportunamente las gestiones necesarias para lograr el cumplimiento del contrato en los términos inicialmente previstos. e) En el evento en que se presenten eventualidades de las cuales se derive la necesidad de prorrogar, modificar o adicionar el contrato, el supervisor del mismo deberá analizar específicamente las razones presentadas por el contratista a fin de establecer su procedencia o improcedencia. En caso de que se considere viable la solicitud de prórroga, modificación o adición deberá comunicar al Grupo de Gestión Contractual la solicitud que se trate debidamente motivada. 141 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD f) Los supervisores deben dejar constancia documental de la fecha en la cual los contratistas presentan los informes de cumplimiento de obligaciones en aras de establecer la trazabilidad de las diferentes etapas de la ejecución. g) En la carpeta del contrato que reposa en el Grupo de Gestión Contractual deben estar todos los documentos originales que se generen durante la ejecución del contrato. h) El medio de comunicación con el contratista será el establecido en la minuta del contrato y los correspondientes correos institucionales, y deberá dejarse constancia escrita de todas aquellas comunicaciones que se tengan con el contratista en el expediente del contrato. BUENAS PRÁCTICAS EN LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO a) Se debe propender por suscribir liquidaciones bilaterales, de común acuerdo entre las partes. Lo anterior dado que la liquidación es el corte de cuentas y el balance de ejecución y financiero del contrato, donde se pueden establecer diferentes acuerdos respecto del contrato; en caso de existir controversias. b) Dependiendo de la naturaleza y objeto del contrato se puede fijar un plazo determinado y más amplio para la liquidación del mismo. Finalmente, y adicional a lo anterior, dado que la Gestión Contractual y el proceso de contratación pública están reglados en la Ley, es primordial tener en cuenta que en todas sus etapas se deberán observar y garantizar el cumplimiento y aplicación de los principios y normas que rigen la contratación pública, contenidos en la Constitución Política, en la Ley y en las diferentes reglamentaciones que de esta se expidan. APLICACIÓN DE LAS REGLAS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO De conformidad con el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 aprobado mediante Decreto 943 de 2014, expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, “los siguientes principios del MECI se constituyen en el fundamento y pilar básico que garantizan la efectividad del Sistema de Control Interno y deben ser aplicados en cada uno de los aspectos que enmarcan el modelo”: 1. Autocontrol 2. Autorregulación 3. Autogestión En consecuencia, para el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, es relevante que se adopten y mantengan cada uno de estos aspectos, para lo que ya se tienen establecidos, como buenas prácticas, tal y como lo establecen los principios del Modelo Estándar de Control Interno en su versión 2014, lo siguiente: Demostrar compromiso con la integridad y valores éticos. Ejercer la responsabilidad de supervisión. Establecer estructura, autoridad y responsabilidad. Demostrar compromiso con la competencia 142 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Cumplir con la rendición de cuentas. Objetivos específicos adecuados. Identificar y analizar riesgos. Evaluar riesgos de fraude significativos. Seleccionar y desarrollar actividades de control. Seleccionar y desarrollar controles generales de TI. Desplegar a través de políticas y procedimientos. Usar información relevante. Comunicar internamente. Comunicar externamente. Realizar Evaluación continua. Evaluar y comunicas las deficiencias”5. Finalmente, es importante resaltar que se hacen capacitaciones periódicas a los intervinientes en el proceso de adquisición de bienes y servicios, en las que se establecen directrices y recomendaciones para la efectiva Gestión Contractual, sin olvidar que el proceso contractual es un proceso reglado y objetivo, que se ciñe estrictamente a lo regulado en la Ley sin que sobre el mismo puedan pesar consideraciones subjetivas del operador contractual en cualquier etapa del proceso; en consecuencia tanto los Documentos del Proceso como las actividades y comunicación del mismo se regirán a lo que establezca la Ley para cada uno de ellos. BUENAS PRÁCTICAS EN LA UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL Para el Instituto Colombiano Agropecuario-ICA-, es muy importante contar con un buen canal de comunicación con los intervinientes en el proceso para que esta sea eficaz y oportuna, a través de los mecanismos establecidos para tal fin. Con los proponentes e interesados en los procesos de contratación el canal de comunicación es el SECOP, a través del cual la Entidad publica sus procesos de contratación y los Documentos del Proceso a los que haya lugar. Adicionalmente cada proceso cuenta con un correo electrónico institucional, como medio de comunicación Entidad - proponentes e interesados. Adicionalmente se cuenta con el SISAD – Sistema de Administración Documental-, a través del cual se maneja la correspondencia tanto interna como externa de la Entidad. También se cuenta con el INTRANET y el aplicativo DOC MANAGER como herramientas que apoyan la Gestión Contractual de la Entidad, a través de las cuales los funcionarios pueden consultar los formatos establecidos por el proceso de adquisición de bienes y servicios, así como el Plan Anual de Adquisiciones y el Aplicativo Contratos. 5 Departamento Administrativo de la Función Pública, Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, página 11. 143 MANUAL DE CONTRATACIÓN SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN DE LA CIUDADANÍA A TRAVÉS DE VEEDURÍAS ORGANIZADAS E INTERESADOS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN En desarrollo de la Gestión Contractual, la Entidad, a través de diferentes documentos del Proceso de Selección, tales como Pliegos de Condiciones y Actos Administrativos de Apertura, convocan públicamente a las veedurías ciudadanas para que puedan desarrollar su actividad durante la etapa precontractual, contractual y post-contractual, y para que conforme a la ley, en caso de estar interesadas realicen el control social a los procesos de selección, formulen las recomendaciones escritas que a su juicio sean necesarias para la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios e intervengan en todas las audiencias realizadas durante el proceso de selección, en las etapas precontractual, contractual y post contractual. Adicionalmente, en los Avisos de Convocatoria que se publican por parte de la Entidad para cada proceso de selección que lo requiera, se convoca a los interesados tanto a participar en el proceso como a solicitar la información que necesiten; se establecen dirección, teléfonos y correo de la Entidad en donde serán atendidos en caso de requerirlo. Finalmente, a través de las audiencias públicas de Rendición de Cuentas, la Entidad abre espacios de encuentro y reflexión sobre los resultados de su gestión, dentro de la cual se encuentra la Gestión Contractual… 144
