Procedimiento de seleccion, induccion y entrenamiento

1.
CODIGO
SIG-DA-622-01
NOMBRE
SELECCIÓN, INDUCCION Y ENTRENAMIENTO.
REVISION
13
FECHA
05/01/2012
OBJETIVO
Establecer un procedimiento en el cual se detalle el mecanismo de definición, gestión y
mantenimiento de las competencias de todo el personal de SALGADO PUPO E HIJOS,
requerido para poder alcanzar un desempeño del personal que facilite el cumplimiento de
los objetivos del SIG.
2. ALCANCE
Este procedimiento cubre todos el personal de la empresa tanto a los cargos
críticos que son afectados por el subsistema de calidad como a los demás cargos
que son afectados por el subsistema de SYSO de Salgado Pupo e hijos & Cia
Ltda.
3.
DEFINICIONES
3.1 HOJA DE VIDA
Documentos en el cual se especifican los datos personales y de competencia del
aspirante a un cargo, además este documento incluye copias de los registros de dichas
competencias.
3.2 INDUCCION
Realizar actividades de capacitación con el fin de que se adquieran conocimientos
básicos e indispensables para iniciar labores.
3.3. REINDUCCION.
Realizar actividades de fortalecimiento de los requisitos, tanto mínimos como específicos
de competencia.
3.4. ENTRENAMIENTO
Actividades de formación para lograr que el personal alcance la competencia y mejore la
adquirida.
3.5. REQUISITO DE COMPETENCIA.
Necesidades y/o exigencias de tipo legal, reglamentaria, del cliente o internas;
relacionadas con la educación, formación, experiencia y habilidades de los empleados.
SIG-DA-622-01
SELECCIÓN,
INDUCCION Y
ENTRENAMIENTO
REVISÓ
COORDINADOR HSE
APROBO
DIRECTOR HSEQ
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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4.1 NTC ISO 9001: 2008 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD-REQUISITOS.
4.2 OHSAS 18001:2007. SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL, REQUISITOS.
5. CONTENIDO
5.1 COMPETENCIAS.
El DIRECTOR HSEQ Y RH, es el encargado de definir la competencia de cada cargo,
estableciendo los requisitos generales y de SYSO, esto se encuentra documentado en el
MANUAL DE FUNCIONES (SIG-DA-622-02). Estos requerimientos se definen con base
en la educación, experiencia, entrenamiento, habilidades y destrezas. Adicionalmente
cada vez que se cree un nuevo cargo, se incluye esta información en dicho manual de
funciones.
Para garantizar el nivel de competencia requerido, el Director HSEQ y RH, utiliza el
formato VALIDACIÓN DE CARGO (SIG-FA-620-01). Esta actividad se ejecuta al
momento de ingresar un nuevo empleado, ante la inclusión de un nuevo requisito de
competencia y cada 2 (dos) años independientemente de la última validación. De esta
actividad surgen unas acciones que son verificadas hasta evidenciar su cumplimiento.
En caso de que sea cargo crítico se verifican todos los criterios y en caso contrario, se
verifican solo los referentes a SYSO.
CARGOS CRITICOS
Se consideran cargos críticos, aquellos que desarrollan un papel relevante dentro de la
prestación de los diferentes servicios, como lo son:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Gerente.
Director Operativo.
Director HSEQ y RH.
Jefe de proyectos.
Coordinador HSE.
Coordinador de calidad.
Coordinador de mantenimiento
Asistente operativo.
Almacenista.
Digitador.
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•
•
•
•
Supervisores.
Técnicos instaladores.
Técnicos de suspensión.
Excavadores.
Ante la creación de un nuevo cargo el director HSEQ, realiza un análisis de sus
funciones y sus incidencias en la prestación del servicio, por lo cual se define si es o
no es cargo crítico.
5.2 SELECCIÓN DEL PERSONAL.
Ante la necesidad de personal, el Director HSEQ y RH, recibe algunas HOJAS DE
VIDAS, las cuales son comparadas con los requisitos de competencia estipulados en
el Manual de Funciones (Numeral 4. PERFIL), luego se realiza una verificación de
los registros requeridos para evidenciar la competencia.
Seguidamente, en acuerdo con el Gerente General y/o cualquier otro empleado que
se crea conveniente, se deciden la(s) persona (s) con las hojas de vida que mas se
aproximen a los requisitos establecidos, en los casos en que se requiera se realizan
evaluaciones teóricas y/o de campo, en las cuales se verifica formación, habilidades
y destrezas, de lo cual resultan registros de exámenes escritos y/o FORMATO DE
EVALUACION EN CAMPO (SIG-FA-622-08).
Finalmente el Gerente selecciona la(s) persona(s) mas acorde a las necesidades
requeridas. El Director de HSEQ registra este proceso en el formato VALIDACIÓN
DE CARGO (SIG-FA-620-01).
En caso de que la persona escogida no cumpla algún requerimiento del perfil, se
incluye esa deficiencia en el proceso de inducción y cuando se requiera se
programan los entrenamiento necesario, buscando que alcancen el nivel de
competencia que se requiera.
Cuando existan restricciones físicas, estas darán lugar a las medidas de control
necesarias, para garantizar su adaptación al puesto de trabajo.
5.3 INDUCCION Y ENTRENAMIENTO
Ante la decisión de contratar un empleado, se procede a la inducción en la cual se
trataran los siguientes temas:
TEMAS
Misión y visión.
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Política corporativa y Objetivos del SIG.
