Caracterizacion de Proceso Evaluacion Independiente

Código: PR -EI
PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Versión: 3.0
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Fecha: Junio 24 de 2015
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RESPONSABLE
OBJETIVO
ALCANCE
Jefe Oficina Control Interno
Evaluar el estado del Sistema de Control Interno del Ministerio y su mejoramiento continuo a través de la realización de evaluaciones,
seguimientos y verificaciones a los diferentes sistemas implementados en el Ministerio, procesos, dependencias o proyectos, analizando sus resultados de acuerdo con lo observado y generando recomendaciones, para junto con la asesoría y acompañamiento
necesarios, coadyuvar al fortalecimiento del autocontrol como fin esencial del Sistema, e interactuar en materia de Control Interno
con los entes externos que se requiera.
Inicia con la identificación y priorización de los objetivos institucionales, la gestión institucional, el mapa de riesgo institucional y la
aplicación de la normatividad vigente, realizando las auditorias de control interno y finaliza con la elaboración e implementación de
acciones correctivas, preventivas y de mejora al proceso.
ENTRADAS
PROVEEDOR
INSUMOS
ACTIVIDADES
SALIDAS
PRODUCTOS
CLIENTE
PLANEAR
A. Departamento
Administrativo
de la Función
Pública- DAFP;
B. Organismos de
Control;
C. Presidencia de
la Republica;
D. Todos los Procesos.
E. Comités internos de asesoría
y coordinación.
1. Políticas, normas. (A, B, C)
2. Directrices.
(A, B, C, E)
3. Informes y
Planes de mejoramiento.
(A,B,C,D,E)
4. Mapa de riesgos institucional.(D)
5. Resultados de
Evaluaciones
anteriores de
Control Interno
A. Plan de Acción.
Identificar y priorizar los objetivos institucionales, la gestión institucional, el mapa de riesgo institucional y la
aplicación de la normatividad vigente.
B. Plan de Actividades
de la Oficina Control
Interno.
C. Programa de Auditorías.
D. Plan de Acción
Formular el Plan de acción
1. Proceso Direccionamiento Estratégico (A).
2. Proceso de Evaluación Independiente. (A, B, C)
3. Comité de Coordinación del Sistema de Control
Interno (C)
4. Direccionamiento
estratégico
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ENTRADAS
PROVEEDOR
INSUMOS
6. Plan estratégico
Institucional
F. Direccionamiento Estratégico
7. Políticas, Obje-
ACTIVIDADES
SALIDAS
PRODUCTOS
CLIENTE
tivos y lineamientos de la
Entidad
HACER
A. Proceso de Eva- 1. Proyecto de Proluación
Indepengrama de audito- Presentar para aprobación el programa de auditorías
diente.
rías. (A)
incluido en el programa de actividades de la Oficina de
Control Interno, al Comité de Dirección del SIG.
B. Comité de Direc- 2. Programa de Auditoción del SIG
ria aprobado.(B)
Coordinar e implementar el programa de auditorías.
C. Todos los proce- 3. Planes, Programa
sos.
de actividades Oficina
de Control Interno,
D. Departamento requerimientos e inAdministrativo de la formes de la entiFunción Pública- dad(C, D, E, F).
DAFP;
Realizar asesoría, acompañamiento, evaluaciones, y
asistencia técnica a los procesos y atención a los requerimientos teniendo en cuenta los principios de cada uno
de los sistemas del Sistema Integrado de Gestión – SIG
y la normatividad vigente.
Fomentar la cultura del autocontrol.
E. Organismos de
Control;
F. Presidencia de la
Republica;
Tratamiento PQRSD
A. Acta de Comité en 1. Todos los procedonde se aprueba el sos (A).
programa de auditorías.
2. Procesos auditados, RepresenB.Informes de auditotante Legal; Coría y seguimiento.
mités internos de
asesoría y coorC. Listados de asistendinación (B).
cia a reuniones.
3. Proceso evaluaD. Informes.
ción independiente(C).
E. Respuesta a requerimientos
4. Todos los procesos (D).
F. Boletines y actas de
subcomités Integrados 5.
