Radicado No. 20133710482733 Fecha: 13-12-2013 N.,CAI.J)j¡;,MA'fOIt oe:oooorA II Co SECK:eYAI'lIA C1l!!GDI!I!l!I«IO 1111111 1111111111111111111111111 11111 11111111111111111111 1111111111111111111111 MAURICIO JARAMILLO CABRERA Alcalde Local de Chapinero ASUNTO: Visita de evaluación al proceso de Gestión Normativa y Jurídica (Inspecciones de Policía). De manera atenta y en cumplimiento de las funciones asignadas a esta Oficina, me permito remitir el informe resultante de la evaluación adelantada durante los días 21 al 23 de octubre del presente año a la Secretaria General de Inspecciones de Policía a su cargo. En dicho informe se describen las situaciones generales y especificas encontradas además de otros aspectos inherentes al manejo de despachos comisorios, querellas policivas, vendedores ambulantes, plan de acción, procedimientos de reparto y en general lo referente con el control y gestión de la dependencía. LUZ- SPE NZA FORERO DAZA Jefe Oficina de Control Interno Copia: Subsecretaria de Asuntos Locales - Dr. Milton Rengifo Dirección de Apoyo a Localidades - Dr. José Reinaldo Contreras Diago Dirección de Derechos Humanos - Dr. Andrés Idarraga Proyectó: Julia Lucia Garcia y Heliodoro Manrique Revisó/Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza Edificio Líevano, Calle 11 No. 8 -17 Te!. 3387000 - 3820660 Información Unea 195 www.gobiernobogota.gov.ea ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certifícetíon BDGDTA HUt?ANA ~NAYOft OfUOOO'fA Dh Sf!CI!lI!1'ARIA DI! G08lI!'AHO La visita se efectúo a la Secretaría General y las Inspecciones de Policía 2A, 2C y 2D, determinando como período de revisión la gestión realizada entre el 01 de enero y el 30 de septiembre del año que avanza. Del total de los radicados se seleccionó una muestra de 36 querellas y contravenciones que corresponden al 18.27% de la población y para comisiones civiles se tomó una muestra de 15 actuaciones que corresponde al 6.58%. De decomiso de mercancías no se seleccionó muestra alguna por no encontrarse evidencia de la gestión realizada. ASUNTOS RADICADOS Concepto y contravenciones Población AÑO 2013 Muestra 197 36 Comisiones Civiles 228 Decomiso de mercancías 501 15 O Querellas Porcentaje (%) 18.27 6.58 O La evaluación se desarrolló de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas y la aplicación de las políticas, procedimientos y programas establecidos por la Oficina de Control Interno, efectuando un examen sistemático, constructivo, objetivo e independiente. Se realizaron entrevistas y encuestas, se confrontaron documentos, se aplicaron pruebas de cumplimiento y se efectuó análisis a la información pertinente de tal forma que la evaluación proporcione bases razonables para fundamentar la información contenida en el informe. Las instalaciones de la Secretaria General de Inspecciones de Policía no son apropiadas para la prestación del servicio, pues según lo manifiesta el Secretario General, hace aproximadamente seis (6) meses se quemó el router que comunica a las inspecciones con la Alcaldía Local, lo que afecta de manera ostensible la dinámica laboral debido a que no cuentan con la red de datos y deben desplazarse constantemente hasta la Alcaldía para poder alimentar el aplicativo SI-ACTUA. Edificio Líevano. Calle 11 No. 8 -17 Te!. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.co ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certification BOGOTÁ HU<?ANA J\LCAI.!liiI,MA'tQR OUOQQfÁ O.c, lll1CR.1'2?/lnIA Di! 00li!1!l!!1'lkO 2. Sistema de Información ACTUA: de Actuaciones Administrativas y Procesos Policivos, SI- • Existe deficiencias en algunos de los formatos preestablecidos, ejemplo de ello es el formato de aviso de notificación que solamente puede ser utilizado para querellas administrativas y no para Despachos Comisorios. • El aplicativo no arroja un consolidado de la gestión pre-procesal de la Secretaría General de Inspecciones, en cuanto a conciliaciones programadas, exitosas o fracasadas y tampoco brinda datos estadísticos sobre el total de multas impuestas. • El SI-ACTUA presenta inconsistencias en los reportes estadísticos de las actuaciones, lo que dificulta las actividades de medición y seguimiento a la gestión y la generación de información para el análisis y toma de decisiones en el mejoramiento continuo de los procesos que adelanta esa dependencia. Aunque