Técnicas de Planeación y Control

Técnicas de Planeación y Control
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL
Sesión No. 9
Nombre: Compras
Contextualización
Uno de los pilares de cualquier empresa, sea cual sea su giro, son las compras,
ya que en gran manera las utilidades que se generen dependen de un adecuado
sistema para ellas.
Es importante considerar que el área de producción depende al 100% de las
decisiones que se tomen en este departamento para que puedan tener los
insumos necesarios para la fabricación de los diferentes productos que se
manejan en una empresa, sobre todo en el momento y en la calidad que se
requieren.
El manejo de una adecuada planeación en esta área logrará aumentar la
eficiencia en la operación de la empresa e incrementará el beneficio obtenido por
las ventas, ya que el poder tener bajos costos de materia prima ayuda a obtener
un mayor margen de ganancias.
En esta sesión analizaremos la importancia de sistematizar esta área.
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Introducción al Tema
La acción de comprar existe casi desde el principio de la historia del hombre,
cuando comienza a intercambiar mercancías por otras que necesitaba y con las
que no contaba, esto se conoce como trueque.
Se puede definir como “adquirir un bien o servicio a cambio de determinada
cantidad de dinero.
Supone el proceso de búsqueda y selección de proveedores, la adquisición de
materias primas, componentes y artículos necesarios para la fabricación de un
producto.
Involucra también las negociaciones que se llevan a cabo con los proveedores
sobre los precios y las condiciones de pago y el seguimiento a dichas
negociaciones para que se cumplan las condiciones que fueron pactadas.
El sistema de compras en una empresa debe indicar ¿qué comprar?, ¿a quién
comprar?, ¿cuándo comprar?, ¿qué pedidos tienen prioridad?, etcétera.
El proceso de compras variará de una empresa a otra dependiendo de sus
características, pero a continuación mencionaremos los conceptos básicos que
se deben tomar en cuenta en el proceso de compra, independientemente del
producto que se elabore.
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Explicación
Se puede decir que el objetivo de las compras es adquirir los insumos o servicios
que la empresa necesita de alguna empresa externa, de modo que se garantice
el abastecimiento de las cantidades requeridas en el preciso momento y con las
mejores condiciones de calidad y precio.
La importancia de un adecuado sistema de compras repercute en la disminución
de los costos para elaborar los productos, es decir, el dinero erogado por las
compras en relación a la utilidad generada por las ventas.
Los
departamentos
de
compras
deben
contar
con
programas que puedan sistematizar y racionalizar las
funciones a realizar a fin de obtener el mayor beneficio
posible.
Son tres los objetivos básicos del departamento de compras:
1. Buscar la materia prima con el costo de adquisición más bajo, llevando a
cabo negociaciones y aprovechando ofertas o descuentos. Tomando en
cuenta también plazos de entrega, mínimos de pedido, lugares de entrega,
entre otros.
2. Mantener el nivel de calidad definido, este punto se debe remarcar, pues
no sólo es conseguir los precios de adquisición más bajos, si la materia
prima no cumple con la calidad necesaria para la elaboración del artículo.
3. Sobre todo mantener la continuidad del abastecimiento.
La planeación de las compras y la administración de la cadena de suministros
nos ayudan a proyectar los suministros y no sólo indican la cantidad que se
necesita de ellos, sino además nos habla de las especificaciones exactas que
deben de tener, cuándo y dónde se necesitan, cuándo y dónde obtenerlos, qué
cantidad de inventario se debe mantener, nos habla también de la comprensión
de la red logística y las limitaciones de la cadena de suministro, por ejemplo el
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espacio de almacenamiento, la forma de transportación, los tiempos de espera y,
de acuerdo al espacio de almacenamiento, los niveles óptimos de inventario.
El realizar una adecuada planificación evitará problemas como retrasos en la
producción por entregas tarde, deficiencia de las especificaciones necesarias
para la producción, capacidad de almacenamiento insuficiente, interrupciones en
la distribución, etc.
Es importante que exista una buena comunicación entre el departamento de
compras y el de producción, pues éste último obtendrá la información sobre
especificaciones
del
producto,
experiencias
previas
con
determinados
proveedores, etc.
Compras justo a tiempo (Just in Time JIT)
Este concepto surge con la necesidad de contar con un sistema
eficiente para producir diferentes modelos de autos en pocas
cantidades, a diferencia del modelo de producción en serie
utilizado hasta ese momento por las grandes empresas
automovilísticas estadounidenses y fue implementado en Toyota por Tai Ichi
Ohno.
Este sistema reduce o elimina gran parte del desperdicio en las funciones de
compras, fabricación y distribución, optimizando los tres componentes básicos
de la empresa: flujo, calidad y mano de obra.
¿Qué es el justo a tiempo?
El concepto JIT significa no tener en almacenes más materia prima que el
mínimo requerido para poder tener una operación fluida. Determinando que los
productos almacenados por largos periodos de tiempo representan “un enemigo
oculto para una operación sana”, ya que es una inversión que no genera
utilidades, además de que corre riesgos de perder su valor por daños
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ocasionados por la humedad, depreciaciones, que se vuelvan obsoletos, entre
otros.
El objetivo de este sistema consiste en minimizar el tiempo total necesario desde
el inicio de la fabricación hasta la venta del producto terminado; es decir,
optimiza la producción mediante la minimización de las tareas que no añaden
valor al producto independientemente del tamaño de los lotes a producir.
El tiempo de producción se disminuye al producir en
pequeños lotes, en los cuales son fácilmente detectados los
errores existentes en las áreas que intervienen en su
proceso, proporcionando la ventaja de corregir o modificar
en cualquier momento la parte del proceso que esté causando errores, otra de
sus ventajas es que al reducir los inventarios, reduce el costo de la inversión.
