CAPÍTULO I

47. LIBROS QUE DEBEN LLEVAR LAS AGENCIAS Y SUCURSALES DE
SOCIEDADES NACIONALES.
En primer lugar es preciso aclarar los conceptos de establecimiento, agencia y
sucursal, las cuales se definen de la siguiente manera, de acuerdo con la legislación
mercantil:
"Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o
fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o parte de ellos,
administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad" (artículo
263 del Código de Comercio).
"Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos
administradores carezcan de poder para representarla" (artículo 264 del Código de
Comercio).
"Se entiende por establecimiento de comercio un conjunto de bienes organizados por
el empresario para realizar los fines de la empresa" (artículo 515 del Código de
Comercio).
Así las cosas, tanto las sucursales como las agencias son una extensión de la sociedad,
pero en todo caso hacen parte de ésta.
Ahora bien, al referirnos al registro de libros cabe anotar que el artículo 49 del Código
citado señala como libros de comercio, aquellos que la ley determina como obligatorios
y los auxiliares necesarios para su completo entendimiento. A su turno el artículo 50
ibídem, prevé la forma como se debe llevar la contabilidad, y señala que la misma
debe sujetarse a las reglamentaciones que expida el gobierno.
Por su parte, el artículo 125 del Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993 consagra
que se deben llevar los libros necesarios para:
1) Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por
resúmenes globales no superiores a un mes.
2) Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus
movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes
establecimientos.
3) Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que posean sobre ellos.
4) Permitir el completo entendimiento de los anteriores.
Asimismo, el numeral 7° del artículo 28 del Código de Comercio consagra que se
deben inscribir en el Registro Mercantil los libros de contabilidad, los de registro de
accionistas, los de actas de asambleas y junta de socios, así como los de juntas
directivas de sociedades mercantiles.
Precisadas las normas anteriores se concluye que:
a) Si una sociedad abre una o varias sucursales o agencias, es ella en su conjunto
quien debe llevar los libros de comercio debidamente inscritos en el registro mercantil
de su domicilio, razón por la cual debe la oficina principal consolidar la información de
todas las sucursales y agencias en sus libros de contabilidad.
Sin ' embargo, tanto sucursales como agencias pueden llevar aquellos libros auxiliares
para asentar sus operaciones y reportarlas a la oficina principal, con el fin de que ésta
efectúe los registros contables correspondientes.
b) El inciso segundo del artículo 126 del Decreto 2649 de 1993, se refiere a aquellos
establecimientos constituidos como entes económicos independientes.
c) En la legislación no existe norma alguna que indique cuales son los libros principales
de contabilidad que deben llevar los comerciantes. Por tal motivo deben utilizar
aquellos que consideren indispensables, siempre y cuando cumplan con las normas
antes mencionadas.
Ref. :Oficio 310-36455 del 27-08-96.