Política de no fumadores, alcohol y drogas.
Reglamento interno.
Reglamento de higiene y seguridad industrial.
Organigrama.
Funciones del cargo.
Riesgos del cargo y detección y análisis de nuevos riesgos.
Uso de implementos de seguridad.(si aplica)
Hojas de seguridad de sustancias químicas (si aplica) Planes de emergencia
Conformación y funcionamiento de comité paritario.
Reporte de accidentes y casi accidentes.
Adicionalmente, según el cargo se tratan temas específicos los cuales están
descritos en el numeral 5 del manual de funciones (Inducción Y Reinducción
Especifica).
Al finalizar cada inducción, el responsable de su ejecución efectúa una evaluación
en la cual confirme el entendimiento de todos los temas tratados. Si el resultado no
supera 70%, se actualiza el programa de capacitación y entrenamiento, con los
refuerzos necesarios.
5.4 EVALUACIONES DEL DESEMPEÑO
Como mecanismo de control se ejecutan frecuentemente evaluaciones del
desempeño, los cuales alimentan dicho indicador y de donde surgen oportunidades
de mejora.
5.5 ACCIONES DE MEJORA PARA LA COMPETENCIA Y EL DESEMPENO.
Cada año se elabora un programa de capacitación y entrenamiento en el cual se
asignan tiempos y demás recursos para el desarrollo de diferentes capacitaciones,
con el objetivo de aumentar la competencia y el desempeño de todos los empleados.
El Director HSEQ alimenta esta programación con la ayuda de la siguiente
información:
•
Necesidades resultantes de la validación de cargos y de evaluaciones en
campo.
•
Temas de Inducción y reinducción; y resultados de estos.
•
Evaluaciones del desempeño
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•
Entrenamientos específicos, redactados en el Manual de funciones.
•
Recomendaciones suministradas por el cliente y por usuarios finales.
•
Plan de entrenamiento suministrado por la ARP.
•
Resultados de Revisiones Gerenciales.
•
Cualquier otra fuente, que nos suministre la necesidad de mejorar en un tema
especifico.
Cada seis meses el Director HSEQ, realiza una revisión de la eficacia de las
capacitaciones dictadas, verificando los resultados de de las evaluaciones
programadas para cada uno. Para esto se utiliza el mismo formato de
CRONOGRAMA DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO.
6. REGISTROS
6.1 VALIDACIÓN DE CARGO (SIG-FA-620-01),
6.2 FORMATO DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DELSIG (SIG-FA-622-02).
6.3 CRONOGRAMA DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO (SIG-FA-622-03)
6.4 REGISTRO DE EVALUACION DEL DESEMEPENO DE EMPLEADOS. (SIG-FA-622-04).
6.5 FORMATO DE HOJA DE VIDA (SIG-FA-622-05).
6.6 EVALUACIONES DE CONOCIEMIENTOS EN SIG (SIG-FA-622-06).
6.7 REGISTRO DE SOPORTE DE HOJA DE VIDA.
6.8 FORMATO DE VALIDACIÓN DE DE HABILIDADES Y DESTREZAS (SIG-FA-622-07)
6.9 FORMATO DE EVALUACION EN CAMPO(SIG-FA-622-08)
7. HISTORICO DE ACTUALIZACIONES
FECHA
REVISIÓN
SECCION
10/12/02
01
5.2
06/05/03
02
5.0
03/03/04
03
5.1
09/03/06
04
5.1
ACTUALIZACION EFECTUADA
Inclusión de evaluación de la eficacia
de los entrenamientos resultados de
evaluación del desempeño, validación
de cargos y cualquier otra fuente.
Inclusión de cargos críticos dentro del
procedimiento.
Inclusión del registros de Validación
De Cargos.
Se modifico la frecuencia de ejecución
de la evaluación del desempeño y se
incluyo el seguimiento a las acciones
de mejora resultante de los puntos
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débiles resultantes de la evaluación
Se incluyeron como capacitaciones
obligatorias cada año:
• Diligenciamiento de informes de
25/06/06
05
5.2
visitas.
•
Resane
adecuado
de
instalaciones.
•
30-01-07
06
5.2
Prevención de escapes y en
uniones.
Se incluyeron como capacitaciones
obligatorias cada año:
• Ventilación y evacuación.
•
04-10-07
07
5.2
10-09-09
08
28-03-10
09
Todo
02-06-10
10
6.0
27/07/2010
11
3.0
5.2
04/03/2011
12
5.5
05/01/2012
13
5.3
Conceptos básicos en el manejo
de la tubería PE-AL-PE.
Se incluyo la charla sobre el manejo de
documentos y registros para todo
nuevo empleado.
Se incluyo el análisis de cada cargo
nuevo por parte del director HSEQ,
para definir si es critico. Además se
incluyo el tema de ORGANIGRAMA en
las inducciones
Se ajustaron requisitos de la NORMA
OHSAS18001:2007, y se incluyo el
formato DE EVALUACION EN CAMPO(SIGFA-622-08).
Se adiciono una columna para escribir
el cargo al formato de capacitación y
entrenamiento del SIG.
Se adicionaron los términos, requisito
de competencia e inducción.
Se adiciono el siguiente párrafo:
”Cuando existan restricciones físicas,
estas darán lugar a las medidas de
control necesarias, para garantizar su
adaptación al puesto de trabajo”.
Se incluyo la revisión semestral de la
eficacia de cada capacitación.
Se incluyeron temas específicos de
cada cargo en las reinducciones
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