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GUÍA
ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
MINISTERIO DEL INTERIOR
BOGOTA D.C.
Código: SI-G1
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ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL
SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
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23/03/2016
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ......................................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ......................................................................................................................................................... 3
3. TERMINOS Y DEFINICIONES .......................................................................................................................... 3
4. RESPONSABILIDAD ........................................................................................................................................ 5
5. NORMATIVIDAD ............................................................................................................................................... 5
5.1.
LEYES ........................................................................................................................................................... 5
5.2.
DECRETOS ................................................................................................................................................... 5
5.3.
OTROS .......................................................................................................................................................... 5
6. DESARROLLO .................................................................................................................................................. 5
6.1.
Estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional ............................................... 5
6.2.
Elaboración y modificación de formatos, plantillas o modelos de documentos .................................. 6
6.2.1.
Lineamientos Generales ......................................................................................................................... 6
6.2.2.
Estructura de los documentos ............................................................................................................... 7
6.2.2.1.
Encabezado .......................................................................................................................................... 7
6.2.2.2.
Cuerpo del Documento ....................................................................................................................... 8
6.2.2.2.1. Contenido de los documentos del SIGI. ............................................................................................ 8
6.2.2.2.2. Estructura Definición Objetivos ......................................................................................................... 9
6.2.2.2.3. Estructura del Alcance ........................................................................................................................ 9
6.2.2.2.4. Control de cambios ............................................................................................................................. 9
6.2.2.2.5. Firma de los responsables ................................................................................................................. 9
6.2.2.2.6. Archivar en ........................................................................................................................................... 9
6.2.2.3.
Pie de página ...................................................................................................................................... 10
6.3.
Identificadores de tipos de documento, procesos y subprocesos del SIGI ....................................... 10
6.3.1.
Identificadores de los tipos de documentos ...................................................................................... 10
6.3.2.
Identificadores de los procesos y subprocesos de la entidad ......................................................... 10
6.4.
Codificación de los documentos ............................................................................................................. 12
6.5.
Uso de formatos o plantillas: ................................................................................................................... 13
7. REGISTROS .................................................................................................................................................... 13
8. ANEXOS .......................................................................................................................................................... 13
9. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................................... 14
Tabla de Figuras
Figura 1. Estructura Piramidal SIGI........................................................................................................................................6
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos, condiciones e instrumentos, mediante el diseño y uso de plantillas, formas e
instrucciones, para la elaboración o modificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
Institucional del Ministerio del Interior y de los fondos a su cargo.
2. ALCANCE
Inicia con la Estructura documental, continua con la definición de plantillas, formas e instrucciones y finaliza con
la publicación y socialización en el sitio de consulta de la entidad.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
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

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
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

Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una
reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos.
Actividad: Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado de una fase o
etapa de un proceso, procedimiento o trámite.
Adopción: Acto de formalización de un documento mediante acto administrativo.
Alcance: El alcance indica donde inicia y dónde finaliza la acción o temática que trata un documento del
SIGI.
Anexos: Información adicional adjunta al final del documento, que sirve de apoyo para la comprensión
del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye formatos, plantillas, cuadros y gráficos
utilizados en la aplicación de un documento, que se relacionan en el numeral de anexos de los
respetivos documentos y pueden consultarse en el sitio web de la entidad.
Aprobación: Actividad realizada por el dueño del proceso o jefe de la dependencia para aprobar los
documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Caracterización de proceso o subproceso: Se refiere a la identificación, personalización y descripción
de las características más importantes de un proceso o subproceso tales como: proveedores, entradas,
actividades, salidas y clientes.
Circular externa: Da a conocer a la ciudadanía información de productos y servicios del Ministerio del
Interior, que por lo general son de carácter normativo.
Circular interna: da a conocer a los funcionarios, servidores públicos y contratistas de la entidad
actividades, normas, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de carácter administrativo.
Concepto técnico: Visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación sobre modificación o
elaboración de documentos del SIGI.
Contenido: Orden de los temas que trata un documento del SIGI.
Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de Integrado de
Gestión Institucional (SIGI) que contiene el registro de los cambios realizados.
Copia no controlada: Se consideran copias no controladas de un documento, las copias impresas o
magnéticas que se encuentren por fuera del sitio web de la entidad.
Desarrollo: Parte del contenido de un documento que describe: ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?,
¿Cuándo? y ¿Por qué?
Documento: Información y su medio de soporte: especificaciones, procedimiento documentado, imagen,
informe, foto o video.
