procedimiento_auditorias_internas_de_calidad.doc

Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
1. OBJETIVO
Programar, planificar, ejecutar e informar los resultados de la auditoría interna de los Sistemas
de Gestión de la Calidad, Desarrollo Administrativo y de Control Interno, realizar seguimiento a
las acciones de mejora, verificar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos, contribuyendo
al mejoramiento continúo de los procesos del Ministerio del Interior.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las auditorías internas que se realicen al Sistema de
Gestión de la Calidad, al Sistema de Desarrollo Administrativo, al Sistema de Control Interno y a
la Administración del Riesgo, realizadas en el Ministerio del Interior y el Fondo para la
Participación y el Fortalecimiento de la Democracia.
3. DEFINICIONES
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción de Mejora: Acción implementada para incrementar los resultados del producto y/o
servicio, proceso o sistema en términos de eficacia, eficiencia y/o efectividad. Ejemplo:
Mejorar la Eficacia es lograr cumplir lo planeado en rangos más estrechos de tiempo. Mejorar
la Eficiencia es obtener igual resultado con menos recursos.
Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Administración del Riesgo: Políticas, procedimientos y prácticas de administración a las
diferentes etapas de la Administración del Riesgo
Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de la auditoria.
Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una
entidad.
Auditado: Entidad, proceso o procesos que son auditados.
Auditor Interno de Calidad: Profesional certificado y con la competencia para efectuar las
Auditorías Internas de Calidad.
Auditor Líder: Persona con la competencia para liderar un equipo de auditores en una
auditoría.
Página 1 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de
Auditoria y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta qué punto los criterios de
auditoría se cumplen.
Auditoria de Seguimiento: Proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten verificar que las acciones
hayan sido implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos (No
conformidades y Observaciones según los plazos acordados).
Ciclo de Auditoria: Comprende las etapas de planeación, ejecución e informe de resultados
de la auditoría interna de calidad.
Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría.
Cierre de los hallazgos: Verificación que las acciones de mejora hayan sido implementadas
dentro del plazo acordado, determinar su eficacia y registrar su grado de cumplimiento y las
observaciones relevantes.
Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoria proporcionada por el equipo
auditor, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito contemplado en la norma, proceso o
procedimiento.
Coordinador de Auditorias: Funcionario a quien se le haya asignado la responsabilidad de
coordinar las auditorías internas de calidad en el Ministerio del Interior.
Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una No Conformidad detectada.
Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia. Es el “deber ser” de la organización y se constituyen en las normas razonables
sobre las cuales pueden evaluarse las prácticas administrativas y de gestión en forma
adecuada. Dichos criterios deben ser utilizados para evaluación del grado en el cual la
organización cumple con las expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma
explícita.
Equipo Auditor: Todos los auditores internos que llevan a cabo una auditoría.
Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información
que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Pueden ser de
carácter cualitativo o cuantitativo.
Página 2 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Finalización de la Auditoria: La auditoria finaliza cuando todas las actividades descritas en
el plan de Auditoria se hayan realizado y el informe de la auditoria aprobado se haya
distribuido.
Gestión Fiscal: Conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan
los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejan o administran
recursos públicos tendientes a la adecuada adquisición, planeación conservación,
administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y
disposición de los bienes públicos, así como la recaudación, manejo e inversión de sus
rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado de acuerdo con los principios de
legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia,
publicidad y valoración de los costos ambientales.
Grupo Auditor: Subgrupos creados dentro del equipo auditor para llevar a cabo una
auditoría.
Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría
recopilada frente a los criterios de auditoría.
Lista de Verificación: Formato donde se consignan los criterios de auditoría que serán
verificados en la ejecución, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, del proceso a auditar.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito contemplado en la norma, proceso o
procedimiento.
Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una
auditoria específica.
Plan de Auditoría Interna de Calidad: : Descripción de las actividades y de los detalles
acordados de una auditoria especifica, dirigido hacia un propósito específico relacionado con
la evaluación de un proceso dentro del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.
Plan de Mejoramiento Funcional: Constituyen los planes administrativos que contienen las
acciones de mejoramiento a nivel de los PROCESOS y de las áreas responsables dentro de
la organización, que han de adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento en
procura de los objetivos institucionales.
Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad: Planificación sistemática de auditoría
interna de calidad dentro de la vigencia del Plan de Actividades dirigidas hacia un propósito
específico relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad.
Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de
tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Página 3 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Prueba: Procedimiento para el acopio de evidencia, interpretación y significación, y para
aceptar o rechazar una hipótesis. Por ejemplo pueden ser entre otras, de Auditoria, de
control, de cumplimiento, de doble propósito, de detalles de saldos, fiscales, sustantivas.
etc.
Requisitos del CLON: Son los requisitos de un Proceso o Procedimiento, Producto y/o
Servicio y pueden ser del Cliente, Legales, de la Organización o de la Norma de Calidad.
Reunión de Apertura: Reunión entre los responsables del proceso auditado y el equipo
auditor, presidida por este último, con el propósito de: confirmar el plan de auditoría,
proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de la auditoria,
confirmar los canales de comunicación y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar
preguntas.
Reunión de Cierre: Reunión presidida por el equipo auditor con el objeto de presentar los
hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos
por el(los) Jefe(s) de la(s) Dependencia(s) involucrada(s) dentro del proceso auditado y el
(los) Responsable(s) del Proceso y establecer los términos para la presentación e
implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora correspondientes.
