GUÍA DE LA INFORMACIÓN QUE CUSTODIA EL ARCHIVO

UNIVERSIDAD NACIONAL FACULTAD DE FILOSOFÍA Y LETRAS ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN GUÍA DE LA INFORMACIÓN QUE CUSTODIA EL ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA MEMORIA DE LA PRÁCTICA DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIATURA EN BIBLIOTECOLOGÍA Y DOCUMENTACIÓN Volumen I SARA CASCANTE GAMBOA LILLIAM VILLALOBOS CHAVARRÍA Heredia, Costa Rica 2006 TRIBUNAL EXAMINADOR Máster Lucía Chacón Alvarado ____________________________ Decana de la Facultad de Filosofía y letras Máster Aracelly Ugalde Víquez _____________________________ Directora de la Escuela de Bibliotecología Documentación e información Máster María de los Ángeles Zúñiga Solano Tutora ____________________________ Licenciada Marta Eugenia Rojas Mora Lectora _____________________________ Licenciada Marlene Vargas Hernández Lectora ____________________________ Licenciada Sara Alfaro Espinoza Profesora especialista _____________________________ Viernes 9 de junio de 2006 ii PENSAMIENTO Nuestro Camino está lleno de pruebas. Cumplir con nuestra meta personal y acceder a nuestros sueños requiere de valor, constancia y fe. Es natural sentir que flaqueamos. Pero también es natural nuestra fuerza Interior para superarnos y seguir adelante... Paulo Coelho iii DEDICATORIA A mis hijas e hijo: Maureen Kattia, Jeannette de los Ángeles, Mario Alberto e Ingrid: Luceros desprendidos de mi Ser e impulsados al Universo con la fuerza inquebrantable del AMOR, y que se devuelven a mi vida para darme inspiración, plenitud y gozo en el sendero constante de mi superación. A mis nietos y nieta: Mario Alonso, Liam Allen y Kattia Isabella: En cuyas vidas he visto y he sentido que la luz que emergió de mi Ser por medio de mi hijo e hijas prosigue su expansión inexorable para continuar con mi inspiración, plenitud, gozo y superación constante. A mi Madre Deyanira Villalobos Chavarría Porque un día , en el instante y espacio oportuno, desde lo más profundo de su Ser, por designio de Dios me plantó en este mundo, cuyo sendero es fuente de realización y perfeccionamiento en cada instante. Lilliam Villalobos Chavarría iv DEDICATORIA A Dios Ya que sin Él nada podemos hacer. Dios es quien nos concede el privilegio de la vida y nos ofrece lo necesario para lograr nuestras metas. A mi esposo. Azarías Por su apoyo, cariño y respeto, por estar conmigo en aquellos momentos en que el estudio y el trabajo ocuparon mi tiempo y esfuerzo, durante todo este proceso. Por compartir las alegrías, las penas Y por siempre tener palabras de aliento. ¡Gracias por tu ayuda! A mis hijos. Raúl y Jasón Por su paciencia, comprensión; por estar ahí cada vez que los necesité, por haber sido fuente de inspiración y motivación para superarme cada día más. Gracias y que Dios los cuide siempre. A mi madre. Emérita Por ser un ángel que desde el cielo me guía; a ella quién me enseño a nadar contra corriente, y a proseguir por el camino del bien. A mi padre. Humberto Por educarme e infundarme valores para conducirme correctamente y por ser un abrazo de amor permanente que me fortalece. Sara Cascante Gamboa v AGRADECIMIENTO Al personal del Archivo Nacional, por el interés, mística y dedicación que manifiestan en sus procesos para hacer de esta Institución un medio eficaz para el desarrollo cultural de Costa Rica. A Sara Alfaro Espinoza Licenciada en Historia, funcionaria del Archivo Nacional de Costa Rica, ejemplo de mística profesional, por el interés permanente, cuyos consejos, ayuda y recomendaciones, fue más motivación para culminar con éxito este trabajo final de graduación. A las lectoras Marlene Vargas Hernández Y Marta Eugenia Rojas Mora Que con su lectura y recomendaciones Le dieron validez a este trabajo final de graduación. A María de los Ángeles Zúñiga Solano Directora de esta investigación, por sus aportes acertados y oportunos, reflejados en el cumplimiento de los objetivos de este trabajo final de graduación vi RESUMEN Guía de la Información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica En la medida en que esta sociedad de información y comunicación crece, también experimenta crecimiento las fuentes de información en sus diferentes soportes. Vivimos en una sociedad marcada por la tecnología, por esto surge la necesidad de crear instrumentos que permiten un mejor aprovechamiento de la información. Dada la justificación del caso y considerando, la importancia que reviste valorar y conocer la cantidad y calidad de la información que alberga el Archivo Nacional de Costa Rica, el objetivo general de este trabajo de investigación es, realizar una obra de referencia impresa, de los tres archivos que brindan información al público, Archivo Histórico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial. Con el fin de facilitar el acceso a la información y de reforzar la labor de divulgación que ha venido haciendo el Archivo Nacional mediante sus publicaciones, exposiciones y demás actividades afines, para dar a conocer sus fondos. Las variables que se utilizaron para esta investigación fueron: Fuentes de información Organización de la información Herramientas existentes en el Archivo Nacional Necesidades del usuario Acceso a la información vii Para ello se efectuó: Un diagnóstico entre los usuarios, con la finalidad de obtener la percepción y opinión acerca de facilidades de acceso a la documentación tanto como a las necesidades de información, por medio del respectivo cuestionario. Una entrevista a los funcionarios con el objetivo de conocer aspectos básicos tales como servicio, funciones, organización de la información, tipo de documentos que prestan y de toda la información que ahí se custodia. Se realizó una observación para saber qué procesos se desarrollan al hacer uso de la documentación. El propósito fundamental de este estudio fue apoyarse en los resultados obtenidos para fundamentar la incuestionable utilidad de la guía tanto para el personal como para los usuarios del Archivo Nacional. La guía contiene una breve reseña de algunas instituciones, un resumen de lo que constituye el fondo, subfondo serie o subserie de la institución descrita, las fechas extremas de los documentos de ese fondo y el volumen de información en metros lineales o en unidades documentales de los tres diferentes departamentos que ofrecen información al público. En el caso del Archivo Histórico se brinda una observación de algún documento, para dar una idea de lo que puede encontrar en él. Se buscó elaborarla de la manera más objetiva, para facilitar su uso tanto de forma como de fondo y darle así mayor aprovechamiento al patrimonio cultural de Costa Rica. Es recomendable que esta guía esté en todas las bibliotecas y que el Archivo Nacional se encargue de la divulgación entre los usuarios y decida ponerlo en línea, en virtud de que, lo valioso de este trabajo consiste en ponerla en práctica. viii TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 1 1.1. EL CAMPO DE TRABAJO Y SU IMPORTANCIA ................................................................... 3 1.2. PROBLEMAS GENERALES DEL CAMPO ............................................................................... 7 1.3. ESTADO DE LA CUESTIÓN .................................................................................................... 10 1.4. REVISIÓN DE LA LITERATURA ............................................................................................ 12 1.4.1. Archivos Nacionales.................................................................................................................. 12 1.4.2. Archivo Nacional de Costa Rica ................................................................................................ 21 1.4.2.1. Ley del Archivo Nacional de Costa Rica................................................................................ 23 1.4.2.2. Cuadro de clasificación del Archivo Nacional de Costa Rica................................................. 24 1.4.3. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística ......................................... 26 1.4.4. Obras de Referencia.................................................................................................................. 28 Guías.................................................................................................................................................... 30 2. PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA PRÁCTICA ............. 32 2.1. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA............................................................................................... 32 2.1.1. Objetivo general: ...................................................................................................................... 32 Objetivo específicos: ..................................................................................................................................... 32 2.1.2. Objetivo General:...................................................................................................................... 33 Objetivos específicos: ................................................................................................................................... 33 2.2. ORGANISMO DONDE SE REALIZA LA PRÁCTICA ........................................................... 34 2.3. 2.4. DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO DE TRABAJO ....................................................................... 35 METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LA “ACTIVIDAD ORDINARIA”........... 40 ix 2.4.1. Tipo de investigación................................................................................................................. 40 2.4.2. Fuentes y sujetos de información ............................................................................................... 41 2.4.2.1. Fuentes de Información:.............................................................................................................. 41 2.4.2.2. Sujetos de información:.............................................................................................................. 41 2.4.2.3. Descripción de instrumentos:...................................................................................................... 42 2.4.3. Tabla de variables..................................................................................................................... 44 2.4.4. Aspectos metodológicos de la actividad ordinaria..................................................................... 48 2.4.4.1. Población y muestra .................................................................................................................... 49 2.4.4.3. Cuestionario ................................................................................................................................. 49 2.4.4.4. La entrevista y la observación..................................................................................................... 51 2.4.5. Análisis y resultados del diagnóstico ......................................................................................... 52 2.4.5.1. 2.4.6. 2.5. ¿Quiénes son los usuarios/ as?.................................................................................................. 52 Conclusiones del diagnóstico..................................................................................................... 65 METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LA “ACTIVIDAD INNOVADORA” ...... 68 3. ALCANCES DE LA PRÁCTICA ......................................................................................... 72 3.1. PROYECCIONES ....................................................................................................................... 72 3.2. RECOMENDACIONES.............................................................................................................. 73 3.3. LIMITACIONES ......................................................................................................................... 74 3.4. CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 74 4. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y ANEXOS ..................................................... 76 4.1. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................................ 76 4.2. ANEXOS .................................................................................................................................. 81 x SIGLAS AID Agencia Internacional para el Desarrollo BCIE Banco Centroamericano de integración Económica CCSS Caja Costarricense del Seguro Social CNSED Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos CESPO Centro de Estudios de Población CODESA Corporación Costarricense de Desarrollo FLACSO Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales FMI Fondo Monetario Internacional FNUAD Fondo de las Naciones Unidas para la Población (siglas en francés) IFAM Instituto de Fomento y Asesoría Municipal ICE Instituto Costarricense de Electricidad ICECU Instituto Centroamericano de extensión de la cultura ICODER Instituto Costarricense del deporte y la Recreación ICT Instituto Costarricense de Turismo IDA Instituto de Desarrollo Agrario INA Instituto Nacional de Aprendizaje INAMU Instituto Nacional de la Mujer INCOFER Instituto Costarricense de Ferrocarriles INS Instituto Nacional de Seguros INVU Instituto Nacional de vivienda y Urbanismo xi ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística (Siglas en inglés) ITCO Instituto de Tierras y Colonización MCJD Ministerio de Cultura Juventud y Deporte MEIC Ministerio de Economía, Industria y Comercio MINAE Ministerio del Ambiente y Energía MOPT Ministerio de Obras Públicas y Transporte OEA Organización de los Estados Americanos OIT Organización Internacional del Trabajo PANI Patronato Nacional de la Infancia RAN Revistas Archivo Nacional RECOPE Refinadora Costarricense de Petróleo SNE Servicio Nacional de Electricidad TLC Tratado de Libre Comercio UCR Universidad de Costa Rica UNESCO Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura. (Siglas en inglés) UNICEF Fondo internacional de emergencia de las Naciones Unidas para la Infancia (Siglas en inglés) xii INTRODUCCIÓN La sociedad que no conserva sus documentos, como testimonios eficientes de la actividad desarrollada, se puede considerar como una sociedad desmemoriada, sin experiencia, sin actividad, por lo que no podrá ser considerada en el futuro por ser ignota o, al menos, incierta. Desaparece el hombre, el actor, el artífice, pero queda su obra, de la que podrán beneficiarse sus descendientes o sus continuadores. Enrique Pérez Herrero (Historiador) La selección del tema para realizar el trabajo final de graduación, se dió con el fin de elaborar una obra de referencia que permitiera conocer la información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica y cómo acceder a ella, siendo esta una institución pública que tiene una trayectoria de servicio de más de cien años, cuya información, es de gran utilidad para los diferentes usuarios. Para comenzar, los temas desarrollados en la memoria en el item 1.4. revisión de la literatura tienen carácter de conocimiento de divulgación, porque son tomados y construidos con razonamiento relativo a las afirmaciones expuestas por otros autores, sobre la temática tratada. En esta investigación se realizó un diagnóstico sobre los usuarios; con la técnica del cuestionario y una entrevista a los funcionarios de la institución. También, se utilizó como método la observación, con el fin de identificar el tipo de dificultad que encuentra el usuario al hacer uso de la información y analizar el acceso a los documentos disponibles del Archivo Histórico, Intermedio y Notarial del Archivo Nacional de Costa Rica. Todo este estudio, descansa sobre el propósito de ampliar la visión para cumplir con el objetivo principal, realizar una obra de referencia, a modo de guía sobre los documentos que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica. 1 La guía contiene una breve reseña de algunas instituciones, un resumen de lo que constituye el fondo, subfondo o serie de la institución descrita, las fechas extremas y la cantidad de documentos en metros lineales o en unidades documentales de los tres diferentes departamentos que ofrecen información. En el caso del Archivo Histórico se brinda una observación de algún documento perteneciente al fondo subfondo o serie, para dar una idea de lo que puede encontrar en él. Finalmente en la memoria se encuentran las proyecciones y las recomendaciones relacionadas con el trabajo efectuado, con lo que se espera que otros y otras colegas se motiven para la realización de futuros estudios. Este es un trabajo con carácter de esfuerzo pionero, consistente en la elaboración de una Guía sobre el acervo documental del Archivo Nacional de Costa Rica, institución que custodia el patrimonio documental de la Nación y que desde 1881, supo dar la respectiva importancia a los millones de documentos oficiales, que desde la época de la Dominación Española estaban dispersos por todo el país. Esta guía constituye una valiosa ayuda para los estudiantes, bibliotecólogos, archivistas, historiadores, abogados, notarios e investigadores de instituciones de administración pública y privada lo mismo que, a todos aquellos usuarios nacionales y extranjeros que de alguna manera, utilizan los servicios del Archivo Nacional. Por esta razón, se constituye en una obra de referencia valiosa, para las diferentes Bibliotecas Públicas y Universitarias del país y para el Archivo Nacional de Costa Rica. 2 1.1. El Campo de trabajo y su importancia Las bibliotecas y los archivos a través de la historia de la humanidad han tenido gran importancia como centros para información y divulgación cultural. Por medio de este accionar pretenden responder a la amplia gama de necesidades que proceden de la demanda de los usuarios. Si se analiza lo que es un archivo y lo que es una biblioteca se puede dar cuenta que se relacionan entre sí en cuanto a funcionamiento, porque los dos conservan documentación (de diferente tipo) para disposición del público. Si bien es cierto tanto la disciplina bibliotecológica y archivística son ciencias hermanas, se debe tener claro que cada una de ellas tiene sus campos delimitados y características propias, ambas tienen como funciones coleccionar, preservar, registrar información y el fin común es recogerla, recuperarla y difundirla. También hay diferencias marcadas entre ellas como por ejemplo: Sobre el tipo de material: manuscritos, cartas, avisos, decretos, circulares, pertenecen a los archivos, mientras que impresos, libros, revistas, entre otros pertenecen a las bibliotecas. El archivo custodia el material producido, trabaja con documentos únicos, el acceso es restringido y representan la memoria de una institución, además su organización es de acuerdo al conocimiento orgánicofuncional. A diferencia las bibliotecas custodian grandes cantidades de impresos, libros, revistas, copias de textos de estudio, el acceso es libre, el usuario busca lo que necesita, usa un sistema estructurado de clasificación, no existe dependencia orgánica de los documentos. 