pm unico a diciembre 31 de 2012

PLAN DE MEJORAMIENTO
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
08/02/2012
1 de 57
PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD:
ALCALDIA DE IBAGUE
PERIODO DE EJECUCION:
AL 30 DE MAYOD E 2013
REPRESENTANTE LEGAL: LUIS HERNANDO RODRIGUEZ RAMIREZ
VIGENCIA EVALUADAD
2009-2010
01DE JUNIO DE 2012
FECHA DE SUSCRIPCION:
MODALIDAD DE AUDITORIA:
AUDITORIA ESPECIAL DE SEGUIMEITNO A LAS FUNCIONES DE
ADVERTENCIA DE LA ADMINISTRACION CENTRAL VIGENCIA 2009 -2010
AVANCE CONC ORTE AL: 31-12-12
RELACION DE OBSERVACIONES FORMULADAS
POR LA CMI
7- En cuanto el proyecto para apoyar el proceso de
formulación asesoría, seguimiento y análisis de la
situación organizaciones de acuerdo al Decreto No
4791 de Diciembre del 2008, este documento no se
observa Acto Administrativo adoptándolo para la debida
aplicación. Aunque se evidencia gestión ante las I.E en
lo relacionado con la función e Advertencia se debe
plasmar en el Plan de Mejoramiento del Ente Territorial,
puesto que cada una de las I.E ya cuenta con esta
actividad de mejora.
RELACION DE ACCIONES AREA
Y CRONOGRAMA
METAS
INDICADORES
CORRECTIVAS
A RESPONSABLES
DE EJECUCION CUANTIFICABLES DE
DESARROLLAR
DEL
PLAN
DE
CUMPLIMIENTO
MEJORAMIENTO
Formular y elaborar el
Proyecto del Acto
Administrativo para su
debida aplicabilidad,
actualizando el decreto
0732- 11 oct/2006 del cual
se anexa en CD 2- La
oficina de control interno
realizara seguimiento a la
circular 027 de 2,010,
mediante el cual se obligan
entrega informes financieros
de los fondos Educativos
Director Administrativo
y Financiero y el
Contratista - Diego
Quintero - Oficina de
Control Interno.
1- 01/04/201131/07/2011 201/04/2011 al
30/03/2012
Documento
Documento
Ejecutado
/Documento
Proyectado X
100
OBSERVACIONES
Se remitió circular No. 041 del 01 de Marzo de 2011.
PLAN DE MEJORAMIENTO
8- La Administración Municipal de acuerdo a lo
1- Se proyectara Oficio
informado viene adelantando los pagos indicados en la
dirigido a las Instituciones
función de Advertencia, pero de acuerdo a la Auditoria
Educativas oficializándolas
adelantada en la Instituciones Educativas vigencia fiscal de la normatividad para la
2009,en cuanto al cumplimiento del 5% de contribución
aplicabilidad del 5% de
, no se ha llevado a cabo, por tanto se requiere se pacte
contribución. 2- La OCI
en el Plan de Mejoramiento a fin de que se cumpla con
realizara un seguimiento a
el Decreto4791 de 2008 art.18 CONTROL ASESORIA Y las Instituciones educativas,
APOYO.
solicitando se informe los
De igual manera se requiere se haga extensiva la
valores contratados de obra
función de advertencia a las Instituciones Educativas
publica en las vigencias
para que se inicie los procesos de cobro de este
2009-2010
impuesto, de lo cual debe informar a este ente de
control, sobre los adelantos y iniciación de los procesos
correspondientes.
De igual manera debido a que no se esta cubriendo la
asesoría en cuanto a contratación a todas la
Instituciones se deberá plasmar este aspecto en el plan
de mejoramiento para que antes de iniciar las obras
correspondientes se informe a la Secretaría de
Educación para la asesoría enmarcada en el Decreto
4791 de Diciembre /2008.
Director Administrativo
y Financiero y el
Contratista - Diego
Quintero- Oficina de
Control Interno.
1- 01/04/201131/07/2011 201/04/201131/03/2012
Código
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Fecha Emisión
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3
Pagina
1- Oficios 2Evidencias de
seguimientos por
parte de la OCI
1- Oficios
Elaborados
/Oficios
Proyectados X
100 2Seguimientos a
las IE a cargo de
la OCI Municipal.
08/02/2012
Se remitió circular No. 0176 de Julio 14 de 2011.
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PLAN DE MEJORAMIENTO
10- En cuanto a la función de advertencia 100- 4006 de
noviembre 24 de 2010. Cumplimiento la Ley de Archivo
Secretaría de Educación Los responsables de la
implementación y desarrollo de los procedimientos
necesarios para el cumplimiento de los procesos en el
debido manejo de los archivos tenían como plazo para
ello hasta el mes de diciembre del 2009 que incluye:
Creación del consejo Territorial de archivo , comité
evacuadores de documentos , Elaboración de Tablas de
Retención Documental, según metodología del archivo
general de la Nación, acuerdo 039 de octubre de 2002.
Los representantes de las entidades y funcionarios a
cargo de los procesos de archivo y de administración
documental asumirán las responsabilidades displinarias
que les corresponda en el marco de la Ley.
Una vez culminada la auditorias a la Administración
central ,entidades descentralizadas e Instituciones
Educativas del orden Municipal, observando algunas
debilidades falencias de tipo administrativo en la
implementación ,aplicación y puesta en marcha de
dichos lineamentos especialmente en las Instituciones
Educativas del orden Municipal lo que ha acarreado
cantidad de hallazgos de carácter disciplinario por
incumplimiento de la misma.
Se observa que las carpetas corresponden a estos 17
contratos verificados y relacionados con urgencia
manifiesta, no aparece debidamente foliado de acuerdo
a la Ley de archivo.
1- Se proyectara Oficio
dirijo a las Instituciones
Educativas oficializándolas
de la normatividad en
cuanto a la función de
advertencia 100-4006 de
noviembre 24 de 2010.
Cumplimiento la Ley de
Archivo Secretaría de
Educación para la
aplicabilidad de la misma,
recordándoles el
cumplimiento de la circular
027 que informa sobre los
temas de archivo como son
: Creación del consejo
Territorial de Archivo.
Comité evacuadores de
documentos, Elaboración
de Tablas Retención
Documental. 2- En el caso
de la Administración central
se suscribirá contrato o
convenio en el cual se
apoyaran algunas
secretarias para la
actualización de los
archivos de sus
dependencias, acorde a sus
necesidades.
1- Director
Administrativo y
Financiero y el
Contratista Lenin
Hernández 2Secretaria
Administrativa.
1- 01/04/201131/07/2011 201-04-2011- 3003-2012
Código
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Pagina
1- Oficios 2Contratos o
convenio
Oficios
Elaborados
/Oficios
Proyectados X
100 2- Contrato o
convenio suscrito.
08/02/2012
3 de 57
No es posible recomendar lo formulado por la CMI, debido a que en la
circular 027 de 2,010 de la OCI Municipal, informa la obligación de
entregada diversos informes del sistema MECI, dentro de estos el tema
de archivos. Por recomendación de la Contraloría se determino oficiar a
las IE para que concluyan el proceso de gestión documental a mas tardar
antes del 31 de Julio de 2,011
PLAN DE MEJORAMIENTO
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PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD:
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL
REPRESENTANTE LEGAL: NORMA MARGARITA CIFUENTES ZARTA
PERIODO DE EJECUCION : 01/04/2011 AL 30/12/2011
MODALIDAD DE AUDITORIA : ESPECIAL A LOS RECURSOS DE LAESTAMPILLA PROANCIANO
VIGENCIAS 2009-2010
CHA DE SUSCRIPCION : 15/03/2011
AVANCE CON CORTE AL 31/12/2011
RELACION DE OBSERVACIONES FORMULADAS
POR LA CMI
19,2, La ejecución presupuestal de ingresos presenta el
registro del recaudo de la Estampilla Procultura como
impuesto indirecto; al remitirnos al Acuerdo Número
007 de fecha 11 de Mayo de 2009 "POR MEDIO DEL
CUAL SE REGLAMENTA EL USO DE LA ESTAMPILLA
PROCULTURA EN EL MUNICIPIO DE IBAGUE",en su
ARTICULO 5. BASE GRAVABLE: "Es el valor
contratado suscrito o su modificación y en caso de
contratos de valor indeterminado la base gravable son
los pagos o los abonos en la cuenta derivados del
contrato durante su vigencia....". Se presenta una
contradicción por que según el cobro de la Estampilla
Procultura se determina como una contribución y en el
Presupuesto se registra como un IMPUESTO
INDIRECTO. En la ejecución presupuestal de ingresos
el rubro CONTRIBUCIONES se tiene registrado
Valorizaciones, y Espacio Público.
RELACION DE ACCIONES
CORRECTIVAS A
DESARROLLAR
AREA Y RESPONSABLES
DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO
CRONOGRAMA
DE EJECUCION
METAS
CUANTIFICABLES
Revisar con las diferentes Dirección Grupo Tesorería y abril 01 2011 - una revisión
clasificadores
del
FUT, Dirección
Grupo
de marzo 31 2012
SIDEF, SICEP,
la real Presupuesto
naturaleza de la estampilla
procultura
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO
OBSERVACIONES
revisión realizada / Modificación del Acuerdo 007 La Tesorería ejecuto el
revisión programada presupuesto de Ingresos conforme al acuerdo 033 del 11
de diciembre del 2009 y el decreto 834 del 29 diciembre
2009 por medio del cual se liquida el Apto General de
Rentas y Gastos para la Vigencia 2010 y sobre el cual se
da estricto cumplimiento.
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24,1, Se presenta un menor valor registrado en el libro
de rentas a 31/12/2010 por un valor de $116.318.903
millones de pesos; este menor valor se registra entre el
valor recaudo registrado en la ejecución presupuestal
de ingresos vigencia 2010 y el valor registrado en el
libro de rentas del 01/01/2010 al 31/12/2010.
Conciliar los recursos de la Secretaria
de
hacienda abril 01 2011 - ajuste y revisión
Estampilla
Procultura
y Dirección Grupo Tesorería
marzo 31 2012
ajustar por error del sistema
ajuste
y
revisión Ajuste realizado pero el Sistema TAO lo sumo a la
realizada / ajuste y Ejecución generando una inconsistencia. Se corrige en el
revisión programada 2011 con la implementación del nuevo sistema de
Información SICOF.
24,2, En la Conciliación de los Recursos de la
Estampilla Procultura, se evidencio un saldo por
justificar presentado en el cuerpo del informe por
$968.756.69 lo cual no fue justificado por la Dirección
de Tesorería. Se referencia como hallazgo
administrativo para su posterior seguimiento de
establecer estos recursos a que corresponden.
Conciliar los recursos de la Secretaria de Hacienda abril 01 2011 - ajuste y revisión
Estampilla
Procultura
y Dirección Grupo Tesorería
marzo 31 2012
ajustar por error del sistema
ajuste
y
revisión Se tomaron las medidas correctivas correspondientes
realizada / ajuste y mediante la implementación de conciliaciones Bancarias
revisión programada
PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD:
ALCALDIA DE IBAGUE -
AVANCE CON CORTE AL 31/12/2011
REPRESENTANTE LEGAL:
JESUS MARIA BOTERO GUTIERREZ.
PLAN DE MEJORAMIENTO
PERIODO DE EJECUCION : JUNIO 01 DE 2,011 AL 28 DE FEBRERO DE 2,012
FECHA DE SUSCRIPCION :
VIGENCIA EVALUADA:
2010
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MODALIDAD DE AUDITORIA: AUDITORIA Y CERTIFICACION A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE
DICIEMBRE DEL 2,010, PRESENTADOS POR LA ADMION CENTRAL DEL MPIO DE IBAGUE.
MAYO 23 DE 2,011
AVANCE CON CORTE AL 31-12-12
RELACION DE OBSERVACIONES FORMULADAS
POR LA CMI
2- Se presentan diferencias entre las cifras reportadas
en el Balance General y las Notas Contables, por valor
de $3.764.974.000.
3- Los estados financieros de enero, marzo, abril, mayo,
junio, julio, agosto y septiembre de 2010, no reflejan los
movimientos financieros de la Secretaría de Tránsito
Municipal; ente inoportuno en la remisión de dicha
información.
RELACION DE ACCIONES
CORRECTIVAS A
DESARROLLAR
AREA Y RESPONSABLES
DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO
CRONOGRAM
A DE
EJECUCION
METAS
CUANTIFICABLES
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO
Realizar control previo de Directora financiera del Grupo 01/06/2011las Notas Contables antes de Contabilidad.
28/02/2012
de su impresión.
Notas Impresas
Realizar entrega de forma Secretaria de Transito.
bimestral a la Dirección de
contabilidad, para efectuar
los cortes a la Contaduría
de forma trimestral.
Movimientos
Informes Financieros
Financieros Secretaria sria
Transito
Transito.
entregados
a
Contabilidad
forma
bimestral / informe
programados elaborar.
01-06/201130/05/2012
OBSERVACIONES
Control
Efectuado Las Notas Oficiales presentadas a la CGN en el Formato
/Control Programado.
CGN2005NE, se reportaron acorde al Balance General, la
observación obedece a un error involuntario de
transcripción el cual ya fue subsanado.
El Informe de cartera: se esta realizando de manera
mensual en forma física y en medio magnético a la
Dirección de Contabilidad información que es tomada de
la base de datos QX-TRANSITO el cual esta suscrito por
ingeniero de sistemas de la secretaria así: VIGENCIA
2011 : Memorando No. 008 enero 13 Memorando No.
0082 de 23 de febrero, Memorando No. 0152 de Marzo
No. 0228 de 20 de Abril, No. 265 de 17 de Mayo, No.
0315 de 07 de Junio, No. 0380 de 19 de Julio, No. 0406
de 11 de Agosto, No. 0458 de 09 de Septiembre, No.
0514 de 12 de Octubre , No. 0580 de 25 de Noviembre ,
No. 0622 de 20 de diciembre,
VIGENCIA 2012 :
Memorando No 0027 enero 25, Memorando No 0065
febrero 15, Memorando No 0130 marzo 16, Oficio Abril
17, oficio Mayo 23, junio 15, Julio 16, agosto 13,
memorando No 0425 septiembre 21, Memorando No 0454
octubre 19, Memorando No 0513
noviembre 19,
Memorando No 0639 de Diciembre , Además se esta
generando un BACKUP de los informes mensuales con el
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08/02/2012
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fin de tener un soporte real del estado de las finanzas de
la Secretaria de Transito
4-Reflejan incertidumbre las cifras registradas en
cuentas por cobrar de Impuesto predial, toda vez que
no se ha realizado depuración contable en significativas
prescripciones de predios del Municipio.
1-Aplicar el procedimiento Dirección Grupo de Rentas y 1/06/2011 al 30 1Aplicación
del 1- 100% aplicación del
de
prescripción Contabilidad de junio de Procedimiento.
2- procedimiento
2implementado
por
el
2012
Reporte
actos reporte a la dirección
Municipio, 2- Continuar
administrativos.
de contabilidad de los
reportando
de
forma
actos administrativos
trimestral
los
actos
emitidos por conceptos
administrativos, originados
de prescripción / 4
por
conceptos
de
reportes al año.
prescripción a la Dirección
de Contabilidad
1- El área de predial certifica que se esta aplicando el
procedimiento de prescripción desde junio/2011 a la fecha
2- A la fecha se ha remitido a contabilidad 6 de 12
reportes de "actos administrativos de prescripción"
7-, Se presentan diferencias entre los documentos
fuente y los siguientes formatos rendidos en el Sirec: 4Pólizas, 5B Propiedad, Planta y Equipo, 9– Ejecución
PAC de la Vigencia, 15A- Evaluación Controversias
Judiciales.
Revisar la información que Dirección
proporcionan los Asesores Físicos.
de Seguros antes de subirla
al SIREC
El formato 5A PROPÍEDAD PLANTA Y EQUIPO ,
ADQUISICIONES Y BAJAS se entrego debidamente
corregido , ya que los valores se incrementaron ya que por
error involuntario fueron cargados con decimales en el
formato de comas CSV, lo cual produjo un aumento en el
valor del Articulo, pero como lo pudo constatar en la
Auditoria que realizo la CONTRALORIA MUNICIPAL, en
los comprobantes de almacén , los valores se encuentran
registrados correctamente , por ende la información no
altera los Estados Financieros del Municipio.
El formato 5A PROPÍEDAD PLANTA Y EQUIPO ,
ADQUISICIONES Y BAJAS se entrego debidamente
corregido , ya que los valores se incrementaron ya que por
error involuntario fueron cargados con decimales en el
formato de comas CSV, lo cual produjo un aumento en el
valor del Articulo, pero como lo pudo constatar en la
Auditoria que realizo la CONTRALORIA MUNICIPAL, en
los comprobantes de almacén , los valores se encuentran
registrados correctamente , por ende la información no
altera los Estados Financieros del Municipio.
Corregir el Formato con Almacenista
base en la codificación
contable,
hacia
futuro
revisar el formato ajustado.
de
Recursos 01/06/201128/02/2012
01/06/201128/02/2012
Cuadro consolidado
1 Cuadro
Formato
1 Formato
PLAN DE MEJORAMIENTO
Se hará verificación manual Tesorería
previa a la presentación del
informe e implementación
del nuevo sistema SICOF
01/06/2011
28/02/2012
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Pagina
- Formato
implementar, socializar y Grupo de Informática, Oficina 01/06/20114 A 3
puesta en marcha de Jurídica
31-12-2011
modulo en el Sistema de
Procesos Judiciales del
Municipio que capture la
información sobre valores
cancelados por concepto de
cumplimiento de sentencias
judiciales
08/02/2012
8 de 57
Formato revisado con Se enviaron los Memorandos No 345 del 1 de Junio y 421
el SICOF / formato del 7 de Julio del 2011 a la Dirección de Informática
programado.
solicitando nuevamente la implementación del SIREC en
el Sistema de Información SICOF. DE ACUERDO A LA
IMPLEMENTACION DEL NUEVO SISITEMA SE ESPERA
CORREGIR ESTA DEBILIDAD EN VIRTUD A QUE EL
SISTEMA DE AJUSTE
A LOS REQUERIMIENTOS
ESTABLECIODS PARA LA IMPLEMENTACION DEL
SIREC. Continúa pendiente la implementación del SIREC
en el Sistema SICF a 6 de Julio 2012. EL BAJO
CUMPLIMIENTO DE ESTA META OBEDECE A
ACCIONES QUE NO ESTAN BAJO EN CONTROL DE LA
TESORERIA - ENERO 10 2013
actividades
ION DE INFORMATICA , realizo contrato de prestación de
servicio No. 0764 del 14/10/2011 , objeto SOPORTE Y
ACTUALIZACION AL SOFWARE DE APOYO A LOS
PROCESOS JUDICIALES, CONTRO DISCIPLINARIO,
CUOTAS
PARTES
PENSIONALES,
TRAMITE
SECTORIAL DE SECRETARIA DE SALUD Y
PLANEACION , SOFWARE DE AUTOLIQUIDACION DE
IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERICO Y RETEICA,
COPORTE Y ASESORIA TECNICA SOBRE LA PLARTA
FORMA DE TECNOLOGA LINUX, Este consiste en
configuración , instalación y afinamiento de los servidores
bajo esta plataforma al igual que el software operativo y
de manejo de contenidos. Con lo cual se le hizo entrega a
la OFICNA DE JURIDICA para subsanar el hallazgos de
parte de la DIRECCION DE INFORMARTICA , la cual ya
es de RESPONSABILIDAD DE LA OFICINA DE
JURIDICA PARA QUE IMPLEMENTE EL SOFWARE
CONTRATADO
PLAN DE MEJORAMIENTO
14- Formato 17 B3. – SGP- Cobertura, planta, cargos sector educación: Se desconoce la cantidad de
docentes del sector privado evidenciándose la falta de
control de la educación privada por parte de la
Secretaria de Educación Municipal.
