Guía Historias Académicas - Universidad Nacional de Colombia

GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE
COLOMBIA.
Documento 3. Serie Documental: HISTORIAS ACADÉMICAS.
Elaborado: Diciembre de 2004
Última revisión: febrero de 2006
(Documento elaborado por Secretaria General- Unidad de Archivo Nivel Nacional - Alex Francisco Vargas, Abogado,
Especialista Derecho Público, Msc. Administración Pública. Contratista
Contenido:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presentación y justificación.
Marco normativo básico.
Definición de la serie documental.
Clasificación.
Contenidos.
Organización técnica.
-Marcación.
-Ordenación.
-Selección y valoración.
-Depuración.
-Tiempos de Retención.
7. Unidades de conservación.
8. Soportes-Digitalización-Sistemas de Información.
9. Acceso y seguridad.
1. Presentación y justificación.
En la Universidad Nacional las Historias académicas son una serie misional1,
tiene valores primarios: legal, jurídico y administrativo de gran relevancia, pues
es el expediente que condensa la información relativa a la trayectoria
académica de cada uno de los estudiantes y también adquiere, con el
transcurrir del tiempo, valores secundarios como testimonio de la formación
académica y el desempeño de importantes personalidades en el orden nacional
e internacional.
2. Marco normativo básico.
Acuerdo 101 de 1977 del Consejo Superior Universitario (con sus
modificaciones y adiciones). Artículos 4 a 26, 79 y 80.
Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario Art. 40°, es función del
Secretario de Facultad: “4. Organizar y responder por el archivo de la facultad,
los libros de actas, los registros de notas de los estudiantes y las hojas de vida
del personal académico”2.
1
Por cuanto la Universidad es una comunidad de carácter académico cuya misión esencial es
la creación, desarrollo e incorporación del conocimiento y su vinculación con la cultura.
Acuerdo 11 de 2005 del C. S. U. Art. 1°.
2
Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario Art. 40°.
1
3. Definición de la serie documental. No existe una definición legal de esta
serie, por lo cual la Unidad Nacional de Archivo, integra en la que se presenta
a continuación, los elementos más relevantes para su identificación y
caracterización dentro del fondo documental de la entidad: “La historia
académica del estudiante es una serie documental de acceso reservado 3 que
contiene toda la información que se produzca sobre la vinculación y trayectoria
académica de los estudiantes en desarrollo de una relación legal y
reglamentaria de derecho público 4con la Universidad. Se organiza de manera
cronológica y corresponde su gestión a las unidades de Registro y matrícula ó
Secretarías de Facultad de acuerdo con la organización de cada sede”.
4. Clasificación.
En la unidad académica que imparte programas bien sea de pregrado o
posgrado, encontraremos la estructura en la Tabla de Retención documental,
así:
Serie: HISTORIAS ACADÉMICAS.
Subseries:
HISTORIAS ACADÉMICAS PREGRADO
HISTORIAS ACADÉMICAS POSGRADO
Al interior encontraremos las carpetas agrupadas por facultad y carrera
(programa académico) e identificadas con el número del documento de
identificación de cada estudiante, el código interno asignado a cada estudiante
también puede ser consultado de la manera que se indicará en el numeral 6°
del presente documento.
5. Contenidos.
La información que sobre el contenido de la serie ha podido decantar la Unidad
Nacional de Archivo entre los años 2002 y 20055 se presentará a continuación
Frente a cada tipo documental se consigna el documento o fuente y año de la
información que permitió definirlo como parte de la misma, de igual forma, se
consideró la información que sobre el funcionamiento del Sistema de
3
Como medida de protección de los derechos fundamentales a la honra, intimidad y buen
nombre personales, Arts. 15° y 21° de la Constitución Nacional.
4
Pues “cumple en nombre del estado, funciones no administrativas”. Estatuto General,
Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario, Artículo 1°.
5
Esta información se tomó de: TRD de la Facultad de Medicina de la Sede Bogotá, versión del
año 2001, aprobada por el Archivo General de la Nación, es decir antes de la entrada en
producción del Sistema de Información Académica SIA y de las TRD de las Sedes Medellín,
Palmira y Manizales de este mismo año; TRD de las Secretarias de Facultad de Ciencias,
Ciencias Humanas y División de Registro y matrícula de la Sede Bogotá versión año 2005;
TRD División de Registro y matrícula Sede Bogotá versión año 2002; Documento: “Lista de
chequeo” suministrado por la División de Registro Sede Bogotá en el año 2005.