Documentos asociados/internos/externos: Son los documentos internos o externos que apoyan la
operación o ejecución del proceso, subproceso o procedimiento, etc.
Documentos del Sistema Integrado Gestión Institucional: Aquellos que se encuentran vigentes que
se aplican e inciden, en la operación de los procesos de la entidad, como manuales, caracterización de
proceso, subproceso, procedimiento, instructivo, protocolo y guía de trabajo, entre otros.
Documentos externos: Documentos que pueden incidir directa o indirectamente en el desarrollo de las
actividades que realiza el Ministerio del Interior como leyes, decretos, resoluciones externas,
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
documentos Conpes, lineamientos presidenciales, códigos, manuales de mantenimiento de software o
hardware, normas técnicas, tratados y convenios, entre otros.
Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia, el cual es identificado con la leyenda
“documento obsoleto” y se conserva para fines de mantener la memoria institucional.
Fecha de vigencia: Es en la cual un documento inicia su vigencia, en el marco del Sistema Integrado de
Gestión Institucional.
Formato: Documento que hace parte de un procedimiento, protocolo o guía.
Gestión por procesos: Es la interacción y relación entre los procesos, considerando las entradas, su
procesamiento y las salidas dirigidas a otro proceso, entidad, cliente o parte interesada.
Guía: Documento que permite el desarrollo de la temática de un sistema, proceso o proyecto y sus
lineamientos. Instructivo: Documento que orienta el diligenciamiento de un formato.
Introducción: Describe en forma resumida la temática vital del documento.
Líder del proceso o subproceso: Cargo o rol responsable del proceso o subproceso.
Lista de asistentes: Registro de asistencia a reuniones, eventos, mesas de trabajo y resume
actividades realizadas, compromisos y conclusiones.
Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe de manera general el Sistema
Integrado de Gestión del Ministerio del Interior.
Memorando: Documento escrito para la comunicación entre las diferentes dependencias, funcionarios y
servidores de la entidad.
Normatividad: Disposiciones de carácter jurídico o técnico que regulan una materia, actividad o sector
específico que incluye normas como: Constitución Política de Colombia, Leyes, Decretos, Resoluciones,
Reglamentos Técnicos, entre otros, ordenados de la fecha más reciente a la más antigua.
Objetivo: Propósito o fin específico.
Oficio: Comunicación escrita oficial con otras entidades, personas naturales o jurídicas.
Política de calidad: Lineamientos que orientan el desarrollo de un proceso, proyecto u objetivo
institucional relacionados con la calidad.
Política de operación: Orientaciones para implementar estrategias en la operación de los procesos de
la entidad.
Portada: Es la página de presentación de un documento.
Procedimiento: Forma específica para realizar un proceso o una actividad.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas que interactúan para generar valor que transforman
elementos de entrada en resultados.
Protocolo: Normas o reglas que orientan actuaciones o actos oficiales.
Publicación: Es la divulgación de los documentos en el sitio web.
Punto de Control: Son acciones para ejercer los controles que se requieren en la ejecución de
actividades en los procedimientos.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos y evidencia actividades ejecutadas.
Responsabilidad: Deber de los cargos responsables sobre la elaboración, revisión, aprobación y
aplicación de los documentos.
Socialización: Dar a conocer a todos los funcionarios cualquier novedad sobre el SIGI.
Tarea. Conjunto de acciones simples interrelacionadas para ejecutar una actividad.
Términos y definiciones: Denominaciones y siglas empleadas en los documentos, ordenadas
alfabéticamente.
Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la última edición aprobada y su
numeración va desde 01 hasta (n).
Vigente desde: Fecha de publicación y de entrada en vigencia de un documento.
Entidad: Ministerio del Interior.
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4. RESPONSABILIDAD
La actualización y revisión de los cambios realizados a este documento están a cargo del Grupo de
mejoramiento Continuo de la Oficina Asesora de Planeación; así mismo, la aprobación se encuentra a cargo del
Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
5. NORMATIVIDAD
5.1. LEYES
Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la
Información Pública Nacional y se Dictan Otras Disposiciones.
Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios, la cual dicta la Ley General de Archivo y otras disposiciones.
5.2.
DECRETOS
Decreto 1066 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único reglamentario del Sector Administrativo del
Interior.
Decreto 103 de 2015 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1712 de 2014
Decreto 943 de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)
Decreto 2893 de 2011, por el cual se determinan los objetivos, la estructura orgánica y las funciones del
Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.
5.3.
