guia de la información que custodia

UNIVERSIDAD NACIONAL
FACULTAD DE FILOSOFÍA Y LETRAS
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA,
DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
GUÍA DE LA INFORMACIÓN QUE CUSTODIA
EL ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA
MEMORIA DE LA PRÁCTICA DE GRADUACIÓN
PARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIATURA
EN BIBLIOTECOLOGÍA Y DOCUMENTACIÓN
Volumen I
SARA CASCANTE GAMBOA
LILLIAM VILLALOBOS CHAVARRÍA
Heredia, Costa Rica
2006
TRIBUNAL EXAMINADOR
Máster
Lucía Chacón Alvarado
____________________________
Decana de la Facultad de Filosofía y letras
Máster
Aracelly Ugalde Víquez
_____________________________
Directora de la Escuela de Bibliotecología
Documentación e información
Máster
María de los Ángeles Zúñiga Solano
Tutora
____________________________
Licenciada
Marta Eugenia Rojas Mora
Lectora
_____________________________
Licenciada
Marlene Vargas Hernández
Lectora
____________________________
Licenciada
Sara Alfaro Espinoza
Profesora especialista
_____________________________
Viernes 9 de junio de 2006
ii
PENSAMIENTO
Nuestro Camino está lleno de pruebas.
Cumplir con nuestra meta personal
y acceder a nuestros sueños
requiere de valor, constancia y fe.
Es natural sentir que flaqueamos.
Pero también es natural nuestra fuerza
Interior para superarnos y seguir adelante...
Paulo Coelho
iii
DEDICATORIA
A mis hijas e hijo:
Maureen Kattia, Jeannette de los Ángeles, Mario Alberto e Ingrid:
Luceros desprendidos de mi Ser
e impulsados al Universo
con la fuerza inquebrantable del AMOR,
y que se devuelven a mi vida
para darme inspiración,
plenitud y gozo
en el sendero constante de mi superación.
A mis nietos y nieta:
Mario Alonso, Liam Allen y Kattia Isabella:
En cuyas vidas he visto y he sentido
que la luz que emergió de mi Ser
----por medio de mi hijo e hijas ---prosigue su expansión inexorable
para continuar con mi inspiración,
plenitud, gozo
y superación constante.
A mi Madre
Deyanira Villalobos Chavarría
Porque un día , en el instante y espacio oportuno,
desde lo más profundo de su Ser,
por designio de Dios
me plantó en este mundo,
cuyo sendero es fuente de realización y
perfeccionamiento en cada instante.
Lilliam Villalobos Chavarría
iv
DEDICATORIA
A Dios
Ya que sin Él nada podemos hacer.
Dios es quien nos concede el privilegio de la vida
y nos ofrece lo necesario para lograr nuestras metas.
A mi esposo.
Azarías
Por su apoyo, cariño y respeto,
por estar conmigo en aquellos momentos
en que el estudio y el trabajo
ocuparon mi tiempo y esfuerzo,
durante todo este proceso.
Por compartir las alegrías, las penas
Y por siempre tener palabras de aliento.
¡Gracias por tu ayuda!
A mis hijos.
Raúl y Jasón
Por su paciencia, comprensión;
por estar ahí cada vez que los necesité,
por haber sido fuente de inspiración
y motivación para superarme cada día más.
Gracias y que Dios los cuide siempre.
A mi madre.
Emérita
Por ser un ángel que desde el cielo me guía;
a ella quién me enseño a nadar contra corriente,
y a proseguir por el camino del bien.
A mi padre.
Humberto
Por educarme e infundarme valores
para conducirme correctamente
y por ser un abrazo de amor
permanente que me fortalece.
Sara Cascante Gamboa
AGRADECIMIENTO
v
Al personal del Archivo Nacional,
por el interés, mística y dedicación
que manifiestan en sus procesos
para hacer de esta Institución
un medio eficaz
para el desarrollo cultural
de Costa Rica.
A Sara Alfaro Espinoza
Licenciada en Historia,
funcionaria del Archivo Nacional de Costa Rica,
ejemplo de mística profesional,
por el interés permanente, cuyos consejos,
ayuda y recomendaciones, fue más motivación
para culminar con éxito este
trabajo final de graduación.
A las lectoras
Marlene Vargas Hernández
Y Marta Eugenia Rojas Mora
Que con su lectura y recomendaciones
Le dieron validez a este trabajo final de graduación.
A María de los Ángeles Zúñiga Solano
Directora de esta investigación,
por sus aportes acertados y oportunos,
reflejados en el cumplimiento de los objetivos
de este trabajo final de graduación
RESUMEN
vi
Guía de la Información que custodia
el Archivo Nacional de Costa Rica
En la medida en que esta sociedad de información y comunicación crece,
también experimenta crecimiento las fuentes de información en sus diferentes
soportes. Vivimos en una sociedad marcada por la tecnología, por esto surge la
necesidad
de crear instrumentos que permiten un mejor aprovechamiento de la
información.
Dada la justificación del caso y considerando, la importancia que reviste
valorar y
conocer la cantidad y calidad de la información que alberga el Archivo
Nacional de Costa Rica, el objetivo general de este trabajo de investigación es,
realizar una obra de referencia impresa, de los tres archivos que brindan información
al público, Archivo Histórico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial. Con el fin de
facilitar el acceso a la información y de reforzar la labor de divulgación que ha venido
haciendo el Archivo Nacional mediante sus publicaciones, exposiciones y demás
actividades afines, para dar a conocer sus fondos.
Las variables que se utilizaron para esta investigación fueron:
-
Fuentes de información
-
Organización de la información
-
Herramientas existentes en el Archivo Nacional
-
Necesidades del usuario
-
Acceso a la información
Para ello se efectuó:
vii
-
Un diagnóstico entre los usuarios, con la finalidad de obtener la
percepción y opinión acerca de facilidades de acceso a la
documentación tanto como a las necesidades de información,
por medio del respectivo cuestionario.
-
Una entrevista a los funcionarios con el objetivo de conocer
aspectos básicos tales como servicio, funciones, organización
de la información, tipo de documentos que prestan y de toda
la información que ahí se custodia.
-
Se realizó una observación
para saber qué procesos se
desarrollan al hacer uso de la documentación.
El propósito fundamental
de este estudio fue apoyarse en los resultados
obtenidos para fundamentar la incuestionable utilidad de la
guía tanto para el
personal como para los usuarios del Archivo Nacional.
La guía contiene una breve reseña de algunas instituciones, un resumen de lo
que constituye el fondo, sub-fondo serie o sub-serie de la institución descrita, las
fechas extremas de los documentos de ese fondo y el volumen de información en
metros lineales o en unidades documentales de los tres diferentes departamentos
que ofrecen información al público. En el caso del Archivo Histórico se brinda una
observación de algún documento, para dar una idea de lo que puede encontrar en él.
Se buscó elaborarla de la manera más objetiva, para facilitar su uso tanto de
forma como de fondo y darle así mayor aprovechamiento al patrimonio cultural de
Costa Rica.
Es recomendable que esta guía esté en todas las bibliotecas y que el Archivo
Nacional se encargue de la divulgación entre los usuarios y decida ponerlo en línea,
en virtud de que, lo valioso de este trabajo consiste en ponerla en práctica.
TABLA DE CONTENIDO
viii
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................... 1
1.1.EL CAMPO DE TRABAJO Y SU IMPORTANCIA ............................................................................................................. 3
1.2. PROBLEMAS GENERALES DEL CAMPO.......................................................................................................................7
1.3. ESTADO DE LA CUESTIÓN................................................................................................................................... 10
1.4.REVISIÓN DE LA LITERATURA............................................................................................................................... 12
1.4.1.Archivos Nacionales.............................................................................................................................. 12
1.4.2. Archivo Nacional de Costa Rica.......................................................................................................... 21
1.4.2.1.Ley del Archivo Nacional de Costa Rica............................................................................................23
1.4.2.2.Cuadro de clasificación del Archivo Nacional de Costa Rica........................................................... 24
1.4.3.ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística................................................. 26
1.4.4.Obras de Referencia.............................................................................................................................. 28
- Guías............................................................................................................................................................ 30
2.PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA PRÁCTICA...................................................... 32
2.1.OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA................................................................................................................................. 32
2.1.1.Objetivo general: .................................................................................................................................32
- Objetivo específicos:.................................................................................................................................................. 32
2.1.2.Objetivo General:.................................................................................................................................. 33
- Objetivos específicos: .............................................................................................................................................. 33
2.2.ORGANISMO DONDE SE REALIZA LA PRÁCTICA ........................................................................................................ 34
2.3.DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO DE TRABAJO................................................................................................................. 35
Actividades .................................................................................................................................................. 38
Actividades..................................................................................................................................................... 38
2.4.METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LA “ACTIVIDAD ORDINARIA”....................................................................... 40
2.4.1.Tipo de investigación.............................................................................................................................40
2.4.2.Fuentes y sujetos de información.......................................................................................................... 41
2.4.2.1.Fuentes de Información: .................................................................................................................................. 41
2.4.2.2.Sujetos de información: .................................................................................................................................. 41
2.4.2.3.Descripción de instrumentos:........................................................................................................................... 42
2.4.3.Tabla de variables ................................................................................................................................ 44
2.4.4.Aspectos metodológicos de la actividad ordinaria.............................................................................. 48
2.4.4.1.Población y muestra..........................................................................................................................................49
2.4.4.3.Cuestionario...................................................................................................................................................... 49
2.4.4.4.La entrevista y la observación.......................................................................................................................... 51
2.4.5. Análisis y resultados del diagnóstico................................................................................................... 52
2.4.5.1.¿Quiénes son los usuarios/ as?..........................................................................................................................52
2.4.6. Conclusiones del diagnóstico............................................................................................................... 65
2.5. METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LA “ACTIVIDAD INNOVADORA”.................................................................. 68
3.ALCANCES DE LA PRÁCTICA...................................................................................................................... 72
3.1.PROYECCIONES ................................................................................................................................................. 72
3.2.RECOMENDACIONES............................................................................................................................................ 73
3.3.LIMITACIONES ...................................................................................................................................................74
3.4.CONCLUSIONES.................................................................................................................................................. 74
4.REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y ANEXOS.........................................................................................76
4.1.REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS............................................................................................................................. 76
4.2.ANEXOS....................................................................................................................................................... 81
ANEXO 6................................................................................................................................................................ 93
Archivo Nacional de Costa Rica.................................................................................................................... 94
ix
SIGLAS
AID
Agencia Internacional para el Desarrollo
BCIE
Banco Centroamericano de integración Económica
CCSS
Caja Costarricense del Seguro Social
CNSED
Comisión Nacional
Documentos
CESPO
Centro de Estudios de Población
CODESA
Corporación Costarricense de Desarrollo
FLACSO
Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales
FMI
Fondo Monetario Internacional
FNUAD
Fondo de las Naciones Unidas para la Población (siglas en
francés)
IFAM
Instituto de Fomento y Asesoría Municipal
ICE
Instituto Costarricense de Electricidad
ICECU
Instituto Centroamericano de extensión de la cultura
ICODER
Instituto Costarricense del deporte y la Recreación
ICT
Instituto Costarricense de Turismo
IDA
Instituto de Desarrollo Agrario
INA
Instituto Nacional de Aprendizaje
INAMU
Instituto Nacional de la Mujer
INCOFER
Instituto Costarricense de Ferrocarriles
INS
Instituto Nacional de Seguros
INVU
Instituto Nacional de vivienda y Urbanismo
de
Selección
y
Eliminación
de
x
ISAD (G)
Norma Internacional General de Descripción Archivística
(Siglas en inglés)
ITCO
Instituto de Tierras y Colonización
MCJD
Ministerio de Cultura Juventud y Deporte
MEIC
Ministerio de Economía, Industria y Comercio
MINAE
Ministerio del Ambiente y Energía
MOPT
Ministerio de Obras Públicas y Transporte
OEA
Organización de los Estados Americanos
OIT
Organización Internacional del Trabajo
PANI
Patronato Nacional de la Infancia
RAN
Revistas Archivo Nacional
RECOPE
Refinadora Costarricense de Petróleo
SNE
Servicio Nacional de Electricidad
TLC
Tratado de Libre Comercio
UCR
Universidad de Costa Rica
UNESCO
Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la
Ciencia y la Cultura. (Siglas en inglés)
UNICEF
Fondo internacional de emergencia de las Naciones Unidas
para la Infancia (Siglas en inglés)
xi
INTRODUCCIÓN
La sociedad que no conserva sus documentos, como testimonios
eficientes de la actividad desarrollada, se puede considerar como
una sociedad desmemoriada, sin experiencia, sin actividad, por lo
que no podrá ser considerada en el futuro por ser ignota o, al menos,
incierta. Desaparece el hombre, el actor, el artífice, pero queda su
obra, de la que podrán beneficiarse sus descendientes
o sus
continuadores.
Enrique Pérez Herrero (Historiador)
La selección del tema para realizar el trabajo final de graduación, se dió con el
fin de elaborar una obra de referencia que permitiera conocer la información que
custodia el Archivo Nacional de Costa Rica y cómo acceder a ella, siendo esta una
institución pública que tiene una trayectoria de servicio de más de cien años, cuya
información, es de gran utilidad para los diferentes usuarios.
Para comenzar, los temas desarrollados en la memoria en el item 1.4. revisión
de la literatura tienen carácter de conocimiento de divulgación, porque son tomados
y construidos con razonamiento relativo a las afirmaciones expuestas por otros
autores, sobre la temática tratada.
En esta investigación se realizó un diagnóstico sobre los usuarios; con la
técnica del cuestionario y una entrevista a los funcionarios de la institución. También,
se utilizó como método la observación, con el fin de identificar el tipo de dificultad
que encuentra el usuario al hacer uso de la información y analizar el acceso a los
documentos disponibles del Archivo Histórico, Intermedio y Notarial del Archivo
Nacional de Costa Rica.
Todo este estudio, descansa sobre el propósito de ampliar la visión para
cumplir con el objetivo principal, realizar una obra de referencia, a modo de guía
sobre los documentos que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica.
1
La guía contiene una breve reseña de algunas instituciones, un resumen de lo
que constituye el fondo, sub-fondo o serie de la institución descrita, las fechas
extremas y la cantidad de documentos en metros lineales o en unidades
documentales de los tres diferentes departamentos que ofrecen información. En el
caso del Archivo Histórico se brinda una observación de algún documento
perteneciente al fondo sub-fondo o serie, para dar una idea de lo que puede
encontrar en él.
Finalmente en la memoria se encuentran las proyecciones y las
recomendaciones relacionadas con el trabajo efectuado, con lo que se espera que
otros y otras colegas se motiven para la realización de futuros estudios. Este es un
trabajo con carácter de esfuerzo pionero, consistente en la elaboración de una Guía
sobre el acervo documental del Archivo Nacional de Costa Rica, institución que
custodia el patrimonio documental de la Nación y que desde 1881, supo dar la
respectiva importancia a los millones de documentos oficiales, que desde la época
de la Dominación Española estaban dispersos por todo el país.
Esta guía constituye una valiosa ayuda para los estudiantes, bibliotecólogos,
archivistas, historiadores, abogados, notarios e investigadores de instituciones de
administración pública y privada lo mismo que, a todos aquellos usuarios nacionales
y extranjeros que de alguna manera, utilizan los servicios del Archivo Nacional. Por
esta razón, se constituye en una obra de referencia valiosa, para las diferentes
Bibliotecas Públicas y Universitarias del país y para el Archivo Nacional de Costa
Rica.
2
1.1.
El Campo de trabajo y su importancia
Las bibliotecas y los archivos a través de la historia de la humanidad han tenido
gran importancia como centros para información y divulgación cultural. Por medio de
este accionar pretenden responder a la amplia gama de necesidades que proceden
de la demanda de los usuarios.
Si se analiza lo que es un archivo y lo que es una biblioteca se puede dar
cuenta que se relacionan entre sí en cuanto a funcionamiento, porque los dos
conservan documentación (de diferente tipo) para disposición del público.
Si bien es cierto tanto la disciplina bibliotecológica y archivística son ciencias
hermanas, se debe tener claro que cada una de ellas tiene sus campos delimitados y
características propias, ambas tienen como funciones
coleccionar, preservar,
registrar información y el fin común es recogerla, recuperarla y difundirla. También
hay diferencias marcadas entre ellas como por ejemplo:
Sobre el tipo de material: manuscritos, cartas, avisos, decretos, circulares,
pertenecen a los archivos, mientras que impresos, libros, revistas,
entre otros
pertenecen a las bibliotecas.
El archivo custodia el material producido, trabaja con documentos únicos, el
acceso es restringido y representan la memoria de una institución, además su
organización es de acuerdo al conocimiento orgánico-funcional.