2
Información académica (SIA) se obtuvo de entrevista con la profesora Luisa
Fernanda Jiménez.
HISTORIAS ACADÉMICAS PREGRADO.
1. Hoja de vida (formato original) (Dato en: TRD facultades 2005 serie Historias
Académicas).
2.
Cédula de ciudadanía u otro documento de identidad (copia). (Dato en: listado
de chequeo Registro y TRD Medicina 2003)
3. Kardex de notas del estudiante (original) (Dato en: TRD facultades 2003 y 2005
6
act. serie Historia académica).
4. Conceptos de Comités asesores 7 (original).
5. Solicitudes del estudiante y anexos (original).
6. Acta de sustentación de trabajo de grado (original).
(Dato en: TRD facultades
2005 serie Historias académicas)
7. Nombramiento de jurados. (Dato en: TRD facultades 2005 serie Historias
académicas)
Tipos documentales de otras series que pueden estarse incluyendo
incorrectamente en las historias académicas:

Paz y salvos.8

Recibos de pago de matrícula. (original).

Encuesta docencia excepcional10. (Dato en: TRD facultades 2005 serie Historias
(Dato en: TRD facultades 2005 serie Historias académicas)
(Dato en: TRD registro 2005 serie
9
Paz y Salvos para grado y TRD facultades 2003 y 2005 act.)
académicas)
6
La gestión de las notas del estudiante la realiza la Secretaría de Facultad, el Kardex se
entiende como una impresión de las notas del estudiante de toda su carrera o vida académica
la cual se tomaría e integraría al expediente en papel al iniciar el periodo de archivo de gestión,
es decir una vez este ha perdido la calidad de estudiante.
7
Hace referencia a los emitidos respecto a situaciones especiales del estudiante bien sea
socioeconómicas o académicas.
8
Sobre este tipo documental, parece innecesario conservar en cada carpeta de historia
académica paz y salvos individuales, lo más apropiado sería que se manejen listados
colectivos de deudores y de personas sin obligaciones pendientes como una serie documental
diferente y con escaso tiempo de retención.
9
Como se evidencia , los recibos a parecen registrados tanto en la serie Historias Académicas
de las Secretarías de Facultad como en la de paz y salvos de Registro, por tanto debe definirse
en cual de estas dos series se conservarán, sugiriéndose que sea en la de Registro y en una
serie diferente de la Historia Académica considerando que su valor es administrativo , su gran
volumen físico y de menor tiempo de retención en Archivo Central.
10
Los dos tipos documentales finales de esta serie (encuestas de docencia y encuesta de
egresados) deben ubicarse en una serie diferente ya que no se relacionan con el desempeño
académico del estudiante (P. Ej. puede organizarse una serie denominada ENCUESTAS con
dos subseries, una de DOCENCIA EXCEPCIONAL y otra de EGRESADOS.
3

Encuesta de egresados. (Dato en: TRD facultades 2005 serie Historias académicas)
Nota: Las Resoluciones de graduandos, así como las que resuelven
situaciones particulares del estudiante e inciden en su historia académica, se
encuentran en original en la respectiva serie de RESOLUCIONES del Consejo
de Facultad, Decanatura, Consejo de sede, Académico o Superior Universitario
según corresponda y la información trascendente de estos e ingresa al SIA por
tanto no es necesario conservar copias de ellos en soporte papel en la Historia
Académica.
HISTORIAS ACADÉMICAS POSGRADO
1. Acta de grado o diploma de pregrado (copia). (Dato en: TRD Medicina 2003
serie Historia académica).
2. Certificado de calificaciones del pregrado (Dato en: TRD Facultades 2005 serie
Historia académica).
3. Formato de inscripción al programa (original). (Dato en: TRD Facultades 2005
serie Historia académica).
4. Certificado de convalidación del título (Dato en: TRD Facultades 2005 serie
Historia académica).