Diseño de instrumento de
recolección de información
en lo concerniente a
establecimientos educativos
privados. No obstante, la
información requerida es
allegada a la Secretaría de
Educación Municipal a
través del formulario C600
del DANE por los colegios
Francisco Clavijo Modesto .
Director de Cobertura.
15 -La Administración Central del Municipio de Ibagué
no cuenta con una aplicación contable que integre al
sistema los ingresos, la nomina, jurídica y el almacén.
Se solicita explicar y hacer llegar soportes a esta
Entidad.
En la
Ejecución del
Contrato Interadministrativo
1001 de Octubre de 2010,
cuyo objeto
Contrato
interadministrativo
para
aunar esfuerzos entre la
alcaldía de
Ibagué y
Colvatel S.A E.S.P para
la
modernización,
implementación, gestión y
operación
Secretarios
o
Directores
responsables del Proceso
automatizado.
Secretario
Administrativo, Directora del
Grupo de Informática.
16- La información contable no se utiliza para cumplir
propósitos de gestión, ni para toma de decisiones
porque prevalece la contabilidad presupuestal.
1- Exponer los estados Secretaria de Hacienda.
financieros presentados por
la Contadora Publica, en los
consejos de Gobierno o en
los Comités de Control
Interno para las respectivas
decisiones de Gobierno del
Señor Alcalde de Ibagué y
su Gabinete Municipal.
01/06/2011 28/02/2012
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
1
PLAN DE MEJORAMIENTO
9 de 57
1 Formato diligenciado Esta acción de mejoramiento quedo incluida en el plan de
SIREC completo/
mejoramiento que se encuentra vigente, de estados
Formato programado. financieros vigencia 2,009 en el hallazgo 5, formato 17 B3
SGP. Es de aclarar que el MEN no obliga a reportar la
planta de docentes del sector privado.
Subsistema
de
información financiera
que integré aplicativos
de la Administración
municipal
como
ingresos,
nomina,
jurídica y almacén.
1-06-2011- 28- 3 Reportes
02-2012
Financieros.
08/02/2012
100% del Subsistema
de
Información
integrado instalado y
en funcionamiento
Estados 3 Actas consejo de
Gbno o comités de
control interno, donde
se
evidencien
la
socialización estados
fros / 3 Estados
financieros elaborados.
El avance físico logrado a 30 de Diciembre de 2011 en
cuanto a acciones correctivas, para la vigencia 2011,
corresponde a la migración, implementación y puesta en
produccion del software Area Financiera (Contabilidad,
Tesorería y Presupuesto). Del área Administrativa
representadas en migración, instalación, capacitación,
pruebas y ajustes de la información almacén, del modulo
de nominas de los empleados oficiales empleados activos,
y pensionados se encuentran en producción. De estos
módulos se puede evidenciar la integridad a través de
interfaz automáticas de datos, del modulo de nomina con
el subsistema financiero y la misma integridad de los
módulos del subsistema financiero. Sin embargo existen
algunos módulos del subsistema tributario y administrativo
que aun se encuentran en proceso de cierre de su
implementación (predial, industria, control fiscal, cobro
coactivo pqr y gestion documental)
Las actas de consejo de gobierno reposan en la
Secretaría del Despacho del Señor alcalde y las actas de
Comité de Coordinación de Control Interno reposan en la
Oficina del Control interno, donde se ha manifestado la
socialización de los estados financieros.
PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD: SECRETARIA DE TRANSITO, TRANSPORTE Y DE LA MOVILIDAD
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
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08/02/2012
10 de 57
REPRESENTANTE LEGAL: JESUS MARIA BOTERO GUTIERREZ.
VIGENCIA EVALUADA: 2010
PERIODO DE EJECUCION : 01 DE JULIO DE 2,011 AL 30 DE JUNIO DE 2,012
01 DE JULIO DE
2011
RELACION DE OBSERVACIONES FORMULADAS POR LA CMI
RELACION
DE AREA
Y
ACCIONES
RESPONSABLE
CORRECTIVAS
A S DEL PLAN DE
DESARROLLAR
MEJORAMIENT
O
1- Revisado un número importante de carpetas de vehículos de
Revisión e inclusión
Dirección
transporte público individual tipo taxi, se encontró que después del
de las actas de censo Operativa
censo realizado a los vehículos, las respectivas actas de censo no
a las
fueron archivadas en la totalidad de las carpetas, considerando
correspondientes
importante que la Secretaría complemente el archivo de cada carpeta carpetas, de acuerdo
de vehículo de transporte público con las actas del censo vehicular
a la renovación de las
ralizado.
tarjetas de operación
de cada una de las
empresas.
2- De acuerdo a la auditoría se evidenció que después de la última
Revisar y finalizar con Dirección
revisión realizada por la secretaría de tránsito, quedan aún en estado la etapa de
Operativa
abierto 103 carpetas por tener inconsistencias en los documentos que depuración de las
soportan la legalidad del acto administrativo de ingreso de los
carpetas reportadas
vehíuclos y su respectiva trazabilidad.
como abiertas y que
se encuentran en
investigación
administrativa.
MODALIDAD DE AUDITORIA :
Especial al Punto de Control
AVANCE CON CORTE AL 31/12/2012
Admin. Central de la STTM
FECHA DE SUSCRIPCION :
CRONOGRAMA DE
EJECUCION
METAS
CUANTIFICABLES
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO
OBSERVACIONES
1/07/2011 A
30/06/2012
Actas
nro. Actas
incorporadas/ 3025
actas programadas
incorporar
se procedió a relazar la incorporación de las actas de censo
en cada carpeta. Actualizando la totalidad de las mismas
(3025)
1/07/2011 A
30/06/2012
1- carpetas revisadas
que se encuentran en
estado abiero.
carpetas revisadas / Para adelantar de manera mas ágil esta tarea, dentro de las
103 carpetas
obligaciones direccionadas a través del Contrato de
programadas revisar Prestación de Servicios No. 0549 del 17/05/2012, se vinculó
por contrato a un abogado que tiene entre otras la
responsabilidad de acelerar las investigaciones que se
derivaron de encontrar inconsistencias en las carpetas con
estado abierto (reporte COES), investigaciones que han
avanzado y que toman tiempo porque deben garantizar el
debido proceso, legítima defensa y contradicción, conforme
al Artículo 28 y siguientes del Código Contencioso
Administrativo. es importante tener encuenta que para poder
cerrar las investigaciones se esta procediendo al impulso
procesal con el fin de dar cumplimiento a las etapas
procesales y respetando y sustanciando los recursos que
interporne el investigado
PLAN DE MEJORAMIENTO
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
3- La secretaría de Tránsito no cuenta con un mecanismo legal que
permita realizar la reposición de los TAG a los vehículos que han
ingresado por reposición y su antecesor ya fue censado. Este
proceso se encuentra detenido desde el mes de octubre de 2010,
fecha en la cual culminó el censo vehícular.
Implementar un
Dirección
mecanismo legal que Operativa
permita realizar la
reposición de los TAG
en los vehículos ya
censados.
1/07/2011 A
30/06/2012
Realizar un proceso
contractual para la
reposicion de los TAG
1- Realizar una
invitación acorde a
las modalidades
publicas para que el
contratista realice la
implementación 2Proceso de
contratación para
realizar la
contratación de los
TAG en reposición.
4- Se evidenció que el manual de procedimientos no se encuentra
debidamente actualizado con respecto a los procesos que llevan a
cabo en la secretaría de tránsito por parte de los funcionarios que las
realizan, estas diferencias obedecen a que los tiempos establecidos
por cada una de las actividades que realizan no se están cumpliendo
con exactitud lo que origina demora en los trámites y por consiguiente
el no cumplimiento de las metas ralizadas.
Actualizar el manual
de procedimientos
conforme a las
exigencias continuas
del RUNT
1/07/2011 A
30/06/2012
Procedimientos
actualizados.
1. Manual de
procedimientos
actualizado 2Manual aprobado
por el comité
operativo MECI de
la secretaria de
Planeación.
Drección
Operativa y
Administrativa
08/02/2012
11 de 57
Caba precisar que el objetivo general del censo, es decir el
empadronamiento
claro
de
taxis
se
cumplió
satisfactoriamente. Una vez adelantadas y agotadas las
gestiones que buscaban establecer nuevo vínculo legal con
la empresa proveedora del software, para efectuar la
instalación de TAG en automotores que entraron por
reposición (posterior al octubre/2010), no se recibió
respuesta del oferente original (para mayor detalle ver los
requerimientos 13.3.0565 de 14/02/12 y 13.3.1069 de
09/03/12). Además atendiendo a que se comprobó que las
baterias de los TAG se descargaron y tecnicamente no es
viable por ser ya obsoleto este control , y el proveedor no
manifesto su interes de continuar con el proceso (aunado a
que el objetivo general del censo se cumplió) , sin embargo
la Administración Municipal buscara otra alternativa para
efectuar controles operativos, y justamente se tomó como
modelo el proceso utilizado en otras ciudades capitales, en
donde la Tarjeta de Control (Art. 39 y ss del Decreto
172/2001) es impresa en material plástico con impresoras de
alta calidad, las cuales llevan impreso un código de barras
único para cada documento expedido, lo que permite
efectuar en terreno operativos agiles con el uso de lectores
de códigos de barras (ver propuesta Rad. 9014 de 01/08/12).
ACTUALIZACION DE PROCESOS La secretaria de Transito
con el memorando No 0310 de julio 30 de 2012 suscrito por
la Directora Administrativa remitio para revisión y aprobacion
por parte de la secretaria de Planeacion segun recibi No
9655 del 2 de agosto de 2012 , los procesos y
procedimientos ajustados a la normatividad y teniendo en
cuenta lo establecido por el RUNT . Y adicionalmente con la
circular del 17 de septiembre se le exigio a los funcionarios
de ventanilla los requisitos para tramites del registro Nacional
automotor (RNA) Y Registro Nacional conductor (RNC)
Resolucion No 004775 de 2009 y decreto No 019 de 2012
PLAN DE MEJORAMIENTO
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
08/02/2012
12 de 57
5- Revisada la base de datos tanto de transporte público como la del
censo realizado, se verificó que, el número de vehículos registrados
no coincide, determinando de esta manera que no existe
concordancia entre las dos bases de datos, evidenciando falencias
notables en la administración de la información y carencia de
unificación de la misma.
Realizar proceso de
depuración y
unificación de
información de la
base de datos del
sistema en general.
Dirección
operativa y
Administrativa
1/07/2011 A
30/06/2012
1 Acta 2- Base datos
Actualizada
1. Proceso de
depuración
ejecutado 2- Base
de datos
actualizada.
En este punto la oficina de sistemas realizó una actualización
a 3061 registros a petición de la Dirección Operativa donde
se le asignaron en la base de datos del sistema los 3,025
números otorgados a través del censo para no tener
duplicidad en los números internos. El proceso con los
restantes 36 casos y otros que se han generado, se
encuentran en proceso de aclaración para asignar números
internos al total del parque automotor.
6-No existe concordancia entre la información de la cartera reportara
en la cuenta anual de la administración central a través del SIREC y
la entregada durante el desarrollo de la auditoría, lo que evidencia la
carencia de información confiable que muestre el estado real de las
finanzas del municipio de Ibagué.
Consolidación y
verificación de la
información
suministrada por la
Secretaría de Tránsito
a la Secretaría de
Hacienda de la
alcaldía de Ibgaué.
Dirección
Administrativa Dirección
contable
secretaria
Hacienda.
1/07/2011 A
28/02/2012
1. Oficio al servidor
responsable de la
veracidad de la
información a
suministrar a la
Secretaría de
Hacienda. 2- Actas de
seguimiento cada
bimestre.
1. Oficio a sria
hacienda para
consolidación
información 2.Actas
seguimiento
elaboradas / 6
seguimientos
programados.
7-Con base en la información suministrada por la secretaría de
tránsito se observa un total de 5 comparendos de la vigencia del
2006, por valor de $1.795.200 están ya en la etapa de iniciar la
respectiva prescripción y donde no se evidencia a la fecha de la
auditoria un plan de acción establecido por la Secretaría de Tránsito y
Transporte que se ajuste a minimizar el riesgo de posible
precripciones establecidas en el estatuto trubutario.
Verificar el estado de
los comparendos y
remitirlos a la Oficina
de Tesorería del
Municipio para iniciar
lo pertinente.
Dirección
Administrativa
1. Oficio remisorio a la
Oficina de Tesorería
para iniciar el cobro
coactivo de los
comparendos.
Un oficio
debidamente
radicado / 1 Oficio
proyectado.
El Informe de cartera: se esta realizando de manera
mensual en forma fisica y en medio magnetico a la Dirección
de Contabilidad información que es tomada de la base de
datos QX-TRANSITO el cual esta suscrito por ingeniero de
sistemas de la secretaria asi: VIGENCIA 2011 : Memorando
No. 008 enero 13 Memorando No. 0082 de 23 de febrero,
Memorando No. 0152 de Marzo No. 0228 de 20 de Abril,
No. 265 de 17 de Mayo, No. 0315 de 07 de Junio, No. 0380
de 19 de Julio, No. 0406 de 11 de Agosto, No. 0458 de 09
de Septiembre, No. 0514 de 12 de Octubre , No. 0580 de
25 de Noviembre , No. 0622 de 20 de diciembre, VIGENCIA
2012 : Memorando No 0027 enero 25, Memorando No 0065
febrero 15, Memorando No 0130 marzo 16, Oficio Abril 17,
oficio Mayo 23, junio 15, Julio 16, agosto 13, memorando No
0425 septiembre 21, Memorando No 0454 octubre 19,
Memorando No 0513 noviembre 19, Memorando No 0639
de Diciembre , Además se esta generando un BACKUP de
los informes mensuales con el fin de tener un soporte real
del estado de las finanzas de la Secretaaria de Transito
Mediante memorando No. 252 de mayo de 2011 se remitió a
la oficina de Tesorería del Municipio 50.259 registro de
comparendos para iniciar el respectivo proceso en
jurisdicción coactiva, registros que hasta esa
fecha se
encontraban pendientes por enviar. en la actualidad ya se ha
enviado el primer y segundo semestre de 2010
PLAN DE MEJORAMIENTO
8-Se hace necesario realizar una depuración de la base de datos de
comparendos enviados a cobro coactivo, específicamente aquellos
que se encuentran en audiencia y no se les ha resuelto los recursos
interpuestos y ya fueron notificados de los mandamientos de pago
respectivos.
Verificar el estado de
comparendos en la
base de datos y
depurar la información
que realmente se
envía para cobro
coactivo, excluyendo
los que se encuentren
en audiencia y
surtiendo los recursos
de ley.
9- Se evidenció represamiento de comparendos hasta con fecha de
Se dispuso de dos
un mes de anterioridad a la fecha en la cual se realizó la visita de
funcionarios para
verificación en al oficina encargada del proceso de registro de
digitar los
comparendos en el sistema, tal situación genera traumatismos en el
comparendos
proceso de recaudo del pago de dichos comparendos debido a que la pendientes por
población afectada por este proceso disciplinario no puede cancelar
registrar a la base de
su obligación en el menor tiempo posible intentando aprovechar el
datos local.
beneficio del 50% del valor del comparendo dentro los primeros 5
días de ejecutado el parte, llevando a que exista acumulación de
cartera debido a la pérdida de interés de los ciudadanos por pagar
por la demora generada.
10-Se evidenciaron situaciones que pueden ocasionar
Se requirió al
inconsistencias e irregularidades en el registro de comparendos y el
comandante de la
manejo de los mismos, generando un riesgo alto para la entidad,
policía para que las
debido al proceso manual de corrección, enmendadura y tachones
planillas de relación
que se realizan a las planillas entregadas alterando los datos
de comparendos sean
inicialmente registrados por parte de los patrulleros encargados.
entregadas sin
tachones ni
enmendaduras por
parte de la Policía y
que se anexe el
acápite de
observaciones para el
respectivo corrige en
dichas planillas.
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
Dirección
Administrativa
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28/02/2012
1. Oficio a 3
funcionarios
Seguimiento
Dirección
Administrativa
1/07/2011 A
28/02/2012
Incorporación del
100% de los
comparendos
represados.
Dirección
Administrativa
2- 01/07/201130/06/2012
08/02/2012
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Un informe dirigido a
Tesorería
precisando el estado
de comparendos
que aún no son
susceptibles de
mandamiento de
pago
Se realizó la depuración de la información, respecto de los
comparendos que se encuentran en estado de audiencia o
pendientes para decisión de los recursos de ley y solo se ha
reportado a cobro coactivo los procesos que se encuentran
culminados para ser tramitados por esta area administrativa
ademas los proceso que estan para cobro coactivo se instalo
un sistema que permite la consulta en el modulo e impresion
de las resoluciones respectivas . Tambein se ha se han
reportado el primer y segundo semestre de la vigencia de
2010
Trescientos
cuarenta y tres (343)
comparendos
debidamente
incorporados.
Seguimiento.
Se dio cumplimiento disponiendo de dos funcionarios ANGIE
LORENA MONDRAGON Y MARIA CAROLINA ANTÍA para
digitar e ingresar la información de los comparendos que se
encontraban pendientes de cargar a la base local, y
memorando de 19 de junio de 2011 en el que se solicita la
captura de los comparendos identificados como faltantes en
el proceso de revisión de información.
1. Oficio dirigido
Oficio 1.3.1.4134 del
Comandante Operativo 27 de mayo de 2011
de la Policía de
Tránsito; para que
tenga en cuenta el
requerimiento 2.
Seguimiento
Se envió oficio reiterando la obligación al Teniente de la
Policía para que las planillas de relación de entrega de
comparendos no se registren tachones ni enmendaduras, así
como la exigencia de crear la casilla de observaciones para
la corrección de errores de la mencionada planilla, asi mismo
se envió oficio No. 1697 de marzo de 2011 al funcionario
encargado de ingresar los comparendos para que se eviten
registrar inconsistencias en la información y donde se solicita
realizar los procedimientos de seguridad de manejo de
información y documentación. A través del oficio fechado el
10 de julio de 2012, se solicitó a la funcionaria del área de
contravenciones ejecutar las siguientes acciones correctivas
para lograr una mejor eficiencia y eficacia en el área:
1,
realizar un informe de los comparendos que faltan por subir
al sistema decir cual es el motivo. 2. No recibir comparendos
con tachones ni enmendaduras por parte de los agentes, ya
que se pueden ocasionar irregualridades e inconsistencias
en el registro de comparendos generando un alto riesgo para
la secretaria.
3, En caso de hacer cualquier tipo de
corrección al comparendo, solicitar al agente de tránsito que
lo elaboró, hacer el aclaratorio correpondiente, utilizando el
formato pre establecido pro la Secretría de Transito
2.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
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08/02/2012
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Transporte y de la movilidad de Ibagué, dado que el Agente
de Tránsito es la única persona que puede dar los soportes
necesarios para poder modificar el COMPARENDO
PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD:
ALCALDIA DE IBAGUE
REPRESENTANTE LEGAL: JESUS MARIA BOTERO GUTIERREZ
AVANCE CON CORTE AL 31/12/2012
PERIODO DE EJECUCION : JULIO 8/2011 A FEBRERO DE 2,012
VIGENCIA EVALUADA: 2010
MODALIDAD DE AUDITORIA : AUDITORIA ESPECIAL A LA GESTION
REALIZADA A LA ADMINISTRACION CENTRAL AL IBAL, E INFIBAGUE VIGENCIA 2010
FECHA DE SUSCRIPCION : JULIO 8 DE 2011
RELACION DE OBSERVACIONES FORMULADAS POR LA CMI
1- SE EVIDENCIO QUE LA ADMINISTRACION NO HA REALIZADO
LA RESTAURACION DE UNA EDIFICACION PATRIMONIAL
RELACION
DE AREA
Y CRONOGRAMA DE
ACCIONES
RESPONSABLE EJECUCION
CORRECTIVAS
A S DEL PLAN DE
DESARROLLAR
MEJORAMIENT
O
PRESENTACIÓN DE
PROYECTO
DE
RESTAURACIÓN DE
LA EFAC ANTE LA
GOBERNACIÓN DEL
TOLIMA
PARA
JALONAR
RECURSOS
DE
TELEFONÍA MÓVIL
DEL AÑO 2011
SECRETARIA DE 01/07/2011CULTURA,
28/02/2012
TURISMO Y
COMERCIO.
METAS
CUANTIFICABLES
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO
OBSERVACIONES
PRESENTACIÓN DEL
PROYECTO Y
APROBACIÓN POR
PARTE DE LA
GOBERNACIÓN DEL
TOLIMA Y EL
MINISTERIO DE
CULTURA
PROYECTO
PRESENTADO/PR
OYECTO
APROBADO
SE CUENTACON ELCONCEPTO TÉCNICO FAVORABLE
DEL MINISTERIO DE CULTURA - El proyecto fue aprobado
por el Ministerio de Cultura y por la Gobernación del Tolima y
se planea montar la licitación en la vigencia 2012 para su
ejecución.
Mediante convenio No. 065 de 2011, suscrito
entre Ministerio de cultura, Gobernación del Tolima y la
Alcaldía de Ibagué, se realizaron los aportes para la
Restauración integral fase 1. de la Escuela de Formación
Artística y Cultural en las antiguas instalaciones del DAS.. Se
suscribió convenio No. 115 de 2012, par ala restauración e
implementación de la escuela taller de oficios de bogota, en
el municipio de Ibagué.
PLAN DE MEJORAMIENTO
2- SE EVIDENCIO QUE LA VIA DE ACCESO, EN EL TRAMO QUE
SE ENCUENTRA SIN PAVIMENTAR AL PARQUE INDUSTRIAL DE
RESIDUOS SOLIDOS, SE ENCUENTRA EN MAL ESTADO, SE
DEBE CONTAR CON UNA VIA EN BUEN ESTADO, CON EL FIN DE
GARANTIZAR EL ACCESO A LOS COMPACTADORES, ADEMAS
SE EVIDENCIARON RESIDUOS SOLIDOS DISPERSOS SOBRE LA
VIA.
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
08/02/2012
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1- SE OFICIARA AL
OPERADOR
DEL
PARQUE
INDUSTRIAL
DE
RESIDUOS SOLIDOS
LA MIEL, PARA QUE
REALICEN
LAS
ACCIONES
NECESARIAS
Y
SUFICIENTES A FIN
DE MANTENER LA
VIA EN PERMANTE
BUEN ESTADO.
SECRETARIA
DESARROLLO
RURAL Y MEDIO
AMBIENTE
01/07/201130/06/2012
4 VISITAS PARA
VERIFICAR EL
CUMPLIMIENTO DEL
PLAN DE MANEJO.
VISITAS
REALIZADAS / 4
VISITAS
PROGRAMADAS
Se realizaron las visitas como se evidencia en los cuatro
informes de fecha Diciembre16 de 2010,28 de Enero de
2011, 28 de febrero de 2011, 16 de marzo de 2011, 1 de
abril de 2011, 15 de abril de 2011
2- RECOMENDAR AL
OPERADOR
DEL
PARQUE
INDUSTRIAL
DE
RESIDUOS SOLIDOS
LA
MIEL,
EN
CUMPLIMIENTO DE
LA
RESOLUCION
354/2004
EMITIDA
POR
CORTOLIMA,
EN SU ART.2 NUM,8
QUE
DICE"
EN
FORMA
PERMANENTE
SE
DEBE
RECOGER
PLASTICO Y DEMAS
RESIDUOS QUE SE
PUEDAN CAERO DE
LOS
CARROS
RECOLECTORES EN
LA VIA DE ACCESO
AL
SITIO
DE
DISPOSICION FINAL.
SECRETARIA
DESARROLLO
RURAL Y MEDIO
AMBIENTE
01/07/201130/06/2012
4 VISITAS PARA
VERIFICAR EL
CUMPLIMIENTO DEL
PLAN DE MANEJO.
VISITAS
REALIZADAS / 4
VISITAS
PROGRAMADAS
DE acuerdo a visita rea lizada en enero, febrero , marzo ,
abril Se notifico a Interaseo mediante oficio No 1.1 -103 y No
1.1 -104 de febrero 9 de 2011 se solicito informe sobre el
plan de manejo de acuerdo a las resoluciones No 035/2004,
289/2005 y 1398/2005
PLAN DE MEJORAMIENTO
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
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08/02/2012
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PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD:
ALCALDIA MUNICIPAL DE IBAGUE
AVANCE CON CORTE AL 31/12/2012
PERIODO DE EJECUCION : 10 DE AGOSTO AL 31 DE MARZO DE 2012
REPRESENTANTE LEGAL: JESUS MARIA BOTERO G.
VIGENCIA EVALUADA: 2010
MODALIDAD DE AUDITORIA : Auditoria Especial a la Contratación
Vigencia 2,010
FECHA DE SUSCRIPCION : 10 DE AGOSTO DE 2,011
RELACION DE OBSERVACIONES FORMULADAS POR LA CMI
1- Los oficina de contratación presenta las carpetas desorganizadas,
sin foliar e incompletas; los interventores y supervisores no alimentan
estas carpetas con la documentación pertinente a la ejecución
contractual y en dentro del plazo del contrato
RELACION
DE AREA
Y CRONOGRAMA DE
METAS
ACCIONES
RESPONSABLE EJECUCION
CUANTIFICABLES
CORRECTIVAS
A S DEL PLAN DE
DESARROLLAR
MEJORAMIENT
O
Grupo de
01/09/2011 al
1- 1 Oficios bimensual
1- Oficiar
Contratación.
31/03/2012
2- Carpetas foliadas
bimensualmente a
los interventores de
cada sria, el
cumplimiento de
circulares para que
hagan llegar toda la
información de los
contratos en
ejecución y los
nuevos, documento
que se pondra en
conocimiento de
Control Interno. 2Organizar el 60% de
las carpetas de los
contratos celebrados
en el 2011.
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO
OBSERVACIONES
1- ( Oficios
bimensuales
entregados a
interventores / 3
oficios elaborados)
x 100
2- (nro
carpetas 2011 /60%
de carpetas de
contratos
celebrados en el
2011 foliadas)
1, Se remitió a los supervisores, interventores y secretrios
ejecutores, las siguientes circulares: No. 005 del 16 de
Febrero de 2011, No. 009 del 16 de Febrero de 2011, No.
013 del 16 de Febrero de 2011No. 027 del 29 de Julio de
2012, No. 010 del 16 de febrero de 2011,
No. 001 del 4
de Enero de 2012,No. 002 del 04 Enero de 2012, No. 006 del
07 de febrero de 2012, No. 007 del 15 de Febrero de 2012,
008 del 15 de Febrero de 2012, No. 013 de 2012, No. 016
del 17 de Mayo de 2012, 015 del 29 de Junio de 2012, No.
016
del
13
de
Julio
de
2012
2, Al 31 de Marzo de 2012 se continuó con el proceso de
foliación de las carpetas de los contratos, alcanzando a la
fecha un 80%, del total de las carpetas que cuentan con la
documentación completa y están foliadas, es pertinente
anotar que existen contratos que aún se encuentran en
ejecución.
Para la organización del archivo se
suscribieron los contratos No. 537 del 14 de Mayo de 2012 y
No. 063 del 15 de Febrero de 2012, con dos profesionales en
manejo de archivos, cuyo objeto es la prestación de servicios
técnicos en la gestión de archivistita de la Dirección de
Contratación.
PLAN DE MEJORAMIENTO
2- En algunos informes de ejecución contractual son iguales en
contenido en todos los periodos variando sólo la fecha del periodo
que se pretenden cobrar; igual situación se presenta con las
certificaciones expedidas por el supervisor del contrato, toda vez que
transcribe el contenido del informe de ejecución, se debe ser mas
especifico en las actividades desarrolladas.
3- Los supervisores e interventores no liquidan los contratos en el
tiempo estipulado por la ley de contratación y el manual de
contratación de la administración central
1- La Dirección de
Contratación
adelantará los
tramites tendientes a
modificar el Manual
de Contratación
incluyendo la
obligación de los
Secretarios
Ejecutores de avalar
los informes de
ejecución y que estos
informes detallen las
actividades realizadas
en el contrato. 2,Remitir circular cada
dos meses, a los
Secretarios de
Despacho para que
verifiquen la
especificidad de los
informes que
presentan los
contratistas de
conformidad con lo
establecido en el
Manual de
Contratación y
remitir con copia a la
oficina de control
interno.
1- La oficina de
Contratación remitirá
circular cada dos
meses, a los
supervisores e
interventores de los
contratos celebrados
por la Administración
Municipal allegando
copia del medio
magnetico del manual
de contratación e
interventoria para su
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
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Pagina
08/02/2012
17 de 57
Secretarios de
Despacho
ejecutores
01/09/2011 al
31/03/2012
1- Circular bimensual
dirigida a interventores
con copia a la oficina
de control interno.
1- Numero de
contratos 2011/
Total de informes de
ejecución
contractual
Se adelantó la modificación al manual de contratación, la
cual fue aprobada el 21 de diciembre de 2011. Se remitio
circular informando a los secretarios de despacho. En la
Secretaría de Gobierno, se enviaron memorandos 479 y 527
de mayo 09 y 18 respectivamente, recordando el envío de
los informes de ejecución contractual.
Secretarias
Despacho
Ejecutoras
01/09/2011 al
31/03/2012
1- Circular bimensual
dirigida a Secretarios
ejecutorescon copia a
la oficina de control
interno.
1- (Circulares
enviadas secretarios
ejecutores / 3
circulares
proyectadas
secretarios de
despacho ) x 100
2- Número de
contratos liquidados
/ número de
contratos
terminados en
término de liquidar
Se adelantó la modificación al manual de contratación, la
cual fue aprobada el 21 de diciembre de 2011. Se remitió
circular informando a los secretarios de despacho. Por parte
de la Secretaría de Gobierno se enviaron memorandos 479 y
527 de mayo 09 y 18 de 2012, respectivamente, dando
cumplimiento a lo ordenado por el ente de control.
PLAN DE MEJORAMIENTO
4- En algunos contratos no se evidencia la hoja de vida en el formato
DAFP. Articulo 1 de la ley 190 de 1995,
estricto cumplimiento.
2- Oficiar
bimensualmente a los
Secretarios de
Despacho para que
verifiquen el
cumplimiento de la
liquidación en los 4
meses e informen al
Grupo de
Contratación el
incumplimiento de tal
obligación con copia a
Control Interno.
1- Remitir circular
bimensual suscrita
por la directora de
Contratación a los
asesores del Grupo
de Contratación para
efecto de verificar que
los contratistas de
prestación de
servicios cuenten con
la respectiva hoja de
vida DAFP de las
personas naturales,
con copia a oficina de
control interno. Dicho
requerimiento ya se
encuentra incluido en
el Manual de
Contratación. 2Publicar tres aviso en
las oficina de
contratación, donde
se informe los
requisitos y soportes
necesarios para
legalizar el contrato
de prestación de
servicios.
Asesores Grupo
de Contratación
1- 01/09/2011 al
31/03/2012 201/09/201130/09/2011
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
1- Circular bimensual
dirigida a los asesores
del Grupo de
Contratación con copia
a la oficina de control
interno. 2- Aviso
publicado en la
dirección de
contratación,
enunciando los
requisitos de ley.
1- Numero de
contratos con hoja
de vida DAFP/
Número de
contratos de
prestación de
servicios que
requieran hoja de
vida DAFP
08/02/2012
18 de 57
Se remitió circular a los abogados asesores del grupo de
contratación.
PLAN DE MEJORAMIENTO
5- Se presume falta de planeación en algunos contratos porque se
adjudica el objeto contractual sin prever posibles riesgos o
actividades previas a ejecutar o verificar, como por ejemplo:
disposición de bienes a suministrar, estado de lugares para ejecutar
obras, clasificación de actividades a ejecutar, por lo que elaboran
actas de inicio y suspensión el mismo día.
6- Establecen en las minutas contractuales un plazo de cinco días
para la suscripción de acta de inicio, contados a partir de la
legalización y en muchos casos se evidencia que se incumple
1 - Circular bimensual
suscrita por la
Directora de
Contratación dirigida:
a- los Secretaríos
Ejecutores exigiendo
el cumplimiento del
Manual de
Contratación del
Municipio en lo
concerniente a los
requisitos
precontractuales
necesarios para el
inicio de los procesos
de selección, con
copia a oficina de
control interno. Dicho
requerimiento se
encuentra incluido en
el Manual de
Contratacion.
1- La Dirección de
Contratación
adelantará los
tramites tendientes a
modificar el Manual
de Contratación
incluyendo la
obligación de los
Secretarios
Ejecutores de verificar
la suscripción del acta
de inicio de los
contratos en los
´terminos por ellos
señalados. 2,Remitir circular cada
dos meses, a los
Secretarios de
Despacho para que
verifiquen la
suscripción del acta
de inicio de los
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3
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08/02/2012
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Secretarios de
Despacho
Ejecutores
01/09/2011 al
31/03/2012
1- circular bimensual
dirigido los Secretarios
Ejecutores .
1- Numero de
estudios previos con
la manifestación de
los secretarios
ejecutores / total de
contratos de obra
celebrados en el
año 2011.
Se remitio circular a los secretarios de despacho,
impartiendo instrucciones. Por parte de la Secretaríad e
Gobierno se enviaron memorandos 479 y 527 de mayo 09 y
18 de 2012, respectivamente, dadno cumplimiento a lo
ordenado por el ente de control
Secretarios de
Despacho
Ejecutores
01/09/2011 al
31/03/2012
1,- Circular
1- Numero de actas
de inicio suscritas
según el contrato/
Número de
contratos
celebrados en el
2011.
Se adelantó la modificación al manual de contratación, la
cual fue aprobada el 21 de diciembre de 2011. Se remitio
circular informando a los secretarios de despacho. Por parte
de la Secretaríad e Gobierno se enviaron memorandos 479 y
527 de mayo 09 y 18 de 2012, respectivamente, dadno
cumplimiento a lo ordenado por el ente de control
PLAN DE MEJORAMIENTO
7- En las obligaciones del contratista se exigen obligaciones como
plan de trabajo, registro fotografico entre otras, sin que las cumpla el
contratista y sin evidencia de exigirlas
contratos de
conformidad con lo
establecido en el
Manual de
Contratación y
remitir con copia a la
oficina de control
interno.
1- Remitir circular
cada dos meses, a los
Secretarios de
Despacho para que
verifiquen el
cumplimiento de las
obligaciones de los
contratos en lo que
corresponde a los
soportes de ejecución
de éstos y remitir con
copia a la oficina de
control interno.
Secretarios de
Despacho
Ejecutores
01/09/2011 al
31/03/2012
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1,- Circular
1- Número de
contratos con
informes / Número
de contratos de obra
2011.
08/02/2012
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Se remitio circular a los secretarios de despacho,
impartiendo instruccionesPor parte de la Secretaríad e
Gobierno se enviaron memorandos 479 y 527 de mayo 09 y
18 de 2012, respectivamente, dadno cumplimiento a lo
ordenado por el ente de control.
PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD:
ALCALDIA DE IBAGUE -
REPRESENTANTE LEGAL:
PERIODO DE EJECUCION : 01 DE JUNIO DE 2,012 AL 30 DE MAYO DE 2,013
AVANCE CON CORTE AL :
VIGENCIA EVALUADA:
2011
31-12-12
FECHA DE SUSCRIPCION :
RELACION DE OBSERVACIONES
FORMULADAS POR LA CMI
RELACION DE ACCIONES
CORRECTIVAS A DESARROLLAR
AREA Y
RESPONSABLES
DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO
CRONOGRAM
A DE
EJECUCION
LUIS HERNANDO RODRIGUEZ RAMIREZ
MODALIDAD DE AUDITORIA : AUDITORIA DE REVISION DE LA CUENTA RENDIDA EN EL SIREC,
CERTIFICACION Y DICTAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DEL 2,011,
PRESENTADOS POR LA ADMINISTRACION CENTRAL DEL MUNICIPIO DE IBAGUE.
METAS
CUANTIFICABLE
S
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO
OBSERVACIONES
PLAN DE MEJORAMIENTO
1- La Guía Contable Municipio Ibagué – Dirección
Contable, se encuentra desactualizada en los
siguientes aspectos: falta relacionar procesos
internos como cruces de información con las áreas
involucradas en el proceso contable, actas de
comité de sostenibilidad contable; falta incluir de
manera detallada los insumos y documentarse la
totalidad de los proveedores; falta detallar la
política mediante la cual las transacciones, hechos
y operaciones realizados por cualquier
dependencia del ente público son informados al
área contable a través del documento fuente, se
evidenció que existen planillas de control que
allegan las diferentes dependencias, sin que todas
y cada una de ellas remitan el documento fuente
soporte que se requiere para el registro de la
información, de conformidad a lo preceptuado por
el Régimen de Contabilidad Pública. Para este
punto específicamente se hace referencia al
procedimiento adoptado mediante la Resolución
357 del 23 de julio 2008, en el numeral 3.2., el cual
establece los Manuales de Políticas Contables,
Procedimientos y Funciones, señalando: “deben
documentarse las políticas y demás prácticas
contables que se han implementado en el ente
público, y que están en procura de lograr una
información confiable, relevante y comprensible”,
es entonces claro, que la Guía Contable Municipio
Ibagué – Dirección Contable debe contener lo aquí
relacionado y debe ser actualizada
permanentemente en virtud a lo establecido en la
Resolución mencionada; puesto que esta situación
genera incumplimiento de lo normado.
Actualización de la Guia Contable de
conformidad con el Numeral 3.2 de la
Resolución 357 de 2008 y cambio de
nombre de Guia Contable por Manual
de Políticas y prácticas contables.
Grupo de
Contabilidad
01/06/2012 a
31/12/2012
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Pagina
1 guia actualizada 1 guia contable
actualizada / 1 guia
contable por actualizar
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En el proceso de actualización de la Guia Contable quedó
ajustado el nombre del documento como Manual de Prácticas y
Políticas contables.
PLAN DE MEJORAMIENTO
2 - Respecto a los hechos financieros,
económicos, sociales y ambientales realizados por
la entidad contable se evidenció que no existe
confiabilidad monetaria en los registros
específicamente de rentas por cobrar, como lo es,
la cartera de tránsito, así mismo, legalización de
anticipos y viáticos cuyos soportes no son idóneos.
Es pertinente mencionar lo definido en la Doctrina
Contable de la Contaduría General de la Nación,
para dar solución al expediente 20114-153190, así:
“dado que corresponde a la entidad definir las
políticas y procedimientos para el manejo, custodia
y conservación de los documentos y soportes
contables, ésta puede autónomamente validar el
suministro de la información contable a partir de
relaciones, siempre que se garantice la
disponibilidad y perfecta concordancia entre éstos
y los soportes respectivos”, si bien es cierto que la
entidad contempla dentro de su guía contable,
documentos soportes como relaciones, éstos
deben de tener correspondencia e integralidad con
los soportes fuente; así mismo, la Resolución 357
del 23 de julio del 2008, por medio de la cual se
adopta el procedimiento de control interno contable
y de reporte del informe anual de evaluación a la
Contaduría General de la Nación, numeral 3.7 –
Soportes Documentales, señala y ratifica lo
conceptuado por la Contaduría General de la
Nación.
3 - No se realizan periódicamente conciliaciones y
cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto,
Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o
procesos de la entidad, así como no se realiza
periódicamente tomas físicas de bienes y
obligaciones y no se confronta con los registros
contables para hacer los ajustes pertinentes.
Teniendo en cuenta, lo dispuesto en la Resolución
357 del 23 de julio del 2008, por medio de la cual
se adopta el procedimiento de control interno
contable y de reporte del informe anual de
evaluación a la Contaduría General de la Nación,
en la etapa del procedimiento para la
implementación y evaluación del control interno
contable, numeral 1, aspectos introductorios, se
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1- Solicitar a la Secretaria de Tránsito
anexar al Certificado forma bimensual
entregado a Contabilidad la relación del
saldo de cartera generada por el
sistema operativo manejado por la
Secretaria que sirva de soporte y
revisión de la información allegada. 2Elaborar Circular forma trimestral a los
Responsables de la Legalización de
Viáticos para que revisen el
cumplimiento del lleno de los requisitos
de los soportes entregados en las
Ordenes de Pago.
Grupo de
Contabilidad Secretario de
Transito
1- 01/06/2012 a
30/06/2012 201/06/2012 31/12/2012
1 - Certificado
Secretaria de
Tránsito.
2Circular a todos
los Funcionarios
de la
Administración
Municipal
1 Certificado recibido /
6 certificado
programado. 2Circular enviada / 2
circular programada.
1. Se solicio mediante Memorando 5,3-0162 del 27 de Junio de
2012 y se recibio el certificado de la secretaria de transito, la
fuente de la información es tomada de la base de datos QXTRANSITO el cual esta suscrito por ingeniero de sistemas de la
secretaria2, Se envio memorando 5,3-0165 del 27 de Junio de
2012, a los secretarios ordenadores del gasto para la legalizacion
de anticipos.
Aplicar el Procedimiento documentado
No.PRC-CON-015 Denominado "
procedimiento para la realización de la
conciliación de la información allegada
de otras dependencias" del Manual
Operativo.
Grupo de
Contabilidad
01/06/2012 a
31/05/2013
12 conciliaciones
conciliación realizadas
Se efectuó conciliaciones de la información allegada de las otras
/ 12 conciliaciónes
dependencias de acuerdo al procedimiento establecido.
programadas a realizar
PLAN DE MEJORAMIENTO
señala que, “Toda la información revelada en los
estados contables debe ser susceptible de
comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o
aleatorias, internas o externas, que acrediten y
confirmen su confiabilidad, relevancia y
comprensibilidad, observando siempre la
aplicación estricta del Régimen de Contabilidad
Pública para el reconocimiento y revelación de las
transacciones, hechos y operaciones realizadas
por la entidad contable pública” Por lo expuesto, es
pertinente señalar que el ente público debe
efectuar conciliaciones de saldos entre las áreas
proveedoras de la información, señala la norma,
que éstas pueden ser internas o externas,
examinando simultáneamente los tiempos de
respuesta y oportunidad en la entrega de la
información. Así mismo con lo señalado en el
Modelo Estándar de Procedimientos para la
Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública,
adoptado mediante Resolución 119 de 2006 del 27
de abril de 2006, numeral 5.2.2 – Controles
Asociados al Proceso Contable, así: “Establecer la
existencia y efectividad de medidas para la
realización periódica de toma física de inventarios,
y conciliación de saldos con los registros
contables”. Lo anterior define tanto el inventario,
como todos los derechos, obligaciones, y bienes,
pertinente es, hacer revisiones y seguimientos
periódicos sobre la consistencia de los saldos, es
una medida que debe ser implementada por el
ente público, con el objetivo de solucionar la
situación señalada y, por consiguiente, obtener
estados contables e informes razonables.
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PLAN DE MEJORAMIENTO
4- No se efectúan los registros contables en forma
cronológica y guardando el consecutivo de los
hechos, transacciones u operaciones realizadas,
cuando a este da lugar para las cuentas de
efectivo, conciliaciones bancarias, anticipos y
rentas por cobrar (cartera de Tránsito). En virtud
de lo dispuesto por el Régimen de Contabilidad
Pública, estableciéndose como un principio, en el
numeral 116. “Registro. Los hechos financieros,
económicos, sociales y ambientales deben
contabilizarse de manera cronológica y conceptual
observando la etapa del proceso contable relativa
al reconocimiento, con independencia de los
niveles tecnológicos de que disponga la entidad
contable pública, con base en la unidad de
medida”. Así mismo se establece en el numeral
126 del Régimen, Normas técnicas de Contabilidad
Pública,” el registro adecuado de los hechos
permite reconocer y revelar a través de los estados
contables la situación, los resultados y la
capacidad de servicio o generación de flujos de
fondos de la entidad contable pública en forma
confiable, durante el periodo contable”. Lo anterior
determina la confiabilidad, oportunidad y
razonabilidad de las cifras registradas en el
proceso contable.
1- Solicitar al Grupo de Tesorería
remitir oportunamente las
Conciliaciones bancarias para el
registro de las partidas conciliatorias
pertinentes 2- Elaborar Circularlizar a
todas las Secretarias Ejecutoras la
legalización de anticipos
inmediatamente terminen la prestación
del servicio o la obra en cuestión. 3Elaborar Oficio a la Secretaria de
Tránsito el envio del informe de saldos
de cartera con los soportes
correspondientes.
Grupo de
Contabilidad
01/06/2012 a
30/06/2012
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Fecha Emisión
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3
Pagina
1- Conciliaciones
2- Circulars - 3
Oficio
1- Conciliaciones
remitidas /
conciliaciones
programadas tesoreria
2- Circular elaborada /
circular programad 3Oficio elaborado /
oficio programado.
08/02/2012
24 de 57
1. Se recibieron del grupo de Tesorería 49 conciliaciones
bancarias en Enero de 2012 , 19 en Febrero, 20 en marzo, 28 en
Abril, 46 en junio, 3 en julio, 60 en agosto, 24 en octubre, 41 en
noviembre de 2012, las cuales fueron revisadas y se generaron
912 ajustes por partidas conciliatorias, quedando conciliado el
100% de lo recibido.
2. Mediante memorando 5,3-0164 del 27
de Junio de 2012 se comunico a todos los secretarios de
despacho la importancia de legalizar los anticipos entregados por
las diferentes secretarias.
3. Se solicito a
la secretaria de Transito el envio de del informe de cartera
mediante memorando 5,3-0162, al igual que se establecio como
politica de entrega mensual, lo cual quedo plasmado en el acta
operativa del 24 de mayo de 2012.
PLAN DE MEJORAMIENTO
5 - No se utiliza un sistema de indicadores para
Construir indicadores de acuerdo a lo
analizar e interpretar la realidad financiera,
solicitado por el Ente de Control.
económica, social y ambiental de la entidad, se
muestran razones de liquidez más no un sistema
completo de indicadores que analicen el grado de
avance de objetivos y metas trazadas por la
entidad contable pública, así como su nivel de
cumplimiento de las funciones del cometido
estatal. Teniendo en cuenta lo dispuesto en la
Resolución 357 del 23 de julio del 2008, por medio
de la cual se adopta el procedimiento de control
interno contable y de reporte del informe anual de
evaluación a la Contaduría General de la Nación,
numeral 4.1. Controles asociados a las actividades
del proceso contable, actividad Análisis,
interpretación y comunicación de la información,
así: 1. Verificar que la información contable
suministrada a la alta dirección esté acompañada
de un adecuado análisis e interpretación,
soportada en cálculos de indicadores de gestión y
financieros, útiles para mostrar la realidad
financiera, económica, social y ambiental de la
entidad pública…. Por lo anterior, el ente contable
público, debe utilizar un sistema de indicadores
completo que le permita interpretar la realidad
financiera, económica, social y ambiental de la
entidad, porque si bien es cierto que el grupo de
contabilidad determina razones financieras, éstos
no están documentados en el formato de
caracterización del proceso, hoja 2 de 2, que
señala indicadores, y éstos, para el caso particular,
no se encuentran relacionados.
Grupo de
Contabilidad
01/06/2012 a
31/05/2013
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Indicadores
Indicadores
construidos /
Indicadores a construir
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Se construyeron 9 Indicadores por parte del grupo Contable.
PLAN DE MEJORAMIENTO
6 - La información contable pública no se
acompaña de los respectivos análisis e
interpretaciones que faciliten su adecuada
comprensión por parte de los usuarios, puesto que
en las notas a los estados financieros para la
cuenta bancos no se reporta la totalidad de éstas
ni que ocurrió en cada una de ellas, se anexa
relación del avance de las conciliaciones
bancarias, reflejando únicamente la fecha de la
última conciliación, sin que se muestre los valores
conciliados y pendientes de conciliar. Teniendo en
cuenta lo preceptuado por el Régimen de
Contabilidad Pública, numeral 9 de la parte
introductoria, así: La información contable debe
observar características cualitativas que
constituyen atributos inherentes al producto del
Sistema Nacional de Contabilidad Pública,
otorgándole la identidad y especificidad que
permiten diferenciarla de información contable
preparada con otros propósitos. Para garantizar la
satisfacción de los objetivos de la información
contable pública, ésta debe ser Confiable,
Relevante y Comprensible. Así mismo el numeral
11 de la parte introductoria de la Resolución 357
del 23 de julio del 2008, expresa que: Las
características cualitativas de la información
contable pública en su conjunto buscan que ella
sea una representación razonable de la realidad
económica de las entidades contables públicas. Lo
anterior, es preciso por que la información contable
acompañada de los respectivos análisis les
permite a los diferentes usuarios de manera
efectiva comprender dicha información,
independiente del objetivo por si se toma alguna
decisión, que se quiera satisfacer.
7- La información contable publica emitida por el
Municipio de Ibagué, no es utilizada para cumplir
propósitos de gestión. Teniendo en cuenta lo
dispuesto en la Resolución 357 del 23 de julio del
2008, por medio de la cual se adopta el
procedimiento de control interno contable y de
reporte del informe anual de evaluación a la
Contaduría General de la Nación, numeral 2.1.2.2.
Análisis, interpretación y comunicación de la
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Fecha Emisión
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Incluir en las Notas a los Estados
Financieros en la cuenta de bancos la
totalidad de los bancos existentes
como que ha ocurrido en cada una de
ellos y los valores conciliados y
pendientes por conciliar solicitado por
el Ente de Control.
Grupo de
Contabilidad
01/06/2012 a
28/02/2013
Actualizar las
notas a los
estados
Financieros
1- Notas efros
actualizados con los
Bancos incluidos /
Notas planeadas
elaborar con bancos
existentes..
Este hallazgo solamente podrá ser cumplido en el cierre del
ejercicio en la elaboración de las Notas a los estados contables
del año 2012
Exponer los estados financieros
presentados por la Dirección Contable
y Financiera, en los Consejos de
Gobierno o en los Comites de Control
Interno para las respectivas decisiones
de Gobierno del Señor Alcalde de
Ibagué y su Gabinete Municipal.
Secretario de
Hacienda y Director
Contable y
Financiero.
01/06/2012 a
31/05/2013
2 Reportes
Estados
Financieros.
2 Actas consejo de
Gobiernio o Comites
de Control Interno,
donde se evidencien la
socializacion de
estados financieros / 2
Estados financieros
elaborados y
socializados.
Se solicita se retire este hallazgo debido a que si fue cumplido y
evaluado por la Oficina de control interno, ya que el mismo
hallazago hace parte del plan de mejoramiento anterior, prueba
de ellos son las actas de comité de coordinación de control, o en
consejo de Gobierno.
PLAN DE MEJORAMIENTO
información, (…) con el propósito de concluir
sobre la situación, resultado y tendencia de las
entidades públicas, desde las perspectivas
financiera, económica, social y ambiental, de tal
manera que su comunicación sea suficientemente
útil parasoportar las decisiones relativas a la
administración de los recursos públicos. La
adecuada ejecución de esta actividad materializa
los objetivos de gestión pública, control público y
divulgación y cultura que tiene la información
contable, en procura de lograr los propósitos del
Sistema Nacional de Contabilidad Pública
relacionados con la transparencia, gestión
eficiente, rendición de cuentas y control de los
recursos públicos. Así mismo, el numeral 2.2.
Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad,
relevancia y comprensibilidad de la información, de
la citada Resolución expresa: actividad 5.10 Omitir
la utilización de la información contable para la
toma de decisiones.Por la normativa anterior, es
preciso que toda información tenga como fin un
propósito, que sea encaminado a tomar decisiones
tendientes a optimizar la gestión eficiente de los
recursos, entre otros, considerándose éste como
una función del cometido estatal.
8- No existen manuales de procedimientos
adoptados en la Secretaria de Tránsito. El
procedimiento de la Dirección Administrativa y
Financiera de la Secretaria de Educación se
efectúo pero no se remitió a la Secretaria de
Planeación para hacer incluido dentro del Manual
de Operaciones de la Administración Municipal, tal
como se estableció en la mesa de trabajo No.14
de fecha 14 de Marzo de 2012 con la participación
de funcionarios de la Secretaria de Tránsito, y en
la mesa de Trabajo No. 35 de fecha 12 de Abril de
2012 con la participación de funcionarios de la
Secretaria de Educación, incumpliéndose con la
siguiente normatividad Ley 87 de 1993, Ley 489 de
1998, Ley 872 de 2003, Decreto 2145 de 1999.
Se ha iniciado la aplicación de la
Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública NTCGP 1000:2009,
cuyo modelo está basado en procesos
y que se articula con lo señalado en el
Sistema de Control Interno y el Sistema
de Desarrollo Administrativo, las cuales
atienden lo establecido en el artículo 6°
de la Ley 872 de 2003, que especifica
los requisitos para la implementación
de un Sistema de Gestión de la Calidad
aplicable a la rama ejecutiva del poder
público y otras entidades prestadoras
de servicios.
1- 2Secretario de
01/06/2012 a
Tránsito - Dirección
Administrativa 31/05/2013
Dirección Operativa, Área de Sistemas y el
apoyo de un
profesional y un
auxiliar - Secretaria
de Educación.
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
1 - Actualizar
manuales de
procedimientos.
2- Allegarlo los
procedimientos a
la Secretaria de
planeación para
su inclusión
manual operativo.
1- Manual de
procedimientos sria
educación y transito
programados
modificar/ Manual
procedimientos
aprobados por el
comité operativo MECI
sria Planeación.
08/02/2012
27 de 57
EDUCACION: MEDIANTE EL OFICIO No. 7.1-04409 DEL 11 DE
ABRIL DE 2012 SE REMITIÓ A LA SECRETARIA DE
PLANEACION
MUNICIPAL
LOS
MANUALES
DE
PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA, TENIENDO EN CUENTA EL COMPROMISO
SUSCRITO CON LA CONTRALORIA MUNICIPAL EN MESA DE
TRABAJO No. 035 DEL 11 DE ABRIL. IGUALMENTE EN MESA
DE TRABAJO No. 038 DEL 12 DE ABRIL DE 2012 SE
PRESENTÓ EL OFICIO No. 7.1-04409 DEL 11 DE ABRIL
PRESENTADO EN LA SECRETARIA DE PLANEACION.
REMITIENDOSE NUEVAMENTE COPIA DE ESTE OFICIO A LA
CONTRALORÍA MUNICIPAL MEDIANTE OFICIO No. 7.1-05397
DEL 03 DE MAYO DE 2012
TRANSITO: Control
Interno por intermedio de la Ingeniera Doris Galeano, hacia
mediados del mes de junio, envió a la STTM 17 procediemientos,
los cuales se estan revisando para realizar los ajustes y
recomendaciones necesarios. Por parte de este despacho
sumará estos procedimientos a la aplicación de la Norma Técnica
de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
PLAN DE MEJORAMIENTO
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Fecha Emisión
Versión
3
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08/02/2012
28 de 57
Adicionalmente, en los informes que deben entregar los
Contratistas de la Entidad, se ha solicitado un punto de
sugerencias, con el cual se espera enriquecer dichos procesos.
La secretaria de Transito con el memorando No 0310 de julio 30
de 2012 suscrito por la Directora Administrativa remitio para
revisión y aprobaciona por parte de la secretaria de Planeacion
segun recibi No 9655 del 2 de agosto de 2012 , los procesos y
procedimientos ajustados a la normatividad y teniendo en cuenta
lo establecido por el RUNT .
9- Se evidencio que no todos los procesos tienen
establecidos los indicadores de evaluación, de
conformidad a la información remitida por la
Oficina de Planeación Municipal, mediante oficio
No. 5.1-02960 del 10 de febrero de 2012, suscrito
por el Secretario de Hacienda, evidenciado en las
carpetas en CD, incumpliéndose con la Ley 190 de
1995.
1- Revisar los 9 procesos y 34
procedimientos del manual operativo
MECI, identificado cuales no tienen
indicadores. 2- Oficiar a los
responsables de los procesos para que
actualicen los procesos e indicadores.
1- Secretaria de
planeación 2Despachos
responsables acorde
Circular
1- 01/06/2012 a
31-05/2013 201/06/201231/12/12
10- Se evidencio que los Sistemas de Información
de la Secretaria de Tránsito son deficientes. Se
encuentra inoperancia de los Sistemas de
Información. Falta personal y elementos de
hardware y software en las diferentes Secretarias
visitadas, incumpliéndose con la normatizado en la
Ley 87 de 1993 artículos 3, 4; Ley 190 de 1995
artículos 48,49,53; Ley 298 de 1996 artículo 7; Ley
489 de 1998 artículos 36,37 y Ley 715 de 2001.
1- Gestionar proceso de tercerización
de algunos servicios de la Secretaría,
que actualmente adolecen de
deficiencia, particularmente en cuanto a
trámites se refiere. 2- Presentar oficio al
srio administrativo, con el objetivo de
formular cambios en el personal. 3Adquirir nuevas llaves digitales. 4Adelantar la implementación de lo
señalado en el Decretro Ley 019 de
2012, por el cual se dictan normas para
suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública.
Secretario de
Tránsito - Dirección
Administrativa Dirección Operativa Área de Sistemas.
1-2-3
01/06/201231/05/2013 301/06/201231/12/2012
1- Procesos
actualizados 2Circulares.
Trimestrales
1- Procesos revisados
/ 34 procesos
existentes 2Circulares elaborado /
2 oficio programados.
1-Se aclara que en esta observación se habla es de 11
macroprocesos y 34 Procesos. (los procesos son los únicos que
llevan indicadores)
Se revisaron los 34 procesos
del Manual de Operaciones evidenciando que 10 procesos no
cuentan con sus indicadores.
La Secretaria de Apoyo a la
Gestion en conjunto con la Secretaría de Planeación revisaron los
procesos que a la fecha no cuentan con indicadores y se solicitó a
las Secretarías correspondienten sean formulados y enviados
teniendo como plazo el 18 de Enero de 2013 para ser
posteriormente evaluados en comité el día 24 de Enero de 2013.
1- Solicitudes de
1 y 2 - Oficio elaborado TERCERIZACION teniendo en cuenta la naturaleza juridica de la
/ oficio programado 3consecion del servicio se elaboro el proyecto de acuerdo y
tercerizacion de
exposicion de motivos para que se determine la viabilidad juridica
tramites 2- Oficios Llaves digitales
adquiridas / llaves
y se pueda presentar ante el concejo municipal como cosnta en
dirigidos a la
secretaria
programadas 4el memorando No 351 del 31 de agosto de 2012 LLAVES
DIGITALES EN la vigencia de 2012 segestionaron ..... llaves con
Administrativa. 3- Procedimientos
Llaves digitales 4- actualizados /
el fin de propender por mejorar la prestacion del servici a nuestros
Reducción
procedimientos
clientes REQUERIMIENTO SECRETARIA ADMINISTRATIVA se
tramites acorde
programados
solicito administrativa el apoyo de personal mediante el
decreto 019/12
actualizar
memorando No .......y en la vigencia de 2012 se ha realizado .....
antitramites.
cambio de personal ACTUALIZACION DE PROCESOS La
secretaria de Transito con el memorando No 0310 de julio 30 de
2012 suscrito por la Directora Administrativa remitio para revisión
y aprobaciona por parte de la secretaria de Planeacion segun
recibi No 9655 del 2 de agosto de 2012 , los procesos y
procedimientos ajustados a la normatividad y teniendo en cuenta
lo establecido por el RUNT . Y adicionalmente con la circular del
17 de septiembre se le exigio a los funcionarios de ventanilla los
requisitos para tramites del registro Nacional automotor (RNA) Y
Registro Nacional dfhconductor (RNC) Resolucion No 004775 de
PLAN DE MEJORAMIENTO
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
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3
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08/02/2012
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2009 y decreto No 019 de 2012
11- Existen las políticas para recepción y registro
de la información, sin embargo no se evidencio las
sugerencias, recomendaciones, peticiones,
necesidades, quejas o reclamos que presenta la
ciudadanía; tampoco se lleva un registro
sistematizado sobre las observaciones que
presentan las veedurías y otros organismos de
control social sobre la gestión de la entidad y los
procesos contractuales, como tampoco se
evidencia que la información suministrada por
fuentes externas (comunidad, proveedores,
organismos públicos o privados) sea utilizada
como insumo para el desarrollo de los procesos,
incumpliéndose con lo establecido en la Ley 134
de 1994 artículos 7,8,9 y la Ley 152 de 1994.
La entidad viene adelantando el
Recursos Fisicos y
Oficina de
proceso de presentaciòn de quejas y
Correspondencia
reclamos que presentan los
peticionarios a travès del portal los
cuales se registraràn en el SICOF para
hacerle su respectivo seguimiento y
tramite
1-201/06/201231-05/2013
1Implementacion
modulo PQR en
el sistema SICOF
2- Se incluira un
tercero especial
para las
peticiones de
veedurias.
1- Modulo SICOF PQR
implementado / SICOF
elaborado 2- Tercero
para veedurias
incluidos SICOF /
Tercero programado
incluir SICOF
Existe el procedimiento ya implemento a través del SICOF con la
apertura de los buzones de sugerencias semanalmante y se les
da el respectivo tramite de Peticiones , Quejas y Reclamos, con
el fin de cumplir lo establecido por la ley
PLAN DE MEJORAMIENTO
12- Una vez verificado la incorporación de
Decretos en el presupuesto de ingresos con el
aplicativo SICOF, se evidencio que en el SICOF no
se pueden revisar las adiciones y reducciones mes
por mes, ya que en los informes de consulta arroja
el acumulado total. Para el mes de Junio del
Decreto No. 0654 de 29 de junio de 2011, no se
hizo la respectiva incorporación de la adición al
SICOF, ingresándose con posterioridad en el mes
de julio. Para el mes de Agosto de los Decretos
No. 0815 de 19 de agosto y el 0839 de 29 de
agosto de 2011, no se hizo la respectiva
incorporación de la adición y reducción al SICOF,
ingresándose con posterioridad en el mes de
septiembre. Para el mes de septiembre de la
Resolución No. 10514 de 6 de septiembre de
2011, se efectuaron las incorporaciones en el
SICOF en el mes de noviembre. En la reducción
de marzo hay inconsistencia frente al rubro
1122208000002 Cultura vigencia, en el Decreto
número 0302 de 2 de marzo de 2011 aparece el
valor de $119.309.182, sin embargo en el SICOF
el valor que se registra es de $114.357.242,
existiendo una diferencia de $4.951.940,
contabilizando un menor valor.
13- Revisado la ejecución de gastos con el Decreto
de Liquidación, respecto a las apropiaciones
iniciales, se evidencio que existe rubros con doble
codificación, que el código no coincide con lo
establecido en el Decreto para cada rubro, que
existen rubros que aparecen en el Decreto de
Liquidación, pero no en la ejecución presupuestal y
que contienen diferencia en pesos.
14- De conformidad con la revisión de la cuenta del
balance general avances y anticipos entregados
por valor de $6.092.723.544, se encuentran
legalizados en la suma de $589.777.421, por lo
cual se formula hallazgo administrativo por
presentarse para los contratos números 670 de
2010, 3,1-0615 de 2007, 114 de 2007, 035 de
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
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Efectuar las modificaciones
presupuéstales según las fechas de los
actos administrativos que los legalizan,
esto teniendo en cuenta sus tiempos y
movimientos y ejecuciones al momento
de realizarse.
Grupo de
Presupuesto y
Secretaria Jurídica
01/06/2012 a
31/12/2012
modificaciones
Acorde a lo
requeridos por el
SICOF
actos administrativos
requeridos SICOF /
actos administrativos
programados SICOF
FALTA INFORMACION
Codificar una sola vez los rubros de
movimiento y resumenes tanto en
ingreso y gasto
Grupo de
Presupuesto
01/06/2012 a
30/06/2012
codificacion en
cada nivel
prespuestal
codigos existentes /
rubros existentes
esto fue subsanado con la aprobacion del presupuesto de
ingresos y gastos para la vigencia 2012, se parametrizo y corrigio
en el SICOF
Realizar la contabilización de las
legalizaciones de los anticipos
pendientes por su legalización teniendo
como soporte los documentos
allegados por las Secretarias
Ejecutoras.
Grupo de
Contabilidad
01/06/2012 a
31/05/2013
Ajuste y/o
comprobantes de
causación
Anticipos legalizados
Amortizados /
Anticipos por
contabilizar.
Mes a mes se legalizan los anticipos allegados de las diferentes
secretarias.
PLAN DE MEJORAMIENTO
2008, 474 de 2009 saldos en el Balance General
pendientes por legalizar.
Código
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Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
1- Remitir nuevamente a la Contraloría
Municipal de Ibagué copia del Acta de
Liquidación del Contrato No.0035 de
2008 y los distintos requerimientos que
se le han hecho a los contratistas de
los Contratos 0615 y 0114 de 2007. 2Legailzar los anticipos pendientes.
Secretaria de
Infraestructura Grupo Operativo
01/06/2012 a
31/05/2013
Requerimientos y
Acta de
liquidacion
1. Suministrar y efectuar seguimiento
constante de cada una de las Carpetas
de los Contratos/Convenios de la
Secretaría, donde se confirme la
existencia de las Actas, comprobantes
y demas documentos requeridos para
la legalizacion de dichos procesos. 2Legailzar los anticipos pendientes.
Secretaríos
Ejecutores
(Interventores)
01/06/2012 a
31/05/2013
100%
No Carpetas
Contratos/Conven Contros,Convenios
ios
Actualizados / No
Carpetas
Contratos,Convenios
Celebrados 2Anticipos legalizados /
Anticipos por legalizar
01/06/2012 a
31/05/2013
Anticipo
Legalizado
No Contrato
Legalizado / No
Contrato por Legalizar
01/06/2012 a
31/05/2013
Anticipo
Legalizado
Anticipos legalizados /
Anticipos por legalizar
2. Legalizar el Anticipo del contrato
1283 del año 2009.
Se procedrá a revisar en la oficina de
contratación, las carpeta de cada uno
de los siguientes contratos: 474/2009;
233/2007; 099/2007; 1389/2009;
473/2009; 1390/2009;1233/2010;
1389/2010; 1390/2010; 1312/2010. Lo
anterior con el fin de: A) Identificar
quienes son los interventores, B)
Oficiarles en forma escrita sobre la
responsabilidad en la legalización de
estos anticipos. 3) Realizar
seguimiento. 2- Legailzar los anticipos
pendientes.
Secretaria de
Desarrollo 1.
1- Oficios Solicitando
la presentación Acta
de liquidación / Oficios
programados elaborar
2-Anticipos legalizados
/ Anticipos por legalizar
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FALTA INFORMALCION
EDUCACION: MEDIANTE OFICIO No. 7.1 - 06297 DEL 22 DE
MAYO DE 2012 SE LE INFORMO A LA DIRECTORA DE
CONTABILIDAD QUE: LOS CONTRATOS RELACIONADOS EN
EL INFORME DE AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS
SE ENCONTRABAN EN EJECUCIÓN Y PENDIENTES DE PAGO
POR LEGALIZAR. A SECRETARIA ADMINISTRATIVA:
MEDIANTE MEMORANDO 6-1-333 DEL 26/07/2012;
MEMORANDO NO. 6-1-356 DEL 09/08/2012; MEMORANDO 6-1479 DEL 10/10/2012 SE LE INFORMO A LA DIRECTORA DE
CONTABILIDAD SOBRE LOS CONTRATOS Y CONVENIOS
QUE TIENE ESTA SECRETARIA A LOS CUALES SE LES
LIQUIDO Y LOS QUE QUEDARON PENDIENTE POR
LEGALIZAR, EXPLICANDO LOS MOTIVOS POR LOS CUALES
SE ENCUENTRAN SIN LEGALIZAR.
EDUCACION: DE IGUAL FORMA MEDIANTE LOS OFICIOS
Nos. 7.1-05397 DEL 03 DE MAYO DE 2012 Y 7.1-06297 DEL 22
DE MAYO DE 2012 SE REMITIERON A LA CONTRALORIA
MUNICIPAL Y A LA DIRECCION DE CONTABILIDAD
RESPECTIVAMENTE LOS SOPORTES DEL CONVENIO No.
147 DE 2009 SUSCRITO ENTRE LA ALCALDIA MUNICIPAL Y
COMFATOLIMA
Según relación de la oficina de contabilidad los contratos aún
siguen pendientes de legalizar, el día 3 de Julio se solicito con el
memorando 450 a la interventora ingeniera Sandra Yolita de la
secretaria de Infraestructura nos colaborara con la legalización de
estos anticipos en la cual su respuesta dada el 13 de Julio fue que
los contratos 473 y 474 de 2009 dependían de la Secretaria de
Desarrollo Rural pero que esta no contaba con disponibilidad y
registro presupuestal para cancelar a los contratos 1389, 1390 y
1394 se les estaba tramitando las respectivas actas finales con
los contratistas. El 8 de noviembre mediante memorando 842 se
solicita nuevamente a la ingeniera el estado de estos anticipos sin
tener respuesta sobre el tema.
PLAN DE MEJORAMIENTO
De acuerdo a éste hallazgo, se
comenzó una revisión minuciosa y
detallada de cada uno de los anticipos
pendientes por legalizar, para
comenzar con el debido proceso de
legalización en el menor tiempo
posible. 2- Legailzar los anticipos
pendientes.
Secretario de
Tránsito - Dirección
Administrativa Dirección Operativa.
1- La persona contratista realizara el
Secretario de
acta de chequeo de la documentación y Bienestar Social
actualizar la carpeta. Seguimiento y
control documentación de las carpetas.
(214/2007.309/2007.1287/2009). Asi
como vereficar el número del contrato
1198 con el numero del listado 2Legailzar los anticipos pendientes.
15- Efectuado la revisión selectiva de los ingresos Organizar, revisar y cruzar las facturas
por concepto de predial e industria y comercio y
contra el listado de ingresos.
valorización de las fechas 16 de mayo, 30 de junio
y 29 de diciembre de 2011, con el reporte de lo
suministrado por el sistema SITU, no se
observaron los respectivos soportes; faltando 55
facturas de predial, equivalente a $32.677.111,
faltando 71 facturas de Industria y comercio,
equivalente a $25.626.000, y 1 factura de
valorización, equivalente a $66.162. Por lo tanto se
configura hallazgo administrativo por
incumplimiento al documento soporte fuente de
conformidad con lo señalado en el Régimen de
Contabilidad Pública, relativo al numeral 9.2
Normas técnicas relativas a los soportes,
comprobantes y libros de contabilidad y 9.2.1
Soportes de contabilidad.
Grupo de Rentas
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
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01/06/2012 a
31/05/2013
Anticipo
Legalizado
Anticipos legalizados /
Anticipos por legalizar
A corte de septiembre de 2012 se encuentra dos contratos por
legalizar anticipos los cuales se ha requerido a los contratistas
para allegar los soportes de legalizacion presentandose por ellos
mora en allegar esta información y asi poder se expida el paz y
salvo de contratacion a efectos de tramitar la cuenta como consta
en el memorando No0448 del 18 de octubre de 2012 y
memorando No 0224 del 14 de mayo de 2012 los cuales se han
dirigido a la oficina de contratacion.
01/06/2012 a
31/05/2013
1- Actualizar las
carpetas con la
documentación
que se relaciona
para cada uno de
los contratos de
acuerdo a las
observaciones
(actas de anticipo,
ordenes de pago)
2- Anticipo
legalizado
Verificar las
facturas del
impuesto predial
contra los listados
de ingresos
1- Carpetas contrato
sria bienestar
actualizados / carpetas
contratos suscritos 2Anticipos legalizados /
Anticipos por legalizar
En la actualidad se estan revisando las carpetas de los contratos,
realizando el seguimiento y control de los documentos; el contrato
1198 de 2010 corresponde a la prestacion de servicios con el
Club Deportivo las Payande, habiendo entregado anticipo el
16/12/10 generando rendimientos bancarios por valor de
$9.221,00 los que fueron consignados el 10 de marzo de 2011 en
la cuenta 166770006376 de Davivienda como consta en el
formato de transaccion N 48090228. Las carpetas de los
contratos 214, 309 de 2007 y 1287 de 2010 se solicitaron a la
Oficina de Contratacion por no encontrarse copia en este
Despacho.
facturas verificadas /
total facturas
Tesorería recibe los reportes de recaudo emitidos por la
Fiduciaria Popular, los cuales confronta contra las facturas del
predial, y posteriormente se envian a la Oficina de Predial, para
que esta ultima los verifique y continue su proceso.
01/06/2012 a
31/12/2012
PLAN DE MEJORAMIENTO
16- Estudiados formatos del SIREC se
evidenciaron diferencias, tanto de transcripción
como con los comparativos efectuados con los
soportes así: 1) Catalogo de Cuentas, 3) Cuentas
Bancarias, 4) Pólizas de aseguramiento, 5A)
Propiedad planta y equipo adquisiciones y bajas,
6) Ejecución Presupuestal de Ingresos, 9)
Ejecución PAC de la vigencia, 11) Ejecución
presupuestal de cuentas por pagar, 15A)
Evaluación de controversias judiciales, 15B)
Acciones de repetición, 19A) Comportamiento
Cartera. (Ver análisis detallado de cada uno de los
formatos).
1. Solicitar orientaciones a la
Contraloría Municipal de Ibagué, sobre
requisitos para el diligenciamiento del
formato 15A y 15B. Controversias
Judiciales y acciones de repetición. 2.
Capacitar al funcionario asignado para
rendir el informe en la proxima vigencia.
3. Solicitar acompañamiento a la
Oficina de Control Interno para la
rendición del Informe. 4. Solicitar a los
servidores que diligencias la base de
datos, completar la información
requerida por el sistema de procesos
judiciales para el efecto.
Transcribir en el Catalogo de Cuentas
enviados en el SIREC a la Contraloría
el valor correspondiente a la utilidad del
ejercicio en la cuenta 3110, previo al
cierre de fin de año, toda vez que sí se
realiza el cierre desaparecerian los
saldos de las cuentas 4, 5 del Estado
de Situación Financiera y Económica y
consecuentamente desaparecería en el
Catalogo de Cuentas enviados en el
SIREC.
Cuentas Bancarias, Revisar en una
matriz de forma mensual/ los saldos del
sistema SICOF y sobre el cual la
tesoreria ha informado que no es
confiable y no se dejo copia del informe
de cuentas bancarias, no obstante la
tesoreria corregira dejando soporte
impreso en el proximo SIREC sobre el
saldo en libros. como se evidencia solo
presentaron diferencia 4 cuentas
bancarias en libros auxiliares av villas
403124928 - bogota 474080140 popular 220554128512 - santander
251107033.
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
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08/02/2012
33 de 57
Oficina Jurídica
01/06/2012 a
31/05/2013
4 documentos
4 Oficios dirigidos
dependencias / oficios
programados.
Se cumplieron los compromisos relacionados en el item 1 y 4. Se
envio comunicación número 13038 del 23 de julio de 2012,
dirigida al Contralor Municipal solicitando capacitación para
diligenciamiento de los formatos 15A Y 15 B. Se envio
memorando número 1334 del 23 de julio de 2012 a los asesores
jurídicos internos y externos de la Oficina Jurídica para el correcto
diligenciamiento de la base de datos de procesos judiciales.
Grupo de
Contabilidad
01/06/2012 a
28/02/2013
Código 3110
utilidad del
Ejercicio
Utilidad transcrita /
utilidad arrojada
Este hallazgo se le dará cumplimiento en el cierre del ejercicio en
la elaboración del informe SIREC.
