5. Formato gestión Documental y Archivo Control Interno preguntas

PREGUNTAS ESTRATÉGICAS INVENTARIO DOCUMENTAL
Responda cada una de las siguientes preguntas:
PREGUNTAS
1. ¿Qué aspectos considera que debe tener en
cuenta el mandatario electo en el corto plazo (100
primeros días), respecto al inventario documental
de la Entidad?
2. ¿Cuáles considera que fueron los aspectos
positivos y negativos en el proceso de inventario
documental de la Entidad?
3. ¿ Qué considera usted que debería continuar?
RESPUESTAS
Que la comisión que se nombre para recibir o empalmar el inventario documental, requiera
las TRD de cada secretaría o area y realice el respectivo cotejo (folios, numero de cajas ó
carpetas, etc), verificando la aplicabilidad de la TRD de cada oficina, de acuerdo con las
actividades realizadas según competencia.
POSITIVOS: La entidad cuenta con la aprobacion del PGD y PINAR, implementación del
Sistema de Gestion de Calidad, las Tablas de Retención Documental (TRD) Y EL Equipo MECI y
SIMCAF, lo cual requiere de la aplicabilidad de las normas documentales.
NEGATIVO: falta mayor compromiso en la aplicabilidad de las normas documentales y estar
prestos a la gestion del cambio.
La implementacion y/o actualizacion de las Tablas de Retención Documental (TRD) en cada
Secretaría, ó área de la entidad Y capacitación a todo el personal sobre las normas
documentales .
PREGUNTAS ESTRATÉGICAS INVENTARIO DOCUMENTAL
Responda cada una de las siguientes preguntas:
PREGUNTAS
RESPUESTAS
Debe haber mayor organización y concientizacion sobre la aplicabilidad de las normas
4. ¿ Cuáles son las lecciones aprendidas del proceso documentales y TRD de la entidad, para de tal forma brindar una informacion, eficaz y
efectiva.
de inventario documental de la Entidad?
5. ¿ Cuáles son las dificultades del proceso de
inventario documental de la Entidad?
Falta concientizacion de parte del personal que labora en la entidad en la aplicabilidad de
normas documentales y Tablas de Retención Documental (TRD) de la entidad, por ende el
proceso de inventario se hace dispendioso y complicado, debido a que en algunas ocasiones
se desconoce el inventario que tenemos en los depositos.