los servidores conocen el manejo del aplicativo SI-ACTUA, se observa que no le están dando un uso adecuado por cuanto no utilizan los formatos como apoyo a los trámites procesales de las actuaciones administrativas, no registran el total de diligencias que obran en los expedientes ni suben la evidencia de los registros documentales; lo que dificulta la trazabilidad de los asuntos que son de conocimiento de esa entidad. No obstante, esta Oficina tiene en cuenta las dificultades planteadas en la visita de auditoría, en la cual se informó del daño sufrido en los equipos que controlan los sistemas, lo que impide el cargue oportuno y adecuado de la información al aplicativo, pues los funcionarios tienen que desplazarse desde la casa donde funcionan hasta la sede de la Alcaldía Local de Chapinero, donde les ubicaron un PC con acceso a internet para todos los funcionarios de inspecciones. Es de advertir que dicha circunstancia fue comunicada en más de una oportunidad por la Secretaría General de Inspecciones a la Dirección de Sistemas de Información, pero a la fecha no se ha brindado ninguna solución a esta situación. Se evidencia que se incumple con las normas archivísticas por hallarse expedientes sin foliar completamente y carátulas sin marcar. Tal es el caso de las actuaciones administrativas radicadas en el 81 ACTUA con los números 5891, 5892, 5908, 5976, 5982, 6000, 6002, 6011, 6017,6027,6030,6040 Y 6049 cuya carátula está sin marcar. Edificio Líevano, Calle 11 No. 8 -17 Tel. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.co ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certífícation BOGOlA HUC?ANA ALCAi..OlAmyoo Of.'oooarÁ Elfo SflCRl!tlAlillA DI! G0811!:l'¡,H" Del periodo seleccionado y de acuerdo a los datos registrados en el aplicativo SI ACTUA, se recibieron en la Secretaría General de Inspecciones un total de 926 actuaciones, de las cuales el 21.27% corresponde a querellas y contravenciones, el 24.63% a comisiones civiles y el 54.10% a decomiso de mercancías, tal como se observa en la siguiente tabla: ASUNTOS RADICADOS AÑO 2013 PORCENTAJE CONCEPTO POBLACiÓN Querellas y contravenciones 197 21,27 Comisiones civiles 228 24,63 Decomiso mercancías 501 54,10 926 100.00 Totales (%) • Las cifras anteriores dan cuenta que el trámite procesal de la Secretaría General y de las Inspecciones de Policía se encuentra repartida entre la atención de querellas y comisiones civiles. En lo que respecta al decomisó de mercancías se observó que no se gestiona oportunamente dichos asuntos. • Se evidenció que la Secretaria General no siempre aplica los controles necesarios para rechazar aquellos casos que no son de su jurisdicción. Se cita como ejemplo las actuaciones administrativas radicadas en el SI ACTUA con los números 5903, 5920, 5927 Y 5941 las cuales fueron remitidas por jurisdicción a la Alcaldía Local de Usaquén parte de la Inspección 2D. • En cuanto al reparto de los asuntos de competencia de las Inspecciones de Policía, se 1 incumple lo dispuesto en el articulo 2 de la Resolución 586 de 2004 que dispone que el reparto debe realizarse por lo menos una vez por semana; evidenciándose que en algunas semanas no se realizó reparto alguno y tampoco se dejó constancia del motivo de tal eventualidad. 0 • Así mismo se evidenció que en algunas ocasiones los inspectores de policía reciben los asuntos hasta con 5 o 6 días de días posteriores a la fecha en que se efectuó el reparto, incumpliendo con ello lo normado en el artículo 2 ídem, que exige la entrega inmediata a cada inspector de los asuntos que le hayan correspondido. 0 Edificio Líevano, Calle 11 No. 8-17 Tel. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov,co ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certification BOGOTA HU~ANA ~M ••• !tQR !lE lWQCí'tÁ U c: lli1Je1'li!rARIA Dl!