5. Hoja de Vida (original). (Dato en: TRD facultades 2005 serie Historia académica).
6. Cédula de ciudadanía (copia). (Dato en: TRD Medicina 2003 serie Historia
académica).
7. Propuesta de proyecto de trabajo de grado. (Original).
8. Solicitudes del estudiante (original).
9. Conceptos de comités asesores (original).
10. Kardex de notas (original) (Dato en: TRD facultades 2003 y 2005 serie Historia
académica).
11. Recibo de pago de bienestar universitario (Dato en: TRD Facultades 2005
serie Historia académica).
12. Solicitud de designación de director de trabajo de grado. (original).
13. Nombramiento de jurados (original) (Dato en: TRD Facultades 2005 serie
Historia académica).
14. Reporte de evaluación de trabajo de grado. (Original).
15. Acta de sustentación de trabajo de grado. (Original). (TRD facultades 2003 y
2005 serie Historia académica).
4
16. Constancia de afiliación a sistema de salud (Copia). (TRD Facultades 2005
serie Historia académica).
Tipos documentales de otras series que pueden encontrarse incorrectamente
en las historias académicas:

Recibo de derechos académicos11 (TRD Facultades 2005 serie Historia académica).

Paz y salvos (original) (TRD Facultades 2005 serie Historia académica) 12.

Encuesta docencia excepcional13.

(TRD facultades
2005 serie Historias
académicas)
Encuesta de egresados.
(TRD facultades 2005 serie Historias académicas)
Nota: Las Resoluciones de graduandos, así como las que resuelven
situaciones particulares del estudiante e inciden en su historia académica se
encuentran en original en la respectiva serie de RESOLUCIONES del Consejo
de Facultad, Decanatura, Consejo de sede, Académico o Superior Universitario
según corresponda, y la información trascendente de estos se ingresa al SIA,
por tanto no es necesario conservar copias de ellos en soporte papel en la
Historia Académica.
6. Organización técnica.
Marcación.
En el marbete se hará con el nombre de la subserie respectiva y el año de
producción que debe ser aquel en el cuál se registró la pérdida de calidad de
estudiante del titular de la historia (ya que a partir de este se comienza a
contar el tiempo de retención en archivo de gestión).
Ej. HISTORIAS ACADÉMICAS PREGRADO año 2000.
En la pestaña lateral se marcará cada expediente con el número de
identificación personal que corresponda al estudiante, sus apellidos y nombres
y el código estudiantil.
11
Los recibos a parecen registrados tanto en la serie HISTORIAS ACADÉMICAS que
conservan las Secretarías de Facultad como en la serie de PAZ Y SALVOS DE REGISTRO,
por tanto debe definirse en cual de estas dos series se conservarán, sugiriéndose que sea en
la oficina de Registro y en una serie diferente de la Historia Académica, considerando que su
valor es administrativo; su gran volumen físico y de menor tiempo de retención en el Archivo
Central, así como su función (utilidad) administrativa.
12
Sobre este tipo documental, parece innecesario conservar en cada carpeta de historia
académica paz y salvos individuales, lo más apropiado sería que se manejen listados
colectivos de deudores y de personas sin obligaciones pendientes como una serie documental
diferente y con escaso tiempo de retención.
13
Los dos tipos documentales finales de esta serie (encuestas de docencia y encuesta de
egresados) deben ubicarse en una serie diferente ya que no se relacionan con el desempeño
académico del estudiante (P. Ej. puede organizarse una serie denominada ENCUESTAS con
dos subseries, una de DOCENCIA EXCEPCIONAL y otra de EGRESADOS.
5
Ej. C. C. 74181542 VARGAS HERNÁNDEZ ALEX FRANCISCO – Cód. 614292
Nota: La marcación de las cajas de archivo deben permitir identificar en su
marcación la Facultad y /o unidad académica que desarrolló el programa al que
pertenecen las historias académicas que contiene a afectos de ubicar
adecuadamente los documentos en el Archivo Central y facilitar la recuperación
de la información.
Ordenación.
Los documentos se organizarán atendiendo su secuencia cronológica desde el
más antiguo (primer folio) al más reciente (último folio), para el caso de la copia
de la cédula de ciudadanía y la hoja de vida que no registran fechas de
producción, deben colocarse al inicio del expediente, es decir como primeros
folios ya que el orden del proceso de la serie indica que son solicitados en los
primeros trámites de apertura del expediente.