OTROS
Directiva presidencial 19 de Marzo de 2015 Directrices para el manejo de imagen, mensajes y publicidad por
parte de las entidades públicas del orden nacional. (Guía Sistema Gráfico)
Directiva presidencial 06 de 2014, sobre la eficiencia administrativa y lineamientos de la política de austeridad.
Circular interna CIR14-030 del 16 Julio del 2014 Implementación de la estrategia institucional de cero papel uso
apropiado y racional de impresoras, papel e insumos de oficina
Política editorial institucional
Directiva presidencial 04 de 2012, eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la
administración pública.
NTCGP 1000, Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá (Instituto colombiano de normas
técnicas y certificación)
NTC- NORMA ISO 9001, Norma Técnica Colombiana (Instituto colombiano de normas técnicas y certificación)
MECI Modelo Estándar de Control Interno
ISO: 10013 Guía técnica colombiana. Directrices para la documentación del sistema (Instituto colombiano de
normas técnicas y certificación)
6. DESARROLLO
6.1.
Estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional
La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior está
compuesta por cuatro (4) niveles, los cuales se pueden observar en la organización piramidal que se visualiza y
describe en la Figura 1:
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Figura 1. Estructura Piramidal SIGI




Políticas y Objetivos SIGI: En este componente de la estructura se recogen las diferentes políticas y
objetivos que hacen o hagan parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Manual SIGI: El Manual del SIGI describe Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del
Interior y de los Fondos a su Cargo.
Procesos, Subprocesos, procedimientos, protocolos, Guías, manuales, formatos y registros,
entre otros: En este componente de la estructura se recogen todos los instrumentos que permiten la
operación de la gestión del Ministerio del Interior y de los Fondos a su cargo.
Documentos externos: En este componente se agregan toda la normatividad legal y técnica externa
aplicable a los procesos y a la entidad.
6.2. Elaboración y modificación de formatos, plantillas o modelos de documentos
6.2.1.
Lineamientos Generales
La presentación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional debe seguir los siguientes
lineamientos y orientaciones:





Uniformidad. Los documentos deben presentarse de manera uniforme, con excepción de los formatos, cuyo
contenido se presenta conforme la necesidad del usuario.
Fuente y tamaño de letra. Esta debe ser Arial 10. Excepcionalmente se puede utilizar tamaños diferentes
siendo el máximo 12 puntos, especialmente en gráficas, cuadros o textos que lo ameriten.
Redacción. Los documentos deben redactarse de forma clara, precisa, utilizando un lenguaje sencillo. Éstos
no deben presentar tachones, ni enmendaduras.
Tamaño del papel. Los documentos deben producirse e imprimirse generalmente en papel tamaño carta u
oficio.
Márgenes. Se deben usar márgenes superior, inferior y derecho de 2 cm e izquierdo de 3 cm.
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

Adecuación de documentos en SIGOB o aplicativo vigente. Para el caso de memorandos, oficios, entre
otros documentos necesarios para la comunicación y operación de los procesos; deben configurarse y
aplicarse a través del aplicativo SIGOB o el aplicativo que esté vigente.
Uso de logo, lema de gobierno y marca. Los logos y marca de las certificaciones de calidad con las que
cuenta la entidad, solo se podrán usar en material de soporte para la realización de eventos de capacitación,
encuentros, talleres, relacionados con la misión de la entidad y en observancia de las directrices para uso de
logo y marca establecidas por el Manual de Imagen Corporativo.
Adicionalmente se debe tener en cuenta, que la entidad no podrá usar los logos de las certificaciones de calidad,
en los documentos que describen los procesos, procedimientos, productos o servicios, en aras de evitar
interpretaciones erróneas por parte de los usuarios o beneficiarios de los servicios que presta la entidad.
Bajo este contexto, los logos y marca de los certificados de calidad obtenidos por la entidad, pueden ser
publicados en la página web e intranet de la entidad, para su visibilidad, señalando la dirección web del
organismo auditor, sin aplicar hipervínculo al sitio web de dicho organismo.
Finalmente, el uso de logo y lema institucional se aplica siguiendo los lineamientos y orientaciones señaladas en
la política editorial y el manual de imagen corporativa de la entidad, en concordancia con el manual de identidad
visual de la Presidencia de la República.
6.2.2.
Estructura de los documentos
La estructura de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional está formada por un
encabezado, cuerpo y pie de página.
