Pedido Proveedores - Fondo Nacional de Recursos

Pedido Proveedores
Manual de Usuario para Proveedores
Unidad Informática
Agosto 2015
Copyright 2012 © Fondo Nacional de Recursos- Se permite la distribución y la copia
literal de este artículo en su totalidad por cualquier medio, sin paga de derechos, siempre y
cuando se conserve la nota de copyright y esta nota de permiso.
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Índice de contenido
1- Introducción .......................................................................... 4
2- Ingreso por primera vez .......................................................... 5
2.1- Requisitos previos. ............................................................ 5
1.2- Usuario y Contraseña ........................................................ 5
2.3- Certificado de Seguridad de la Conexión .............................. 6
2.4- Login ............................................................................... 9
3- Ingreso de datos .................................................................. 10
3.1- Consulta de Entregas Pendientes ...................................... 11
3.2- Pedidos Pendientes ......................................................... 15
3.3- Consulta de Entregas Realizadas ....................................... 15
4- Anexo I ............................................................................... 17
4.1 - Actualizar Listas ............................................................. 17
4.2 - Ordenar Lista ................................................................ 17
4.3 - Mostrar Mensajes ........................................................... 17
4.4- Descargar CSV con Resultados ......................................... 18
5- Anexo II .............................................................................. 18
5.1- Reseteo de Contraseña .................................................... 18
5.2- Modificar Datos Personales ............................................... 19
5.3- Preguntas Frecuentes ...................................................... 20
5.3.1- El sistema no me deja agregar más lotes ..................... 20
5.4- Cómo Reportar Errores .................................................... 21
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1- Introducción
Esta herramienta informática ha sido creada a los efectos de que las
diversas etapas que se cumplen, desde que se inicia la solicitud de
medicación al Proveedor hasta la entrega de la dosis directamente al
paciente, sea eficiente y así evitar posibles demoras en las entregas.
Asimismo, se pretende generar una base de datos donde el FNR y los
distintos actores involucrados en este proceso puedan obtener
información de todas las entregas realizadas.
En una primera instancia de implementación del sistema, se
pretendió únicamente que el proveedor indicara, a través de una
orden de compra, la entrega realizada.
En esta segunda instancia, se pretenderá que dicha información sea
ratificada por la Farmacia correspondiente. Una vez dada esta
confirmación, poder hacer entrega de la medicación al paciente
autorizado por el FNR.
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2- Ingreso por primera vez
2.1- Requisitos previos.
Para poder trabajar en el nuevo Sistema de Gestión del FNR deberá
tener instalado alguno de los siguientes navegadores: Mozilla
Firefox, Google Chrome, Opera o Safari.
Verifique si tiene instalado alguno de los navegadores mencionados,
en caso contrario solicíteselo al departamento de informática de su
institución. Puede descargarlos gratuitamente del sitio de los
siguientes links:




http://www.mozilla.org
http://www.opera.com/es/computer/windows
https://www.google.com/intl/es/chrome/browser/
http://support.apple.com/kb/DL1531?viewlocale=es_ES&locale
=es_ES
1.2- Usuario y Contraseña
Usted
recibirá
un
mail
desde
un
destinatario:
“[email protected]”, en cuyo asunto dice: “Creación
Usuario FNR”. En el mismo, se comunicó la denominación que le
hemos dado al usuario y la contraseña que le asignó el sistema.
Para ingresar al Portal debe ir a la web del FNR: www.fnr.gub.uy. Allí
debe clickear el botón “Acceso al Portal”.
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2.3- Certificado de Seguridad de la Conexión
La primera vez que se conecte posiblemente le aparecerá el siguiente
mensaje:
“Esta conexión no está verificada”
1- Debe clickear en “Entiendo los riesgos”
2- Luego, debe clickear en “Añadir Excepción”.
Se desplegará la siguiente pantalla:
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3- Hacer click en “Obtener Certificado”
4- Por último, “Confirmar excepción de seguridad”
Si Ud. no quiere que esto suceda nuevamente puede ingresar a
http://www.correo.com.uy/index.asp?pagVal=211
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1- Clickear en “Cargar Certificado – Root CA 2030”.