3 En el campo de la información, es básico conocer las necesidades de los usuarios, que frente a los servicios de información, éstos cada vez resultan más sofisticados y especializados. También conviene encontrar la mejor manera de satisfacer las necesidades mediante estrategias adecuadas. El papel que juega el bibliotecólogo o la bibliotecóloga en el contexto de la sociedad de la información y la comunicación, es muy importante, ya que es el responsable de buscar los medios, para facilitar el acceso a la información para ponerla a disposición de los usuarios de la manera más ágil, eficiente y oportuna. Cáceres (1996) infiere lo siguiente: La misión de la Bibliotecología es servir como disciplina mediadora y dinamizadora en el proceso de creación y transferencia del conocimiento, registrado de manera que éste pueda ser integrado convenientemente al desarrollo individual y social. Su meta es la creación y fomento de una sociedad lectora y de una cultura de la información, organización, difusión, control, evaluación y manejo de la información. Desde una concepción cooperativa y gerencial de servicio y la utilización adecuada de tecnologías de punta. ( p. 37 ) Los profesionales en Bibliotecología, a pesar de poseer una amplia formación técnica y académica, no dominan todas las especialidades relacionadas con las consultas de los usuarios. Se considera, que su función básica, es saber dónde se encuentra la información, cómo acceder a ella y cómo guiar al usuario para su obtención. Aquí es donde radica la importancia que tienen las obras de referencia: medios que permiten suministrar información rápida, breve y eficiente. En la mayoría de las ocasiones, cuando el usuario está ante una extensa base de datos que le impide investigar de una manera eficiente, se pierde y busca otros medios que le facilite la búsqueda. Una situación parecida se presenta en el Archivo Nacional donde el usuario se enfrenta a extensas bases de datos y se le dificulta el acceso a la información. Debemos destacar que una guía, como el documento realizado, es un instrumento que puede dirigir al usuario a la información y así utilizar de la mejor manera el acervo documental que custodia el Archivo Nacional. Ofreciendo así un aporte valioso desde el punto de vista de la investigación, aunque 4 por ser innovador pudiera contener algunos elementos que requieran mayor afinamiento. Esta Guía de la Información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica es un esfuerzo pionero que se propone reforzar la labor de divulgación que ha venido haciendo esta institución, mediante sus publicaciones, exposiciones y demás actividades afines para dar a conocer sus fondos. Por ser depositaria de toda la documentación importante del país, de un incalculable valor y requerida con frecuencia por diferentes tipos de usuarios con variados propósitos, es que surge la inquietud de elaborar este trabajo innovador una obra de referencia en modalidad de guía que muestre como está organizada la información, lo que contiene cada fondo, subfondo y serie documental. El Archivo Nacional custodia un rico acervo documental integrado por una gran variedad de tesoros y curiosidades, que forman parte considerable de nuestra memoria histórica. Esta guía menciona hechos, curiosidades e historias, albergadas en esta institución, consideradas como fuentes primarias para la historia y la difusión cultural. Para definir lo que es una obra de referencia el diccionario Real Academia Española (2001), da al término “referencia” el significado de: “En un escrito, indicación del lugar del mismo o de otro al que se remite el lector”. (p. 1924) Para los expertos en la materia “Obra de Referencia” (García, 2000) Define, “Obra hecha para buscar en ella información concreta, según se necesite, pero no para ser leída por entero de principio a fin”. (p. 25) En términos generales, una guía es un instrumento que orienta o indica dónde localizar la información, Pérez (1983) señala que, “Con el nombre de guía, se designan ciertas obras que dan preceptos para encaminar o dirigir en aspectos abstractos, puramente mecánicos o materiales”. (p. 46) 5 De acuerdo con el enfoque en este trabajo se realiza una guía, un indicador que contiene el panorama de la información que custodia los tres archivos que brindan información del Archivo Nacional de Costa Rica: Archivo Histórico Archivo Intermedio Archivo Notarial El Archivo Histórico: Es un archivo cuyo fin es conservar, organizar, para la divulgación y exposición de documentos históricos de valor científico cultural, donde se puede realizar investigaciones y consultas en cualquier área del conocimiento. También cuenta con una Biblioteca especializada en Archivística y ciencias afines. El Archivo Intermedio: Está integrado por documentos con valor administrativo legal (prueban derechos, responsabilidades y ayudan a tomar decisiones a nivel estatal); eventualmente pueden llegar a tener valor científico cultural. Son producidos por las oficinas de la Administración Pública, especialmente los de la Presidencia de la República y los Despachos Ministeriales. El Archivo Notarial: Custodia todos los protocolos de los notarios, índices y protocolos consulares de 1901 a la fecha. La consulta de este acervo está enfocada a los abogados, notarios y cualquier persona que desee obtener información de transacciones notariales o bien solicitar segundos testimonios de las escrituras contenidas en los protocolos. En la obra de referencia, se incluirá un índice ordenado alfabéticamente de los fondos, subfondos y series al inicio de cada uno de estos archivos. Además, la forma cómo organizan la información para facilitar la consulta ya que las necesidades y objetivos de los usuarios son muy diferentes para cada uno de los Archivos mencionados. 6 El Archivo Nacional utiliza las normas ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística, para la organización de fondos, subfondos y series. Esta norma ISAD (G), (2000) define: Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor. Subfondo: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondo subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada. Serie: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada (por ejemplo, tableta de barro, papiro, volumen encuadernado, pergamino, película, cinta magnética). (P. 17) 1.2. Problemas generales del campo Considerando la investigación como un factor en el proceso formativo de la cultura y con miras a proporcionar un método eficaz para recuperar información, se ha pensado en realizar una “Guía de la información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica”, institución que conserva el “Patrimonio Documental de la Nación”, pues en sus acervos se depositan documentos insustituibles: actas de independencia, documentos originales de todas las constituciones que han regido nuestro país, documentos del período colonial de Costa Rica, protocolos notariales y gran cantidad de documentación pública desde la época de la colonia. Tomando en cuenta que se carece de una guía que facilite el manejo para el acceso a la información, es la causa que motiva a elaborar un documento que se convertirá en un instrumento que tiene como objetivos, brindar apoyo integral a las necesidades de información y lograr un mejor aprovechamiento de los recursos del Archivo Nacional. 7 Actualmente, parte de la información se recupera mediante una base de datos elaborada en Microisis, que en algunas ocasiones crea temor en aquellos usuarios que no han tenido una formación en Informática, o que por su avanzada edad se resisten al uso de esta tecnología, estableciéndose una barrera entre la información y el usuario. Sin embargo, parte de este proceso es la atención que se le brinda al usuario, que por convencimiento y la facilidad del programa terminan en su mayoría manejando la base de datos. Unos pocos se resisten y utilizan solo los ficheros, en donde está la otra parte de la información. A partir de 1997 se inicia la digitalización de los documentos en la base de datos, sin embargo por la resistencia que había al cambio, se realizaban ambos procesos, manual y automatizado. Es hasta el año 2001 que la información se ingresa únicamente en la Base de Datos, eliminando el proceso repetitivo. La información que se encuentra en fichas o en inventarios se está ingresando retrospectivamente. Debido a esto, gran cantidad de información, se encuentra en los tres formatos (fichas, inventarios y base de datos) y alguna documentación está sólo en uno de los formatos mencionados. La complejidad de acceso mencionada, hace que se piense en un medio impreso, que contenga toda la información en un solo formato y que sirva de instrumento valioso tanto en el Archivo Nacional como en las bibliotecas, para que la información se divulgue. Se elige el Archivo Nacional de Costa Rica para realizar tan interesante proceso de práctica, porque es la institución depositaria de documentos únicos con valor científico y cultural que constituyen el patrimonio documental de la Nación. También, pensando en la historia, cultura, tradiciones y documentación que esta entidad conserva con suma responsabilidad. La importancia de esta obra de referencia o guía consiste en ofrecer un invaluable apoyo para los estudiantes, bibliotecólogos, archivistas, historiadores, 8 abogados, investigadores de instituciones de administración pública y privada, extranjeros y nacionales, al facilitar la localización de la información que contiene el Archivo Nacional, información que en algunas ocasiones es única y de mucha utilidad para cualquier trabajo. Existe una guía que contiene información sobre esta institución, “El centenario 18811981”, editado en 1981 por el Archivo Nacional y publicado por el Ministerio de Cultura Juventud y Deportes. En el año 2001 el Archivo Nacional edita un disco compacto llamado “Guía General de Fondos”, la cual tiene algunas carencias: no incluye todos los fondos, no menciona los subfondos y series, datos importantes para llegar hasta la información que el usuario necesita para su investigación. Además, según se pudo constatar en la investigación bibliográfica realizada, se carece de un documento, libro o tesis que guíe al usuario a conocer la información tan importante que despliega la institución, su acceso, disponibilidad y organización. De acuerdo con la justificación del caso y considerando la importancia de valorar y conocer toda la cantidad y calidad de la información que alberga el Archivo Nacional, se plantean las siguientes preguntas generadoras: ¿Conocen los usuarios del Archivo Nacional de Costa Rica la riqueza de información que alberga esta institución? ¿Cuáles son los temas predominantes? ¿Cuáles son las necesidades de información que tienen los usuarios? ¿Qué instrumentos utilizan para consultar los documentos disponibles? ¿Es necesario contar con una guía para obtener mayor información? 9 1.3. Estado de la cuestión Desde el año 1881 se consideró la necesidad de crear una institución para reunir, ordenar y poner al servicio de particulares y del Estado, toda la riqueza documental. Por ello se crea el Archivo Nacional de Costa Rica, una entidad que vino a resguardar toda la documentación que constituye la memoria de la Patria, para que el pueblo costarricense descubra los tesoros y curiosidades que ahí se albergan. En la investigación bibliográfica realizada sobre el Archivo Nacional, se ha encontrado el siguiente material: revistas publicadas por el Archivo Nacional de Costa Rica, (RAN) que es un medio divulgativo de historiadores y que actualmente está tomando un perfil archivístico, en el que se puede encontrar información sobre su documentación pero en pequeños aportes. En esta revista se mencionan también los congresos, conferencias, ponencias y exposiciones relacionadas con la Institución. El Archivo Nacional ha editado Algunos cuadernillos archivísticos, con información solo de un fondo en particular. La Licenciada Luz Alba Chacón de Umaña, publicó en el año 1987, un folleto con información básica sobre los servicios que presta esa institución, en el que señala que la información puede variar en cualquier momento de acuerdo con las leyes, reglamentos o normas de la institución, omite mencionar la documentación que el archivo custodia. El Archivo Nacional editó un libro llamado centenario 1881 1981, publicado por el Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, en donde ofrece un análisis y una reflexión acerca de lo que esta institución ha sido, es y será en el futuro. Es uno de los pocos documentos que contribuye a orientar al usuario, con información más precisa de lo que contiene el Archivo Nacional con algunas entradas descriptivas de los documentos, por ejemplo: 10 Cartago: Es un fondo en el que se encuentra toda la documentación de la antigua Metrópoli, correspondiente a las actividades políticas, económicas, sociales, religiosas y militares. Anexión de México: Es un fondo con documentación como cartas, informes, actas, convocatorias, decretos, comunicaciones y otros. Corte Suprema de Justicia: Es un fondo con documentos como juicios de recursos de casación, Habeas Corpus, causas de imprenta y otros. Mapas y planos: De caminos, carreteras, edificios públicos de todo el territorio nacional. Documentación de todos los Ministerios del país: Como el Ministerio de Hacienda, Ministerio de Obras Públicas y Transporte, Ministerio de Relaciones Exteriores, entre otros. Lo último que se ha publicado del Archivo Nacional referente a la documentación que alberga es un disco compacto del año 2001, llamado “Guía General de Fondos”. Contiene una reseña histórica de la institución, en el que se informa los años que establecen, las normas, para que las ciudades y villas guarden la documentación más importante y los lugares apropiados para su conservación. Muestra mapas y planos de lugares históricos como la Imprenta Nacional, La Colonia de Aguas Sarcas y otros. Hace una pequeña descripción de los fondos privados y particulares entre ellos: La Asociación Costarricense de Archivistas, 19831991. La Asociación Escuela para Todos, 19661987. Los fondos de documentos privados 19321974 que son documentos provenientes de otros organismos privados. El Colegio de Abogados 18851987 11 El Colegio de Médicos y Cirujanos, 19661978. La Sociedad de Socorros Mutuos 19151982. La Anexión de México, 18211823. Afiches, 1960 1994 Cartográficos, 17001980 Diapositivas y negativos, 19651992, Sin embargo, a esta Guía General de Fondos le falta información, porque no menciona todos los fondos, subfondos y series, omite mencionar el Archivo Intermedio y el Archivo Notarial. El Archivo Nacional de Costa Rica tiene un sitio en Internet www.archivonacional.go.cr en la cual presenta una reseña histórica de la Institución, servicios que ofrecen, horario, dirección, teléfono, sin embargo no incluye información acerca de su documentación. . Según opinión de funcionarios, se han hecho una serie de actividades de proyección a la comunidad, no obstante, esto es insuficiente, en relación con la cantidad y el tesoro de información que existe en el Archivo Nacional. 1.4. Revisión de la literatura 1.4.1. Archivos Nacionales Los Archivos Nacionales o Archivos Generales, así denominados según el país al que correspondan, son aquellos que custodian y administran la documentación que ha dejado de tener vigencia administrativa y está destinada a la investigación. Los Archivos Nacionales son los depositarios de los testimonios de la vida de los pueblos. En sus actas se van recopilando las constancias del acontecer social, político, económico, cultural, religioso y científico de las naciones. 