Documento sin jerarquia

Normas de presentación de documentos
1. Aspectos generales
Aunque la comunicación escrita no es el único medio de comunicación
que se utiliza en las empresas, posee una gran importancia en el
desarrollo de las tareas cotidianas.
Dada la gran variedad de documentos que se manejan en la empresa, no
es fácil clasificarlos. A grandes rasgos, se puede establecer la
siguiente división (podrá observarse que algunos tienen cabida en
ambos ámbitos).
Documentos internos. Se utilizan para transmitir información entre los
diversos departamentos. Como es de esperar, el volumen aumenta a
medida que la estructura de la empresa o la organización se vuelve más
compleja.
Entre los documentos internos destacan: acta, autorización, aviso,
circular, convocatoria, encuesta, informe, manual, nota interior,
parte de incidencias, solicitud.
Documentos externos. La empresa los emplea para comunicarse con sus
clientes,
proveedores,
organismos
oficiales,
instituciones
financieras, etcétera.
2. Tipos de documentos. Formato y utilidad.
Hoy día, con los avances tecnológicos, se ha dotado de gran rapidez a
la documentación escrita. El fax, el correo electrónico y los sistemas
de trabajo en red permiten disponer de documentación casi al instante.
Cartas comerciales
Se trata del documento más utilizado por las empresas cuando desean
comunicarse con el exterior. Sirven para diversos cometidos: pedidos,
reclamaciones, presupuestos, ofertas, acuses de recibo, etc.
Las cartas poseen una estructura que no se presta a demasiadas
variaciones, con excepción del logotipo y el membrete, diseñados de
manera muy característica, ya que constituyen las señas de identidad
corporativa.
Saluda
Se trata de un escrito breve que suelen utilizar los directores de una
empresa
o
institución
para
transmitir
comunicaciones
de
tipo
ceremonioso como inauguraciones, invitaciones, tomas de posesión, etc.
Se suele realizar en tamaño cuartilla y papel de calidad.
Circular
Tratamiento informático de la información
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Este tipo de carta pertenece tanto a la comunicación interna de la
empresa como a la externa; transmite la misma información al personal
y a los clientes o suministradores. Un ejemplo pueden ser los impresos
que envían los bancos a todas las personas o empresas con las que se
relacionan cuando hay un cambio de domicilio o bien para anunciar la
apertura de una nueva sucursal, la presentación de algún nuevo
producto financiero, etc. El contenido siempre es el mismo para todos
sus destinatarios y la estructura, similar a la que presenta una carta
comercial.
Informe
Los documentos de esta categoría recogen información sobre un asunto
concreto que atañe a la empresa con el único objeto de facilitar el
análisis de dicha información con vistas a tomar una decisión.
A grandes rasgos, se pueden distinguir tres tipos de informes:
Expositivos.
Tan sólo consignan los hechos que atañen a una situación determinada,
sin que se incluyan conclusiones ni recomendaciones.
Interpretativos o valorativos.
Presentan un análisis de los datos además de facilitar una información
concreta.
Resolutivos.
Ofrecen alternativas que pueden solucionar un problema, basándose en
interpretaciones o conclusiones que facilitan la toma de decisiones.
Instancia o solicitud
Este tipo de documento es el que utilizan particulares e instituciones
cuando se ven obligados a formular peticiones a una entidad pública o
privada de rango superior.
3. Presentación de documentos
Los criterios de presentación de un documento varían en función del
tipo, el contenido y del número de lectores al que se dirige.
Si se trata de un documento escrito, con pocas páginas y que se debe
presentar a una o pocas personas, se pueden realizar copias y
presentarlas en carpetas que deben contar con algún tipo de sujeción
interna. En la parte exterior, deberán estar identificadas: contenido
del documento, autor, nombre de la persona receptora del documento,
etc.
Si el documento posee un volumen considerable, es mejor protegerlo con
una encuadernación que permite manejarlo con más soltura . En este
caso, y para evitar el excesivo gasto de papel, sólo puede dirigirse a
un número de lectores muy reducido. En caso contrario, es preferible
optar por otro tipo de presentación.
A la hora de exponer la información ante varias personas, conviene
elegir los medios apropiados. Por ejemplo, se puede utilizar una
aplicación
para
realizar
presentaciones
como
Microsoft
Office
PowerPoint u OpenOffice.org Impress.
4. Procedimientos de protección de datos.
Tratamiento informático de la información
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En vista del volumen de información que circula a diario en una
empresa, es muy importante contar con procedimientos que permitan
proteger los datos personales y la documentación de la empresa.
A la hora de diseñar el protocolo de seguridad, habrá que tener en
cuenta las medidas que puedan aplicarse en el sistema operativo, el
programa de correo electrónico, etc.
Si el equipo está conectado a una red privada, estas tareas correrán a
cargo del administrador. En caso contrario, toda la responsabilidad
recaerá en el usuario.
Tratamiento informático de la información
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