Caracterizacion de Proceso Calidad y Mejoramiento Continuo-

Código: PR –CMC
PROCESO CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Versión: 3.0
Fecha: Junio 30 de 2015
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Página 1 de 6
RESPONSABLE
OBJETIVO
ALCANCE
PROVEEDOR
Direccionamiento
Estratégico
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo, como un conjunto articulado de
herramientas de gestión, para el logro de los objetivos institucionales y el mejoramiento de la calidad de los servicios a cargo de la entidad.
Desde la definición y establecimiento del sistema de gestión de calidad, hasta su cumplimiento y permanente seguimiento y mejora.
ENTRADAS
INSUMOS
Plan estratégico Institucional
ACTIVIDADES
PLANEAR
Formular el Plan de acción
SALIDAS
PRODUCTOS
Plan de Acción
Políticas, objetivos y estructura Planificar la implementación y mantenimiento Plan de implementación del SIG
del Sistema Integrado de Gestión.
del SIG
Matriz de requisitos
Necesidades de los usuarios y Planificar la Revisión por la Dirección
partes interesadas
Política de calidad
Objetivos de Calidad
Alcance del Sistema de Calidad
Asignación de recursos al SIG
CLIENTE
Todos los procesos
Direccionamiento
estratégico
Código: PR –CMC
PROCESO CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Versión: 3.0
Fecha: Junio 30 de 2015
Página 2 de 6
Todos los procesos
Gestión de Servicio
a la Ciudadanía
Administración de
Bienes y Servicios
Gestión
contratación
Gestión
Contratación
de
HACER
Plan Implementación del SIG.
Determinar, documentar, implementar y Mapa de procesos.
mantener los procesos y la documentación del
Política de Calidad. Objetivos SIG.
Mapa de riesgos
de Calidad.
Recopilar la información de los instrumentos y Procesos caracterizados.
Matriz de requisitos.
métodos para realizar el seguimiento y
medición del desempeño de los procesos.
Listado
Maestro
de
Solicitudes
para
crear,
documentos.
modificar, anular o retirar Consolidar la información para la revisión por la
documentos.
Listado Maestro de Registros.
Dirección al Sistema de calidad
Informes del estado de los Elaboración de Estudios Previos
de mecanismos de seguimiento y
medición.
Supervisión y seguimiento de contratos
Planes de Mejoramiento
Informes de
Seguimiento de las revisiones
por la Dirección anteriores.
Resultados de auditorías,
retroalimentación del cliente
Desempeño de procesos
Procedimientos Obligatorios.
Manual de calidad
Cuadro de mando Indicadores
reportados.
Acta con información para la
revisión por la dirección al
sistema de calidad
Todos los procesos
Direccionamiento
Estratégico.
Usuarios
Gestión de Contratación
Gestión Financiera
Código: PR –CMC
PROCESO CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Versión: 3.0
Fecha: Junio 30 de 2015
Página 3 de 6
Informe de estado de las
Acciones
correctivas
y
preventivas implementadas
Cambios que afectan al sistema
de calidad
Recomendaciones
mejora
para
la
Evaluación
de
requisitos
legales y otros requisitos.
PQRSD
Plan de Adquisición de Bienes
y Servicios
Contrato legalizado
PQRSD Contestada
Estudios Previos aprobados Y
CDP aprobados
Informe del supervisor
Código: PR –CMC
PROCESO CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Versión: 3.0
Fecha: Junio 30 de 2015
Página 4 de 6
VERIFICAR
Todos los procesos Indicadores Plan Estratégico Seguimiento al Cumplimiento de los Planes
Seguimiento a las acciones
Institucional.
correctivas, preventivas y de
Direccionamiento
Evaluar y analizar los resultados generados de mejora Trimestral
Estratégico
Indicadores Plan de Acción
los mecanismos de seguimiento y medición.
Informe de Seguimiento de
Administración del Acciones
correctivas, Seguimiento a los controles de los riesgos.
Indicadores Trimestral
SIG
preventivas y de mejora
Controlar y realizar seguimiento de acciones Informe de Seguimiento de
Medición y seguimiento de los correctivas, preventivas y de mejora
Riesgos Trimestral
mecanismos de seguimiento y
medición.
Realizar seguimiento a las recomendaciones Actas de subcomité integrado
de gestión.
para la mejora.
Mapa de Riesgos
Indicadores y riesgos evaluados
Seguimiento a los controles de
los riesgos
Seguimiento
de
la
recomendaciones
para
la
Reporte de eventos
mejora
Informe de la revisión por la
Dirección
.
Todos los procesos
Proceso
Direccionamiento
Estratégico.
de
Administración del SIG
Proceso
Evaluación
Independiente
Código: PR –CMC
PROCESO CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Versión: 3.0
Fecha: Junio 30 de 2015
Página 5 de 6
Hallazgos, No conformidades
Administración del
SIG
Informes de gestión
Todos los procesos
Proceso
Direccionamiento
Estratégico.
Evaluación
Independiente
Informe
de planes
de
ejecución
Seguimiento a las acciones
correctivas, preventivas y de
mejora Trimestral
Entes de Control
Informe de Seguimiento de
Indicadores Trimestral
Informe de Seguimiento de
Riesgos Trimestral
Oportunidades de mejora de
autoevaluación.
Análisis de datos
Planes
de
implementados
mejoramiento Administración del SIG
Evaluación
Independiente
de
Informes de auditorias
Informes de Gestión.
ACTUAR
Elaborar e implementar planes de
mejoramiento para acciones correctivas,
preventivas y/o de mejora.
Entes de Control
Código: PR –CMC
PROCESO CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Versión: 3.0
Fecha: Junio 30 de 2015
Página 6 de 6
REQUISITOS NORMA DE LOS SUBSISTEMAS
DOCUMENTOS RELACIONADOS
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Matriz de Requisitos
Ver Listado Maestro de Documentos
Ver Manual de Calidad y Operaciones
REQUISITOS LEGALES
GESTIÓN DEL RIESGO
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Ver Normograma
Ver Mapa de Riesgos
Indicadores Plan Estratégico Institucional.
Indicadores Plan de Acción.
Formato de Seguimiento y Evaluación del Indicador.