A diferencia las bibliotecas custodian grandes cantidades de impresos, libros,
revistas, copias de textos de estudio, el acceso es libre, el usuario busca lo que
necesita, usa un sistema estructurado de clasificación, no existe dependencia
orgánica de los documentos.
3
En el campo de la información, es básico conocer las necesidades de los
usuarios, que frente a los servicios de información, éstos cada vez resultan más
sofisticados y especializados. También conviene
encontrar la mejor manera de
satisfacer las necesidades mediante estrategias adecuadas. El papel que juega el
bibliotecólogo o la bibliotecóloga en el contexto de la sociedad de la información y la
comunicación, es muy importante, ya que es el responsable de buscar los medios,
para facilitar el acceso a la información para ponerla a disposición de los usuarios de
la manera más ágil, eficiente y oportuna.
Cáceres (1996) infiere lo siguiente: La misión de la Bibliotecología
es servir como disciplina mediadora y dinamizadora en el proceso de
creación y transferencia del conocimiento, registrado de manera que
éste pueda ser integrado convenientemente al desarrollo individual y
social. Su meta es la creación y fomento de una sociedad lectora y de
una cultura de la información, organización, difusión,
control,
evaluación y manejo de la información. Desde una concepción
cooperativa y gerencial de servicio y la utilización adecuada de
tecnologías de punta. ( p. 37 )
Los profesionales en Bibliotecología, a pesar de poseer una amplia formación
técnica y académica, no dominan todas las especialidades relacionadas con las
consultas de los usuarios. Se considera, que su función básica, es saber dónde se
encuentra la información, cómo acceder a ella y cómo guiar al usuario para su
obtención. Aquí es donde radica la importancia que tienen las obras de referencia:
medios que permiten suministrar información rápida, breve y eficiente.
En la mayoría de las ocasiones, cuando el usuario está ante una extensa base
de datos que le impide investigar de una manera eficiente, se pierde y busca otros
medios que le facilite la búsqueda. Una situación parecida se presenta en el Archivo
Nacional donde el usuario se enfrenta a extensas bases de datos y se le dificulta el
acceso a la información. Debemos destacar que
una guía, como el documento
realizado, es un instrumento que puede dirigir al usuario a la información y así
utilizar de la mejor manera el acervo documental que custodia el Archivo Nacional.
Ofreciendo así un aporte valioso desde el punto de vista de la investigación, aunque
4
por ser innovador pudiera contener algunos elementos que requieran mayor
afinamiento.
Esta Guía de la Información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica
es un esfuerzo pionero que se propone reforzar la labor de divulgación que ha venido
haciendo esta institución, mediante sus publicaciones, exposiciones y demás
actividades afines para dar a conocer sus fondos. Por ser depositaria de toda la
documentación importante del país, de un incalculable valor y requerida con
frecuencia por diferentes tipos de usuarios con variados propósitos, es que surge la
inquietud de elaborar este trabajo innovador una obra de referencia en modalidad de
guía que muestre como está organizada la información, lo que contiene cada fondo,
sub-fondo y serie documental.
El Archivo Nacional custodia un rico acervo documental integrado por una gran
variedad de tesoros y curiosidades, que forman parte considerable de nuestra
memoria histórica.
Esta
guía menciona hechos, curiosidades e historias,
albergadas en esta institución, consideradas como fuentes primarias para la historia
y la difusión cultural.
Para definir lo que es una obra de referencia el diccionario Real Academia
Española (2001), da al término
“referencia” el significado de: “En un escrito,
indicación del lugar del mismo o de otro al que se remite el lector”. (p. 1924)
Para los expertos en la materia “Obra de Referencia” (García, 2000)
Define, “Obra hecha para buscar en ella información concreta, según se necesite,
pero no para ser leída por entero de principio a fin”. (p. 25)
En términos generales, una guía es un instrumento que orienta o indica dónde
localizar la información, Pérez (1983) señala que, “Con el nombre de guía, se
designan ciertas obras que dan preceptos para encaminar o dirigir en aspectos
abstractos, puramente mecánicos o materiales”. (p. 46)
5
De acuerdo con el enfoque en este trabajo se realiza una guía, un indicador
que contiene el panorama de la información que custodia los tres archivos que
brindan información del Archivo Nacional de Costa Rica:
-
Archivo Histórico
-
Archivo Intermedio
-
Archivo Notarial
El Archivo Histórico: Es un archivo cuyo fin es conservar, organizar, para la
divulgación y exposición de documentos históricos de valor científico cultural, donde
se puede realizar investigaciones y consultas en cualquier área del conocimiento.
También cuenta con una Biblioteca especializada en Archivística y ciencias afines.
El Archivo Intermedio: Está integrado por documentos con valor administrativo
legal (prueban derechos, responsabilidades y ayudan a tomar decisiones a nivel
estatal); eventualmente pueden llegar a tener valor científico cultural.
Son
producidos por las oficinas de la Administración Pública, especialmente los de la
Presidencia de la República y los Despachos Ministeriales.
El Archivo Notarial: Custodia todos los protocolos de los notarios, índices y
protocolos consulares de 1901 a la fecha. La consulta de este acervo está enfocada
a los abogados, notarios y cualquier persona que desee obtener información de
transacciones notariales o bien solicitar
segundos testimonios de las escrituras
contenidas en los protocolos.
En la obra de referencia, se incluirá un índice ordenado alfabéticamente de los
fondos, sub-fondos y series al inicio de cada uno de estos archivos. Además, la
forma cómo organizan la información para facilitar la consulta ya que las necesidades
y objetivos de los usuarios son muy diferentes para cada uno de los
Archivos
mencionados.
6
El Archivo Nacional utiliza las normas ISAD (G) Norma Internacional General de
Descripción Archivística, para la organización de fondos, sub-fondos y series.
Esta norma ISAD (G), (2000) define:
Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo
documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y
utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de
sus actividades y funciones como productor.
Sub-fondo: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de
documentos relacionados entre sí que se corresponde con las
subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo
origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas,
cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.
Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada
sub-fondo tiene a su vez tantos sub-fondo subordinados como sean
necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la
unidad administrativa primaria subordinada.
Serie: Materia física, en la que se contiene o soporta la información
registrada (por ejemplo, tableta de barro, papiro, volumen
encuadernado, pergamino, película, cinta magnética). (P. 17)
1.2.
Problemas generales del campo
Considerando la investigación como un factor en el proceso formativo de la
cultura y con miras a proporcionar un método eficaz para recuperar información, se
ha pensado en realizar una “Guía
de la información que custodia el
Archivo
Nacional de Costa Rica”, institución que conserva el “Patrimonio Documental de la
Nación”, pues en sus acervos se depositan documentos insustituibles: actas de
independencia, documentos originales de todas las constituciones que han regido
nuestro país, documentos del período colonial de Costa Rica, protocolos notariales y
gran cantidad de documentación pública desde la época de la colonia.
Tomando en cuenta que se carece de una guía que facilite el manejo para el
acceso a la información, es la causa que motiva a elaborar un documento que se
convertirá en un instrumento que tiene como objetivos, brindar apoyo integral a las
necesidades de información y lograr un mejor aprovechamiento de los recursos del
Archivo Nacional.
7
Actualmente, parte de la información se recupera mediante una base de datos
elaborada en Microisis, que en algunas ocasiones crea temor en aquellos usuarios
que no han tenido una formación en Informática, o que por su avanzada edad se
resisten al uso de esta tecnología, estableciéndose una barrera entre la información y
el usuario. Sin embargo, parte de este proceso es la atención que se le brinda al
usuario, que por convencimiento y la facilidad del programa terminan en su mayoría
manejando la base de datos. Unos pocos se resisten y utilizan solo los ficheros, en
donde está la otra parte de la información.
A partir de 1997 se inicia la digitalización de los documentos en la base de
datos, sin embargo por la resistencia que había al cambio, se realizaban ambos
procesos, manual y automatizado. Es hasta el año 2001 que la información se
ingresa únicamente en la Base de Datos, eliminando el proceso repetitivo. La
información que se encuentra en fichas o en inventarios se está ingresando
retrospectivamente. Debido a esto, gran cantidad de información, se encuentra en los
tres formatos (fichas, inventarios y base de datos) y alguna documentación está sólo
en uno de los formatos mencionados.
La complejidad de acceso mencionada,
hace que se piense en un medio
impreso, que contenga toda la información en un solo formato y que sirva de
instrumento valioso tanto en el Archivo Nacional como en las bibliotecas, para que la
información se divulgue.
Se elige el Archivo Nacional de Costa Rica para realizar tan interesante proceso
de práctica, porque es la institución depositaria de documentos únicos con valor
científico y cultural que constituyen el patrimonio documental de la Nación. También,
pensando en la historia,
cultura, tradiciones y documentación que esta entidad
conserva con suma responsabilidad.
La importancia de esta obra de referencia o guía consiste en ofrecer un
invaluable apoyo para los estudiantes, bibliotecólogos, archivistas, historiadores,
8
abogados, investigadores de instituciones de administración pública y privada,
extranjeros y nacionales, al facilitar la localización de la información que contiene el
Archivo Nacional, información que en algunas ocasiones es única y de mucha
utilidad para cualquier trabajo.
Existe una guía que contiene información sobre esta institución, “El centenario
1881-1981”, editado en 1981 por el Archivo Nacional y publicado por el Ministerio
de Cultura Juventud y Deportes. En el año 2001 el Archivo Nacional edita un disco
compacto
llamado “Guía General de Fondos”, la cual tiene algunas carencias: no
incluye todos los fondos, no menciona los sub-fondos y series, datos importantes
para llegar hasta la información que el usuario necesita para su investigación.
Además, según se pudo constatar en la investigación bibliográfica realizada, se
carece de un documento, libro o tesis que guíe al usuario a conocer la información
tan importante que despliega la institución, su acceso, disponibilidad y organización.
De acuerdo con la justificación del caso y considerando la importancia de
valorar y conocer toda la cantidad y calidad de la información que alberga el Archivo
Nacional, se plantean las siguientes preguntas generadoras:
- ¿Conocen los usuarios del Archivo Nacional de Costa Rica la riqueza de
información que alberga esta institución?
-
¿Cuáles son los temas predominantes?
-
¿Cuáles son las necesidades de información que tienen los usuarios?
-
¿Qué instrumentos utilizan para consultar los documentos disponibles?
-
¿Es necesario contar con una guía para obtener mayor información?
9
1.3.
Estado de la cuestión
Desde el año 1881 se consideró la necesidad de crear una institución para
reunir, ordenar y poner al servicio de particulares y del Estado, toda la riqueza
documental. Por ello se crea el Archivo Nacional de Costa Rica, una entidad que
vino a resguardar toda la documentación que constituye la memoria de la Patria, para
que el pueblo costarricense descubra los tesoros y curiosidades que ahí se albergan.
En la
investigación bibliográfica realizada sobre el Archivo Nacional, se ha
encontrado el siguiente material: revistas publicadas por el Archivo Nacional de
Costa Rica, (RAN) que es un medio divulgativo de historiadores y que actualmente
está tomando un perfil archivístico, en el que se puede encontrar información sobre
su documentación pero en pequeños aportes. En esta revista se mencionan también
los congresos, conferencias, ponencias y exposiciones relacionadas con la
Institución.
El Archivo Nacional ha editado Algunos cuadernillos archivísticos, con
información solo de un fondo en particular.
La Licenciada Luz Alba Chacón de Umaña, publicó en el año 1987, un folleto
con información básica sobre los servicios que presta esa institución, en el que
señala que la información puede variar en cualquier momento de acuerdo con las
leyes, reglamentos o normas de la institución, omite mencionar la documentación
que el archivo custodia. El Archivo Nacional editó un libro llamado centenario 18811981, publicado por el Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, en donde ofrece
un análisis y una reflexión acerca de lo que esta institución ha sido, es y será en el
futuro. Es uno de los pocos documentos que contribuye a orientar al usuario, con
información más precisa de lo que contiene el Archivo Nacional con algunas entradas
descriptivas de los documentos, por ejemplo:
10
-
Cartago: Es un fondo en el que se encuentra toda la documentación
de la antigua Metrópoli, correspondiente a las actividades políticas,
económicas, sociales, religiosas y militares.
-
Anexión de México: Es un fondo con documentación como cartas,
informes, actas, convocatorias, decretos, comunicaciones y otros.
-
Corte Suprema de Justicia: Es un fondo con documentos como
juicios de recursos de casación, Habeas Corpus, causas de imprenta y
otros.
-
Mapas y planos: De caminos, carreteras, edificios públicos de todo
el territorio nacional.
-
Documentación de todos los Ministerios del país: Como el Ministerio
de Hacienda, Ministerio de Obras Públicas y Transporte, Ministerio de
Relaciones Exteriores, entre otros.
Lo último que se ha publicado del Archivo Nacional
referente a la
documentación que alberga es un disco compacto del año 2001, llamado “Guía
General de Fondos”. Contiene una reseña histórica de la institución, en el que se
informa los años que establecen, las normas, para que las ciudades y villas guarden
la documentación más importante y los lugares apropiados para su conservación.
Muestra
mapas y
planos de lugares históricos como la Imprenta Nacional, La
Colonia de Aguas Sarcas y otros. Hace una pequeña descripción de los fondos
privados y particulares entre ellos:
-
La Asociación Costarricense de Archivistas, 1983-1991.
-
La Asociación Escuela para Todos, 1966-1987.
-
Los fondos de documentos privados 1932-1974 que son
documentos provenientes de otros organismos privados.
-
El Colegio de Abogados 1885-1987
11
-
El Colegio de Médicos y Cirujanos, 1966-1978.
-
La Sociedad de Socorros Mutuos 1915-1982.
-
La Anexión de México, 1821-1823.
-
Afiches, 1960- 1994
-
Cartográficos, 1700-1980
-
Diapositivas y negativos, 1965-1992,
Sin embargo, a esta Guía General de Fondos le falta información, porque no
menciona todos los fondos,
sub-fondos y series, omite mencionar el Archivo
Intermedio y el Archivo Notarial.
El Archivo Nacional de Costa Rica tiene un sitio en Internet
www.archivonacional.go.cr en la cual presenta una reseña histórica de la Institución,
servicios que ofrecen, horario, dirección, teléfono, sin embargo no incluye
información acerca de su documentación.
.
Según opinión de funcionarios, se han hecho una serie de actividades de
proyección a la comunidad, no obstante, esto es insuficiente, en relación con la
cantidad y el tesoro de información que existe en el Archivo Nacional.
1.4.
Revisión de la literatura
1.4.1. Archivos Nacionales
Los Archivos Nacionales o Archivos Generales, así denominados según el país
al que correspondan, son aquellos que custodian y administran la documentación
que ha dejado de tener vigencia administrativa y está destinada a la investigación.
Los Archivos Nacionales son los depositarios de los testimonios de la vida de
los pueblos. En sus actas se van recopilando las constancias del acontecer social,
político, económico, cultural, religioso y científico de las naciones.
12
Estos antecedentes son importantes en el momento de preparar cualquier
proyecto. De ahí la importancia de los archivos y del servicio de los archiveros, que
rebasa el ámbito de la historia y la investigación.
La formación de los Archivos Nacionales encontrados en la historia, está en
relación directa con las primeras experiencias de organización social del hombre, que
tienen lugar en el tercer milenio antes de Cristo. Según Heredia (1993) “Los archivos
nacen como una necesidad de la vida pública y privada; son la memoria de una y
otra. Nacen como una conveniencia de hacer durable las acciones religiosas,
públicas y económicas.” (p.105)
En la evolución histórica de la archivística se pueden diferenciar cuatro subperíodos o tramos, contemplados por los tratadistas y que Bautier (1952 citado en
Tanodi, 1976) divide del siguiente modo:
1. La época de los archivos de palacio que corresponden en
términos generales con la Antigüedad.
2. La época de los cartularios, abarcando los siglos XII al
XVI es decir la Edad Media.
3. La época de los archivos como arsenal de la autoridad
que se extiende a lo largo del Antiguo Régimen, desde el
siglo XVI a comienzos del XIX.
4. La época de los archivos como laboratorio de la historia
desde los inicios del siglo XIX hasta mediados del siglo
XX. (p. 55)
La creación de los Archivos Nacionales en países europeos fue imitando y
superando ampliamente el Archivo Nacional de Francia, creado el 7 de septiembre
de 1790. Se crearon en 1831 los Archivos de Bucarest, en 1835 los de Bélgica, en
1866 el Archivo Histórico Nacional de España. Estos nuevos archivos nacionales se
crearon para concentrar la documentación de las instituciones desaparecidas o
distribuirla en archivos cuya orientación futura debía ser el servicio para la
investigación y la cultura. Para esto, era preciso concebir un sistema global de
organización de dichos fondos documentales que respetara su individualidad, se
trataba, en resumen, de observar y respetar la procedencia de los fondos.
13
Los principios fundamentales de la archivística tales como el respeto al principio
de procedencia, la ordenación de los documentos, el acceso, la transferencia y la
conservación quedan con una finalidad organizativa, haciéndose patente el concepto
de archivo como instrumento de poder al servicio del gobierno.