Sistema de Control Interno: Herramienta gerencial para asegurar la gestión administrativa
de las entidades y el logro de la Misión y los Objetivos Institucionales con eficiencia y
eficacia, en concordancia con las normas y las políticas del estado dentro de un marco
sistémico.
Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una
organización con respecto a la calidad
Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementada.
4. SIGLAS
MECI: Modelo Estándar de Control Interno adoptado por medio del Decreto 1599 de 2005
SISTEDA - Sistema de Desarrollo Administrativo: Conjunto de políticas, estrategias,
metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la
gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las
entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el
desempeño institucional, reglamentado por el Decreto 3622 de 2005.
Página 4 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
5. NORMATIVIDAD
5.1. LEYES.
 Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de
las entidades del orden nacional

Ley 872 de 2003
5.2. DECRETOS.
 Decreto 4110 de 2004

Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI
1000:2005

Decreto 3622 de 2005 Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y
se reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de
Desarrollo Administrativo.
5.3. OTRAS

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de
Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. Numeral 8.2.2. (NTC
GP 1000:2009).

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Sistemas de
gestión de la calidad. Requisitos. Bogotá: ICONTEC, 2008. Numeral 8.2.2. (NTC ISO
9001:2008).

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Directrices
para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y ambiental. Bogotá: ICONTEC,
2002. (NTC ISO 19011:2002).

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Gestión Del
Riesgo. Bogotá: ICONTEC, 2006. (NTC ISO 5254:2006).

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Manual
Directrices de Gestión del Riesgo Icontec 2007, complementario de la norma NTC
5254:2006. Bogotá: ICONTEC, 2007. (NTC ISO 5254:2006).
Página 5 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
6. DESARROLLO
6.1
Condiciones Generales
El Ministro, Viceministros, Directores, Secretario General, Jefes de Oficina, Asesores y
Coordinadores de Grupo, son responsables de otorgar los recursos necesarios para el
desarrollo de la auditoría, incluyendo el personal bajo su dirección. Son igualmente
responsables1 por planificar e implementar las acciones de mejoramiento evidenciadas por la
auditoría o por cualquier otro medio (Ver SI-P-04 PROCEDIMIENTO ACCIONES DE
MEJORAMIENTO PREVENTIVA, CORRECTIVAS Y DE MEJORA y GUÍA PARA LA
IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN, REDUCCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO).
Los auditores internos de la entidad auditan procesos diferentes a los cuales pertenecen o
donde no tienen responsabilidad directa sobre la actividad auditada.
Los Auditores Internos son responsables de llevar a cabo las auditorías al Sistema Integrado
de Gestión Institucional, SIGI, por lo que deben diligenciar y aprobar la documentación
asociada, es decir: Formatos de Acciones Preventivas, correctivas y de Mejora, y el Formato
de Plan de Mejora funcional y por Procesos, que posteriormente la Oficina de Control Interno
utiliza para el seguimiento a la implementación de las acciones de mejoramiento hasta su
cumplimiento final.
6.2
Competencia y evaluación de los auditores.
Funciones
Los auditores internos del Ministerio de Interior, deberán realizar entre otras las siguientes
actividades:
1. Elaborar el plan de auditoría que les corresponda.
2. Realizar las auditorías internas de manera ética, imparcial, sincera, honesta y con
mucha discreción de acuerdo al Plan de Auditorias.
3. Elaborar y utilizan la Lista de Verificación y documentos de trabajo necesarios para
realizar las actividades de auditoría.
4. Recolectar, analizan y registran la información a través de entrevistas, observación y
revisión de documentos o registros.
5. Mantener mentalidad abierta y consideran los puntos de vista del auditado.
1
Ley 734 de 2002.
Página 6 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
6. Verificar que los procedimientos y otros documentos de trabajo estén a disposición y
sean comprendidos por los funcionarios del Ministerio.
7. Confirmar que la evidencia de auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los
hallazgos y conclusiones de la auditoría.
8. Identificar las observaciones, No conformidades y diligenciar los reportes.
9. Elaborar los informes sobre los resultados de las auditorías efectuadas.
10. Elaborar las conclusiones de las auditorias de manera clara y oportuna.
11. Aprobar el Plan de Mejoramiento funcional y por proceso presentado por Auditado,
previo el análisis de la causa raíz del problema por parte del auditado. (Ver
Procedimiento Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora).
12. Mantener la confidencialidad y seguridad de la información obtenida durante la
auditoría interna de calidad.
Nota: Cuando un auditor no haya sido programado durante una vigencia, y desea
nuevamente incorporarse al grupo de auditores internos, deberá acompañar la
realización de una auditoria, para su reentrenamiento. Este no debe realizar
comentarios, opiniones o juicios personales sobre lo que está observando o
evaluando.
6.3
Conocimientos y habilidades
1. Conoce sobre los principios, procedimientos y técnicas de auditoría.
2. Organiza el trabajo eficazmente.
3. Establece prioridades y se centra en los asuntos de importancia.
4. Es un buen entrevistador, escucha, observa, revisa documentos, registros y datos.
5. Entiende y comprende el uso apropiado del uso de técnicas de muestreo.
6. Verifica la exactitud de la información recopilada.
7. Cuando realiza un hallazgo se basa y confirma que la evidencia es suficiente y
apropiada para el mismo.
Página 7 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
8. Mantiene la confidencialidad y seguridad de la información.
9. Posee gran habilidad de comunicación.
10. Conoce las herramientas, métodos estadísticos y técnicas de calidad.
11. Conoce los términos de calidad y los comprende.
12. Conoce los principios de gestión de la calidad y su aplicación.
13. Conoce el tamaño de la organización, su estructura y las relaciones de la
organización.