12 Estos antecedentes son importantes en el momento de preparar cualquier proyecto. De ahí la importancia de los archivos y del servicio de los archiveros, que rebasa el ámbito de la historia y la investigación. La formación de los Archivos Nacionales encontrados en la historia, está en relación directa con las primeras experiencias de organización social del hombre, que tienen lugar en el tercer milenio antes de Cristo. Según Heredia (1993) “Los archivos nacen como una necesidad de la vida pública y privada; son la memoria de una y otra. Nacen como una conveniencia de hacer durable las acciones religiosas, públicas y económicas.” (p.105) En la evolución histórica de la archivística se pueden diferenciar cuatro sub períodos o tramos, contemplados por los tratadistas y que Bautier (1952 citado en Tanodi, 1976) divide del siguiente modo: 1. La época de los archivos de palacio que corresponden en términos generales con la Antigüedad. 2. La época de los cartularios, abarcando los siglos XII al XVI es decir la Edad Media. 3. La época de los archivos como arsenal de la autoridad que se extiende a lo largo del Antiguo Régimen, desde el siglo XVI a comienzos del XIX. 4. La época de los archivos como laboratorio de la historia desde los inicios del siglo XIX hasta mediados del siglo XX. (p. 55) La creación de los Archivos Nacionales en países europeos fue imitando y superando ampliamente el Archivo Nacional de Francia, creado el 7 de septiembre de 1790. Se crearon en 1831 los Archivos de Bucarest, en 1835 los de Bélgica, en 1866 el Archivo Histórico Nacional de España. Estos nuevos archivos nacionales se crearon para concentrar la documentación de las instituciones desaparecidas o distribuirla en archivos cuya orientación futura debía ser el servicio para la investigación y la cultura. Para esto, era preciso concebir un sistema global de organización de dichos fondos documentales que respetara su individualidad, se trataba, en resumen, de observar y respetar la procedencia de los fondos. 13 Los principios fundamentales de la archivística tales como el respeto al principio de procedencia, la ordenación de los documentos, el acceso, la transferencia y la conservación quedan con una finalidad organizativa, haciéndose patente el concepto de archivo como instrumento de poder al servicio del gobierno. En los archivos tradicionales se habían utilizado estilos propios en el tratamiento de la documentación, cuyas normas se fijaron de acuerdo con criterios técnicos y prácticos del personal encargado de su procesamiento, en ese momento. En los países latinoamericanos, el despertar archivístico, al igual que en Costa Rica se impulsa con fuerza desde la década de los sesenta, en el siglo XX, gracias a la ayuda brindada por la OEA en la capacitación de archiveros. En el caso del Archivo Nacional de Costa Rica, además de la capacitación, la OEA obsequia material y equipo. Desde entonces, y progresivamente, se ha observado un tratamiento especializado de la documentación, funciones que no habían tenido una atención preferente a través de los años, a pesar de su cuantitativo volumen de producción en su soporte habitual, el papel. El hacinamiento de documentos en los archivos, cuya administración y servicio a los usuarios ofrecía serias dificultades, hoy es diferente, porque la capacitación de los recursos humanos y el incentivo personal con mejores asignaciones presupuestarias, abre el camino hacia un futuro prometedor. La administración de los archivos en los tiempos actuales, debido al avance tecnológico, ha tenido que revolucionar las técnicas establecidas para el manejo y la conservación de sus documentos. La labor de los archivistas del futuro conducirá hacia una nueva y renovada sociedad de la información que concuerde y armonice con criterios sólidos en los procedimientos para el tratamiento de aquellos archivos y colecciones históricas que datan de época antigua, con los de producción actual. 14 En este punto se ha visto la necesidad de seleccionar algunos Archivos Nacionales de países que guardan similitud con el de Costa Rica. Existen Archivos Nacionales más representativos que han servido de modelo para sistemas centralizados, como son Francia Italia Londres y Alemania. Sin embargo, no se podría establecer un margen comparativo al no guardar relación con nuestra realidad nacional. Archivo Histórico Nacional de España La decisión, por parte del Gobierno, para crear un gran Archivo Histórico Nacional fue consecuencia de las reformas de la Administración Central del Estado, ocurridas durante el siglo XIX. También se encontraban en situación caótica los papeles recogidos por el Estado como consecuencia del gran cambio en política hacendística que significaron las leyes desamortizadoras llevadas a cabo a partir de las Cortes de Cádiz y con especial incidencia en el reinado de Isabel II. Esta documentación, procedente de las instituciones religiosas a las que afectaron dichas leyes, se encontraba en el Ministerio de Hacienda y en las Delegaciones de este Departamento. Sin que sirvieran para ningún trámite administrativo, eran papeles caducos y ocupaban locales que resultaban necesarios para otros fines ministeriales. Ante el peligro que suponía esta situación para tan valiosos documentos, según, Centro Virtual Cervantes (1997) la Academia de la Historia solicitó su custodia y conservación, con el propósito de organizarlos mediante los procedimientos de uso en aquella época. Esta salvaguardia le fue concedida a la Academia en tiempos del Ministro de Hacienda don Juan Bravo Murillo, por Real Orden del 26 de agosto de 1850. A partir de ese momento, la Academia de la Historia de España solicitó la creación de un nuevo archivo para albergar adecuadamente toda esta documentación. Así se creó por Real Decreto de 28 de marzo de 1866, el Archivo 15 Histórico Nacional de España. La documentación fundacional de este Archivo fue la recogida por la Academia de Historia como consecuencia de la desamortización. Naturaleza de los fondos El Archivo Histórico Nacional de España no sólo conserva documentación de la Administración del Estado, también alberga en sus depósitos documentos generados por otros organismos de otros ámbitos de jurisdicción: regional, provincial e incluso local; asimismo, ha recogido documentos de entidades y corporaciones de la más diversa índole, lo que hace que no sea tan homogéneo en su contenido, en relación con los otros grandes archivos. Los fondos actuales del Archivo Histórico Nacional de España se agrupan en cuatro grandes apartados, según el Centro Virtual Cervantes (1997) · · · · Administración del Estado (Consejos Suprimidos, siglos XIII XIX; Estado, siglos XVIXIX; Juros, siglos XVXIX; Inquisición, siglos XVIXIX; Fondos Contemporáneos, siglos XVIXX; etc.) Institucionales. Privados (Clero regular y secular, siglos IXXX; Mesta; Osuna, siglos XIIXIX; etc.) Colecciones (Sigilografía, siglos XIIXX; Códices y Cartularios, siglos XXIX) Actualmente, se encuentra en proceso de instalación una nueva sección del Archivo Histórico Nacional, la sección «Nobleza», situada en el Hospital Tavera de Toledo, y que, según su propio nombre indica, reúne archivos de las casas nobles más importantes de España. Archivo de Cuba Fundado el 28 de enero de 1840, con el nombre de Archivo General de la Real Hacienda, actual Archivo Nacional de la República de Cuba. Este archivo custodia un caudal histórico guardado entre sus paredes. Cerca de 2200 mapas, 20100 planos, 200 privilegios (invenciones), 66 340 fotos, 1240 caricaturas, 56 grabados, más de 11 16 mil títulos de libros y 600 publicaciones periódicas, entre otros importantes documentos que, incluyen una época tan remota como el siglo XVI, todo esto conforma el Archivo Nacional de Cuba. El Esquema Nacional de Clasificación de la Información Documental para Catálogos Sistémicos de Archivos Históricos de Cuba, constituye un instrumento lingüístico, compuesto por códigos numéricos y textos en lenguaje natural destinado a la confección de los catálogos sistémicos de la Red Nacional de Archivos Históricos. En este sentido, el esquema de clasificación es un lenguaje estructurado jerárquicamente con tres niveles de subordinación, que abarca las esferas de la actividad económica, política, científica y social del país, en su etapa colonial. Como todo lenguaje de clasificación, el Esquema abarca temáticas de amplio espectro, que lo hace ideal para la búsqueda de grandes conjuntos temáticos de información archivística, lo que se dificulta con lenguajes de información de otro tipo. Para ello, se utilizaron, además de los propios documentos contenidos en los fondos del Archivo Nacional, los listados de materia de los mismos, y distintos libros de prestigiosos autores sobre la Historia de Cuba. (Archivo Nacional de la República de Cuba, 2003) Archivo Nacional de Nicaragua El Archivo Nacional de Nicaragua creado en 1896. Actualmente sin un presupuesto definido cuenta con una colección de 10 millones de documentos, agrupados en 16 fondos bibliográficos. Las colecciones de documentos que posee el Archivo Nacional de Nicaragua están archivadas en cajas de cartón alcalinizadas. Este Archivo Nacional posee documentos que datan de 1848 que son originales, aunque no en gran cantidad, otra parte están formados por documentos fotocopiados. La mayor parte del fondo son documentos de inicio del siglo XX 17 originales y fotocopias, con un total aproximado de unos 10 millones de documentos, clasificados en los siguientes fondos. Fondo Colonial (15261821) Colección de fotocopias obtenidas en los Archivos Nacionales de Costa Rica. Su orden es cronológico. Fondo Presidencial (19001979) integrado por archivos administrativos divididos en secciones: Secretaría Privada, Secretaría de la Presidencia, Secretaría de la Comandancia General y Secretaría de Información y Prensa. Fondo Gobernación (19251979) formado por archivos de las dependencias del Ministerio de Gobernación y sus anexos como: Justicia, Policía, Beneficencia, Culto y Gracia. Su clasificación es orgánicofuncional y cuenta con un registro de secciones. Fondo Educación (19001984) es el fondo más completo en cuanto a volumen, estructura documental y años. A pesar de que no se ha organizado, prevalece el orden. Fondo Hacienda (19311954) integrado por libros copiadores del Ministerio de Hacienda. La falta de originales ha obligado a conservar los existentes como únicos. Suman 731 libros agrupados por asuntos y en orden cronológico. Fondo Ferrocarril de Nicaragua (19121987) libros contables e inventarios de bienes y servicios. Colección casi completa de la desaparecida Empresa del Ferrocarril de Nicaragua en 1994. Sección Legislativa (19431979) el orden es numérico y se dispone de un índice. Sección Somoza García (19231956) contiene documentos relacionados con la actividad gubernativa y en particular del general Anastasio Somoza García. Clasificado por procedencia y en orden cronológico. Sección José Dolores Gámez (17831923) su parte más voluminosa abarca de 1894 a 1899. Cuenta con un registro y mantiene un orden numérico. 18 Colección Mosquitia (18941895) libros manuscritos relacionados con el proceso de incorporación de la Mosquitia. Colección Sandino (18961935) consta de 133 documentos originales relacionados con el general Augusto César Sandino, más 275 fotocopias procedentes del Archivo General de la Nación de México. Fondo Consulado de Nicaragua en Francia (18981937) libros de registros sobre asuntos consulares. Fondo Adolfo Díaz (19091927) contiene unos 3,800 documentos originales relacionados con la vida privada y comercial del ex presidente Adolfo Díaz. Fonoteca (18931976) la integran 1,200 fotos de personajes, sitios, edificios, carreteras, y otros, que abarcan distintos períodos presidenciales. Mapoteca (19341976) formado por 98 mapas originales sobre poblaciones de Nicaragua. Planoteca (19121978) esta colección es sumamente representativa de las poblaciones urbanas y rurales de Nicaragua, además de 1,111 planos pertenecientes al Ferrocarril de Nicaragua, período entre 19121978. Archivo General de Guatemala El Archivo Nacional de Guatemala fue fundado por acuerdo del 20 de octubre de 1846. Surgió en primera instancia como Archivo General de Gobierno y posteriormente recibió el nombre actual, debido a que sus fondos de información contienen datos sobre los países centroamericanos, desde la época colonial. En este Archivo pueden encontrarse documentos fechados entre 1537 y 1985. La información que contiene es de la más variada, ya que en el edificio está 19 concentrado no sólo el archivo histórico, sino también los fondos de archivo del gobierno, y esto lo ha enriquece sustancialmente. No puede obtenerse una guía de información etnográfica indígena exclusivamente de este archivo, por no existir una clasificación que permita deslindar específicamente los datos requeridos. Para cada caso existe una ficha en los ficheros respectivos y en el listado adjunto, identificado como mueble fichero, clasificados con los temas siguientes; Cronológico, Alfabético, Temático, Onomásticos para el período colonial que se identifica con la literal A. La sección Independiente, identificada con la literal B, está escasamente clasificada, y se tienen apartados por Jefaturas Políticas, Gobernaciones, Departamentos, Ministerios y Secretarías. Los documentos existentes están clasificados en dos grandes secciones: Colonial e Independiente. La primera se subdivide en Superior Gobierno, Capitanía General, Real Hacienda y Asuntos Eclesiásticos, la segunda en Antecedentes, Movimiento Revolucionarios, Proclamación de la Independencia, Jura de la Independencia, Anexión a México e Independencia Absoluta. Para su manejo, los documentos se identifican así: Signatura, Legajo, Expediente y Número de Folios. Los ejemplos presentados permiten valorar la grandeza de información y la importancia que tienen los Archivos Nacionales para cada país; además podemos comparar las fechas en que se iniciaron en el país respectivo, algunos antes que el Archivo Nacional de Costa Rica y otros posteriores a la creación de esta institución. Además con el paso del tiempo, se ha venido dando una diferencia que no era latente, ya que se traslapaba la labor bibliotecológica con la archivística. 20 1.4.2. Archivo Nacional de Costa Rica Reseña Histórica del Archivo Nacional de Costa Rica La historia señala al Licenciado don León Fernández Bonilla, promotor de la organización de toda la riqueza documental, relativa a materias civiles, criminales, eclesiásticas, militares, municipales, de hacienda y de administración, pues el estrecho vínculo con el gobierno del general Tomás Guardia, su cuñado, facilitaba grandemente la realización de lo que no sólo era su mayor aspiración, sino una necesidad sentida en el país. Precisamente don León Fernández, en el prefacio de su colección de documentos para la historia de Costa Rica (1881 citado en Archivo Nacional, 1981), narra sus experiencias en las búsquedas bibliográficas y documentales, durante la realización de sus estudios como abogado en Guatemala. Todo aquello con el propósito de conocer más a fondo la historia patria. Es así, como se crea una entidad para agrupar, describir y conservar toda la documentación existente. Esta entidad se llamó Archivos Nacionales, creada el 23 de julio de 1881. Mediante la ley del Archivo Nacional Nº 3661, la Asamblea Legislativa de la Republica de Costa Rica decreta en enero de 1966, que se cambiase el nombre de “Archivos Nacionales” por el de “Archivo Nacional”. El origen de lo que entonces se llamó “Archivos Nacionales” estuvo bajo la tutela de la Secretaría de Hacienda, hoy Ministerio de Hacienda. En 1894 mediante el acuerdo Nº 28 del 19 de junio de ese año, pasa a depender jerárquicamente de la Secretaría de Gobernación, situación que se prolonga hasta el año 1981, en el que por medio de la Ley de presupuesto el Archivo Nacional pasa a ser una Institución adscrita al Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. 21 La creación de los Archivos Nacionales significa un gran esfuerzo, tanto de centralización como de organización documental. La enorme tarea es puesta en manos del Jurisconsulto Guatemalteco Dr. Rafael Machado Jáuregui, precedido por el cubano naturalizado costarricense, Pedro Acosta Mena, quien trabajó escasamente seis semanas en la naciente institución. El Dr. Machado está en sus funciones un breve lapso, pues muy pronto asume de nuevo esas funciones el Lic. León Fernández Bonilla, el verdadero motor de la naciente institución. Muchos años se emplean en poner en orden todo el material documental que se rescata existente en Costa Rica, entre ellos el Archivo de la Ciudad de Cartago, quizás el más importante de la época. De este modo, se asegura la debida conservación de tan valiosos documentos que, en caso contrario, se habrían perdido irremediablemente. En el año 1963, la UNESCO envió a Costa al Rica al experto, señor Lombard, para que asesorara el funcionamiento del Archivo Nacional, en diversos aspectos. Él dictó cursos que fueron aprovechados por empleados del Archivo Nacional, y también por otros empleados de diferentes archivos administrativos. En ese mismo año, la UNESCO también favoreció a Costa Rica con una beca para realizar estudios sobre Archivística Hispanoamericana en España, también asesoró en aspectos de archieconomía en lo que se refiere al diseño del equipo y mobiliario necesario para el manejo y conservación de documentos. En 1972, otra organización, la OEA inició su colaboración con el obsequio de material para realizar restauración de documentos. Además, la OEA envió a la experta en restauración y laminación, la señora Noemí de Freiff, para capacitar por medio de cursos teóricoprácticos a los funcionarios del Archivo Nacional. La OEA, también obsequió un equipo de microfilmación, consistente en una unidad tipo planetaria y tres visores, uno de ellos reproductor. Así, mediante gestiones, se logró conseguir por medio de la OEA, un equipo de fotografía, para emplearlo en la restauración, reproducir el documento antes y después de recibir el tratamiento. Además se empleó para formar una colección de fotografías de personajes, 22 construcciones antiguas y modernas, estampas de la zona rural y urbana, entre otros. Poco a poco se fue organizando el Archivo Nacional, una Institución que hoy día cumple un papel muy importante en la historia de Costa Rica. La sede actual está ubicada: 900 metros al sur y 150 oeste del Centro Comercial Plaza del Sol, Curridabat, San José. (Archivo Nacional, 1981) 1.4.2.1. Ley del Archivo Nacional de Costa Rica El 10 de enero de 1966 se aprueba la ley N° 3661, donde se exponen detalladamente a fondo las actividades, funciones y organización del “Archivo Nacional”, llamado anteriormente Archivos Nacionales, nombre cambiado en el 1° artículo de la ley antes mencionada. Ver (anexo # 2) El 24 de octubre de 1990 se crea la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley 7202 la cual se puede consultar en la página electrónica del Archivo Nacional: http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo1_1 Dicha Ley presenta los siguientes capítulos. Capítulo I, Disposiciones Generales Capítulo II, de la Junta Administrativa Capítulo III, de la Dirección General del Archivo Nacional. Capítulo IV, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos Capítulo V, de los Archivos Administrativos Públicos Capítulo VI, de los Archivos Privados y Particulares 23 1.4.2.2. Cuadro de clasificación del Archivo Nacional de Costa Rica El Archivo Nacional de Costa Rica estableció un cuadro de clasificación del Archivo Histórico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial. Debido a la complejidad organizacional que presentan algunas instituciones, sobre todo por su dependencia jerárquica, se definieron los siguientes niveles de subordinación: Fondo: Nivel I y Nivel II Subfondo: Nivel I y Nivel II Serie y Subserie En razón de que algunos grupos documentales, presentan cierta ambigüedad para determinar si realmente responden a un fondo documental el Archivo Nacional, se apoyó en la definición que toma en cuenta los elementos que señala Michel Duchein. El cuadro de clasificación se concibe en una estructura jerárquica y lógica, que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones generadoras de la creación o recepción de documentos. Se trata de un sistema que organiza intelectualmente la información y permite situar los documentos en sus relaciones de unos con los otros. En Febrero del año 2003, el Archivo Nacional de Costa Rica formó una comisión de descripción que establece de prioridad, dentro de su programa, elaborar el cuadro de clasificación del Archivo Histórico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial, como paso previo para implementar en general la nueva versión de la Norma Internacional de Descripción (ISADG) Para el Archivo Nacional (2004) El cuadro de clasificación es una herramienta que permite conocer a cabalidad la forma como está organizada la información que dispone un archivo, es peritorio que todo centro de información de esa naturaleza disponga de él, ya que este constituye una estructuración jerárquica y lógica de los 24 fondos, subfondos y series documentales que son producto de las acciones, funciones o actividades de una Institución. La Comisión tuvo como base el diagnóstico archivístico del Departamento Archivo Histórico, en el que se dispone de un inventario de todo el acervo documental custodiado por dicho archivo. Esto permitió conocer a nivel macro, todo lo que a la fecha se resguarda en este centro de información. Se determinó que el sistema de clasificación, que mejor se adapta a las necesidades de los archivos, es el orgánico. Por lo tanto, se acogió dicho sistema respetando el organigrama de la administración pública del país y toman como base la organización del sector público costarricense, elaborado por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica en julio del 2001. Se observa que el cuadro de clasificación está compuesto por las siguientes agrupaciones: Poder Legislativo Poder Ejecutivo Poder Judicial Organismo Electoral Empresas Públicas Financieras Empresas Públicas no Financieras Instituciones Públicas de Servicios Gobiernos Locales Dentro de cada grupo se establecen los diferentes fondos, subfondos y series y Subseries documentales, en aquellos que los archivos disponen como información. Pero, en razón de que en algunos casos estos archivos custodian documentación que, por su naturaleza, no tiene cabida en la anterior agrupación, se constituyeron los siguientes grupos para su ubicación: 25 Fondos Privados Fondos Particulares Organismos Internacionales Colecciones Protocolos 1.4.3. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística Es una Norma para determinar un proceso de descripción Archivístico, con el fin de identificar y explicar el contenido de los documentos de archivo y hacerlos accesibles para todo aquel que tenga el derecho de consultarlos. Es la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido (ISAD G), Traducción del Ministerio de Cultura Madrid 2000) La norma utilizada en Costa Rica es la versión española. Sus objetivos son: Garantizar la elaboración descriptiva, coherente, pertinente y explícita. Facilitar la recuperación de información sobre los documentos de archivo. Compartir encabezamientos autorizados. Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información. Las normas ISAD (G) determinan la descripción multinivel, consistente en la representación del contexto y la estructura jerárquica del fondo y las partes que lo integran o dividen; pretende que en el nivel de fondo se proporcione la información de las partes como un todo, y en los niveles inferiores y siguientes, se proporcione sólo la información de las partes que se están describiendo. Como consecuencia, las descripciones resultantes, se presenten en una relación jerárquica, desde las descripciones del nivel más general, el fondo, hasta las descripciones del nivel más particular. 26 La ISAD (G) menciona 4 niveles de unidades de descripción: Fondo Subfondo Serie Unidad documental compuesta La definición de dicha norma para cada uno de estos niveles es: Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones de productor. Subfondo: Subdivisión del fondo. Consiste en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina. Cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene, a su vez, tanto subfondo subordinado como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada. Serie: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada (por ejemplo, tableta de barro, papiro, volumen encuadernado, pergamino, película, cinta magnética) Esta definición de serie que menciona las normas ISAD (G) no corresponde al uso que se le da en el Archivo Nacional, porque se entiende por serie: Los documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización. 27 Unidad documental: La unidad archivística más pequeña indivisible. Puede ser simple o compuesta. Simple es aquella que está formada por un sólo documento o pieza documental y materializa actuaciones únicas de la Administración. Compuesta es aquella que tiene varios documentos y se puede llamar expediente. Lo importante de este proceso, es que permite establecer los controles necesarios para llegar al documento. Las reglas contenidas en estas normas sirven de guía para la descripción de documentos especiales: sellos, registros, sonoros o mapas. Tenemos claro que la normativa se ha convertido en un proceso muy importante para la descripción documental. “…Normalizar significa sujetar una realidad a unas reglas partiendo de lo repetitivo para homogenizar. En definitiva supone elaborar unas normas, resultado de un estudio previo realizado por un colectivo, para aplicarlas con carácter generalizado.” (Heredia, 1993, P. 73) En este punto, unificar criterios con respecto a determinadas materias posibilita la utilización de un lenguaje común en un campo de actividades concretas. Esta es la importancia de las normas internacionales. 1.4.4. Obras de Referencia De las funciones más importantes del bibliotecólogo, está la de saber dónde y cómo localizar la información para ofrecer un servicio de calidad. Por eso, son importantes las obras de referencia, que permiten precisar el alcance de un término, una definición, o una dirección entre otros temas, como un medio para orientar, guiar, asesorar y ayudar al usuario para satisfacer su necesidad de información en forma rápida, breve y exacta. Pérez, (1983) define, obra de referencia es la que, por su ordenamiento y la forma en que están tratados los temas, es consultada para obtener una información determinada y no para una lectura consecutiva y total. Están estructuradas de tal 28 forma, que no son obras para leer su contenido de principio a fin, sino para consultar en ellas las páginas que al lector le interesan. En ellas se reúnen datos provenientes de diversas fuentes, dispuestos de modo que puedan ser localizados fácil y rápidamente. ( p. 25) Las obras de referencia son para consultar dentro de la biblioteca ya que es una remisión de un escrito a otro. Existen en diferentes formatos, en formato impreso, formato electrónico, como el CDROM o electrónicamente en línea. Independientemente de la forma en que están realizadas tienen sus ventajas y desventajas. Según Bopp, Smith (2000) El formato impreso tiene la ventaja de estar hechas directamente para usarse por más de un usuario si es una edición en varios volúmenes, ser predecibles en costo. Las desventajas incluyen el espacio que se requieren para almacenarlas y su actualización. Los micro formatos pueden ahorrar espacio y ser actualizados con más frecuencia. Las desventajas incluyen los costos del equipo y el mantenimiento, los discos compactos permiten una búsqueda compleja, son caros y lentos para buscar y variables en su finalidad de uso ya que las interfaces no están normalizadas. (p. 204) Las obras de referencia se componen de dos grandes grupos, según Pérez (1983) Las que dan la información directa, tales como: Enciclopedias: Son obras que tratan de todas las ciencias y artes. Diccionarios: Son todas las palabras de una ciencia o de cualquier otro asunto, seguidas de su definición, ordenadas alfabéticamente. Almanaques: Contiene los días del año con indicaciones astronómicas, meteorológicas, anécdotas entre otros. Atlas: Este término se le da a una colección de mapas geográficos. Directorios: Son listas de direcciones, guías telefónicas, lista de instituciones, que aportan información concreta y específica de ellas. Guías: Son libros de indicaciones, para dirigir y orientar a su destino, lugar o información. Compendios: Obras que aportan en forma breve la recopilación de temas de una misma materia. Las que remiten a otras fuentes que contienen la información. Bibliografías: Una lista ordenada alfabéticamente de títulos de obras, con su respectivo autor que tratan de un asunto. 29 Catálogos: Comprenden una lista o registros de objetos, sucesos ordenados, pueden ser bibliográficos, de libros, de publicaciones periódicas, entre otros. Índices: Es una lista de los capítulos de una obra, catálogo o fichero, que indica dónde puede encontrarse la información. Repertorios: Registro en que las materias están ordenadas de manera que puedan encontrarse fácilmente. Como una colección de obras de una misma clase o información sobre un mismo asunto. Abstractos: Son los resúmenes o reseñas de los artículos, aparecidos en revistas y trabajos técnicos o científicos más importantes del mundo, facilitando así al investigador la información básica para mantenerse actualizado en su campo especifico y la referencia de su ubicación en caso de que le interese la lectura completa del original. (p. 29) El propósito de las obras de referencia es orientar al usuario, guiarlo hacia una información, breve y precisa y llevarlo a una respuesta en un intervalo corto de tiempo. El alcance de ellas es según la cobertura temática o cobertura geográfica y al tipo de usuario a la que va dirigida. Por tal razón, el contenido de la obra debe ser exhaustivo, que permita satisfacer la necesidad de información del grupo de usuarios que tiene interés en consultarlos. Guías Las guías como obras de referencia cumplen una función muy importante dentro del contexto de dar una información rápida breve y exacta. Sirven de orientación para la elección de un tema, lugar, trabajo, entre otros. Es uno de los factores más poderosos para agilizar las consultas que el usuario formula pues contribuyen activamente dirigiendo según información solicitada En la actualidad el uso de las guías se ha extendido ampliamente y han surgido diversos tipos, algunas de carácter general y otras especializadas en algunas áreas, dispuestas en un orden determinado para facilitar las consultas, en las que se sitúan los datos más importantes para su localización. 30 Existen varios tipos de guías, en las que Pérez (1983) menciona algunas: Guía de lectura: Son repertorios que sirven de orientación a los bibliotecólogos, a los educadores y lectores para la elección de libros de acuerdo con los intereses de las personas. Guía del lector: Algunas bibliotecas elaboran guías para orientar sobre el uso de los libros y de las colecciones de las bibliotecas, contienen información acerca de la institución, de los servicios que presta y como hacer uso de estos servicios. Guías turísticas: Dan información general sobre diversos aspectos relacionados con el país, de los hoteles y sitios para visitar. (p. 47) Relacionado al tema que nos ocupa la definición de guía general de archivos según Arévalo (2003) significa: Instrumento de consulta que proporciona información acerca de los fondos y colecciones de un archivo. De acuerdo con la Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD(G) debe contener los siguientes datos: Nombre del archivo y clave asignada, desarrollo histórico cintas de video, etcétera, estado de organización, descripción y conservación, si tiene restricciones para su consulta, otros fondos que se relacionan con el estudiado, además se consignarán servicios que ofrece el archivo, datos generales (nombre del responsable, horarios y condiciones de consulta, domicilio, teléfono y correo electrónico) del archivo, mención de los fondos y colecciones con que cuenta, proporcionando por cada uno de ellos los siguientes elementos: síntesis histórica, asuntos o materias que trate, fechas extremas, volumen metros lineales, cajas, fotografías. Después de mencionar algunos ejemplos de guías, las cuales son un punto de partidas para las investigaciones, se puede decir que las guías dentro del contexto referencial son un instrumento muy útil para el profesional de la información para satisfacer las diversas necesidades que el usuario pueda formular. 31 2. PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA PRÁCTICA 2.1. Objetivos de la práctica 2.1.1. Objetivo general: Elaborar un diagnóstico entre los usuarios, que aporte información sobre las facilidades de acceso a la documentación existente en el Archivo Nacional de Costa Rica. Objetivo específicos: Investigar las fuentes de información disponibles en el Archivo Nacional. Conocer cómo está organizada la información en sus diferentes archivos y procesos. Investigar las herramientas existentes en la organización de la información del Archivo Nacional. Identificar el tipo de necesidades que presenta el usuario al consultar la información existente en el Archivo Nacional. Observar la forma cómo el usuario accede a la información. 32 2.1.2. Objetivo General: Realizar una obra de referencia impresa, sobre los documentos que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica. Objetivos específicos: Diseñar la estructura de la obra de referencia, su alcance y su pertinencia considerando las necesidades de los usuarios. Describir la información que tienen los Fondos, subfondos, series. Y Subseries del Archivo Histórico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial del Archivo Nacional de Costa Rica para el diseño de la obra de referencia. Realizar un índice alfabético de fondos, Subfondos, Series y Sub series. Elaborar en forma escrita y digital la memoria y la obra de referencia del trabajo final de graduación. Divulgar la obra de referencia por diferentes medios posibles. 