En los archivos tradicionales se habían utilizado estilos propios en el tratamiento
de la documentación, cuyas normas se fijaron de acuerdo con criterios técnicos y
prácticos del personal encargado de su procesamiento, en ese momento.
En los países latinoamericanos, el despertar archivístico, al igual que en Costa
Rica se impulsa con fuerza desde la década de los sesenta, en el siglo XX, gracias a
la ayuda brindada por la OEA en la capacitación de archiveros. En el caso del
Archivo Nacional de Costa Rica, además de la capacitación, la OEA obsequia
material y equipo. Desde entonces, y progresivamente, se ha observado un
tratamiento especializado de la documentación, funciones que no habían tenido una
atención preferente a través de los años, a pesar de su cuantitativo volumen de
producción en su soporte habitual, el papel. El hacinamiento de documentos en los
archivos, cuya administración y servicio a los usuarios ofrecía serias dificultades, hoy
es diferente, porque la capacitación de los recursos humanos y el incentivo personal
con mejores asignaciones presupuestarias, abre el camino hacia un futuro
prometedor.
La administración de los archivos en los tiempos actuales, debido al avance
tecnológico, ha tenido que revolucionar las técnicas establecidas para el manejo y la
conservación de sus documentos.
La labor de los archivistas del futuro conducirá hacia una nueva y renovada
sociedad de la información que concuerde y armonice con criterios sólidos en los
procedimientos para el tratamiento de aquellos archivos y colecciones históricas que
datan de época antigua, con los de producción actual.
14
En este punto se ha
visto la necesidad de seleccionar algunos Archivos
Nacionales de países que guardan similitud con el de Costa Rica. Existen Archivos
Nacionales más representativos que han servido de modelo para sistemas
centralizados, como son Francia Italia Londres y Alemania. Sin embargo, no se
podría establecer un margen comparativo al no
guardar relación con nuestra
realidad nacional.
Archivo Histórico Nacional de España
La decisión, por parte del Gobierno, para crear un gran Archivo Histórico
Nacional fue consecuencia de las reformas de la Administración Central del Estado,
ocurridas durante el siglo XIX.
También se encontraban en situación caótica los papeles recogidos por el
Estado como consecuencia del gran cambio en política hacendística que significaron
las leyes desamortizadoras llevadas a cabo a partir de las Cortes de Cádiz y con
especial incidencia en el reinado de Isabel II. Esta documentación, procedente de las
instituciones religiosas a las que afectaron dichas leyes, se encontraba en el
Ministerio de Hacienda y en las Delegaciones de este Departamento. Sin que
sirvieran para ningún trámite administrativo, eran papeles caducos y ocupaban
locales que resultaban necesarios para otros fines ministeriales.
Ante el peligro que suponía esta situación para tan valiosos documentos, según,
Centro Virtual Cervantes (1997) la Academia de la Historia solicitó su custodia y
conservación, con el propósito de organizarlos mediante los procedimientos de uso
en aquella época. Esta salvaguardia le fue concedida a la Academia en tiempos del
Ministro de Hacienda don Juan Bravo Murillo, por Real Orden del 26 de agosto de
1850.
A partir de ese momento, la Academia de la Historia de España solicitó la
creación
de
un
nuevo
archivo
para
albergar
adecuadamente
toda
esta
documentación. Así se creó por Real Decreto de 28 de marzo de 1866, el Archivo
15
Histórico Nacional de España. La documentación fundacional de este Archivo fue la
recogida por la Academia de Historia como consecuencia de la desamortización.
Naturaleza de los fondos
El Archivo Histórico Nacional de España no sólo conserva documentación de la
Administración del Estado, también alberga en sus depósitos documentos generados
por otros organismos de otros ámbitos de jurisdicción: regional, provincial e incluso
local; asimismo, ha recogido documentos de entidades y corporaciones de la más
diversa índole, lo que hace que no sea tan homogéneo en su contenido, en relación
con los otros grandes archivos.
Los fondos actuales del Archivo Histórico Nacional de España se agrupan en
cuatro grandes apartados, según el Centro Virtual Cervantes (1997)
•
•
•
•
Administración del Estado (Consejos Suprimidos, siglos XIIIXIX; Estado, siglos XVI-XIX; Juros, siglos XV-XIX; Inquisición,
siglos XVI-XIX; Fondos Contemporáneos, siglos XVI-XX; etc.)
Institucionales.
Privados (Clero regular y secular, siglos IX-XX; Mesta; Osuna,
siglos XII-XIX; etc.)
Colecciones (Sigilografía, siglos XII-XX; Códices y Cartularios,
siglos X-XIX)
Actualmente, se encuentra en proceso de instalación una nueva sección del
Archivo Histórico Nacional, la sección «Nobleza», situada en el Hospital Tavera de
Toledo, y que, según su propio nombre indica, reúne archivos de las casas nobles
más importantes de España.
Archivo de Cuba
Fundado el 28 de enero de 1840, con el nombre de Archivo General de la Real
Hacienda, actual Archivo Nacional de la República de Cuba. Este archivo custodia un
caudal histórico guardado entre sus paredes. Cerca de 2200 mapas, 20100 planos,
200 privilegios (invenciones), 66 340 fotos, 1240 caricaturas, 56 grabados, más de 11
16
mil títulos de libros y 600 publicaciones periódicas, entre otros importantes
documentos que, incluyen una época tan remota como el siglo XVI, todo esto
conforma el Archivo Nacional de Cuba.
El Esquema Nacional de Clasificación de la Información Documental para
Catálogos Sistémicos de Archivos Históricos de Cuba, constituye un instrumento
lingüístico, compuesto por códigos numéricos y textos en lenguaje natural destinado
a la confección de los catálogos sistémicos de la Red Nacional de Archivos
Históricos. En este sentido, el esquema de clasificación es un lenguaje estructurado
jerárquicamente con tres niveles de subordinación, que abarca las esferas de la
actividad económica, política, científica y social del país, en su etapa colonial.
Como todo lenguaje de clasificación, el Esquema abarca temáticas de amplio
espectro, que lo hace ideal para la búsqueda de grandes conjuntos temáticos de
información archivística, lo que se dificulta con lenguajes de información de otro tipo.
Para ello, se utilizaron, además de los propios documentos contenidos en los fondos
del Archivo Nacional, los listados de materia de los mismos, y distintos libros de
prestigiosos autores sobre la Historia de Cuba. (Archivo Nacional de la República de
Cuba, 2003)
Archivo Nacional de Nicaragua
El Archivo Nacional de Nicaragua creado en 1896. Actualmente sin un
presupuesto definido cuenta con una colección de 10 millones de documentos,
agrupados en 16 fondos bibliográficos. Las colecciones de documentos que posee el
Archivo Nacional de Nicaragua están archivadas en cajas de cartón alcalinizadas.
Este Archivo Nacional posee documentos que datan de 1848 que son
originales, aunque no en gran cantidad, otra parte están formados por documentos
fotocopiados. La mayor parte del fondo son documentos de inicio del siglo XX
17
originales y fotocopias, con un total aproximado de unos 10 millones de documentos,
clasificados en los siguientes fondos.
Fondo Colonial (1526-1821) Colección de fotocopias obtenidas en los Archivos
Nacionales de Costa Rica. Su orden es cronológico.
Fondo Presidencial (1900-1979) integrado por archivos administrativos divididos en
secciones: Secretaría Privada, Secretaría de la Presidencia, Secretaría de la
Comandancia General y Secretaría de Información y Prensa.
Fondo Gobernación (1925-1979) formado por archivos de las dependencias del
Ministerio de Gobernación y sus anexos como: Justicia, Policía, Beneficencia, Culto y
Gracia. Su clasificación es orgánico-funcional y cuenta con un registro de secciones.
Fondo Educación (1900-1984) es el fondo más completo en cuanto a volumen,
estructura documental y años. A pesar de que no se ha organizado, prevalece el
orden.
Fondo Hacienda (1931-1954) integrado por libros copiadores del Ministerio de
Hacienda. La falta de originales ha obligado a conservar los existentes como únicos.
Suman 731 libros agrupados por asuntos y en orden cronológico.
Fondo Ferrocarril de Nicaragua (1912-1987) libros contables e inventarios de bienes
y servicios. Colección casi completa de la desaparecida Empresa del Ferrocarril de
Nicaragua en 1994.
Sección Legislativa (1943-1979) el orden es numérico y se dispone de un índice.
Sección Somoza García (1923-1956) contiene documentos relacionados con la
actividad gubernativa y en particular del general Anastasio Somoza García.
Clasificado por procedencia y en orden cronológico.
Sección José Dolores Gámez (1783-1923) su parte más voluminosa abarca de 1894
a 1899. Cuenta con un registro y mantiene un orden numérico.
18
Colección Mosquitia (1894-1895) libros manuscritos relacionados con el proceso de
incorporación de la Mosquitia.
Colección Sandino (1896-1935) consta de 133 documentos originales relacionados
con el general Augusto César Sandino, más 275 fotocopias procedentes del Archivo
General de la Nación de México.
Fondo Consulado de Nicaragua en Francia (1898-1937) libros de registros sobre
asuntos consulares.
Fondo Adolfo Díaz (1909-1927) contiene unos 3,800 documentos originales
relacionados con la vida privada y comercial del ex presidente Adolfo Díaz.
Fonoteca (1893-1976) la integran 1,200 fotos de personajes, sitios, edificios,
carreteras, y otros, que abarcan distintos períodos presidenciales.
Mapoteca (1934-1976) formado por 98 mapas originales sobre poblaciones de
Nicaragua.
Planoteca (1912-1978) esta colección es sumamente representativa de las
poblaciones urbanas y rurales de Nicaragua, además de 1,111 planos pertenecientes
al Ferrocarril de Nicaragua, período entre 1912-1978.
Archivo General de Guatemala
El Archivo Nacional de Guatemala fue fundado por acuerdo del 20 de octubre
de 1846. Surgió en primera instancia como Archivo General de Gobierno y
posteriormente recibió el nombre actual, debido a que sus fondos de información
contienen datos sobre los países centroamericanos, desde la época colonial.
En este Archivo pueden encontrarse documentos fechados entre 1537 y 1985.
La información que contiene es de la más variada, ya que en el edificio está
19
concentrado no sólo el archivo histórico, sino también los fondos de archivo del
gobierno, y esto lo ha enriquece sustancialmente.
No
puede
obtenerse
una
guía
de
información
etnográfica
indígena
exclusivamente de este archivo, por no existir una clasificación que permita deslindar
específicamente los datos requeridos.
Para cada caso existe una ficha en los ficheros respectivos y en el listado
adjunto, identificado como mueble fichero, clasificados con los temas siguientes;
Cronológico, Alfabético, Temático, Onomásticos para el período colonial que se
identifica con la literal A. La sección Independiente, identificada con la literal B, está
escasamente
clasificada,
y
se
tienen
apartados
por
Jefaturas
Políticas,
Gobernaciones, Departamentos, Ministerios y Secretarías.
Los documentos existentes están clasificados en dos grandes secciones:
Colonial e Independiente. La primera se subdivide en Superior Gobierno, Capitanía
General, Real Hacienda y Asuntos Eclesiásticos, la segunda en Antecedentes,
Movimiento Revolucionarios, Proclamación de la Independencia, Jura de la
Independencia, Anexión a México e Independencia Absoluta. Para su manejo, los
documentos se identifican así: Signatura, Legajo, Expediente y Número de Folios.
Los ejemplos presentados permiten valorar la grandeza de información y la
importancia que tienen los Archivos Nacionales para cada país; además podemos
comparar las fechas en que se iniciaron en el país respectivo, algunos antes que el
Archivo Nacional de Costa Rica y otros posteriores a la creación de esta institución.
Además con el paso del tiempo, se ha venido dando una diferencia que no era
latente, ya que se traslapaba la labor bibliotecológica con la archivística.
20
1.4.2. Archivo Nacional de Costa Rica
Reseña Histórica del Archivo Nacional de Costa Rica
La historia señala al Licenciado don León Fernández Bonilla, promotor de la
organización de toda la riqueza documental, relativa a materias civiles, criminales,
eclesiásticas, militares, municipales, de hacienda y de administración, pues el
estrecho vínculo con el gobierno del general Tomás Guardia, su cuñado, facilitaba
grandemente la realización de lo que no sólo era su mayor aspiración, sino una
necesidad sentida en el país.
Precisamente don León Fernández, en el prefacio de su colección de
documentos para la historia de Costa Rica (1881 citado en Archivo Nacional, 1981),
narra sus experiencias en las búsquedas bibliográficas y documentales, durante la
realización de sus estudios como abogado
en Guatemala. Todo aquello con el
propósito de conocer más a fondo la historia patria. Es así, como se crea una
entidad para agrupar, describir y conservar toda la documentación existente. Esta
entidad se llamó Archivos Nacionales, creada el 23 de julio de 1881.
Mediante la ley del Archivo Nacional Nº 3661, la Asamblea Legislativa de la
Republica de Costa Rica decreta en enero de 1966, que se cambiase el nombre de
“Archivos Nacionales” por el de “Archivo Nacional”. El origen de lo que entonces se
llamó “Archivos Nacionales” estuvo bajo la tutela de la Secretaría de Hacienda, hoy
Ministerio de Hacienda.
En 1894
mediante el acuerdo Nº 28 del 19 de junio de ese año, pasa a
depender jerárquicamente de la Secretaría de Gobernación, situación que se
prolonga hasta el año 1981, en el que por medio de la Ley de presupuesto el Archivo
Nacional pasa a ser una Institución adscrita al Ministerio de Cultura, Juventud y
Deportes.
21
La creación de los Archivos Nacionales significa un gran esfuerzo, tanto de
centralización como de organización documental. La enorme tarea es puesta en
manos del Jurisconsulto Guatemalteco Dr. Rafael Machado Jáuregui, precedido por
el
cubano
naturalizado
costarricense,
Pedro
Acosta
Mena,
quien
trabajó
escasamente seis semanas en la naciente institución. El Dr. Machado está en sus
funciones un breve lapso, pues muy pronto asume de nuevo esas funciones el Lic.
León Fernández Bonilla, el verdadero motor de la naciente institución.
Muchos años se emplean en poner en orden todo el material documental que
se rescata existente en Costa Rica, entre ellos el Archivo de la Ciudad de Cartago,
quizás el más importante de la época.
De este modo, se asegura la debida
conservación de tan valiosos documentos que, en caso contrario, se habrían perdido
irremediablemente.
En el año 1963, la UNESCO envió a Costa al Rica al experto, señor Lombard,
para que asesorara el funcionamiento del Archivo Nacional, en diversos aspectos. Él
dictó cursos que fueron aprovechados por empleados del Archivo Nacional,
y
también por otros empleados de diferentes archivos administrativos.
En ese mismo año, la UNESCO también favoreció a Costa Rica con una beca
para realizar estudios sobre Archivística Hispanoamericana en España, también
asesoró en aspectos de archieconomía en lo que se refiere al diseño del equipo y
mobiliario necesario para el manejo y conservación de documentos.
En 1972, otra organización, la OEA inició su colaboración con el obsequio de
material para realizar restauración de documentos. Además,
la OEA envió a la
experta en restauración y laminación, la señora Noemí de Freiff, para capacitar por
medio de cursos teórico-prácticos a los funcionarios del Archivo Nacional. La OEA,
también obsequió un equipo de microfilmación, consistente en una unidad
tipo
planetaria y tres visores, uno de ellos reproductor. Así, mediante gestiones, se logró
conseguir por medio de la OEA, un equipo de fotografía, para emplearlo en la
restauración, reproducir el documento antes y después de recibir el tratamiento.
Además
se empleó para
formar una colección de fotografías de personajes,
22
construcciones antiguas y modernas, estampas de la zona rural y urbana, entre
otros.
Poco a poco se fue organizando el Archivo Nacional, una Institución que hoy
día cumple un papel muy importante en la historia de Costa Rica. La sede actual está
ubicada: 900 metros al sur y 150 oeste del Centro Comercial Plaza del Sol,
Curridabat, San José. (Archivo Nacional, 1981)
1.4.2.1.
Ley del Archivo Nacional de Costa Rica
El 10 de enero de 1966 se aprueba la ley N° 3661, donde se
detalladamente
exponen
a fondo las actividades, funciones y organización del “Archivo
Nacional”, llamado anteriormente Archivos Nacionales, nombre cambiado en el 1°
artículo de la ley antes mencionada.
Ver (anexo # 2)
El 24 de octubre de 1990 se crea la Ley del Sistema Nacional de Archivos,
Ley 7202 la cual se puede consultar en la página electrónica del Archivo Nacional:
http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo1_1
Dicha Ley presenta los siguientes capítulos.
