Recuento de hechos en la recuperación de los acervos

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IActuras
Recuento de hechos en la recuperación de
los acervos documentales del Poder Legislativo de Chiapas
Álvaro Robles
n abril de 1997 recibí la invitación del Oficial Mayor del Congreso del
Estado para participar en la elaboración del proyecto de recuperación
de los acervos históricos del órgano legislativo chiapaneco. Por esas
fechas visité la montaña de documentos amontonados y polvorientos,
acumulados desde principios de siglo en una bodega con goteras, paredes que rezumaban humedad y amenazada por los desbordamientos
del río Sabinal.
Una empresa de estas proporciones atemorizaría a cualquiera,
a mí me provocaba pánico. Sin embargo, acepté el reto.
Comencé a trabajar de inmediato en la definición de la estrategia, previendo no sólo el aspecto operativo sino también el techo financiero y los requerimientos de recursos humanos. Posteriormente
me concentré en el conocimiento de las actividades del Poder Legislativo para identificar los acervos que resultarían de la montaña; no todo
correspondía al archivo histórico, vale mencionar que lo antiguo no
era lo más cuantioso. Vislumbraba también una depuración de los
documentos que conformarían el archivo de concentración. Cavilando, descubrí que mi tarea no era muy grande, sino más bien enorme.
Para identificar con claridad los acervos del archivo histórico era menester ordenar primero la documentación del archivo de concentración, cuyos acervos eran mayoría.
El proyecto fue aprobado y se inició en junio con un equipo de
seis personas quienes pusieron gran empeño y no se intimidaron frente a la difícil perspectiva. Con ellos comencé a ordenar, limpiar y separar los grupos documentales. A esta tarea, que duró tres meses, sumaron su esfuerzo tres funcionarios de la Contaduría Mayor de Hacienda y cuatro prestadores de servicio social de la licenciatura de
Bibliotecología de la Universidad Autónoma de Chiapas. La operación arriera -así la denontinamos por la laboriosidad requerida y por
la forma en que nos veíamos moviéndonos entre papeles- arrojó la
identificación de los siguientes grupos documentales:
Archivo de Concentración (1992-1996)
• Fondo de la Contaduría Mayor de Hacienda
• Serie correspondencia y minutario
• Subfondo cuenta pública municipal
•
Serie cuenta pública municipal
• Serie proyectos especiales
•
Serie revisión y control presupuestal
Lecturas
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• Serie auditoría
• Subfondo programa de inversión
municipal
• Serie supervisión de obras
• Serie técnico y control
Archivo Histórico (1920-1992)
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Fondo de actividades legislativas
Serie libros de sesiones
Serie actaS de sesiones
Serie decretos
Serie leyes
Serie correspondencia de
legisladores
Serie amparos
Serie averiguaciones previas
Serie ayuntamientos
Serie minutarios
Serie títulos de propiedad
Fondo de publicaciones
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•
Periódicos oficiales
Informes municipales
Fototeca
Fonoteca
Medios audiovisuales
Con la identificación de los acervos nació
en nosolTos el sentido de propiedad que nos
obligaba a defender nuestro trabajo; determinamos. con el apoyo del Congreso. que
era prioritario trasladar los acervos a un edifcio adecuado. Adquirir estantería apropiada, distribuirla en el nuevo local. trasladar.
limpiar y ubicar los acervos en forma organizada ocupó dos meses más y con ello llegamos a octubre.
Cuando escribfa estas Uneas. el grupo de trabajo orientaba sus esfuerzos a la
ordenación fina de los acervos. al diseño de
su gufa general y reglamento interno. además de atender el programa permanente de
restauración y digitalización de los principales documentos históricos.
La descripción y difusión de los acervos y la planeación para reglamentar las
transferencias documentales comenzará en
noviembre. Igualmente se procurará elaborar los catálogos de disposición documental y sus respectivos manuales de procedimientos.
La consolidación de los archivos de
concentración e histórico del Poder Legislativo del Estado de Cbiapas será anunciada
oficialmente el 14 de noviembre de 1997.
Sin duda, la LIX legislatura local sumará a
sus logros este hecho importante que recupera parte de la memoria colectiva del pueblo de Chiapas.
Universidad de Ciencias y Artes del
&tado de Chiapas
Directorio
Lic. Javier Espinosa Mandujano
Rector
Lic. Juan Antonio López Chavarría
Secretario jurídico
Ing. Javier Alfaro Mendoza
Secretario Académico
Lic. RamrroCulebro Sosa
Secretario Administrativo
Lic. Alfredo Palacios Espinosa
Director de Difusión y Extensión
Universitaria
Lic. Roberto Ramos Maza
Jefe de la Unidad de Vinculación y Eventos
Universitarios
Profr. Carlos Román García
Director de Servicios Bibliotecarios y
Documentales
Lic. Rubén López Roblero
Jefe del Departamento de la Biblioteca
Pública Central del E.tado
Lic. Noé Gutiérrez González
Jefe del Departamento de Acervos E.peciales
y Archivo Histórico
Lic. Mario Toledo Peña
Jefe del Departamento de la Biblioteca
Universitaria y Procesos Técnicos