14. Conoce los procesos generales de la entidad y la terminología.
15. Conoce las costumbres sociales y culturales de la entidad.
16. Cuando realiza una auditoria conoce y entiende las Leyes, Decretos, Resoluciones,
Convenios, Acuerdos, Códigos y Reglamentos que aplican al tema auditado.
6.4
Perfil del auditor por competencias
EDUCACIÓN
FORMACIÓN
HABILIDADES
EXPERIENCIA
TRABAJO EN EQUIPO
COMUNICACIÓN ASERTIVA
CONOCIMIENTO EFECTIVOS
Técnico o Profesional en cualquier campo.
Estructura norma NTC 19011 y en al menos uno de los
siguientes tópicos:
 Estructura de la norma a Auditar.
 MECI Modelo Estándar de Control Interno.
 Administración del riesgo.
 Sistema de Desarrollo Administrativo Ley 489 de
1998 y decretos reglamentarios.
Funcionario de planta del Ministerio del interior y/o de otras
Entidades, certificado o haber sido auditor en otra entidad
privada o pública.
Auditor Líder: 30 horas de auditoría certificadas en
Auditorias de Calidad
Miembro del Equipo Auditor: No es necesaria experiencia.
Capacidad de interactuar y adaptarse con otros para el
logro de un propósito común.
Facilidad para escuchar y comprender ideas, trasmitir
información precisa, clara y oportuna mediante un lenguaje
apropiado.
Interés por la adquisición de los conocimientos requeridos
para el desarrollo del trabajo y su aplicación en el logro de
los objetivos de su cargo.
Página 8 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
COMPROMISO CON LA ENTIDAD
CALIDAD HUMANA
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Capacidad para orientar el desempeño personal hacia la
consecución de los objetivos del Ministerio del Interior.
Habilidad para mantener relaciones interpersonales
basadas en el respeto, la tolerancia y la amabilidad.
6.5 GESTION DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS
No.
1
2
3
4
5
Actividad
Tarea
Tomar como insumos el
inventario de procesos
existente y la lista de
elegibles como auditores de
calidad actualizados.
Punto de
Control
Responsable
Tomar como insumos el inventario de Verificación de
procesos existente y que se encuentra en actualización y Jefe Oficina de
Control Interno
el enlace al manual del Sistema Integrado vigencia.
de Gestión Institucional (SIGI) en la
página Web www.mininterior.gov.co y la
lista de auditores de calidad actualizados.
Evaluar la importancia de
cada
proceso
y
sus
necesidades de control y
seguimiento
Elaborar
programa
Auditorías
Calidad.
proyecto
Anual
Internas
Evaluar la importancia de cada proceso y
Criterio del jefe
sus necesidades de control y seguimiento,
de la oficina de
para determinar el orden de realización de
Control Interno
las auditorías, para este fin evaluar entre
otros los siguientes aspectos:
Impacto del proceso sobre los
resultados de la entidad
Frecuencia de la ocurrencia de
problemas en el proceso.
Administración de los Riesgos del
proceso.
Auditorias para cubrir y mantener el
sistema.
La
conformidad
con
los
procedimientos.
Los resultados de las auditorias
previas.
de Elaborar proyecto del Programa Anual de
de Auditorías Internas en el formato de
de “Programa Anual de Auditorías de
Calidad” SC-P-01-F-01.
Aprobar el Programa de
Auditorias
Aprobar el “Programa Anual de Auditorias
de calidad”.
Divulgar Anual Programa
de Auditoria
Divulgar el Programa Anual de Auditorias
Programa
firmado por la
Jefe de la
Oficina de
Control Interno
Jefe Oficina de
Control Interno
Coordinador
Grupo
Gestión
Auditorias
Calidad
del
de
de
de
Jefe de la
Oficina de
Control Interno
Evidencia de su Jefe
de
la
divulgación
Oficina
de
Control Interno
Página 9 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
6.6 CONFORMACION DEL GRUPO DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD
No.
1
2
Actividad
Tarea
Convocar funcionarios del
Ministerio del Interior para
conformar el Grupo
Auditor
Convocar por medio electrónico a los
funcionarios que cumplan con el perfil de
Auditores Internos de Calidad, definidos en
el formato “Evaluación de Competencias
de Auditores Internos de Calidad” SCP-01-F-03.
Punto de
Control
Verificar
los
requisitos
establecidos
para
ser
Jefe de Oficina de
auditor.
Control Interno
Nota: la Convocatoria es de carácter
abierto y permanente para todos los
funcionarios y podrán inscribirse siempre
que cumplan el perfil.
Programar capacitaciones Programar las capacitaciones que se
a los auditores
requieran para los Auditores Internos de
seleccionados.
Calidad, de acuerdo con el Listado
suministrado por la Oficina de Control
Interno.
Realizar la capacitación
en el SIGI
3
Gestión Humana
Capacitar a los funcionarios en el “Sistema
Listas de
Integrado de Gestión Institucional” del
Asistencia
Ministerio del Interior,
Realizar
Capacitar / Actualizar a los funcionarios en
Certificaciones
capacitación/Actualización el
“Sistema Integrado de Gestión
en la norma
Institucional” según las normas vigentes
de auditoría de calidad relevantes e.j.
NTCGP 1000:2009, ISO 19011 etc.
4
Ingresar Personal al
Listado de Auditores
Internos capacitados
Ingresar al Listado de Auditores Internos
de Calidad a quienes cumplan los
requisitos.
Responsable
Listado
Actualizado
Planeación Grupo
de Mejoramiento
continúo.
Gestión Humana
Coordinador del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad
6.7 ELABORACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIA
No.
Actividad
1
Conformar el Equipo
Auditor a partir
del Listado de
Auditores
Tarea
Para cada Auditoria del Programa anual de
Auditorias conformar un equipo Auditor.
Punto de
Control
Responsable
Coordinador
del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad
y
Coordinación
Sectorial.
Página 10 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
No.
2
3
4
5
6
Actividad
Organizar los
Equipos Auditores.
Tarea
Punto de
Control
Convocar a los
Equipos Auditores.
Convocar a los equipos Auditores para
asignarles la Auditoria (s) a realizar.
Elaborar el Plan
Auditoría Interna de
calidad
Elaborar el Plan Auditoría Interna de calidad
en el Formato “Plan de Auditoria” SC-P01-F02 y presentarlo a la Oficina de Control
Interno para su aprobación.
Revisar y aprobar el
Plan de Auditoria
Revisar y aprobar los planes de Auditoria
definidos en el Formato “Plan de
Auditoria” SC-P-01-F02.
Ajustar formato de
Seguimiento al
Programa de
Auditorías Internas de
Calidad
Ajustar las fechas en el Formato
“Seguimiento al Programa de Auditorías
Internas de Calidad” SC-P-01-F09, y
divulgarlo
Informar al Auditado
el Plan de Auditoria
Responsable
Organizar los equipos Auditores para dar
cumplimento al Programa de Auditorias y
registrar en el formato “Seguimiento al
Programa de Auditorías Internas de
Calidad” SC-P-01-F09
Coordinador
del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad
y
Coordinación
Sectorial.
Coordinador
del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad
y
Coordinación
Sectorial.
Equipos Auditores
Plan de
Auditoria
Aprobado
Jefe Oficina de
Control Interno
Formato
Actualizado y
divulgado.
Coordinador del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad y
Coordinación
Sectorial.
Nota: Las auditorias de calidad solo se
realizaran dentro del tiempo establecido en
el programa de auditorías, por lo que el Jefe
de la Oficina de Control Interno, mantendrá
el respectivo control para el cumplimiento de
los términos cuando el equipo auditor
reporte inconvenientes para dar inicio a la
auditoria.
7
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Recibir el Plan Aprobado y elaborar
memorando o correo electrónico para
informar al auditado de las actividades a
realizar definidas en Planes de Auditoria.
Evidencia
remisión
plan
Auditoria
de Equipos Auditores
del
de
Página 11 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
6.8 PREPARACION DE LA AUDITORIA IN-SITU
No.
1
2
Actividad
Estudiar
documentación
Proceso a Auditar
Elaborar
lista
verificación
Tarea
Punto de
Control
la Estudiar,
analizar
y
evaluar
a
del documentación del proceso según el
alcance de la auditoria, con el objeto de
conocer el estado del
proceso a ser
Auditado ( Caracterización, procedimientos,.
Indicador, riesgos, Estructura de Control de
la Gestión, Planeación de la Gestión Estatal
del Sector del Interior, planes de
mejoramiento de auditorías anteriores,
mapas de riesgos del proceso etc.)
de Elaborar lista de verificación según el
Lista de
alcance de la auditoria, para contar con una
verificación
orientación básica de elementos que sean
elaborada
importantes de evaluar, verificar y
evidenciar, en el desarrollo de la entrevista.
Diligenciar
el
formato
“Lista
de
Verificación” SC-P-01-F-04, siguiendo el
PHVA del proceso con base en la revisión
documental y analizando los Requisitos del
CLON (Cliente, Legales, Organización
(procedimientos) y de la Norma de
Calidad, y las que apliquen del MECI y
SISTEDA. ver (*Como elaborar una lista de
verificación, al final del procedimiento)
Responsable
Equipo auditor
Equipo auditor
6.9 REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA IN-SITU
No.
Actividad
Tarea
Realizar reunión de
apertura
1
2
Realizar reunión de apertura en la fecha y
hora programada con el responsable y los
funcionarios del proceso a auditar, a fin de
explicarles que se da inicio a la auditoria,
haciendo un breve resumen de cómo se
realizara y permitiendo la aclaración de
dudas e inquietudes. Tomar lista de
asistencia en el formato “Lista de
Asistentes” SI-G-01-F-02.
Realizar entrevistas a Iniciar las entrevistas utilizando la lista de
los auditados y
verificación haciendo preguntas abiertas o
solicitar evidencias de cerradas a los auditados, para conocer del
cumplimiento
proceso, los documentos y las evidencias
que faciliten la evaluación.
Punto de
Responsable
Control
Listado
de Equipo Auditor
asistencia a
Reunión
de
apertura
Evidencias
recogidas y
papeles de
trabajo
Equipo Auditor
Evaluar el (los) procedimiento respecto a los
Página 12 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
No.
Actividad
Tarea
Punto de
Control
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Responsable
requisitos de la norma fundamental, para
evidenciar que lo planificado se ha cumplido
y se logra el objetivo propuesto.
Registrar en la lista de verificación, las
evidencias aportadas por el Auditado y el
juicio que se forme por el Auditor sobre la
actividad evaluada.
Nota: El Auditor podrá exigir fotocopias de
las evidencias cuando lo considere
necesario,
procurando
que
estas
permanezcan en su fuente, y dejar
constancia en papel de trabajo del estado de
la evidencia recogida/faltante indicando la
fecha, hora, nombre legible y firma del
auditado.
3
4
Generar Hallazgos y
Diligenciar formato de
“Registro de no
Conformidades,
Causa Raíz y
Acciones”
Reunión de Cierre I
Equipo Auditor
Generar un hallazgo negativo de Auditoria,
cuando el auditor evidencie que frente al
requisito
auditado no se ha dado
cumplimento, registrar
en
el formato
“Registro de no Conformidades, Causa
Raíz y Acciones” SI-P-03-F-01. (ver **
Cómo redactar un hallazgo, al final del
documento)
Nota: Es recomendable hacer un receso
para que el equipo auditor pueda discutir y
redactar libremente los hallazgos generados.
Realizar la reunión de cierre con el equipo Lista de
auditado, para indicar que han finalizado las Asistencia
entrevistas y la recopilación de información
in situ y presentar los hallazgos positivos y
negativos y las conclusiones de los
auditores.
Equipo de
Auditoria
Tomar la lista de asistencia en el formato
“Lista de Asistentes” SI-G-01-F-02.
5
Reunión de Cierre II
Aceptación de los
Hallazgo
Leer el Hallazgo el cual debe cumplir con los
lineamientos de este proceso, debe ser claro
y preciso, para proceder a aceptarlo o
rechazarlo, si es el caso. Se explican los
compromisos que adquiere el Auditado,
desde ese momento los hallazgos aceptados
quedan en firme.
Formatos con Auditado
los hallazgos
u
observacione
s diligenciado
y firmados
La aceptación del Hallazgo se realiza en el
Página 13 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
No.
Actividad
Tarea
Punto de
Control
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Responsable
formato.
“Registro de no Conformidades, Causa
Raíz
y
Acciones”
SI-P-03-F-01.
Previamente diligenciado por el Auditor.
Inmediatamente se evidencia un hallazgo
correspondiente a otro de los procesos
institucionales, se procederá a levantar el
hallazgo y a comunicarle al responsable del
Proceso en cuestión o al Auditor en caso de
que se esté auditando dicho proceso.
Nota: En caso de evidenciar desacuerdo
con el auditado en relación a un hallazgo, se
dejará constancia en la lista de asistencia.
6
Evaluar a los
Auditores Internos
Cuando no se logra acuerdo alguno a pesar
de las evidencias, el Jefe de la Oficina de
Control Interno evaluará las evidencias y
decidirá de común acuerdo con el jefe
inmediato del Auditado si se acepta o
definitivamente se rechaza. Se dejará
constancia de esta situación en el
mencionado formato.
Evaluar a los Integrantes del Equipo Auditor Evaluaciones
en el formato “Evaluación de Desempeño Diligenciadas
de Auditor Interno de Calidad” SC-P-01-F08”
Auditados
Nota: El grupo auditor se retirará del recinto
por al menos 10 minutos al cabo de los
cuales recogerá el formato de encuesta
6.10 ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Y ELABORACIÓN DE INFORME Y
ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN
No.
1
Actividad
Aplicar el
Procedimiento
Acciones
Preventivas
Correctiva y de
Mejora
Tarea
Una vez aceptado el Hallazgo el Auditado
deberá analizar la causa raíz e identificar sobre
ellas, las acciones de mejoramiento a realizar,
con el objetivo de eliminarlas, para lo cual
diligencia el Formato “Plan de Mejoramiento
Funcional o por Proceso” SI-P-03-F-03., el
cual presentará al Equipo Auditor en un término
no superior a cinco (5) días hábiles de la
realización de la reunión de cierre. Igualmente el
Punto de Control Responsable
Auditado
Página 14 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
No.
2
Actividad
Aprobar el Plan de
Mejoramiento
Tarea
auditado deberá mantener actualizado el mapa
de riesgos asociado al proceso de su
competencia con respecto de las acciones
preventivas identificadas y conforme a la “Guía
para la identificación, evaluación, reducción
y control del riesgo”.
Revisar el Plan de Mejoramiento y aprobarlo.
Nota: Cuando al analizar la causa raíz del
hallazgo se determine que este no sea
fácilmente identificable se debe ejecutar la
actividad establecida en el numeral 6.1.2 del
Procedimiento de Acciones, Preventivas
Correctivas y de Mejora “Código SI-P-03”.
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Punto de Control Responsable
La Accion de mejora
propuesta para
corregir el hallazgo es
coherente con la causa
de la misma?
Equipo
Auditor
NO
Devuelve
al auditado
SI
Punto No. 3
3
4
Elaborar Informe de
Elaborar Informe de Auditorías Internas de
Auditoria
Calidad – en el formato SC-P-01-F05.
Equipo
Auditor
Preparar y remitir
documentación a la
Oficina de Control
Interno
Equipo
Auditor
Revisión de
Organizar y remitir mediante oficio a la Oficina
documentos
de control Interno la documentación obtenida
Completos.
durante el proceso de auditoría, dentro de los 5
días hábiles siguientes al cierre de la auditoria,
en carpeta rotulada de acuerdo con la tabla de
retención documental de la Oficina de Control
Interno, debidamente foliada, con las firmas
establecidas en los formatos y organizada en el
siguiente orden:
1. Memorando o correo de comunicación de
presentación del Plan de Auditoria, al Auditado.
2.- Plan de Auditoria debidamente aprobado por
la OCI.
3. Listas de verificación.
4.
Formatos
de
Acciones
preventivas
Correctivas y de mejoramiento, elaborados y
firmados.
5. Formatos de listas de asistencia.
6. Informe de Auditoría Interna de Calidad.
Página 15 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
No.
Actividad
Tarea
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Punto de Control Responsable
7. Registros de traslado de hallazgos a otros
procesos.
8. Formatos de Evaluación de Desempeño de
Auditores Internos de Calidad.
9. Plan de Mejoramiento Funcional y por
procesos.
NOTA: Entregar Informe de Auditoría Interna de
calidad y Plan de Mejoramiento Funcional y por
procesos en medios digital. El Equipo Auditor
que no entregue dentro de los términos
establecidos sin una justificación valida, podrá
incurrir en falta Disciplinaria, de Acuerdo con
Ley 734 de 2002.
6.11 PREPARACIÓN DEL INFORME FINAL
No.
1
2
3
Actividad
Tarea
Revisar documentación Recibir de los Equipos Auditores la
de Auditorias
documentación para revisar que se
encuentre completa y organizada. En caso
contrario devolver al Equipo Auditor.
Preparar Informe final
Preparar el informe final consolidado de
Auditorias de Calidad y aprobarlo por parte
del jefe de la Oficina de Control Interno
para presentarlo al comité de Dirección del
Sistema Integrado de Gestión Institucional
“Informe Consolidado de Auditorías
Internas de Calidad” SC-P-01-F-06.
Evaluar los Resultados
Diligencia el formato “Evaluación de
Resultados del SIGI” SC-P-01-F-07 que
consolida el numero de hallazgos por
numeral de la norma (Horizontal) y por
proceso (Vertical).
Punto de
Control
Responsable
Recepción y
chequeo de la
Documentación
establecida en el
paso 5.10-4
Coordinador del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad y
Coordinación
Sectorial.
Informe
Aprobado por el
Jefe de la Oficina
de Control
Interno
Coordinador del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad y
Coordinación
Sectorial.
Coordinador del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad y
Coordinación
Sectorial.
Página 16 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
No.
4
5
6
Actividad
Punto de
Control
Tarea
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Responsable
Consolidar Planes de
Mejoramiento
Elaborar Plan de Mejoramiento Funcional
Consolidado. Utilizando el formato “Plan de
Mejoramiento Funcional o por Proceso”
SI-P-03-F-03.
Presentar el informe final,
y la evaluación de
resultados de la Auditoría
Interna de calidad al
Representante Legal
Presentar el Informe junto con la evaluación
.
de
resultados,
conclusiones
al
Representante Legal.
Jefe de la Oficina
de Control Interno
Publicación de los planes
de mejoramiento en la
página WEB
Se solicitará al Webmaster del Ministerio
Plan de
del Interior, la publicación del plan de mejoramiento
mejoramiento consolidado.
publicado en
Jefe de la Oficina
de Control Interno
Coordinador del
Grupo de Gestión
de Auditorias de
Calidad y
Coordinación
Sectorial.
pagina WEB
6.12 EVALUACION DE DESEMPEÑO DE AUDITORES
No.
Actividad
Tarea
formatos “Evaluación de
Formatos
de Auditor Interno de
Diligenciados
Calidad” SC-P-01-F-08 de cada auditor,
elaborado al cierre de las Auditorías Internas
de Calidad y completar la evaluación por
parte de la Oficina de Control Interno.
1
Completar la evaluación Tomar los
para cada auditor
Desempeño
2
Consolidar
diligenciados
evaluación
3
formatos Consolidar los formatos de evaluación
de diligenciados
Analizar
y
tomar Analizar las debilidades y fortalezas de los
decisiones de Acuerdo a auditores según evaluación, para tomar
las evaluaciones
decisiones de permanencia en la lista de
auditores del Ministerio del Interior.
4
Punto de
Control
Responsable
Coordinador del
Grupo de
Gestión de
Auditorias de
Calidad y
Coordinación
Sectorial.
Funcionarios
designados de la
oficina de
Control Interno
Lista de
Auditores
depurada
Certificar
y
archivar Certificar Horas de auditoría para cada Auditor
Memorandos
horas
cumplidas
de y remitir certificación al auditor archivar
de Horas
Auditoria
para
cada certificaciones junto.
Certificadas
auditor
Jefe de la
Oficina de
Control interno
Jefe de la
Oficina de
Control Interno
Página 17 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
* Cómo Elaborar una Lista de Verificación:
Recopile y estudie la documentación referente al proceso y a los procedimientos a auditar;
identifique las actividades que corresponden al Planear, Hacer, Verificar y Actuar (Ciclo
PHVA de Shewhart / Deming) de acuerdo con el objetivo, el alcance de la auditoria, y los
requisitos del MECI (incluidos en las tablas 2 a 33 de la norma NTCGP1000:2009) y los
requisitos del CLON (Ver Definición). Se sugiere utilizar el siguiente cuadro como guía para
verificar numerales de la Norma de Calidad dentro del Ciclo PHVA
Verific
ar
Hacer
Planear
Ciclo PHVA
Numerales Correspondientes de la Norma NTCGP 1000:2009
5.3
Política de Calidad – Política de la Entidad
5.4.2 Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión
Administrativa
7.1
Planeación de la Realización del Producto o Prestación Servicio en coherencia con el
numeral 4.1
7.3.1 Planeación del Diseño y Desarrollo del Producto y/o Servicio (cuando aplique)
7.5.1 Control de la Producción y de la Prestación del Servicio incluyendo los riesgos de
mayor probabilidad e Impacto.
8.1
General (medición, análisis y mejora)
4.1
Requisitos Generales y Controles establecidos sobre riesgos
4.2.1 Generalidades (Requisitos de documentación)
4.2.2 Manual de Calidad (o de Operación)
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de los Registros
5.1
Compromiso de la Dirección
5.2
Enfoque al Cliente
5.4.1 Objetivos de la Calidad
5.5.1 Responsabilidad y Autoridad
5.5.2 Representante de la Dirección
5.5.3 Comunicación Interna
6.1
Provisión de Recursos
6.2
Talento Humano
6.3
Infraestructura
6.4
Ambiente de Trabajo
7.2.1 Determinación de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o servicio
7.2.2 Revisión de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o servicio
7.2.3 Comunicación con el Cliente
7.3.2 Elementos de Entrada para el diseño y desarrollo (Cuando aplique)
7.3.3 Resultados del Diseño y Desarrollo (Cuando aplique)
7.4
Adquisición de Bienes y Servicios
7.5.3 Identificación y trazabilidad
7.5.4 Propiedad del Cliente
7.5.5 Preservación del Producto y/o Servicio
7.6
Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición (Cuando aplique)
8.2.4 Seguimiento y Medición del Producto o Servicio
8.5.1 Mejora Continua
5.6
Revisión por la Dirección Incluyendo Resultados de Gestión de Riesgos
7.3.5 Verificación del Diseño y Desarrollo (Cuando Aplique)
7.3.6 Validación del Diseño y Desarrollo (Cuando Aplique)
7.5.2 Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación del Servicio
Página 18 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Actuar
Ciclo PHVA
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Numerales Correspondientes de la Norma NTCGP 1000:2009
8.2.1
8.2.2
8.4
7.3.4
7.3.7
8.2.3
8.3
8.5.2
8.5.3
Satisfacción del Cliente
Auditoria Interna
Análisis de Datos
Revisión del Diseño y Desarrollo (cuando Aplique)
Control de Cambios del Diseño y Desarrollo (Cuando Aplique)
Seguimiento y Medición de los Procesos
Control del Producto o Servicio no Conforme
Acciones Correctivas incluyendo las tomadas sobre riesgos materializados
Acciones Preventivas Incluyendo las tomadas sobre riesgos potenciales Identificados
DIRECCION – ADMINISTRACION  NUMERALES 4, 5, y 6
Para incluir el MECI en la Auditoria se sugiere tener en cuenta los productos del MECI
contenidos en la siguiente tabla para la elaboración de la lista de verificación.
Página 19 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Página 20 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Página 21 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
Revise que la documentación evidencie el cumplimiento de los numerales de la norma, si no
cumple elabore las preguntas respectivas para los responsables del proceso.
Adicional al la verificación del cumplimiento de la Norma de Calidad en la Documentación, se
debe evaluar la aplicación de los procedimientos en la práctica, para lo cual se deberán
establecer preguntas orientadas a la revisión de los registros establecidos en los
procedimientos.
Elabore las preguntas adicionales que considere pertinentes dentro del proceso y en relación
con otros procesos misionales, estratégicos o de apoyo ya sea como cliente interno o como
proveedor interno o externo.
** Cómo Redactar los Hallazgos:
Redacte y enumere el(los) hallazgo(s) de forma objetiva, sin ambigüedades y orientado(a)
evidenciar el incumplimiento del requisito o la deficiencia presentada. El Hallazgo de una No
conformidad debe contener: Descripción de la situación + la evidencia objetiva + el requisito
de norma que se incumple.
Ejemplo: Al revisar los registros del Tramite de Autorización de Centros de Conciliación, la
carpeta que contiene el Expediente 4839 de María Isabel Carreño, no cumple con los
requisitos del procedimiento “Organización y Control de Archivo de Gestión” (4.2.3). Se
evidencia que en el Proceso de Impugnación no se ha planificado las acciones para dar
cumplimiento al Decreto 4530 de 2008 incumpliendo el Numeral 7.1 de la Norma
NTCGP1000:2009 “PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O
PRESTACIÓN DEL SERVICIO”. Tipo de Acción requerida: Correctiva.
7. REGISTROS
-
Memorandos de citación a auditores.
Programa anual de auditorias
Listado de Auditores de calidad
Listas de asistencia.
Actas de reunión.
Acciones de mejora miento
Plan de Mejoramiento Funcional y por procesos
Listas de verificación
Evaluación de Resultados del SIGI
Traslados de Hallazgos a otros procesos
Página 22 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
8. INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
GENERADA
Programa de Auditoria
RESPONSABLE
Oficina de Control Interno
e Información Pública
Seguimiento al programa Oficina de Control Interno
de Auditoria
e Información Pública
Informe Consolidado de
Auditorías Internas de Oficina de Control Interno
Calidad
e Información Pública
Plan de Mejoramiento Oficina de Control Interno
Funcional o por Procesos e Información Pública
Consolidado
FRECUENCIA
UBICACIÓN
Anual
o cuando se
modifique en la vigencia
Al Iniciar cada periodo de
Auditorias Programado
Al terminar cada periodo
de Auditorias Programado
www.mininterior.gov.co
www.mininterior.gov.co
www.mininterior.gov.co
Al terminar cada periodo
de Auditorias Programado
www.mininterior.gov.co
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
UBICACIÓN
Plan de Mejoramiento por
procesos
Jefe Oficina de Control
Interno
www.Mininterior.gov.co
9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Actividades de mejora
por procesos
10. ANEXOS
-
Anexo No. 1.
