conservacion de documentos - Archivo General de la Nación

ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
COLOMBIA
PROCEDIMIENTO: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO
Salvaguardar la documentación producida y recibida por el AGN, en condiciones que garanticen su
integridad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos de la entidad.
Inicia con elaborar el diagnóstico integral de conservación de la documentación del AGN y va hasta
realizar el almacenamiento y re almacenamiento según la necesidad
3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES
Ley 594 de 2000.
Guía para la implementación de un PGD.
GP1000/2009
NTC ISO 9001:2008
NTC ISO 14001:2008
4. GLOSARIO
TRD: Tabla de Retención Documental.
5. CONDICIONES GENERALES
N/A
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTO
PUNTOS DE
CONTROL
INICIO
Coordinador GCA, Informe
GCR y
Profesionales de
grupo
Firma del Informe
1
Elaborar el diagnóstico integral de
conservación de la documentación del
AGN
2
Realizar actividad de sensibilización a las
dependencias en materia de conservación
Coordinador GCA, N/A
GCR y GSI
Registro de
asistencia
Comunicar al área administrativa las
necesidades de espacios, áreas locativas,
mobiliario y equipo, unidades de
conservación y almacenamiento para su
adquisición, si es necesario
Elaborar un plan de Prevención y atención
de desastres para material documental de
la entidad.
Coordinador GCR, comunicación
y DAF
Firma recibido de
la comunicación
Coordinador GCA, Plan
GCR y
Profesionales de
grupo
N/A
Hacer inspección a las instalaciones del
AGN donde repose material documental,
comunicar a la DAF - GSG y hacer
seguimiento al cumplimiento de las
recomendaciones
profesionales
GCR y personal
del GSG,
Informe
N/A
Realizar monitoreo y control de
condiciones ambientales y entrega al
Coordinador GCR
Coordinar y ejecutar la limpieza de áreas y
Unidades de conservación.
Profesionales
GCR
Informe
Firma de recibido
del informe
Profesional GCR
y personal del
GSG
Cronograma
N/A
3
4
5
6
7
Proceso: Gestión Documental
Fecha: 2010-09-14
Versión: 4
Código: GD-302-PD-057
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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DE LA NACIÓN
COLOMBIA
No.
PROCEDIMIENTO: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
DESCRIPCIÓN
Coordinar jornadas de fumigación para el
Control de plagas.
Realizar intervención a los documentos
que lo requieran de manera prioritaria.
Realizar el almacenamiento y re
almacenamiento según la necesidad
8
9
10
11
Realizar el realmacenamiento de unidades
de conservación (cajas, carpetas) en
archivo central e histórico.
RESPONSABLE
Profesionales
GCR.
Profesionales
GCR.
Funcionario
responsable del
manejo de los
archivos en la
respectiva
dependencia
Funcionario GCA
encargado dl
manejo de los
archivos Central e
Histórico
N/A
PUNTOS DE
CONTROL
N/A
Informe de
intervención
N/A
Firma de recibido
coordinador. GCR.
N/A
N/A
N/A
DOCUMENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
7. REGISTROS
Informe GD-302-FR-006
Registro de asistencia GD-302-FR-007
8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Los cambios en este documento, se identificarán de acuerdo a la siguiente tabla:
VIGENCIA
14-08-08
05-11-09
2010-05-25
VERSIÓN
1
2
3
2010-09-14
4
Proceso: Gestión Documental
IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Emisión
Actualización del Procedimiento
Se cambia el formato de fecha y se incluye
frase de control de documentos del SIG
Se ajustaron los responsables de las
actividades y se incluyo el paso numero 11
Fecha: 2010-09-14
Versión: 4
RESPONSABLE
Coordinador GCA
Coordinador GCA
Coordinador GCA
Coordinador GCA
Código: GD-302-PD-057
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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