2- En la ventana que se despliega, seleccionar la primera opción
“Confiar en esta CA para identificar sitios web”
3- Luego, haga click en “Aceptar”.
4- Finalmente, reinicie el Navegador y vuelva a ingresar al Portal.
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2.4- Login
En esta pantalla Ud. debe ingresar su nombre de usuario y su
contraseña (los que se le enviaron por e-mail).
La primera vez que ingrese, le solicitará cambio de contraseña, esto
se debe a un tema de seguridad. Luego de realizar el cambio, está
en condiciones de comenzar a trabajar en el sistema.
En caso de olvido de contraseña, deberá solicitar una nueva.
Consulte: 5.1 Reseteo de Contraseña
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3- Ingreso de datos
Como se ve en la imagen, la pantalla inicial está compuesta por la
grilla “Pedidos Pendientes”.
Esta pantalla inicial cuenta también con los listados “Consulta de
Entregas Pendientes” y “Consulta de Entregas Realizadas”.
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3.1- Consulta de Entregas Pendientes
Para comenzar a trabajar con un pedido, es recomendable utilizar el
listado “Consulta de Entregas Pendientes”. Depende de los filtros que
utilicemos, la información que nos brinde este listado sobre las
entregas pendientes.
Se puede filtrar pedidos por farmacia, por fecha de solicitud de
pedidos, por fecha de requeridos, por número de OC y/o por tipo de
medicamento. En caso de no cargar ningún filtro, se listará todas las
entregas pendientes desde que se comenzó a utilizar el sistema hasta
el día de la fecha.
Este listado, permite descargar los resultados de la búsqueda en un
archivo .csv que puede ser abierto con un editor de hojas de cálculo
(Excel, Calc, entre otros). Para esto, luego de realizar la búsqueda,
haga click en el botón “Descargar csv con resultados”, elija guardar el
archivo en alguna ubicación de su Pc o abrir el archivo con Excel, a
continuación se generará el archivo con los resultados obtenidos en
pantalla.
Este listado contiene, también, la información de contacto de la
farmacia a la que corresponde entregar el pedido, para acceder a esa
información haga clic en el botón “Info”
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3.2- Pedidos Pendientes
En esta pantalla se visualizarán los pedidos pendientes de entrega.
En cada pedido se mostrará la siguiente información: si está
requerido (R.), número de trámite, número de orden de compra
(OC), proveedor al que se le realizó el pedido, cual es la farmacia a la
que se debe entregar, la fecha en que se realizó el pedido y la fecha
de requerido, que es la fecha límite en la que debe ser entregado el
pedido.
Para ingresar datos de un pedido, se debe hacer click sobre
cualquiera de los datos del pedido que se quiera consultar. Es
importante tener en cuenta que al trabajar con un pedido, el mismo
quedará requerido por el usuario que está trabajando en él, esto
significa que ningún otro usuario podrá trabajar sobre el mismo
pedido. Cuando el trámite esté requerido, el checkbox de la columna
“R” estará tildado
. Si desea liberar el pedido para que otro
usuario pueda trabajar en él, desclickeelo.
En el ejemplo que se visualiza a continuación, utilizaremos el trámite
número 492901 correspondiente a la OC 174 pendiente de entrega.
A continuación se desplegará la pantalla de Orden de Compra, la cual
nos mostrará los artículos que componen el pedido.
Una vez entregado el mismo, se deben registrar los siguientes datos:
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1. Se debe ingresar la fecha en que se entregó el pedido.
2. Luego, se debe ingresar el número de Factura o Remito a la
cual quedó asociado el artículo. Apretando el botón
se abre una línea que permite ingresar el dato. Se puede
ingresar más de una factura por artículo, para esto, debe abrir
una línea por cada factura.
3. Para ingresar el Lote también se debe clickear el botón
el cual generará una línea que nos permitirá ingresar el
número del lote, su fecha de vencimiento y la cantidad que se
entregó de ese lote. También permite ingresar más de un Lote
por artículo.