Anexo No. 2.
Anexo No. 3.
-
Anexo No. 4.
Anexo No. 5.
Anexo No. 6.
Anexo No. 7.
-
Anexo No. 8.
Anexo No. 9.
Programa Anual de Auditorias de Calidad. SC-P-01-F-01
Plan de Auditoria. SC-P-01-F-02
Evaluación de Competencias de Auditores Internos de Calidad. SC-P-01F-03
Listas de Verificación. SC-P-01-F-04
Informe de Auditoría Interna de Calidad. SC-P-01-F-05
Informe Consolidado de Auditorías Internas de Calidad. SC-P-01-F-06
Evaluación de Resultados del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
SC-P-01-F-07
Evaluación de Desempeño de Auditor Interno de Calidad. SC-P-01-F-08
Seguimiento al Programa de Auditorías Internas de Calidad. SC-P-01-F09
11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
VERSIÓN
02/12/2009
Se incluyó un nuevo formato denominado “ Evaluación
de Desempeño de Auditor de Calidad “ SC-P-01-F08
01
Página 23 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
FECHA
CAMBIO
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
VERSIÓN
Se adecuo la versión 1 según la norma ISO 19011
Se ajustó el formatos “ Informe de Auditoría Interna de
Calidad” SCP-01-F-05
08/09/2009
Se ajustó el formato “Evaluación de Competencias de
Auditores Internos de Calidad” SCP-01-F-03.
02
Se corrigió en Formato SC-P-01-F-08 Evaluación de
desempeño de auditor interno de calidad.
Se introdujo la evaluación de desempeño de auditores
Internos de Calidad Numeral 5.5.
02/12/2009
03
Se corrigió en Formato SC-P-01-F-05 informe de
auditoría interna de calidad.
Se estableció en el paso 2 del numeral 5.5. Como único
responsable el jefe de la oficina de Control interno.
Se establecieron en el paso 5 del numeral 5.5. Como
responsables el jefe de la oficina de Control interno y el
coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de
Calidad. Se corrigió el nombre del plan de Auditoria.
16/03/2010
Se eliminaron lo pasos 10 y 11 del numeral 5.5 y se re
numero nuevamente todo el procedimiento. Se
asignaron responsabilidades a la Coordinadora del
Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad y se le
quitaron responsabilidades al representante de la alta
dirección.
04
Se corrigieron los cambios en los formatos
referenciados a los Subproceso Administración del
Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI
Acciones Preventivas y Correctivas y a los
procedimientos de Elaboración y control de
Documentos.
Se elimino Política de Operación de las definiciones, y
se agregaron las definiciones de Finalización de la
Auditoria y Gestión Fiscal, Requisitos del CLON, reunión
de apertura y se corrigieron otras definiciones.
06/10/2010
Se elimino del numeral 5.2 (actual) el texto: 6.1.4 La
oficina de control interno coordinará junto con el
Representante de la Alta Dirección la designación de los
equipos de auditoría y los auditores líderes. Se agrego
en el numeral 5.2 (actual) la función de aprobación de
los planes de mejoramiento por parte de los auditores y
se agrego un ítem sobre los juicios personales del
auditor.
05
Se reestructuraron los Flujo gramas, se re numeraron
los pasos y se mejoro la secuencia lógica de los pasos,
Página 24 de 25
Código: SC-P-01
Versión: 09
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
FECHA
CAMBIO
Fecha Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
04/04/2014
VERSIÓN
se mejoro la redacción y se agregaron o eliminaron los
pasos necesarios de acuerdo con la norma ISO19011 y
la experiencia en auditorias pasadas., se reviso la
responsabilidad en cada paso. Los cambios más
importantes corresponden a la inclusión del registro de
seguimiento a planes de Auditoria en ejecución, la
aprobación de los planes de mejora por parte del equipo
auditor, los mecanismos sancionatorios en casos de
incumplimiento en entrega de documentación según los
términos establecidos.
Se incluyeron dos guías dentro del procedimiento una
para la elaboración de listas de verificación con base en
el ciclo PHVA y los numerales de la norma de calidad, y
una guía para la redacción de hallazgos.
23/12/2011
07/08/2012
14/08/2013
31/03/2014
Se incluyo el nuevo Formato SC-P-01-F09 Seguimiento
al programa de auditorías internas de calidad.
Se actualizo el procedimiento para la realización de
auditorías de acuerdo con la norma NTCGP1000:2009,
MECI y SISTEDA,
En el ítem 5.5 numeral 4 se modifico que el Programa
de Auditorías Internas de Calidad lo aprueba la Oficina
de Control Interno.
En el ítem No. 5.10 ELABORACIÓN DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO Y ELABORACIÓN DE INFORME Y
ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN se adicionó una
nota y se estableció punto de control,
Se modifica la versión 7 con el fin de actualizar la
imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos de
certificación por la nueva entidad certificadora.
Se modifica la versión 8 con el fin de actualizar la
referencia a los formatos del Procedimiento Acciones,
Preventivas Correctivas y de Mejora - SI-P-03,
actualizado por la administración del sistema.
Elaboró
Firma
Aprobó
Firma
_________________________
Jorge H. Torres Ribero
Profesional Especializado
_________________________
Gloria Inés Muñoz Parada
Jefe Oficina de Control Interno
06
07
08
09
Revisó
Firma
_________________________
Robinson A. Vergara Vergara
Profesional Especializado
TRD:
Página 25 de 25