Manual de Proyectos - Inicio

Manual de Proyectos
Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en http://docs.intelisis.com
Manual de Proyectos
1
2
3
Introducción
1.1
Objetivos y relación con el ERP
4
1.2
Diagrama de Integración
5
1.3
Diagrama de Proceso
6
Configuración
2.1
Configuración General
8
2.2
Configuración del Módulo
9
2.3
Configuración de Usuarios
16
Funcionalidad
3.1
4
Proyecto Nuevo
20
Exploradores
4.1
Explorador de Actividades
30
4.2
Explorador de Proyectos
31
Introducción
Manual de Proyectos - 3
Publicado en http://docs.intelisis.com
Objetivos y relación con el ERP
La palabra proyecto proviene del latín Proiectus y puede definirse como el
conjunto de actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar
determinado objetivo.
Proyectos es un módulo que forma parte del E.R.P. Intelisis que ayudará a
coordinar de forma sencilla, eficiente y ordenada, las distintas actividades que se
llevan a cabo dentro de cualquier proyecto con el fin de tener una mejor
planeación, ejecución, control y cierre de los mismos; en los cuales se pueden
plasmar las actividades a realizar, las fechas acordadas (ya que partimos del
hecho de que todos los proyectos tienen un inicio y un fin), los recursos
involucrados en cada uno de ellos, el presupuesto para que los costos de los
mismos no se vean rebasados, con el fin de llegar al resultado esperado.
Manual de Proyectos - 4
Publicado en http://docs.intelisis.com
Diagrama de Integración
Manual de Proyectos - 5
Publicado en http://docs.intelisis.com
Diagrama de Proceso
Manual de Proyectos - 6
Publicado en http://docs.intelisis.com
Configuración
Manual de Proyectos - 7
Publicado en http://docs.intelisis.com
Configuración General
Ruta: Configuración | Empresas | Seleccionar Empresa | 1: Configuración
General | Pestaña General
1. Activar el check Módulo Proyectos.
2. Dar click en Guardar y cerrar.
Nota: Reiniciar el sistema Intelisis para ver reflejados los cambios.
Manual de Proyectos - 8
Publicado en http://docs.intelisis.com
Configuración del Módulo
Ruta: Configurar | Empresas | Seleccionar Empresa | 2: Configuración de
Módulos | Pestaña Proyectos
1. Activar el check Fases Informativas.
2. Asunto. Seleccionar Abierto.
3. Fecha Revisión. Servidor.
4. Días Indicador (Verde). 1
5. Anticipar Solicitud de Inventario. Si no se requiere generar la solicitud con
anticipación, escribir 0 y seleccionar Día.
Configuraciones Específicas
Se deben dar de alta las siguientes configuraciones:
Roles. Son aquellas funciones que desempeñarán los distintos involucrados en el
proyecto.
Actividades. Son las acciones que se deben realizar para que el proyecto sea
cumplido.
Plantillas. Son las actividades predefinidas para realizar un proyecto.
Clasificaciones de Desarrollo. Se utilizan para clasificar los requerimientos de
desarrollo, que no cubre de manera natural el proyecto
Causas de Desarrollo. Motivos por los cuales se requiere un desarrollo especial,
en el proyecto.
Manual de Proyectos - 9
Publicado en http://docs.intelisis.com
Roles
Configurar los roles en el siguiente menú:
Ruta: Configurar| Proyectos| Roles
1. Capturar los roles que se requieran.
2. Dar click en el botón de guardar y cerrar.
Actividades
Las actividades de un proyecto se pueden clasificar por Tipo, Categoría y por
Claves. Para poder configurarlas hay que ir al siguiente menú:
Ruta: Configurar | Proyectos | Actividades
Actividades por Tipo. Se refiere la actividad en sí. Es una Fase o Tarea, por
ejemplo, enviar un E-mail etc.
Manual de Proyectos - 10
Publicado en http://docs.intelisis.com
Actividades por Categoría, Grupo o familia. Las actividades pueden ser
agrupadas en distintas clasificaciones (farmacéutica, gobierno, industriales, por
ejemplo).
Actividades por Claves. Se asigna a la actividad una nomenclatura alfanumérica
y una descripción genérica.
Plantillas
Ruta: Configurar | Proyectos | Plantillas
1. Dar click en Nuevo.
2. Plantilla. Nombre de la plantilla.
3. Descripción de la Plantilla.
4. Versión de la Plantilla.
5. Estatus de la Plantilla. Debe ser ALTA.
6. Dar click en el botón Actividades y desarrollar el flujo del proyecto.
7. Al terminar de capturar las plantillas, dar click en Guardar y cerrar.
Manual de Proyectos - 11
Publicado en http://docs.intelisis.com
Clasificaciones y Causas de Desarrollo
1. Ruta: Configurar | Proyectos | Clasificaciones de Desarrollo
2. Ruta: Configurar | Proyectos | Causas de Desarrollo
Capturar las Clasificaciones y Causas de Desarrollo y dar click en Guardar y Cerrar.
