(21020) Profesional Coordinador de Archivo Histórico

ESTRUCTURA DEL CARGO
I. Identificación y ubicación del cargo
Estrato: Profesional
Código Cargo: 21020
Clase: Profesional A
V:1
Título del Cargo: Profesional Coordinador de Archivo Histórico
Dependencia: Archivo Universitario
II. Descripción del cargo
Propósito: Coordinar el proceso de rescate, custodia, conservación y acceso a los documentos transferidos por las dependencias
universitarias.
Productos o Servicios
Criterios de Desempeño
Proceso de custodia y acceso documental coordinado
Sigue lo estipulado en el Reglamento del Sistema de
Archivos de la Institución, en la Comisión Universitaria
de Selección y Eliminación de Documentos (CUSED),
en las normas para la conservación y preservación de
documentos, en el procedimiento para la formalización
de la transferencia documental de las unidades
académicas y administrativas al Archivo Universitario
así como en los procedimientos definidos por la
dependencia.
Controles e instrumentos archivísticos elaborados y actualizados
Aplica los procedimientos definidos para la elaboración
de tablas de plazos, el levantamiento de inventarios y
otros instrumentos archivísticos.
Calidad de los servicios controlada
Sigue los procedimientos definidos por la dependencia.
Atención a usuarios brindada
Sigue los procedimentos definidos por la dependencia.
Actividades esenciales
1. Organiza y controla las actividades relacionadas con el rescate, custodia y acceso de los documentos transferidos por las
dependencias.
2. Elabora y cooordina con las dependencias el plan de transferencias.
3. Comunica a las instancias el recibido conforme o las inconsistencias encontradas en los inventarios documentales recibidos.
4. Emite criterios técnicos relacionados con la conservación y valoración.
5. Controla las condiciones ambientales del depósito documental.
6. Organiza y participa en actividades para la difusión de la memoria institucional.
7. Diseña y actualiza los controles e instrumentos para la descripción, conservación, transferencia, préstamo y restauración
documental.
8. Realiza auditorías archivísticas al acervo documental en custodia para garantizar la calidad y exactitud de los instrumentos
descriptivos.
9. Coordina la contratación de servicios externos para la custodia de los documentos.
10. Controla el cumplimiento de los términos del contrato de custodia documental mediante auditorías periódicas.
11. Controla la calidad del servicio brindado (control de préstamo de expedientes, tiempos de respuesta y estudios de usuarios,
entre otros).
12. Coordina la realización de prácticas profesionales de los estudiantes.
13. Apoya a las diferentes unidades académicas en la elaboración de los inventarios documentales.
14. Asigna, instruye y controla la labor de estudiantes becados.
15. Ejecuta otras actividades propias del cargo y de la Unidad en que se desempeña.
III. Responsabilidades del cargo
(Por supervisión o coordinación de personas, manejo de equipos, manejo de información, activos y valores)
Por el manejo de información confidencial.
Por la custodia y conservación de los documentos.
Por la supervisión de personal técnico y asistencial.
IV. Perfil de competencias
Institucionales (Conductas, comportamientos y valores orientado al cumplimiento de las políticas de la organización)
1. Excelencia: Ejecución del trabajo, en concordancia con el principio de mejora continua, y la eficiencia en el cumplimiento de los
objetivos propuestos en todos los ámbitos del quehacer universitario.
2. Creatividad: Habilidad para innovar. Es la capacidad de emprender acciones y soluciones originales orientadas al desarrollo y
transformación de las actividades de la comunidad universitaria.
3. Compromiso: Sentido de identidad y pertenencia con los objetivos y principios propios de la institución, fortaleciendo las
funciones sustantivas de la comunidad universitaria.
4. Solidaridad: Labor conjunta de las distintas instancias universitarias, por el bienestar del personal y el cumplimiento de los
objetivos institucionales, a fin de fortalecer y agilizar la gestión universitaria.
5. Integridad: Es actuar en consonancia con lo que se dice o considera importante, estableciendo relaciones laborales basadas
en el respeto y la equidad. Promueve las normas éticas en la realización de las actividades institucionales.
Competencias personales (Actitudes, conductas y características para el desempeño exitoso del cargo)
1. Capacidad de organización: Programa y prioriza de forma oportuna las estrategias de trabajo con claridad y orden, dando
respuesta a los requerimientos internos y externos en torno a la labor que ejecuta.
2. Integridad: Capacidad de actuar en concordancia con lo que se dice, comunicando intenciones, ideas y sentimientos de
manera abierta y honesta. Por su consistencia en valores y normas de trabajo actúa con, responsabilidad y justicia en el trato con
los demás, genera un ambiente de confianza y respeto. Está dispuesto a actuar honestamente incluso en situaciones difíciles y de
riesgo.
3. Compromiso: Capacidad para tomar conciencia de la importancia que tiene el cumplir con las metas, objetivos, prioridades y
necesidades de la Institución y de su área de trabajo asumiéndolos como propios.
4. Productividad: Habilidad para lograr los objetivos de desempeño por encima de lo normal, alcanzándolos exitosamente.
5. Atención al detalle: Capacidad para detectar y percibir características de situaciones, condiciones y objetos que inciden en la
calidad del producto o servicio.
Competencias técnicas (Conocimientos complementarios, formación académica y experiencia)
Manejo de programas de computación afines al cargo.
Conocimientos
Manejo de bases de datos para procesos archivísticos.
Conocimiento de la normativa y procedimientos archivísticos.
Formación académica Sistema RyS
Título de Bachillerato universitario en Archivística.
Experiencia
Preferiblemente 12 meses de experiencia reciente en puestos que se consideren
calificables según instrumento técnico de Reclutamiento y Selección
V. Requisitos legales
VI. Requisito ISO