PLAN DE MEJORAMIENTO MUNICIPIO DE AYAPEL MICRO 034.

PLAN DE MEJORAMIENTO
MUNICIPIO DE AYAPEL
MICRO 034.
Lien Farith Fernández Martínez
Coordinador Local
PRESENTACIÓN
A través del presente plan de mejoramiento se hizo un análisis concienzudo de lo
que ha sido la operatividad de la estrategia JUNTOS en el municipio de Ayapel, en
estos primeros meses de funcionamiento; donde se sopesaron aspectos
relevantes de la misma y su impacto en la permanente búsqueda para que la
estrategia cada día sea mejor y así se pueda saber si va bien encaminada.
De aquí se desprenden acciones concretas, las cuales sirven para dar un
redireccionamiento a los temas, que de acuerdo a los hallazgos encontrados, no
llenan las expectativas previstas al inicio de la estrategia JUNTOS y el grado de
responsabilidad de cada uno de los actores que participan en el desarrollo de la
estrategia.
Inicialmente se hará una descripción de cuales, a juicio del equipo de trabajo de
JUNTOS en Ayapel, son las fallas en el proceso y que afectan el positivo avance
de la estrategia en el municipio, explicando en qué consiste cada una de ellas.
Posteriormente se llevará el plan de mejoramiento a una matriz en donde se
establecen los hallazgos de los problemas, se plantean las acciones correctivas
preventivas, se define cual es el objetivo que se persigue con la acción de
mejoramiento, se cuantifican las metas, se establece un plazo para la ejecución de
la acción, quienes son los responsables y las posibles observaciones a tener en
cuenta.
Una vez desarrollado lo escrito anteriormente el resultado debe ser que la
estrategia mejore sustancialmente logrando un funcionamiento óptimo lo que
garantiza la confianza de todos los participantes en la estrategia JUNTOS.
LIEN FARITH FERNANDEZ MARTINEZ
Coordinador Local
OBJETIVOS
 Dar a conocer el comportamiento y desarrollo de la estrategia a nivel local.
 Valorar lo ejecutado.
 Mirar puntos críticos encontrados dentro del proceso.
 Formular hipótesis que sirvan de orientación para la fase de la elaboración
del plan familiar.
Hallazgos
1. Capacitación.
La capacitación de LBF se realizo con grupos muy numerosos lo cual es
antipedagógico, esto causa perdida de la información y no se asimilan bien los
conocimientos.
2. Inconsistencias en base de datos.
Durante el proceso de ubicación de las familias beneficiarias de la Estrategia
Juntos hemos encontrado las siguientes inconsistencias:
 Base de datos desactualizada.
 Clasificación incorrecta de las zonas (urbano-rural).
 Mal diseño del plan de cobertura.
3. Unificación de la información.
Al momento de recibir la información por parte del Operador y Acción Social nos
hemos dado cuenta que no hay uniformidad en la información entre las partes,
para la elaboración de los diferentes ítems de la estrategia.
4. Sistema de información Infojuntos.
El sistema de información Infojuntos es muy inestable (sincronización), ya que
este nos atrasa en el avance de LBF.
 Familias desasignadas (estas familias después que se desasignan no se
pueden utilizar por que quedan bloqueadas).
 Diferencias entre el contador de Infojuntos y el contador de DMC.
5. DMC.
Los dispositivos móviles de captura DMC han presentado muchas falencias como:






Bloqueo
Reset.
Lentitud en la información.
Pérdida de la información.
Sobre carga del sistema Juntos.
Lentitud en la sincronización.
6. Dotación a tiempo y completa.
La falta de dotación ha tiempo se presto para que personas inescrupulosas se
hicieran pasar por CGS para sacar beneficios personales.
7. Descentralización
municipales.
de
la
economía
para
eventos
Por falta de apoyo a los CGS, no se ha podido realizar varias actividades y
proyectos para motivar e incentivar nuestras familias.
8. Falta de documentos.
La documentación de la familia como son acuerdos de corresponsabilidad y
almanaques deben ser entregados oportunamente para facilitar el trabajo de los
CGS.
9. Asignación de familias.
Durante el proceso de asignación de familias se han encontrados varios factores
que han impedido dicho proceso:
 Cambio de base de datos.