Manual de Proyectos - 12
Publicado en http://docs.intelisis.com
Alta de Catálogos
Catálogo de Recursos. Son las personas que participarán en los distintos
proyectos y se dan de alta en la siguiente ruta:
Ruta: Cuentas | Recursos | Nuevo.
1. Recurso. Dar de alta la clave del recurso.
2. Nombre. Dar de alta el Nombre del recurso.
3. Nombre (en Exchange).Especificar el nombre como es reconocido en
Exchage y especificar su correo electrónico.
4. Usuario. Seleccionar el usuario que tiene dentro del E.R.P (en su caso).
5. Prospecto. Seleccionar en su caso si el recurso tiene prospecto en el catálogo
respectivo (debe estar encendido el módulo de campañas).
6. Cliente. Relacionar el recurso a un cliente específico.
7. Proveedor. Seleccionar en su caso si el recurso tiene un proveedor por
omisión.
8. Personal. Ligar al recurso con su clave de personal.
9. Agente. Relacionar al recurso con un agente específico.
10.Activo Fijo. Especificar si el recurso tiene asignado un activo fijo y el número
de serie del mismo.
11. Rol. Seleccionar el rol del recurso.
12. Horas Día. Especificar las horas que el recurso estará asignado al proyecto
por omisión.
13. Precio Hora (Estándar). Designar el Precio por hora del recurso.
14. Costo Hora (Estándar). Especificar el costo por hora.
Manual de Proyectos - 13
Publicado en http://docs.intelisis.com
Proyecto Maestro
Ruta: Cuentas | Proyectos | Nuevo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Nombre. Nombre del proyecto.
Rama. Se puede crear una rama para el proyecto dándolo de alta como tipo
estructura.
Descripción. Anotar una breve descripción del proyecto.
Observaciones. Este campo se ocupa para observaciones del proyecto en
su caso.
Los proyectos pueden ser clasificados en categorías, mismas que se dan de
alta en el icono Categorías.
Contacto Tipo. Los proyectos pueden tener distintos tipos de contacto
como:
a. Prospecto.
b. Cliente.
Manual de Proyectos - 14
Publicado en http://docs.intelisis.com
c. Proveedor.
d. Agente.
e. Personal.
f. Riesgo.
g. Proyecto.
7. Presupuesto. Campo para asignar el presupuesto del proyecto.
8. Comienzo. Fecha de comienzo estimado y comienzo real.
9. Término. Fecha de fin estimado y fin real.
10. Tipo. Tipo de proyecto que puede ser:
a. Proyecto.
b. Subproyecto.
11. Estatus del proyecto.
Manual de Proyectos - 15
Publicado en http://docs.intelisis.com
Configuración de Usuarios
El perfil de usuario para los proyectos no implica configuraciones especiales,
sólo en el caso que se desee hacer movimientos de otros módulos dentro del
Proyecto en sí se debe encender el check de la siguiente ruta:
Ruta: Configurar | Usuarios | Usuarios | Seleccionar al usuario | Botón
Configuración | Pestaña Movimientos | Generar Movimientos desde el
Proyecto
Manual de Proyectos - 16
Publicado en http://docs.intelisis.com
Menú Principal
Ruta: Configuración | Usuarios | Accesos | Seleccionar Usuario | Menú
Principal.
1. Seleccionar de la lista de Disponibles Mov.Proyectos, Cubo.Proyectos y
Config.Proyectos.
2. Dar click en el botón Agregar para pasarlos a la lista en Uso.
3. Dar click en aceptar cuando se hayan agregado todos los accesos.
Movimientos Edición/Consulta
Ruta: Configuración | Usuarios | Accesos | Seleccionar Usuario |
Movimiento Edición/Consulta.
1. Seleccionar de la lista de Disponibles PROY.Desarrollo, PROY.Mitigacion,
PROY.Proyecto y PROY.Oportunidad.
2. Dar click en el botón Agregar para pasarlos a la lista en Uso.
3. Dar click en aceptar cuando se hayan agregado todos los accesos.
Manual de Proyectos - 17
Publicado en http://docs.intelisis.com
Nota: La misma mecánica se aplica para los Movimientos Únicamente de
Consulta y la Autorización de Movimientos.
Manual de Proyectos - 18
Publicado en http://docs.intelisis.com
Funcionalidad
Manual de Proyectos - 19
Publicado en http://docs.intelisis.com
Proyecto Nuevo
1.
2.
3.
Movimiento. Seleccionar Proyecto.
Consecutivo del movimiento.
Proyecto. Seleccionar el proyecto del que se trate (Se dio de alta en
Cuentas Proyectos).
4. UEN. Seleccionar unidad estratégica de negocio (si aplica).
5. Moneda. Seleccionar la moneda del proyecto.
6. Fecha de emisión del proyecto.
7. Fecha Requerida. Fecha que se requiere el proyecto.
8. Tipo de cuenta. Según el tipo de contacto que se seleccione en este
campo cambiará la tercer pestaña ya sea por:
a. Prospecto.
b. Cliente.
c. Proveedor.
d. Personal.
e. Agente.
f. Proyecto.
g. Riesgo.
