TANCAMENT DE L`ANY COMPTABLE – COMPTABILITAT ITACA

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TANCAMENT DE L'ANY COMPTABLE – COMPTABILITAT ITACA
Nota sobre els exemples i les imatges utilitzades en esta guia: en tot el document s'ha suposat que s'està
tancant l'any comptable 2012. El procediment serà el mateix per a qualsevol any comptable.
(en castellano más adelante, páginas 4 a 6)
Passos:
1.- Comprovar tots els apunts i revisar els pendents.
2.- Tancar any comptable.
3.- Imprimir els llistats oficials per al Consell Escolar.
4.- Aprovar.
5.- Visualitzar / Imprimir els llistats oficials definitius.
6.- Enviar.
7.- Revisar i corregir (només si la Direcció territorial d'Educació ho indica).
1.- Comprovar tots els apunts i revisar els pendents.
Abans de tancar la comptabilitat d'un any comptable, cal comprovar totes les anotacions de l'any i verificar que no
falta cap ni s'ha comès cap error. Revise les factures dels proveïdors i contraste la informació que proporcione l'entitat
bancària (extracte de moviments) amb la llista d'anotacions d'ITACA. Revise també els apunts que tinga marcats com
a pendents (aquests no es consideraran, veja punt 2)
1.1.- Imprimir esborrany dels llistats oficials.
Pot imprimir els llistats (amb caràcter provisional) des de la pestanya Llistats > desplegable “Comptabilitat - Oficials”
En aquest moment, sense tancar l'any, els llistats apareixeran amb una marca d'aigua indicadora que encara estan
pendents d'aprovació.
1.2.- Cas particular: balanç de menjador.
En el cas del balanç del menjador escolar corresponent al 1r trimestre (setembre-desembre) del curs acadèmic,
caldrà actualitzar el romanent anterior (saldo a 31 d'agost) en el saldo inicial de l'any comptable 2012. Recorde que
l'any comptable del menjador corresponent a l'any/curs acadèmic 2012-2013 és el 2012 (amb caràcter general seria
l'any en què comença el curs escolar)
Hi ha dos camins:
• Menú principal > Aperturar Any > Triar any d'origen (2011/ 2012) i any de destinació (2012/ 2013) i prémer el botó
“Actualitzar saldos”.
•
Introduir manualment els romanents de menjador (en els comptes 0319 i 0329), des de Comptabilitat > Apuntes,
triant el botó Comptes, i seleccionant
tenint seleccionat l'any comptable 2012
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2.- Tancar l'any comptable
Una vegada s'han comprovat els apunts pot tancar l'any comptable. Comprove que ha seleccionat l'any natural
correcte que apareix a la part superior.
Observe que estarà obert. Faça clic en el botó inferior
s'haja activat des dels SSCC (recorde que va per any natural).
. Aquesta opció estarà disponible quan
En cas que tinguera apunts pendents, el sistema mostrarà un missatge:
Queden apunts pendents en l’any comptable que s’està intentant tancar. Tots els apunts pendents es copiaran a l’any
comptable següent a l’espera de la indicació del pagament. Desitja continuar amb el tancament?
Si tria SÍ, el sistema passarà els apunts pendents a l'any
següent i afegirà, en el concepte, la informació sobre la
data d'efecte anterior. Si tria NO, farà falta que revise
l'anotació i li lleve la marca “Pendent”.
Torne a
. El sistema mostrarà un missatge informatiu: “Els canvis s’han guardat
correctament”. Ara l'any comptable estarà tancat
.
Trie, del desplegable superior, l'any comptable següent i assegure's que s'han creat els quatre apunts inicials i s'han
actualitzat els saldos. En cas d'haver-hi apunts pendents, també hauran passat a l'any posterior.
Quan l'any comptable estiga tancat, no es podran afegir, eliminar ni modificar els apunts.
3.- Imprimir els llistats oficials per al Consell Escolar.
Podrà imprimir els llistats oficials (i els altres, si així ho considera) perquè el Consell Escolar aprove la comptabilitat.
Els llistats oficials, apareixeran amb una marca d'aigua que indicarà que encara estan pendents d'aprovació.
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Si s'adverteix algun error o en el Consell Escolar no s'aproven els comptes, caldrà obrir l'any i fer les correccions
oportunes. Pot obrir-se l'any comptable mentre el botó inferior estiga actiu. Polse sobre
les correccions que calga. Una vegada fetes, repetisca el procés de tancament explicat més amunt.
i faça
4.- Aprovar
Una vegada fet el Consell Escolar i aprovats els comptes, cal marcar-ho a
ITACA. Observe que, una vegada tancat l'any comptable, s'ha activat el
botó superior
. Faça clic sobre ell, escriga la data
d'aprovació de la comptabilitat i, després, polse el botó “Guardar”.