33 2.2. Organismo donde se realiza la práctica EL Archivo Nacional de Costa Rica, actualmente es una institución pública desconcentrada, adscrita al Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Está constituido por seis departamentos que despliegan información muy valiosa para el costarricense a saber: Departamento del Archivo Notarial Departamento Servicios Archivísticos Externos Archivo Intermedio Departamento de Conservación Departamento Archivo Histórico Biblioteca del Archivo Nacional Departamento Administrativo Financiero Departamento Cómputo Sin embargo, sólo tres de estos archivos suministran información al público (Archivo Histórico, Archivo Intermedio y el Archivo Notarial) los cuales se describirán en esta guía, cómo se divide cada uno de ellos; fondos, subfondos y series. Cabe destacar que no todos los fondos tienen estas divisiones. Algunos se quedan exclusivamente en sólo fondos, con kilómetros de documentos. Por ejemplo el Complementario Colonial: 15171821 del Archivo Histórico, tiene un volumen de 20.7 metros lineales de documentos. En ellos, el usuario encontrará asuntos o temáticas, entre las cuales predomina el comercio, esclavitud, tributos, indígenas, pena de muerte, agricultura, junta de hacienda y guerra, entre otros, lo que corresponde al período colonial y unos años después de la colonia. En su totalidad, esta institución custodia aproximadamente 18 kms lineales de documentos públicos y privados, que datan de 1539, hasta hoy. Son documentos textuales, cartográficos, y audiovisuales con información útil. Además, ofrece un aporte científico en el conocimiento de la historia de Costa Rica, procura ser un centro difusor de la cultura en el país. 34 El Archivo Nacional se eligió, como tema de interés por las autoras de este trabajo, por ser una entidad que enriquece y preserva el patrimonio nacional en el rescate, organización, facilitación, y conservación de toda la documentación de Costa Rica. 2.3. Distribución del tiempo de trabajo Esta práctica tuvo dos actividades: Una primera actividad de corte ordinario Una segunda actividad de corte innovador Las dos actividades se desarrollaron paralelamente desde el año 2003 hasta el año 2006. Las tablas a continuación detallan la forma en que las actividades se desarrollaron. 35 Distribución del tiempo de trabajo de la actividad ordinaria 2003 Actividades Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Revisión de los x objetivos de la investigación Revisión de x literatura Visitas al Archivo x Nacional Solicitud de autorización de la Institución Presentación de tema Presentación del anteproyecto Oct Nov Dic x x x x x x x 2004 Actividades Ene Feb x x Desarrollo de la revisión literaria Elaboración de cuestionarios Revisión de documentación del Archivo Nacional Observación de procesos Entrevistas con funcionarios del Archivo Nacional Recolección de la información de los cuestionarios Análisis e interpretación de la información Diseño de la obra de referencia Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 36 2005 Actividades Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic x x x x x x x x x x x Revisión de documentación del Archivo Nacional x x x x x Diseño de la obra de referencia 2006 Actividades Revisión de documentación del Archivo Nacional Defensa de la Práctica Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic x x x x x 37 Cronograma de la Actividad Innovadora 2004 Actividades Ene Visitas al Archivo Nacional para recolectar la información Trascripción de información Revisión y corrección de la información trascrita Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 2005 Actividades Ene Feb Mar x Visitas al x Archivo Nacional para recolectar la información x Trascripción x de información x x Revisión y x corrección de la información trascrita Elaboración de índice y tabla de contenido Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 38 2006 Actividades Ene Feb Mar Elaboración x x de índice de fondos Acabado de la obra x x Revisión de la guía Presentación de la práctica Preparación para la defensa de la práctica Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic x x x x x 39 2.4. Metodología para la realización de la “ actividad ordinaria” 2.4.1. Tipo de investigación El tipo de investigación realizada tiene un carácter exploratorio descriptivo, porque incursiona en un aspecto novedoso de presentación de la información, se ayuda de otros elementos para la generación de nueva información, mediante la aplicación de entrevistas y cuestionarios, para ubicar información que describe las necesidades y otros aspectos de los usuarios. De acuerdo con Tamayo y Tamayo (1985) una investigación es descriptiva cuando: “Comprende una descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, composición o procesos de los fenómenos, trabaja sobre realidades de hecho y su característica fundamental es la de presentarnos una interpretación correcta.” (p. 35) Esta investigación, también se compone de otra técnica denominada sistematización documental, la cual es utilizada en bibliotecología puesto que las fuentes que se utilizan para la realización de la guía, son documentos primarios, según Gallardo (1998) “La investigación es documental si sus fuentes primarias de información están constituidas por documentos (bibliográficos, iconográficos, fonográficos), es decir si la información básica con que se trabaja ha sido previamente recolectada o levantada e impresa.” (p. 170) 40 2.4.2. Fuentes y sujetos de información 2.4.2.1. Fuentes de Información: Las fuentes de información son los materiales bibliográficos: libros, revistas, tesis; material electrónico: discos compactos, base de datos, ficheros y primordialmente los archivos o documentos archivísticos y todas aquellas fuentes que enriquezcan la investigación y la conceptualización de la revisión literaria. Este material servirá para conocer situaciones actuales de la práctica, alimentar el conocimiento sobre Archivos Nacionales, el funcionamiento del Archivo Nacional de Costa Rica, para ofrecer un trabajo de calidad expresado en la “Guía de la información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica”. 2.4.2.2. Sujetos de información: 1. Funcionarios y jefes encargados de los diferentes Departamentos Ocho funcionarios del Archivo Nacional, (Jefe de cada departamento y encargados de la atención a usuarios) brindaron información pertinente de los diferentes Departamentos de la Institución logrando el alcance requerido en la práctica. 2. Usuarios La opinión de los diferentes usuarios, fue dada a través de un cuestionario, lo que permitió analizar la facilidad de acceso a los documentos disponibles del Archivo Histórico, Intermedio y Notarial. Con base en las estadísticas de usuarios que ingresan a la Institución y con el propósito de realizar un análisis cuantitativo y cualitativo de usuarios / as que visitan el Archivo Nacional, se obtuvo un número para la muestra. Alrededor de 100.000 41 usuarios al año visitan el Archivo Nacional de los cuales un 50% van a dejar índices y protocolos notariales. Esto da un promedio aproximado de más de 4.000 usuarios por mes (según Memoria 20022003 del Ministerio de Cultura Juventud y Deportes), información con la cual se trabajo posteriormente, para elaborar un número aproximado de muestra, la cual se aplicó en el mes de marzo y abril del 2004. El instrumento que se aplicó fue el cuestionario, en el que se analizó la opinión en cuanto al acceso, servicios y necesidades entre otros, que sirvió para diseñar la estructura de la guía. 2.4.2.3. Descripción de instrumentos: Para realizar un trabajo integral, se utilizaron diferentes instrumentos según el tipo de información. A continuación se presentan algunos detalles del cuestionario aplicado a los usuarios 1 Cuestionario Es un instrumento que permite recuperar información sobre el acceso al acervo documental, se diseñó y explicó al usuario del Archivo Nacional. Su propósito fue determinar el conocimiento y necesidades que tienen los usuarios, de la información que conserva el Archivo Nacional. La información obtenida es parte del apoyo con que se contó para el diseño de la guía, además contribuyó en el logro de los objetivos de la investigación. Este cuestionario estuvo constituido por 4 módulos para un total de 16 preguntas de respuesta abierta y cerrada. La información solicitada fue la siguiente: A. Datos personales B. Frecuencia de visitas al Archivo Nacional 42 C. Mecanismos de búsqueda de Información D. Opinión del usuario Una vez elaborado el cuestionario se procedió a su prueba. Se entregaron 600 cuestionarios y se recogieron 205 que se considero suficiente tomando en cuenta el promedio diario de usuarios; se codificó y se procesó en Excel. De los resultados obtenidos se generaron decisiones para el diseño de la guía. (Anexo # 3) 2 La entrevista La entrevista se concibe según Barrantes (2001) como: “un instrumento muy importante ya que es una conversación entre dos personas, el entrevistador y el entrevistado”. ( p. 98) En este caso la entrevista fue de tipo semiestructurada. Dicho instrumento se aplicó a los encargados de los diferentes Departamentos de la institución, con el fin de recolectar más información sobre el Archivo Nacional, sobre servicios, funciones, tipos de materiales, políticas, información que allí se custodia, entre otros. Este instrumento está constituido por 11 preguntas. (Anexo # 4) 3 La observación Una guía de observación se utiliza con el propósito de captar diferentes aspectos del fenómeno. En este caso, utilizando una hoja de cotejo se observaron los procesos y servicios intangibles y tangibles que ocurren entre el archivista y el usuario, en el momento de solicitar el servicio para determinar la complejidad o facilidad del acceso a la información. Esta hoja de cotejo incluye ocho opciones como guía, que permitió transcribir en forma estructurada lo que se observó. (Anexo # 5) 43 2.4.3. Tabla de variables Se definió con base en el planteamiento de los objetivos específicos, del primer objetivo general, las variables, su definición conceptual, definición operacional e instrumentos por utilizar para la realización de la práctica. OBJETIVOS * Investigar las fuentes de información disponibles en el Archivo Nacional. VARIABLE * Fuentes de información DEFINICIÓN CONCEPTUAL Fuentes de información: son los materiales o productos, originales o elaborados, que aportan noticias o testimonios por medio de los cuales se accede al conocimiento. DEFINICIÓN OPERACIONAL Para efectos de este estudio, la disponibilidad de las fuentes de información se investigaron de acuerdo con los indicadores: INSTRUMEN TACIÓN Guía de la entrevista Pregunta # 1, # 3, # 4, # 6 y #9 Disponible No disponible Si el 90% información está disponible, significa que el usuario tiene acceso a la mayoría de la documentación. Si el 10% o menos de la información no está disponible, son restringidas, el usuario tiene poca restricción de acceso a la información. 44 OBJETIVOS VARIABLE DEFINICIÓN CONCEPTUAL DEFINICIÓN OPERACIONAL INSTRUMEN TACIÓN * Conocer cómo está organizada la información en sus diferentes archivos y procesos. *Organización La organización de la de la información información es una actividad estratégica para el éxito de los centros de información, la cual es un elemento clave en la gestión del conocimiento que se construye a partir de la información recibida. Para evaluar la Guía de la organización de la entrevista información se Pregunta # 2 tomó como guía el cuadro de clasificación de cada uno de los tres departamentos: Archivo Histórico Archivo Intermedio y Archivo Notarial * Investigar las herramientas existentes en la organización de la información del Archivo Nacional *Herramienta s existentes en el Archivo Nacional Los mecanismos utilizados para organizar la información son: Herramientas: Medios que se utilizan para normalizar y ordenar la información sujeta a reglas. Guía de la entrevista Pregunta # 5 y # 11 Normas ISAD (G) Guía de observación Ley del archivo punto 8 Nacional Guía del Organigrama de Cuestionario la administración apartado C Pública elaborado pregunta #1 y por el Ministerio de # 2 Planificación Nacional 45 OBJETIVOS VARIABLE DEFINICIÓN CONCEPTUAL * Identificar *Necesidades Necesidades del el tipo de del Usuario Usuario: Son necesidades todos aquellos que presenta mensajes y textos el usuario informativos al consultar especializados la que son información expresados o existente en potencialmente el Archivo requeridos por el Nacional. usuario para hacer frente a su realidad. Ello puede incluir tanto una solución determinada de resolución de problemas como el interés personal por ampliar y actualizar su conocimiento, independienteme nte de algún problema especial. DEFINICIÓN OPERACIONAL Para evaluar esta variable, se determinó identificar las necesidades del usuario en el uso de la información, con una respuesta cerrada, afirmativa o negativa al utilizar las acepciones: Si No Si el 75% o más de los encuestados indica que sí conoce el tipo de información que ofrece el Archivo Nacional, se demuestra que estos usuarios saben donde satisfacer sus necesidades de información. Sí el 25% o menos de los encuestados indican que no conocen el tipo de información que ofrece el Archivo, se demuestra que hay cantidad de usuarios no saben dónde satisfacer sus necesidades de Información. INSTRUMEN TACIÓN Guía del cuestionario apartado B preguntas #3 y # 4 Apartado C pregunta #3 Guía de observación punto 1 46 OBJETIVOS VARIABLE * Observar la * Acceso a la forma cómo Información el usuario accede a la información. DEFINICIÓN CONCEPTUAL Acceso a la información: autorización que obtiene el usuario en relación con el ingreso a los archivos, registros y documentos DEFINICIÓN OPERACIONAL INSTRUMEN TACIÓN Para determinar la forma de acceder a la información, esta se midió de acuerdo con los indicadores: Guía de la entrevista pregunta # 5 Automatizada Manual Si el 70 % o más de los encuestados prefieren la base de datos automatizada, indica que prefieren acceder a la información por medio de una herramienta electrónica y no manualmente, ambos estilos permiten una descripción definida del acceso que se tiene a la información. El 30% que utiliza la forma manual es un número significativo para tomar en cuenta, en la medida que hace que se recargue el trabajo a los funcionarios. No es un usuario independiente. Guía del cuestionario apartado C pregunta #1 y #2 Guía de observación puntos 1, 3, 4, 7 47 2.4.4. Aspectos metodológicos de la actividad ordinaria Es pertinente señalar que los resultados de este proceso, cuestionario, entrevista y observación, corresponden a los objetivos específicos planteados. Según se anotan a continuación: Investigar las fuentes de información disponibles en el Archivo Nacional. Conocer cómo está organizada la información en sus diferentes archivos y procesos. Investigar herramientas existentes en la organización de la información del Archivo Nacional. Identificar el tipo de necesidades que presenta el usuario, al hacer uso de la información existente en el Archivo Nacional. Observar la forma cómo el usuario accede a la información. Estos objetivos vinculan el segundo propósito mayor de este proyecto, que consiste en realizar una obra de referencia impresa, en forma de guía, sobre los documentos que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica. La finalidad de este estudio fue obtener las percepciones y opiniones de los usuarios del Archivo Nacional, acerca de las necesidades de información y apoyarse en los resultados obtenidos para fundamentar la incuestionable utilidad de esta guía para los usuarios del Archivo Nacional. 48 2.4.4.1. Población y muestra Se recogieron un total de 205 cuestionarios, entre los usuarios del Archivo Nacional, de los cuales se obtuvieron datos relacionados con el acceso, búsquedas, necesidades y demandas de información. (Anexo #3) La entrevista se aplicó a los funcionarios que tienen relación con los usuarios y a los encargados de cada uno de los Departamentos en estudio: Archivo Histórico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial, con el objetivo de recabar información en aspectos tales como servicios, funciones, disponibilidad y tipos de documentos que ahí se custodian. (Anexo #4) Para la observación se elaboró una hoja de cotejo que permitió tener en forma estructurada, lo que se observaría, y así conocer la dinámica del usuario desde el momento en que, solicita información, la seguridad que tiene en el uso de la base de datos, el tiempo de duración de la búsqueda, el interés del archivista por el usuario e instrumentos que utiliza éste para facilitar los documentos. (Anexo #5) 2.4.4.2. Cronograma de Recolección de Información Para aplicar los cuestionarios en esta prueba, se trabajó de la siguiente forma. 2.4.4.3. Cuestionario El cuestionario se aplicó en un período de dos meses, (marzo abril del 2004) un día a la semana en diferentes horas. El grupo de encuestados, estuvo constituido por 600 usuarios, sin embargo solo 205 se recolectaron, lo que equivale a un 5% de usuarios mensual, que es una muestra aproximada. 