Capítulo I, Disposiciones Generales
Capítulo II, de la Junta Administrativa
Capítulo III, de la Dirección General del Archivo Nacional.
Capítulo IV, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
Capítulo V, de los Archivos Administrativos Públicos
Capítulo VI, de los Archivos Privados y Particulares
23
1.4.2.2.
Cuadro de clasificación del Archivo Nacional de Costa Rica
El Archivo Nacional de Costa Rica estableció un cuadro de clasificación del
Archivo Histórico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial. Debido a la complejidad
organizacional que presentan algunas instituciones, sobre todo por su dependencia
jerárquica, se definieron los siguientes niveles de subordinación:
Fondo: Nivel I y Nivel II
Sub-fondo: Nivel I y Nivel II
Serie y Sub-serie
En razón de que algunos grupos documentales, presentan cierta ambigüedad
para determinar si realmente responden a un fondo documental el Archivo Nacional,
se apoyó en la definición que toma en cuenta los elementos que señala Michel
Duchein.
El cuadro de clasificación se concibe en una estructura jerárquica y lógica, que
refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones generadoras de
la creación o recepción de documentos. Se trata de un sistema que organiza
intelectualmente la información y permite situar los documentos en sus relaciones de
unos con los otros.
En Febrero del año 2003, el Archivo Nacional de Costa Rica formó una
comisión de descripción que establece de prioridad, dentro de su programa,
elaborar el cuadro de clasificación del Archivo Histórico, Archivo Intermedio y
Archivo Notarial, como paso previo para implementar en general la nueva
versión de la Norma Internacional de Descripción (ISAD-G)
Para el Archivo Nacional (2004)
El cuadro de clasificación es una herramienta que permite
conocer a cabalidad la forma como está organizada la
información que dispone un archivo, es peritorio que todo
centro de información de esa naturaleza disponga de él, ya que
este constituye una estructuración jerárquica y lógica de los
24
fondos, sub-fondos y series documentales que son producto de
las acciones, funciones o actividades de una Institución.
La Comisión tuvo
como base el
diagnóstico
archivístico
del
Departamento Archivo Histórico, en el que se dispone de un inventario de todo
el acervo documental custodiado por dicho archivo. Esto permitió conocer a
nivel macro, todo lo que a la fecha se resguarda en este centro de
información.
Se determinó que el sistema de clasificación, que mejor se adapta a las
necesidades de los archivos, es el orgánico. Por lo tanto, se acogió dicho
sistema respetando el organigrama de la administración pública del país y
toman como base la organización del sector público costarricense, elaborado
por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica en julio del
2001. Se observa que el cuadro de clasificación está compuesto por las
siguientes agrupaciones:
-
Poder Legislativo
-
Poder Ejecutivo
-
Poder Judicial
-
Organismo Electoral
-
Empresas Públicas Financieras
-
Empresas Públicas no Financieras
-
Instituciones Públicas de Servicios
-
Gobiernos Locales
Dentro de cada grupo se establecen los diferentes fondos, sub-fondos y
series y Sub-series documentales, en aquellos que los archivos disponen
como información. Pero, en razón de que en algunos casos estos archivos
custodian documentación que, por su naturaleza, no tiene cabida en la
anterior agrupación, se constituyeron los siguientes grupos para su ubicación:
25
-
Fondos Privados
-
Fondos Particulares
-
Organismos Internacionales
-
Colecciones
-
Protocolos
1.4.3. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística
Es una Norma para determinar un proceso de descripción Archivístico, con el
fin de identificar y explicar el contenido de los documentos de archivo y hacerlos
accesibles para todo aquel que tenga el derecho de consultarlos.
Es la elaboración de una representación exacta de la unidad de
descripción y en su caso, de las partes que la componen mediante la
recopilación, análisis, organización y registro de la información que
sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos
de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido
(ISAD G), Traducción del Ministerio de Cultura Madrid 2000)
La norma utilizada en Costa Rica es la versión española. Sus objetivos son:
-
Garantizar la elaboración descriptiva, coherente, pertinente y explícita.
-
Facilitar la recuperación de información sobre los documentos de archivo.
-
Compartir encabezamientos autorizados.
-
Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos
lugares en un sistema unificado de información.
Las normas ISAD (G) determinan la descripción multinivel, consistente en la
representación del contexto y la estructura jerárquica del fondo y las partes que lo
integran o dividen; pretende que en el nivel de fondo se proporcione la información
de las partes como un todo, y en los niveles inferiores y siguientes, se proporcione
sólo la información de las partes que se están describiendo. Como consecuencia, las
descripciones resultantes, se presenten en una relación jerárquica, desde las
descripciones del nivel más general, el fondo, hasta las descripciones del nivel más
particular.
26
La ISAD (G) menciona 4 niveles de unidades de descripción:
- Fondo
- Sub-fondo
- Serie
- Unidad documental compuesta
La definición de dicha norma para cada uno de estos niveles es:
Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o
soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona
física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones de productor.
Sub-fondo: Subdivisión del fondo. Consiste en un conjunto de documentos
relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la
institución u organismo que lo origina. Cuando esto no es posible, con agrupaciones
geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.
Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada sub-fondo tiene,
a su vez, tanto sub-fondo subordinado como sean necesarios para reflejar los niveles
de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada.
Serie: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada
(por ejemplo, tableta de barro, papiro, volumen encuadernado, pergamino, película,
cinta magnética)
Esta definición de serie que menciona las normas ISAD (G)
no corresponde
al uso que se le da en el Archivo Nacional, porque se entiende por serie:
Los
documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados
formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso
archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular o como
consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o
utilización.
27
Unidad documental: La unidad archivística más pequeña indivisible. Puede ser
simple o compuesta. Simple es aquella que está formada por un sólo documento o
pieza documental y materializa actuaciones únicas de la Administración. Compuesta
es aquella que tiene varios documentos y se puede llamar expediente.
Lo importante de este proceso, es que permite establecer los controles
necesarios para llegar al documento. Las reglas contenidas en estas normas sirven
de guía para la descripción de documentos especiales: sellos, registros, sonoros o
mapas.
Tenemos claro que la normativa se ha convertido en un proceso muy importante
para la descripción documental. “…Normalizar significa sujetar una realidad a unas
reglas partiendo de lo repetitivo para homogenizar. En definitiva supone elaborar
unas normas, resultado de un estudio previo realizado por
un colectivo, para
aplicarlas con carácter generalizado.” (Heredia, 1993, P. 73)
En este punto,
unificar criterios con respecto a determinadas materias
posibilita la utilización de un lenguaje común en un campo de actividades concretas.
Esta es la importancia de las normas internacionales.
1.4.4. Obras de Referencia
De las funciones más importantes del bibliotecólogo, está la de saber dónde y
cómo localizar la información para ofrecer un servicio de calidad. Por eso, son
importantes las obras de referencia, que permiten precisar el alcance de un término,
una definición, o una dirección entre otros temas, como un medio para orientar, guiar,
asesorar y ayudar al usuario para satisfacer su necesidad de información en forma
rápida, breve y exacta.
Pérez, (1983) define, obra de referencia es la que, por su
ordenamiento y la forma en que están tratados los temas,
es consultada para obtener una información determinada y no
para una lectura consecutiva y total. Están estructuradas de tal
28
forma, que no son obras para leer su contenido de principio a
fin, sino para consultar en ellas las páginas que al lector le
interesan.
En ellas se reúnen datos provenientes de diversas fuentes,
dispuestos de modo que puedan ser localizados fácil y
rápidamente. ( p. 25)
Las obras de referencia son para consultar dentro de la biblioteca ya que es
una remisión de un escrito a otro. Existen en diferentes formatos, en formato
impreso, formato electrónico, como el CD-ROM o electrónicamente en línea.
Independientemente de la forma en que están realizadas tienen sus ventajas y
desventajas. Según Bopp, Smith (2000)
El formato impreso tiene la ventaja de estar hechas
directamente para usarse por más de un usuario si es una
edición en varios volúmenes, ser predecibles en costo. Las
desventajas incluyen el espacio que se requieren para
almacenarlas y su actualización. Los micro formatos pueden
ahorrar espacio y ser actualizados con más frecuencia. Las
desventajas incluyen los costos del equipo y el mantenimiento,
los discos compactos permiten una búsqueda compleja, son
caros y lentos para buscar y variables en su finalidad de uso
ya que las interfaces no están normalizadas. (p. 204)
Las obras de referencia se componen de dos grandes grupos, según Pérez (1983)
Las que dan la información directa, tales como:
- Enciclopedias: Son obras que tratan de todas las ciencias y
artes.
- Diccionarios: Son todas las palabras de una ciencia o de
cualquier otro asunto, seguidas de su definición, ordenadas
alfabéticamente.
- Almanaques: Contiene los días del año con indicaciones
astronómicas, meteorológicas, anécdotas entre otros.
- Atlas: Este término se le da a una colección de mapas
geográficos.
- Directorios: Son listas de direcciones, guías telefónicas,
lista de instituciones, que aportan información concreta y
específica de ellas.
- Guías: Son libros de indicaciones, para dirigir y orientar a
su destino, lugar o información.
- Compendios: Obras que aportan en forma breve la
recopilación de temas de una misma materia.
Las que remiten a otras fuentes que contienen la información.
- Bibliografías: Una lista ordenada alfabéticamente de títulos
de obras, con su respectivo autor que tratan de un asunto.
29
- Catálogos: Comprenden una lista o registros de objetos,
sucesos ordenados, pueden ser bibliográficos, de libros, de
publicaciones periódicas, entre otros.
- Índices: Es una lista de los capítulos de una obra, catálogo o
fichero, que indica dónde puede encontrarse la información.
- Repertorios: Registro en que las materias están ordenadas
de manera que puedan encontrarse fácilmente. Como una
colección de obras de una misma clase o información sobre
un mismo asunto.
- Abstractos: Son los resúmenes o reseñas de los artículos,
aparecidos en revistas y trabajos técnicos o científicos más
importantes del mundo, facilitando así al investigador la
información básica para mantenerse actualizado en su campo
especifico y la referencia de su ubicación en caso de que le
interese la lectura completa del original. (p. 29)
El propósito de las obras de referencia es orientar al usuario, guiarlo hacia una
información, breve y precisa y llevarlo a una respuesta en un intervalo corto de
tiempo. El alcance de ellas es según la cobertura temática o cobertura geográfica y al
tipo de usuario a la que va dirigida. Por tal razón, el contenido de la obra debe ser
exhaustivo, que permita satisfacer la necesidad de información del grupo de usuarios
que tiene interés en consultarlos.
- Guías
Las guías como obras de referencia cumplen una función muy importante
dentro del contexto de dar una información rápida breve y exacta. Sirven de
orientación para la elección de un tema, lugar, trabajo, entre otros.
Es uno de los factores más poderosos para agilizar las consultas que el
usuario formula pues contribuyen activamente dirigiendo según información solicitada
En la actualidad el uso de las guías se ha extendido ampliamente y han
surgido diversos tipos, algunas de carácter general y otras especializadas en algunas
áreas, dispuestas en un orden determinado para facilitar las consultas, en las que se
sitúan los datos más importantes para su localización.
30
Existen varios tipos de guías, en las que Pérez (1983)
menciona algunas:
-
-
-
Guía de lectura: Son repertorios que sirven de
orientación a los bibliotecólogos, a los educadores y
lectores para la elección de libros de acuerdo con los
intereses de las personas.
Guía del lector: Algunas bibliotecas elaboran guías para
orientar sobre el uso de los libros y de las colecciones
de las bibliotecas, contienen información acerca de la
institución, de los servicios que presta y como hacer
uso de estos servicios.
Guías turísticas: Dan información general sobre
diversos aspectos relacionados con el país, de los
hoteles y sitios para visitar. (p. 47)
Relacionado al tema que nos ocupa la definición de guía general de archivos
según Arévalo (2003) significa:
Instrumento de consulta que proporciona información
acerca de los fondos y colecciones de un archivo. De
acuerdo con la Norma Internacional de Descripción
Archivística, ISAD(G) debe contener los siguientes
datos: Nombre del archivo y clave asignada, desarrollo
histórico cintas de video, etcétera, estado de
organización, descripción y conservación, si tiene
restricciones para su consulta, otros fondos que se
relacionan con el estudiado, además se consignarán
servicios que ofrece el archivo, datos generales
(nombre del responsable, horarios y condiciones de
consulta, domicilio, teléfono y correo electrónico) del
archivo, mención de los fondos y colecciones con que
cuenta, proporcionando por cada uno de ellos los
siguientes elementos: síntesis histórica, asuntos o
materias que trate, fechas extremas, volumen metros
lineales, cajas, fotografías.
Después de mencionar algunos ejemplos de guías, las cuales son un punto de
partidas para las investigaciones, se puede decir que las guías dentro del contexto
referencial son un instrumento muy útil para el profesional de la información para
satisfacer las diversas necesidades que el usuario pueda formular.
31
2. PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA PRÁCTICA
2.1.
Objetivos de la práctica
2.1.1. Objetivo general:
Elaborar un diagnóstico entre los usuarios, que aporte información
sobre las facilidades de acceso a la documentación existente en el
Archivo Nacional de Costa Rica.
- Objetivo específicos:
-
Investigar las fuentes de información disponibles en el Archivo
Nacional.
-
Conocer cómo está organizada la información en sus
diferentes
archivos y procesos.
-
Investigar las herramientas existentes en la organización de la
información del Archivo Nacional.
-
Identificar el tipo de necesidades que presenta el usuario al
consultar la información existente en el Archivo Nacional.
-
Observar la forma cómo el usuario accede a la información.
32
2.1.2. Objetivo General:
Realizar una obra de referencia impresa, sobre los documentos que
custodia el Archivo Nacional de Costa Rica.
- Objetivos específicos:
-
Diseñar la estructura de la obra de referencia, su alcance y su
pertinencia considerando las necesidades de los usuarios.
- Describir la información que tienen los Fondos, sub-fondos, series.
Y Sub-series del Archivo Histórico, Archivo Intermedio y Archivo
Notarial del Archivo Nacional de Costa Rica para el diseño de la
obra de referencia.
- Realizar un índice alfabético de fondos, Sub-fondos, Series y Subseries.
- Elaborar en forma escrita y digital la memoria y la obra de
referencia del trabajo final de graduación.
- Divulgar la obra de referencia por diferentes medios posibles.
33
2.2.
Organismo donde se realiza la práctica
EL Archivo Nacional de Costa Rica, actualmente es una institución pública
desconcentrada, adscrita al Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Está
constituido por seis departamentos que despliegan información muy valiosa para el
costarricense a saber:
-
Departamento del Archivo Notarial
-
Departamento Servicios Archivísticos Externos
- Archivo Intermedio
-
Departamento de Conservación
-
Departamento Archivo Histórico
- Biblioteca del Archivo Nacional
-
Departamento Administrativo Financiero
-
Departamento Cómputo
Sin embargo, sólo tres de estos archivos suministran información al público
(Archivo Histórico, Archivo Intermedio y el Archivo Notarial) los cuales se describirán
en esta guía, cómo se divide cada uno de ellos; fondos, sub-fondos y series. Cabe
destacar que no todos los fondos tienen estas divisiones. Algunos se quedan
exclusivamente en sólo fondos, con kilómetros de documentos. Por ejemplo el
Complementario Colonial: 1517-1821 del Archivo Histórico, tiene un volumen de 20.7
metros lineales de documentos. En ellos, el usuario encontrará asuntos o temáticas,
entre las cuales predomina el comercio, esclavitud, tributos, indígenas, pena de
muerte, agricultura, junta de hacienda y guerra, entre otros, lo que corresponde al
período colonial y unos años después de la colonia.
En su totalidad, esta institución custodia aproximadamente 18 kms lineales de
documentos públicos y privados, que datan de 1539, hasta hoy. Son documentos
textuales, cartográficos, y audiovisuales con información útil. Además, ofrece un
34
aporte científico en el conocimiento de la historia de Costa Rica, procura ser un
centro difusor de la cultura en el país.
El Archivo Nacional se eligió, como tema de interés por las autoras de este
trabajo, por ser una entidad que enriquece y preserva el patrimonio nacional en el
rescate, organización, facilitación, y conservación de toda la documentación de Costa
Rica.
2.3.
Distribución del tiempo de trabajo
Esta práctica tuvo dos actividades:
- Una primera actividad de corte ordinario
- Una segunda actividad de corte innovador
Las dos actividades se desarrollaron paralelamente desde el año 2003 hasta el
año 2006. Las tablas a continuación detallan la forma en que las actividades se
desarrollaron.
35
Distribución del tiempo de trabajo de la actividad ordinaria
2003
Actividades
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
Revisión de los
x
objetivos de la
investigación
Revisión de
x
x
literatura
Visitas al Archivo
x
x
x
x
Nacional
Solicitud de
x
autorización de la
Institución
Presentación de
x
tema
Presentación del
x
anteproyecto
2004
Actividades
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
x
x
x
Desarrollo de la
revisión literaria
x
x
Elaboración de
cuestionarios
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Revisión de
documentación
del Archivo
Nacional
x
x
Observación de
procesos
x
Entrevistas con
funcionarios del
Archivo Nacional
x
x
Recolección de la
información de
los cuestionarios
x
x
x
x
x
Análisis e
interpretación de
la información
x
x
x
Diseño de la obra
de referencia
36
2005
Actividades
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Revisión de
documentación
del Archivo
Nacional
x
x
x
x
x
Diseño de la obra
de referencia
2006
Actividades
Revisión de
documentación
del Archivo
Nacional
Defensa de la
Práctica
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
x
x
x
x
x
37
Cronograma de la Actividad Innovadora
2004
Actividades Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
x
x
x
x
Visitas
al
x
x
x
x
x
x
Archivo
Nacional
para
recolectar la
información
x
x
x
x
x
x
Trascripción
x
x
x
x
de
información
x
x
x
x
x
x
x
x
Revisión y
x
x
x
x
x
x
x
corrección
de la
información
trascrita
2005
Actividades Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
x
x
x
x
Visitas al
x
x
x
x
x
x
Archivo
Nacional
para
recolectar la
información
x
x
x
x
x
x
Trascripción
x
x
x
x
de
información
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Revisión y
x
x
x
x
x
x
x
x
corrección
de la
información
trascrita
x
x
x
x
Elaboración
x
x
x
x
de índice y
tabla de
contenido
38
2006
Actividades Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
Elaboración
x
x
de índice de
fondos
x
Acabado de
la obra
x
x
x
Revisión de
la guía
x
Presentació
n de la
práctica
x
x
Preparación
para la
defensa de
la práctica
39
2.4.
Metodología para la realización de la “actividad ordinaria”
2.4.1. Tipo de investigación
El tipo de investigación realizada tiene un carácter exploratorio descriptivo,
porque incursiona en un aspecto novedoso de presentación de la información, se
ayuda de otros elementos para la generación de nueva información, mediante la
aplicación de entrevistas y cuestionarios, para ubicar información que describe las
necesidades y otros aspectos de los usuarios.
De acuerdo con Tamayo y Tamayo (1985) una investigación es descriptiva cuando:
“Comprende una descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza
actual, composición o procesos de los fenómenos, trabaja sobre realidades de hecho
y su característica fundamental es la de presentarnos una interpretación correcta.”
(p. 35)
Esta investigación,
también se compone de otra técnica denominada
sistematización documental, la cual es utilizada en bibliotecología puesto que las
fuentes que se utilizan para la realización de la guía, son documentos primarios,
según Gallardo (1998) “La investigación es documental si sus fuentes primarias de
información están constituidas por documentos (bibliográficos, iconográficos,
fonográficos), es decir si la información básica
con que se trabaja ha sido
previamente recolectada o levantada e impresa.” (p. 170)
40
2.4.2. Fuentes y sujetos de información
2.4.2.1.
Fuentes de Información:
Las fuentes de información son los materiales bibliográficos: libros, revistas,
tesis; material
electrónico:
discos
compactos,
base
de
datos,
ficheros
y
primordialmente los archivos o documentos archivísticos y todas aquellas fuentes
que enriquezcan la investigación y la conceptualización de la revisión literaria. Este
material servirá para conocer situaciones actuales de la práctica, alimentar el
conocimiento sobre Archivos Nacionales, el funcionamiento del Archivo Nacional de
Costa Rica, para ofrecer un trabajo de calidad expresado en la “Guía de la
información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica”.
2.4.2.2.
Sujetos de información:
1. Funcionarios y jefes encargados de los diferentes Departamentos
Ocho funcionarios del Archivo Nacional, (Jefe de cada departamento y
encargados de la atención a usuarios) brindaron
información pertinente de los
diferentes Departamentos de la Institución logrando el alcance requerido en la
práctica.
2. Usuarios
La opinión de los diferentes usuarios, fue dada a través de un cuestionario, lo
que permitió analizar
la facilidad de acceso a los documentos disponibles del
Archivo Histórico, Intermedio y Notarial.
Con base en las estadísticas de usuarios que ingresan a la Institución y con el
propósito de realizar un análisis cuantitativo y cualitativo de usuarios / as que visitan
el Archivo Nacional, se obtuvo un número para la muestra. Alrededor de 100.000
41
usuarios al año visitan el Archivo Nacional de los cuales un 50% van a dejar índices
y protocolos notariales. Esto da un promedio aproximado de más de 4.000 usuarios
por mes (según Memoria 2002-2003 del Ministerio de Cultura Juventud y Deportes),
información
con la cual se trabajo posteriormente, para elaborar un número
aproximado de muestra, la cual se
aplicó en el mes de marzo y abril del 2004. El
instrumento que se aplicó fue el cuestionario, en el que se analizó la opinión en
cuanto al acceso, servicios y necesidades entre otros, que sirvió para diseñar la
estructura de la guía.
2.4.2.3.
Descripción de instrumentos:
Para realizar un trabajo integral, se utilizaron diferentes instrumentos según el
tipo de información.
A continuación se presentan algunos detalles del cuestionario aplicado a los
usuarios
1- Cuestionario
Es un instrumento que permite recuperar información sobre el acceso al acervo
documental, se diseñó y explicó al usuario del Archivo Nacional. Su propósito fue
determinar el conocimiento y necesidades que tienen los usuarios, de la información
que conserva el Archivo Nacional.
La información obtenida es parte del apoyo con que se contó para el diseño de
la guía, además contribuyó en el logro de los objetivos de la investigación.
Este cuestionario estuvo
constituido por 4 módulos para un total de
16
preguntas de respuesta abierta y cerrada. La información solicitada fue la siguiente:
A. Datos personales
B. Frecuencia de visitas al Archivo Nacional
42
C. Mecanismos de búsqueda de Información
D. Opinión del usuario
Una vez elaborado el cuestionario se procedió a su prueba. Se entregaron
600 cuestionarios y se recogieron 205 que se considero suficiente tomando en
cuenta el promedio diario de usuarios; se codificó y se procesó en Excel. De los
resultados obtenidos se generaron decisiones para el diseño de la guía.
(Anexo # 3)
2- La entrevista
La entrevista se concibe según Barrantes (2001) como: “un instrumento muy
importante ya que es una conversación entre dos personas, el entrevistador y el
entrevistado”. ( p. 98)
En este caso la entrevista fue de tipo semi-estructurada. Dicho instrumento se
aplicó a los encargados de los diferentes Departamentos de la institución, con el fin
de recolectar más información sobre el Archivo Nacional, sobre servicios, funciones,
tipos de materiales, políticas, información que allí se custodia, entre otros. Este
instrumento está constituido por 11 preguntas.
(Anexo # 4)
3- La observación
Una guía de observación se utiliza con el propósito de captar diferentes
aspectos del fenómeno. En este caso, utilizando una hoja de cotejo se observaron
los procesos y servicios intangibles y tangibles que ocurren entre el archivista y el
usuario, en el momento de solicitar el servicio para determinar la complejidad o
facilidad del acceso a la información. Esta hoja de cotejo incluye ocho opciones
como guía, que permitió transcribir en forma estructurada lo que se observó.
(Anexo # 5)
43
2.4.3. Tabla de variables
Se definió con base en el planteamiento de los objetivos específicos, del primer
objetivo general, las variables, su definición conceptual, definición operacional
e
instrumentos por utilizar para la realización de la práctica.
OBJETIVOS
* Investigar
las fuentes
de
información
disponibles
en el
Archivo
Nacional.
VARIABLE
* Fuentes de
información
DEFINICIÓN
CONCEPTUAL
Fuentes de
información: son
los materiales o
productos,
originales o
elaborados, que
aportan noticias o
testimonios por
medio de los
cuales se accede
al conocimiento.
DEFINICIÓN
OPERACIONAL
Para efectos de
este estudio, la
disponibilidad de
las fuentes de
información se
investigaron de
acuerdo con los
indicadores:
INSTRUMENTACIÓN
Guía de la
entrevista
Pregunta # 1,
# 3, # 4, # 6 y
#9
- Disponible
- No disponible
- Si el 90%
información está
disponible,
significa que el
usuario tiene
acceso a la
mayoría de la
documentación.
- Si el 10% o
menos de la
información no
está disponible,
son restringidas, el
usuario tiene poca
restricción de
acceso a la
información.
44
OBJETIVOS
VARIABLE
DEFINICIÓN
CONCEPTUAL
DEFINICIÓN
OPERACIONAL
INSTRUMENTACIÓN
* Conocer
cómo está
organizada
la
información
en sus
diferentes
archivos y
procesos.
*Organización La organización
de la
de la información
información
es una actividad
estratégica para
el éxito de los
centros de
información, la
cual es un
elemento clave
en la gestión del
conocimiento que
se construye a
partir de la
información
recibida.
Para evaluar la
organización de la
información se
tomó como guía el
cuadro de
clasificación de
cada uno de los
tres
departamentos:
Archivo Histórico
Archivo Intermedio
y Archivo Notarial
Guía de la
entrevista
Pregunta # 2
* Investigar
las
herramientas
existentes
en la
organización
de la
información
del Archivo
Nacional
*Herramienta
s existentes
en el Archivo
Nacional
Los mecanismos
utilizados para
organizar la
información son:
Guía de la
entrevista
Pregunta # 5
y # 11
Herramientas:
Medios que se
utilizan para
normalizar y
ordenar la
información
sujeta a reglas.
- Normas ISAD (G) Guía de
observación
-Ley del archivo
punto 8
Nacional
Guía del
-Organigrama de
Cuestionario
la administración
apartado C
Pública elaborado pregunta #1 y
por el Ministerio de # 2
Planificación
Nacional
45
OBJETIVOS
VARIABLE
* Identificar
*Necesidades
el tipo de
del Usuario
necesidades
que presenta
el usuario
al consultar
la
información
existente en
el Archivo
Nacional.
DEFINICIÓN
CONCEPTUAL
Necesidades del
Usuario: Son
todos aquellos
mensajes y textos
informativos
especializados
que son
expresados o
potencialmente
requeridos por el
usuario para
hacer frente a su
realidad. Ello
puede incluir
tanto una
solución
determinada de
resolución de
problemas como
el interés
personal por
ampliar y
actualizar su
conocimiento,
independienteme
nte de algún
problema
especial.
DEFINICIÓN
OPERACIONAL
Para evaluar esta
variable, se
determinó
identificar las
necesidades del
usuario en el uso
de la información,
con una
respuesta cerrada,
afirmativa o
negativa al utilizar
las acepciones:
-Si - -No
-Si el 75% o más
de los
encuestados
indica que sí
conoce el tipo de
información que
ofrece el Archivo
Nacional, se
demuestra que
estos usuarios
saben donde
satisfacer sus
necesidades de
información.
- Sí el 25% o
menos de los
encuestados
indican que no
conocen el tipo de
información que
ofrece el Archivo,
se demuestra que
hay cantidad de
usuarios no saben
dónde satisfacer
sus necesidades
de
Información.
INSTRUMENTACIÓN
Guía del
cuestionario
apartado B
preguntas #3
y #4
Apartado C
pregunta #3
Guía de
observación
punto 1
46
OBJETIVOS
VARIABLE
* Observar la * Acceso a la
forma cómo Información
el usuario
accede a la
información.
DEFINICIÓN
CONCEPTUAL
Acceso a la
información:
autorización que
obtiene el usuario
en relación con el
ingreso a los
archivos,
registros y
documentos
DEFINICIÓN
OPERACIONAL
INSTRUMENTACIÓN
Para determinar la
forma de acceder
a la información,
esta se midió de
acuerdo con los
indicadores:
Guía de la
entrevista
pregunta # 5
- Automatizada
- Manual
- Si el 70 % o más
de los
encuestados
prefieren la base
de datos
automatizada,
indica que
prefieren acceder
a la información
por medio de una
herramienta
electrónica y no
manualmente,
ambos estilos
permiten una
descripción
definida del
acceso que se
tiene a la
información.
El 30% que utiliza
la forma manual
es un número
significativo para
tomar en cuenta,
en la medida que
hace que se
recargue el trabajo
a los funcionarios.
No es un usuario
independiente.
Guía del
cuestionario
apartado C
pregunta #1 y
#2
Guía de
observación
puntos 1, 3,
4, 7
47
2.4.4. Aspectos metodológicos de la actividad ordinaria
Es pertinente señalar que los resultados de este proceso, cuestionario,
entrevista y observación, corresponden a los objetivos específicos planteados. Según
se anotan a continuación:
- Investigar las fuentes de información disponibles en el Archivo Nacional.
- Conocer cómo está organizada la información en sus diferentes archivos y
procesos.
- Investigar herramientas existentes en la organización de la información del
Archivo Nacional.
- Identificar el tipo de necesidades que presenta el usuario, al hacer uso de la
información existente en el Archivo Nacional.
-
Observar la forma cómo el usuario accede a la información.
Estos objetivos vinculan el segundo propósito mayor de este proyecto, que
consiste en realizar una obra de referencia impresa, en forma de guía, sobre los
documentos que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica.
La finalidad de este estudio fue obtener las percepciones y opiniones de los
usuarios del Archivo Nacional, acerca de las necesidades de información y apoyarse
en los resultados obtenidos para fundamentar la incuestionable utilidad de esta guía
para los usuarios del Archivo Nacional.
48
2.4.4.1.
Población y muestra
Se recogieron un total de 205 cuestionarios, entre los usuarios del Archivo
Nacional, de los cuales se obtuvieron datos relacionados con el acceso, búsquedas,
necesidades y demandas de información. (Anexo #3)
La entrevista se aplicó a los funcionarios que tienen relación con los usuarios
y a los encargados de cada uno de los Departamentos en estudio: Archivo Histórico,
Archivo Intermedio y Archivo Notarial, con el objetivo de recabar información en
aspectos tales como servicios, funciones, disponibilidad y tipos de documentos que
ahí se custodian. (Anexo #4)
Para la observación se elaboró una hoja de cotejo que permitió tener en
forma estructurada, lo que se observaría, y así conocer la dinámica del usuario
desde el momento en que, solicita información, la seguridad que tiene en el uso de la
base de datos, el tiempo de duración de la búsqueda, el interés del archivista por el
usuario e instrumentos que utiliza éste para facilitar los documentos. (Anexo #5)
2.4.4.2. Cronograma de Recolección de Información
Para aplicar los cuestionarios en esta prueba, se trabajó de la siguiente forma.
2.4.4.3.
Cuestionario
El cuestionario se aplicó en un período de dos meses, (marzo- abril del
2004) un día a la semana en diferentes horas. El grupo de encuestados, estuvo
constituido por 600 usuarios, sin embargo solo 205 se recolectaron, lo que equivale
a un 5% de usuarios mensual, que es una muestra aproximada.
49
Tabla de visitas al Archivo Nacional, para pasar los cuestionarios a los usuarios
CUESTIONARIOS
30
30
30
30
30
30
25
Total: 205
FECHA
12/03/04
17/0304
25/03/04
2/04/04
8/04/04
14/04/04
20/04/04
HORA
10 a.m
12 m.d
2 p.m
10 a.m
10 a.m.
12 p.m.
2 p.m.
RESPONSABLES
Lilliam
Sara
Lilliam y Sara
Lilliam
Sara
Lilliam
Sara y Lilliam
Se efectuó una prueba “pretest” a 10 usuarios, que permitió valorar posibles
errores en su confección como alertar al encuestado que el cuestionario tenía más
preguntas en la parte de atrás y subtitular la última parte del cuestionario “para uso
de oficina” y evitar así que llenaran este espacio.
El cuestionario tuvo una duración promedio de 5 minutos. Algunos no lo
devolvían, por lo que fue necesario entregar más,
para
obtener 205.. Este
cuestionario se dividió en cuatro secciones que brindaron información sobre los
siguientes aspectos:
-
Datos personales
-
Visitas al Archivo Nacional
-
Búsqueda de información
-
Opinión del usuario
Cada sección consta de dos a cinco preguntas algunas cerradas y otras
abiertas; con estas variables se pretendió medir la opinión de los usuarios sobre
diferentes temas. (Anexo #3)
50
2.4.4.4.
La entrevista y la observación
La elección de la entrevista y la observación, en su condición de instrumentos
de recolección de información, se fundamentan en que permiten llevar a cabo gran
parte de la investigación que se requiere para conocer el acervo documental del
Archivo Nacional y así, probar de manera efectiva que la guía propuesta en esta
práctica supervisada es de utilidad.