En el caso del ejemplo, comenzamos con la segunda línea la cual
el sistema pinta de color rojo para indicarnos que estamos
trabajando sobre ella. Ingresamos el número de factura y los
números de lotes, el vencimiento de los mismos y la cantidad
entregada. En este ejemplo se entregaron 1000 unidades de dos
lotes diferentes.
4. Haciendo click sobre el número de factura, se muestra la
factura que se generó, a partir de los datos volcados en los
tres puntos anteriores.
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5. Si todos los datos están correctamente ingresados y desea
almacenarlos debe clickear en el botón “Guardar”.
Atención: luego de guardados, los mismos no podrán ser
modificados.
Para continuar ingresando datos, debe volver a la pantalla inicial
(Pedidos Pendientes), presionando el botón "Volver" ubicado en la
parte inferior de la pantalla y repetir los pasos anteriormente
descritos.
Si hace click en “Desreclamar Tareas y Volver” se desenganchan
todas las OC que estaban asociadas a su usuario y también vuelve a
la pantalla inicial.
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3.3- Consulta de Entregas Realizadas
A medida que la farmacia confirma los datos de los pedidos
entregados por el proveedor, se irá generando un historial de los
mismos que puede ser visualizado desde el botón “Consulta de
Entregas Realizadas”. El mismo se encuentra ubicado en la parte
inferior derecha de la pantalla inicial (Pedidos Pendientes).
El sistema permite filtrar por farmacia, por fecha en que se solicitó el
pedido, por fecha en que se requirió el pedido, por número de OC y/o
por tipo de medicamento.
En caso de no cargar ningún filtro, se listará todas las entregas
realizadas desde que se comenzó a utilizar el sistema hasta el día de
la fecha, lo cual puede provocar grandes demoras en la carga de
datos, por lo tanto no es recomendable hacerlo.
Cuando las entregas tienen en la columna “PendNegoc?” un O, es
porque la farmacia no ingresó la información correspondiente a la
recepción de dicho pedido.
Este listado, permite descargar los resultados de la búsqueda en un
archivo .csv que puede ser abierto con Excel. Para esto, luego de
realizar la búsqueda, haga click en el botón “Descargar csv con
resultados”, elija guardar el archivo en alguna ubicación de su Pc o
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abrir el archivo con un editor de hojas de cálculo (Excel, Calc, entre
otros), a continuación se generará el archivo con los resultados
obtenidos en pantalla.
Este listado contiene, también, la información de contacto de la
farmacia a la que corresponde entregar el pedido, para acceder a esa
información haga clic en el botón “Info”
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4- Anexo I
4.1 - Actualizar Listas
La lista de tareas se actualiza automáticamente al acceder a la
página. En la medida que se va trabajando sobre ella, se puede ir
actualizando manualmente presionando el botón “Actualizar Lista”
ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla. También se
puede actualizar cada lista por separado, desde el botón
que se
encuentra a la izquierda de cada título.
Si desea evitar este comportamiento debe desclickear el checkbox
ubicado al costado derecho del botón de "Actualizar Lista”.
4.2 - Ordenar Lista
Para ordenar la lista se debe hacer clic sobre el título por el cual se
desea ordenar. Al costado del mismo se mostrará una flecha que
indica que la lista está ordenada por ese campo y si está de forma
ascendente o descendente. Este orden se cambia presionando
nuevamente sobre el mismo atributo.
Esta opción está incluida tanto en la pantalla de “Pedidos Pendientes”
como en la “Consulta de Entregas Realizadas”.
4.3 - Mostrar Mensajes
En la parte superior derecha de la pantalla, se encuentra localizado
un botón que se llama “Mostrar Mensajes”. Cuando por alguna razón
el sistema tiene un mensaje para mostrar, dicho botón cambia a color
anaranjado:
Haciendo click sobre él se desplegará el cartel en el cual se podrá
visualizar el mensaje, detallando la hora en que se produjo el mismo.
