4.5.4 GQ-P02-000 4proc control registros

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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL REGISTROS
Código: GQ-P02-000
Versión: 04
1. DEFINICION
Procedimiento mediante el cual se administran y controlan los registros requeridos en los
procesos del SGC del Colegio Europeo, los cuales sirven como evidencia de las actividades
realizadas de acuerdo a los procedimientos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los registros que se generen dentro de los procedimientos del
Sistema de Gestión de Calidad del Colegio Europeo.
3.
BASE LEGAL
NTC-ISO 9001:2008, 4.2.4, Control de los Registros.
4.
ESTRUCTURA
4.1 GENERALIDADES
Todos los registros del SGC deben ser legibles y el procedimiento que lo genera define la metodología de
identificación y consulta.
El medio en el cual se almacenan los registros puede ser magnético, impreso o ambos.
Preferiblemente los registros se deben diligenciar en formatos previamente diseñados por los equipos de
trabajo del SGC. La aprobación y modificación de estos formatos deben ajustarse a lo establecido en el
manual para la elaboración de documentos del SGC (GQ-M01-001) del SGC y al procedimiento de
Control de los Documentos. Los registros que se generan a través de bases de datos se deben manejar y
controlar de acuerdo a lo establecido
El responsable del proceso que maneje bases de datos debe realizar copias de seguridad (back up)
periódicas y administrador documental ejercer un control para su cumplimiento.
En caso de daño del computador el administrador documental debe habilitar mecanismos para no
suspender la prestación del servicio de manera indefinida, dichos mecanismos pueden ser llevar los
registros temporalmente en forma manual, en formatos que sean similares a los originales e ingresarlos al
sistema una vez se restablezca.
Los registros generados por el Sistema de Gestión de la Calidad que sean regulados por leyes
gubernamentales o normas corporativas se deben ajustar a dichos requerimientos y deben estar
permanentemente actualizados en coordinación con el líder del proceso y el administrador documental.
En cada uno de los procedimientos del SGC se establece los responsables del manejo y control de los
registros generados, quienes deben asegurar el buen estado de los mismos, evitando el daño o deterioro por
condiciones del medio en el sitio de archivo, y de acuerdo a los criterios que contiene el cuadro modelo de
manejo y control de los registros, que se encuentra en el acápite 5 de cada uno de los procedimientos, así:
ELABORÓ
Alberto Zoli Director Administrativo
FIRMA
FECHA 13 de abril de 2011
REVISÓ
Laura Obando Directora Academica
FIRMA
FECHA 13 de abril de 2011
APROBÓ
Alberto Zoli Director Administrativo
FIRMA
FECHA 13 de abril de 2011
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PROCEDIMIENTO CONTROL REGISTROS
Código: GQ-P02-000
Versión: 04
IDENTIFICACION
N°
Código
Nombre
ALMACENAMIENTO
Lugar
Archivo
Medio de
archivo
PROTECCION
Responsable de
Archivarlo
TRD
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
4.1.1
No.: Relaciona de manera ascendente el orden del registro, se utilizan números arábigos de dos
dígitos para referirlos (01, 02, 03,).
4.1.2
IDENTIFICACION: Incluye el Código del formato y el nombre, donde:
 Código: Se refiere a la identificación alfanumérica que corresponde a cada registro de acuerdo al
procedimiento al que pertenece. En caso de que el registro no se elabore en un formato
preestablecido se indica con las letras “NA”, que No Aplica.
 Nombre: Denominación del registro.
4.1.3
ALMACENAMIENTO: Indica la forma de recoger y guardar la información:
 Lugar de archivo: Dependencia donde se archiva el registro.
 Medio de Archivo: Forma en que se maneja el registro. Ejemplo: Magnético, Impreso, video,
entre otros.
4.1.4
PROTECCIÓN: Indica el responsable de la custodia del registro.

4.1.5
Responsable de archivarlo: cargo del responsable que debe archivar y mantener el
TRD: De acuerdo a las disposiciones del Archivo General de la Nación, según la ley 594 de
2000, el código de TRD, nos remite a aspectos de organización de los documentos como la
clasificación y ordenación (Series y tipos documentales) que permiten su posterior recuperación y
la de sus registros adjuntos; además de otros aspectos del manejo de los documentos como tiempos
de retención en el archivo de gestión y en el Archivo Central, su disposición final (conservación
total, eliminación, microfilmación, selección). Sin embargo, en caso de no existir dicho código o
de no hallarse aprobado un registro dentro de un procedimiento de las TRD, se precisa en forma
provisional la información en las casillas subsiguientes que corresponden a:
 Tiempo de Retención: Hace referencia al tiempo (en años), que se debe conservar el registro
dentro del Archivo de Gestión.

Disposición: Indica el destino que tendrá el registro, concluido el período o tiempo de retención en
el Archivo de Gestión (ejemplo: Archivo Central, eliminación, etc). A medida que se incorporen
nuevos códigos de las TRD a los registros, o los ya existentes sean objeto de ajuste, se llevarán a
cabo las modificaciones necesarias para actualizar el cuadro de registros de los procedimientos que
así lo requieran. Todos los registros que se generan en la aplicación de los procedimientos del
S.G.C. del Colegio se manejan y controlan como se indica en el paso a paso del presente procedimiento.
El control de los registros es responsabilidad del Administrador Documental, debe mantenerlo actualizado
y se lleva mediante el formato GQ-P02-F01
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Código: GQ-P02-000
Versión: 04
4.2.
DESCRIPCIÓN
4.2.1.
Diligenciamiento de Registros
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Código: GQ-P02-000
Versión: 04
5.
REGISTROS
IDENTIFICACION
N°
ALMACENAMIENTO
PROTECCION
TRD
Código
Formato
1 GQ-P02F01
Lugar
Nombre
Archivo
Listado
Archivo
Control de
Central
los Registros
Medio de
archivo
Magnético
Responsable de Tiempo de
Archivarlo
Retención
Administrador
Permanente
documental
Disposición
Final
Archivo
Central
2 GQ-P02F02
Listado
Archivo
modificación Central
registros
Magnético
Administrador
Documental
Archivo
Central
VERSIÓN
FECHA
Permanente
REGISTRO DE MODIFICACIONES
ITEM MODIFICADO
DESCRIPCIÓN
Se icluye: por la Dirección Administrativa
Se excluye: en el manual del usuario que suministre quien
diseña el software. Dicho manual debe contener perfil de
usuario para la consulta, control de modificiación y
adición de datos. Los formatos utilizados para el ingreso
de la información deben llevar un serial automatico o
algún mecanismo de identificación que permita la
recuperación de datos y ejercer algunas clases de
trazabilidad.
01
24-08-10
02
03-01-2011
03
13-04-2011
4 BASE LEGAL
Se cambia la numeración de 4 a 3
03
13-04-2011
3 ESTRUCTURA
Se cambia la numeración de 3 a 4
3.1 GENERALIDADES
5.2.1.
Diligenciamiento
Registros
de
Se cambia el diagrama