PRO-GTH-13-14 Liquidación de Seguridad Social y
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FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Código PRO-GTH-13-14 Versión 2 Fecha Aprobación Procedimiento: LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Páginas 08/07/2015 1 de 5 Acto Administrativo de Aprobación FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 8 de Julio de 2015 Firma de Autorizaciones Revisó Elaboró Profesional Especializado Talento Humano - Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario Responsable de Sistema Integrado de Gestión Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Aprobó Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Control de Cambios Fecha Descripción Noviembre de 2014 Se crea el procedimiento debido a la unificación de los procedimientos de liquidación de aportes parafiscales y prestaciones sociales (FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 13 de Noviembre de 2014) Julio de 2015 Cambios numeral 7. Actualización de actividades generales.(FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 8 de Julio de 2015) 1. Responsable de Procedimiento Profesional Especializado - Subdirección Administrativa y Financiera - Talento Humano Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario 2. Objetivo Liquidar la seguridad social y parafiscales que se derivan del pago de nómina del Instituto conforme a los procedimientos institucionales y la normatividad vigente. 3. Alcance El procedimiento inicia con la generación del formulario Integrado de Aportes FIA y finaliza con el archivo de la nomina pagada Aplica para todos los funcionarios públicos del IDEP. FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Código PRO-GTH-13-14 Versión 2 Fecha Aprobación Procedimiento: LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Páginas 08/07/2015 1 de 5 4. Base legal Ley 4 de 1992. "Mediante la cual se señalan las normas, objetivos y criterios que debe observar el Gobierno Nacional para la fijación del régimen salarial y prestacional de los empleados públicos, de los miembros del Congreso Nacional y de la Fuerza Pública". Ley 100 de 1993. Por el cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral" Decreto 1133 de 1994 " por el cual se fija el régimen prestacional de los empleados públicos del Distrito Capital y sus entidades descentralizadas". Decreto 1808 de 1994, "Por medio del cual se modifica el decreto 1133 de 1994". Decreto 2710 de 2001, "Por el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos que sean desempeñados por empleados públicos de la Rama Ejecutiva, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, Empresas Sociales del Estado, del orden nacional y se dictan otras disposiciones". Decreto 2714 de 2001, "Por el cual se establece el límite máximo de la Asignación Básica Salarial Mensual de los empleados públicos de las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones". Decreto 254 DE 2012, Mayo 29 "Por el cual se fija el incremento salarial para los empleados públicos del Sector Central de Bogotá, D. C." Ley 100 de 1993 por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones Ley 797 de 2003. "Reforma en materia Pensional" 5. Documentos de Referencia Documentos Externos Documentos Internos Cartilla de Parametrizacion y Formulación de Conceptos de Nomina - Sistema de No aplica Información Humano. 6. Definiciones Término Aportes Cajas de Compensación Aportes Fondo de Solidaridad Aportes para Pensión Aportes para Riesgos Profesionales Aportes Salud Asignación Básica Definición “Ley 21 de 1982 Art. 39, Ley 100 de 1993, Ley 789 de 2002: Las Cajas de Compensación Familiar son personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, organizadas como corporaciones en la forma prevista en el Código Civil, cumplen funciones de seguridad social y se hallan sometidas al control y vigilancia del estado en la forma establecida por la Ley.” “Ley 100 de 1993 Art. 20, Ley 797 de 2003 Art. 7, Decreto 510 de 2003 Art. 5, Decreto 1158 de 1994: Los afiliados que tengan un ingreso mensual igual o superior a 4 salarios mínimos mensuales legales vigentes, tendrán a su cargo un aporte adicional de un punto porcentual (1%) sobre su base de cotización, destinado al Fondo de Solidaridad Pensional, previsto por los artículos 25 y siguientes de la Ley 100 de 1993, “Ley 100 de 1993 Art. 11 Ley 797 de 2003, Decreto 1158 de 1994: Objeto del Sistema General de Pensiones. El Sistema General de Pensiones tiene por objeto garantizar a la población, el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las pensiones y prestaciones que se determinan en la presente Ley, así como propender por la ampliación progresiva de cobertura a los segmentos de población no cubiertos con un sistema de pensiones.” “D. 1295 de 1994, Ley 100 de 1993 Art. 249: Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional. Las pensiones de invalidez originadas en accidente de trabajo o enfermedad profesional continuarán rigiéndose por las disposiciones vigentes, salvo lo dispuesto en relación con el sistema de calificación del estado de invalidez y las pensiones de invalidez integradas a que se refieren los artículos siguientes.” “Ley 100 de 1993 Art. 152, Decreto 1158 de 1994: La presente Ley establece el Sistema General de Seguridad Social en Salud, desarrolla los fundamentos que lo rigen, determina su dirección, organización y funcionamiento, sus normas administrativas, financieras y de control y las obligaciones que se derivan de su aplicación.” "“D.L. 1042 de 1978 Art. 13, Ley 4º de 1992 Art. 2 y 3 Decreto Legal de salarios vigente del Ente Territorial: La asignación mensual correspondiente a cada empleo estará determinada por sus funciones y responsabilidades, así como por los requisitos de conocimientos y experiencia requeridos para su ejercicio, según la denominación y el grado establecidos por el presente Decreto en la nomenclatura y la escala del respectivo nivel.” Es la Remuneración fijada por la ley, para los diferentes cargos de la Administración Pública" FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Código PRO-GTH-13-14 Versión 2 Fecha Aprobación Procedimiento: Incapacidad después de los 90 días y antes de los 180 días Incapacidad por Accidente de Trabajo Licencia por Maternidad Prestación Social LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Páginas 08/07/2015 1 de 5 “Decreto 3135 DE 1968” “Resolución 2266 de 1998 Art. 39 Parágrafo 1. … y la mitad del mencionado salario por los noventa (90) días siguientes.” Definición: Se entiende por Enfermedad General todo estado patológico que sobrevenga como consecuencia de una enfermedad. Cuando la enfermedad no fuere profesional, se reconocerán las 2 terceras partes (2/3) del sueldo o salario durante los primeros noventa (90) días y la mitad del mismo por los noventa (90) días siguientes. La licencia por enfermedad no interrumpe el tiempo de servicio. Cuando la incapacidad exceda de ciento ochenta (180) días el empleado o trabajador será retirado del servicio y tendrá derecho a las prestaciones económicas y asistenciales que el Decreto 3135 de 1968 determina. Ley 100 de 1993 Art. 208, Decreto 1045 de 1978 Art. 34, Decreto 1295 de 1994, Ley 776 de 2002: La prestación de los servicios de salud derivados de enfermedad profesional y accidente de trabajo deberá ser organizada por la Entidad Promotora de Salud. Estos servicios se financiarán con cargo a la cotización del régimen de accidentes de trabajo y enfermedad profesional, que se define en el Libro 3o. de la presente Ley.” Definición: Las prestaciones en caso de enfermedad profesional o accidente de trabajo se reconocerán y pagaran de acuerdo como lo establece la Ley. De accidentes de trabajo el servidor recibirá el 100% del salario correspondiente a los días de incapacidad y estarán a cargo de la Aseguradora de Riesgos Profesionales. “Decreto 1045 de 1978 Art. 37, 38 y 39, Ley 100 de 1993 Art. 207: Las prestaciones económicas en caso de maternidad, se reconocerán y pagarán en los términos fijados por la ley. Para los efectos de dicho auxilio la empleada o trabajadora deberá presentar, ante la respectiva unidad de personal, un certificado expedido por la entidad de previsión correspondiente, o por el servicio médico del organismo en el caso de que no esté afiliada a una entidad de previsión, y en el cual se hará constar: a. Su estado de gravidez; b. La indicación del día probable del parto y c. La indicación de la fecha desde la cual deberá empezar la licencia” Es lo que debe el patrono al trabajador en dinero, especie, servicios y otros beneficios, por ministerio de la ley, o por haberse pactado en convenciones colectivas o en pactos colectivos, o en el contrato de trabajo, o establecidas en el reglamento interno de trabajo, en fallos arbítrales o en cualquier acto unilateral del patrono, para cubrir los riesgos o necesidades del trabajador que se originan durante la relación del trabajo o con motivo de la misma”. FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Código PRO-GTH-13-14 Versión 2 Fecha Aprobación Procedimiento: LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Páginas 08/07/2015 1 de 5 7. Descripción del procedimiento Nro. 1 Descripción de actividades Diagrama de Flujo Responsable INICIO Profesional contratista nómina Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Interno Disciplinario Generar el formulario Integrado de Aportes FIA Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones En el aplicativo en uso se generan e imprimen el formulario FIA, el reporte a Caja Se genera el archivo plano FIA y Formulario Integrado de de compensación, ICBF, SENA y se verifica con los aportes Aportes FIA reporte mensual de cesantias al parafiscales de la planilla SOI. Fondo Nacional del Ahorro y el recibo de consignación de aporte de cesantias del FNA. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal con el FIA, el reporte a Caja de compensación, ICBF y SENA y reporte mensual de cesantias al Fondo Nacional del Ahorro. La solicitud de disponibilidad presupuestal debe tener V°B° del Profesional especializado de talento humano, Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Interno Disciplinario, firmada y aprobada por el Director General Hacer solicitud de disponibilidad presupuestal Profesional contratista nómina Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Interno Disciplinario 3 Registro de parafiscales en SIAFI Profesional Especializado Subdirección Administrativa, Financiera y de control Inerno Disciplinario - Talento Humano Aplicativo SIAFI Se registra la información correspondiente al aporte patronal de parafiscales en el aplicativo SIAFI. Se utiliza el apoyo de sistemas de ser necesario. 4 Hacer el pago de seguridad social Profesional especializado Subdirección Administrativa, Financiera y de control Inerno Disciplinario - Tesoreria Soportes de Pago El tesorero genera los pagos correspondientes. 5 Archivar con la nomina liquidada física las copias de los soportes de pagos parafiscales en el archivo de Gestión de Talento Humano. Profesional contratista nómina Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Interno Disciplinario Archivo de Gestión Talento Humano 2 FIN Se remite la solicitud de Disponibilidad Presupuestal con el FIA, el reporte a Caja de compensación, ICBF y SENA y reporte mensual de cesantias al Fondo Nacional del Ahorro y el recibo de consignación de aporte de cesantias a Presupuesto, Tesoreria y la profesional especilizada de Talento Humano. FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Código PRO-GTH-13-14 Versión 2 Fecha Aprobación Procedimiento: LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Páginas 08/07/2015 1 de 5 8. Tiempos Este procedimiento por pagarse mes vencido tiene una duración de (20) veinte días hábiles, entre su inicio y fin. 9. Políticas de Operación Generales del procedimiento El pago de aportes parafiscales se efectúa conforme a las fechas establecidas en la norma, fecha límite día 5 hábil de cada mes. Las novedades de nomina se reciben máximo el día 13 de cada mes, las novedades que ingresen de forma posterior serán registradas en el mes siguiente. Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Sistema de Gestión Ambiental Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos –PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido. Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Sistema de Seguridad y Salud Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Ocupacional Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asignado. Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinación con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagación de virus informáticos. No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.
