instructivo para la atención de solicitudes y actos
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INSTRUCTIVO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS DE TALENTO HUMANO Código: IN-GF-13-03 Versión: 1 Fecha Aprobación: 08/07/2015 Página 1 de 8 Fecha de Aprobación 08/07/2015 Fecha Julio de 2015 Elaboró Profesional Especializado – Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Interno Disciplinario Control de Cambios Descripción Creación del documento mediante Formato FT-MIC-03-04 del 08 de julio de 2015 Firma de Autorizaciones Revisó Aprobó Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP. INSTRUCTIVO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS DE TALENTO HUMANO Código: IN-GF-13-03 Versión: 1 Fecha Aprobación: 08/07/2015 Página 2 de 8 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ................................................................................................................................... 3 2. ALCANCE .................................................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES O GLOSARIO ................................................................................................... 3 4. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 4 5. RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE SOLICITUDES DE NOVEDADES DE PERSONAL Y PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON TALENTO HUMANO ...... 4 5.1. Nombramientos y trámite de actas de posesión ................................................................. 4 5.2. Estudio y verificación de solicitudes de reconocimiento e incremento de prima técnica y elaboración de proyecto de acto administrativo .............................................................................. 4 5.3. Recepción y verificación de solicitudes de permiso remunerado, licencia no remunerada o solicitud de interrupción de las mismas ....................................................................................... 5 5.4. Reconocimiento de horas extras ......................................................................................... 5 5.5. Otorgamiento de vacaciones ............................................................................................... 6 5.6. Reconocimiento de compensatorios ................................................................................... 6 5.7. Estudio y verificación de solicitudes de encargo ................................................................. 7 5.8. Estudio y verificación de comisiones de estudio o servicio ................................................ 7 5.9. Aceptación de renuncia, declaración de insubsistencia y reconocimiento de prestaciones a servidores desvinculados ............................................................................................................. 7 5.10. Libranzas ......................................................................................................................... 8 5.11. Adopción de planes y programas relacionados con Talento Humano ............................ 8 5.12. Préstamo de hojas de vida .............................................................................................. 8 Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP. INSTRUCTIVO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS DE TALENTO HUMANO Código: IN-GF-13-03 Versión: 1 Fecha Aprobación: 08/07/2015 Página 3 de 8 1. OBJETIVO Establecer el lineamiento general para la atención de las solicitudes y actos administrativos realizados en Talento Humano. 2. ALCANCE El presente instructivo aplica para todos los funcionarios del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP. 3. DEFINICIONES O GLOSARIO Acto Administrativo: Manifestación de la voluntad de un órgano de la administración pública, con fundamento en la normatividad, o bien de carácter discrecional pero fundado en atribuciones, susceptible de crear, con eficacia particular o general, obligaciones, facultades, o situaciones jurídicas de naturaleza administrativa. Sus modalidades son: los que crean situaciones jurídicas concretas e individuales; los que pueden ser antecedente, efecto o consecuencia de una situación jurídica. Comisión: Se configura cuando, por disposición de autoridad competente, el servidor público ejerce temporalmente las funciones propias del cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular. Encargo: Designación temporal a un servidor para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las funciones propias de su cargo. Insubsistencia: Se refiere a la terminación del vínculo laboral ya sea por haber obtenido una calificación insatisfactoria en la evaluación del desempeño para el caso de cargos de carrera administrativa, o a través de resolución para el caso de cargos provisionales y de libre nombramiento y remoción. Libranza: Mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido. Licencia: Separación transitoria del ejercicio de su cargo por solicitud propia del servidor público. Prima Técnica: Reconocimiento al nivel de formación técnica científica de sus titulares y se establece exclusivamente para aquellos cargos cuyas funciones demanden conocimientos calificados. Solo podrá ser asignada a funcionarios que desempeñen cargos en los niveles Directivo, Asesor, Ejecutivo y Profesional. Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP. INSTRUCTIVO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS DE TALENTO HUMANO Código: IN-GF-13-03 Versión: 1 Fecha Aprobación: 08/07/2015 Página 4 de 8 4. NORMATIVIDAD La elaboración del presente instructivo se enmarca dentro de la normatividad vigente sobre la materia, en especial la contenida en: Ley 100 de 1993: Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones Ley 909 de 2004: Por el cual se expiden normas que regulan el Empleo Público, la Carrera Administrativa, Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones Decreto 1227 de 2005: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998 Decreto 4968 de 2007: Por el cual se modifica el artículo 8 del Decreto 1227 de 2005. Acuerdo 26 de 1994 , por el cual se crea el Instituto para Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico Resolución 001 de 2000, por el cual se expiden los estatutos del IDEP 5. RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE SOLICITUDES DE NOVEDADES DE PERSONAL Y PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON TALENTO HUMANO Todas las solicitudes son recibidas en la ventanilla de radicación, posteriormente son remitidas al proceso de talento humano para trámite, de la siguiente manera: 5.1. Nombramientos y trámite de actas de posesión Se reciben los documentos requeridos para tomar posesión del cargo, se elabora el acto administrativo de nombramiento y se verifica que el servidor cumpla con los requisitos para desempeñar el cargo de acuerdo con el manual de funciones. Posteriormente se procede a proyectar el acta de posesión y la certificación de cumplimiento de requisitos. El Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario revisa los proyectos de actos administrativos y remite los documentos y sus soportes a la Oficina Asesora Jurídica para aprobación. Una vez aprobados los actos administrativos por la Oficina Asesora Jurídica son devueltos a la Subdirección -Talento Humano y se envían a la Dirección General para suscripción y numeración. Posteriormente se devuelve a Talento Humano para hacer la respectiva notificación que debe incluir el plazo de aceptación y de posesión. Se remite copia a la hoja de vida. En caso de no recibir respuesta a la notificación o no acepta el nombramiento el acto administrativo debe ser derogado. 5.2. Estudio y verificación de solicitudes de reconocimiento e incremento de prima técnica y elaboración de proyecto de acto administrativo Se reciben las solicitudes a ruego de reconocimiento o incremento de la prima técnica, del nivel Profesional, Asesor o Directivo, mediante memorando radicado el cual deben venir acompañado de los documentos soporte de dicho reconocimiento o incremento. Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP. INSTRUCTIVO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS DE TALENTO HUMANO Código: IN-GF-13-03 Versión: 1 Fecha Aprobación: 08/07/2015 Página 5 de 8 Se verifican los soportes de la solicitud de la historia laboral del funcionario solicitante con los requisitos del Manual de Funciones y se reporta a Nómina la novedad para que se haga la respectiva liquidación. Una vez liquidado el valor de reconocimiento de la prima técnica, se proyecta el acto administrativo de reconocimiento y pago de prima técnica. El proyecto de acto administrativo lleva los vistos buenos de Talento Humano y Contabilidad, pasa a revisión del Subdirector y posteriormente a aprobación de la oficina Asesora Jurídica. Una vez aprobados los actos son devueltos a la Subdirección -Talento Humano y se envían a la Dirección General para firma, suscripción y numeración, posteriormente se devuelve a Talento Humano para hacer la respectiva notificación, otra copia pasa a la historia laboral del funcionario y otra a Nomina. 5.3. Recepción y verificación de solicitudes de permiso remunerado, licencia no remunerada o solicitud de interrupción de las mismas Se recibe la solicitud a ruego del funcionario mediante memorando radicado con los respectivos soportes al Jefe inmediato, quien debe dar su Vo Bo; éste verifica el nombre, número de cédula y cargo del solicitante, incluye el estudio en cuanto a procedencia, legalidad, pertinencia. Al aprobar la solicitud remite mediante memorando interno a Talento Humano. Si se trata de un permiso no superior a 3 días, se recibe el memorando con el formato FT-GTH-1327 Solicitud de Permisos Laborales y Licencias aprobado por el Jefe inmediato y se archiva en la historia laboral del funcionario. En caso de solicitar una licencia superior a 3 días, se recibe el memorando con el formato FTGTH-13-27 Solicitud de Permisos Laborales y Licencias aprobado por el Jefe inmediato, y se proyecta acto administrativo que incluye tiempo de la licencia y encargo de funciones. Los actos administrativos para licencias no remuneradas es elaborado por Talento Humano, es revisado por la Subdirección y posteriormente aprobado por la Oficina Asesora Jurídica. Una vez firmados los actos son devueltos a la Subdirección -Talento Humano y se envían a la Dirección General para firma, suscripción y numeración, posteriormente se devuelve a Talento Humano para hacer la respectiva notificación, otra copia pasa a la historia laboral del funcionario y otra a Nómina. En caso de solicitud de interrupción de la licencia se debe radicar memorando interno al Jefe Inmediato quien debe remitir a Talento Humano para proyectar un nuevo acto administrativo de interrupción siguiendo los mismos pasos descritos anteriormente. El profesional especializado de Talento Humano, actualizará mediante el formato FT-GTH-13-28 el listado de control de permisos e incapacidades, que se constituye como insumo para la evaluación inicial de seguridad y salud en el trabajo y estadísticas de ausentismo institucional. 