El JIT habla de emplear los mínimos recursos para hacer la producción eficiente,
por lo que algunas de sus máximas son:
 Tener un sólo proveedor, si éste tiene la capacidad suficiente, evitando
así el costo derivado de manejar varios proveedores.
 No se debe de tener existencias de seguridad en almacenes, es decir
inventario que se tiene por si se llegara a utilizar.
 No debe llevarse a cabo producción en exceso.
 Nadie deberá estar dedicado a cumplir tareas que no le agreguen un valor
al producto, ejemplo de estas son contar productos, almacenar cosas,
pasar algo de un recipiente a otro, incluso la misma inspección, ya que
ésta tiene un costo, se trata de eliminar todo aquello que se considera un
desperdicio, o dicho de otra forma, que no le da al producto ningún valor
agregado, eliminando así procesos innecesarios.
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La Toyota define el JIT como la “cantidad mínima posible en el último momento
posible y utilizando un mínimo de recursos con la respectiva eliminación del
desperdicio en el proceso de producción.”
Se basa
en la premisa de no fabricar más de lo que el siguiente proceso
requiere.
Algunas de las ventajas que presenta el JIT frente al MRP es que reduce las
existencias de los trabajos que se encuentran en curso, situación que disminuye
costos de inventario y de desechos; se detectan fácilmente los
productos defectuosos, evitando que se acumulen grandes
cantidades de éstos. Junto con un adecuado programa de
compras, JIT asegura un flujo adecuado de materiales a lo largo
del proceso de producción.
Por la naturaleza de este sistema es obvio que no se puede aplicar a todas las
empresas, ya que algunas de ellas requerirán tener suficiente inventario para
llevar debidamente su proyección.
Este sistema recalca la necesidad de elaborar los productos desde su inicio, es
decir desde el proceso de compra, con un alto nivel de calidad para evitar el
costo de inspeccionar los productos después de haberlos terminado (control de
calidad) y evitando así los costos de eliminar los productos defectuosos.
Para lograr esto es importante lo siguiente:
1. Definir requisitos: para asegurarse de que un producto mantenga siempre
las mismas características es importante que el personal tenga en mente
la relevancia de la calidad para que en todos y cada uno de los procesos
se vele porque se mantenga esa meta.
2. Controlar el proceso: este punto involucra la participación activa del
operario, ya que él es su propio inspector y debe tener la suficiente
capacidad de resolver los problemas que se vayan presentando, en base
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a los conocimientos que tiene sobre el proceso y los elementos que
intervienen en él.
3. Mantener el proceso bajo control: este sistema aporta elementos
esenciales que reducen el índice de defectos y el costo de calidad a
través de retroalimentación constante.
Importancia de una buena logística
La logística es el conjunto de actividades que coordinan el abastecimiento,
transportación, almacenamiento y manejo de materias primas, productos
terminados y/o servicios a lo largo de la cadena de suministro.
El valor de un producto radica en que esté disponible para los clientes en el
momento y en el lugar que ellos lo requieran.
Una empresa cuenta con 4 tipos de valor en sus productos, que son tiempo,
forma, lugar y posesión. Una buena logística crea dos de esos cuatro valores,
tiempo y lugar, mediante un efectivo sistema de distribución y un adecuado
sistema de inventarios.
Además de estos dos valores, la logística debe integrar las tareas necesarias y
evitar las que no en el proceso identificando y compensando deficiencias,
logrando además una integración en la gestión de las operaciones, desde la
adquisición de los insumos hasta la entrega del producto con el nivel de servicio
establecido por los estándares de la empresa.
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Conclusión
Como hemos analizado a lo largo de las diferentes sesiones, existen diversos
modos de aprovisionamiento para las empresas, estos métodos deben ser
estudiados para poder determinar cuál de ellos se adecua mejor a las
necesidades de cada empresa, pues no todas las empresas tienen las mismas
características ni todos los métodos se adecuan a ellas.
Por ejemplo, el sistema JIT está principalmente basado en la filosofía de eliminar
todo desperdicio, sobre todo de recurso humano y de materia prima, incluso
pretende disminuir los inventarios a cero, a través de una adecuada
sincronización de entregas con los proveedores, pero obviamente este sistema
no podrá ser aplicado en una empresa en la cual no es fácil obtener de los
proveedores determinadas piezas o componentes y que por lo tanto es
primordial contar con suficiente inventario.
En la próxima sesión se hablará de la importancia de los inventarios.
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Para aprender más
En las siguientes ligas podrás complementar el tema visto anteriormente.
•
Santos Aragón, G. (2013) The Toyota Production System.
http://brd.unid.edu.mx/the-toyota-production-system/
•
Romero, G. (2012) Justo a tiempo (JIT).
http://brd.unid.edu.mx/justo-a-tiempo-jit-2/
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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta
sesión, establece un cuadro comparativo de las ventajas y desventajas de
ambos sistemas de abastecimiento dentro de las empresas: el MRP y el JIT.
Puedes realizarlo en cualquier programa al final tendrás que guardarlo en
formato JPG para subirlo a la plataforma de la asignatura.
Es importante que esta actividad la realices con una buena investigación de las
características de cada uno de estos sistemas.
En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente:
•
Tus datos generales.
•
Referencias bibliográficas.
•
Ortografía y redacción.
•
Título.
•
Resumen.
•
Representación gráfica.
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Bibliografía
•
Hay, E. (2003) Justo a tiempo: la técnica japonesa que genera mayor
ventaja competitiva. Colombia: Editorial Norma.
•
Navarro, P. (2009) Lo que saben los mejores MBA: Grandes ideas y
propuestas de las mejores escuelas de negocios. España: Profit Editorial.
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