Plazo para conservar la documentación y la
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septiembre de 2010 Plazo para conservar la documentación y la contabilidad en las empresas Por: CP, MBA, MF José Luis Jasso Ayala [email protected] El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (“CFF”) de manera general establece que se deberá de conservar la documentación y la contabilidad durante un plazo de cinco años, contando a partir de la fecha que se presentaron o debieron de haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Sin embargo, este artículo también hace mención que la contabilidad y la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos, por último también menciona sobre este mismo tema, que ciertos documentos se deberán conservar por todo el tiempo en el que subsista la sociedad. Con base a lo anterior, tenemos que pueden existir situaciones especiales o documentación específica que debiera de conservarse por más tiempo de la regla general de los cinco años o inclusive hasta de manera permanente. De hecho, el Código de Comercio establece que cuando no se especifique en dicho código un plazo más corto, la prescripción ordinaria en materia comercial se completará por el transcurso de diez años. El siguiente listado contiene distintos nombres de documentos típicos de las empresas para los cuales se señala una recomendación del tiempo “mínimo” que debieran de conservarse dichos documentos: Actas constitutivas........................................................................ De manera permanente Actas de aumento o disminución de capital social....................... De manera permanente Asientos de diario......................................................................... 5 años Aumentos / disminuciones de obligaciones fiscales.................... De manera permanente Avalúo de propiedad.................................................................... 5 años Balanza de comprobación anual.................................................. 5 años Balanza de comprobación mensual............................................. 5 años Catálogo de cuentas.....................................................................De manera permanente Constancias de distribución de dividendos o utilidades.............. 5 años Conciliaciones bancarias.............................................................. 5 años Contratos de asociación en participación.................................... De manera permanente Contratos vigentes....................................................................... Durante su vigencia Contratos vencidos...................................................................... 5 años Correspondencia legal................................................................. De manera permanente Correspondencia fiscal................................................................ De manera permanente septiembre de 2010 Declaraciones de pagos provisionales......................................... De manera permanente Declaraciones anuales................................................................. De manera permanente Declaraciones informativas.......................................................... De manera permanente Dictamen financiero de auditores................................................. De manera permanente Documentación de la propiedad de activos fijos.......................... De manera permanente Documentos de marcas y patentes.............................................. De manera permanente Estados de cuenta bancarios....................................................... 5 años Estados financieros anuales........................................................ De manera permanente Estudios de precios de transferencia........................................... 5 años Facturas a clientes....................................................................... 5 años Facturas de proveedores............................................................. 5 años Fusión o escisión de sociedades................................................. De manera permanente Pólizas de seguro activas............................................................ Durante su vigencia Pólizas de seguro inactivas......................................................... 5 años Registros de activos.................................................................... De manera permanente Registros de empleados activos.................................................. De manera permanente Registros de empleados no activos............................................. 5 años Registros de nómina.................................................................... De manera permanente Registro Federal de Contribuyentes............................................ De manera permanente Registros de plan de retiro o pensión.......................................... De manera permanente Reportes de auditoria interna....................................................... 5 años Es importante señalar que en adición al listado anterior, las empresas deberán de tener cuidado con la determinación del plazo para la conservación de la contabilidad y la documentación, cuando existan efectos fiscales para los cuales se deberá de computar el plazo de referencia a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Recomendaciones adicionales • Centralizar toda la información en un solo lugar de ser posible. • Hacer un listado de la información en archivo. • Clasificar los documentos entre temporales y permanentes. • Asignar la responsabilidad de la entrada y salida de documentos a una sola persona con sus controles respectivos. • Tener un adecuado respaldo de la información electrónica (preferentemente en otro lugar y localización a aquel donde se encuentre el equipo de cómputo). • Explorar la opción de la conservación de cierta documentación y contabilidad de manera electrónica, para después del tiempo “mínimo” antes mencionado. Conclusión Es importante que las empresas realicen un análisis detallado sobre la conservación de la documentación y la contabilidad, ya que la regla de los cinco años no se puede utilizar de manera general. Por otro lado, mencionar también que se debe de considerar igual de importante que las empresas cuenten con un adecuado control y respaldo sobre la documentación y contabilidad. El CP, MBA, MF José Luis Jasso Ayala es Socio Director de Horwath Castillo Miranda oficina Monterrey. 2010 Castillo Miranda y Compañía, S.C. es miembro de Crowe Horwath International, una asociación Suiza. Cada firma miembro de Crowe Horwath International es una entidad legal separada e independiente. El contenido de esta publicación es de carácter general. Si desea obtener mayor información, por favor contacte a nuestros especialistas. septiembre de 2010 Fundada en 1943, Horwath Castillo Miranda es una de las principales firmas de contadores públicos y consultores de negocios en México. Horwath Castillo Miranda provee soluciones de negocio innovadoras en las áreas de Auditoría, Impuestos, Finanzas Corporativas, Consultoría de Riesgos, Consultoría en Hotelería y Turismo, Control Financiero (outsourcing) y Tecnología de Información. Nuestra Presencia en México México Guadalajara Monterrey Paseo de la Reforma 505-31 06500 México, D.F. Tel. +52 (55) 8503-4200 Fax +52 (55) 8503-4299 Carlos Garza y Rodríguez [email protected] Mar Báltico 2240-301 44610 Guadalajara, Jal. Tel. +52 (33) 3817-3747 Fax +52 (33) 3817-0164 Carlos Rivas Ramos [email protected] Batallón de San Patricio 111-20 66269 San Pedro Garza García, N.L. Tel. +52 (81) 8262-0800 Fax +52 (81) 8363-0050 José Luis Jasso Ayala [email protected] Aguascalientes Cancún Ciudad Juárez Av. Aguascalientes Norte 512-401 20127 Aguascalientes, Ags. Tel. +52 (449) 996-6600 Fax +52 (449) 996-6600 Alejandro Ibarra Romo [email protected] Cereza 37-401 77500 Cancún, Q. 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