6.2.2.1. Encabezado
Para efectos de esta guía se proponen dos tipos de encabezados que pueden aplicarse en la generación de los
documentos necesarios para la operación del Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI, tales como:
Manuales, caracterizaciones, procedimientos, protocolos, guías, instructivos, formatos, oficios, memorandos,
circulares, conceptos, certificaciones u otros documentos requeridos para la operación de la entidad.
Encabezado forma 1. Formado por los siguientes elementos:
A: Logo del Ministerio del Interior y lema de Gobierno
B: Nombre del Tipo de Documento (Manual, caracterización, procedimiento, protocolo, guía, instructivo, formato,
etc.)
C: Titulo del Documento
D: Código del Documento
E: Versión del Documento
F: Vigente Desde: Indica la fecha de vigencia del documento.
D
A
B
E
C
F
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Encabezado forma 2. Formado por los siguientes elementos:
B
A
A: Logo del Ministerio del Interior
B: Lema de Gobierno “Todos por un Nuevo País”
Nota. El uso de logo y lema de gobierno en la celebración de eventos o realización de actividades en las que
participe el Ministerio, otros Ministerios y otras entidades, se procede siguiendo los lineamientos del manual de
imagen corporativa del Ministerio del Interior o en su defecto el manual de identidad visual de la Presidencia de
la República. Los documentos y formatos que se produzcan en este sentido no se codifican.
6.2.2.2. Cuerpo del Documento
6.2.2.2.1.
Contenido de los documentos del SIGI.
En la siguiente tabla se indica el contenido básico de los principales documentos que hacen parte del SIGI:
PORTADA
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
OBJETIVO
ALCANCE
TERMINOS Y DEFINICIONES
RESPONSABILIDAD
NORMATIVIDAD
DESARROLLO
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Y/O DOCUMENTOS
INTERNOS Y EXTERNOS
REGISTROS
ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS
CONTENIDO
POLÍTICA
O
O
O
+
+
O
+
O
+
O
O
O
+
MANUAL
+
+
O
+
+
+
+
+
+
O
O
+
+
CARACTERIZACIÓN
-
-
-
+
+
+
+
+
+
+
O
O
+
PROCEDIMIENTO
-
-
-
+
+
+
+
+
+
O
+
+
+
PROTOCOLO
-
-
-
+
+
+
+
+
+
-
O
O
+
GUÌA
+
O
O
+
+
O
O
+
+
O
O
+
+
INSTRUCTIVO
-
-
-
+
O
-
O
O
+
O
-
O
+
FORMATO
O
O
O
O
O
O
O
O
+
O
O
O
O
TIPO DE DOCUMENTO
Convenciones: aplica (+), Opcional (O), No Aplica (-).
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6.2.2.2.2.
Estructura Definición Objetivos
CONECTOR
(Mediante, a
través, por medio)
VERBO INFINITIVO +
SUJETO
SUJETO
CONECTOR
(Para, con el fin,
con el propósito)
VERBO INFINITIVO
+ SUJETO
EJEMPLO
Elaborar y actualizar los
documentos del Sistema
Integrado de Gestión
Institucional
REDACCIÓN DEL
OBJETIVO
Mediante
Acciones coordinadas
con las dependencias de
la entidad
para
Garantizar la eficacia,
eficiencia, efectividad
y transparencia de la
gestión institucional.
Elaborar y actualizar los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional mediante
acciones coordinadas con las dependencias de la entidad, para garantizar la eficacia, eficiencia,
efectividad y transparencia de la gestión institucional.
6.2.2.2.3. Estructura del Alcance
INICIA CON
(Actividad inicial)
La elaboración de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión
Institucional
REDACCIÓN DEL
ALCANCE
CONTINÚA CON
(Actividad siguiente)
EJEMPLO
FINALIZA CON
(Actividad final)
Actualización
Socialización de los documentos
Inicia con la elaboración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
Institucional, continuando con su actualización y finaliza con la socialización de los
documentos.
6.2.2.2.4. Control de cambios
FECHA
DD/MM/AAAA
A.
B.
C.
CAMBIO
VERSIÓN
A Incluya los cambios realizados al documento,
B Incluya la nueva versión
indicando la versión que se modifica.
del documento
C
La fecha. Corresponde a la fecha de la realización del cambio o modificación del documento.
Cambio. En este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al documento, indicando la
versión que se modifica.
Versión. Esta casilla incluye el número de la nueva versión del documento modificado (01, 02, n).
6.2.2.2.5.
Firma de los responsables
Aquí se debe indicar el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la
elaboración, revisión y aprobación de los documentos. Estos campos están ubicados al final de los documentos.
6.2.2.2.6.
