Controlar los Costos

Grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Proceso: Controlar los Costos
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Grupo del Proceso de Seguimiento y Control
La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de
Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y
unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento
Control de costos
 El Control de costos del proyecto incluye:
 Monitorear el comportamiento de los costos
 Asegurar que sólo los cambios apropiados al proyecto se incluyen en la línea
base de costos revisada
 Informar a los interesados en el proyecto de los cambios autorizados que
afectarán los costos
 Influir en los factores que producen cambios en los costos
 Muchas organizaciones de todo el mundo tienen problemas con el control
de costos
Herramientas y técnicas para controlar costos
 Gestión del valor ganado
 Proyecciones
 Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)
 Revisiones de desempeño
 Análisis de variación
 Software de gestión de proyectos
Gestión del valor ganado (EVM*)
 EVM
Técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un
proyecto a través de su alcance, costo y cronograma
 Teniendo una línea de base (plan original y los cambios aprobados), se puede
determinar qué tan bien se están cumpliendo los objetivos del proyecto
 Se debe introducir la información real periódicamente para poder utilizar el
EVM
 Más y más organizaciones de todo el mundo están usando EVM para ayudar a
controlar los costos del proyecto
* EVM (Earned value management)
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/Earned_value_management
Términos en la gestión del valor ganado
 Valor planificado (PV Planned Value),
Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una
actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado.
Anteriormente llamado el costo presupuestado de trabajo programado
(CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled), o también llamado el
presupuesto
 Costo real (AC Actual Cost)
Costo total (costos directos e indirectos) incurrido en la realización del trabajo
de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un
período de tiempo determinado
Antes conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP actual cost of
work performed)
 Valor ganado (EV Earn Value)
Estimación del valor del trabajo actualmente terminado
Anteriormente llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP
budgeted cost of work performed)
El valor ganado se basa en el costo original previsto por el proyecto o
actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la
fecha
Términos en la gestión del valor ganado
Término
AC
Term
Costo Real
Actual Cost
ACWP
Costo Real del Trabajo Realizado
Actual Cost of Work Performed
BAC
Presupuesto hasta la conclusión
Budget at Completion
BCWP
Costo Presupuestado del Trabajo Realizado
Budgeted Cost of Work Performed
BCWS
Costo Presupuestado del Trabajo Planificado
Budgeted Cost of Work Scheduled
CPI
Índice de desempeño del costo
Cost Performance Index
CV
Variación del costo
Cost Variance
EAC
Estimación a la conclusión
Estimate at Completion
ETC
Estimación hasta la conclusión
Estimate to complete
EV
Valor Ganado
Earned Value
EVM
Gestión del Valor Ganado
Earned Value Management
PMB
Línea Base para la Medición del Desempeño
Performance measurement Baseline
PV
Valor Planificado
Planned Value
SPI
Índice de desempeño del cronograma
Schedule Performance Index
SV
Variación del cronograma
Schedule Variance
Índice de desempeño del trabajo por completar
To Complete Performance Index
TCPI
Fórmulas
ECUACIONES
CPI = EV / AC
CV = EV – AC
EAC = AC + ETC ascendente
EAC = BAC / CPI
Proyección EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] Supone un
desempeño de costos negativo y el respeto por un cronograma
Proyección EAC = AC + BAC – EV Proyección con respecto al desempeño real del
proyecto a la fecha
Proyección EAC = BAC / CPI acumulativo Supone que el proyecto se comportará como
hasta la fecha, es decir con el mismo CPI acumulativo
EV = PV a la fecha * RP
SPI = EV / PV
SV = EV – PV
TCPI basada en el BAC = (BAC – EV) / (BAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]
TCPI basada en la EAC = (BAC – EV) / (EAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]
Métricas para el control de costos
 Métrica con respecto del cronograma
 Variación del cronograma (SV Schedule Variance) SV = EV – PV



> 0 progreso en el cronograma, mejor que lo planificado
= 0 progreso en el cronograma, conforme a lo planificado
< 0 progreso en el cronograma, por debajo de lo planificado
 Índice de desempeño del cronograma (SPI Schedule Performance Index)
SPI = EV / PV



> 1 adelanto en el cronograma
= 1 de acuerdo al cronograma
< 1 retraso en el cronograma
 Métrica con respecto al costo
 Variación del costo (CV Cost Variance) CV = EV – AC



> 0 gastos menores al presupuesto
= 0 gastos de acuerdo al presupuesto
< 0 gastos mayores al presupuesto
 Índice de desempeño del costo (CPI Cost Performance Index) CPI = EV / AC



> 1 en sobrecostos
= 1 costos de acuerdo a lo planificado
< 1 costos por debajo de lo planificado
Ejemplo. Cálculo del valor ganado para una actividad en la
semana 1
Actividad
Semana 1
Valor ganado (EV)
5.000
Valor planificado (PV)
10.000
Costo real (AC)
15.000
Variación del costo (CV)
-10.000
Variación del cronograma (SV)
-5.000
Índice de rendimiento del costo (CPI)
33%
Índice de rendimiento del cronograma (SPI)
50%
Ejemplo. Gráfico del valor ganado para un proyecto a los
5 meses
Estimación a la conclusión
Presupuesto hasta la conclusión
Valor planificado
Costo actual
Valor ganado
- - - - Costo Actual (AC) ___ Valor planificado (PV) - - - Valor ganado (EV)
El punto de EAC
arriba y a la
derecha del punto
de BAC significa
que el proyecto
costará más y
tomará más
tiempo de lo
planeado
Ejemplo
0
Presupuesto
Control de Avance
Valor Ganado
Costo Real
Tarea 0
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Proyecto
Tarea 0
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
0
0
20%
1
100
500
600
1
80%
40%
Semana
2
500
1000
1500
Semana
2
40%
40%
3
1500
1500
3000
3
4
900
900
4
Total
100
1000
2500
2400
6000
Total
Resumen
Presupuesto
Valor Ganado
Costo Real
0
0
20
20
1
600
500
450
Semana
2
2100
1900
1800
3
5100
4550
4250
4
6000
100%
100%
90%
50%
20%
50%
50%
1
80
400
0
0
480
Semana
2
0
400
1000
0
1400
3
0
200
1250
1200
2650
4
Tarea 0
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Proyecto
0
20
0
0
0
20
1
80
350
0
0
430
Semana
2
0
400
950
0
1350
3
0
150
1000
1300
2450
4
Tarea 0
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Proyecto
0
20
0
0
0
20
Total
100
1000
2250
1200
4550
Total
100
900
1950
1300
4250
Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_Valor_Ganado
Reglas de oro sobre el valor ganado
 Los números negativos en la variación del costo y el cronograma indican
problemas en esas áreas
 Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas
 Problemas significa que el proyecto está costando más de lo previsto
(sobrecosto) o tomando más tiempo de lo previsto (retraso)
 El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un
estimado de lo que costará realizar el proyecto basado en el rendimiento
hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusión (BAC Budget at
completion) es el presupuesto total original del proyecto
Controlar costos
Entradas
Herramientas y técnicas
Salidas
1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Requisitos de Financiamiento del
Proyecto
3. Información sobre el Desempeño
del Trabajo
4. Activos de los Procesos de la
Organización
1. Gestión del Valor Ganado
2. Proyecciones
3. Índice de Desempeño del Trabajo
por Completar (TCPI)
4. Revisiones del Desempeño
5. Análisis de Variación
6. Software de Gestión de Proyectos
1. Mediciones del Desempeño del
Trabajo
2. Proyecciones del Presupuesto
3. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto