organizacion de documentos - Archivo General de la Nación

ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
COLOMBIA
PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO
Aplicar los procesos archivísticos necesarios para la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos del AGN
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los procesos del AGN
Inicia con la actualización de las TRD y va hasta elaborar el inventario documental para la
transferencia al Archivo Histórico de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la TRD.
3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES
Ley 594 de 2000
Ley 734 de 2002
Acuerdo 042 de 2002
Guía para la implementación de un PGD
NTC-GP1000/2009
NTC ISO 9001:2008
Resolución 204 de 2009
4. GLOSARIO
Clasificación: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen
cada agrupación documental, de acuerdo a la estructura orgánica funcional de la entidad.
Ordenación: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado.
Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones
materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su
información para la gestión o la investigación.
FUID: Formato Único de Inventario Documental
5. CONDICIONES GENERALES
El seguimiento de las TRD a los Archivos de Gestión, se tienen los siguientes aspectos:
Elaboración de separadores de Series y Subseries
Ubicación de separadores en los archivadores
Rotulo de identificación en las carpetas
Ubicación física de las carpetas
Clasificación y ordenación de documentos al interior de las carpetas
Foliación en la parte superior derecha en el sentido del contenido del documento, con lápiz de
mina negra.
Identificación de las Gavetas
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTO
INICIO
1
Actualizar
las
TRD
para
aprobación, teniendo en cuenta
los cambios que se presenten en
la estructura funcional del AGN,
como supresión o creación de
grupos,
modificación
de
funciones entre otros.
Proceso: Gestión Documental
Coordinador GCA
Jefe de dependencia
AGN
Fecha: 2010-05-25
Versión: 4
TRD AGN
Acta Comité
Archivo
Cuadro
Clasificación
documental
de
de
Acta firmada del
Comité
de
Archivo
Código: GD-302-PD-055
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DESCRIPCIÓN
2
Determinar
el sistema de
ordenación al interior de cada
expediente de acuerdo a las
series y/o subseries señalados
en la TRD.
3
Conformar y ubicar físicamente
los expedientes y foliar los
documentos, identificando las
unidades
de
conservación
(Carpetas) con código de serie y
nombre de la serie.
Los archivadores deben ser
debidamente identificados con la
dependencia, el código de la
serie y nombre de la serie, entre
otros.
Funcionario asignado
para el manejo de
Archivo en cada
dependencia.
4
Levantar el inventario en FUID
Funcionario a quien
se le asigna la
responsabilidad del
manejo de archivo en
cada dependencia.
Formato Único de
Inventario
Documental
Instructivo
para
diligenciar el FUID
Firma Jefe de
dependencia
5
Verificar la aplicación de la TRD
en los Archivos de gestión de
cada una de las dependencias
del AGN, cada 3 meses durante
la vigencia, dejando evidencia de
la visita
Funcionario
Grupo
de Correspondencia
y
Archivo,
Funcionario del área
Acta
Firmas del Acta
6
Realizar visita de verificación de
cumplimiento de compromisos
en las fechas establecidas en el
Acta, en caso contrario la
dependencia puede solicitar una
prórroga del mismo o el
coordinador del GCA emitir un
memorando de incumplimiento al
Secretario General con copia a
la UCI
Funcionario
Grupo
de Correspondencia
y
Archivo,
Funcionario del área
Acta
Memorando
Firma del Acta
Preparar
transferencias
de
acuerdo a los tiempos de
retención establecidos en la TRD
y hacer entrega al Archivo
Central
Funcionario a quien
se le asigna la
responsabilidad del
manejo de archivo en
cada dependencia.
Jefe de dependencia
o Coordinador de
Grupo
FUID
Instructivo
para
diligenciar el FUID
Cronograma
de
transferencias
Firma Jefe de
dependencia
RESPONSABLE
REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
7
RESPONSABLE
PUNTOS DE
CONTROL
No
Profesional GCA
Jefe de área AGN
DOCUMENTO
N/A
N/A
Formato
concertación
de
objetivos.
Formato calificación
de servicios.
Instructivo
de
Foliación
Formato firmado
concertación de
objetivos.
Formato
de
calificación de
servicios.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6.2. Archivo Central:
No
DESCRIPCIÓN
INICIO
1
Elaborar
el
Plan
de
Transferencias Documentales de
los Archivos de Gestión al
Archivo Central de acuerdo con
Proceso: Gestión Documental
Coordinador y
Técnico GCA
Fecha: 2010-05-25
Versión: 4
Plan
Transferencias
de
Firma
Coordinador
GCA
Código: GD-302-PD-055
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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No
PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
el tiempo de retención definidos
en la TRD.
2
Presentar
el
Plan
de
Transferencias a las diferentes
dependencias informando las
fechas de programación de
transferencias
En
caso
de
presentarse
incumplimiento en las fechas
establecidas de entrega de
transferencias, el coordinador
del GCA emitirá un memorando
informando al Secretario General
con copia a la UCI.
transferencias
Coordinador y
Técnico GCA
Memorando
Recibido
Técnico GCA
Memorando
Inventario
documental
Documentos
transferidos
Firma
Coordinador
GCA
Técnico GCA
Inventario
documental
Documentos
transferidos
Memorando
Firma
Coordinador
GCA
Base de datos ISIS
N/A
Inventario
documental
actualizado
Firma
de
recibido por la
dependencia
Firma
Coordinador
GCA
Firma
Coordinador
GCA
3
Recibir
documentales.
4
Efectuar
cotejo
de
los
documentos
y
hacer
las
observaciones cuando haya
lugar, mediante memorando
5
Ubicar
los
documentos
físicamente de acuerdo con los
lineamientos
establecidos
y
actualizar inventario.
6
Devolver copia actualizada del
inventario de la transferencia a la
dependencia.
7
Aplicar las TRD en el Archivo
Central, cuando se procede a la
eliminación de expedientes y
documentos pertenecientes a
series documentales se dejara
constancia en acta
Técnico GCA
Profesional GCA
Memorando
solicitud de servicio
Acta de eliminación
FUID
Instructivo
para
diligenciar el FUID
TRD
8
Elaborar inventario documental
para la transferencia al Archivo
Histórico de acuerdo a los
tiempos
de
retención
establecidos en la TRD
Técnico GCA
Profesional GCA
Inventario
documental
Técnico GCA
Técnico GCA
Coordinador GCA
FIN DEL PROCEDIMIENTO
7. REGISTROS
Cuadro de Clasificación documental GD-302-FR-177
Formato TRD GD-302-FR-077
Instructivo para diligenciar TRD GD-302-IN-042
Formato Único de Inventario Documental FUID GD-302-FR-017
Instructivo para diligenciar el FUID GD-302-IN-041
Acta GD-302-FR-005
Acta de Eliminación GD-302-FR-078
Memorando GD-302-FR-004
Proceso: Gestión Documental
Fecha: 2010-05-25
Versión: 4
Código: GD-302-PD-055
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se considera NO CONTROLADO
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8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Los cambios en este documento, se identificarán de acuerdo a la siguiente tabla:
VIGENCIA
14-08-08
05-11-09
09-04-10
VERSIÓN
1
2
3
2010-05-25
4
Proceso: Gestión Documental
IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Emisión
Actualización del Procedimiento
Se incluye el seguimiento de las TRD en los
Archivos de Gestión
Se cambia el formato de fecha y se incluye
frase de control de documentos del SIG
Fecha: 2010-05-25
Versión: 4
RESPONSABLE
Coordinador GCA
Coordinador GCA
Coordinador GCA
Coordinador GCA
Código: GD-302-PD-055
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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