Archivar en
Incluye la serie/sub serie de la tabla de retención documental (TRD), donde van a ser archivados o conservados
los documentos.
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6.2.2.3. Pie de página
La paginación de los documentos señalados por este procedimiento, se incluye en la parte inferior derecha de la
hoja, dentro del pie de página, utilizando el formato (página X de Y). En documentos como memorandos, oficios,
circulares externas e internas, conceptos, certificaciones o similares se incluye: la dirección de correspondencia
de la entidad, código postal y PBX, sitio web de la entidad, correo electrónico de servicio al ciudadano, línea de
quejas y reclamos tal como se indica a continuación:
A
B
A: Dirección de correspondencia, código postal y PBX, sitio web, correo electrónico de servicio al ciudadano,
línea gratuita de servicio al ciudadano.
B: Paginación X de Y
6.3. Identificadores de tipos de documento, procesos y subprocesos del SIGI
Para la codificación de los documentos del SIGI se tienen en cuenta: El identificador del tipo de documento, el
identificador del proceso o subproceso y un consecutivo, como se indica a continuación:
6.3.1.
Identificadores de los tipos de documentos
IDENTIFICADOR
O
M
C
P
T
G
I
F
6.3.2.
TIPO DOCUMENTO
Política
Manual
Caracterización
Procedimiento
Protocolo
Guía
Instructivo
Formato
Identificadores de los procesos y subprocesos de la entidad
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESO
PD
SIGLA
PROCESO/SUBPROCESO
SUBPROCESO
PROCESO PLANEACION Y DIRECCIONAMIENTO
SUBPROCESO PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO ESTRATÉGICO DE LA
PP
GESTIÓN
SUBPROCESO PROGRAMACIÓN, GESTIÓN Y SEGUIMIENTO
GP
PRESUPUESTAL
RI
SUBPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS INTERNACIONALES
PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
TH
AT
SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
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SUBPROCESO BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACIÓN Y SALUD
OCUPACIONAL
SUBPROCESO RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE
BS
RV
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
SI
TC
N/A
PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
PROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS Y COMUNICACIÓN
CD
SUBPROCESO DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN INSTITUCIONAL
SC
SUBPROCESO GESTIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO
GT
SUBPROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS
PROCESOS MISIONALES
PROCESO
FP
SIGLA
PROCESO/SUBPROCESO
SUBPROCESO
PROCESO FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE POLÍTICAS
N/A
PROCESO FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE POLÍTICAS
DISEÑO DE NORMAS
AL
DN
AN
SUBPROCESO GESTIÓN DE LOS ASUNTOS LEGISLATIVOS
SUBPROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS DE DECRETO Y DE
DR
RESOLUCIONES EJECUTIVAS
PROCESO APLICACIÓN Y EJECUCIÓN DE NORMAS
PE
SUBPROCESO COORDINACIÓN DE LOS PROCESOS ELECTORALES
SUBPROCESO PROMOCIÓN DE LOS MECANISMOS, INSTANCIAS Y
PC
CANALES DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
AI
SUBPROCESO DIRECCIÓN DE ASUNTOS INDÍGENAS, ROM Y MINORÍAS
SUBPROCESO ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS,
CA
AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS
GT
GOBIERNO Y GESTIÓN TERRITORIAL
SUBPROCESO GESTIÒN PARA LA SEGURIDAD Y CONVIVENCIA
SC
CIUDADANA
DH
SUBPROCESO DERECHOS HUMANOS
SUBPROCESO FINANCIACIÓN DE PROYECTOS PARA LA SEGURIDAD Y
FS
CONVIVENCIA CIUDADANA
CP
SUBPROCESO CONSULTA PREVIA
FINANCIACIÓN DE PROYECTOS PARA LA PARTICIPACIÓN Y
FORTALECIMIENTO DE LA DEMOCRACIA FPFD
FP
PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL
VC
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LAS FEDERACIONES Y
CONFEDERACIOÓN NACIONAL DE ACCIÓN COMUNAL
IV
PROCESOS DE APOYO
PROCESO
GD
SIGLA
SUBPROCESO
N/A
PROCESO/SUBPROCESO
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO DE GESTION DE ASUNTOS JURIDÍCOS
AJ
AA
SUBPROCESO ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
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RE
SUBPROCESO ASUNTOS RELIGIOSOS NO CATOLICOS
GC
SUBPROCESO GESTIÓN DE LO CONTENCIOSO
PROCESO DE GESTIÓN DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS
AD
N/A
GC
PROCESO DE GESTIÓN DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS
PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL
PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL
N/A
PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
GR
RA
SUBPROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS
RF
SUBPROCESO GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS
PROCESOS DE EVALUACIÓN
PROCESO
SIGLA
SUBPROCESO
PROCESO/SUBPROCESO
PROCESO SEGUIMIENTO Y CONTROL
SC
6.4.
