Procedimiento definición, Aprobación y Actualización de TRD

Código: 09-004-PG-001-1
Liberado: 2011-05-25
DEFINICION, APROBACIÓN Y ACTUALIZACION DE TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL (TRD)
1. Propósito y Alcance
PROPÓSITO
Elaborar y Mantener actualizadas las Tablas de Retención Documental (TRD), de
todos los documentos de la empresa.
ALCANCE
Este procedimiento comprende desde la definición de las tablas de retención
documental de cada área hasta la conservación en el archivo central.
Aplica para todas las áreas de la empresa y la Coordinación de Archivo y Centro de
Información.
2. Definiciones.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
COMITÉ DE ARCHIVO
Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las
políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer
recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS
Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del
Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre:
• El valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las
privadas que cumplen funciones públicas.
• La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración
documental
• La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
DOCUMENTO
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en
razón de sus actividades o funciones
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“Toda copia electrónica o física que NO se encuentre registrada en el Formato de Control de
Documentos, se considera inválida”
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OFICINA PRODUCTORA
Es la oficina que genera el documento original. Por ejemplo, la oficina productora de
las directivas de la empresa es Secretaría General.
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales con estructura y contenido homogéneos y
generado por la misma oficina productora como consecuencia del ejercicio de su
labor.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
Listado de las series documentales y sus correspondientes tipos documentales (si los
tienen), a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.
La unidad documental puede ser simple cuando esta constituida por un solo
documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
3. Procedimiento
3.1
Diagrama de Flujo
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“Toda copia electrónica o física que NO se encuentre registrada en el Formato de Control de
Documentos, se considera inválida”
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PROCEDIMIENTO: DEFINICIÓN, APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
EQUIPO DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
TODAS LAS ÁREAS
COMITÉ DE
ARCHIVO/
GERENCIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA
NACIÓN
INICIO
1. COORDINADOR ACI
Recoger
Información
2. ASISTENTE/
AUXILIAR E OFICINA/
COORDINADOR ACI
Elaborar TRD
4 horas
1 hora
3. ASISTENTE/
AUXILIAR OFICINA /
SUBGERENTE
Revisar y Aprobar
TRD
2 horas
4. COORDINADOR ACI
Realizar ajustes
TRD
N
¿Aprobado?
30
minutos
S
1
5. COORDINADOR ACI
Presentar TRD
2 horas
6. COMITÉ DE
ARCHIVO
Realizar reunión
de aprobación de
TRD
15
minutos
¿Se aprueban
las TRD?
S
7. GERENTE/COMITÉ
DE ARCHIVO
8. COMITÉ
EVALUADOR DE
DOCUMENTOS
Remitir TRD para
aprobación
Revisar TRD
10
minutos
N
1 mes
1
9.COORDINADOR ACI
S
Divulgar TRD
¿Aprobado?
2 horas
N
V
10. TÉCNICO DE
SOPORTE
Actualizar TRD
1
ORGANIZAR
ARCHIVO
FIN
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3.2. Descripción del Diagrama de Flujo
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ANS
1
Recoger información de las diferentes
áreas de la empresa, relacionada con
los documentos que se manejan en
cada una.
Coordinador archivo y
centro de información
4 horas
2
Levantar las Tablas
Documental (TRD).
Auxiliar de
oficina/asistente/
coordinador archivo y
centro de información
1 hora
de
Retención
Revisar
y aprobar las Tablas de
Subgerente/asistente/auxili
Retención Documental de cada oficina
2 horas
ar de oficina
productora.
Coordinador archivo y
30
Realizar los Ajustes del caso.
centro de información
minutos
Presentar ante Comité de Archivo de
Coordinador archivo y
ETP,
las
Tablas
de
Retención
2 horas
centro de información
Documental (TRD) para aprobación.
Realizar reunión de Aprobación Tablas
15
Comité de archivo
de Retención Documental (TRD).
minutos
Remitir al Comité Evaluador de
Documentos delegado del Archivo
Gerente/
10
General de la Nación, las Tablas de
comité de archivo
minutos
Retención Documental (TRD) para su
revisión.
Emitir concepto de aprobación de Comité evaluador delegado
Tablas de Retención Documental
del archivo general de la
1 Mes
nación
(TRD).
Reunir al personal responsable de las
oficinas productoras y divulgar las
Coordinador archivo y
Tablas de Retención Documental
2 horas
centro de información
(TRD).
Se elabora acta como
constancia.
Actualizar las Tablas de Retención
Coordinador archivo y
Documental (TRD), cada que una
No aplica
centro de información
oficina productora lo solicite.
3
4
5
6
7
8
9
10
4. Documentos
4.1
Procedimientos relacionados
•
Organización de Archivo. 09-004-PG-005-1.
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Documentos, se considera inválida”
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4.2
Registros generados
•
4.3
Tablas de Retención Documental. Actividad 6,7 y 9.
Documentos de referencia
•
•
•
•
Decreto 1382/1995 (Agosto 18 de 1995), Archivo General
Presentación TRD.
Acuerdo 009/1995 (Octubre 18 de 1995), Archivo General
Reglamenta la Presentación de las TRD.
Acuerdo 039/2002 (Octubre 31 de 2002), Archivo General
Elaboración y Aplicación TRD.
Acuerdo 027/2006 (Octubre 31 de 2007), Archivo General
Actualización Glosario del Reglamento General de Archivos.
de la Nación.
de la Nación.
de la Nación.
de la Nación.
5. Consideraciones
•
•
Para la aprobación de las de la Tablas de Retención Documental (TRD), por parte
del Archivo General de la Nación, se debe anexar Organigrama de la Empresa,
Manual de responsabilidades de todos los cargos y una sustentación por escrito de
los criterios empleados para la elaboración, así como la directivas internas
relacionadas tanto con cambios estructurales, como con la administración de los
documentos.
Después de la aprobación de las Tablas de Retención Documental (TRD) por parte
del Comité Evaluador de Documentos delegado del Archivo General de la Nación,
la empresa tiene 60 días calendario para organizar el archivo de acuerdo a las
Tablas de Retención Documental (TRD) definidas.
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“Toda copia electrónica o física que NO se encuentre registrada en el Formato de Control de
Documentos, se considera inválida”