Las entrevistas se realizaron en término de un mes. Fue semiestructurada de
11 preguntas. La realización de este proceso se efectuó por medio de grabación y
transcrito posteriormente. (Anexo #4)
La entrevista permitió conocer diferentes aspectos:
En
-
Documentación que alberga el Archivo Nacional
-
Organización de la información
-
Materiales que prestan
-
Restricción de información
-
Instrumentos con que cuentan
-
Colecciones especiales
-
Información que brinda cada departamento
-
Quienes dan el servicio
-
Automatización de información
cuanto a la observación, al igual que con el cuestionario se realizó en
término de dos meses, un día a la semana en diferentes horarios, la hoja de cotejo
enfocó 8 diferentes aspectos, que permitió realizar un registro visual. (Anexo #5)
Los puntos observados fueron:
-
Conducta del usuario
-
Actitud del usuario ante la información
-
Tiempo de localización de la información
51
-
Manejo del equipo
-
Papel del archivista
-
Frecuencia de ingreso de usuarios
-
Agilidad en obtención de información
-
Proceso de ayuda del archivista
Esta información permitió observar la dinámica del usuario frente al sistema
información vigente.
2.4.5.
Análisis y resultados del diagnóstico
El diagnóstico presenta el producto integrado de los resultados obtenidos de la
aplicación de los tres instrumentos, lo que permite tener una visión general de la
importancia de elaborar la guía según los objetivos previstos en esta investigación.
A continuación se exponen los datos referentes a las características
sociodemográficas de los entrevistados y con respecto a ellos tenemos:
2.4.5.1.
¿Quiénes son los usuarios/ as?
El propósito de elaborar un perfil, en este caso de carácter sociodemográfico, es
conocer
a los usuarios que visitan el Archivo Nacional. En relación con ello
observamos que la mayoría son de nacionalidad costarricense, aunque quizás por la
época
en que se aplicó el cuestionario (marzo, abril) hubo poca afluencia de
extranjeros. Este dato, se detectó por medio de la pregunta N° 1 de la sección datos
personales del cuestionario.
Según la muestra estudiada de cada 10 personas entrevistadas 6 pertenecen al
sexo masculino y los 4 restantes al femenino.
52
La población estudiada abarca edades diferentes. La mayoría es población
joven, de 18 a 39 años y se da una concentración mayoritaria entre los grupos de 18
a 28 años y 29 a 39 años de edad (68%) el resto supera los 40 años de edad (32%)
El 57% reporta no tener una carrera profesional. Algunos son estudiantes
universitarios o de secundaria, la otra parte restante (43%), tienen un titulo
universitario. Todos ellos visitan constantemente el Archivo Nacional en busca de los
recursos y servicios que ahí se brindan. Se entiende por profesional al que ostenta
un título universitario.
Además, en la entrevista que se realizó, al preguntar sobre el tipo de usuario
que visita el Archivo Nacional se confirmó que el perfil es muy variado. Generalmente
asisten especialistas, abogados, extranjeros interesados en alguna información, sea
notarial o histórica, estudiantes de grados avanzados o profesionales en Historia,
Antropología, Arquitectura, según el área de su interés. También, hay visitantes no
especialistas, que tienen afición por la genealogía y de vez en cuando asisten
personas que les gusta la historia, pero en general, el público que lo visita tiene
formación académica.
53
CUADRO # 1
Distribución porcentual de las y los usuarios según variables
Sociodemográfica
N = 205
Categoría
Porcentaje
Nacionalidad
Costarricense
Extranjero
100
91
9
Sexo
Femenino
Masculino
100
40
60
Edad
18 a 28 años
29 a 39 años
40 a 50 años
50 y más
100
20
48
18
14
Nivel Académico
Profesionales
Estudiantes
otros
100
43
49
8
Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)
54
Necesidades que presentan los usuarios/ as
El cuestionario incluyó algunas preguntas fundamentales: la frecuencia de
visitas, cuantas en un año, si conocen la información que el Archivo Nacional ofrece.
Esto para determinar si la persona habla con propiedad ya que conoce el sistema del
Archivo Nacional, y aquel o aquella que asiste con menor frecuencia se encuentra un
poco desubicado. Analizando el gráfico # 1 se puede observar que una gran mayoría
de usuarios visitan más de una vez
el Archivo Nacional. Este dato se detectó por
medio de la pregunta #1, del apartado B. del cuestionario. Es una minoría la que
menciona que visita el Archivo ocasionalmente.
La percepción general es que 7 de cada 10 entrevistados, consideran que sí
visitan con frecuencia el Archivo Nacional.
GRÁFICO # 1
Archivo Nacional
Visita con frecuencia el Archivo Nacional
NO
29%
SI
71%
Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)
55
Es muy interesante el resultado que muestra el diagnóstico, en el gráfico # 2
puede observarse que 6 de cada 10 usuarios visitan el Archivo Nacional 3 o más
veces al año. Los restantes, un 12% frecuentan al menos 2 veces por año y un 20%
lo hace una vez por año y un 9% no recuerda, lo que muestra que 9 de cada 10
usuarios visitan al menos una vez por año el Archivo Nacional. La mayoría regresa
varias veces porque encuentran información valiosa que no es posible rescatar en
una sola sesión.
GRÁFICO # 2
Archivo Nacional
En un año cuántas veces visita el Archivo Nacional
no recuerda
9%
Una vez
20%
Dos veces
12%
Tres o m ás
veces
59%
Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)
56
En relación con el gráfico # 3 se aprecia que
un 77% de los usuarios
manifiesta conocer la riqueza de información que les brinda el Archivo Nacional. Sin
embargo, mediante expresiones de ellos, ese conocimiento se refiere más bien a una
idea general, que el cuestionario no profundizó.
Hay un remanente de un 23% que manifiesta que no conoce la información.
No se previó una pregunta adicional que pudiera ampliar esta razón. Sin embargo,
“la entrevista” contenía una pregunta ( # 1) ¿Qué tipo de documentos alberga el
Archivo Nacional? La respuesta
permitió conocer
el tipo de documentos que
custodia esta institución, los cuales son de mucha importancia para la historia del
país, como: expedientes judiciales, legislativos, protocolos notariales, certificaciones,
escrituras,
testamentos,
correspondencias,
presupuestos,
planos,
proyectos,
fotografías, libros de actas, decretos y multiplicidad de papelería como recibos,
telegramas, cartas y otros. El 23%, es un porcentaje significativo. La guía ayudará
para estar al tanto de la información que ofrece el Archivo Nacional.
La pregunta #3 de la entrevista ¿Qué tipo de Documentos se facilitan en
calidad de préstamo en el Archivo Nacional?. Los funcionarios coinciden en que se
prestan algunos documentos siempre y cuando estén en buenas condiciones y no
tenga ningún tipo de restricción, como son los expedientes judiciales. Estos se
prestan fuera de la Institución, si una alcaldía lo requiere para ampliar su información,
pero con normas, reglamentos del caso y una buena justificación para salir.
Los demás documentos se utilizan en la sala. Algunos son de acceso
restringido
como por ejemplo, los expedientes de pacientes del hospital Blanco
Cervantes, expedientes clínicos, las boletas de censos que tienen datos personales
de la población, expedientes judiciales, documentos privados donados por Doña
Virginia Zúñiga Tristán, ella misma especificó que se abrieran dentro de veinte años
en el año 2025. Se desconoce qué contiene. Hay un fondo privado con información
de investigaciones científicas sobre voltajes, arqueología, comunicación, que se
llama fondo Fidel Tristán, que se puede prestar, sólo con el visto bueno de un
57
depositario, en este caso, del jefe de sismología del ICE. Además, hay documentos
que por proteger la vida privada de las personas son de acceso restringido.
Lo expuesto anteriormente muestra que un 5% de la documentación que tiene
el Archivo Nacional es de acceso restringido. Información que el usuario desconoce
por la reglamentación que tiene el Archivo Nacional respecto a esta información
GRÁFICO # 3
Archivo Nacional
Conoce el tipo de Información que ofrece el Archivo
NO
23%
SÍ
77%
Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)
58
El Archivo Nacional cuenta con seis Departamentos. Los que dan el servicio
de información y que se incluirán en la guía, son: Histórico, Intermedio y Notarial.
Para efectos de esta pregunta se ofrecieron alternativas al usuario, incluyendo la
Biblioteca del Archivo Histórico. Según se puede observar en el gráfico # 4
el
Archivo más visitado, resultó ser el Archivo Notarial, seguido del Archivo Histórico.
En este sentido 6 de cada 10 entrevistados visitan el Archivo notarial. Si bien
la Biblioteca pertenece al Archivo Histórico, se pude decir que un total de 4 de cada
10 entrevistados visitan el Archivo histórico.
Se debe aclarar que del 63% que visitan el Departamento Notarial, no todos
consultan documentos, sino que hacen entrega de índices y protocolos.
GRÁFICO N° 4
Archivo Nacional
Departamento más visitado
Intermedio
0%
Notarial
63%
Biblioteca
17%
Histórico
20%
Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)
59
Forma de acceso a la información
Presentados los datos anteriores se procedió a analizar los aspectos que se
refieren al acceso de la información, de acuerdo con el objetivo específico, “Describir
la forma cómo el usuario accede a la información”. Al respecto, el cuestionario
contempló una serie de preguntas que permitió percibir las preferencias y las formas
de acceso que utilizan los usuarios/ as en la búsqueda de información.
El gráfico N° 5 revela que el 83% de los usuarios prefieren preguntar al
personal del archivo. Al consultar ¿por qué prefiere esta modalidad? Señalan las
siguientes razones: más confianza, ahorro de tiempo, la base de datos es muy lenta,
además, señalan que el equipo que tienen al servicio del público es muy viejo.
Con la observación, se confirma que la mayoría de usuarios recurre a la
referencista para obtener información con más facilidad. Se percibió que solicitan a la
referencista que les explique el uso de la base de datos automatizada, por lo difícil
que les resulta la búsqueda y el tiempo que les toma para conseguir la información,
si no conocen bien el manejo del programa. Además, el Archivo brinda catálogos
para que se guíen.
Se observa en el Archivo Notarial, que el proceso es rápido, cuando se trata
de entrega de documentos.
En el Archivo Intermedio el proceso es más lento porque los usuarios solicitan
certificaciones, constancias entre otros, que no se pueden dar de inmediato, debido
a que tienen que investigar antes de entregarlas.
Basados en el contexto anterior se determina que la guía es una necesidad
sentida, un elemento eficaz en la búsqueda de información.
60
GRÁFICO N° 5
Archivo Nacional
Preferencia de búsqueda de información
cons ulta BD
14%
otros
3%
Pregunta al
pers onal
83%
Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)
61
En el gráfico # 6 se refleja las opiniones sobre la pregunta; “¿Encuentra la
información que busca?”, 7 de cada 10 opinan que es fácil porque encuentran muy
cómodo el programa y localizan lo que buscan. Aparte de esto, ambas partes opinan
que la búsqueda es lenta, dependiendo de lo que investiguen. En este sentido una
guía seria excelente, ya que vendría a reforzar y facilitar la búsqueda de información
a ese 49 % de usuarios a quienes se les complica un poquito la búsqueda.
GRÁFICO N° 6
Archivo Nacional
Búsqueda en la base de datos
Difícil
49%
Fácil
51%
Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)
62
El gráfico # 7 refleja los datos a la pregunta # C. 3 del cuestionario al respecto
la mayoría de usuarios señaló que encuentra la información deseada. Lo ideal sería
que todos encontraran la información que buscan. La guía pueda ayudar a que esto
sea una realidad, reforzando las herramientas con que cuenta el archivista.
GRÁFICO N° 7
Archivo Nacional
Encuentra La Información que busca
no
29%
sí
71%
Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)
63
Utilidad de la guía
Considerando la evaluación de los aspectos anteriores como son, tipos de
usuarios,
acceso,
necesidades,
búsqueda,
entre
otros.
Un
planteamiento
fundamental de este diagnóstico consistió en conocer por parte de los respondientes
qué utilidad e importancia, tendrá la propuesta de una guía impresa que contenga la
información que custodia el Archivo Nacional.
Al respecto, es impactante encontrar los resultados que señala el gráfico # 8.
Refleja que 9 de cada 10 respondientes consideraron que una guía impresa que
contenga la información que custodia el Archivo Nacional, puede ser muy útil para la
búsqueda de información general. Al preguntarles ¿Por qué?, Respondieron: que un
medio escrito tiene una descripción más manejable para consultar en cualquier
momento y en cualquier lugar.
GRÁFICO N° 8
Archivo Nacional
Una Guía impresa puede ser útil para la búsqueda de información
No
9%
Sí
91%
Fuente: Cascante, S., Villalobos, L., (2004)
64
2.4.6.
Conclusiones del diagnóstico
Con el afán de presentar un diagnóstico que pudiera reflejar los procesos de
acceso a la información, se muestra los resultados de tres diferentes instrumentos
aplicados a dos tipos de población, usuarios y funcionarios.
Con respecto a los usuarios, el proceso de observación permitió identificar la
frecuencia del ingreso, dinámica del usuario y métodos utilizados para la búsqueda
de información.
Se observó en el funcionario, el apoyo que brinda y los instrumentos que
utiliza para brindar el servicio. En recepción hay una persona atendiendo las
múltiples solicitudes de usuarios, siempre dispuesta a brindar ayuda a quienes lo
requieran, permitiendo ver la necesidad de más personal en esta área.
El tiempo de duración en la búsqueda de información depende mucho de la
complejidad de la información requerida. Por ser una base de datos muy extensa,
es lenta, sin embargo el apoyo del archivista siempre está latente.
La entrevista se realizó solo a los funcionarios y permitió recabar información
que sirvió de apoyo para la realización de la Guía de la información que custodia el
Archivo Nacional de Costa Rica. Se pudo conocer algunos aspectos importantes en
relación a la información que alberga el Archivo Nacional, documentación con un
valor científico cultural según el departamento a que pertenece, Archivo Histórico,
Archivo Intermedio y Archivo Notarial. Documentos que están organizados por
fondos, sub-fondos, series y sub-series de los cuales aproximadamente un 5% es de
acceso restringido.
65
Esta documentación se encuentra en colecciones cerradas, se presta
únicamente a sala. Existe solo una sala de consulta para los 3 departamentos que
esta en el Archivo Histórico.
No se puede mencionar cuales son los documentos predominantes, porque
eso es muy relativo, sin embargo existe un programa de documentos esenciales que
en caso de emergencia se sabe cuales son, para poder rescatarlos como por
ejemplo: Constituciones políticas, tratados internacionales, colección de Cartago
porque en ella se refleja el origen de Costa Rica.
Con respecto al cuestionario, los datos personales, permitió tener una visión
del perfil de usuario, el cual es muy variado, la mayoría son Costarricenses, de sexo
masculino, personas jóvenes entre 18 y 39 años.
Con relación a la frecuencia de visitas se elaboraron 2 gráficos que apoyaron
ésta gestión, demuestran que la mayoría
son usuarios frecuentes del Archivo
Nacional, (71%) y que opinan con conocimiento de la Institución. Existe un 23% de
usuarios que no conoce el tipo de información que ofrece el Archivo Nacional a
quienes esta Guía le ayudará a estar al tanto de la documentación que alberga esta
Institución.
En cuanto a la búsqueda de información y apoyados en la observación, se
confirma que la mayor parte de usuarios recurren a la referencista para obtener
información (83%) por más facilidad,
sienten mas confianza y quieren ahorrar
tiempo. Se percibió que solicitan que les explique el uso de la base de datos
automatizada, por lo difícil que les resulta la búsqueda y el tiempo que les toma para
conseguir la información, si no conocen bien el manejo del programa.
66
A los usuarios se les hace lento el sistema dependiendo del tipo
o del
contexto en el que se hace la búsqueda. Sin embargo, comparando con la búsqueda
manual que se aplicaba anteriormente, que aún algunas personas emplean (fichas)
el sistema automatizado es rápido y les ahorra tiempo. Aún así algunos no
encuentran la información que buscan. Al respecto la Guía viene a reforzar y facilitar
la búsqueda de información.
Poco más de la mitad (51%) considera difícil la búsqueda, recargándose el
trabajo en la única persona que está en recepción del Archivo Histórico, a pesar de
que cuenta con el apoyo de dos personas más que traen los documentos solicitados.
En este sentido la Guía es un complemento que servirá de apoyo al funcionario y de
orientación al usuario, en la búsqueda.
De acuerdo al análisis el Departamento más visitado es el Archivo Notarial,
(63%), aunque no todos acuden a solicitar información la mayoría van a dejar índices
y protocolos notariales. Los que asisten al Archivo Histórico y Biblioteca van en
búsqueda de información.
La última sección del cuestionario fue la más importante pues permitía
conocer por parte de los respondientes, la utilidad e importancia que para ellos
tendría una guía impresa con la información que custodia el Archivo Nacional. Fue
impactante encontrar que el 91%, consideró que la Guía sería muy útil e importante,
agregando además que un medio impreso era más manejable en todo momento y
lugar.
Las conclusiones obtenidas a raíz de la aplicación de los tres instrumentos
utilizados para la investigación, permite afirmar que la guía es de enorme utilidad y
muy importante para los usuarios en la búsqueda de información, es una respuesta a
una necesidad y que esta investigación cumple con el objetivo propuesto de dar a
conocer la información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica.