Atenció: Després de guardar els canvis apareixerà el missatge següent: “Els canvis s’han guardat correctament”, i el
botó per a obrir l'any comptable es desactiva i no serà possible tornar-lo a obrir.
5.- Visualitzar / Imprimir els llistats definitius.
Pot imprimir els llistats (amb caràcter definitiu) des de la pestanya Llistats > desplegable “Comptabilitat - Oficials”
Els llistats oficials ja no tindran marca d'aigua. Observe que al peu de cada informe figurarà la data d'impressió, la
data de tancament i la data d'aprovació.
6.- Enviar.
Una vegada s'ha aprovat la comptabilitat, es mostrarà la data d'aprovació en la part superior i, a més, s'activarà el
botó “Enviar”. Amb aquesta operació es permet que les dades del tancament comptable del seu centre siguen
visibles des de l'Administració per a la seua supervisió.
.
Faça clic sobre ell per a enviar les dades a les DDTT corresponents.
El sistema mostrarà un avís:
Desitja enviar les dades de comptabilitat?
Recorde que quan envie esta informació no podrà tornar a obrir l'Any Comptable.
• trie l'opció adequada.
Una vegada fet açò, l'estat de la comptabilitat s'actualitzarà, es desactivarà el botó Enviar i la data d'aprovació
quedarà bloquejada.
7.- Revisar i corregir (només si la DT ho indica)
Si, una vegada rebuda la comptabilitat del seu centre, les DDTT trobaren alguna deficiència i li ho indiquen, haurà de
revisar-la, corregir-la i tornar-la a enviar. En tal cas, observarà que en la part superior així s'indica:
.
Primer, haurà de tornar a obrir-la
(el botó estarà
actiu). El procés d'obertura d'any no modifica els apunts inicials de l'any
que cal revisar.
Després, haurà de fer les modificacions o correccions que li hagen
indicat i guardar els canvis. Finalment, haurà de repetir els passos de
tancament, aprovació i enviament que s'han indicat anteriorment.
Què passa si ja s'han introduït anotacions en l'any comptable següent?
Els apunts introduïts pel centre, així com altres operacions que s'hagen fet, es respecten. En el procés del nou
tancament s'actualitzaran els saldos si fóra necessari i, per tant, els apunts inicials de l'any següent: no serà necessari
tornar a introduir els apunts ja existents.
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CIERRE DEL AÑO CONTABLE – CONTABILIDAD ITACA
Nota sobre los ejemplos y las imágenes utilizadas en esta guía: en todo el documento se ha supuesto que se
está cerrando el año contable 2012. El procedimiento será el mismo para cualquier año contable.
Pasos:
1.- Comprobar todos los apuntes y revisar los pendientes.
2.- Cerrar año contable.
3.- Imprimir los listados oficiales para el Consejo Escolar.
4.- Aprobar.
5.- Visualizar / Imprimir los listados oficiales definitivos.
6.- Enviar.
7.- Revisar y corregir (sólo si la Dirección Territorial de Educación lo indica).
1.- Comprobar todos los apuntes y revisar los pendientes.
Antes de cerrar la contabilidad de un año contable, hay que comprobar todos los apuntes del año y verificar que no
falta ninguno ni se ha cometido ningún error. Revise las facturas de los proveedores y contraste la información que
proporcione la entidad bancaria (extracto de movimientos) con la lista de apuntes de ITACA. Revise también los
apuntes que tenga marcados como pendientes (estos no se considerarán, ver punto 2).
1.1.- Imprimir borrador de los listados oficiales.
Puede imprimir los listados (con carácter provisional) desde la pestaña Listados > desplegable “Contabilidad Oficiales”
En este momento, sin cerrar el año, los listados aparecerán con una marca de agua indicadora que todavía están
pendientes de aprobación.
1.2.- Caso particular: Balance de comedor.
En el caso del balance del comedor escolar correspondiente al 1r trimestre (septiembre-diciembre) del curso
académico, habrá que actualizar el remanente anterior (saldo a 31 de agosto) en el saldo inicial del año contable
2012. Recuerde que el año contable del comedor correspondiente al año/curso académico 2012-2013 es el 2012 (con
carácter general sería el año en el que comienza el curso escolar)
Hay dos caminos:
− Menú principal > Aperturar Año > Elegir año de origen (2011/ 2012) y año de destino (2012/ 2013) y pulsar el
botón “Actualizar saldos”.