49 Tabla de visitas al Archivo Nacional, para pasar los cuestionarios a los usuarios CUESTIONARIOS 30 30 30 30 30 30 25 Total: 205 FECHA 12/03/04 17/0304 25/03/04 2/04/04 8/04/04 14/04/04 20/04/04 HORA 10 a.m 12 m.d 2 p.m 10 a.m 10 a.m. 12 p.m. 2 p.m. RESPONSABLES Lilliam Sara Lilliam y Sara Lilliam Sara Lilliam Sara y Lilliam Se efectuó una prueba “pretest” a 10 usuarios, que permitió valorar posibles errores en su confección como alertar al encuestado que el cuestionario tenía más preguntas en la parte de atrás y subtitular la última parte del cuestionario “para uso de oficina” y evitar así que llenaran este espacio. El cuestionario tuvo una duración promedio de 5 minutos. Algunos no lo devolvían, por lo que fue necesario entregar más, para obtener 205.. Este cuestionario se dividió en cuatro secciones que brindaron información sobre los siguientes aspectos: Datos personales Visitas al Archivo Nacional Búsqueda de información Opinión del usuario Cada sección consta de dos a cinco preguntas algunas cerradas y otras abiertas; con estas variables se pretendió medir la opinión de los usuarios sobre diferentes temas. (Anexo #3) 50 2.4.4.4. La entrevista y la observación La elección de la entrevista y la observación, en su condición de instrumentos de recolección de información, se fundamentan en que permiten llevar a cabo gran parte de la investigación que se requiere para conocer el acervo documental del Archivo Nacional y así, probar de manera efectiva que la guía propuesta en esta práctica supervisada es de utilidad. Las entrevistas se realizaron en término de un mes. Fue semiestructurada de 11 preguntas. La realización de este proceso se efectuó por medio de grabación y transcrito posteriormente. (Anexo #4) La entrevista permitió conocer diferentes aspectos: Documentación que alberga el Archivo Nacional Organización de la información Materiales que prestan Restricción de información Instrumentos con que cuentan Colecciones especiales Información que brinda cada departamento Quienes dan el servicio Automatización de información En cuanto a la observación, al igual que con el cuestionario se realizó en término de dos meses, un día a la semana en diferentes horarios, la hoja de cotejo enfocó 8 diferentes aspectos, que permitió realizar un registro visual. (Anexo #5) Los puntos observados fueron: Conducta del usuario Actitud del usuario ante la información Tiempo de localización de la información 51 Manejo del equipo Papel del archivista Frecuencia de ingreso de usuarios Agilidad en obtención de información Proceso de ayuda del archivista Esta información permitió observar la dinámica del usuario frente al sistema información vigente. 2.4.5. Análisis y resultados del diagnóstico El diagnóstico presenta el producto integrado de los resultados obtenidos de la aplicación de los tres instrumentos, lo que permite tener una visión general de la importancia de elaborar la guía según los objetivos previstos en esta investigación. A continuación se exponen los datos referentes a las características sociodemográficas de los entrevistados y con respecto a ellos tenemos: 2.4.5.1. ¿Quiénes son los usuarios/ as? El propósito de elaborar un perfil, en este caso de carácter sociodemográfico, es conocer a los usuarios que visitan el Archivo Nacional. En relación con ello observamos que la mayoría son de nacionalidad costarricense, aunque quizás por la época en que se aplicó el cuestionario (marzo, abril) hubo poca afluencia de extranjeros. Este dato, se detectó por medio de la pregunta N° 1 de la sección datos personales del cuestionario. Según la muestra estudiada de cada 10 personas entrevistadas 6 pertenecen al sexo masculino y los 4 restantes al femenino. 52 La población estudiada abarca edades diferentes. La mayoría es población joven, de 18 a 39 años y se da una concentración mayoritaria entre los grupos de 18 a 28 años y 29 a 39 años de edad (68%) el resto supera los 40 años de edad (32%) El 57% reporta no tener una carrera profesional. Algunos son estudiantes universitarios o de secundaria, la otra parte restante (43%), tienen un titulo universitario. Todos ellos visitan constantemente el Archivo Nacional en busca de los recursos y servicios que ahí se brindan. Se entiende por profesional al que ostenta un título universitario. Además, en la entrevista que se realizó, al preguntar sobre el tipo de usuario que visita el Archivo Nacional se confirmó que el perfil es muy variado. Generalmente asisten especialistas, abogados, extranjeros interesados en alguna información, sea notarial o histórica, estudiantes de grados avanzados o profesionales en Historia, Antropología, Arquitectura, según el área de su interés. También, hay visitantes no especialistas, que tienen afición por la genealogía y de vez en cuando asisten personas que les gusta la historia, pero en general, el público que lo visita tiene formación académica. 53 CUADRO # 1 Distribución porcentual de las y los usuarios según variables Sociodemográfica N = 205 Categoría Porcentaje Nacionalidad Costarricense Extranjero 100 91 9 Sexo Femenino Masculino 100 40 60 Edad 18 a 28 años 29 a 39 años 40 a 50 años 50 y más 100 20 48 18 14 Nivel Académico Profesionales Estudiantes otros 100 43 49 8 Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004) 54 Necesidades que presentan los usuarios/ as El cuestionario incluyó algunas preguntas fundamentales: la frecuencia de visitas, cuantas en un año, si conocen la información que el Archivo Nacional ofrece. Esto para determinar si la persona habla con propiedad ya que conoce el sistema del Archivo Nacional, y aquel o aquella que asiste con menor frecuencia se encuentra un poco desubicado. Analizando el gráfico # 1 se puede observar que una gran mayoría de usuarios visitan más de una vez el Archivo Nacional. Este dato se detectó por medio de la pregunta #1, del apartado B. del cuestionario. Es una minoría la que menciona que visita el Archivo ocasionalmente. La percepción general es que 7 de cada 10 entrevistados, consideran que sí visitan con frecuencia el Archivo Nacional. GRÁFICO # 1 Archivo Nacional Visita con frecuencia el Archivo Nacional NO 29% SI 71% Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004) 55 Es muy interesante el resultado que muestra el diagnóstico, en el gráfico # 2 puede observarse que 6 de cada 10 usuarios visitan el Archivo Nacional 3 o más veces al año. Los restantes, un 12% frecuentan al menos 2 veces por año y un 20% lo hace una vez por año y un 9% no recuerda, lo que muestra que 9 de cada 10 usuarios visitan al menos una vez por año el Archivo Nacional. La mayoría regresa varias veces porque encuentran información valiosa que no es posible rescatar en una sola sesión. GRÁFICO # 2 Archivo Nacional En un año cuántas veces visita el Archivo Nacional no recuerda 9% Una vez 20% Dos veces 12% Tres o más veces 59% Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004) 56 En relación con el gráfico # 3 se aprecia que un 77% de los usuarios manifiesta conocer la riqueza de información que les brinda el Archivo Nacional. Sin embargo, mediante expresiones de ellos, ese conocimiento se refiere más bien a una idea general, que el cuestionario no profundizó. Hay un remanente de un 23% que manifiesta que no conoce la información. No se previó una pregunta adicional que pudiera ampliar esta razón. Sin embargo, “la entrevista” contenía una pregunta ( # 1) ¿Qué tipo de documentos alberga el Archivo Nacional? La respuesta permitió conocer el tipo de documentos que custodia esta institución, los cuales son de mucha importancia para la historia del país, como: expedientes judiciales, legislativos, protocolos notariales, certificaciones, escrituras, testamentos, correspondencias, presupuestos, planos, proyectos, fotografías, libros de actas, decretos y multiplicidad de papelería como recibos, telegramas, cartas y otros. El 23%, es un porcentaje significativo. La guía ayudará para estar al tanto de la información que ofrece el Archivo Nacional. La pregunta #3 de la entrevista ¿Qué tipo de Documentos se facilitan en calidad de préstamo en el Archivo Nacional?. Los funcionarios coinciden en que se prestan algunos documentos siempre y cuando estén en buenas condiciones y no tenga ningún tipo de restricción, como son los expedientes judiciales. Estos se prestan fuera de la Institución, si una alcaldía lo requiere para ampliar su información, pero con normas, reglamentos del caso y una buena justificación para salir. Los demás documentos se utilizan en la sala. Algunos son de acceso restringido como por ejemplo, los expedientes de pacientes del hospital Blanco Cervantes, expedientes clínicos, las boletas de censos que tienen datos personales de la población, expedientes judiciales, documentos privados donados por Doña Virginia Zúñiga Tristán, ella misma especificó que se abrieran dentro de veinte años en el año 2025. Se desconoce qué contiene. Hay un fondo privado con información de investigaciones científicas sobre voltajes, arqueología, comunicación, que se llama fondo Fidel Tristán, que se puede prestar, sólo con el visto bueno de un 57 depositario, en este caso, del jefe de sismología del ICE. Además, hay documentos que por proteger la vida privada de las personas son de acceso restringido. Lo expuesto anteriormente muestra que un 5% de la documentación que tiene el Archivo Nacional es de acceso restringido. Información que el usuario desconoce por la reglamentación que tiene el Archivo Nacional respecto a esta información GRÁFICO # 3 Archivo Nacional Conoce el tipo de Información que ofrece el Archivo NO 23% SÍ 77% Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004) 58 El Archivo Nacional cuenta con seis Departamentos. Los que dan el servicio de información y que se incluirán en la guía, son: Histórico, Intermedio y Notarial. Para efectos de esta pregunta se ofrecieron alternativas al usuario, incluyendo la Biblioteca del Archivo Histórico. Según se puede observar en el gráfico # 4 el Archivo más visitado, resultó ser el Archivo Notarial, seguido del Archivo Histórico. En este sentido 6 de cada 10 entrevistados visitan el Archivo notarial. Si bien la Biblioteca pertenece al Archivo Histórico, se pude decir que un total de 4 de cada 10 entrevistados visitan el Archivo histórico. Se debe aclarar que del 63% que visitan el Departamento Notarial, no todos consultan documentos, sino que hacen entrega de índices y protocolos. GRÁFICO N° 4 Archivo Nacional Departamento más visitado Intermedio 0% Notarial 63% Biblioteca 17% Histórico 20% Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004) 59 Forma de acceso a la información Presentados los datos anteriores se procedió a analizar los aspectos que se refieren al acceso de la información, de acuerdo con el objetivo específico, “Describir la forma cómo el usuario accede a la información”. Al respecto, el cuestionario contempló una serie de preguntas que permitió percibir las preferencias y las formas de acceso que utilizan los usuarios/ as en la búsqueda de información. El gráfico N° 5 revela que el 83% de los usuarios prefieren preguntar al personal del archivo. Al consultar ¿por qué prefiere esta modalidad? Señalan las siguientes razones: más confianza, ahorro de tiempo, la base de datos es muy lenta, además, señalan que el equipo que tienen al servicio del público es muy viejo. Con la observación, se confirma que la mayoría de usuarios recurre a la referencista para obtener información con más facilidad. Se percibió que solicitan a la referencista que les explique el uso de la base de datos automatizada, por lo difícil que les resulta la búsqueda y el tiempo que les toma para conseguir la información, si no conocen bien el manejo del programa. Además, el Archivo brinda catálogos para que se guíen. Se observa en el Archivo Notarial, que el proceso es rápido, cuando se trata de entrega de documentos. En el Archivo Intermedio el proceso es más lento porque los usuarios solicitan certificaciones, constancias entre otros, que no se pueden dar de inmediato, debido a que tienen que investigar antes de entregarlas. Basados en el contexto anterior se determina que la guía es una necesidad sentida, un elemento eficaz en la búsqueda de información. 60 GRÁFICO N° 5 Archivo Nacional Preferencia de búsqueda de información consulta BD 14% otros 3% Pregunta al personal 83% Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004) 61 En el gráfico # 6 se refleja las opiniones sobre la pregunta; “¿Encuentra la información que busca?”, 7 de cada 10 opinan que es fácil porque encuentran muy cómodo el programa y localizan lo que buscan. Aparte de esto, ambas partes opinan que la búsqueda es lenta, dependiendo de lo que investiguen. En este sentido una guía seria excelente, ya que vendría a reforzar y facilitar la búsqueda de información a ese 49 % de usuarios a quienes se les complica un poquito la búsqueda. GRÁFICO N° 6 Archivo Nacional Búsqueda en la base de datos Difícil 49% Fácil 51% Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004) 62 El gráfico # 7 refleja los datos a la pregunta # C. 3 del cuestionario al respecto la mayoría de usuarios señaló que encuentra la información deseada. Lo ideal sería que todos encontraran la información que buscan. La guía pueda ayudar a que esto sea una realidad, reforzando las herramientas con que cuenta el archivista. GRÁFICO N° 7 Archivo Nacional Encuentra La Información que busca no 29% sí 71% Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004) 63 Utilidad de la guía Considerando la evaluación de los aspectos anteriores como son, tipos de usuarios, acceso, necesidades, búsqueda, entre otros. Un planteamiento fundamental de este diagnóstico consistió en conocer por parte de los respondientes qué utilidad e importancia, tendrá la propuesta de una guía impresa que contenga la información que custodia el Archivo Nacional. Al respecto, es impactante encontrar los resultados que señala el gráfico # 8. Refleja que 9 de cada 10 respondientes consideraron que una guía impresa que contenga la información que custodia el Archivo Nacional, puede ser muy útil para la búsqueda de información general. Al preguntarles ¿Por qué?, Respondieron: que un medio escrito tiene una descripción más manejable para consultar en cualquier momento y en cualquier lugar. GRÁFICO N° 8 Archivo Nacional Una Guía impresa puede ser útil para la búsqueda de información No 9% Sí 91% Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004) 64 2.4.6. Conclusiones del diagnóstico Con el afán de presentar un diagnóstico que pudiera reflejar los procesos de acceso a la información, se muestra los resultados de tres diferentes instrumentos aplicados a dos tipos de población, usuarios y funcionarios. Con respecto a los usuarios, el proceso de observación permitió identificar la frecuencia del ingreso, dinámica del usuario y métodos utilizados para la búsqueda de información. Se observó en el funcionario, el apoyo que brinda y los instrumentos que utiliza para brindar el servicio. En recepción hay una persona atendiendo las múltiples solicitudes de usuarios, siempre dispuesta a brindar ayuda a quienes lo requieran, permitiendo ver la necesidad de más personal en esta área. El tiempo de duración en la búsqueda de información depende mucho de la complejidad de la información requerida. Por ser una base de datos muy extensa, es lenta, sin embargo el apoyo del archivista siempre está latente. La entrevista se realizó solo a los funcionarios y permitió recabar información que sirvió de apoyo para la realización de la Guía de la información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica. Se pudo conocer algunos aspectos importantes en relación a la información que alberga el Archivo Nacional, documentación con un valor científico cultural según el departamento a que pertenece, Archivo Histórico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial. Documentos que están organizados por fondos, subfondos, series y subseries de los cuales aproximadamente un 5% es de acceso restringido. 65 Esta documentación se encuentra en colecciones cerradas, se presta únicamente a sala. Existe solo una sala de consulta para los 3 departamentos que esta en el Archivo Histórico. No se puede mencionar cuales son los documentos predominantes, porque eso es muy relativo, sin embargo existe un programa de documentos esenciales que en caso de emergencia se sabe cuales son, para poder rescatarlos como por ejemplo: Constituciones políticas, tratados internacionales, colección de Cartago porque en ella se refleja el origen de Costa Rica. Con respecto al cuestionario, los datos personales, permitió tener una visión del perfil de usuario, el cual es muy variado, la mayoría son Costarricenses, de sexo masculino, personas jóvenes entre 18 y 39 años. Con relación a la frecuencia de visitas se elaboraron 2 gráficos que apoyaron ésta gestión, demuestran que la mayoría son usuarios frecuentes del Archivo Nacional, (71%) y que opinan con conocimiento de la Institución. Existe un 23% de usuarios que no conoce el tipo de información que ofrece el Archivo Nacional a quienes esta Guía le ayudará a estar al tanto de la documentación que alberga esta Institución. En cuanto a la búsqueda de información y apoyados en la observación, se confirma que la mayor parte de usuarios recurren a la referencista para obtener información (83%) por más facilidad, sienten mas confianza y quieren ahorrar tiempo. Se percibió que solicitan que les explique el uso de la base de datos automatizada, por lo difícil que les resulta la búsqueda y el tiempo que les toma para conseguir la información, si no conocen bien el manejo del programa. 