Unidad 1 Agencias, matrices y sucursales. 1.1 Operaciones Con Agencias MATRIZ, SUCURSAL Y AGENCIAS Matriz: Empresa creadora de otras empresas o sucursales y es la que ostenta la dirección general de toda su organización. 1.1.1 CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DE AGENCIAS AGENCIAS CONCEPTO: Es una entidad Física o Moral, que ejerce sus actividades con independencia Económica y Administrativa de la Oficina Matriz, la cual realiza dichas actividades en determinados mercados establecidos con antelación, para vender normalmente las mercancías de la Oficina Matriz. Una agencia o un agente es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz, o sea es responsable de sus obligaciones fiscales. El objetivo principal de las Agencias, es la distribución o colocación de producto (os) propiedad de un tercero denominado Casa u Oficina Matriz; este tipo de crecimiento externo representa una buena opción para muchas empresas; en virtud, de que no representa fuertes erogaciones e inversiones fijas (instalaciones o construcciones) por parte de la Of. Matriz. CARACTERÍSTICAS 1.- La característica importante de las Agencias, es que cuentan con Personalidad Jurídica propia, por que estarán sujetas a Derechos y Obligaciones. 2.- En el caso, de que no existan contratos de exclusividad con la Of. Matriz, la agencia podrá vender productos de diferentes marcas, de diferentes fabricantes, inclusive que fabriquen o vendan los mismos productos o similares; obteniendo generalmente mayores ingresos. 3.- Las Agencias no mantienen Inventarios; en virtud, de que solo se dedican a la colocación de pedidos, efectuar cobranza y la remisión de dichos cobros a la Of. Matriz. 4.- El Ingreso que perciben las Agencias se les denominará: COMISIÓN MERCANTIL, la cual deberá estar regulada por un CONTRATO debidamente registrado y firmado por las partes (Of. Matriz-Agencia) y en el cual se anotará claramente las acondiciones convenidas (porcentaje de la comisión, el pago de los gastos por la venta, políticas de ventas, etc.). 5.- Los comprobantes de la venta (facturas), deberán ser elaboradas y entregadas por la Of. Matriz; por su parte, las Agencias exclusivamente facturarán por las comisiones recibidas. ASPECTOS CONTABLE Al ser independientes las Agencias de la Of. Matriz, su Contabilidad podrá implementarse de acuerdo a sus necesidades y características y por lo tanto no están obligadas a operar con el mismo Sistema Contable, Métodos, etc., que la Of. Matriz. La Of. Matriz con la finalidad de establecer un control adecuado de las operaciones realizadas por las Agencias, deberán abrir tantas cuentas especiales como sean necesarias donde se registren las ventas, 1.2. OPERACIONES SUCURSALES 1.2.1 CONCEPTOS Y CARACTERISTICAS SUCURSALES El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes, fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la casa matriz. La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas. Las sucursales están autorizadas a conceder créditos y realizar la cobranza respectiva con la cual cubre sus gastos. CONCEPTO: Las Sucursales son establecimientos que desde el punto de vista Jurídico, económico y Administrativo, son extensiones de la CASA U OFICINA MATRIZ, EN EL TERRITORIO DONDE VAYA OPERAR. CARACTERISTICAS 1. –Las sucursales, al ser extensiones de la Casa u Oficina Matriz; su PERSONALIDAD JURIDICA es la misma; por lo que la Oficina Matriz responde por todas las obligaciones y compromisos de sus sucursales. 2. –En lo referente al aspecto ECONOMICO, las sucursales dependen de la Oficina Matriz; por lo que todas las Inversiones, Mercancías, Fondos, etc. Son propiedad de la Oficina Matriz. 3. –ADMINISTRATIVAMENTE, LAS sucursales operan con las mismas Políticas, Normatividad, Controles Internos, etc. de la Oficina Matriz; por ejemplo: condiciones de venta, Crédito, control de personal, etc. 4. –Por lo que se refiere a la CONTABILIDAD, las Sucursales llevan o no su propia Contabilidad de acuerdo a la localidad donde se establezcan u operen. Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes. Efectúa su propia facturación. Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus características, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz. SUCURSALES LOCALES CONCEPTO: Son aquellas que se ubican en la misma localidad de la Oficina Matriz, para proporcionar un mejor servicio en cuanto a distancias; evitando que los clientes acudan a los competidores. CARACTERÍSTICAS: 1. Las sucursales Locales reciben constantemente Mercancías, Bienes, Etc., por parte de la Of. Matriz; estas Sucursales por normatividad no llevan a cabo adquisiciones directas con los Proveedores(a excepción de que se las autorice la Of. Matriz). 2. La Of. Matriz lleva a cabo diariamente cortes de caja a las Sucursales y efectúan los depósitos en Instituciones Bancarias (a excepción que por distancia, se les autorice tener sus propias cuentas Bancarias). 3. La Of. Matriz realiza todos los egresos correspondientes a este tipo de Sucursales (pago de Nóminas de Sueldos, Servicio telefónico y de Comunicaciones, Material y Útiles de Escritorio, Arrendamiento en su caso, etc.). 4. Por lo que se refiere a la Contabilidad, las Sucursales Locales centralizan periódicamente sus operaciones e Información a la Of. Matriz (operando el mismo Sistema, Métodos, Catalogo de Cuentas etc. que la Of. Matriz). La Oficina Matriz deberá llevar a cabo un control eficiente y adecuado de cada una de sus Sucursales, de sus Inversiones, de las Utilidades o Pérdidas obtenidas, etc., por ello se hace necesario la utilización de las siguientes cuentas contables: SUCURSALES FORÁNEAS Cuando las Sucursales se establecen fuera de la localidad de la Of. Matriz, generalmente obtienen mayor independencia. Las sucursales extranjeras se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Aquí las sucursales funcionan de manera similar a las locales, aunque la distancia que la separa de la oficina principal les permite y a veces hace indispensable una mayor independencia. CARACTERÍSTICAS 1.- Las Sucursales Foráneas podrán recibir remesas periódicas de Mercancías o Bienes por parte de la Of. Matriz; asimismo, podrán efectuar adquisiciones directamente con Proveedores. 2.- La Of. Matriz podrá entregar remesas de dinero, para solventar las actividades propias de la Sucursal Foránea. 3.- Las Sucursales Foráneas están autorizadas para abrir cuentas Bancarias propias en Instituciones de Crédito a su elección; llevando a cabo ella misma sus cortes de Caja y los depósitos correspondientes. 4.- Las citadas Sucursales, efectuarán sus pagos correspondientes a sus operaciones; asimismo, se le autorizará a operar con un Fondo Fijo de Caja, para gastos menores de la propia Sucursal. 5.- En lo referente a la Contabilidad, las Sucursales Foráneas llevarán su propia Contabilidad; en virtud, de que resultaría incostoso, tiempo perdido, etc., centralizar diariamente sus operaciones.
