Taller de Cierre del Proyecto “ Gestión por Procesos en el MEC”

Taller de Cierre del Proyecto
“Gestión por Procesos en el MEC”
Noviembre 2012
Equipo consultor: Carina di Candia – Paula Viurrarena
Contenido
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Objetivos del Proyecto
Metodología utilizada
Resultados obtenidos
Beneficios de una gestión por procesos
Recomendaciones para la mejora
Objetivos del Proyecto
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Identificar los procesos relevantes en 5 áreas del MEC:
 Compras
 Gestión Financiera
 Dirección de Derechos Humanos
 Dirección de Cooperación Internacional
 Dirección Constitucional y Legal
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Generar un documento de cada proceso relevado (Ficha
de procesos que describa y sistematice los mismos)
Metodología utilizada
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Talleres de trabajo en Gestión por Procesos
Reuniones de trabajo con integrantes de las 5 áreas para:
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Identificar los procesos a describir
Relevar las etapas de cada proceso
Identificar responsables del proceso y de cada etapa
Definir interrelaciones con otras áreas o procesos
Visualizar los documentos y registros asociados
Definir los posibles indicadores que permitan medir la correcta
consecución del proceso
Duración: Enero – Mayo 2012
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Algunos comentarios:
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Falta de planificación
Falta de sistematización y de registros
Falencias en los recursos informáticos (software)
Recurrencia en el envío de documentos de una oficina a otra,
poca coordinación
Desconocimiento de las actividades que realizan otras
Direcciones
Tiempos insumidos
Resultados obtenidos
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Se documentaron 12 procesos:
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Compras
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Tipos de Compras
Compras directas
Licitación Abreviada
Traslados Centros MEC
Gestión Financiera
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Misiones Oficiales
Control de Pagos
Rendición de Fondos Fijos
Resultados obtenidos
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Se documentaron 12 procesos:
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Dirección de Derechos Humanos
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Dirección de Cooperación Internacional
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Gestión de Recursos
Planificación Estratégica de la Unidad
Proyectos de Cooperación con Fondos Extra presupuestales
Convenios Internacionales
Dirección Constitucional y Legal
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Cooperación Jurídica Internacional (autoridad central)
Resultados obtenidos
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Algunas observaciones:
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Cantidad de etapas asociadas a cada uno
Diferentes áreas involucradas, importante interacción con
otras Direcciones evidenciando la necesidad de comunicación
y coordinación
Duplicación de controles en algunos casos
Tiempos reales que llevan los procesos
Demoras ocasionadas por terceros
Complejidad de los procesos
Ejemplos
Beneficios de una gestión por procesos
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Aumento en la eficiencia
Optimización de recursos
Reducción de actividades duplicadas
Disminución de demoras
Difusión de las actividades que realiza cada proceso
Accesibilidad de la información
Posibilidad de medición para la mejora
Contribuye con la Planificación Estratégica
Recomendaciones para la mejora
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Considerar a la Gestión por Procesos como un proceso
continuo y no como un evento puntual
Continuar con la documentación de los procesos
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Documentos (procedimientos y registros) identificados en las
fichas relevadas
Nuevas fichas de otros procesos
Evaluar la conveniencia de ajustar los procesos
(simplificar y delimitar responsabilidades)
Medir las interfases entre las actividades de manera de
optimizar los tiempos
Definir la metodología para el control de la
documentación y sus responsables
Recomendaciones para la mejora
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Comenzar a medir los procesos e identificar otros
posibles indicadores
Considerar la conveniencia de la realización de una
planificación estratégica