~R1.0 • 2 En relación con la obligación contenida en el Artículo 18 de la Resolución 1578 de 2002 , se evidenció que no se da cumplimiento a la misma, la cual a la reza: "Durante los dos primeros meses de cada año los Secretarios Generales de Inspecciones y los Inspectores de Policía, dentro del ámbito de sus competencias, presentaran a los alcaldes locales un trabajo evaluativo sobre los problemas que afectan la convivencia y seguridad de las UP.Z. de la localidad, haciendo un diagnóstico y proponiendo alternativas de intervención. En el mes siguiente el alcalde local, los secretarios generales y los Inspectores de Policía, de conformidad con los lineamientos del Plan de Desarrollo Local, diseñaran un Plan de Acción que se ejecutará en el transcurso del año. " "Los alcaldes locales remitirán el Plan de Acción a la Subsecretaría de Asuntos para la convivencia y Seguridad Ciudadana a más tardar en la primera semana del mes de abrí! de cada año". "El último viernes de cada mes, el Secretario General de Inspecciones y los Inspectores de Policía se reunirán con el Alcalde Local con el fin de hacer seguimiento y evaluación de los avances y problemas presentados en desarrollo del Plan de Acción. De esta reunión se levantará un acta y copia de la misma se enviará a la Subsecretaría de Asuntos para la Convivencia y Seguridad Ciudadana". • En materia de decomisos se encontraron registradas en el aplicativo SI ACTUA 501 actas de incautación durante el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 30 de septiembre de 2013. Sin embargo, no fue posible evaluar la gestión que se ha adelantado desde la Secretaría General, debido a que solamente se limita a registrar las actas en el SI-ACTUA y a incorporarlas en la respectiva carpeta, a la espera de que los propietarios de los elementos incautados se acerquen a reclamarlos; y por otro parte, no se cuenta con un consolidado de actas de entrega de elementos ni se da aplicación al procedimiento 2LGNJ-P14. Para la evaluación se revisaron el aplicativo sr ACTUA y los expedientes de Despachos Comisorios diligenciados en la Secretaría Generar, debido a que no se mantiene actualizado el aplicativo. 2 Por la cual se establecen los procedimientos para la organización y funcionamiento Policía de Bogotá Edificio Líevano, Calle 11 No. 8 ·17 Tel. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.eo ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certification de las Inspecciones de BOGorA HU\?ANA N.CJI.l.l:M.l\IAYnR otllOOOTA Dt'; Sf!CRlrfA.I!IA[1j!~mro • De los 228 despachos comisorios radicados en Secretaria General, durante el periodo del 01 de enero al 30 de septiembre de 2013 se encontraban pendientes de diligencia 18 comisorios, lo que denota que se presenta una buena gestión en la atención de estos asuntos de un 92.10%; y actualmente se están programando diligencias para dentro de dos semanas lo cual es un lapso de tiempo adecuado. • No fue posible verificar si fueron presentadas aceptaciones o excusas para la asistencia a las diligencias por parte de los auxiliares de la justicia designados, ya que en los documentos facilitados para la revisión no reposan estos soportes. Y al consultar a los encargados de la inspección de conocimiento, manifestaron que por lo general las excusas de inasistencia no son presentadas por los auxiliares y ocasionalmente allegan solo las de aceptación. • Se cumple con el procedimiento señalado por la ley para la designación y notificación de los auxiliares de justicia, pero en la mayoría de los casos los auxiliares inicialmente nombrados no se presentaron en la fecha programada para diligencia. • Los Inspectores de Policía no elaboran una lista de las inasistencias de los auxiliares de la justicia para remitirlas al Consejo Superior de la Judicatura a fin de que se proceda conforme lo dispone el artículo 9 del Código de Procedimiento Civil, hoy artículo 50 del Código General del Proceso. Tal es el caso de la auxiliar de la justicia María Mercedes Fajardo, la cual fue nombrada por el Inspector 2C en las comisiones civiles Nos. 162 y 215 sin que se hubiese cumplido con lo establecido en la norma en comento. • Se incumple el artículo 9 de la Resolución 1578 de 2002 que establece que "Para la fijación de fechas de práctica de diligencias, el Inspector dispondrá de un término máximo de tres (3) días a partir del día siguiente al reparto". En el caso de las comisiones civiles Nos. 18, 41, 52, 140, 183 Y 337, el promedio de tiempo para la fijación de las diligencias fue de cinco (5) días. • En las actas no se registra la hora de inicio ni la hora de culminación de las diligencias, situación que permitiría identificar la gestión y tiempo de desarrollo de la misma. • La diligencia que debía realizarse en el comisorio 162 fue fijada 3 veces, el 15/08/2013, 19/09/2013 Y 11/10/2013, sin que se haya realizado por aplazamientos tanto de la parte actora como del despacho y solamente pudo llevarse a cabo hasta el 15/10/2013. • El comisorio No. 357 tuvo dos repartos. Uno el 15 de agosto de 2012 y el restante el 07 de junio de 2013. Respecto al primero de los mencionados se evidencia varios aplazamientos hasta el 20 de febrero de 2013 cuando la parte actora solicita su devolución, petición que fue atendida por el despacho el 08 de abril de 2013. El segundo reparto es asignado a la inspección de policía correspondiente mediante auto calendado 06 de junio de 2013. Edificio Líevano, Calle 11 No. 8 ·17 Te!. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.co ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certification BOGOTA HU\?ANA Al.CALt:l!lI\_on Ufi4'lCIQOl'Anc; secf«¿YM{IAOt: M&fiR1ro Meta 14.11. Actividad.- "Impulsar el 50% de las acciones polícivas en términos procesales (Querellas y Contravenciones de la Vigencia 2012 y anteriores)": Respecto al cumplimiento de esta meta se evidenció que la información contenida en el SIACTUA NO corresponde a la que reposa en las actuaciones administrativas, lo que dificulta la evaluación del objetivo planteado. No obstante, se evidenció que del total de 34 querellas activas que aparecen a cargo de la Secretaría General, tan solo cuatro (4) cuentan con impulso procesal durante el periodo objeto de auditoría. Estas son: 5794-2012, 5799-2012, 5805-2012 Y 5862-2012. De la Inspección 20 el SI-ACTUA reportó un total de 86 querellas activas, de las cuales 39 registraban impulso procesal durante el periodo del 01 de enero al 30 de septiembre de 2013. Se cita como ejemplo, las querellas 4011-2008, 4181-2008, 5278-2011, 5412-2011, 5468-2011, 5544-2012,5575-2012,5656-2012,5657-2012, 5679-2012, 5739-2012, 5744-2012, 5779-2012, 5780-2012, 5792-2012, 5796-2012, 5812-2012, entre otras. Además de ello se observa que las querellas 5679-2012 y 5792-2012 no tienen impulso desde el mes de enero del año en curso, y las querellas 4181-2008, 5278-2011, 5468-2011, 5739-2012, 5779-2012, 5780-2012 Y 57962012 desde el mes de abril de la presente anualidad. En cuanto a la Inspección 160 el SI-ACTUA reportó como activas las querellas 2760-2006, 3060-2006,2665-2007,3308-2007 Y 3352-2007, sin embargo el despacho informó que estas se encuentran en el archivo físico de la Secretaría General desde el año 2010. Meta 14.12. Actividad.- "Impulsar el 100% de las acciones polícivas en términos procesales (Querellas y Contravenciones de la Vigencia 2013)". De las 197 querellas y contravenciones radicadas en la Secretaría General de Inspecciones 138 fueron repartidas entre las Inspecciones de Policía, por lo que a continuación se presenta los totales de procesos a cargo de cada área durante el periodo objeto de auditoría. QUERELLAS Dependencia Inspección 2A Inspección 2C Inspección 2D Totales Edificio Líevano, Calle 11 No. 8 -17 Te!. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.co Y CONTRAVENCIONES REPARTIDAS Total Recibidas En Trámite Archivadas 54 17 39 18 10 28 56 42 12 ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certification 47 91 138 BOGorA HU<1ANA ~MAYOO Of.oooorÁ D;; StSCRl!!!M!IA DI! 00llCll!mll> Los datos registrados permiten inferir que se presenta descongestión en la Inspección 2A del 72.22% y en la 2D del 75%, mientras que en la Inspección 2C se evidencia congestión del 35.71% debido a que esta dependencia conoce de las comisiones civiles afectando así \a buena gestión y la celeridad con que se debe tramitar este tipo de actuaciones. Aunado a lo anterior, de la revisión efectuada a las querellas de policía se evidenciaron algunas situaciones que afectan el desarrollo y celeridad que debe mediar en estos procesos, es así como se mencionan las siguientes: • El tiempo promedio entre la fecha de reparto y el auto de avoca conocimiento es de 13 días calendario, con lo que se incumple lo ordenado en el artículo 2 de la Resolución 586 de 2004 que dispone que esos autos sean proferidos dentro de los tres (3) días después de efectuado el reparto. 