5.4. Reconocimiento de horas extras El funcionario debe radicar la solicitud de reconocimiento de horas extras, adjuntando el formato FT-GTH-13-02 Solicitud y autorización de horas extras aprobado por el Jefe Inmediato, y en nómina completan el diligenciamiento del formato anterior. Si se supera el 50% del salario base, se debe informar mediante memorando interno al Jefe Inmediato e iniciar actividad de reconocimiento de compensatorios si da lugar. Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP. INSTRUCTIVO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS DE TALENTO HUMANO Código: IN-GF-13-03 Versión: 1 Fecha Aprobación: 08/07/2015 Página 6 de 8 Posteriormente se procede a proyectar el acto administrativo de reconocimiento y pago de horas extras. El Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario aprueba el acto administrativo y lo remite a la Oficina Asesora Jurídica para aprobación. Una vez aprobado es devuelto a la Subdirección -Talento Humano y se envían a la Dirección General para suscripción y numeración, posteriormente se devuelve a Talento Humano para hacer la respectiva notificación. Se remite copia a nomina y se archiva otra copia en la historia laboral del funcionario. 5.5. Otorgamiento de vacaciones En la planeación de actividades de la vigencia de cada proceso se diligencia el formato FT-GTH13-05 Formato Único de Solicitud de vacaciones para los funcionarios que han cumplido un año de servicio y se radica mediante memorando interno a Talento Humano. Mensualmente se hace seguimiento a los formatos diligenciados, se verifican las vacaciones planeadas para el mes, se informa la novedad a nómina y se proyecta el correspondiente acto administrativo. El Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario aprueba el acto administrativo y lo remite a la Oficina Asesora Jurídica para aprobación. Una vez aprobado es devuelto a la Subdirección -Talento Humano y se envía a la Dirección General para suscripción y numeración. Posteriormente se devuelve a Talento Humano para hacer la respectiva notificación y se remite copia a nómina y se archiva otra copia en la historia laboral del funcionario. 5.6. Reconocimiento de compensatorios Se verifica que los compensatorios solicitados deriven de la superación del 50% de horas extras en nómina. Posteriormente el funcionario debe radicar a Talento Humano la solicitud de reconocimiento de compensatorios mediante memorando interno aprobado previamente por el Jefe inmediato. Se recibe la solicitud de reconocimiento de compensatorios, se verifica la pertinencia y se elabora la liquidación de los compensatorios en dinero. Se proyecta el acto administrativo utilizando la liquidación como insumo para que el Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario lo apruebe y lo remita a la Oficina Asesora Jurídica para aprobación. Una vez aprobado es devuelto a la Subdirección -Talento Humano y se envía a la Dirección General para suscripción y numeración, posteriormente se devuelve a Talento Humano para hacer la respectiva notificación. Se remite copia a nómina y se archiva otra copia en la historia laboral del funcionario. Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP. INSTRUCTIVO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS DE TALENTO HUMANO Código: IN-GF-13-03 Versión: 1 Fecha Aprobación: 08/07/2015 Página 7 de 8 5.7. Estudio y verificación de solicitudes de encargo Se radica mediante memorando interno a Talento Humano la solicitud o instrucción de encargo, una vez recibida la solicitud o instrucción, se verifica que el servidor que va a ser encargado cumpla con los requisitos para desempeñar el cargo de acuerdo con el Manual de Funciones y se procede a proyectar el acto administrativo. El Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario lo apruebe y lo remita a la Oficina Asesora Jurídica para aprobación. Una vez aprobado es devuelto a la Subdirección -Talento Humano y se envía a la Dirección General para suscripción y numeración, posteriormente se devuelve a Talento Humano para hacer la respectiva notificación. Se remite copia a nómina y se archiva otra copia en la historia laboral del funcionario. 