Grupo de Tesorería
01/06/2012 al
31/05/2013
Matriz revisión
saldos cuentas
bancarias SICOF
1- Matriz elaborada
MENSUALMENTE SE HACE LA REVISION DE SALDOS DE
revisión de saldos / 12 CUENTAS BANCARIAS, NO OBSTANTE SE HARA
Matriz programada
CUMPLIMIENTO UNA VEZ SE REALICE EL SIREC PARA
elaborar
HACER LA RESPECTIVA MATRIZ DE SALDOS VENCIMIENTO EL 28 DE FEBRERO 2013
PLAN DE MEJORAMIENTO
17- Analizado la cuenta Rentas por Cobrar
vigencia actual y vigencia anterior, auxiliar
Industria y Comercio; Avisos, Tableros y Vallas, y
Sobretasa Bomberil, se estableció que el impuesto
de Avisos y Tableros y Vallas fue causado en la
cuenta auxiliar 13052101 que corresponde a la
vigencia actual, sin causarse en la cuenta
correspondiente que establece el Plan General de
Contabilidad Pública 131020 Impuestos de Avisos,
Tableros y Vallas.
Código
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Fecha Emisión
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Polizas de aseguramiento: Se revisara Recursos Fisicos.
con anterioridad la información a
entregar con el personal encargado y
los intermediarios del programa de
seguros de la Alcaldia quienes tienen el
conocimento y manejan el tema dia a
dia, con el fin de evitar errores y mala
documentacion.
01/06/2012 a
28/02/2013
Revisión
información
polizas con
asesoras
Revisión cuadro
SIREC / cuadro
programado revisar
En el 2013 se subira al sistema SIREC la información solicitada
anualmente , la cual la DIRECCION DE RECURSOS FISICOS ,
estara atenta a que no haya inconsistencias , la cual se
subsanara este hallazgo haciendo depuesracion juiciosa en
conjunto con los asesores de seguros
FORMATO 5A) PROPIEDAD PLANTA Recursos Fisicos Y EQUIPO ADQUISICIONES Y BAJAS: Almacén General.
Se corregiran los valores que por error
involuntario fueron cargados con
decimales en el formato de comas
CSV, lo cual produjo un aumento en el
valor del Artículo, ya que como pudo
constatar la auditora de la Contraloría
Municipal, en los cmprobantes de
Almacén los valores se encuentran
registrados correctamente, por ende la
información no altera los estads
financieros del Municipio.
01/06/2012 a
28/02/2013
Revisión previa
cuadro ajustando
decimales
Revisión cuadro
SIREC / cuadro
programado revisar
El formato 5A PROPÍEDAD PLANTA Y EQUIPO ,
ADQUISICIONES Y BAJAS se entrego debidamente corregido ,
ya que los valores se incrementaron ya que por error involuntario
fueron cargados con decimales en el formato de comas CSV, lo
cual produjo un aumento en el valor del Articulo, pero como lo
pudo constatar en la Auditoria que realizo la CONTRALORIA
MUNICIPAL, en los comprobantes de almacén , los valores se
encuentran registrados correctamente , por ende la información
no altera los Estados Financieros del Municipio.
Crear el Código Contable estipulado en
el RCP, Crear el Código Presupuestal
Crear el Código del Ingreso en
Tesorería
01/06/2012 a
31/05/2013
Código creado en 1 código creado / 1
el Sistema SICOF código por crear
(código contable,
presupuestal y
tesorería)
Grupo de
Contabilidad, Grupo
de Presupuesto,
Grupo de Tesorería
PLAN DE MEJORAMIENTO
con resolucion 5.1 0259 de 25 de mayo de 2012 se crearon los
rubros presupuestales avisos y tableros y vallas y propaganda
años anteriores
PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD:
PERIODO DE EJECUCION :
19 de Octubre de 2,013
ALCALDIA DE IBAGUE
| Septiembre 20 de 2,012 al
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
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REPRESENTANTE LEGAL: LUIS HERNANDO RODRIGUEZ R.
VIGENCIA EVALUADA: 2011
MODALIDAD DE AUDITORIA :
Especial a la Contratación Administración
central Ibague, Vigencia 2,011
AVANCE CON CORTE AL 31-132-12
FECHA DE SUSCRIPCION :
RELACION DE OBSERVACIONES FORMULADAS POR LA CMI
1- Verificada la relación de contratos y convenios depurados, para la
vigencia 2011, esta ascendió a un valor total de $82.046.729.900.00
y efectuando cruce con el oficio No. 7620 radicado en la contraloría
Municipal el 15 de mayo de 2011, relacionan la contratación del
Municipio en la suma de $61.957.342.815, presentando una
diferencia de $20.089.387.085.
Septiembre 20 de
2,012
RELACION
DE AREA
Y CRONOGRAMA DE
ACCIONES
RESPONSABLE EJECUCION
CORRECTIVAS
A S DEL PLAN DE
DESARROLLAR
MEJORAMIENT
O
Grupo de
20/09/2012La Dirección de
Contratacion
28/02/2013
contratación
atendiendo las
recomendaciones
realizadas por el
grupo auditor,
procederá a consultar
las bases de datos
existentes y a verificar
la información que se
ha reportado al ente
de control, con el fin
de actualizar y hallar
las diferencias.
METAS
CUANTIFICABLES
INDICADORES DE
CUMPLIMIENTO
OBSERVACIONES
1- Acta verificación de
cruce base datos
periodo cada 3 meses.
1- Actas elaboradas
/ 4 actas
programadas
a la fecha ya se dio inicio a la verificación de la información
disminuyendo la diferencia reportada por la contraloría en un
70%. En la Dirección de Contratación se procedió a verificar
la base de datos y los respectivos informes del SIREC,
encontrando inconsistencias; las cuales han sido corregidas
a fin de poder establecer el 100% de la diferencia. A la fecha
se ha realizado un (1) acta.
PLAN DE MEJORAMIENTO
2-La Administración Municipal de Ibagué no ha actualizado el
manual de contratación acorde con la normatividad vigente, de igual
manera tener en cuenta las actualizaciones cada que expidan
modificaciones a las normas existentes.
se actualizo el manual
de contratación por
cada uno de los
grupos que manejan
los diferentes
procesos , faltando la
socializacion para la
cual se realizaran las
mesas de trabajo
respectivas al interior
del Grupo de
Contratacion,
ajustando todos los
procesos a la
normatividad legal
vigente,quedando
pendiente el
respectivo tramite
ante la secretaria de
Planeacion Municipal
para su adopción.
3-Analizando los contratos se puede establecer que la Administración
realizar 2 mesas de
Municipal no da cumplimiento al principio de planeación, puesto que
trabajo con las
se evidencia que los estudios previos fueron elaborados copiando y
Secretarias
Ejecutoras con el fin
pegando de la propuesta del contratista lo cual se presume ya se
había escogido con anterioridad al inicio de los estudios al
de darle a conocer la
contratista, evidenciando que la contratación de la Administración
forma de elaborar los
Municipal no es efectuada objetivamente ni tampoco ha habido la
estudios previos
suficiente transparencia en los diferentes procesos.
según la norma
vigente.
Grupo de
Contratación
Grupo de
Contratacion
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
1- 20/09/2012-2802-2013 2 y 3 20/09/2012- 3006/2013
1- Actualización del
manual a traves acto
administrativo 2Enviar el manual a
planeación para
aprobación. 3Socializarlo con srias
ejecutoras,
supervisores y grupo
contratación.
14/09/2012 HASTA
30/09/2013
Mesas de trabajos
1- Decreto manual
contratación
actualizado. 2Aprobación comité
control documental
3- Actas de
socialización
08/02/2012
36 de 57
A la fecha se han realizado tres (3) mesas de trabajo al
interior del Grupo de Contratación con el fin de unificar
criterios y actualizar el manual de contratación, el cual ya
está diseñado.
Mesas de trabajo
Se han enviado memorandos a las dependencias
realizadas / 2 mesas recordando la importancia del principio de planeación en la
trabajo
contratación estatal; de igual forma se ha manifestado por
parte del Señor Alcalde, el Director del Grupo de
Contratación, de los Secretarios de Despacho y los Jefes de
Oficina en los concejos de gobierno la necesidad de
establecer una metodología que permita no solo agilidad en
los procesos, sino también modelos claros y definidos de
estudios previos, minutas, actas y demás, así como el
procedimiento acorde a la norma, razón por la cual los
funcionarios adscritos a la Dirección de Contratación han
brindado asesoría permanente a cada uno de los enlaces
encargados de la elaboración de los actos contractuales en
cada secretaría
PLAN DE MEJORAMIENTO
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
4- La Administración central no da cumplimiento a la ley de archivo y
al Decreto 772 de 4/12/2008 manual de contratación del Municipio de
Ibagué, Articulo decimo segundo numeral 2, de igual manera en el
parágrafo ultimo de este numeral expone “Los documentos del
contrato deben archivarse en forma consecutiva y cronológica de
acuerdo a las etapas y desarrollo del contrato….”, muchos
documentos repetidos. Lo que causa traumatismo al revisar las
diferentes carpetas del contrato. En la mayoría de las carpetas se
evidencia desorden, inadecuada foliación duplicidad de documentos
Para el año 2012 se
realizo la contratacion
de dos tecnicos en
archivo,quienes han
venido adelantado la
organización del
archivo del año 2011
ademas de mantener
el archivo del año
2012 de acuerdo a la
ley.
Grupo de
Contratacion
20/09/201230/09/2013
Carpetas organizadas
70% de la vigencia
2011
5- Analizado el proceso Pre contractual de contratos relacionados
con la modalidad de licitación pública, se evidencia inconsistencia
desde la iniciación de este proceso, lo que se presume celebración
de contrato sin formalidades plenas, sin el lleno de los requisitos
legales ya que en las carpetas enunciadas carecen de los soportes
necesarios de verificación.
realizar mesa de
trabajo interna del
Grupo juridico de
Contratacion , con el
fin de unificar los
criterios de la etapa
precontractual de las
licitaciones
publicas,respecto a la
consecucion de los
documentos se
realizara mesas de
trabajo con los
supervisores y
secretarias
ejecutoras.
se procedio a enviar
memorando a la
Secretaria de
Planeacion
Municipal,Secretaria
competente para
publicar dichos
proyectos de
inversión.
Grupo de
Contratacion
14/09/2012 HASTA
30/09/2013
Mesas de trabajos
1- Dirección de
Contratación 2Secretaria de
Planeacion
20/09/201228/02/2013
1- Memorando suscrito
por contratación
dirgido a Planeación.
2- Publicación
proyectos en la WEB
de la Alcaldia
6- Verificada la página WEB de la Alcaldía Municipal de Ibagué, no
da cumplimiento al ARTÍCULO 77. PUBLICACIÓN PROYECTOS DE
INVERSIÓN. Sin perjuicio de lo ordenado en los artículos 27 y 49 de
la Ley 152 de 1994 y como mecanismo de mayor transparencia.
70% carpetas
contractuales
vigencia 2011
archivas / carpetas
programadas
realizar
08/02/2012
37 de 57
A la fecha la Secretaría Administrativa se encuentra
interviniendo el archivo de Contratación del año 2011,
contando con el apoyo de los dos técnicos del Grupo de
Contratación procediéndose a realizar una labor de
verificación de duplicidad, de alineación y foliación de
carpetas, a fin de dar cumplimiento a la ley de archivo y a la
recomendación realizada por la Contraloría Municipal. Se
están realizando las gestiones pertinentes a fin de encontrar
un espacio adecuado para el archivo de los años 2011 y
2012 y así contar con espacio suficiente para el archivo de la
contratación del año 2013. En cuanto al archivo del año 2012
se está realizando el proceso de rotulación y foliación por
parte de los dos técnicos de archivo del Grupo de
Contratación y las carpetas se encuentran en un alto
porcentaje de cumplimiento en la ley 594 de 2000 del
Archivo General de la Nación.
Mesas de trabajo
A la fecha se han realizado tres (3) mesas de trabajo al
realizadas / 2 mesas interior del Grupo de Contratación con el fin de unificar
trabajo
criterios de carácter jurídico.
1- Memornado 2Proyectos
publicados en la
web Alcaldia
PLAN DE MEJORAMIENTO
1- Realizar ajustes a
los modelos de
minutas a traves
actualización del
Manual de
Contratación,
utilizados con el fin de
unificarlos para que
sean adoptados por
las personas que
realizan el proceso de
la elaboracion de
minutas.2- Enviar
circulares a las Srias
ejecutoras, cada
trimestre recordando
lo aclarado en la Ley
1474 de 2011.
8- De acuerdo al reporte de contabilidad de la Administración Central
Realizar circulares
recordando a los
de Ibagué relacionada con la consolidación de anticipos legalizados
supervisores e
y sin legalizar con corte a 30 de junio de 2012. Se circularizo a las
interventores la
diferentes Secretarias, informando el estado de estos y las gestiones
adelantadas. De acuerdo y a lo informado por cada una de las
responsabilidad y la
secretarias, de determino que durante las vigencias 2010, 2009,
importancia frente a la
legalizacion de los
2008 y anteriores, aparecen anticipos sin legalizar que ascienden a
anticipos según el
la suma de MIL QUINIENTOS SETENTA Y TRES MILLONES
reporte emitido por la
OCHOCIENTOS TREINTA Y SIETE MIL CUATROCIENTOS UN
PESOS ($1.573.837,401), por parte de las Secretarias de la
direccion de
Administración central de Ibagué
Contabilidad de la
Adminsitracion
Central Municipal .
Adicionalmente , se
tomarán las medidas
necesarias e
inmediatas para que
en las minutas se
estipule la
responsabilidad de
dicha legalizacion.
7- Al verificar la fase contractual se pueden establecer ciertas
falencias en la elaboración de las minutas de los diferentes contratos
en cuanto al contenido de algunas clausula contractuales como son:
Interventora o supervisión de los contratos. En el manual de
contratación de la Administración Municipal Decreto 772 de 2008, en
el literal D se tiene definido el concepto de interventor o supervisor,
pero al efectuar el análisis a cada una de las carpetas que conforman
los contratos no hay coherencia en esta figura, debido a que la
Administración Municipal en los estudios previos y la minutas de los
contratos, los registran como interventores y en los documentos
soportes los registran como supervisores, por tanto esta situación,
debe ser corregido por la Administración, teniendo en cuenta la
diferencia entre supervisor e interventor, puesto que la supervisión es
ejercida por un servidor público, mientras que la interventoría debe
ser contratada acorde a lo previsto por la ley 1474 de 2011.
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
08/02/2012
38 de 57
Grupo de
Contratacion
20/09/201230/06/2013
1- Manual de
contratación
actualizando
inciuyendo modelo
mintuas 2- circulares
1- Manual
actualizado 2Circulares
elaboradas / 2
circulares
programadas.
En la Dirección de Contratación se han elaborado modelos
de minutas a fin de que las secretarías ejecutoras elaboren
dicho documento ajustando el concepto supervisor o
interventor cuando a ello hubiere lugar, de conformidad con
la ley.
Secretarias
Ejecutoras
20/09/201219/10/2013
1- Circulares cada
trimestre
1- Circular
elaborada / 4
circulares
programada
se aclara que es responsabilidad de los supervisores e
interventores realizar la respectiva legalización de los
anticipos. Igualmente la dirección de contabilidad tiene el
mismo hallazgo en la auditoria de estados Financieros y
están solicitando lo pertinente para el ajuste contable al
anticipo.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
1- Actualización del
9- Verificadas las carpetas a las que se les aprueba anticipo, se
manual incluyendo las
observa que en su gran mayoría los contratistas manejan los
ultimas normas frente
anticipos en cuentas corrientes, observando incumplimiento al
Decreto reglamentario 2170 de 2002 que señala en su artículo 7°: "El al manejo anticipo 2manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo
Realizar capacitacion
en aquellas contrataciones cuyo monto sea superior al 50% de la
al personal en el
menor cuantía a que se refiere el literal a) del numeral IQ del artículo
manual de
contratación
24 de la Ley 80 de 1993, deberá manejarse en cuenta separada a
actualizado.
nombre del contratista y de la entidad estatal. Los rendimientos que
llegaren a producir los recursos así entregados, PERTENECEN AL
TESORO”.
Grupo de
Contratacion
20/09/201230/06/2013 230/06/201330/09/2013
1- Acta de mesa de
trabajo. 2- Relacion
personal capacitacion
1- Manual
contratación
actualizado 2Capacitacion
reailzada.
Realizar circulares
10- De acuerdo a lo preceptuado en la ley 80 de 1993 y el Decreto
recordando a los
772 de diciembre 4 de 2008, “Por el cual se establece el manual de
supervisores e
contratación del Municipio de Ibagué”, En su artículo decimo segundo
literal D. Control y seguimiento a la ejecución del contrato. Y
interventores la
verificadas cada una de las carpetas de los contratos no se
responsabilidad y la
importancia frente a la
evidencian los informes de supervisión o interventora, actas y
alimentacion de las
documentos necesario que deben aportar los responsables de estas
funciones como alimento a las carpetas correspondientes.
carpetas con los
Teniendo en cuenta que las personas encargadas de las funciones
diferentes
de supervisión e interventora no cumplen con sus tareas, ya que las
documentos
carpetas analizadas no cuentan con los documentos soportes
originales que son
necesarios
soporte de la
ejecucion del
contrato.
11- Al efectuar la verificación de cada una de las carpetas se verifico
Realizar ajustes al
que en su gran mayoría adolecen de documento idóneos,
manual de
procedimientos del
incumpliendo con el Decreto 772 de 2008 manual de contratación de
la Administración central presentando las siguientes inconsistencias, Grupo de Contrtacion,
configurándose hallazgos administrativos, así: Falta Soportes de
para que no sea
pago, tener cuenta las observaciones plasmadas en la relación del
necesario que el
cuerpo del informe
Grupo de Tesorería
envíe copia de las
órdenes de pago a la
Dirección de
Contratación, sino
que en cualquier
momento se pueda
solicitar reporte de
cada pago
efectivamente
Grupo de
Contratacion supervisores e
interventores
20/09/201219/10//2013
1- Circulares cada
trimestre. 2- Carpetas
actualizadas con
soportes allegados de
las srias ejeuctuoras
1- Circulares
elaboradas /4
circulares
programadas 2Carpetas
actualizadas con
soportes allegados./
Soportes allegados
Srias ejecutoras
respectos contratos.
Grupo de
Contratacion
20/09/201230/06//2013
1- Actualización del
manual de
procedimientos. 2Remitir el
procedimiento a
planeación y
socializarlo.
1- Procedimiento
ajustado. 2Procedimiento
socializado y
remitido.
08/02/2012
39 de 57
En este momento el Grupo de Contratación
se encuentra realizando los respectivos
ajustes al manual de procedimientos a fin de
agilizar los trámites y de que se facilite a los
clientes internos y externos y a los
organismos de control la verificación de los
pagos realizados a los contratistas.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
08/02/2012
40 de 57
realizado al Grupo de
Tesorería; siendo más
efectivo y económico
para la administración
central municipal y
más ágil y cierta la
verificación tanto para
los clientes internos y
externos como para
los organismos de
control.
