Caracterizacion de Proceso de Comunicacion

Código: PR- CI
PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
Versión: 3.0
Fecha: Junio 02 de 2015
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
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RESPONSABLE
OBJETIVO
Asesora del despacho del Ministro – Coordinadora Grupo Comunicaciones.
Divulgar la comunicación interna y externa hacia los diferentes grupos de interés, contribuyendo a la proyección de la imagen institucional y
garantizando un correcto flujo y acceso a la información.
ALCANCE
Inicia con la definición de estrategias, recursos y medios de comunicación interna y externa institucionales hasta la verificación del impacto de
las acciones de comunicación implementadas.
ENTRADAS
PROVEEDOR
INSUMOS
ACTIVIDADES
SALIDAS
PRODUCTOS
CLIENTE
PLANEAR
Necesidades
de Consolidar las necesidades de comunicación interna y externa para Consolidado
de Proceso
Comunicación
comunicación interna cumplir con los objetivos del Ministerio del Trabajo.
necesidades
de Institucional
y
externa
del
comunicación
Ministerio del Trabajo Elaborar plan de acción de comunicación institucional.
Proceso
de
Plan
de
acción
de
Direccionamiento
Proceso
Diseñar y definir estrategias y políticas de Comunicación institucional. comunicación
Normatividad
Estratégico
Direccionamiento
aplicable
institucional.
Estratégico.
Directrices
de Definir el manual de imagen institucional.
comunicación
Todos los procesos
Proceso
Políticas
y
estrategias
Administración del
Políticas, objetivos y
de
comunicación
SIG
lineamientos de la
institucional
.
Proceso
Comunicación
Institucional
entidad
Manual de imagen
institucional
Plan estratégico
Consolidado
necesidades
comunicación
de
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PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
Versión: 3.0
Fecha: Junio 02 de 2015
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
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ENTRADAS
PROVEEDOR
INSUMOS
ACTIVIDADES
SALIDAS
PRODUCTOS
CLIENTE
HACER
Proceso
Políticas y estrategias Desarrollar e implementar las estrategias de comunicación interna y Boletines de prensa Comunidad
Comunicación
de
comunicación externa.
Información para la
institucional
Intranet.
Institucional
Entidades del sector
Coordinar los actos y eventos del Ministro del Trabajo y viceministros Material audiovisual,
Todos los procesos Informes técnicos
que requieran divulgación para los medios de comunicación.
fotográfico y de audio. Servidores públicos.
Mensajes en redes
Entidades del sector
Temas internos de Realizar monitoreo de medios.
sociales.
Todos los procesos
Despacho
del interés
para
Página web.
Ministro
y servidores públicos. Elaboración de estudios previos
Correos electrónicos. Medios de comunicación
Viceministros
Campañas
Agenda del Ministro y Supervisión y seguimiento de contratos
institucionales
Medios
de Viceministros
Ruedas de Prensa
comunicación
Boletines de prensa Medios de comunicación
Publicación
de Responder la PQRSD trasladas por su competencia
Registro audiovisual,
noticias del Ministerio
fotográfico y de audio Proceso
Comunicación
del acto o evento.
Institucional
Administración de y del sector en los
de
Informes
de
bienes y servicios medios
comunicación
monitoreo de medios Despacho del Ministro y
Plan
de
adquisiciones
Estudios previos y Viceministros
Gestión
de
de bienes y servicios
CDP aprobados
contratación
Informe
de Gestión de contratación
supervisión
Gestión de Servicio Contrato legalizado
PQRSD contestadas Gestión financiera
al ciudadano
PQRSD
solicitante
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Versión: 3.0
Fecha: Junio 02 de 2015
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ENTRADAS
PROVEEDOR
INSUMOS
ACTIVIDADES
PRODUCTOS
VERIFICAR
plan Seguimiento al cumplimiento de los planes
Proceso
Comunicación
Institucional
Indicadores
estratégico
institucional
Proceso
Direccionamiento
Estratégico.
Indicadores Plan de
Acción
Verificar el seguimiento a los controles de los riesgos
Evaluar y analizar los resultados generados de los mecanismos de
medición del proceso.
Proceso
Administración
del SIG.
Formato
seguimiento
evaluación
indicador
Mapa de riesgos
Proceso
Administración
del SIG.
ACTUAR
Oportunidades de Elaborar e implementar los planes de mejoramiento para las
mejora, detectadas Acciones Correctivas, preventivas y de mejora
por procesos de
autoevaluación
Organismos
certificación
Proceso
Evaluación
Independiente.
Informe
de gestión.
Indicadores
y Proceso
riesgos evaluados
Direccionamiento
Estratégico.
Actas de subcomité
integrado de gestión Proceso Administración
del SIG.
de
y
del
Entes de control
SALIDAS
CLIENTE
Proceso de evaluación
independiente
Planes
mejoramiento,
implementados
de Proceso
Evaluación
Independiente.
Proceso
del SIG.
Administración
de
Entes de control
Informes
Auditoría.
de
Análisis de datos.
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Versión: 3.0
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REQUISITOS NORMA DE LOS SUBSISTEMAS
DOCUMENTOS RELACIONADOS
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Matriz de Requisitos
Ver Listado Maestro de Documentos
Ver Manual de Calidad y Operaciones
REQUISITOS LEGALES
GESTIÓN DEL RIESGO
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN
ASPECTOS E IMPACTOS
AMBIENTALES
Ver Normo grama
Ver Mapa de Riesgos
Indicadores Plan Estratégico Institucional.
Indicadores Plan de Acción.
Formato de Seguimiento y Evaluación del
Indicador.
Ver Matriz de aspectos e impactos
ambientales