Selección y valoración
Se ha establecido como procedimiento para la serie la selección de una
muestra representativa, una parte del total de documentación se conservará de
forma permanente en el Archivo Histórico de la Universidad (a través de la
sede respectiva; es decir en la cual el estudiante finalizó sus estudios 14). La
serie permanecerá en trámite mientras el estudiante conserve tal calidad de
acuerdo con los reglamentos internos. El tiempo de retención en la fase de
archivo de gestión se contará a partir del año siguiente al grado o de la
ocurrencia de la perdida de la calidad de estudiante.
El procedimiento de selección lo aplicará cada Unidad de archivo de Sede una
vez el Comité de Archivo de sede lo apruebe15. Se trata de una serie
documental de valores secundarios no predecibles16 ya que contiene
información sobre personas cuyas trayectorias no son predecibles, ello unido a
la naturaleza académica de la comunidad universitaria y su posición dentro de
la educación superior en Colombia, permite saber desde ya que algún número
de las historias académicas adquirirá valores secundarios que ameriten su
conservación en el Archivo Histórico, derivado de la trayectoria de algunos
profesionales destacados en el ámbito nacional y/ o territorial17.
14
Esto considerando que la reglamentación interna de la Universidad admite la posibilidad de
traslados Intersedes de estudiantes.
15
“La manera concreta de seleccionar estos documentos es ésta: el archivero – y más aún la
comisión evaluadora- investiga y enlista todas las personas famosas que hayan podido dejar
vestigios documentales en el lote que se está por evaluar. Decide, a continuación, cuales son
los papeles más significativos en relación con el motivo de la fama: si es conocido como
deportista, guerrillero, sacerdote, escritor o político... pide al computador un listado de estos
documentos, tornado del inventario y se procede a separarlos.” VÁSQUEZ, Murillo Manuel.
Cómo seleccionar documentos de archivo. AD Sidera Editorial. La Calera –Córdoba- Argentina,
año 2002 [p. p. 126 y 127].
16
“Valor mediato no predecible: Es el que ha de ser detectado en cada acto de selección,
porque se basa en el tema o asunto más que en el tipo documental o en una serie”. Ibídem.
Pág. 113.
17
“Para conservación permanente , por el criterio de importancia, se tienen en cuenta dos
casos relacionados con este capítulo: (i) el de personalidades destacadas, (ii) el de
6
El proceso de selección y valoración se puede apoyar con (i) el concepto
solicitado a un grupo de profesores historiadores y (ii) un concepto del Consejo
Académico de la Universidad18.
Depuración
La depuración se realizará por parte de la oficina productora, una vez el
expediente agote su tiempo de retención en el Archivo de Gestión; se retirarán
y destruirán las copias de documentos originales que se encuentren en el
mismo expediente, notas adhesivas (post it), documentos borrador cuyo
original definitivo y corregido se encuentre en el mismo expediente,
documentos borrador con notas y cuyo original se encuentre en el expediente.
Tiempos de Retención
Archivo de Gestión (Plazo de vigencia): Cinco (5) años. Durante este tiempo se
resolverán en la oficina las solicitudes de certificaciones, copias, reclamos y
otras presentadas por el titular de la Historia o un tercero debidamente
autorizado. También se atenderá en este periodo un probable reingreso o
reactivación de la calidad de estudiante19.
Archivo Central (Plazo precaucional): Será de (70) años. Este lapso se establece
considerando la edad mínima posible de inicio de: los estudios superiores (16
años) para el pregrado, la edad mínima probable de graduación del pregrado (20
años), la vida laboral y académica de los profesionales (entre 30 y 40 años) ya
que los principales valores primarios de la serie son de orden legal-probatorio y
administrativo (certificación del desempeño académico y de realización de
estudios). De igual forma este periodo permitirá definir con claridad cuales
historias académicas adquieren valores históricos para disponer de su
conservación permanente en el archivo de la Universidad.
7. Unidades de conservación.
Las Historias académicas presentan dos características que inciden en el
modelo de las carpetas que se deben implementar para su conservación: i) La
serie tiene un alto número de expedientes en la Universidad (más de 17.000) y
ii) Su tiempo de retención en las fases de archivo de gestión y central es muy
alto (suman 75 años).
