Código: SI-P-02 PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME Versión: 07 Vigente Desde: 21/05/2015 1. OBJETIVO Identificar y controlar el Producto y/o Servicio No Conforme que se genere en la operación de los procesos del Ministerio del Interior y el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia, para prevenir su entrega, uso o aplicación no intencional. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la identificación del producto y/o servicio y sus características y finaliza con la socialización del informe de la gestión del producto NO Conforme. El control del Producto y/o Servicio NO Conforme se aplica solo en aquellos procesos que desarrollen la misión de la entidad. 3. DEFINICIONES Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción Preventiva: Acción tomada para evitar una No conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Autoridad: Es la facultad y el derecho de conducir y de hacerse obedecer dentro de ciertos límites preestablecidos. Característica de la Calidad: Cualidad inherente a un producto, proceso o sistema relacionada con un requisito de norma, que diferencia uno de otro. Cliente Externo: Toda persona o entidad que se le entregan productos y/o servicios generados por el Ministerio del Interior. Cliente Interno: Cada uno de los empleados de una compañía que reciben productos y/o servicios de la misma compañía a la que pertenecen.1 Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que No es conforme con los requisitos especificados. Conformidad. Cumplimiento de un requisito. Corrección: Acción tomada para eliminar una No conformidad detectada. Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. Producto No Conforme: Producto y/o servicio, que no cumple con uno o varios de los requisitos o características de calidad definidas. (Aplica cuando se detecta en cualquier parte de la cadena de valor el incumplimiento de una característica o requisito del producto o servicio) Reparación: Acción tomada sobre un producto No conforme para convertirlo en aceptable en su utilización prevista. Puede afectar o cambiar partes del producto o servicio no conforme. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho. 2 1 Evans, James Lindsay William, Administración y Control de la Calidad, Thompson, México, 2005, Pág. 17 Página 1 de6 Código: SI-P-02 PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME Versión: 07 Vigente Desde: 21/05/2015 4. SIGLAS N/A 5. NORMATIVIDAD 5.1. LEYES. Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. 5.2. OTRAS. NTC-ISO 9001: 2008: Sistema de gestión de la calidad. Requisitos. NTC-ISO 9000: 2005: Sistema de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. NTC-GP 1000: 2009: Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras Entidades Prestadoras de Servicios. Requisitos. 6. DESARROLLO 6.1. Generalidades. El producto NO Conforme se configura, cuando se incumple alguna de las características que le son inherentes; en este caso debe identificarse como Producto NO Conforme para evitar su uso no intencionado y debe tratarse conforme las acciones previstas en este procedimiento. Para identificar los productos y/o servicios y sus características se cuenta con el formato “Identificación del Producto y/o Servicio y sus características”, el cual debe ser actualizado cada vez que estos productos y/o servicios y sus características cambien. 6.2. Pasos del procedimiento FLUJOGRAMA TAREA PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE Inicio Identificar y registrar el producto y/o servicio y sus características Identificar y registrar el producto y/o servicio NO Conforme 1 2 Identificación del Registrar en el formato Líder de Proceso y/o Producto y/o “Identificación del Producto y/o Subproceso – Servicio y sus Servicio y sus características”, los funcionarios características productos y/o servicios generados designados por cada uno de los procesos y/o subprocesos de la entidad. Registro Registrar en el formato “Registro de Producto Producto y/o Servicio NO Servicio Conforme”, el producto y/o servicio y Conforme la(s) característica(s) incumplida(s), cuando aplique de y/o NO Líder de Proceso y/o Subproceso – funcionarios designados Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública. NTCGP 1000: 2009. Fundamentos y Vocabulario, Requisitos. Página 2 de6 Código: SI-P-02 PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME FLUJOGRAMA 1 Aplicar el tratamiento al Producto No Conforme TAREA Aplicar la “Corrección” al Producto y/o Servicio No Conforme y registrar en el formato “Registro de Producto y/o Servicio NO Conforme”, indicando la NO Conformidad presentada, la corrección o la acción Verificar que el tomada. producto corregido, cumpla Realizada la “Corrección” el con todas Producto y/o Servicio se somete condiciones nuevamente a las revisiones, previstas para su verificaciones y aprobaciones uso y aplicación previstas, para demostrar su conformidad, y se entrega nuevamente al cliente. Trimestralmente el Líder del Proceso debe elaborar y enviar a la Oficina Asesora de PlaneaciónGrupo de Mejoramiento Continuo, un reporte del estado de la Gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme, mediante la aplicación del formato “Reporte de la Gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme”. Determinar e informar a la OAP, el estado de la Gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme PUNTO DE CONTROL Este reporte debe hacerse llegar dentro de los 10 primeros días del mes de abril, julio, octubre del año en curso y enero del año siguiente y así sucesivamente con cada vigencia fiscal. Versión: 07 Vigente Desde: 21/05/2015 RESPONSABLE Líder de Proceso y/o Subproceso – funcionarios designados Alertar, recordar con antelación el envío del reporte del estado de la gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme. Líder de Proceso y/o Subproceso – funcionarios designados 2 Página 3 de6 Código: SI-P-02 PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME 2 Elaborar y socializar informe consolidado del estado de la gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme Versión: 07 Vigente Desde: 21/05/2015 Al final de cada trimestre se procede a realizar un informe consolidado del estado de la gestión del producto y/o Servicio NO Conforme, el cual explica los datos que se recibieron de los procesos y luego de revisado y aprobado se publica en el sitio de consulta del Ministerio del Interior y se informa de los resultados a los líderes de los procesos. Cuando se presenten reiterados incumplimiento de las características establecidas sobre un mismo producto y/o servicio, el dueño del proceso debe tomar las acciones que corresponda para determinar las causas que están generando dichas NO Conformidades y formular el correspondiente plan de mejoramiento para eliminar las causas, de tal forma que no vuelvan a ocurrir. Informe Consolidado de la Gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme Funcionario del Grupo de Mejoramiento Continuo Coordinador Grupo Mejoramiento Continuo Jefe OAP En este caso debe aplicarse el procedimiento “Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora”. Nota. La información consolidada de la conformidad del producto y/o servicio se toma como información de entrada para la revisión por la dirección. Fin 7. REGISTRO Identificación del Producto y/o Servicio y sus características Registro de Producto y/o Servicio NO Conforme Reporte de la Gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme. Informe Consolidado de la Gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme Plan de Mejoramiento Análisis de la Causa Raíz, cuando aplique Página 4 de6 Código: SI-P-02 PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME Versión: 07 Vigente Desde: 21/05/2015 8. INFORMACIÓN INFORMACIÓN GENERADA RESPONSABLE Líderes y/o responsables de Proceso y/o Subproceso. Productos y sus características Registro de Producto y/o Servicio NO Conforme Reporte de la Gestión del Producto y/o servicio NO Conforme Informe Consolidado de la Gestión del Producto y/o servicio NO Conforme Líderes y/o responsables de Proceso y/o Subproceso Líderes y/o responsables de Proceso y/o Subproceso FRECUENCIA UBICACIÓN Cada vez que se identifique o que haya cambios www.mininterior.gov.co Trimestralmente www.mininterior.gov.co Trimestralmente 9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN SIGI DESCRIPCIÓN Sistema de Información del Sistema Integrado de Gestión Institucional RESPONSABLE Profesional encargado UBICACIÓN www.mininterior.gov.co 10. ANEXOS Anexo No. 1. Formato Identificación del Producto y/o Servicio y sus características - SI-P-02-F01 Anexo No. 2. Formato Registro de Producto y/o Servicio NO Conforme SI-P-02-F02 Anexo No. 3. Formato Reporte de la Gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme SI-P-02-F03 11. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 05/04/2010 30/03/2011 15/11/2011 CAMBIO El procedimiento fue modificado en su totalidad, se recomienda ver la versión 01 administrada en los documentos de obsoletos. Se agregó la siguiente actividad. Bimestralmente el Director deberá elaborar el informe de la conformidad del producto o servicio de acuerdo con los productos o servicios que haya realizado y remitirlo a la Oficina Asesora de Planeación, Grupo SIGI, para que allí se consolide la información y sirva como insumo para la revisión de la Dirección. Se elaboró formato de “Reporte Bimestral de la conformidad del producto o servicio”.SI-P-03-F03. Se revisó estructura y se elimina el numeral 3 Política de Operación, y 8 Riesgos se enumeraron actividades, se incluyó enfoque por proceso en los responsables de las tareas dejando así líderes de Proceso y/o Subproceso, se incluye el Procedimiento en el punto de registros el Procedimiento Acción Preventiva Correctiva y/o de Mejora SI-P-04, debido a la importancia de eliminar las causas de los productos y/o VERSIÓN 02 03 04 Página 5 de6 Código: SI-P-02 PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME FECHA 30/07/2012 02/05/2013 04/05/2015 CAMBIO servicios No Conformes Se elimina la segunda del procedimiento (Análisis y evaluación de efectos) encontrando que se asimila a la primera. Además se incluye un punto control en la tarea 5.1.4 finalmente se actualizaron y modificaron los formatos haciéndolos más sencillos para su diligenciamiento. Se tuvieron en cuenta las recomendaciones de la Oficina de Control Interno para la actualización del Documento. Se elimina la numeración del procedimiento, se ajusta el alcance. Se revisó y ajustó el desarrollo del procedimiento, dejando claro que se considerará un Producto y/o servicio No Conforme cuando estos hayan sido entregados al cliente y/o incumplen los requisitos establecidos, implícitos u obligatorios, determinados necesariamente para el cumplimiento de la satisfacción del cliente. Se modifica el formato de Reporte de Producto y/o Servicio No Conforme SI-P-03-F02. Se le incluye nota al Formato SI-P-03F03 Se modifica la versión 5 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos de certificación por la nueva entidad certificadora, además de organizar la numeración del procedimiento y de los anexos del mismo y reajustar el paso a paso del procedimiento. Se modifica la versión 06 con el fin de actualizar de forma genérica su contenido y actualizar el logo y lema del Ministerio del Interior y sus formatos. Elaboró Firma Aprobó Firma Marco Jiménez Medrano Profesional Universitario Ângela Maria López Gutiérrez Jefe Oficina Asesora Planeación Versión: 07 Vigente Desde: 21/05/2015 VERSIÓN 05 06 07 Reviso: ____________________________________ Gloria Inés Díaz Carrillo Profesional Especializado Grupo Mejoramiento Continuo “Archivar en” 1103.47.03 Procesos y Procedimientos- Estratégicos- Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional Página 6 de6