5.8. Estudio y verificación de comisiones de estudio o servicio En caso de comisión de estudios, el funcionario radica memorando interno a la Dirección General solicitando conceder la comisión de estudios con los respectivos soportes y una vez aprobada la concesión se remite con VB de la Dirección y del Jefe inmediato a Talento Humano. En caso de solicitudes de comisiones de servicio o para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción, se radica memorando interno a Talento Humano, se verifica y revisa la documentación requerida para el trámite y se proyecta acto administrativo que incluye la información sobre la entidad o persona que asumirá los gastos de dicha comisión en caso de ser necesarios y el encargo dentro de la entidad que asumirá sus funciones. Para esta designación en Talento Humano se expide certificación de cumplimiento de requisitos. Si la solicitud la realiza la Dirección General, el proyecto de acto administrativo es enviado a la Alcaldía Mayor para revisión, aprobación y adopción adjuntando los soportes correspondientes y una vez aprobado el funcionario encargado debe hacer la respectiva posesión. En el caso de los demás funcionarios del Instituto, se aprueba el acto administrativo por la Dirección General. Una vez aprobado el proyecto de acto administrativo por la oficina Asesora Jurídica es devuelto a la Subdirección -Talento Humano y se envía a la Dirección General para suscripción y numeración, posteriormente se devuelve a Talento Humano para hacer la respectiva notificación. Se remite copia a nomina y se archiva otra copia en la historia laboral del funcionario. 5.9. Aceptación de renuncia, declaración de insubsistencia y reconocimiento de prestaciones a servidores desvinculados Para el caso de renuncia voluntaria, el funcionario radica el oficio de renuncia a la Dirección General, una vez es aprobada se remite a Talento Humano para la proyección de acto administrativo de aceptación de renuncia y se reporta la novedad a nómina para la liquidación. En caso de inhabilidad se recibe la notificación del ente de control y/o externo solicitando la desvinculación del funcionario, para la proyección de acto administrativo de desvinculación y se reporta la novedad a nómina para la liquidación. Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP. INSTRUCTIVO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS DE TALENTO HUMANO Código: IN-GF-13-03 Versión: 1 Fecha Aprobación: 08/07/2015 Página 8 de 8 Cuando en segunda instancia de un proceso disciplinario se determina la desvinculación del funcionario se notifica a Talento Humano para la proyección de acto administrativo de desvinculación y se reporta la novedad a nomina para la liquidación. Cuando se reciba la resolución de pensión del servidor se proyecta el acto administrativo de desvinculación y se reporta la novedad a nómina para la liquidación. El acto administrativo pasa al Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario quien lo aprueba y remite a la Oficina Asesora Jurídica para aprobación. Una vez aprobado es devuelto a la Subdirección -Talento Humano y se envía a la Dirección General para suscripción y numeración, posteriormente se devuelve a Talento Humano para hacer la respectiva notificación y desvinculación a través de la novedad de retiro en los sistemas de información de nómina en uso. Se archiva copia en la historia laboral del funcionario. 5.10. Libranzas El funcionario del IDEP radica al área de Talento Humano el formato de la entidad que otorga el crédito de libranza, para la verificación de los descuentos de nómina vigentes del funcionario, con el fin de que no superen el 50% del total de ingresos que constituyen salario. El área de Talento Humano presenta a la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario el formato de libranza con su visto bueno para aprobación. Una vez aprobado, el original del formato de libranza se devuelve al funcionario o se entrega a la persona encargada de la entidad que otorga la libranza y se deja copia del mismo para que sea parte de las novedades de nómina. El reconocimiento de la liquidación definitiva será abonado a las deudas que el funcionario en retiro tenga vigentes. En el caso que al retiro del funcionario le aparezcan saldos con varias entidades financieras o cooperativas, la Tesorería del IDEP escogerá la libranza con mayor antigüedad para efectuar el pago con cargo a los valores adeudados de cesantías y demás prestaciones. 5.11. Adopción de planes y programas relacionados con Talento Humano Después de contar con las validaciones de los planes y programas generados por talento Humano, se elabora proyecto de acto administrativo. El Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario aprueba el acto administrativo y lo remite a la Oficina Asesora Jurídica para aprobación. Una vez aprobado es devuelto a la Subdirección -Talento Humano y se envía a la Dirección General para suscripción y numeración, posteriormente se devuelve a Talento Humano para hacer la respectiva socialización y se archiva una copia en el archivo de gestión del proceso. 5.12. Préstamo de hojas de vida Para préstamo de las hojas de vida de los funcionarios del Instituto, se debe registrar la solicitud en el formato FT-GTH-13-15 préstamo de hojas de vida de los funcionarios y funcionarias IDEP, el cual se diligencia en el área de Talento Humano en el momento del préstamo de la Hoja de vida. Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP.