Por lo anterior se recomienda utilizar el mismo modelo de carpeta
implementado para la conservación de las Historias Laborales, de tapas
documentos importantes de gente común. Personalidades destacadas en el medio social al
que pertenezca el archivo, sea un pueblito, una ciudad, provincia o todo el país...” Op Cit. Pág.
125.
18
Esta es una directriz que puede ser formalizada a través de instrucción impartida por la
Secretaría General de la entidad o modificación de la Resolución 0385 de 2003 de Rectoría
General.
19
Este lapso también prevé el agotamiento de la vía gubernativa de actos como el de pérdida
de calidad de estudiante P. Ej. Expulsión y el eventual ejercicio de la acción contencioso
administrativa.
7
independientes unidas por gancho legajador de plástico (sencillo) con cordones
de cierre y marbete de marcación. Considerando la utilidad que para la
consulta representa el dato del nombre y apellidos del estudiante, así como su
código estudiantil esta información puede registrarse en una pestaña
(extensión) de la tapa posterior que sobresaldrá por lo menos dos centímetros
en relación con la frontal para este fin (además este diseño es funcional con la
clase de muebles usados para guardar los expedientes ya que son de consulta
frontal y no superior).
De igual forma, la cantidad de expedientes sugiere para algunas oficinas de
registro (P. Ej. Sede Bogotá) el uso de cajas y estantería fija o rodante 20 de
dimensiones y capacidad superiores a los que ofrecen los archivadores
verticales tipo torre convencionales.
8. Soportes- Digitalización- Sistemas de información.
La Universidad Nacional cuenta desde el año 2003, con un sistema de
información para la gestión de esta serie documental denominado SIA (Sistema
de Información Académica), el SIA es un sistema de “gestión” que agiliza los
trámites y procedimientos tanto de registro como de matrícula e inscripción de
asignaturas del estudiante y también vincula los procesos académicos más
importantes de la trayectoria académica del estudiante como el trabajo de
grado. Este no es un sistema de digitalización de documentos como tampoco
de creación de documentos electrónicos, básicamente registra la información o
datos más relevantes de la historia académica, permite una ágil consulta de los
mismos a diversas unidades e instancias de la Universidad, por lo mismo no
resulta procedente obviar la conservación en papel de la serie estructurada
como se indicó anteriormente.
9. Acceso y seguridad.
Como se mencionó en líneas anteriores, las Historias Académicas son una serie
con reserva basada en los derechos constitucionales fundamentales a la honra
e intimidad personal y familiar respecto a su consulta ya que pueden contener
datos de orden personal e íntimo de su titular (P. Ej. La descripción de
situaciones socioeconómicas particulares, la información sobre el padecimiento
de enfermedades del estudiante, problemas de orden comportamental,
psicológico, entre otros). Por lo anterior solo podrán ser consultadas por su
titular o por un tercero debidamente autorizado por el titular, por las
Secretarías de Facultad, Las Oficinas de Registro y matrícula y en el orden
externo por las autoridades judiciales. La reserva se predica tanto para el
tiempo de retención en Archivo de Gestión como en Archivo Central.
La custodia del expediente tradicionalmente se radicó en cabeza de las
Secretarías de cada Facultad con base en la responsabilidad estipulada en los
estatutos generales de responder por los registros de notas de los estudiantes,
sin embargo a partir del año 2003 y con la implementación del sistema de
20
Las empresas productoras de estanterías pueden ofrecer variados modelos (tipo canasta,
con entrepaños para cajas) cada unidad de archivo asesorará las oficinas de la sede que
requieran estas alternativas.
8
información académica esta responsabilidad se centralizó en las oficinas de
Registro y matrícula de cada sede.
La custodia en el Archivo Central corresponde a la División o Sección de archivo
de la Sede.
Nota: Ver el anexo a este documento el cual se adjunta como guía para
diferenciar la serie HISTORIAS ACADÉMICAS de la serie REGISTRO DE
ADMITIDOS, ambas de la Oficina de Registro de Sede
9
ANEXO al “Documento 3 Serie Documental: HISTORIAS
ACADÉMICAS”.