Por esta razón es conveniente limpiar periódicamente esta lista para
evitar confundir mensajes viejos con los actuales.
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4.4- Descargar CSV con Resultados
Tanto en “Consulta de Entregas Pendientes” como en “Consulta de
Entregas Realizadas”, existe la opción de exportar los listados a un
archivo de formato .csv que puede ser abierto mediante un editor de
hojas de cálculo (Excel, Calc, entre otros). Para ello, filtre lo que
desea buscar, y luego clickee el botón “Descargar Csv con
Resultados”.
5- Anexo II
5.1- Reseteo de Contraseña
Si Ud. se olvida de su contraseña puede pedir una nueva desde la
página de inicio, en la cual ud. ingresa su usuario y su contraseña
para loguearse:
Debe hacer clic en donde dice “Resetear la contraseña”.
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En esta pantalla debe ingresar su nombre de usuario en el campo
“usuario” y el mail asociado a su usuario en el campo “email”.
Luego apretar el botón “aceptar”, si no hay errores aparecerá un
mensaje en la pantalla que dice: “se ha enviado una nueva
contraseña a su mail”.
En caso de que ocurran errores estos aparecerán a la derecha en el
cuadro de “Mensajes del Sistema”.
5.2- Modificar Datos Personales
Para Modificar Datos Personales, podrá hacerlo desde adentro del
Portal. Es decir que para esto debe estar “logueado”. Haga clic en la
opción “Modificar Contraseña”.
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Con esta pantalla usted podrá cambiar el e-mail que está asociado a
su usuario y cambiar su contraseña.
 Para cambiar la contraseña Ud. debe ingresar la contraseña
actual en el campo que dice “contraseña actual” y luego
ingresar DOS veces la nueva contraseña. Una vez en el campo
“contraseña nueva” y otra vez en el campo “confirme nueva
contraseña”. Luego apretar el botón de “aceptar”, si no hay
errores aparecerá un mensaje en la pantalla que dice “se han
realizado los cambios correctamente”. En caso de que ocurran
errores estos aparecerán a la derecha en el cuadro de Mensajes
del Sistema.
 Para cambiar su mail Ud. debe ingresar su mail en el campo
de mail y luego su contraseña actual en el campo de
“contraseña actual”. Luego apretar el botón de “aceptar”, si no
hay errores aparecerá un mensaje en la pantalla que dice “se
han realizado los cambios correctamente”.
En caso de que ocurran errores estos aparecerán a la derecha
en el cuadro de Mensajes del Sistema.
NO ES NECESARIO cambiar la contraseña para cambiar el mail
estas acciones se realizan por separado.
Nota de funcionamiento: Al terminar cierre el navegador y vuelva
a abrirlo.
5.3- Preguntas Frecuentes
5.3.1- El sistema no me deja agregar más lotes
Cuando esto sucede verifique que haya cantidad pendiente del
artículo. Sin cantidad pendiente usted no podrá agregar nuevos lotes.
Si no hay cantidad pendiente y usted considera que debe haber,
verifique las cantidades ingresadas para otros lotes de la misma o de
otras facturas.
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5.4- Cómo Reportar Errores
En caso de que se presente algún error durante el ingreso de datos al
sistema, solicitamos que envíe un mail a [email protected]
conteniendo la siguiente información:

Nombre de usuario: Es el nombre de usuario con el que se
accede a la aplicación. Este dato sirve para verificar que dicho
usuario tenga los permisos correctos para realizar la tarea
deseada.

Información de contacto: Indicar nombre de la institución,
nombre de la persona que reporta el error, teléfono.

Impresión de pantalla: El botón 'Impr Pant' del teclado,
permite obtener una imagen con la pantalla que visualiza el
usuario en el momento en que se encuentra con un error. Dicha
imagen se puede adjuntar al mail en el que se reporta el error.
Esto puede ayudar al encargado de corregir dicho error, ya que
puede ver los datos utilizados por el usuario con los que se
produjo el error y/o el error exacto.
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