Caracterización del Proceso de Gestión de Proyectos Código HIS

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Código
HIS.GP-01 v.03
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Caracterización del Proceso de Gestión de Proyectos
|OBJETIVO DEL PROCESO
RESPONSABLE
Gestionar Propuestas para los proyectos tecnológicos de la Dirección de Interacción Social y
Desarrollo Tecnológico
Inicia
Concepción de la Propuesta
ALCANCE
Termina
Medición, Análisis y Mejora
LIDER DEL PROCESO
INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS
EMISOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Política de calidad
Direccionamiento
Estratégico
Estado
Objetivos de calidad
Direccionamiento
Estratégico
Plan de Desarrollo
Aprobado
Normatividad
Manual de Calidad
Sistema Integrado
de Gestión
Dirección de
Interacción Social y
Desarrollo
Tecnológico
FAC-23 “Planificación,
control y Seguimiento al
Sistema de Gestión de la
Calidad”
Definición de estrategias
de Comercialización
Solicitud de personal,
equipos, bienes e
insumos
Identificación de
Necesidades
P
Diseño Plan de Acción
Diseño Plan de
Comercialización
Gestión del
Talento Humano
Gestión
Adquisición de
Bienes y Servicios
Líder del Proceso
Gestión de la
Infraestructura y
Apoyo Logístico
Plan de Acción
Plan de
Comercialización
Dirección de
Interacción Social
y Desarrollo
Tecnológico
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EMISOR
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ENTRADA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Clientes
Clientes
Gestión de
Interacción Social
Gestión de
Investigaciones
Gestión de
Interacción Social
Solicitud Rechazada
Concepción de la Propuesta
Solicitud de Elaboración
de Propuestas
Estudios de
Factibilidad
Clasificación de la Solicitud
de Elaboración de
Propuesta
Gestión de
Investigaciones
Gestión
Académica
Gestión Académica
Direccionamiento
Estratégico
Clientes
Direccionamiento
Estratégico
Clientes
Gestión de
Interacción Social
Viabilidad de Propuesta
H
Elaboración
Propuesta Validada
Propuesta
Observaciones de
Propuesta
Propuesta Ajustada
Ajustes
Propuesta Rechazada
Gestión de
Investigaciones
Propuesta Aceptada
por el cliente
Respuestas del Cliente
Gestión Académica
Líder del Proceso
Revisión
Seguimiento
Propuesta Rechaza
por el Cliente
Gestión de
Interacción Social
Gestión de
Investigaciones
Gestión
Académica
Direccionamiento
Estratégico
Asesoría Jurídica
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Concepción
Asesoría Jurídica
Gestión del Talento
Humano
Infraestructura y
Logística
Convenio Legalizado
Solicitud de necesidades
de capacitación,
inducción,
entrenamiento, bienestar
social
Necesidades de
mantenimiento de
equipos e infraestructura
Gestión Documental
Administración del
SIG
PAC-01, PAC-02, PAC04, PAC-05, PAC-06,
PAC-08, PAC-12 FAC23
Objeto Virtuales
Apoyo y
Capacitación
Identificación de
necesidades
Solicitud de
necesidades de
capacitación,
inducción,
entrenamiento,
bienestar social
Gestión del
Talento Humano
.Análisis de necesidades
de infraestructura y
mantenimiento de equipos
Solicitud de
requerimientos
Infraestructura y
Logística
Solicitud para inclusión
o eliminación de
documentos en las
Tablas de Retención
Gestión
Documental
Aplicación de las directrices
documentales
Directrices de la
documentación
Propuesta Aceptada
por el cliente
Convenio Legalizado
Entrega Convenio para
ejecución
Revisión, análisis de la
gestión documental en el
Proceso
Ejecución de los
documentos exigidos por la
norma
Ejecución del FAC-23
“Planificación, Control y
Seguimiento al SIG”
Medición de indicadores
Toma de acciones de
mejora continua
Líder del Proceso
Documentación
actualizada
FAC-08 “Actas de
Reunión”
Informes acorde a las
fechas establecidas en
el FAC-23
Administración del
SIG
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EMISOR
ENTRADA
Administración del
SIG
Plan de Auditorías
Internas
Solicitud de Planes de
mejoramiento producto
de auditorias
Control Interno
EMISOR
ACTIVIDADES
V
ENTRADA
Administración del
SIG
Instrumento para
identificación de riesgos
(Mapa de riesgos del
proceso)
RESPONSABLE
Ejecución de Auditorias
Elaboración del plan de
mejoramiento
ACTIVIDADES
Solicitud de informes de
avance
Control Interno
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SALIDA
RECEPTOR
Informes de Auditorias
Líder del Proceso
RESPONSABLE
Plan de mejoramiento
aprobado
SALIDA
Control Interno
RECEPTOR
Control y seguimiento
a la efectividad de las
acciones correctivas y
preventivas
Ejecución de acciones
correctivas y preventivas
Administración del
SIG
A
Líder del Proceso
Seguimiento y control a los
riesgos Identificados y
valorados
Control Interno
Riesgos actualizados y
controlados
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CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL
QUE SE CONTROLA
COMO SE
CONTROLA
Revisando el acta de
viabilidad entregada
por Direccionamiento
Estratégico
Registrando en el
Centro de
Seguimiento a
Propuesta Validada
Proyectos (CSP) y
FCP-23 “Requisitos
del Cliente”.