OFICINA PRODUCTORA: Registro y matrícula
SERIE: REGISTRO ASPIRANTES ADMITIDOS
1. Presentación
El presente anexo se elabora para presentar una breve información sobre la
serie REGISTRO DE ASPIRANTES ADMITIDOS. La necesidad de este anexo
se deriva de la cercanía que la serie tiene con la de HISTORIAS
ACADÉMICAS, por tratar procesos con cierto nivel de conexidad en su
desarrollo, lo cual hace necesario delimitar claramente cuales tipos
documentales hacen parte de una y otra. Adicionalmente considerando la
diferencia de valores, usos, tiempos de conservación y naturaleza de cada una
de estas clases de expedientes.
A continuación se presentarán los puntos guía más relevantes para que las
Oficinas de Registro y unidades de archivo adelanten la correcta organización
de esta serie.
2. Marco normativo básico.
Acuerdo 02 de 2003 del Consejo Superior Universitario.
3. Clasificación
La serie registra dos subseries documentales: PREGRADO y POSGRADO.
Al interior de la serie, en el archivo físico se encuentran las carpetas
agrupadas por carreras o programas e identificadas por número del documento
de identificación, nombre, código de cada estudiante.
4. Contenidos21.
REGISTRO ASPIRANTES ADMITIDOS
REGISTRO ASPIRANTES ADMITIDOS PREGRADO
1.
Acta de grado o diploma de bachiller (copia).
2.
Formulario de registro de admitido (original)
3.
Cédula de ciudadanía u otro documento de identidad (copia).
21
Información tomada de: TRD registro 2005 serie registro de admitidos, documento “listado
de chequeo” de la oficina de Registro y matrícula de la sede Bogotá.
10
4.
Cédula de ciudadanía u otro documento de identidad del responsable
del alumno (copia).
5.
Registro civil del admitido (parentesco). (original)
6.
Credencial de admisión (original).
7.
Instructivo de diligenciamiento (original).
8.
Carnet provisional de estudiante. (copia).
9.
Resultado exámen de estado ICFES. (copia)
10. Libreta militar (copia).
11. Constancia académica bachillerato. (original).
12.
Formato “Control de documentos” (original).
13.
Recibos de pago servicios públicos (copia).
14.
Recibo de pago de amortización (original)
15.
Certificado de no posesión de finca raíz (original)
16.
Contrato de arrendamiento o certificado de tradición (copia)
17. Declaración de renta (copia)
18.
Certificado de ingresos y retenciones (copia)
19. Certificado de no declarante (original).
20.
Carta de solicitud de aplazamiento del ingreso (original).
21.
Documento soporte de la situación de aplazamiento (Original).
POSGRADO
1. Solicitud de asignación de código de la facultad. (original).
2. Carnet. (copia).
3. Solicitudes de la facultad. (original).
5. Organización técnica.
Marcación.
En el marbete se hará con el nombre de la serie y subserie respectiva y el año
de producción que debe ser aquel en el cuál se registró el estudiante titular del
11
expediente (ya que a partir de este
retención en archivo de gestión).
se comienza a contar el tiempo de
Ej.
REGISTRO ASPIRANTES ADMITIDOS PREGRADO año 2000.
En la pestaña lateral se marcará cada expediente con el número de
identificación personal que corresponda al estudiante, sus apellidos y nombres
y el código estudiantil.
Ej.
C. C. 74181542 VARGAS HERNÁNDEZ ALEX FRANCISCO – Cód. 614292
Nota: La marcación de las cajas de archivo debe permitir identificar en su
marcación la Facultad y /o unidad académica que imparte el programa al que
fue admitido el aspirante a afectos de facilitar la recuperación de la
información.
Tiempos de Retención
Archivo de Gestión (Plazo de vigencia): Cinco (5) años. Durante este tiempo se
resolverán en la oficina las necesidades administrativas de información
relacionadas especialmente con el proceso de liquidación económica de la
matrícula, se atenderán eventuales remisiones de información a autoridades
competentes (P. Ej. En caso de detectarse un delito de falsedad documental).
Archivo Central (Plazo precaucional): Será de (0) años. La serie se eliminará al
culminar su plazo de retención en la fase de archivo de gestión ya que pierde
sus valores primarios administrativos.
12
13