67
2.5.
Metodología para la realización de la “actividad innovadora”
En este apartado se explica, en fases, cómo se fue realizando la Guía de la
información que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica.
Fase 1
Se tomó como base el diagnóstico que se le hizo al usuario para conocer
las necesidades que tiene en torno a la información existente en el Archivo Nacional.
Este diagnóstico cumplió con una fase importante para la realización de la guía,
pues brindó información en cuanto a las necesidades de los usuarios. Ello sirvió de
apoyo para estructurar el trabajo respetando la tabla de clasificación que utiliza el
Archivo Nacional en la organización de sus documentos y la opinión de los expertos
del Archivo Nacional.
Con la información suministrada por
los jefe de Departamento, se
describieron los archivos estudiados, su organización, fondos que contienen, con el
propósito de que el usuario, conozca la información que engloba cada uno de estos
archivos. (Archivo Histórico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial)
Los documentos están organizados según el cuadro de clasificación que se
utiliza en el Archivo Nacional, la cual está ordenada por poderes y dentro de cada
uno de ellos, las diferentes entidades que lo componen en orden alfabético. Este se
respetó en la elaboración de la guía. En la descripción de los documentos, se sigue
la norma ISAD- G (Regla Internacional de Archivos Nacionales)
Fase 2
Para agilizar el trabajo de la actividad innovadora
y no perder la
información, la recolección de datos se grabó, para luego transcribirla casi de
inmediato y evitar la acumulación. Cada semana se visitaba el archivo grabando 2
68
cassettes de 90 minutos, los cuales, se transcribieron utilizando 3 horas diarias, que
constituyen un total de 18 horas semanales.
Una vez por semana (sábados) se dedicaron 6 horas a revisar lo transcrito.
Fase 3
Está relacionada con el acabado de la obra, tanto en aspectos de contenido
como de presentación.
La estructura de la obra de referencia adopta la forma explicativa de:
contenido, fechas extremas, volumen, de cada fondo, sub-fondo y series y sub-serie
de los 3 archivos (Histórico, Intermedio y Notarial), en algunos casos con notas de
historias reales o curiosas.
Está estructurada de la siguiente forma:
-
Página con foto del edificio del Archivo Nacional
-
Portada
-
Tabla de contenido
-
Presentación
-
Introducción
-
Contenido de la obra
- Introducción
- Índice del acervo documental
- Referencias del acervo documental
En el contenido se encuentra información, en el siguiente orden:
-
Archivo Histórico
-
Archivo Intermedio
-
Archivo Notarial
Ejemplo de cómo se organizó la información:
69
0. ASAMBLEA LEGISLATIVA
(CONGRESO)
La palabra Legislativo aparece por primera vez en la Ley Fundamental del
Estado Libre de Costa Rica, el 25 de enero de 1825. Desde esa fecha y hasta 1949,
se instalan 82 congresos, que preservan la institucionalidad del Estado y lo dotan de
leyes para su beneficio.
En el Archivo Nacional se encuentran documentos producidos por el Congreso
Constitucional de la República y la Asamblea Legislativa como se conoce
actualmente.
RESUMEN
Asamblea Legislativa: es el título de este fondo. Contiene actas de Juntas
Gubernativas y Municipales, ampliaciones de presupuesto, dictámenes de las
comisiones del consejo, contratos, memorias, nombramientos, estados de
cuentas, estatutos políticos, declaraciones de límites, leyes, reformas a leyes,
tratados, mensajes presidenciales, comunicaciones del ministerio general al
poder ejecutivo o asamblea constituyente, proyectos de ley, originales de las
constituciones políticas, acuerdos, códigos, relacionados con la vida política,
social, económica y cultural del país.
FECHAS
EXTREMAS
VOLUMEN
NOTAS
1823 a 1983
64.5 metros lineales de
documentos textuales
En la signatura 21152 se
encuentra el decreto
número 10 que
establece el reglamento
de la Universidad de
Santo Tomás en el año
1849
70
Fase 4
Se incluyó al inicio de cada archivo estudiado, un índice de fondos, subfondos, series y sub-series que remiten a la página. Ordenado alfabéticamente para
facilitar la búsqueda de la información.
Fase 5
La guía tiene forma de libro confeccionado en papel bond 20, tamaño
carta 8.5 X 11 cm. con la información dividida por archivos donde los fondos, subfondos, series y sub-series van descritos en orden jerárquico y alfabético con un
índice al inicio de cada archivo.
Fase 6
Es la entrega del trabajo final.
71
3. ALCANCES DE LA PRÁCTICA
3.1.
Proyecciones
-
Esta obra de referencia se proyecta para todos aquellos
estudiantes,
abogados,
archivistas,
historiadores,
notarios,
investigadores, bibliotecólogos, usuarios del Archivo Nacional de
Costa Rica, con necesidad de información de esta naturaleza, para
que aprovechen de una manera más ágil, rápida y eficiente los
recursos de esta Institución.
-
Una vez elaborada esta práctica de graduación y después de
aprobarse por los cánones de la Escuela y el Archivo Nacional, la
guía será un documento de consulta, que facilitará el acceso a la
información.
-
Lograr con esta guía, que la información sea más utilizada,
consiguiendo
un acceso eficaz
y contribuyendo al desarrollo
cultural del país.
-
Se espera que la presente investigación sirva de ejemplo y
motivación a otros colegas, Historiadores y Archivistas para que
realicen estudios más profundos de la gran variedad de fondos de
información que despliega el Archivo Nacional.
72
3.2.
Recomendaciones
-
Se recomienda que esta guía esté en todas las bibliotecas y que el
Archivo Nacional se encargue de la divulgación entre los usuarios,
en virtud de que lo valioso de este trabajo consiste en ponerlo en
práctica; de lo contrario, seria muy reducida su utilidad.
-
La minuciosidad es un aspecto muy importante. Se ofrece a otros
colegas la oportunidad de seguir trabajando en esta línea, en la
constante actualización de esta guía. Debido al constante
movimiento documental que ocurre en el Archivo Nacional.
-
Incorporar esta guía en una base de datos para facilitar su
actualización, delegándole al Archivo Nacional la responsabilidad,
de este trabajo.
-
Hacer una evaluación del uso de la “Guía de la información que
custodia el Archivo Nacional de Costa Rica“ estipulando algunos
parámetros que permitan comprobar su utilidad e importancia. Para
lo cual es necesaria la colaboración de funcionarios del Archivo
Nacional en el control del uso y preferencia de la guía por parte del
usuario. Ejemplo de procedimiento de control. Ver (Anexo #6)
-
Que el Archivo Nacional proceda a ponerla en la página electrónica.
Con un contador de visitante en cada página para que
cuando
tenga un año de estar en vigencia poder evaluar su uso en Internet.
-
Crear un
programa interactivo que permita que esta guía sea
atractiva para quien la utilice. Lo que podría representar un trabajo
interesante para el Archivo Nacional.
73
3.3.
Limitaciones
-
En cuanto a la elaboración de la guía se puede decir
que una
limitación fue el constante cambio que ocurre en el Archivo
Histórico, debido al ingreso de nuevos documentos, los cuales hubo
que intercalar para ofrecer un trabajo actual de la información que
custodia el Archivo Nacional.
-
Esta guía es un documento actualizado de la información existente
en el Archivo Nacional hasta junio del 2006.
3.4.
Conclusiones
-
Es criterio tanto del personal del Archivo Nacional, como de los
usuarios consultados y de la experiencia vivida,
a través de
diferentes formas de generación de información , que hay una
necesidad sentida y patente de una guía
impresa con la
información que custodia esta Institución, para poder consultarla en
cualquier momento y lugar.
-
Esta guía es valiosa tanto para los usuarios como para el personal
del Archivo Nacional, tomando en cuenta que este documento es el
único que integra los tres departamentos que ofrecen información al
publico, dentro del
Archivo Nacional y permite tener un camino
adecuado para agilizar la búsqueda, ahorrar tiempo y ofrecer
calidad de servicio.
74
-
La guía es manejable tanto para personas que presentan altas
demandas en el área de investigación o similares como usuarios
con otros intereses como: crecimiento personal, árbol genealógico,
entre otros.
-
Es criterio de los funcionarios del Archivo Nacional, que esta “Guía
de la información que custodia el archivo Nacional de Costa Rica”
reúne
una serie de condiciones, que les facilita la atención al
público, además, contiene en un solo formato toda la información
del Archivo Nacional.
-
Finalmente tiene como ventaja que
no se requiere habilidades
extraordinarias en el uso de la tecnología para el manejo de esta
guía.
75
4. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y ANEXOS
4.1.
Referencias Bibliográficas
Alpízar, S. (1992). El usuario, sus necesidades y los servicios de información. San
José, C.R. : ILANUD.
Alfaro, S. Archivo Histórico. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de
Archivo Histórico. 27 de abr., 2004. (comunicación personal)
Archivo Nacional. (1975). Archivo Nacional algo de su historia. Revista de los
Archivos Nacionales, San José, C.R.: 12, 245-247
Archivo Nacional (1981). Centenario 1881-1981: Archivo Nacional. San José, C. R.:
Ministerio de Cultura juventud y Deportes.
Archivo Nacional. (2005). Cuadro de clasificación del Archivo Histórico, Archivo
Notarial y Archivo Intermedio, San José, C.R.: Comisión de descripción del
Archivo Nacional.
Archivo Nacional de la República de Cuba. (2003). ARNAC. Recuperado el 15 de
junio de 2005 de http://www.arnac.cu/#subir
Arévalo, J (2003). Diccionario de términos archivísticos. España: Recuperado el 12
de junio de 2005 de http://www.nuevoparhadigma.com.ar/arch.htm
Barrantes, R. (2001). Investigación: un camino al conocimiento, un enfoque
cualitativo y cuantitativo. San José, C.R.: EUNED.
Bopp, R., Smith, L. (2000). Introducción general de servicios de consulta: libro de
texto para el estudiante de bibliotecología y manual para el bibliotecario de
consulta. México: UNAM.
Brenes, A. (1987).
Los trabajos finales de graduación: su elaboración y
presentación en las ciencias sociales. San José, C. R.: EUNED.
76
Cáceres, A (1996). Concepto de profesión y misión profesional del bibliotecario. La
biblioteca en el siglo XXI. Chile: Universidad de Concepción.
Cascante, S., Villalobos, L., (2004). Encuesta diagnóstico del acceso a la
información. Heredia, Costa Rica.
Castañeda, J. y Méndez C. (2001). Métodos de la investigación. México: McGrawHill.
Centro Virtual Cervantes. (1997). Archivo Histórico Nacional de España. Recuperado
el 12 de junio de 2005 de http:// cvc.cervantes.es/obref/arnac/nacional/
Chacón, l. (1987). Archivo Nacional: información sobre los servicios que presta a los
usuarios. San José, C. R.: Imprenta Nacional.
Chacón, V. (1988). Manual de orientación al nuevo empleado. San José, C. R.:
Dirección General del Archivo Nacional.
Colegio de Bibliotecarios de Costa Rica. (1977). Trabajos de base. San José: Colegio
de Bibliotecarios de Costa Rica.
Costa Rica. Dirección General de Bibliotecas (1996). El Servicio de consulta.
México: Consejo Nacional para la Cultura y las Artes.
Costa Rica, Ministerio de Cultura Juventud y Deportes. (2004). Dirección General del
Archivo Nacional. Recuperado el 25 de septiembre 2004 de
http://www.mcjdcr.go.cr/patrimonio/archivo_nacional.html#arriba
Costa Rica. Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. (2003). Memoria
Institucional: administración 2002 -2003. San José, C. R.: Ministerio de Cultura
juventud y Deportes.
Costa Rica. Ministerio de Gobernación. (1975). El Archivo Nacional: su creación,
legislación y organismos internacionales. San José, C. R.: Imprenta Nacional.
Costa Rica. Ministerio de Gobernación. (1966). Ley del Archivo Nacional. San José,
C. R.: Imprenta Nacional.
77
Cruz, J. R. (2001). Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez
Ruiperez.
Diccionario básico: sinónimos y antónimos. (1999). Barcelona: Océano.
Dirección General de Archivo Nacional (2001). Guía general de fondos. [CD] San
José, C.R.: Ministerio de Cultura Juventud y Deportes.
Espinoza, F. (2001). Administración de documentos en el archivo de gestión.
Heredia, C.R.: EUNA.
Ferilloni, A. Archivo Notarial. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de
Archivo Notarial. 11 de marzo., 2004. (comunicación personal)
Gallardo, H. (1998). Elementos de investigación académica. San José, C.R.: EUNED.
García, L. (2000). Diccionario del archivero bibliotecario: terminología de la
elaboración, tratamiento y utilización de los materiales propios de los centros
documentales. España: Ediciones Trea.
González, M. Archivo Intermedio. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento
de Archivo Intermedio. 29 de abr, 2004. (comunicación personal)
Hernández, R., Fernández, C. y Baptista, P. (1998). Metodología de la investigación.
México: McGraw-Hill.
Heredia, A. (1993). Archivística general teoría y práctica. Sevilla: Gráficas del Sur.
Jaén, F. Archivo Histórico. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de
Archivo Histórico. 7 de oct., 2003. (comunicación personal)
Jiménez A., Trejos, X. (2005) Manual para plan de clasificación del archivo de
gestión del Departamento Archivo Notarial. San José, C.R.: Archivo Nacional.
78
Jornada para el Desarrollo Archivístico (2002).
Sistema de información y
automatización de los archivos: un reto para los profesionales de la información
(Memoria). San José, C. R.: Ministerio de Cultura Juventud y Deportes.
Jornada para el Desarrollo Archivístico (2001). La conservación documental y los
diferentes soportes: un reto para los profesionales de la información (Memoria).
San José, C. R.: Ministerio de Cultura Juventud y Deportes.
León, J., Matus, R. (2004). Archivo Nacional de Nicaragua. La Prensa. Recuperado
el 23 de septiembre 2004 de
http://www.manfut.org/museos/archivonacional.html
Mora, G. Archivo Intermedio. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de
Archivo Intermedio. 11 de marzo., 2004. (comunicación personal)
Murillo, J. (1980). El Archivo Nacional, evolución histórica (1881-1979). Tesis para
optar el grado de Licenciatura en Historia. San Pedro de Montes de Oca:
Universidad de Costa Rica.
Pegaza, R (1990). Las Obras de consulta mexicanas, siglos XVI al XX. México:
UNAM.
Pérez, N. (1983). Significación e importancia de las obras de referencia en la
biblioteca. Caracas: Universidad Central de Venezuela.
Real Academia Española. (1984). Diccionario de la lengua española: I y II tomo
Madrid: Espasa-Calpe.
Subdirección de los Archivos Estatales. (2000). Norma Internacional General de
Descripción Archivística (ISAD-G). Madrid: Subdirección de los Archivos
Estatales.
Tamayo, M. (1985). El proceso de la investigación científica: fundamentos de
investigación. México: LIMUSA.
79
Tanodi, A. (1976). Organización de las estructuras archivísticas. San José: C. R.:
ONU.
Trejos, X. (1996). La Norma de Descripción Internacional ISAD-G y su aplicación en
el Archivo Nacional de Costa Rica. Revista Archivo Nacional, 1(12), 29-41.
Trejos, X. Archivo Histórico. San José, C.R.: Archivo Nacional: Departamento de
Archivo Histórico. 11 de marzo., 2004. (comunicación personal)
Zúñiga, M. (2003). Métodos y técnicas de investigación social. Heredia, C.R.:
Universidad Nacional.
80
4.2.
ANEXOS
Anexo 1
Marco Filosófico Institucional del Archivo Nacional
Entrevista: Jaén García, (2003 octubre)
Visión:
El Archivo Nacional promoverá el uso de la tecnología de
información para
crecer en los campos de: Rescate, organización, conservación, facilitación y
divulgación del patrimonio documental de la Nación. Desplegará también una ardua
labor en el campo de la capacitación archivística y apoyo técnico al Sistema Nacional
de Archivos, para mejorar el nivel de desempeño de los Archivos Públicos.
Misión:
Ser la entidad que reúne, organiza y facilita los documentos textuales, gráficos,
audiovisuales y legibles por máquina, que constituyen el Patrimonio Documental de
la Nación, así como ser la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos.
Objetivos del Archivo Nacional:
1- Reunir en el Archivo Nacional la documentación textual, gráfica y audiovisual con
valor histórico, administrativo o legal, existente en el país o en el exterior.
2- Organizar la documentación con valor histórico, administrativo y legal que ha
ingresado al Archivo Nacional para su custodia definitiva.
3- Garantizar a los usuarios el acceso al Patrimonio Documental.
4- Orientar a los usuarios en los diversos servicios que brinda la institución.