66 A los usuarios se les hace lento el sistema dependiendo del tipo o del contexto en el que se hace la búsqueda. Sin embargo, comparando con la búsqueda manual que se aplicaba anteriormente, que aún algunas personas emplean (fichas) el sistema automatizado es rápido y les ahorra tiempo. Aún así algunos no encuentran la información que buscan. Al respecto la Guía viene a reforzar y facilitar la búsqueda de información. Poco más de la mitad (51%) considera difícil la búsqueda, recargándose el trabajo en la única persona que está en recepción del Archivo Histórico, a pesar de que cuenta con el apoyo de dos personas más que traen los documentos solicitados. En este sentido la Guía es un complemento que servirá de apoyo al funcionario y de orientación al usuario, en la búsqueda. De acuerdo al análisis el Departamento más visitado es el Archivo Notarial, (63%), aunque no todos acuden a solicitar información la mayoría van a dejar índices y protocolos notariales. Los que asisten al Archivo Histórico y Biblioteca van en búsqueda de información. La última sección del cuestionario fue la más importante pues permitía conocer por parte de los respondientes, la utilidad e importancia que para ellos tendría una guía impresa con la información que custodia el Archivo Nacional. Fue impactante encontrar que el 91%, consideró que la Guía sería muy útil e importante, agregando además que un medio impreso era más manejable en todo momento y lugar. Las conclusiones obtenidas a raíz de la aplicación de los tres instrumentos utilizados para la investigación, permite afirmar que la guía es de enorme utilidad y muy importante para los usuarios en la búsqueda de información, es una respuesta a una necesidad y que esta investigación cumple con el objetivo propuesto de dar a conocer la información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica. 67 2.5. Metodología para la realización de la “ actividad innovadora” En este apartado se explica, en fases, cómo se fue realizando la Guía de la información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica. Fase 1 Se tomó como base el diagnóstico que se le hizo al usuario para conocer las necesidades que tiene en torno a la información existente en el Archivo Nacional. Este diagnóstico cumplió con una fase importante para la realización de la guía, pues brindó información en cuanto a las necesidades de los usuarios. Ello sirvió de apoyo para estructurar el trabajo respetando la tabla de clasificación que utiliza el Archivo Nacional en la organización de sus documentos y la opinión de los expertos del Archivo Nacional. Con la información suministrada por los jefe de Departamento, se describieron los archivos estudiados, su organización, fondos que contienen, con el propósito de que el usuario, conozca la información que engloba cada uno de estos archivos. (Archivo Histórico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial) Los documentos están organizados según el cuadro de clasificación que se utiliza en el Archivo Nacional, la cual está ordenada por poderes y dentro de cada uno de ellos, las diferentes entidades que lo componen en orden alfabético. Este se respetó en la elaboración de la guía. En la descripción de los documentos, se sigue la norma ISAD G (Regla Internacional de Archivos Nacionales) Fase 2 Para agilizar el trabajo de la actividad innovadora y no perder la información, la recolección de datos se grabó, para luego transcribirla casi de inmediato y evitar la acumulación. Cada semana se visitaba el archivo grabando 2 68 cassettes de 90 minutos, los cuales, se transcribieron utilizando 3 horas diarias, que constituyen un total de 18 horas semanales. Una vez por semana (sábados) se dedicaron 6 horas a revisar lo transcrito. Fase 3 Está relacionada con el acabado de la obra, tanto en aspectos de contenido como de presentación. La estructura de la obra de referencia adopta la forma explicativa de: contenido, fechas extremas, volumen, de cada fondo, subfondo y series y subserie de los 3 archivos (Histórico, Intermedio y Notarial), en algunos casos con notas de historias reales o curiosas. Está estructurada de la siguiente forma: Página con foto del edificio del Archivo Nacional Portada Tabla de contenido Presentación Introducción Contenido de la obra Introducción Índice del acervo documental Referencias del acervo documental En el contenido se encuentra información, en el siguiente orden: Archivo Histórico Archivo Intermedio Archivo Notarial Ejemplo de cómo se organizó la información: 69 1. ASAMBLEA LEGISLATIVA (CONGRESO ) La palabra Legislativo aparece por primera vez en la Ley Fundamental del Estado Libre de Costa Rica, el 25 de enero de 1825. Desde esa fecha y hasta 1949, se instalan 82 congresos, que preservan la institucionalidad del Estado y lo dotan de leyes para su beneficio. En el Archivo Nacional se encuentran documentos producidos por el Congreso Constitucional de la República y la Asamblea Legislativa como se conoce actualmente. RESUMEN Asamblea Legislativa: es el título de este fondo. Contiene actas de Juntas Gubernativas y Municipales, ampliaciones de presupuesto, dictámenes de las comisiones del consejo, contratos, memorias, nombramientos, estados de cuentas, estatutos políticos, declaraciones de límites, leyes, reformas a leyes, tratados, mensajes presidenciales, comunicaciones del ministerio general al poder ejecutivo o asamblea constituyente, proyectos de ley, originales de las constituciones políticas, acuerdos, códigos, relacionados con la vida política, social, económica y cultural del país. FECHAS EXTREMAS VOLUMEN NOTAS 1823 a 1983 64.5 metros lineales de documentos textuales En la signatura 21152 se encuentra el decreto número 10 que establece el reglamento de la Universidad de Santo Tomás en el año 1849 70 Fase 4 Se incluyó al inicio de cada archivo estudiado, un índice de fondos, sub fondos, series y subseries que remiten a la página. Ordenado alfabéticamente para facilitar la búsqueda de la información. Fase 5 La guía tiene forma de libro confeccionado en papel bond 20, tamaño carta 8.5 X 11 cm. con la información dividida por archivos donde los fondos, sub fondos, series y subseries van descritos en orden jerárquico y alfabético con un índice al inicio de cada archivo. Fase 6 Es la entrega del trabajo final. 71 3. ALCANCES DE LA PRÁCTICA 3.1. Proyecciones Esta obra de referencia se proyecta para todos aquellos estudiantes, abogados, archivistas, historiadores, notarios, investigadores, bibliotecólogos, usuarios del Archivo Nacional de Costa Rica, con necesidad de información de esta naturaleza, para que aprovechen de una manera más ágil, rápida y eficiente los recursos de esta Institución. Una vez elaborada esta práctica de graduación y después de aprobarse por los cánones de la Escuela y el Archivo Nacional, la guía será un documento de consulta, que facilitará el acceso a la información. Lograr con esta guía, que la información sea más utilizada, consiguiendo un acceso eficaz y contribuyendo al desarrollo cultural del país. Se espera que la presente investigación sirva de ejemplo y motivación a otros colegas, Historiadores y Archivistas para que realicen estudios más profundos de la gran variedad de fondos de información que despliega el Archivo Nacional. 72 3.2. Recomendaciones Se recomienda que esta guía esté en todas las bibliotecas y que el Archivo Nacional se encargue de la divulgación entre los usuarios, en virtud de que lo valioso de este trabajo consiste en ponerlo en práctica; de lo contrario, seria muy reducida su utilidad. La minuciosidad es un aspecto muy importante. Se ofrece a otros colegas la oportunidad de seguir trabajando en esta línea, en la constante actualización de esta guía. Debido al constante movimiento documental que ocurre en el Archivo Nacional. Incorporar esta guía en una base de datos para facilitar su actualización, delegándole al Archivo Nacional la responsabilidad, de este trabajo. Hacer una evaluación del uso de la “Guía de la información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica“ estipulando algunos parámetros que permitan comprobar su utilidad e importancia. Para lo cual es necesaria la colaboración de funcionarios del Archivo Nacional en el control del uso y preferencia de la guía por parte del usuario. Ejemplo de procedimiento de control. Ver (Anexo #6) Que el Archivo Nacional proceda a ponerla en la página electrónica. Con un contador de visitante en cada página para que cuando tenga un año de estar en vigencia poder evaluar su uso en Internet. Crear un programa interactivo que permita que esta guía sea atractiva para quien la utilice. Lo que podría representar un trabajo interesante para el Archivo Nacional. 73 3.3. Limitaciones En cuanto a la elaboración de la guía se puede decir que una limitación fue el constante cambio que ocurre en el Archivo Histórico, debido al ingreso de nuevos documentos, los cuales hubo que intercalar para ofrecer un trabajo actual de la información que custodia el Archivo Nacional. Esta guía es un documento actualizado de la información existente en el Archivo Nacional hasta junio del 2006. 3.4. Conclusiones Es criterio tanto del personal del Archivo Nacional, como de los usuarios consultados y de la experiencia vivida, a través de diferentes formas de generación de información , que hay una necesidad sentida y patente de una guía impresa con la información que custodia esta Institución, para poder consultarla en cualquier momento y lugar. Esta guía es valiosa tanto para los usuarios como para el personal del Archivo Nacional, tomando en cuenta que este documento es el único que integra los tres departamentos que ofrecen información al publico, dentro del Archivo Nacional y permite tener un camino adecuado para agilizar la búsqueda, ahorrar tiempo y ofrecer calidad de servicio. 74 La guía es manejable tanto para personas que presentan altas demandas en el área de investigación o similares como usuarios con otros intereses como: crecimiento personal, árbol genealógico, entre otros. Es criterio de los funcionarios del Archivo Nacional, que esta “Guía de la información que custodia el archivo Nacional de Costa Rica” reúne una serie de condiciones, que les facilita la atención al público, además, contiene en un solo formato toda la información del Archivo Nacional. Finalmente tiene como ventaja que no se requiere habilidades extraordinarias en el uso de la tecnología para el manejo de esta guía. 75 4. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y ANEXOS 4.1. Referencias Bibliográficas Alpízar, S. (1992). El usuario, sus necesidades y los servicios de información. San José, C.R. : ILANUD. Alfaro, S. Archivo Histórico. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de Archivo Histórico. 27 de abr., 2004. (comunicación personal) Archivo Nacional. (1975). Archivo Nacional algo de su historia. Revista de los Archivos Nacionales, San José, C.R.: 12, 245247 Archivo Nacional (1981). Centenario 18811981: Archivo Nacional. San José, C. R.: Ministerio de Cultura juventud y Deportes. Archivo Nacional. (2005). Cuadro de clasificación del Archivo Histórico, Archivo Notarial y Archivo Intermedio, San José, C.R.: Comisión de descripción del Archivo Nacional. Archivo Nacional de la República de Cuba. (2003). ARNAC. Recuperado el 15 de junio de 2005 de http://www.arnac.cu/#subir Arévalo, J (2003). Diccionario de términos archivísticos. España: Recuperado el 12 de junio de 2005 de http://www.nuevoparhadigma.com.ar/arch.htm Barrantes, R. (2001). Investigación: un camino al conocimiento, un enfoque cualitativo y cuantitativo. San José, C.R.: EUNED. Bopp, R., Smith, L. (2000). Introducción general de servicios de consulta: libro de texto para el estudiante de bibliotecología y manual para el bibliotecario de consulta. México: UNAM. Brenes, A. (1987). Los trabajos finales de graduación: su elaboración y presentación en las ciencias sociales. San José, C. R.: EUNED. 76 Cáceres, A (1996). Concepto de profesión y misión profesional del bibliotecario. La biblioteca en el siglo XXI. Chile: Universidad de Concepción. Cascante, S., Villalobos, L., (2004). Encuesta diagnóstico del acceso a la información. Heredia, Costa Rica. Castañeda, J. y Méndez C. (2001). Métodos de la investigación. México: McGraw Hill. Centro Virtual Cervantes. (1997). Archivo Histórico Nacional de España. Recuperado el 12 de junio de 2005 de http:// cvc.cervantes.es/obref/arnac/nacional/ Chacón, l. (1987). Archivo Nacional: información sobre los servicios que presta a los usuarios. San José, C. R.: Imprenta Nacional. Chacón, V. (1988). Manual de orientación al nuevo empleado. San José, C. R.: Dirección General del Archivo Nacional. Colegio de Bibliotecarios de Costa Rica. (1977). Trabajos de base. San José: Colegio de Bibliotecarios de Costa Rica. Costa Rica. Dirección General de Bibliotecas (1996). El Servicio de consulta. México: Consejo Nacional para la Cultura y las Artes. Costa Rica, Ministerio de Cultura Juventud y Deportes. (2004). Dirección General del Archivo Nacional. Recuperado el 25 de septiembre 2004 de http://www.mcjdcr.go.cr/patrimonio/archivo_nacional.html#arriba Costa Rica. Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. (2003). Memoria Institucional: administración 2002 2003. San José, C. R.: Ministerio de Cultura juventud y Deportes. Costa Rica. Ministerio de Gobernación. (1975). El Archivo Nacional: su creación, legislación y organismos internacionales. San José, C. R.: Imprenta Nacional. Costa Rica. Ministerio de Gobernación. (1966). Ley del Archivo Nacional. San José, C. R.: Imprenta Nacional. 77 Cruz, J. R. (2001). Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruiperez. Diccionario básico: sinónimos y antónimos. (1999). Barcelona: Océano. Dirección General de Archivo Nacional (2001). Guía general de fondos. [CD] San José, C.R.: Ministerio de Cultura Juventud y Deportes. Espinoza, F. (2001). Administración de documentos en el archivo de gestión. Heredia, C.R.: EUNA. Ferilloni, A. Archivo Notarial. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de Archivo Notarial. 11 de marzo., 2004. (comunicación personal) Gallardo, H. (1998). Elementos de investigación académica. San José, C.R.: EUNED. García, L. (2000). Diccionario del archivero bibliotecario: terminología de la elaboración, tratamiento y utilización de los materiales propios de los centros documentales. España: Ediciones Trea. González, M. Archivo Intermedio. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de Archivo Intermedio. 29 de abr, 2004. (comunicación personal) Hernández, R., Fernández, C. y Baptista, P. (1998). Metodología de la investigación. México: McGrawHill. Heredia, A. (1993). Archivística general teoría y práctica. Sevilla: Gráficas del Sur. Jaén, F. Archivo Histórico. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de Archivo Histórico. 7 de oct., 2003. (comunicación personal) Jiménez A., Trejos, X. (2005) Manual para plan de clasificación del archivo de gestión del Departamento Archivo Notarial. San José, C.R.: Archivo Nacional. 78 Jornada para el Desarrollo Archivístico (2002). Sistema de información y automatización de los archivos: un reto para los profesionales de la información (Memoria). San José, C. R.: Ministerio de Cultura Juventud y Deportes. Jornada para el Desarrollo Archivístico (2001). La conservación documental y los diferentes soportes: un reto para los profesionales de la información (Memoria). San José, C. R.: Ministerio de Cultura Juventud y Deportes. León, J., Matus, R. (2004). Archivo Nacional de Nicaragua. La Prensa. Recuperado el 23 de septiembre 2004 de http://www.manfut.org/museos/archivonacional.html Mora, G. Archivo Intermedio. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de Archivo Intermedio. 11 de marzo., 2004. (comunicación personal) Murillo, J. (1980). El Archivo Nacional, evolución histórica (18811979). Tesis para optar el grado de Licenciatura en Historia. San Pedro de Montes de Oca: Universidad de Costa Rica. Pegaza, R (1990). Las Obras de consulta mexicanas, siglos XVI al XX. México: UNAM. Pérez, N. (1983). Significación e importancia de las obras de referencia en la biblioteca. Caracas: Universidad Central de Venezuela. Real Academia Española. (1984). Diccionario de la lengua española: I y II tomo Madrid: EspasaCalpe. Subdirección de los Archivos Estatales. (2000). Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISADG). Madrid: Subdirección de los Archivos Estatales. Tamayo, M. (1985). El proceso de la investigación científica: fundamentos de investigación. México: LIMUSA. 79 Tanodi, A. (1976). Organización de las estructuras archivísticas. San José: C. R.: ONU. Trejos, X. (1996). La Norma de Descripción Internacional ISADG y su aplicación en el Archivo Nacional de Costa Rica. Revista Archivo Nacional, 1(12), 2941. Trejos, X. Archivo Histórico. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de Archivo Histórico. 11 de marzo., 2004. (comunicación personal) Zúñiga, M. (2003). Métodos y técnicas de investigación social. Heredia, C.R.: Universidad Nacional. 80 4.2. ANEXOS Anexo 1 Marco Filosófico Institucional del Archivo Nacional Entrevista: Jaén García, (2003 octubre) Visión: El Archivo Nacional promoverá el uso de la tecnología de información para crecer en los campos de: Rescate, organización, conservación, facilitación y divulgación del patrimonio documental de la Nación. Desplegará también una ardua labor en el campo de la capacitación archivística y apoyo técnico al Sistema Nacional de Archivos, para mejorar el nivel de desempeño de los Archivos Públicos. Misión: Ser la entidad que reúne, organiza y facilita los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que constituyen el Patrimonio Documental de la Nación, así como ser la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos. Objetivos del Archivo Nacional: 1 Reunir en el Archivo Nacional la documentación textual, gráfica y audiovisual con valor histórico, administrativo o legal, existente en el país o en el exterior. 2 Organizar la documentación con valor histórico, administrativo y legal que ha ingresado al Archivo Nacional para su custodia definitiva. 3 Garantizar a los usuarios el acceso al Patrimonio Documental. 4 Orientar a los usuarios en los diversos servicios que brinda la institución. 81 5 Motivar a los costarricenses sobre la importancia del Patrimonio Documental de la Nación. 6 Proyectar a la comunidad nacional e internacional el quehacer cultural y archivístico. 