Instituto tecnológico de Tijuana

Instituto tecnológico de Tijuana
Subdirección académica
Departamento de sistemas y computación
Enero-Junio 2014
Ingeniería en sistemas computacionales
Taller de Administración
Serna Guadalupe María
5SC1B
Laguna Hernández Biridiana
5. Dinámica del proceso administrativo
5.1 Dirección
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Designación de cargos
Comunicación, liderazgo y motivación de personal
Dirección para los objetivos
Motivación
Comportamiento
5.1 Concepto de dirección:
Es la acción de influencia interpersonal de la administración para lograr que sus
subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de
decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzo.
Es una función trascendencia, que algunos autores consideran que la
administración y la dirección son una misma cosa. Esto es en gran parte, debido a
que al dirigir es cuando ejercen más representativamente las funciones
administrativas, de manera que todos los dirigentes pueden considerarse
administradores.
5.1.1Importancia
La dirección es trascendental por:
 Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante
la planeación y la organización.
 A través de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los
miembros de la estructura organizacional.
 La dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados
y, consecuentemente, en la productividad.
 Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron
de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
 A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la
organización funcione.
5.1.1 Principios.
 De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será
eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de
la empresa.
 Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el
mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener
ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben
estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge
como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su
voluntad personal o arbitrio.
 De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los
planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
 De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de
comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al
emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos
correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad,
debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos.
 De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver
los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del
momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación
con un conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se
desarrolle y provoque problemas no colaterales.
 Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que
se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al
administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad
de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
5.1.1. Toma de decisiones.
La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones.
Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de
los negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en
gran parte el éxito de cualquier organización.
Una decisión puede variar en transcendencia y connotación.
 Definir el problema. Para tomar una decisión es básico definir
perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo
con los colaterales.
 Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario
desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que
se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
 Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor número posible
de alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas que implican,
así como la factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios
para llevar acabo de acuerdo con el marco específico de la organización.
5.1.1 Factor Humano
Cuando hablamos de factor humano no nos referimos a otra cosa más que a todas
las personas que laboran en la empresa, así como sus actividades y esfuerzos.
No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en este grupo,
sino también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad:
Conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes,
actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etc.
El factor humano es más importante que los otros dos, pueden mejorar y
perfeccionar el empleo y diseño de los recursos materiales y técnicos, lo cual no
sucede a la inversa.
Como fácilmente puede apreciarse, el esfuerzo humano resulta vital para el
funcionamiento de cualquier organización; si el elemento humano esta dispuesto a
proporcionar su esfuerzo, la organización marchará; en caso contrario, se
detendrá.
De aquí a que toda organización debe prestar primordial atención a su personal,
los recursos humanos.
PERSONAL = RECURSOS HUMANOS
5.2 Control
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en contexto
organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan
estratégico.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de
la función o del área en que se aplique; puede ser entendida:
Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo,
dirección y lo que procede.
5.2.1 Importancia
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están
llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a
través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo
planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir
dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a
posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte,
una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar
lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta
manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se
cometan los errores del pasado.
Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo,
esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a
desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación
de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso
de planeación.
Principios
Equilibrio:
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control
correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la
responsabilidad conferida y que la autoridad delegada está siendo debidamente
ejercida.
De los objetivos:
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no
es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
De la oportunidad.
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse
antes de que se efectúe el error. De tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipación.
De las desviaciones:
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las
causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en
el futuro.
Costeabilidad:
Es establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, en relaciona con las ventajas reales que este
reporte.
De excepción:
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente
cuales funciones estratégicas requiere el control.
De la función controlada.
La función controlada por ningún motivo debe comprender a la función controlada,
ya que pierde efectividad el control.
5.2. 2 Proceso de control.
Establecimiento de estándares.
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve
como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son
más que los objetivos definidos de la organización
.
 Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos
por la empresa, que resulta de la comparación o relación entre las
utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones.
 Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la
aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad de
las técnicas mercadológicas.
 Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área
de producción, sino para todas las áreas de la empresa.
 Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la
primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.
 Desarrollo de personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de
la gerencia, y su efectividad.
 Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir
para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para
determinar, objetivamente, los límites de productividad del personal de la
empresa.
5.2.3 Técnicas cuantitativas y cualitativas
Sistemas de información
Graficas y diagramas
Estudios de métodos
Métodos cuantitativos
Control interno
5.3 Análisis de costos
Los administradores con frecuencia clasifican los costos fijos o variables al tomar
decisiones que afectan el volumen de producción. Los administradores quieren
saber cómo se verán afectados los costos y los ingresos por tales decisiones.
Los administradores de empresas casi siempre estudian los efectos del volumen
de producción sobre los ingresos (ventas), gastos (costos), y la utilidad neta (la
ganancia neta). Este estudio por lo común se llama análisis de costo-volumenutilidad (CVU).