81
5- Motivar a los costarricenses sobre la importancia del Patrimonio Documental de
la Nación.
6- Proyectar a la comunidad nacional e internacional el quehacer cultural y
archivístico.
7- Brindar a los usuarios e investigadores un servicio complementario de
bibliotecología especializada en “archivística” y “ciencias afines”.
8- Promover el desarrollo de los archivos públicos, privados y particulares a
integrantes del Sistema Nacional de Archivos.
9- Velar por el cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos
y su
Reglamento.
10- Cooperar con organizaciones archivísticas, culturales y notariales a nivel nacional
e internacional
11- Preservar el patrimonio Documental para las actuales y futuras generaciones.
12- Mejorar el nivel de desempeño de los funcionarios de los Archivos de la
Administración Publica.
13- Velar por el cumplimiento del Código Notarial y directrices emanadas
de la
Dirección Nacional de Notariado.
14- Dotar al Archivo Nacional
de la infraestructura necesaria para su
desenvolvimiento.
15- Automatizar los procesos sustantivos y de apoyo de la institución.
82
Funciones:
De conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley del Sistema de
Archivos (Nº 7202), las principales funciones institucionales son:
a) Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema
Nacional de Archivos.
b) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y
facilitar los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por
máquina, pertenecientes a la Nación, que constituyan el patrimonio
documental nacional, así como la documentación privada y particular que le
fuere entregada para su custodia.
c) Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos, y otros instrumentos
auxiliares, descriptivos para facilitar la consulta, de sus fondos.
d) Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente y otras
publicaciones con temas sobre la archivística y ciencias afines.
e) Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en
otros archivos del país o del extranjero, que sea de interés científico-cultural.
f) Entregar a otras instituciones, si le fuera solicitado y posible, copia o
reproducción de los fondos que conserva la Dirección General de Archivos.
g) Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos
documentales de la institución, si éstos no fueran de acceso restringido.
h) Explicar los testimonios
de instrumentos públicos insertos en los protocolos
notariales depositados en la Dirección General del Archivo Nacional.
83
i) Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación
de documentos.
j) Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el documento
sea de acceso restringido.
k) Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos públicos
y a los privados y particulares, cuando estos lo soliciten.
l) Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección.
m) Adiestrar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los
archivos.
n) Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, información acerca de
los documentos de valor científico-cultural en su poder, a fin de llevar
inventarios, índices registros, censos, o micropelículas de estos documentos.
o) Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico.
Recurso humano:
La dirección general del archivo nacional cuenta con un total de 99 plazas por
cargos fijos, todas centralizadas en el edificio propio que la institución posee
84
Organigrama
Ministro de
Cultura
Junta Administrativa
Auditoria
Interna
Dirección
General
C.N.S.E.D.
Departamento
Archivo
Histórico
Biblioteca
Departamento
Servicios
Archivísticos
Externos
Departamento
Archivo
Notarial
Departamento
Conservación
Departamento
Administrativo
Financiero
Departamento
De
Cómputo
Archivo
Intermedio
Dirección del Archivo Nacional
Esta situado a 900 metros al sur y 100 metros al oeste del
Restaurante McDonalds, Centro Comercial Plaza del Sol, Curridabat
Su horario es: De lunes a viernes, de 7:00 a 14:00 horas.
Jornada continúa.
Teléfono: 234-7689 / 234-7223 / 234-7925
85
Anexo 2
Nº 3661
LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPUBLICA DE COSTA RICA,
DECRETA;
La siguiente
LEY DEL, ARCHIVO NACIONAL
Artículo 1º---Cambiase el nombre de "Archivos Nacionales", que hasta hoy ha tenido esa
Dependencia, por el de "Archivo Nacional”.
a)
b)
Artículo 2º--La presente ley y su Reglamento, regularán el funcionamiento del Archivo Nacional,
dependencia del Ministerio de Gobernación encargada de:
Reunir, ordenar, conservar la documentación que la ley le confía; y
Facilitar su consulta y difundir el conocimiento de las fuentes de la Historia.
Artículo 3º-Para efectos de organización y estudio de los documentos, el Archivo estará formado por
tres secciones: Administrativa-Legislativa, Histórica y Jurídica, las que podrán contar con las oficinas
necesarias para el cumplimiento de sus fines.
Artículo 4º--El Archivo Nacional tiene las siguientes funciones:
a) Reunir y organizar la documentación pública y el acervo gráfico y sonoro perteneciente a la Nación, y que
constituye el patrimonio del Archivo, y la documentación privada que le fuere entregada definitivamente
para su
custodia, distribuyéndola en las tres Secciones que lo integran;
b) Ordenar y clasificar dicha documentación;
c) Preparar índices, catálogos e inventarios para facilitar consulta de SUS colecciones;
d) Publicar repertorios, guías y colecciones documentales, y difundir principalmente por medio de la revista
del Archivo Nacional, los documentos de reconocido valor.
e) Llevar el Registro de Testamentos;
f) Gestionar copias de los documentos conservados en otros archivos, nacionales extranjeros, en cuanto
interesen al estudio de la historia nacional y entregarles a su vez, copia del material que conserve y reúna;
g) Servir a los investigadores y al público, conforme dispone su reglamento; y
h) Expedir certificaciones y constancias, así como los testimonios de escrituras públicas insertas en los
protocolos de notarios Y cartularios depositados en el Archivo.
Artículo 5º -El Archivo tendrá un jefe con la denominación de Director General.
Habrá también un Subdirector que tendrá las misinas atribuciones del Director, en ausencia de éste.
Artículo 6º-El Director es responsable de la marcha del Archivo y sin perjuicio de las que sean
necesarias para el desempeño de su cargo, tendría, las siguientes atribuciones:
a) Representar, en los actos de su competencia, al Poder Ejecutivo;
b) Aceptar herencias, legados o donaciones, al referéndum del Poder Ejecutivo, siempre que no se refieran a
bienes inmuebles;
c) Celebrar contratos para adquisición de documentos, ad referéndum del Poder Ejecutivo;
86
d) Inspeccionar una vez al año los archivos administrativos dependientes del Poder Ejecutivo; requerir la
colaboración de los funcionarios encargados de su conservación y ayudar a la preparación de estos
servidores;
e) Ejercer fiscalización sobre los archivos administrativos para el debido cumplimiento del traslado de sus
documentos al Archivo Nacional, a efecto de su conservación, microfilmación o eliminación;
f) Solicitar de instituciones privadas y de particulares, información acerca de los documentos de valor
histórico que obren en su poder, a fin de llevar registros o índices de los mismos;
g) Intervenir en las transferencias de documentos de interés histórico que se efectúen entre particulares y
proponer al Poder Ejecutivo declaraciones de utilidad pública;
h) Dictaminar en los casos en que se intente llevar fuera del país, documentos de carácter histórico; e
i) Ordenar y presenciar la destrucción de papeles considerados sin importancia de ninguna especie. De sus
decisiones habrá recurso de apelación ante el Ministerio de Gobernación.
Artículo 7º-Salvo la documentación que deberán conservar por razones de Estado y la que esté en trámite,
los Ministerios, sus dependencias, instituciones autónomas y semiautónomas, pondrán a disposición del
Archivo Nacional, con el debido inventario, la documentación que tengan archivada, en los plazos fijados por
el Reglamento de esta Ley, que no excederán de treinta años.
Artículo 8º-Conforme a la Ley Orgánica del Notariado, deben los notarios presentar cada quince
días los índices de sus escrituras al Archivo Nacional; con base en esos índices se formará el Registro de
Testamentos.
Artículo, 9º-Se formará en el Archivo una colección de impresos nacionales, con los dos ejemplares
que le serán enviados conforme la disposición contenida en el artículo 50 de la ley Nº 2834, que aquí se
reforma.
Artículo 10-Para los fines de la presente ley se consideran documentos históricos:
a) Los de cualquier naturaleza relacionada con asuntos públicos, expedidospor autoridades civiles, militares
o eclesiásticas, así como sellos de correos. libros, registros, mapas planos, cartas geográficas y marítimas y,
en general todos los que hayan pertenecido a oficinas públicas o auxiliares del Estado y tengan una
antigüedad no menor de treinta años, salvo razones especiales que Justifiquen considerar como documentos
históricos los de menor antigüedad.
b) Las cartas privadas, diarios, memorias, autobiografías, comunicaciones otros actos particulares y útiles
para el conocimiento de la historia nacional.
c) Los impresos cuya conservación sea indispensable para el conocimiento de la Historia. Nacional; y
d) Los de procedencia extranjera relacionados con la Historia Patria, similares a los enumerados en los
incisos anteriores.
Artículo 11.- Los documentos de carácter histórico son de interés público y no podrán salir del
territorio nacional, sin previo dictamen favorable del Director General.
Artículo 12.-La introducción de documentos históricos en el país no será gravada, debiendo la
Dirección de Aduanas comunicar el hecho al Archivo Nacional.
Artículo 13.-Los particulares informarán al Director General de la existencia de documentos de
carácter histórico en su poder, conforme al inciso f) del artículo 5º de esta ley,
Artículo 14.-Los que se propongan ceder documentos históricos notificarán al Archivo, Nacional el
nombre y domicilio del futuro propietario o tenedor, y dentro de los treinta días de producido el acto lo
comunicarán así al Archivo.
87
Artículo 15.-Quienes comercien con documentos de carácter histórico 0 intervengan en las
respectivas transacciones, deberán cumplir los requisitos establecidos en el artículo anterior.
Artículo 16.-Los actos jurídicos de transferencia de documentos históricos que pasen a ser
propiedad del Estado, estarán exentos del pago de todo impuesto.
Artículo 17.Los documentos históricos donados a la Nación, serán conservados con indicación del
donante o de la persona que él índicare, salvo manifestación contraria del interesado.
Artículo l8.- Las personas que infringieren la presente ley, mediante exportación ilegal de
documentos de carácter histórico, serán penados con multa de cien a quinientos colones, si el hecho no
configurase delito sancionado con pena mayor.
Artículo 19.-Se modifica el artículo 50 de la ley Nº 2834 de 18 de octubre de 1961. del modo
siguiente:
“Artículo 50.- Los autores propietarios de obras científicas, literarias y artísticas, depositarán
nueve ejemplares firmados de las mismas, de los cuales se guardarán cuatro en la Dirección General de
Bibliotecas Públicas que distribuirá entre la Biblioteca Nacional, Oficina de Canje y Dirección. El quinto en
el Ministerio de Educación Pública, otro en la Biblioteca de la Asamblea
Legislativa, otro en la Biblioteca de la Universidad de Costa Rica y los dos
restantes en el Archivo Nacional. "
Artículo 20.- Quedan derogadas todas las disposiciones que se opongan a
la presente ley.
Artículo 21.-Rige a partir de su publicación.
Comuníquese al Poder Ejecutivo
Dado en el Salón de Sesiones de la Asamblea Legislativa. -San José, a los
cuatro días del mes de enero de mil novecientos sesenta y seis.
RAFAEL PARIS STEFFENS,
Presidente.
RAFAEL BENAVIDES ROBLES,
Primer Secretario,
EDWIN MUÑOZ MORA,
Segundo Secretario.
Casa Presidencial. -San José, a los diez días del mes de enero de mil novecientos
sesenta y seis.
Ejecútese y Publíquese
FRANCISCO J. ORLICH
El Ministro de Gobernación y
Carteras Anexas,
FRANCISCO URBINA
88
Anexo 3
89
UNIVERSIDAD NACIONAL
ENERO 2004
CUESTIONARIO Nº_____________
DIAGNÓSTICO DEL ACCESO A LA INFORMACIÓN
Estimado usuario (a):
El objetivo de este cuestionario es obtener información de las necesidades y demandas de información
contenida en el Archivo Nacional.
La información que usted nos suministre será de gran utilidad para el desarrollo del trabajo final de
graduación titulado “Guía de la información que custodia el Archivo Nacional”
La información es de carácter confidencial
Se agradece de antemano, su valiosa colaboración
A. DATOS PERSONALES
1
2
3
4
5
Nacionalidad
Sexo: Hombre ...........(1)
Edad
Ocupación
Nivel Educativo
Mujer........... (2)
B. VISITAS AL ARCHIVO NACIONAL
B. 1 Visita el Archivo Nacional con frecuencia?
Si...........(1) No............(2)
B. 2 En lo que va del año, cuantas veces lo ha visitado
1 vez....... (1)
2 veces...... (2)
3 o más veces........(3)
No recuerda........(4)
B. 3 Sabe usted qué tipo de información ofrece el Archivo Nacional
Si............(1)
No...........(2).
B. 4 Cuáles de estos Departamentos ha visitado?
Si
a- La Biblioteca del Archivo Nacional
b- El Departamento de Archivo Histórico
c- El Departamento de Archivo Notarial
d- El Departamento de Archivo Intermedio
e- Otros Cuales?______________________
1
1
1
1
No
2
2
2
2
No conoce
3
3
3
3
C. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
C. 1 Cuando realiza una búsqueda de información, usted prefiere
( ) Preguntar al personal
( ) Consultar la base de datos
( ) Otros.___________
Por Qué?_____________________________________________________________
______________________________________________________________________
90
C. 2 Cómo le resultó la búsqueda en la base de datos
( 1) Fácil
( 2) Complicada
Por qué?_____________________________________________________________
____________________________________________________________________
C. 3
Cuando busca información, encuentra lo que quiere
Si.........(1) No...........(2)
Por qué?_____________________________________________________________
___________________________________________________________
D. OPINION DEL USUARIO
D. 1
Considera usted que una guía impresa que contenga la información que custodia el
Archivo Nacional, puede ser de utilidad en la búsqueda que usted requiere?
Si........(1) No.........(2)
Por qué?_____________________________________________________________
____________________________________________________________________
D.2
Comente otros aspectos que a su criterio son de interés conocer con respecto al acceso
de la información y que no están incluidos en el cuestionario
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
E. PARA USO DE LA OFICINA
E .1
Nombre e del digitador/a:
MUCHAS GRACIAS
91
Anexo 4
Anexo 5
UNIVERSIDAD NACIONAL
ENERO 2004
ENTREVISTA
INTRODUCCIÓN
Esta entrevista va dirigida a los funcionarios del Archivo Nacional con el objetivo de recabar información, en
aspectos tales como: servicios, funciones, tipos de materiales, políticas, etc. Y acerca de la información que
ahí se custodia.
1
¿Cuáles son los tipos de documentos que alberga el Archivo Nacional?
2
¿Cómo está organizada la información?
3
¿Qué tipo de materiales presta el Archivo Nacional?
4
¿Tienen algún documento que sea de acceso restringido?
5
¿Han realizado o publicado alguna guía, índices, catálogos o algún otro instrumento
que facilite la consulta?
6
¿Cuáles son las colecciones especiales y de gran valor nacional?
7
¿Dan alguna orientación al usuario para accesar a la información?
8
¿Qué tipo de usuario visita el Archivo Nacional?
9
¿Qué información brinda el departamento de Archivo Notarial?
10
¿Cuántos funcionarios dan el servicio de información?
11
Está toda la información automatizada?
92
UNIVERSIDAD NACIONAL
ENERO 2004
HOJA DE COTEJO PARA LA OBSERVACIÓN
Esta actividad tiene como objetivo observar los procesos que se realizan al brindar el servicio de préstamo
para corroborar si el usuario accesa fácilmente la información
1
Lo que hace el usuario desde el momento en que llega a solicitar información
2
La seguridad del usuario cuando queda solo ante la Base de Datos
3
Tiempo de duración del usuario en busca de la información
4
Concentración del usuario frente al computador
5
Interés del archivista en el usuario frente al computador
6
Lapso de tiempo entre un usuario y otro
7
La rapidez para obtener la información
8
Instrumentos, que utiliza el archivista para guiar al usuario a la información
Anexo 6
93
Formulario de evaluación de la Guía de la Información que Custodia el Archivo
Nacional de Costa Rica
Archivo Nacional de Costa Rica
2006
HOJA DE CONTROL Nº____
Únicamente para usuarios de la guía
Estimado usuario (a):
El objetivo de esta hoja de control es obtener información para uso, utilidad y satisfacción de esta guía. La
información que usted suministre será de gran utilidad para brindarle servicios de calidad.
Se agradece de antemano, su valiosa colaboración.
SATISFACCIÓN
a
Cómo le resultó la búsqueda en la guía?
Fácil...........(1) Difícil............(2)
Por qué ?____________________________________________________________
_____________________________________________________________________
b
Encontró lo que buscaba
Si............ (1)
No........... (2).
Sí es no Por qué ? _____________________________________________________
____________________________________________________________________
PREFERENCIA
Marque solo una de las opciones brindadas
Cuando realiza una búsqueda de información, usted prefiere
( ) Preguntar al personal
( ) Consultar la base de datos
( ) Consultar la guía
( ) Otros.___________
Por qué ?_____________________________________________________________
______________________________________________________________________
Observaciones:
_____________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
94
95