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INFORME DE SEGUIMIENTO A LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O
SERVICIO
IV TRIMESTRE DE 2012
Oficina Asesora de Planeación
MINISTERIO DEL INTERIOR
14 de Marzo de 2013
INFORME DE SEGUIMIENTO A LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O
SERVICIO
FECHA DE EMISIÓN: 14 de Marzo de 2013
CONTENIDO DEL INFORME
1.
PRODUCTO NO CONFORME DEL MINISTERIO DEL INTERIOR
El tratamiento del producto no conforme está señalado en el numeral 8.3 de la ISO 9001 de
2008 y de la NTC GP 1000: 2009.
Igualmente la entidad cuenta con el procedimiento Control del Producto No conforme, en el
cual se establecen las actividades para su tratamiento. En éste se señala que
trimestralmente se debe realizar un seguimiento a la conformidad del producto y que cuando
se presente de manera reiterada un producto o servicio no conforme debe realizarse un
análisis de causa raíz a fin de encontrar la causa que lo genera de tal forma que se pueda
evitar que ocurra otra vez, para ello debe elaborarse un plan de mejoramiento.
A continuación se relacionan los procesos y/o subprocesos a los que se realizó el último
seguimiento de la conformidad del producto y/o servicio:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Servicio al Ciudadano.
Gestión de Proyectos de Decreto y de Resoluciones Ejecutivas.
Coordinación de los Procesos Electorales.
Promoción de los Mecanismos, Instancias y Canales de Participación Ciudadana.
Asuntos Indígenas, ROM y Minorías.
Asistencia Técnica para la Seguridad y la Convivencia Ciudadana.
Financiación de proyectos para la Seguridad y Convivencia Ciudadana.
Consulta Previa.
Inspección, Vigilancia y Control a las Federaciones y Confederación Nacional de Acción
Comunales.
10. Asuntos Religiosos y Entidades Extranjeras sin ánimo de lucro.
11. Asuntos para comunidades Negras, Afro colombianas, Raizales y Palenqueras.
12. Financiación de Proyectos para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia.
13. Derechos Humanos.
14. Gestión de los Asuntos Legislativos.
15. Gobierno y Gestión Territorial.
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31
Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co
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1.1 procesos y/o subprocesos que presentaron conformidad en sus productos y/o
servicios.
Proceso y/o Subproceso
Diseño de Proyectos de
Normas/Gestión de
Proyectos de Decretos y
Resoluciones Ejecutivas
Producto o Servicio
Proyectos
Decretos
Resoluciones
Ejecutivas
de
o
Total
No. de
producto o Productos y/o
servicio
Servicios
prestado
Conformes
No. de
Productos y/o
Servicios NO
CONFORMES
9
9
0
Conceptos jurídicos y
cuadros comparativos
de
vigencia
de
Proyectos de Ley y
Diseño de Proyecto de de Acto Legislativo en
en
el
Normas / Gestión de los trámite
Congreso
Asuntos Legislativos
9
9
0
Cuestionarios
para
debates de Control
Político al Ministro
del Interior
7
7
0
Aplicación y Ejecución
de Normas/Financiación
de Proyectos para la
Financiación
de
Participación y el
Proyectos aprobados
Fortalecimiento para la
Democracia
3
3
0
Certificaciones
750
750
0
Asesoría
Gestión
Preventiva del Riesgo
en el Nivel Territorial,
de los Derechos a la
Vida, la Integridad, la
Libertad
y
la
Seguridad Personal
44
44
0
Gestión de Asuntos
Jurídicos/ Asuntos
religiosos no católicos
Aplicación y Ejecución
de Normas/ Derechos
Humanos.
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Proceso y/o Subproceso
Aplicación y Ejecución
de normas/ Gobierno y
Gestión Territorial
Total
No. de
producto o Productos y/o
servicio
Servicios
prestado
Conformes
Producto o Servicio
No. de
Productos y/o
Servicios NO
CONFORMES
Asesoría
para
Incorporación
Y
Seguimiento
del
Componente
de
DDHH en Agendas
Departamentales.
39
39
0
Conceptos Jurídicos
relativos a la gestión
pública,
descentralización
y
Ordenamiento
Territorial
31
31
0
2050
2050
0
29
29
0
411
411
0
Elaboración
del
contenido
de
publicaciones, Guías y
cartillas
con
lineamientos:
Implementación de la
política pública de
Victimas del conflicto
armado,
Descentralización
ordenamiento
territorial,
y
Campañas
publicitarias contra la
trata de personas.