 Modificación de los núcleos familiares.
 Familias repetidas.
 Familias sin barrios.
Hallazgos
Dificultades
Descripción Acción de
mejoramiento(Correctiva
Preventiva)
Objetivo Acción de
Mejoramiento
Inconsistencias en Base de
Datos
- Base de datos desactualizada.
- Las zonas rurales Las colocaron
como zonas urbanas.
- Mal diseño de cobertura
Depurar la Base de Datos para que
la información sea veraz y confiable
Facilitar el trabajo de los CGS en la
búsqueda y ubicación de los
beneficiarios de la estrategia
Planeación Municipal,
Acción Social
Unificación de la
información
Dentro de los meses de operación
hemos tenidos dificultades en la
asimilación de la información,
pareciera que los dos entes
(Operador UPB y Acción social)
quienes son los encargados de
formular las pautas para el
desarrollo del proceso de la
estrategia, encontrando a veces
en la delegación de funciones
difieren, un ejemplo obvio es la
dificultad encontrada en la
asignación de las familias.
Que la UPB y Acción Social
unifiquen criterios para un bien
común.
Identificar las dificultades que
tienen los dos entes , para unificar
ideas y así facilitarnos la labor
Operador UPB y
Acción Social
Sistema de Información
infojuntos
El sistema de infojuntos, es obvio
sobran las palabras. No hay
manera de enviar la información
de un caso en particular de cada
familia y como sabemos cada
familia tiene diferentes
dificultados y casos particulares
que se observan en el proceso de
interacción con ellas
Acción Social debe idear un plan
para que el proceso de
transferencia de la información sea
mas rápido
Idear estrategias para agilizar el
proceso de información
Assenda
Tiempo
estimado
Responsables
DMC (Software,
Estabilidad)
El contador de infojuntos no
registra la información del DMC.
Cuando se cierra la ficha el
sistema no permite una
retroalimentación de información
y se pierde la oportunidad de
comparar lo registrado con lo
enviado.
Assenda tiene que crear un modulo
al cual los cogestores y los
coordinadores locales puedan
acceder a los archivos enviados en
el momento que así lo requiera.
Obtener la información en el
momento oportuno pensando en
estrategia para la elaboración del
plan familiar
Assenda y Acción
social
Descripción periódica de
metas
Los entes no describen un
cronograma a seguir de las metas
y tareas en cada periodo
Desarrollar un cronograma que
lleve una secuencia lógica y que no
se modifique con tantas frecuencia
Evitar la confusión de los cogestores
Acción social y UPB
Descentralización de la
economía para eventos
municipales. (otras
actividades con las
familias).
No se ha dado respuesta por
parte de los entes acerca de las
ideas para proyectos de
integración y trabajo con la
comunidad
Que la UPB y Acción Social
respondan a nuestras solicitudes de
realizar actividades de integración
de la gran familia JUNTOS
Realizar proyectos de trabajos
comunitarios con las familias de la
estrategia
Alcaldía Municipal y
Acción social
Dotación Documentos
(acuerdos, almanaques)
Sería de gran ayuda que el
numero de acuerdos y
almanaques que le correspondan
a cada cogestor estuvieran
completos en la oficina juntos, así
hacer un trabajo eficiente y de
esa forma nos evitaríamos de
gastar más viáticos que como
sabemos corren por nuestra
cuenta.
Que la empresa contratista cumpla
con lo pactado para ir acorde y ser
eficaz en el proceso.
Cumplir con los objetivos que se
trazaron al inicio del programa, para
alcanzar las metas propuestas.
Acción Social
Asignación de familias
Falta actualización en la base de
datos de acción social, teniendo
en cuenta que las familias son
inestables debido a que las
oportunidades de trabajos son
escasas, en cuanto a las veredas
algunas familias se ven en la
obligación de desplazarse por
desbordamiento de ríos y
ciénagas.
Que al asignar las familias,
realmente estas correspondan al
sitio ubicado y evitar así tener que
reportarlas como no ubicadas y
lograr que no se pierdan de los
beneficios de juntos.
Cumplir con los cogestores en
cuanto a la asignación puntual de
familias beneficiarias y así evitar el
desgaste innecesario de los CGS ,
logrando un trabajo mas optimo.
Acción social