Ministerio del Interior República de Colombia INFORME DE SEGUIMIENTO A LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEL II TRIMESTRE DE 2012 El éxito de medir la conformidad del Producto nace en el momento en que se definen las características que identifican cada uno de los productos y/o servicios que entregan cada una de las diferentes áreas. La identificación clara y precisa de los productos y/o servicios que se entregan a los clientes permitirá que los funcionarios conozcan cuando un producto está bien y cuando mal, igualmente para el caso de los servicios. La información que se recopila de todas las dependencias del Ministerios es vital para la presentación del Informe de Revisión por la Dirección en donde se establecerán estrategias y/o compromisos con el fin de que conocer a fondo que sucede y encontrar una solución a los problemas a fin de mejorar el Sistema de Calidad de la Entidad. Los 15 Subprocesos a quienes se les solicito el informe de la conformidad del producto fueron: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Servicio al Ciudadano. Gestión de Proyectos de Decreto y de Resoluciones Ejecutivas. Coordinación de los Procesos Electorales. Promoción de los Mecanismos, Instancias y Canales de Participación Ciudadana. Asuntos Indígenas, ROM y Minoría. Asistencia Técnica para la Seguridad y la Convivencia Ciudadana. Financiación de proyectos para la Seguridad y Convivencia Ciudadana. Consulta Previa. Inspección, Vigilancia y Control a las Federaciones y Confederación Nacional de Acción Comunales. 10. Asuntos Religiosos y Entidades Extranjeras sin ánimo de lucro. 11. Asuntos para comunidades Negras, Afro colombianas, Raizales y Palenqueras. 12. Financiación de Proyectos para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia. 13. Derechos Humanos. 14. Gestión de los Asuntos Legislativos. 15. Gobierno y Gestión Territorial. La información que reportaron cada una de las áreas se toma como real de acuerdo a las cualidades que deben cumplir los funcionarios públicos del Ministerio del Interior en ser Honestos y transparentes. Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83-Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano ([email protected]) • Línea gratuita 018000911170 Página 1 de 3 Ministerio del Interior República de Colombia Los Subprocesos que presentaron No Conformidades en sus Productos y/o Servicios fueron: Gobierno y Gestión Territorial Prducto o Servicio Total producto o servicio prestado No. de Productos y/o Servicios Conformes Asesoría y Asistencia Técnica a las entidades territoriales de acuerdo con las competencias de la Dirección 817 816 No. de Nivel de Productos Conformidad y/o Servicios del producto NO o servicio CONFORMES 1 99,9% La dirección de Gobierno y Gestión Territorial presentó una inconformidad en el producto que ofrecen, sin embargo entregaron el reporte de las acciones que implementaron para subsanar la no conformidad, cumpliendo así en entregarle al cliente un producto y/o servicio óptimo. Se realizará seguimiento en los próximos informes de conformidad. Consulta Previa Producto o Servicio Total producto o servicio prestado No. de Productos y/o Servicios Conformes Certificación de Presencia 881 851 No. de Nivel de Productos Conformidad y/o Servicios del producto NO o servicio CONFORMES 30 97% La dirección de Consulta Previa reportó el informe de conformidad del producto del II trimestre de 2012 en el cual se evidencian 30 productos no conformes. Esta dirección presentó 33 productos no conformes en el IV trimestre del 2011, por tal razón se concluye que las acciones que se están aplicando para corregir los productos no están evitando que vuelvan a suceder por lo cual hay que proceder a implementar un Plan de Mejoramiento. Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83-Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano ([email protected]) • Línea gratuita 018000911170 Página 2 de 3 Ministerio del Interior República de Colombia OBSERVACIONES Al Proceso de Formulación y Adopción de Políticas no se le realizo la capacitación de Producto No Conforme ya que dicho proceso se encuentra en modificación. Se le enviara un comunicado a los responsables haciéndoles saber la importancia de terminar este tema, esto con el fin de recopilar la mayor cantidad de información y así obtener un informe de conformidad más completo y cerca de la realidad, para así poder construir estrategias que puedan mejorar los productos y/o servicios que se le entregan al cliente. La información que reportaron cada una de las áreas se toma como real de acuerdo a las cualidades que deben cumplir los funcionarios públicos del Ministerio del Interior en ser Honestos y transparentes. COMPROMISOS La Dirección de Consulta previa, deberá consolidar un Plan de Mejoramiento para subsanar las inconformidades que se presentan en dicha dirección. Elaboró Revisó y Aprobó Lizbeth Urzola Estrada Profesional Universitario Jacinto Montero Lora Coordinador del Grupo de Mejoramiento TRD: 1103.06.04 Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83-Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano ([email protected]) • Línea gratuita 018000911170 Página 3 de 3