9. Se selecciona el supervisor o líder de proyecto (Se da de alta en los
recursos).
10. Fecha de inicio del Proyecto.
11. Fecha de fin del Proyecto.
12. Porcentaje de avance de las actividades.
Manual de Proyectos - 20
Publicado en http://docs.intelisis.com
Asignación de Recursos
Es necesario asignar a las personas responsables de realizar las acciones
correspondientes al proyecto
1. Dar click en el icono Recursos Asignados
1. Abrir un Nuevo Recurso.
2. Seleccionar con la ayuda en captura el Recurso al que se le asignarán las
actividades.
Manual de Proyectos - 21
Publicado en http://docs.intelisis.com
3. Estatus. Alta.
4. Fecha de comienzo de actividades.
5. Fecha de fin de actividades.
6. Fecha de comienzo y fin programado de actividades.
7. Rol del Recurso.
8. Horas día en las que el Recurso desarrollará sus actividades.
9. Precio y Costo por hora (estandar) asignados al Recurso.
10. Dar click en el botón Asignar Actividades para determinar las tareas que
realizará el Recurso seleccionado.
1. De las Fases que se muestran, seleccionar las que el Recurso llevará a cabo.
2. Dar click en Asignar Selección.
3. Si se desea quitar las actividades al Recurso, dar click en Desasignar Selección.
4. Ya asignadas las actividades, dar click en Cerrar.
Manual de Proyectos - 22
Publicado en http://docs.intelisis.com
Contacto de Movimientos
1. Dar click en el icono Contactos del Movimiento.
1. Agregar un Nuevo Contacto.
2. Capturar nombre completo del Contacto.
3. Recabar el mayor número de datos del Contacto.
4. Cuando ya se tienen todos los datos, dar click en Guardar y cerrar.
Manual de Proyectos - 23
Publicado en http://docs.intelisis.com
Días del Proyecto
1. Dar click en el icono Días del Proyecto.
1. Capturar fecha.
2. Las horas día ya están predeterminadas, no es necesario registrarlas.
1. Escribir el concepto que tiene el evento en el proyecto.
4. El botón sugerir sirve para colocar un rango de fechas y al cerrarlo arroja las
fechas sugeridas con sus respectivas jornadas.
5. Al terminar de capturar la información, dar click en Aceptar.
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el
tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de
un tiempo total determinado.
1. Dar click en el botón Gantt.
Manual de Proyectos - 24
Publicado en http://docs.intelisis.com
En un diagrama de Gantt, cada tarea es representada por una línea (1), mientras
que las columnas representan los días, semanas, o meses del programa,
dependiendo de la duración del proyecto (2). El tiempo estimado para cada
tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo
determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de
finalización estimada (3). Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o
se pueden realizar simultáneamente.
Para salir de la gráfica, dar click en Cerrar (4).
Manual de Proyectos - 25
Publicado en http://docs.intelisis.com
Actividad - Lista de Materiales
1. Dar click en el icono Actividad - Lista de Materiales
1. Con la ayuda en captura, seleccionar el material.
2. Si el material tiene opciones, seleccionar la requerida.
3. Definir la cantidad a utilizar.
4. Seleccionar su unidad de medida.
5. Elegir de qué almacén saldrá dicho material.
6. Al terminar de capturar la información, dar click en Guardar y cerrar.
Manual de Proyectos - 26
Publicado en http://docs.intelisis.com
Cuando ya se tienen todos los rubros cubiertos hay que afectar el movimiento,
mismo que quedará en estatus Pendiente
Manual de Proyectos - 27
Publicado en http://docs.intelisis.com
Durante el proyecto se pueden requerir reestructuras, para ello hay que volver a
afectar el movimiento y confirmar que se reestructurará.
Finalmente se deben realizar los cambios del proyecto, pueden ser porcentajes
de avance , reasignación de recursos, cambios de fecha, entre otros.
Manual de Proyectos - 28
Publicado en http://docs.intelisis.com
Exploradores
Manual de Proyectos - 29
Publicado en http://docs.intelisis.com
Explorador de Actividades
Ruta: Exploradores | Proyectos | Actividades
1. Opciones disponibles: Imprimir, vista previa, exportar a Excel, Personalizar
Vista.
2. Barra de Búsqueda por actividad o por estatus.
3. Pestañas de clasificación de Estado de la Actividad
Una vez realizada la consulta, dar click en Cerrar.
Manual de Proyectos - 30
Publicado en http://docs.intelisis.com
Explorador de Proyectos
Explorador de Proyectos
Ruta: Exploradores | Proyectos | Proyectos
1. Opciones disponibles: imprimir, vista preliminar, exportar a excel, módulo de
información, generar movimientos y personalizar las vistas.
2. Barra de filtros por proyecto, estatus o situación.
3. Ramas de clasificación de categorías de proyectos.
El icono Generar Movimientos permite realizar movimientos desde el explorador;
para ello mostrará la siguiente imagen en donde hay que selaccionar el módulo
en el que se desea registrar un movimiento y dar click en Generar.
Manual de Proyectos - 31
Publicado en http://docs.intelisis.com