Aplicación y Ejecución
de Normas/ Financiación Fichas de viabilización
de Proyectos para la
de
proyectos
a
Seguridad Y Convivencia cofinanciar
Ciudadana
Aplicación y Ejecución
Recomendaciones
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Proceso y/o Subproceso
de Normas/ Gestión
para la Seguridad y
Convivencia Ciudadana
Producto o Servicio
Actas
Apreciaciones
26
0
483
483
0
0
0
0
3397
3397
0
0
0
0
0
0
0
Resolución
de
Registro
de
constitución
y
novedades
de
asociaciones
de
autoridades
tradicionales
y/o
cabildos indígenas
44
44
0
Certificación
existencia
representación
resguardos
comunidades
indígenas
y
asociaciones
indígenas
234
234
0
Actos Administrativos
Certificaciones
Aplicación y ejecución Actos Administrativos
de normas/Coordinación
Plan de Garantías
de los procesos
para
elecciones
electorales
ordinarias
Aplicación y Ejecución
de Normas / Asuntos
Indígenas, ROM y
Minorías.
No. de
Productos y/o
Servicios NO
CONFORMES
0
26
Servicio
de
Información
al
Gestión de Tecnologías
Ciudadano (Quejas,
de Comunicación e
Reclamos
y
Información/Gestión de
sugerencias atendidas
Servicio al Ciudadano
por
correo
electrónico)
Aplicación y Ejecución
de Normas/ Asuntos
para Comunidades
Negras,
Afrocolombianas,
Raizales y Palenqueras
Total
No. de
producto o Productos y/o
servicio
Servicios
prestado
Conformes
26
26
de
y
de
y/o
de
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Proceso y/o Subproceso
Producto o Servicio
Resolución
de
reconocimiento
o
negación
de
las
comunidades
solicitantes que se
auto reconocen como
parcialidades
indígenas
No. de
Productos y/o
Servicios NO
CONFORMES
9
9
0
12
12
0
Auto de apertura de
diligencia preliminar.
7
7
0
Auto de apertura de
investigación
y
determinación
de
cargos.
0
0
0
Auto que absuelve o
impone sanción.
0
0
0
Aplicación y Ejecución
de Normas/ Promoción
de los Mecanismos,
Talleres
Instancias y Canales de
Participación Ciudadana
Vigilancia y
Control/Inspección,
Vigilancia y Control de
las Federaciones y
Confederación Nacional
de Acción Comunal
Total
No. de
producto o Productos y/o
servicio
Servicios
prestado
Conformes
1.2
procesos y/o subprocesos que presentaron No Conformidades en sus Productos
y/o Servicios.

Consulta Previa
Producto o Servicio
Total
producto o
servicio
prestado
No. de
Productos y/o
Servicios
Conformes
Certificación de Presencia
456
446
No. de
Nivel de
Productos
Conformidad
y/o Servicios
del producto
NO
o servicio
CONFORMES
10
98%
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La dirección de Consulta Previa ha presentado continuamente durante el año 2012 productos
No Conformes.
I Trimestre 2012:
II Trimestre 2012:
III Trimestre 2012:
IV Trimestre 2012:
0 Productos No Conformes
30 Productos No Conformes
14 Productos No Conformes
10 Productos No Conformes
Por lo cual se le solicito la elaboración de un Plan de Mejoramiento con el fin de encontrar la
causa origen del problema y plasmar las acciones para corregir la situación que se ha venido
presentando.
El Grupo de Mejoramiento Continuo de la Oficina Asesora de Planeación ya brindó la asesoría y
el acompañamiento requerido para la elaboración del mencionado plan de mejoramiento.

Asuntos Religiosos No Católicos
Producto o Servicio
Total
producto o
servicio
prestado
No. de
Productos y/o
Servicios
Conformes
Actos administrativos
284
282
No. de
Nivel de
Productos
Conformidad
y/o Servicios
del producto
NO
o servicio
CONFORMES
2
99%
Debido a que es la primera vez que se reportan productos No Conformes por parte del
subproceso de Asuntos religiosos no católicos, se procede a vigilar el reporte del próximo
trimestre.
En dado caso de que se sigan presentando productos no conformes, se le solicitará al
subproceso realizar un Plan de Mejoramiento.
