UNIDAD 6. ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

UNIDAD 6. ARCHIVO Y
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Comunicación empresarial y
atención al cliente
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6.
Estudiarás:
El archivo: concepto y finalidad.
Tipos de archivos empresariales.
Sistemas de clasificación de documentos.
Archivo de documentos en formato papel.
Archivo informático de datos.
Soportes y materiales de archivo.
Y serás capaz de archivar información en soporte papel e informático así como
gestionar el archivo.
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1. El archivo: concepto y finalidad
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06 1. El archivo: concepto y finalidad
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1.2.- Consejos para desarrollar la labor de archivo
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2. Tipos de archivos empresariales
Existen diferentes tipos de archivos en función de la frecuencia de uso de la documentación, del
soporte utilizado para contener el documento o de la localización física del archivo.
Frecuencia de uso de la documentación
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2.2 Tipos de archivo según la localización física del archivo
2.3.-Tipos
de
archivo
según
el
soporte utilizado
La
mayoría
de
las
empresas tienen archivos
en formato papel y archivos
en formato digital.
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3. Sistemas de clasificación de documentos
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3.1.- Sistema alfabético
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3.2.- Sistema numérico
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3.3.- Sistema cronológico
3.4.- Sistema geográfico
3.5.- Sistema temático
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3.6.- Sistemas mixtos
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4. Archivo de documentos en formato papel
4.1.- Entrada de la documentación en el archivo
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4.2.- Conservación, utilización y destrucción de la documentación
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5. Archivo informático de datos
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5.1.- Archivo informático de documentos.
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5.1.- Sistemas de gestión de datos .
Ventajas de una base de datos:
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6.1.- Soportes y materiales de archivo
Archivo de documentación
escrita
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6.2 Soporte para el archivo informático de datos
- Ordenador y software adecuado (BB.DD, etc)
PERIFÉRICOS
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7. La protección de la información: la LOPD
7.1.- Medidas de protección de información
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7.2.- Ley de protección de datos
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7.2.- Ley de protección de datos
Toda empresa o empresario está obligada/o a :
1. Notificar a AEPD los ficheros de datos personales que tenga y las
aplicaciones informáticas que utilice en su gestión.
2. Redactar un documento de seguridad para redactar las políticas, normas
y procedimientos aplicables a la gestión de los datos personales
archivados.
3. Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas
empresas o profesionales que, en el desarrollo de su actividad, accedan
a dichos datos personales.
4. Deben informar a los titulares de los datos de que se está cumpliendo
con la normativa de protección de datos especialmente en:
1. Recogida de consentimientos en el tratamientos de datos.
2. Guardar el secreto y la confidencialidad de los datos.
3. Permitir ejercer sus derechos sobre los datos.
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