7 Brindar a los usuarios e investigadores un servicio complementario de bibliotecología especializada en “archivística” y “ciencias afines”. 8 Promover el desarrollo de los archivos públicos, privados y particulares a integrantes del Sistema Nacional de Archivos. 9 Velar por el cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. 10 Cooperar con organizaciones archivísticas, culturales y notariales a nivel nacional e internacional 11 Preservar el patrimonio Documental para las actuales y futuras generaciones. 12 Mejorar el nivel de desempeño de los funcionarios de los Archivos de la Administración Publica. 13 Velar por el cumplimiento del Código Notarial y directrices emanadas de la Dirección Nacional de Notariado. 14 Dotar al Archivo Nacional de la infraestructura necesaria para su desenvolvimiento. 15 Automatizar los procesos sustantivos y de apoyo de la institución. 82 Funciones: De conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley del Sistema de Archivos (Nº 7202), las principales funciones institucionales son: a) Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema Nacional de Archivos. b) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, pertenecientes a la Nación, que constituyan el patrimonio documental nacional, así como la documentación privada y particular que le fuere entregada para su custodia. c) Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos, y otros instrumentos auxiliares, descriptivos para facilitar la consulta, de sus fondos. d) Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente y otras publicaciones con temas sobre la archivística y ciencias afines. e) Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros archivos del país o del extranjero, que sea de interés científicocultural. f) Entregar a otras instituciones, si le fuera solicitado y posible, copia o reproducción de los fondos que conserva la Dirección General de Archivos. g) Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos documentales de la institución, si éstos no fueran de acceso restringido. h) Explicar los testimonios de instrumentos públicos insertos en los protocolos notariales depositados en la Dirección General del Archivo Nacional. 83 i) Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación de documentos. j) Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el documento sea de acceso restringido. k) Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos públicos y a los privados y particulares, cuando estos lo soliciten. l) Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección. m) Adiestrar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los archivos. n) Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, información acerca de los documentos de valor científicocultural en su poder, a fin de llevar inventarios, índices registros, censos, o micropelículas de estos documentos. o) Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico. Recurso humano: La dirección general del archivo nacional cuenta con un total de 99 plazas por cargos fijos, todas centralizadas en el edificio propio que la institución posee 84 Organigrama Ministro de Cultura Junta Administrativa Auditoria Interna Dirección General C.N.S.E.D. Departamento Archivo Histórico Biblioteca Departamento Servicios Archivísticos Externos Departamento Archivo Notarial Departamento Conservación Departamento Administrativo Financiero Departamento De Cómputo Archivo Intermedio Dirección del Archivo Nacional Esta situado a 900 metros al sur y 100 metros al oeste del Restaurante McDonalds, Centro Comercial Plaza del Sol, Curridabat Su horario es: De lunes a viernes, de 7:00 a 14:00 horas. Jornada continúa. Teléfono: 2347689 / 2347223 / 2347925 85 Anexo 2 Nº 3661 LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPUBLICA DE COSTA RICA, DECRETA; La siguiente LEY DEL, ARCHIVO NACIONAL Artículo 1ºCambiase el nombre de "Archivos Nacionales", que hasta hoy ha tenido esa Dependencia, por el de "Archivo Nacional”. Artículo 2ºLa presente ley y su Reglamento, regularán el funcionamiento del Archivo Nacional, dependencia del Ministerio de Gobernación encargada de: a) Reunir, ordenar, conservar la documentación que la ley le confía; y b)Facilitar su consulta y difundir el conocimiento de las fuentes de la Historia. Artículo 3ºPara efectos de organización y estudio de los documentos, el Archivo estará formado por tres secciones: AdministrativaLegislativa, Histórica y Jurídica, las que podrán contar con las oficinas necesarias para el cumplimiento de sus fines. Artículo 4ºEl Archivo Nacional tiene las siguientes funciones: a) Reunir y organizar la documentación pública y el acervo gráfico y sonoro perteneciente a la Nación, y que constituye el patrimonio del Archivo, y la documentación privada que le fuere entregada definitivamente para su custodia, distribuyéndola en las tres Secciones que lo integran; b) Ordenar y clasificar dicha documentación; c) Preparar índices, catálogos e inventarios para facilitar consulta de SUS colecciones; d) Publicar repertorios, guías y colecciones documentales, y difundir principalmente por medio de la revista del Archivo Nacional, los documentos de reconocido valor. e) Llevar el Registro de Testamentos; f) Gestionar copias de los documentos conservados en otros archivos, nacionales extranjeros, en cuanto interesen al estudio de la historia nacional y entregarles a su vez, copia del material que conserve y reúna; g) Servir a los investigadores y al público, conforme dispone su reglamento; y h) Expedir certificaciones y constancias, así como los testimonios de escrituras públicas insertas en los protocolos de notarios Y cartularios depositados en el Archivo. Artículo 5º El Archivo tendrá un jefe con la denominación de Director General. Habrá también un Subdirector que tendrá las misinas atribuciones del Director, en ausencia de éste. Artículo 6ºEl Director es responsable de la marcha del Archivo y sin perjuicio de las que sean necesarias para el desempeño de su cargo, tendría, las siguientes atribuciones: a) Representar, en los actos de su competencia, al Poder Ejecutivo; b) Aceptar herencias, legados o donaciones, al referéndum del Poder Ejecutivo, siempre que no se refieran a bienes inmuebles; c) Celebrar contratos para adquisición de documentos, ad referéndum del Poder Ejecutivo; 86 d) Inspeccionar una vez al año los archivos administrativos dependientes del Poder Ejecutivo; requerir la colaboración de los funcionarios encargados de su conservación y ayudar a la preparación de estos servidores; e) Ejercer fiscalización sobre los archivos administrativos para el debido cumplimiento del traslado de sus documentos al Archivo Nacional, a efecto de su conservación, microfilmación o eliminación; f) Solicitar de instituciones privadas y de particulares, información acerca de los documentos de valor histórico que obren en su poder, a fin de llevar registros o índices de los mismos; g) Intervenir en las transferencias de documentos de interés histórico que se efectúen entre particulares y proponer al Poder Ejecutivo declaraciones de utilidad pública; h) Dictaminar en los casos en que se intente llevar fuera del país, documentos de carácter histórico; e i) Ordenar y presenciar la destrucción de papeles considerados sin importancia de ninguna especie. De sus decisiones habrá recurso de apelación ante el Ministerio de Gobernación. Artículo 7ºSalvo la documentación que deberán conservar por razones de Estado y la que esté en trámite, los Ministerios, sus dependencias, instituciones autónomas y semiautónomas, pondrán a disposición del Archivo Nacional, con el debido inventario, la documentación que tengan archivada, en los plazos fijados por el Reglamento de esta Ley, que no excederán de treinta años. Artículo 8ºConforme a la Ley Orgánica del Notariado, deben los notarios presentar cada quince días los índices de sus escrituras al Archivo Nacional; con base en esos índices se formará el Registro de Testamentos. Artículo, 9ºSe formará en el Archivo una colección de impresos nacionales, con los dos ejemplares que le serán enviados conforme la disposición contenida en el artículo 50 de la ley Nº 2834, que aquí se reforma. Artículo 10Para los fines de la presente ley se consideran documentos históricos: a) Los de cualquier naturaleza relacionada con asuntos públicos, expedidospor autoridades civiles, militares o eclesiásticas, así como sellos de correos. libros, registros, mapas planos, cartas geográficas y marítimas y, en general todos los que hayan pertenecido a oficinas públicas o auxiliares del Estado y tengan una antigüedad no menor de treinta años, salvo razones especiales que Justifiquen considerar como documentos históricos los de menor antigüedad. b) Las cartas privadas, diarios, memorias, autobiografías, comunicaciones otros actos particulares y útiles para el conocimiento de la historia nacional. c) Los impresos cuya conservación sea indispensable para el conocimiento de la Historia. Nacional; y d) Los de procedencia extranjera relacionados con la Historia Patria, similares a los enumerados en los incisos anteriores. Artículo 11. Los documentos de carácter histórico son de interés público y no podrán salir del territorio nacional, sin previo dictamen favorable del Director General. Artículo 12.La introducción de documentos históricos en el país no será gravada, debiendo la Dirección de Aduanas comunicar el hecho al Archivo Nacional. Artículo 13.Los particulares informarán al Director General de la existencia de documentos de carácter histórico en su poder, conforme al inciso f) del artículo 5º de esta ley, Artículo 14.Los que se propongan ceder documentos históricos notificarán al Archivo, Nacional el nombre y domicilio del futuro propietario o tenedor, y dentro de los treinta días de producido el acto lo comunicarán así al Archivo. 87 Artículo 15.Quienes comercien con documentos de carácter histórico 0 intervengan en las respectivas transacciones, deberán cumplir los requisitos establecidos en el artículo anterior. Artículo 16.Los actos jurídicos de transferencia de documentos históricos que pasen a ser propiedad del Estado, estarán exentos del pago de todo impuesto. Artículo 17.Los documentos históricos donados a la Nación, serán conservados con indicación del donante o de la persona que él índicare, salvo manifestación contraria del interesado. Artículo l8. Las personas que infringieren la presente ley, mediante exportación ilegal de documentos de carácter histórico, serán penados con multa de cien a quinientos colones, si el hecho no configurase delito sancionado con pena mayor. Artículo 19.Se modifica el artículo 50 de la ley Nº 2834 de 18 de octubre de 1961. del modo siguiente: “ Artículo 50. Los autores propietarios de obras científicas, literarias y artísticas, depositarán nueve ejemplares firmados de las mismas, de los cuales se guardarán cuatro en la Dirección General de Bibliotecas Públicas que distribuirá entre la Biblioteca Nacional, Oficina de Canje y Dirección. El quinto en el Ministerio de Educación Pública, otro en la Biblioteca de la Asamblea Legislativa, otro en la Biblioteca de la Universidad de Costa Rica y los dos restantes en el Archivo Nacional. " Artículo 20. Quedan derogadas todas las disposiciones que se opongan a la presente ley. Artículo 21.Rige a partir de su publicación. Comuníquese al Poder Ejecutivo Dado en el Salón de Sesiones de la Asamblea Legislativa. San José, a los cuatro días del mes de enero de mil novecientos sesenta y seis. RAFAEL PARIS STEFFENS, Presidente. RAFAEL BENAVIDES ROBLES, Primer Secretario, EDWIN MUÑOZ MORA, Segundo Secretario. Casa Presidencial. San José, a los diez días del mes de enero de mil novecientos sesenta y seis. Ejecútese y Publíquese FRANCISCO J. ORLICH El Ministro de Gobernación y Carteras Anexas, FRANCISCO URBINA 88 Anexo 3 UNIVERSIDAD NACIONAL ENERO 2004 CUESTIONARIO Nº_____________ DIAGNÓSTICO DEL ACCESO A LA INFORMACIÓN Estimado usuario (a): El objetivo de este cuestionario es obtener información de las necesidades y demandas de información contenida en el Archivo Nacional. La información que usted nos suministre será de gran utilidad para el desarrollo del trabajo final de graduación titulado “Guía de la información que custodia el Archivo Nacional” La información es de carácter confidencial Se agradece de antemano, su valiosa colaboración A. DATOS PERSONALES 1 2 3 4 5 Nacionalidad Sexo: Hombre ...........(1) Mujer........... (2) Edad Ocupación Nivel Educativo B. VISITAS AL ARCHIVO NACIONAL B. 1 Visita el Archivo Nacional con frecuencia? Si...........(1) No............(2) B. 2 En lo que va del año, cuantas veces lo ha visitado 1 vez....... (1) 2 veces...... (2) 3 o más veces........(3) No recuerda........(4) B. 3 Sabe usted qué tipo de información ofrece el Archivo Nacional Si............(1) No...........(2). B. 4 Cuáles de estos Departamentos ha visitado? Si No No conoce a La Biblioteca del Archivo Nacional 1 2 3 b El Departamento de Archivo Histórico 1 2 3 c El Departamento de Archivo Notarial 1 2 3 d El Departamento de Archivo Intermedio 1 2 3 e Otros Cuales?______________________ C. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN C. 1 Cuando realiza una búsqueda de información, usted prefiere ( ) Preguntar al personal ( ) Consultar la base de datos ( ) Otros.___________ Por Qué?_____________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 89 C. 2 Cómo le resultó la búsqueda en la base de datos ( 1) Fácil ( 2) Complicada Por qué?_____________________________________________________________ ____________________________________________________________________ C. 3 Cuando busca información, encuentra lo que quiere Si.........(1) No...........(2) Por qué?_____________________________________________________________ ___________________________________________________________ D. OPINION DEL USUARIO D. 1 Considera usted que una guía impresa que contenga la información que custodia el Archivo Nacional, puede ser de utilidad en la búsqueda que usted requiere? Si........(1) No.........(2) Por qué?_____________________________________________________________ ____________________________________________________________________ D.2 Comente otros aspectos que a su criterio son de interés conocer con respecto al acceso de la información y que no están incluidos en el cuestionario ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ E .1 Nombre e del digitador/a: E. PARA USO DE LA OFICINA MUCHAS GRACIAS 90 Anexo 4 UNIVERSIDAD NACIONAL ENERO 2004 ENTREVISTA INTRODUCCIÓN Esta entrevista va dirigida a los funcionarios del Archivo Nacional con el objetivo de recabar información, en aspectos tales como: servicios, funciones, tipos de materiales, políticas, etc. Y acerca de la información que ahí se custodia. 1 ¿Cuáles son los tipos de documentos que alberga el Archivo Nacional? 2 ¿Cómo está organizada la información? 3 ¿Qué tipo de materiales presta el Archivo Nacional? 4 ¿Tienen algún documento que sea de acceso restringido? 5 ¿Han realizado o publicado alguna guía, índices, catálogos o algún otro instrumento que facilite la consulta? 6 ¿Cuáles son las colecciones especiales y de gran valor nacional? 7 ¿Dan alguna orientación al usuario para accesar a la información? 8 ¿Qué tipo de usuario visita el Archivo Nacional? 9 ¿Qué información brinda el departamento de Archivo Notarial? 10 ¿Cuántos funcionarios dan el servicio de información? 11 Está toda la información automatizada? 91 Anexo 5 UNIVERSIDAD NACIONAL ENERO 2004 HOJ A DE COTEJ O PARA LA OBSERVACIÓN Esta actividad tiene como objetivo observar los procesos que se realizan al brindar el servicio de préstamo para corroborar si el usuario accesa fácilmente la información 1 Lo que hace el usuario desde el momento en que llega a solicitar información 2 La seguridad del usuario cuando queda solo ante la Base de Datos 3 Tiempo de duración del usuario en busca de la información 4 Concentración del usuario frente al computador 5 Interés del archivista en el usuario frente al computador 6 Lapso de tiempo entre un usuario y otro 7 La rapidez para obtener la información 8 Instrumentos, que utiliza el archivista para guiar al usuario a la información 92 Anexo 6 Formulario de evaluación de la Guía de la Información que Custodia el Archivo Nacional de Costa Rica Archivo Nacional de Costa Rica 2006 HOJ A DE CONTROL Nº____ Únicamente par a usuar ios de la guía Estimado usuario (a): El objetivo de esta hoja de control es obtener información para uso, utilidad y satisfacción de esta guía. La información que usted suministre será de gran utilidad para brindarle servicios de calidad. Se agradece de antemano, su valiosa colaboración. SATISFACCIÓN a Cómo le resultó la búsqueda en la guía? Fácil...........(1) Difícil............(2) Por qué ?____________________________________________________________ _____________________________________________________________________ b Encontró lo que buscaba Si............ (1) No........... (2). Sí es no Por qué ? _____________________________________________________ ____________________________________________________________________ PREFERENCIA Marque solo una de las opciones brindadas Cuando realiza una búsqueda de información, usted prefiere ( ) Preguntar al personal ( ) Consultar la base de datos ( ) Consultar la guía ( ) Otros.___________ Por qué ?_____________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Observaciones: _____________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 93

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