En estos momentos el Grupo de Mejoramiento Continuo cuenta con el reporte de las acciones
que se aplicaron, de acuerdo a las especificaciones previstas en el formato de características
de calidad, a estos 2 productos no conformes, los cuales fueron errores de palabras y fueron
corregidos por medio de la resolución 1931 del 4 de Diciembre de 2012 y la resolución 1930 de
la misma fecha.
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31
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
Gobierno y Gestión Territorial
Producto o Servicio
Total
producto o
servicio
prestado
No. de Productos
y/o Servicios
Conformes
No. de
Productos y/o
Servicios NO
CONFORMES
Nivel de
Conformidad
del producto
o servicio
Asesoría y Asistencia Técnica
a las entidades territoriales de
acuerdo con las competencias
de la Dirección
1678
1674
4
99,9%
La Dirección de Gobierno y Gestión Territorial ha venido presentando un producto no conforme
en los 3 trimestres del año 2012, y en este último presentó 4 Productos No Conformes en el
servicio de asesoría y asistencia.
I Trimestre 2012:
II Trimestre 2012:
III Trimestre 2012:
IV Trimestre 2012:
1 Producto No Conforme
1 Producto No Conforme
1 Producto No Conforme
4 Productos No Conformes
El 3er trimestre del 2012, se solicitó a la dirección realizar un Plan de Mejoramiento para
encontrar la causa de la continuidad de las no conformidades y aplicar las acciones correctivas.
Para este trimestre se le volverá a solicitar el Plan de Mejoramiento para así lograr una mejora
continua del sistema.
1.3. Totalidad de los Servicios y Productos
Periodo 2012
Total producto o
servicio prestado
Totalidad de los
productos y
servicios
conformes
Totalidad de los
productos y
servicios no
conformes
Nivel de
Conformidad del
producto o servicio
I Trimestre
II Trimestre
III Trimestre
IV Trimestre
6781
10230
6866
10038
6777
10199
6850
10022
4
31
16
16
99,94%
99,70%
99,77%
99,84%
De 33.915 Productos o Servicios Prestados en el 2012 se presentaron 67 productos NO
conformes así:
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31
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2.
ALERTAS
 La no actualización del proceso de Formulación y Adopción de Políticas, puede continuar
aumentando el riesgo de que se presenten hallazgos reiterativos que afecten la conformidad el
sistema.
 Se debe agilizar la actualización del proceso de Formulación y Adopción de Políticas y
designar un responsable para que atienda de manera efectiva los requerimientos de la Oficina
Asesora de Planeación, es de anotar que a la fecha no se cuenta con seguimiento de la
conformidad del producto.
 Enviar al Director de Consulta Previa un correo recordándole que debe hacer llegar lo más
pronto posible el Plan de Mejoramiento trabajado con las respectivas firmas, a la Oficina
Asesora de Planeación.
 Se tendrá en vigilancia el reporte del Subproceso de Asuntos Religiosos No Católicos, para el
primer trimestre del año 2013.
 Realizar actualización de las Características de Calidad de los Productos y servicios del
Ministerio del interior con la participación de cada una de las áreas relacionadas con los
clientes externos de la entidad.
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31
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3.
ACCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
 Enviar correo al Director y enlaces de la Dirección de Gobierno y Gestión Territorial,
informándoles que se debe realizar un Plan de Mejoramiento en el cual se definan acciones
para el tratamiento del producto no conforme.
4.
CONCLUSIÓN
Luego de revisar y analizar los datos, se puede concluir que los productos y servicios que
prestó el Ministerio del Interior en el IV trimestre del año 2012, se encuentran en un nivel
satisfactorio dado que el nivel de conformidad fue de un 99,84%.
No obstante se tendrá en revisión el 0,16% de productos y servicios No Conformes, dado que el
objetivo es satisfacer a todos y cada uno de los clientes del Ministerio del Interior, logrando así
la mejora continua del Sistema de Calidad.
Es necesario destacar que los productos No Conformes de la Dirección de Consulta Previa han
venido disminuyendo en cada trimestre y se espera que con la ejecución del Plan de
Mejoramiento se eliminen completamente las No Conformidades.
Elaboró
Revisó y Aprobó
Lizbeth Urzola Estrada
Profesional Universitario
Jacinto Montero Lora
Coordinador del Grupo de Mejoramiento
Continuo
Andrés Jiménez Pava
Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
TRD:
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