Hablemos de BPM

Hablemos de BPM
Optimizar los procesos de trabajo y los flujos de información
es una preocupación de todo directivo
L
a gestión de procesos de negocio (BPM) es algo más que el
despliegue de tecnología, es la
alineación del negocio con las
tecnologías de la información.
Es mucha la influencia que las tecnologías de la información y las comunicaciones ejercen sobre la organización de
una empresa o entidad pública. Desde su
influencia en la disminución de recursos
humanos hasta la modificación de procedimientos de gestión. En estos y otros
aspectos es donde un BPM (Business
Process Management), puede influir de
manera fundamental.
José Ramón
García Amo
Coordinador de Informática
Biblioteca Nacional de
España
Podríamos definir BPM como una
nueva disciplina gerencial que ayuda a
las empresas y organizaciones a mejorar
sus procesos. Podría considerarse sucesor de la llamada “reingeniería de procesos” pero esta vez ayudado por los
BPMS (Business Process Management
Systems) que no son otra cosa que
herramientas o paquetes de software que
sirven para automatizar su desarrollo y
puesta en producción.
Antes de seguir, conviene definir “proceso de negocio” como un conjunto de
actividades o tareas relacionadas que
persiguen un fin. Estas actividades son
desarrolladas por actores en un orden
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establecido y en un tiempo determinado.
Los actores pueden ser personas, máquinas o procesos automáticos. El conjunto
de procesos de negocio en una empresa
hacen que ésta funcione como un todo
coherente y persiga y consiga sus objetivos.
Los BPMs se han empezado a
implantar en procesos de fabricación,
logísticos, suministros, distribución,
marketing y financieros. La banca y las
empresas aseguradoras son grandes
usuarios de estos productos. En la
Administración Pública su uso está
muy poco extendido y se centra fundamentalmente en la gestión de expedientes.
Se puede empezar implantando un
BPM de forma completa, haciendo de
ello una cultura dentro de la empresa; o
bien con un proceso de alto impacto pero
no demasiado complejo; o bien con un
proceso sencillo o de alto contenido
manual. Cualquiera de estas opciones es
válida, todo depende de los recursos y
del presupuesto a emplear, unido al grado de confianza que se posea en este
tipo de soluciones.
Un BPMS se compone de muchos
módulos, pero los más importantes y que
no deben faltar nunca son:
tecnología y gestión
Diseñador gráfico de procesos,
con capacidad de importar diseños realizados con otros productos. Debe ser de uso sencillo para
el usuario final y sin desarrollos
informáticos.
Un bus o adaptador que permita
su integración y conexión con
otros sistemas automatizados,
informáticos o no.
Un sistema de monitorización de
procesos, que permitan controlar
los procesos al objeto de optimizarlos.
Un simulador de procesos que
permita establecer escenarios ficticios al objeto de poder evaluarlos y mejorarlos en su caso.
Independientemente de su naturaleza, cualquier proyecto informático debe
estar dirigido por profesionales de las TI
con la colaboración de las unidades de
gestión implicadas, colaboración que
puede ir desde una simple aportación
de información a una co-dirección del
proyecto.
Las empresas pueden ahorrar hasta un 20% en el
primer año de aplicación de un BPM
En el caso que nos ocupa, implantación de un BPM, es vital la implicación de
las unidades funcionales desde el principio del proyecto. Para ello, si la empresa
es grande y el despliegue de proyecto es
global, hará falta la creación de un centro
de control que proporcione su experiencia, información, documentación y apoyo
en la implementación del proyecto.
Si la empresa no tiene suficiente
tamaño, bastará con un grupo de trabajo
que coordine y aporte la información funcional necesaria.
Muy importante es la figura del analista de negocio, persona que aportará
valor al proceso de descubrimiento de
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los procesos de negocio, algo fundamental en la primera fase del proyecto. Si
esta persona no es la idónea, sus efectos
se dejarán sentir en las siguientes fases
de la implantación.
El uso diario de estas herramientas
permite identificar fallos, tareas mejorables y actuar sobre ellas de forma eficaz.
Así mismo, puede sacar a flote tareas
que podrían mecanizarse y así liberar
recursos para otras funciones.
En definitiva, un BPM optimiza los
procesos de trabajo y los flujos de información, incrementando la productividad
del proceso de negocio y mejorando la
calidad en la gestión.