12- Incumplimiento cláusula contractual relacionada con soportes de 1-Enviar memorandos
algunos contratos y convenios
reiterando la
importancia de allegar
a la oficina de
Contratación los
documentos
originales que hacen
parte de la etapa de
ejecución. 2Realización de mesa
de trabajo con cada
supervisor de los
contratos y convenios
relacionados en el
informe de auditoría a
fin de apoyar la
consecución de los
documentos
originales a la carpeta
de contratación lo
cual es
responsabilidad de los
supervisores. 3Elaborar acta con el
objetivo de revisar 10
contratos de manera
aleatoria al mes con
el fin de verificar el
cumplimiento de las
clausulas
Supervisores
20/09/201219/10//2012
1- Memorando 2Mesa de trabajo con
secretarias ejecutoras
3- Acta revisión 10
contratos forma
mensual
1- Memorando
elaborado / 4
memorandos
programados 2Acta de mesa de
trabajo. 3- Acta
revisión mensual 10
contratos suscritos
verificando los
soportes legales
Proceso que ya se inició con el envío de memorandos a los
respectivos supervisores.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
08/02/2012
41 de 57
contractuales.
13- Las actividades de los contratistas no varían todos los meses son
los mismos conceptos
Enviar memorandos a
cada secretaría
ejecutora para que los
secretarios de
despacho con los
supervisores realicen
mesas de trabajo a fin
de recordar que es
necesario para cada
pago que los
contratistas
cuantifiquen o
relacionen
detalladamente las
actividades
realizadas, con el fin
de explicar a los
contratistas que los
supervisores firman
las respectivas
certificaciones para
autorizar los pagos
.solo cuando informan
por escrito las
actividades
detalladas.
14- Los soportes del SICE que suministran en la carpeta del contrato
Se procederá a
no coinciden con el plan de compras y la numeración referenciada no verificar cada uno de
existe, en otros contratos anexan soporte que no coinciden puesto
los contratos
que corresponden a otros contratos.
relacionados en el
informe de auditoría y
se incluirá el SICE así
como aparece en la
página de la
Contraloría General
de la República.
Supervisores
20/09/201219/10//2012
1- Memorando cada
trimestre.
1- Memorando
elaborados /4
memorandos
planeados.
Grupo de
Contratación
20/09/201228/02//2013
1- Acta de verificación
de contratos del
informe auditoria
1- Contratos
revisados / contratos
suscritos informe
Si bien es cierto se verificarán las carpetas del año 2011,
dado que para el año 2012 la ley antitrámites suprimió el
SICE.
PLAN DE MEJORAMIENTO
15-Los contratistas no allegó prueba de estar al día en aportes al
Sistema de Seguridad Social Integral en Salud, Pensiones y Riesgos
Profesionales.
16 No se evidencia certificado para la disminución de la retención en
la fuente
17- No se evidencia formato único de hoja de vida a contratos
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
Punto incluído dentro
de las mesas de
trabajo para apoyar la
consecución de
documentos
originales faltantes en
las
carpetas.Documento
que sera objeto de
verificacion en el
mecanismo generado
por el Grupo de
contratacion para el
control respectivo de
documentos
completos.
1- Se encuentra la
carpeta mensualizada
para consulta de la
DIAN, y demas
organismos de
control, por
consiguiente no se
hace a efectos de
aplicar austeridad al
gasto y por duplicidad
de documentos e
incumplimiento a la
ley archivo
Grupo de
Contratacion supervisores e
interventores
20/09/201219/10//2012
1- Circulares cada
trimestre. 2- Carpetas
actualizadas con
soportes allegados de
las srias ejeuctuoras
1- Circulares
elaboradas /4
circulares
programadas 2Carpetas
actualizadas con
soportes allegados./
Soportes allegados
Srias ejecutoras
respectos contratos.
Grupo de
Contratacion
Realizado
1- Carpeta certificado
disminución retención
en la fuente
1- Carpeta
Punto incluído dentro
de las mesas de
trabajo para apoyar la
consecución de
documentos
originales faltantes en
las carpetas.
Grupo de
Contratacion
20/09/201219/10//2012
1- Circulares cada
trimestre. 2- Carpetas
actualizadas con
soportes allegados de
las srias ejeuctuoras
1- Circulares
elaboradas /4
circulares
programadas 2Carpetas
actualizadas con
soportes allegados./
Soportes allegados
Srias ejecutoras
respectos contratos.
08/02/2012
42 de 57
Siendo este documento requerido por la DIAN, entidad que
realiza visitas
periódicamente de verificación de
cumplimiento de la norma tributaria; se realizó mesa de
trabajo con el Grupo de Contabilidad evidenciando que es
necesario que dicho soporte se encuentre de fácil acceso en
una sola carpeta, además se requiere que en cada orden de
pago se anexe una copia del mismo. De tal manera que
solicitar más copias del mismo soporte representa duplicidad
que según la ley general de archivo está prohibida, por otra
parte se contribuye al programa 1 gobierno en línea del plan
de desarrollo CAMINO A LA SEGURIDAD HUMANA. Meta
de resultado 4:"Disminución del 20% de uso de papel para el
envío de documentos de apoyo informativo".Se aclara que
tanto para la DIAN como para la Contraloría y los demás
organismos de control, se encuentra la fuente para verificar
dicho soporte.
PLAN DE MEJORAMIENTO
18- Falta de certificado de cámara de comercio del contrato No. 198
del 4 de febrero de 2011.
19- El contrato No. 115 de 2011 no cuenta Justificación en la
celebración de contratos, falta disponibilidad y registro presupuestal.
20- Incumplimiento objeto contractual contrato No. CONSORCIO
CATECA INVERSIOENS TIPO DE CONTRATO: Contratación
directa Ø
El contrato no se evidencia debidamente organizado
según el manual de contratación Ø En la consulta al SICE se hizo
como un contrato de selección abreviada y el contrato se encuentra
diligenciado como contratación directa Ø En las obligaciones del
contratista esta emitir informes mensuales y estos no se evidencian
en la carpeta. Ø No se encuentra publicado en el SECOP. No se
cumplió con el objeto contractual. De igual manera con este contrato
se incumplió con la ley de garantías, puesto que fue perfeccionado y
adjudicado el 18 de agosto de 2011, incumpliendo la ley 992 de 2005
y la circular No. 003 del 15 de marzo de 2011 de la Procuraduría
General de la Nación numeral 5.
Punto incluído dentro
de las mesas de
trabajo para apoyar la
consecución de
documentos
originales faltantes en
las
carpetas.docuemnto
incluido en el
mecanismo de control
de documentos
Punto incluído dentro
de las mesas de
trabajo para apoyar la
consecución de
documentos
originales faltantes en
las
carpetas.docuemnto
incluido en el
mecanismo de control
de documentos
1- Realizar 2 mesas
de trabajo con las
Secretaria Ejecutora
con el fin de apoyar la
consecucion de
documentos
originales faltantes.
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
08/02/2012
43 de 57
Grupo de
Contratacion
20/09/201219/10//2012
1- Circulares cada
trimestre. 2- Carpetas
actualizadas con
soportes allegados de
las srias ejeuctuoras
1- Circulares
elaboradas /4
circulares
programadas 2Carpetas
actualizadas con
soportes allegados./
Soportes allegados
Srias ejecutoras
respectos contratos.
Grupo de
Contratacion
20/09/201219/10//2012
1- Circulares cada
trimestre. 2- Carpetas
actualizadas con
soportes allegados de
las srias ejeuctuoras
1- Circulares
Se realizó mesa de trabajo con el supervisor y se allegaron
elaboradas /4
documentos faltantes, a la fecha se encuentra en la carpeta
circulares
disponibilidad 1139 de 29 de junio de 2011 y registro
programadas 2presupuestal 2508 de 01 de julio de 2011.
Carpetas
actualizadas con
soportes allegados./
Soportes allegados
Srias ejecutoras
respectos contratos.
Grupo de
Contratacion
1- 14/09/2012
HASTA 30/06/2013
1- Acta Mesas de
trabajos 2- Circular
1-Mesas de trabajo
realizadas / 2 mesas
trabajo 2- Circular
elaborada / circular
programada
Para los procesos electorales en el 2014 se tomaran las
medidas preventivas a través de una circular, para dar
cumplimiento a la norma que rige la ley de garantías en los
próximos comicios electorales
PLAN DE MEJORAMIENTO
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
21- Convenio Interadministrativo 060 del 22 de junio de 2011 forpo
De la revisión de la carpeta que contiene el convenio se determinó
que a la fecha se encuentra en ejecución y de la revisión documental
se tienen las siguientes observaciones, las cuales fueron puestas en
conocimiento de la Secretaría de Gobierno como ejecutora en Mesa
de Trabajo realizada el 08 de agosto de 2012
1- Realizar 2 mesas
de trabajo con las
Secretaria Ejecutora
con el fin de apoyar la
consecucion de
documentos
originales faltantes.
Grupo de
Contratacion
1- 14/09/2012
HASTA 30/06/2013
1- Acta Mesas de
trabajos
1-Mesas de trabajo
realizadas / 2 mesas
trabajo
22- Convenio Interinstitucional No. 019 del 04 de abril de 2011. Ø Se
evidencia en los estudios previos que la inscripción en el SICE no se
aplica de acuerdo al artículo 18 del decreto 3512 de 2003, por no
estar totalmente codificada en CUBS, pero en el contrato si se
evidencia el SICE y lo encontramos con el código 2.32.23. Ø No se
evidencia acta de terminación y liquidación del contrato.
Ø No se evidencian todos los pagos (anticipo) y demás pagos del
convenio.
Ø El artículo 2º. De la ley 80 de 1993, determina que las entidades
públicas celebraran directamente contratos entre ellas, siempre que
las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la
entidad ejecutora.
1- Realizar el acta de
liquidación con base
en los preceptos
contractuales
despues de finalizado
el contrato. 2Realizar 2 mesas de
trabajo para
consecusión de
documentos faltantes
Grupo de
Contratacion
1 y 2-14/09/2012
HASTA 30/09/2013
1- Acta liquidación 2Acta de mesa de
trabajo.
1- Acta liquidacion
elaborada / acta
liquidación
programa 2- acta
mesa trabajo
elaborada / acta
mesa de trabajo
programada.
08/02/2012
44 de 57
PLAN DE MEJORAMIENTO
23- Convenio 016 de 2011 Ø En el informe de actividades presentado 1- Realización 2 mesa
por el contratista que se encuentra del folio 163 al 181 se relaciona la
de trabajo con el
ejecución de actividades desde el mes de enero de 2011 hasta el día
supervisor y con el
19 de enero de 2012 pese a que el acta de inicio se suscribió el 19
secretario ejecutor a
de abril de 2011.
fin de analizar cada
Ø En el documento denominado “Relación de gastos “Coso
uno de los puntos
Municipal” a folio 210 el contratista relaciona una “Deuda adquirida
auditados, dado que
por prestamos” por valor de $8.870.000 aclarar si este valor fue
algunos de ellos se
cancelado al contratista y si fue autorizado por el interventor. Este
encontraban en las
convenio no ha sido liquidado y se encuentra pendiente el último
carpetas y otros ya
pago al contratista.
han sido aportados.
Ø A folios 58 y 59 reposa la Resolución 4.1-468 por medio de la cual
se justifica un proceso de contratación directa para suscribir un
convenio. Al observar la firma de la servidora que ejercía la facultad
de ordenadora del gasto se evidencia que esta no se encuentra en
original, al parecer es una fotocopia.
Ø A folio 60 se encuentra la Constancia suscrita por la Secretaria de
Apoyo a la Gestión, en la que se indica que La Junta Defensa Civil
General Francisco de Paula Santander “cuenta con la idoneidad.
Sin embargo, en la carpeta no reposa ningún documento que permita
comprobar que el contratista haya tenido experiencia en actividades
como las ejecutadas por este convenio, las cuales según el informe
de actividades presentado consistieron en la administración del
Centro de Zoonosis.
24- El CONVENIO 0127 DEL 30/11/2011 VALOR:
80,340,000.00 a favor de la Institución educativa Musical Amina
Melendro, .Ø No se evidencia los soportes del pago. Ni se evidencia
registro presupuestal incumpliendo ley de presupuesto.
Ø Incumplimiento de la clausula sexta OBLIGACIOENS por parte del
municipio b), c). No se evidencia informes de interventoría ni lo que
tiene que presentar a responsable de acuerdo a las cláusulas
contractuales y los estudios previos.
Ø Y las obligaciones por parte de la Institución educativa, no se
evidencia en la carpeta los literales: b) presentar informe detallado
que de cuenta de la inversión de los recursos una vez finalizado el
año lectivo incumple los demás ítems.
Ø El Proponente no allegó prueba de estar al día en aportes al
Sistema de Seguridad Social Integral en Salud, Pensiones y Riesgos
Profesionales, así como en Aportes Parafiscales al Sena, ICBF y
Cajas de Compensación Familiar.
Ø No se evidencia hoja de vida de acuerdo a la DAFP
Ø El Proponente no allegó los Certificados de Antecedentes
1- Realización de
mesa de trabajo con
el supervisor y con el
secretario ejecutor a
fin de analizar cada
uno de los puntos,
dado que algunos de
ellos se encontraban
en las carpetas y
otros ya han sido
aportados.
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
Grupo de
Contratacion
1- 14/09/2012
HASTA 30/09/2013
1- Acta de mesa de
trabajo.
1- Acta mesa trabajo
elaborada / acta
mesa de trabajo
programada.
Grupo de
Contratacion supervisor y
secretario
ejecutor
20/09/201219/10//2012
1- Circulares cada
trimestre. 2- Carpetas
actualizadas con
soportes allegados de
las srias ejecutoras
1- Circulares
elaboradas /4
circulares
programadas 2Carpetas
actualizadas con
soportes allegados./
Soportes allegados
Srias ejecutoras
respectos contratos.
08/02/2012
45 de 57
Para el año 2012 se cuenta con un grupo interdisciplinario
que ha realizado mesas de trabajo determinando un
procedimiento que permite un menor grado de faltantes de
documentos. Es de aclarar que la Alcaldía maneja cuentas
independientes para administrar los recursos de ley 21/82;
igualmente cada ejecutor una vez los recursos han sido
adjudicados al colegio para la obra hacen parte de una
nueva cuenta, es de aclara que la institución publica amina
Melendro, posee su autonomía administrativa contable e
independiente, por consiguiente no es responsabilidad de la
Dirección de contratación este hecho.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Disciplinarios, Judiciales y Fiscales
Ø No se evidencia acta final y acta de liquidación del convenio
Ø No existe acta de liquidación.
Los recursos del S.G.P. para educación se deberán incorporar a los
presupuestos de los departamentos, distritos y municipios, artículo 89
de la Ley 715 de 2001. Estas entidades, al elaborar el Plan Operativo
Anual de Inversiones y el Presupuesto, programarán los recursos
recibidos de la participación para educación, cumpliendo con la
destinación específica establecida para ellos y articulándolos con las
estrategias, objetivos y metas de su Plan de Desarrollo. En dichos
documentos incluirán indicadores de resultados que permitan medir
el impacto de las inversiones realizadas con éstos.
25- Interadministrativo No. 0115 de Junio 29 de 2011CONTRATISTA: Enviar memorando al
UNE E.P.M.Alquiler de una plataforma tecnológica para la Secretaría
secretario ejecutor
de Tránsito y Transporte de Ibagué que administre y controles todas
reiterando la
las operaciones relacionadas con los infractores, multas, accidentes, importancia de allegar
impuestos y transporte público. en visitas realizadas a la Secretaría
a la oficina de
los días 31 de julio, 1 y 10 de agosto de 2012, se evidenció que
Contratación los
durante el día el software es operado por los usuarios en un 30%
documentos
debido a las caídas constantes del sistema, situación que es motivo
originales que hacen
de revisión por parte de la Secretaría y aún no ha sido solucionada.•
parte de la etapa de
Falta de planeación de la Administración Central para la realización
ejecución y que el
del contrato y adicionales, evidenciada en situaciones administrativas
mismo realice mesa
como el Acta de Suspensión realizada el 31 de enero de 2012, fecha
de trabajo con el
en la cual finalizaba el contrato y el adicional al contrato y acta de
supervisor del
reinicio realizadas el 1 de febrero de 2012.
contrato
• No se encuentra acto administrativo alguno que justifique la
interadministrativo
suscripción del adicional No. 001 al contrato.
para tratar los puntos
• La pólizas que cubrirían el adicional No. 001 iniciado el 1 de febrero
relacionados en el
de 2012, tienen una vigencia inicial del 15 de marzo de 2012, es decir informe de auditoría a
45 después de iniciado el contrato adicional.
fin de apoyar la
consecución de los
documentos
originales a la carpeta
de contratación lo
cual es
responsabilidad de los
supervisores y dar
cumplimiento a las
cláusulas
contractuales. 2Actualización carpeta
Grupo de
Contratacion supervisor y
secretario
ejecutor
20/09/201231/12/2012
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
1- Memorando a la
Secretario de transito.
2- Carpeta convenio
0115/2011
1- Memorando
elaborado /
memorando
programado 2Carpeta cia
115/2011
actualizada con
soportes allegados
08/02/2012
46 de 57
Se realizó mesa de trabajo con el
supervisor del contrato donde se le
manifestaron las recomendaciones de la
Contraloría Municipal; también se analizó el
seguimiento a la ejecución del contrato en el
año 2012 y se replanteó la viabilidad de
celebrar el contrato interadministrativo para
la vigencia 2013
PLAN DE MEJORAMIENTO
26- Interadministrativo No. 1001 de Octubre11 de 2010 COLVATEL 1- Enviar memorando
S.A. ESP Aunar esfuerzos entre la Alcaldía de Ibagué y Colvatel S.A. al secretario ejecutor
reiterando la
ESP, para la modernización, implementación, gestión y operación de
importancia de allegar
una plataforma tecnológica para la Secretaría de Hacienda,
Secretaría Administrativa y Secretaría de Apoyo a la Gestión de la
a la oficina de
Alcaldía de Ibagué. Una vez revisada la funcionalidad de cada uno de
Contratación los
los subsistemas y sus respectivos módulos, se evidencia que la
documentos
solución total propuesta por la firma COLVATEL aún se encuentra en originales que hacen
parte de la etapa de
la etapa de Implementación, pues solo el 14% de software se
ejecución y que el
encuentran en producción, representados por los módulos de
Contabilidad y Presupuesto. El 76% de los módulos restantes,
mismo realice mesa
obedecen todavía a modificaciones por parte de la firma contratista,
de trabajo con el
supervisor del
situación que se ha evidenciado por parte del Supervisor del Contrato
contrato
y la Oficina de Control Interno en sus informes periódicos de avance
de ejecución del mismo.
interadministrativo
para tratar los puntos
relacionados en el
informe de auditoría a
fin de apoyar la
consecución de los
documentos
originales a la carpeta
de contratación lo
cual es
responsabilidad de los
supervisores y dar
cumplimiento a las
cláusulas
contractuales. 2- Citar
al contratista a
efectos de rendir
descargos de acuerdo
a llos informes de
supervisión
presentados, que
arrojan un posible
incumplimiento parcial
Grupo de
Contratacion supervisor y
secretario
ejecutor
20/09/2012 HASTA
19/10/2012
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
1- Memorando 2- Acta
de Audiencia
Carpeta con el lleno
de los requisitos.
08/02/2012
47 de 57
PLAN DE MEJORAMIENTO
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
08/02/2012
48 de 57
Realización de mesa
de trabajo con el
supervisor a fin de
que alleguen a la
Dirección de
Contratación las actas
de inicio de los
contratos de la
muestra y realizar las
respectivas actas de
liquidación.
Grupo de
Contratacion supervisor y
secretario
ejecutor
20/09/201219/10//2012
1- Circulares cada
trimestre. 2- Carpetas
actualizadas con
soportes allegados de
las srias ejeuctuoras
1- Circulares
elaboradas /4
circulares
programadas 2Carpetas
actualizadas con
soportes allegados./
Soportes allegados
Srias ejecutoras
respectos contratos.
28- DENUNCIA 031/12 contrato No. 0538, la cual fue entregada el
Realización de mesa
día 20 de Junio de 2012, y de la misma se extrae, que la Alcaldía
de trabajo con el
Municipal de Ibagué, contrata una ingeniera de sistemas arrojando
supervisor a fin de
esta que lo siguiente: Como también se concluye que la
que alleguen a la
administración elaboró antes de contratar los estudios previos, donde
Dirección de
se observa la viabilidad del proyecto y la necesidad del mismo.Los
Contratación las actas
contratos de consultoría .
de inicio de los
Se concluye que el contratante incumple con la clausula QUINTA del
contratos de la
contrato al no cancelar el segundo anticipo o sea el restante del
muestra y realizar las
contrato.
respectivas actas de
Ø Se evidencia a folio 180 que la póliza es tramitada 12 días después liquidación y subsanar
de la firma del contrato. Fecha contrato 14-04-2011 fecha de póliza
los demás puntos.
26-04-2011.
Ø No mencionan en ningún documento el nombre del supervisor
Ø No se evidencia acta final ni liquidación del contrato.
No se evidencia la verificación de incompatibilidad ni inhabilidad del
contratista para contratar con la administración
29- contrato #1314 cuyo objeto es : Reparaciones y adecuaciones
Enviar memorando al
locativas de las sedes educativas urbanas Calixto Varón de Luna,
secretario ejecutor
Nelsy García Ocampo, Joaquín París, Normal Superior, Jorge Eliecer
reiterando la
Gaitán, La Sagrada Familia, Carlos Lleras Restrepo, Alberto Castilla, importancia de allegar
Versalles, Bello Horizonte, Alberto Santofimio Caicedo y Celmira
a la oficina de
Contratación los
Huertas del Municipio de Ibagué proceso #083-2010. Sobre lo
documentos
relacionado con que se está perjudicando a la Institución Educativa
como quiera que los recursos que deberían ingresar por el
originales que hacen
arrendamiento de la tienda escolar no se están percibiendo. Para tal
parte de la etapa de
fin se verifico el CONTRATO 1314 DE DICIEMBRE 21 DE 2010,
ejecución y que el
evidenciando que de las actas parciales canceladas se presenta
mismo realice mesa
valores cancelado demás por valor de $6.329.761. Como no se ha
de trabajo con el
generado Acta Final este hallazgo solo relaciona los valores ya
supervisor del
Grupo de
Contratación supervisor
14/09/2012 HASTA
31/12/2012
Carpeta completa.
Carpeta con el lleno
de los requisitos.
A la fecha el acta de liquidación no se hace obligatoria para
los contratos de prestación de servicios profesionales y de
apoyo a la gestión de conformidad con el artículo 217 del
Decreto Ley 0019 de 2012. En cuanto al supervisor, en los
documentos de la carpeta original aparece el Profesional
Universitario Juan Carlos Reyes Palma como interventor
dado que a la fecha de la suscripción del contrato no estaba
rigiendo la ley 1474 de 2011 (estatuto anticorrupción), el cual
define claramente la diferencia entre supervisores e
interventores. La ejecución del contrato se toma a partir de la
fecha del acta de inicio cuando el contrato se encuentra
debidamente legalizado.
Grupo de
Contratación supervisor y
secretario
ejecutor
14/09/2012 HASTA
31/12/2012
Memorando enviado
informando la
advertencia que deja la
Contraloría Municipal.
Memorando
enviado.
Se hace claridad que la responsabilidad de verificar el
manejo de lo relacionado con la denuncia es competencia
del supervisor, quien es el encargado de la adecuada
ejecución del contrato. Se informó al supervisor acerca de
los documentos faltantes y de las recomendaciones hechas
por la Contraloría Municipal, a la fecha han sido entregados
algunos documentos originales los cuales se archivaron en la
carpeta de Contratación.
27- Los contratos de la muestra no presentan acta de inicio y acta de
liquidación por tanto este punto se dificulta desarrollar. Aunque
existen muchos contratos que ya han cumplido su plazo pero no se
evidencia la liquidación correspondiente, como podemos observar en
los contratos relacionado en el numeral 3.1.6
PLAN DE MEJORAMIENTO
cancelados.
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
08/02/2012
49 de 57
contrato
interadministrativo
para tratar los puntos
relacionados en el
informe de auditoría a
fin de apoyar la
consecución de los
documentos
originales a la carpeta
de contratación lo
cual es
responsabilidad de los
supervisores y dar
cumplimiento a las
cláusulas
contractuales.
PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD:
REPRESENTANTE LEGAL:
ALCALDIA DE IBAGUE -
PERIODO DE EJECUCION : 05 DICIEMBRE DE 2,012 AL 04 DE DICIEMBRE DE 2,013,
AVANCE CON CORTE AL 31VIGENCIA EVALUADA: 2011
12-142
LUIS HERNANDO RODRIGUEZ RAMIREZ
MODALIDAD DE AUDITORIA : ESPECIAL DEL MEDIO AMBIENTE VIGENCIA 2,011
FECHA DE SUSCRIPCION : 20 DE SEPTIEMBRE DE 2,012
RELACION DE OBSERVACIONES FORMULADAS
POR LA CMI
AREA Y
RELACION DE
RESPONSAB
ACCIONES
LES DEL
CORRECTIVAS A
PLAN DE
DESARROLLAR MEJORAMIE
NTO
CRONOGRAM
A DE
EJECUCION
METAS
CUANTIFICABLE
S
INDICADORES
DE
CUMPLIMIENT
O
OBSERVACIONES
PLAN DE MEJORAMIENTO
1-En el Municipio de Ibagué, circulan numerosas BUSETAS DE
SERVICIO PUBLICO que contaminan el ambiente expulsando altos
niveles de smog, no se evidencio por parte de la Secretaria de
transito Municipal, la cual cuenta con el apoyo de la Policia de
transito, la realización de operativos al transporte público para el
control de gases
ENTIDAD:
Suscribir un contrato o
convenio con una
empresa especializada
en control ambiental
respecto al control de
emisiones de gases
contaminantes en en
busetas de servicio
publico, la cual contara
con equipos
certificados en las
ultimas normas
expedidas
Secretaria de
transito, grupo
operativo y
movilidad
05/12/2012 04/12/2013
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
100% cumplimiento del
contrato a suscribir
VIGENCIA EVALUADA:
2005 - 2011
PERIODO DE EJECUCION : 2012 – 2013
RELACION DE OBSERVACIONES FORMULADAS POR
LA CMI
Según lo establecido dentro del programa Patrimonio
Cultural Ciudadano del Plan de Desarrollo Municipal, a la
Secretaria de Cultura Turismo y Comercio, le corresponde
elaborar un inventario de bienes materiales e inmateriales
de valor patrimonial para la ciudad de Ibagué y así poder
determinar cuáles de estos bienes son de interés cultural y
artístico y cuales requieren de la ejecución de programas
50 de 57
1 Contrato suscrito
para examenes
emisión gases
vehículos / contrato
programado
suscribir
2-Numero vehículos
revisados en control
de emisión gases/
numero de
vehículos del total
del contrato.
REPRESENTANTE LEGAL: LUIS HERNANDO
RODRIGUEZ RAMIREZ
ALCALDIA DE IBAGUE
FECHA DE SUSCRIPCION : NOVIEMBRE 23 DE
2012
08/02/2012
MODALIDAD DE AUDITORIA :
AUDITORIA ESPECIAL AL RECAUDO Y EJECUCIÓN
DE LOS RECURSOS DE LA ESTAMPILLA PROCULTURA DURANTE LAS VIGENCIAS 2005
AL 2011
AVANCE CON CORTE AL 31-12-12
RELACION DE
ACCIONES
CORRECTIVAS A
DESARROLLAR
Realizar el
Inventario de los
bienes materiales
de interés
patrimonial, artístico
y cultural. Para
realizar el
AREA Y
RESPONSABL
ES DEL PLAN
DE
MEJORAMIEN
TO
Secretaría de
Cultura,
Turismo y
Comercio.
CRONOGRAMA
DE EJECUCION
METAS
CUANTIFICABLES
Octubre 31 de
2013
100%
INDICADORES
DE
CUMPLIMIENTO
Inventario
programado /
realizados
OBSERVACIONES
PLAN DE MEJORAMIENTO
mejoramiento
locativo de 8
bibliotecas
municipales, las
cuales operan como
centros culturales.
En esta vigencia se apropiaron para la EFAC solamente $93 Solicitar a la
millones de los $116.584.065 que legalmente debieron
Secretaría de
presupuestar en gastos y su ejecución fue de tan solo $14
Hacienda realizar el
millones, situación que evidencia la escasa gestión de esta
ajuste presupuestal
Secretaria.
a los recursos
dejados de
programar y
ejecutar para la
EFAC,
correspondiente a la
vigencia 2011,
teniendo en cuenta
las consideración de
la Auditoria. Y de
igual forma solicitar
trimestralmente un
informe sobre los
recaudos,
distribución y el uso
de los recursos de
la Estampilla
Procultura, y a u vez
realizar la
evaluación del caso
y solicitar los ajustes
que sean
necesarios.
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
que permitan propiciar la infraestructura de los centros y
casas de expresión cultural como lo estipula el acuerdo 007
del 11 de mayo de 2009 en su artículo noveno literal 2°.
Secretaría de
Cultura,
Turismo y
Comercio.
Marzo 31 de 2013
100%
Ajuste solicitado /
Ajuste Realizado
08/02/2012
51 de 57
PLAN DE MEJORAMIENTO
En las vigencias 2006 y 2008, se observó que el presupuesto
definitivo del 10% para la seguridad social fue de
$50.649.370 y 83.733.942 respectivamente; por lo cual el
total que se debe apropiar es de $75.330.817 para el 2006 y
$122.966.346 para el 2008, valores que no se ven reflejados
en el presupuesto de gastos.
Se evidencio que la Secretaria para la vigencia de 2007
incumplió el Acuerdo 01 del 8 de marzo de 2005, por cuanto
en la destinación de los ingresos presenta un saldo de
$570.028.025 los cuales no se comprometieron para la
respectiva vigencia.
Solicitar a la
Secretaria de
Hacienda realizar
los ajustes
presupuestales a
los recursos del
10% para la
seguridad social,
para los año 2006 y
2008, teniendo en
cuenta las
consideración de la
Auditoria. Y de igual
forma solicitar
trimestralemente un
informe sobre los
recaudos,
distribución y el uso
de los recursos de
la Estampilla
Procultura, y a u vez
realizar la
evaluación del caso
y solicitar los ajustes
que sean
necesarios.
Solicitar a la
Secretaria de
Hacienda realizar
los ajustes
presupuestales por
el año 2007,
teniendo en cuenta
las consideración de
la Auditoria. Y
solicitar de igual
forma
trimestralemente un
informe a sobre los
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
Secretaría de
Cultura,
Turismo y
Comercio.
Marzo 31 de 2013
100%
Ajuste propuestos
/ Ajuste
Realizados
Secretaría de
Cultura,
Turismo y
Comercio.
Marzo 31 de 2013
100%
Ajuste solicitado /
Ajuste Realizado
08/02/2012
52 de 57
PLAN DE MEJORAMIENTO
Durante las vigencias 2008, 2009 y 2011 se evidenciaron
contratos y convenios que aún no han sido liquidados así
823/08; 1010/08; 0851/08; 0018/11; y el convenio de
cooperación Interinstitucional 139/2009
En los Contratos Nos. 5, 35 y 54 del 2011, aún no se
evidencian las actas de liquidación, esta próximo al
vencimiento de 2 años plazo máximo para adelantar esta
labor, incumpliendo con esto la cláusula novena del contrato
y el articulo 11de la ley 1150 de 2007.
recaudos,
distribución y el uso
de los recursos de
la Estampilla
Procultura, y a u vez
realizar la
evaluación del caso
y solicitar los ajustes
que sean
necesarios.
Realizar las Actas
de Liquidación de
los cinco (5)
Contratos y
Convenios en
mención.
Realizar las Actas
de Liquidación de
los tres (3)
Contratos y
Convenios en
mención.
Secretaría de
Cultura,
Turismo y
Comercio.
Secretaría de
Cultura,
Turismo y
Comercio.
Marzo 31 de 2013
Marzo 31 de 2013
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
100%
Contratos sin
liquidar /
Contratos
Liquidados
100%
Contratos sin
liquidar /
Contratos
Liquidados
Dentro de los programas del Ministerio de Cultura, se
establece que las bibliotecas públicas del nivel local deben
ser incluidas dentro de la red nacional de bibliotecas, gestión
que le corresponde hacerla a la Secretaria de Cultura de
cada localidad, para el caso de Ibagué se evidencia que
durante la vigencia del año 2009 no se realizo ninguna
gestión por parte de la Secretaria de Cultura, Turismo y
Comercio para lograr involucrar todos estos sitios a la red
Nacional,
Realizar la
Inscripción de todas
las bibliotecas de la
red publica
municipal a la red
nacional de
bibliotecas públicas.
Secretaría de
Cultura,
Turismo y
Comercio.
Marzo 31 de 2013
100%
Red Municipal de
Biblioteca / Red
Inscrita a nivel
Nacional
De acuerdo con lo establecido en el contrato 0076 de 2009,
en su CLAUSULA DECIMA NOVENA: ESTAMPILLAS: El
CIRCULO DE LA COMPETITIVIDAD TURISTICA deberá,
cancelar el (2%) sobre el valor del convenio por concepto
de estampillas así: PROCULTURA, valor de consignación el
(1%) y PROANCIANOS, valor de la consignación el (1%),
requisitos que se entienden cumplidos con la presentación
Realizar la
recuperación
mediante
requerimiento de
cobro al contratista
para que realice el
ajuste en el pago
Secretaría de
Cultura,
Turismo y
Comercio.
Marzo 31 de 2013
100%
valor dejado de
pagar / valor
recuperado
08/02/2012
53 de 57
PLAN DE MEJORAMIENTO
de las respectivas estampillas. Se evidencio en el contrato
un pago de estampillas por valor de $800.000 Pro-cultura y
$800.000 Pro-ancianos Siendo así, que el valor que debe
reposar en la carpeta correspondientes a estampillas Pro
cultura debe ser de $1.040.500 y estampillas Pro ancianos
de $1.040.500, por lo que existe una diferencia de $240.000
para estampillas Pro cultura y $240.000 para estampillas Pro
anciano.
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
correspondiente al
valor de las
estampillas y las
anexe al contrato en
mención.
En el contrato 076/09, No se evidencia las facturas de pago Realizar
del primer y segundo desembolso
comunicación
exigiendo a
Supervisores de los
contratos y
convenios y a el
encargado de
revisión en la
Dirección de
Contratación y al
encargado de los
pagos en el Grupo
de Contabilidad la
verificación del
régimen tributario de
los contratistas y
solicitar las facturas
correspondientes en
los pagos o
desembolsos de los
contratistas de
acuerdo a las
Secretaría de
Cultura,
Turismo y
Comercio.
Oficio realizado /
Oficio Entregado
Enero 31 de 2013
100%
08/02/2012
54 de 57
PLAN DE MEJORAMIENTO
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
normas tributarias y
contables vigentes.
En el contrato 076/09, Existen incoherencias entre los Realizar
valores del contrato y valores de la póliza
comunicación
exigiendo a los
Supervisores de los
Contratos y
convenio y a los
encargados de la
revisión en la
Dirección de
Contratación que
realicen la
verificación en el
momento de
aprobar las pólizas,
firma del Acta de
inicio y la liquidación
de los contratos y
convenios los
valores
correspondientes a
los valores
asegurados en las
pólizas de
garantías.
En el contrato 076/0,9, Se evidencia que el informe final del Realizar
evento tiene fecha Julio de 2009, y el paz y salvo tiene una comunicación
fecha anterior de Junio 30 de 2009.
exigiendo a los
Supervisores de los
Contratos y
Convenios y el
encargado de
revisar en la
Dirección de
Secretaría de
Cultura,
Turismo y
Comercio.
Secretaría de
Cultura,
Turismo y
Comercio.
Enero 31 de 2013
100%
Oficio realizado /
Oficio Entregado
Enero 31 de 2013
Oficio entregado a
Supervisores y
Dirección de
Contratación
Oficio realizado /
Oficio Entregado
08/02/2012
55 de 57
PLAN DE MEJORAMIENTO
Al revisar el convenio de Cooperación Interinstitucional No.
139, por valor de $66.000.000, entre la Alcaldía de Ibagué y
el Circulo de la Competitividad Turística del Tolima, La
resolución por medio de la cual se justifica la suscripción de
un convenio interinstitucional de cooperación, se encuentra
firmada pero no se encuentra numerada.
Contratación para
que realicen la
verificación en el
momento de realizar
el trámite del último
pago y la liquidación
de los contratos y
convenios lo
correspondientes a
las fechas en los
informes de
ejecución.
Realizar
comunicación
exigiendo a los
Supervisores de los
Contratos y
convenios y al
encargado de
radicar las
resoluciones en la
Dirección de
Contratación para
que realicen
verificación al
momento de liquidar
los convenios todos
los documentos de
los mismos que se
encuentren
debidamente
fechados y
numerados en
especial las
resolución de
justificación de
suscripción
Secretaría de
Cultura,
Turismo y
Comercio.
Enero 31 de 2013
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
Oficio entregado a
Supervisores y
Dirección de
Contratación
Oficio realizado /
Oficio Entregado
08/02/2012
56 de 57
PLAN DE MEJORAMIENTO
En el convenio 139 el valor del contrato esta por $66.000.000
millones y de acuerdo a la cláusula DECIMA SEPTIMA:
PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: con arreglo a lo
previsto en los artículos 41 de la ley 80 de 1993 y 71 del
decreto 111 de 1996, el presente convenio se entiende
perfeccionado con el acuerdo de voluntades y el presente
escrito lo contiene; no obstante para su ejecución la Gaceta
Municipal, entendiendo con requerirá: Registro presupuestal,
aprobación de pólizas, publicación en este que debían
anexar dicho pago y se evidencia que no está.
LUIS HERNANDO RODRIGUEZ RAMIREZ.
ALCALDE DE IBAGUE. ( E ).
FIRMA REPRESENTANTE LEGAL
Realizar la
recuperación
mediante
requerimiento de
cobro al contratista
para que realice el
ajuste al valor no
aportado por
estampillas por
concepto de
publicación y/o
anexarlas al
contrato en
mención.
Secretaría de
Cultura,
Turismo y
Comercio.
Marzo 31 de 2013
Código
150.01.P02.F06
Fecha Emisión
Versión
3
Pagina
Valor Recuperado
por concepto de
estampillas
valor dejado de
pagar / valor
recuperado
Reviso: CP. Mauricio Pulido Corral Jefe Oficina
Control Interno.
Responsable evaluación y seguimiento.
08/02/2012
57 de 57