N/A
PROCESO SEGUIMIENTO Y CONTROL
Codificación de los documentos
Para la codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional que utilicen el encabezado
forma 1, señalado en el numeral 6.2.2.1, se debe tener en cuenta los identificadores de tipos de documentos y
de procesos y subprocesos indicados en el numeral 6.3 de este documento.
A continuación se indica con un ejemplo la forma de codificación de los documentos señalados anteriormente,
utilizando para ello el proceso de Planeación y Direccionamiento y los subprocesos que lo componen:
IDENTIFICADOR
PROCESO
IDENTIFICADOR
SUBPROCESO
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PD
PP
PP
PP
PP
PP
PP
PP
PP
PP
PP
IDENTIFICADOR
TIPO DOC
EJEMPLO
O
O
M
M
C
C
P
P
F
F
T
T
F
F
G
G
F
F
I
I
CONSECUTIVO
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
CÓDIGO
PD-O1
PD-PP-O1
PD-M1
PD-PP-M1
PD-C1
PD-PP-C1
PD-P1
PD-PP-P1
PD-P1-F1
PD-PP-P1-F1
PD-T1
PD-PP-T1
PD-T1-F1
PD-PP-T1-F1
PD-G1
PD-PP-G1
PD-G1-F1
PD-PP-G1-F1
PD-P1-I1
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Código: SI-G1
Versión: 1
GUÍA
ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL
SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
Vigente desde:
23/03/2016
Nota: El identificador de tipo de documento (C), solo se aplica para la caracterización de procesos o
subprocesos, según sea el caso. Cuando el proceso tenga subprocesos, solo se caracterizan los subprocesos.
6.5.
Uso de formatos o plantillas:
En el numeral 8 de esta guía se relacionan las plantillas, formas o formatos para la elaboración de los principales
documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, tales como manuales, caracterizaciones de procesos
o subprocesos, procedimientos, guías, protocolos, registros, instructivos entre otros, los cuales pueden
consultarse en el sitio web de la entidad.
Nota. El formato para documentar manuales puede ser utilizado para elaborar otros documentos similares,
ejemplo (código de ética, programa de gestión documental, entre otros)
7. REGISTROS
REGISTROS
RESPONSABLE
FRECUENCIA
Sitio web
Funcionarios designados de
Conforme
Grupo Mejoramiento Continuo - necesidad
Oficina Asesora de Planeación
UBICACIÓN
https://www.mininterior.gov.co/lainstitucion/sigi/documentacion-sigi
Los originales físicos en carpeta
correspondiente conforme TRD - OAP
8. ANEXOS
Anexo 01.
Anexo 02.
Anexo 03.
Anexo 04.
Anexo 05.
Anexo 06.
Anexo 07.
Anexo 08.
Anexo 09.
Anexo 10.
Anexo 11.
Anexo 12.
Anexo 13.
Anexo 14.
Anexo 15.
Anexo 16.
Anexo 17.
Anexo 18.
Anexo 19.
Anexo 20.
Formato Manual
Formato para Acta
Formato Lista de Asistentes
Formato Registro de Asesoría y Asistencia Técnica
Formato para Caracterización de Procesos
Formato para Procedimiento por Flujograma
Formato para Procedimiento por Actividad
Formato para Procedimiento Combinado
Formato para Guía
Formato Protocolo
Formato para Instructivo
Plantilla para Memorandos General
Plantilla para Oficio General
Plantilla para Elaborar Concepto Jurídico
Plantilla para Elaborar Concepto Técnico
Formato Certificaciones
Plantilla para Circular Interna
Plantilla para Circular Externa
Formato Informes
Formato Presentación Power Point
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Código: SI-G1
Versión: 1
GUÍA
ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL
SISTEMA INTEGTADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
Vigente desde:
23/03/2016
9. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
VERSIÓN
Elaboró
Revisó
Aprobó
____________________
Marco A. Jiménez Medrano
Profesional Universitario
_____________________
Jacinto Montero Lora
Profesional Especializado
____________________________
Ángela María López Gutiérrez
Jefe Oficina Asesora de Planeación
“Archivar en”: 1103.47.03 Procesos y Procedimiento Estratégicos – Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional
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