−
Introducir manualmente los remanentes de comedor (en las cuentas 0319 y 0329), desde Contabilidad >
Apuntes, eligiendo el botón Cuentas, y seleccionando
contable 2012
teniendo seleccionado el año
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2.- Cerrar el año contable
Una vez se han comprobado los apuntes puede cerrar el año contable. Compruebe que ha seleccionado el año
natural correcto que aparece a la parte superior.
Observe que estará abierto. Haga clic en el botón inferior
cuando se haya activado desde los SSCC (recuerde que va por año natural).
. Esta opción estará disponible
En caso de que tuviera apuntes pendientes, el sistema
mostrará un mensaje:
¿Quedan apuntes pendientes en el año contable que
se está intentando cerrar. Todos los apuntes
pendientes se copiarán al año contable siguiente a la
espera de la indicación del pago. Desea continuar con
el cierre?
Si elige SÍ, el sistema pasará los apuntes pendientes al
año siguiente y añadirá, en el concepto, la información
sobre la fecha de efecto anterior. Si elige NO, hará falta
que revise el apunte y le quite la marca “Pendiente”.
Vuelva a
. El sistema mostrará un mensaje informativo: “Los cambios se han guardado
correctamente”. Ahora el año contable estará cerrado
.
Elija, del desplegable superior, el año contable siguiente y asegúrese que se han creado los cuatro apuntes iniciales y
se han actualizado los saldos. En caso de haber apuntes pendientes, también habrán pasado al año posterior.
Cuando el año contable esté cerrado, no se podrán añadir, eliminar ni modificar los apuntes.
3.- Imprimir los listados oficiales para el Consejo Escolar.
Podrá imprimir los listados oficiales (y los otros, si así lo considera) para que el Consejo Escolar apruebe la
contabilidad. Los listados oficiales, aparecerán con una marca de agua que indicará que todavía están pendientes de
aprobación.
Si se advierte algún error o en el Consejo Escolar no se aprobaron las cuentas, habrá que abrir el año y hacer las
correcciones oportunas. Puede abrirse el año contable mientras el botón inferior esté activo. Pulse sobre
y haga las correcciones que haga falta. Una vez hechas, repita el proceso de cierre explicado
más arriba.
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4.- Aprobar
Una vez hecho el Consejo Escolar y aprobadas las cuentas, hay que
marcarlo en ITACA. Observe que, una vez cerrado el año contable, se ha
activado el botón superior
. Pulse sobre él, escriba la fecha
de aprobación de la contabilidad y, después, pulse el botón “Guardar”.
Atención: Después de guardar los cambios aparecerá el mensaje siguiente: “Los cambios se han guardado
correctamente” y el botón para abrir el año contable se desactiva y no será posible volverlo a abrir.
5.- Visualizar / Imprimir los listados definitivos.
Puede imprimir los listados (con carácter definitivo) desde la pestaña Listados > desplegable “Contabilidad - Oficiales”
Los listados oficiales ya no tendrán marca de agua. Observe que al pie de cada informe figurará la fecha de
impresión, la fecha de cierre y la fecha de aprobación.
6.- Enviar.
Una vez se ha aprobado la contabilidad, se mostrará la fecha de aprobación en la parte superior y, además, se
activará el botón “Enviar”. Con esta operación permite que los datos del cierre contable de su centro sean visibles
desde la Administración para su supervisión.
.
Haga clic sobre él para enviar los datos a las DDTT correspondientes.
El sistema mostrará un aviso:
¿Desea enviar los datos de Contabilidad?
Recuerde que cuando envíe esta información no podrá volver a abrir el Año Contable.
• elija la opción adecuada.
Una vez hecho esto, el estado de la contabilidad se actualizará, se desactivará el botón enviar y la fecha de
aprobación quedará bloqueada.
7.- Revisar y corregir (sólo si la DT lo indica)
Si, una vez recibida la contabilidad de su centro, las DDTT encontraran alguna deficiencia y se lo indican, tendrá que
revisarla, corregirla y volverla a enviar. En tal caso, observará que en la parte superior así se indica:
.
Primero, tendrá que volver a abrirla
(el botón
estará activo). El proceso de apertura de año no modifica los apuntes
iniciales del año que hay que revisar.
Después, deberá hacer las modificaciones o correcciones que le hayan
indicado y guardar los cambios. Finalmente, tendrá que repetir los
pasos de cierre, aprobación y envío que se han indicado anteriormente.
¿Qué pasa si ya se han introducido apuntes en el año contable siguiente?
Los apuntes introducidos por el centro, así como otras operaciones que se hayan hecho, se respetan. En el proceso
del nuevo cierre se actualizarán los saldos si fuera necesario y, por lo tanto, los apuntes iniciales del año siguiente: no
será necesario volver a introducir los apuntes ya existentes.