Departamento
de Gestión de los pro- Administrativo de la
cesos.
Función
PúblicaDAFP (E).
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ACTIVIDADES
PROVEEDOR
INSUMOS
G. Gestión de Ser- 5. Indicadores
de Elaboración de Estudios Previos
vicio a la CiudadaGestión, Mapa de
nía
Riesgos de los pro- Supervisión y seguimiento de contratos
cesos (C).
H. Administración 6. Modelo Estándar
de Bienes y Servide Control-MECI
cios.
(D).
7. Programa de actii. Gestión de contravidades Oficina de
tación
Control Interno (A).
8. PQRSD
9. Plan de Adquisición
SALIDAS
PRODUCTOS
G. PQRSD Contestada
H. Estudios Previos
aprobados Y CDP
aprobados
i.
Informe
supervisor
del
CLIENTE
6. Organismos de
Control (E).
7. Presidencia de la
Republica (E).
Todos los procesos
(F)
8. Usuarios
9. Gestión de Contratación
de Bienes y Servicios
10. Contrato legalizado
10. Gestión Financiera
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INSUMOS
A. Proceso Evalua- 1. Plan de acción.
ción Indepen- Programa de actividadiente
des Oficina de Control
Interno(A).
B. Direccionamien2. Indicadores Plan
to Estratégico.
Estratégico InstituC. Administración
cional.
del SIG.
3. Indicadores Plan
de Acción.
ACTIVIDADES
SALIDAS
CLIENTE
1. Proceso Evaluación IndependienB. Actas de subcomité
te (A).
integrado de gestión.
Seguimiento al Cumplimiento de los Planes
2. Proceso Administración del SIG
Evaluar y analizar los resultados generados de los me- C. Indicadores y riesgos
evaluados
(A).
canismos de seguimiento y medición.
VERIFICAR
Evaluar y analizar indicadores del proceso.
Seguimiento a los controles de los riesgos.
PRODUCTOS
A. Informe de Gestión
3. Proceso Direccionamiento Estratégico (A).
4. Formato de Seguimiento y Evaluación del Indicador.
4. Proceso de Direccionamiento
5. Estratégico.
5. Mapa de Riesgos
6. Administración
del SIG
7. Proceso Evaluación Independiente
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ACTIVIDADES
SALIDAS
PROVEEDOR
INSUMOS
PRODUCTOS
CLIENTE
ACTUAR
A. Proceso de eva- 1. Informes de gesA. Plan de mejo- 1. Proceso Evalualuación
indepen- tión(A).
ramiento del proce- ción Independiente
Elaborar e implementar acciones correctivas, preventivas
diente
so
(A).
y de mejora al proceso.
B. Proceso Admi- 2. Informe de auditoría
2. Proceso Adminisnistración del SIG.
(A, B,C).
tración del SIG (A).
Elaborar e implementar planes de mejoramienB. Planes de mejora- 3. Proceso Direccioto
para
acciones
correctivas,
preventivas
y/o
de
C. Proceso Direc- 3. Informes de Auditomiento implemen- namiento Estratégico
mejora.
cionamiento Estra- ría
tados
(A).
tégico.
4. Administración del
4. Oportunidades de
SIG
mejora
de
autoevaluaD. Proceso de Dición.
reccionamiento
5. Evaluación IndeEstratégico.
pendiente
5.
Informes
Gestión.
E. Administración
del
6. Análisis de datos
SIG
F. Evaluación Independiente
G. Entes de Control
de
6. Entes de Control
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REQUISITOS NORMA DE LOS SUBSISTEMAS
Matriz de Requisitos
REQUISITOS LEGALES
GESTIÓN DEL RIESGO
Ver Normo grama
Ver Mapa de Riesgos
DOCUMENTOS RELACIONADOS
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Ver Listado Maestro de Documentos
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN
Ver Manual de Calidad y Operaciones
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
Indicadores Plan Estratégico Institucional.
Indicadores Plan de Acción.
Formato de Seguimiento y Evaluación
del Indicador.
Reuniones de Sub comités Integrados
de Gestión.
Ver Matriz de aspectos e impactos ambientales