Revisando las
Observaciones de
observaciones
Propuesta
realizadas por el
cliente de cada
propuesta
Revisando los
componentes del
Convenio Legalizado convenio legalizado
(convenio, pólizas,
etc.)
Viabilidad de
Propuesta
Control en las
entradas
Controles en las
actividades
Revisión
Centro de
Seguimiento a
Proyectos (CSP)
QUIEN LO
CONTROLA
FRECUENCIA DEL
CONTROL
REGISTRO DEL
CONTROL
Líder del Proceso
Antes de la
construcción de cada
propuesta
Centro de
Seguimiento a
Proyectos (CSP)
Líder del Proceso
Cada vez que el
cliente revise una
propuesta ajustada
Centro de
Seguimiento a
Proyectos (CSP) y
FIS.GP-01 “Requisitos
del Cliente”.
Cuando el cliente las
realice
Centro de
Seguimiento a
Proyectos (CSP)
Líder del Proceso
Antes de ejecutar
cada convenio
Centro de
Seguimiento a
Proyectos (CSP)
Líder del Proceso
Cuando la propuesta
se termine de
construir
Centro de
Seguimiento a
Proyectos (CSP)
Líder del Proceso
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CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL
Controles a las
salidas
QUE SE CONTROLA
COMO SE
CONTROLA
QUIEN LO
CONTROLA
FRECUENCIA DEL
CONTROL
REGISTRO DEL
CONTROL
Solicitud Rechazada
Revisando el motivo
de rechazo
Líder del Proceso
A cada solicitud
rechazada
Centro de
Seguimiento a
Proyectos (CSP)
Líder del Proceso
Antes de solicitar
elaboración del
convenio
Centro de
Seguimiento a
Proyectos (CSP)
Propuesta Aceptada Con comunicación
por el cliente
emitida por el cliente
RECURSOS
TALENTO HUMANO
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE
TRABAJO
Oficinas (Dotación básica, computadores –
Coordinador(a) de Gestión de Proyectos software de oficina-impresoras, conexiones
Líder de Gestión de Proyectos
eléctricas de comunicación y archivador,
Analista de Gestión de Proyectos
planoteca)
Estanterías para archivo
Servicios de apoyo, teléfono y fax
TECNOLOGICOS
Hardware y Software
Video Beam
Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet,
same time, etc )
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REQUISITOS ASOCIADOS
NORMAS TECNICAS DE CALIDAD
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
Ley 527. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales,
y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.
Ley 1111. Por la cual se modifica el Estatuto Tributario de los Impuestos
administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Ley 1150. Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en
la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con recursos públicos.
Acuerdo No.002. Por el cual se modifica y actualiza el Estatuto de
Contratación Administrativa de la Universidad de Pamplona.
NTCGP 1000:2009 Gestión de la
Calidad en el Sector Público
NTCISO 9000:2005
4.2.3 -4.2.4 – 7.1 -7.2 – 7.5 – 8.2.1 – Ley 23. Derechos de autor.
8.2.3 – 8.2.4 – 8.3 – 8.4 – 8.5 Decreto 1360. Por el cual se reglamenta la inscripción del soporte lógico
MECI
en el Registro Nacional del Derecho de Autor
Ley 44. Por el cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se
modifica la Ley 29 de 1944.
Decreto 460. Por el cual se reglamenta el Registro Nacional del Derecho
de Autor y se regula el Depósito Legal.
Decisión Andina 351. Por el cual se adopta el Régimen Común sobre
Derechos de Autor y Conexos.
Ley 599. Por la cual se expide el Código Penal Colombiano.
Decreto 1474. Por el cual se promulga el "Tratado de la OMPI,
Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, sobre Derechos de
Autor (WCT)", adoptado en Ginebra, el veinte (20) de diciembre de mil
novecientos noventa y seis (1996).
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DOCUMENTOS ASOCIADOS
DOCUMENTOS
Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos
REGISTROS
Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos
INDICADORES
Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos
RIESGOS
Ver FCI-10 Mapa de Riesgos.
OBJETIVOS DE
CALIDAD
ASOCIADOS
Incrementar las Fuentes de Financiación.