0 • El tiempo promedio entre el auto que avoca conocimiento y la fecha para llevar a cabo la diligencia de inspección ocular es de 64 días calendario, lo cual nos indica la falta de gestión en la atención de las querellas, por lo que es importante disminuir ostensiblemente estos tiempos para una mejor prestación del servicio. • En la querella 5872 trascurrieron más de seis (6) meses de inactividad entre el auto que ordenaba aportar copias de la inspección a cadáver y el auto que decretó pruebas el 27 de agosto de 2013. • Algunas querellas presentan inactividad y no se evidencia justificación alguna sobre esta situación. Se cita como ejemplo las querellas radicadas en el SI ACTUA con los números 5883, 5914, 6003 Y 6049. En similar situación se encuentra la querella 5892, la cual se está inactiva desde el 26 de abril de 2013 fecha en la cual el despacho de la inspección 2A dispuso el rechazo de las diligencias • En algunas querellas se evidencia que hay autos sin firma del funcionario que las emite, se cita como ejemplo los expedientes radicados en el S\ ACTUA con los números 5883, 5903, 5962, 6000 Y 6012. • En algunos casos los Inspectores de Policía no reportan ante el Consejo Superior de la Judicatura las inasistencias de los auxiliares de la justicia, para que se proceda conforme lo dispone el artículo 9 del Código de Procedimiento Civil, hoy artículo 50 del Código General del Proceso. Meta 14.13. Actividad.- "Lograr en un máximo de 20 días la realización de la audiencia de conciliación, Secretaría General)": En materia de conciliación se observó que se da cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 13 de la Resolución 1578 de 2002, toda vez que las audiencias de conciliación son adelantadas por la Secretaria General de Inspecciones. Edificio Líevano, Calle 11 No. 8-17 Tel. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.co ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certification ROGOlA HU<?ANA III..C~MA'I'QR UfOOGOTAI)~ G;G'CRfí'AfllJ\. Dl!!~ftlliO trascurre entre la radicación de los asuntos presentados ante la Secretaría General y la fecha programada para la audiencia de conciliación, de la muestra seleccionada se evidenció que la primera audiencia de conciliación se realiza dentro de los catorce (14) días calendario siguientes a la fecha de radicación de la querella. Se evidenció que en algunos asuntos en los que no se realizó la primera audiencia de conciliación, se programó una segunda con un término superior a veinte (20) días, extendiendo el término de la diligencia en un tiempo mayor al propuesto en el objetivo. En la Secretaría General de Inspecciones no se cuenta con un consolidado que permita determinar fácilmente la gestión pre-procesal adelantada, esto es conciliaciones programadas, efectuadas, fracasadas o exitosas. Pese a lo anterior, se evidenció que entre el periodo de 01 de enero al 30 de septiembre de 2013 se realizaron 25 conciliaciones; así podemos concluir que la Secretaría General contribuye en un 12.70% en la descongestión de los asuntos que se radican en su despacho. Meta 15.13. Actividad.- "Realizar 2 acciones de sensibilización para el acatamiento voluntario en normas de convivencia. (Inspecciones de policía)". No se evidenció por parte del equipo auditor acta alguna que acredite el cumplimiento del compromiso adquirido en esta meta. Aunque al momento del cierre de la auditoría el Secretario General aportó documentos relacionados con la actividad de "Actas de verificación del plan de contingencia" en 12 folios, lo cierto es que tales evidencias no se relacionan con esta meta. En virtud de los principios de celeridad y oportunidad y con el fin de evitar desgastes administrativos en las Inspecciones de Policía se debe implementar por parte de la Secretaría General los controles pertinentes ordenados en los numerales 1 y 2 del artículo 6° de la Resolución 1578/2002, a efecto de rechazar oportunamente los asuntos que no son de su competencia o los que no cumplen con la totalidad de los requisitos de forma. Es importante que tanto la Secretaría General como las Inspecciones de Policía generen de manera periódica las estadísticas correspondientes a la gestión realizada, a fin de que se tenga un confiable y oportuno control respecto de las labores ejecutadas y que se facilite su consulta e información en caso de ser requerido tanto internamente como por entidades u organismos externos. De conformidad con lo normado en el artículo 2° de la Resolución 586 de 2004, es necesario que se cumpla con el reparto por lo menos una vez por semana y en presencia de los inspectores, quienes deberán suscribir el acta correspondiente; razón por la cual se recomienda reforzar las medidas para garantizar la asistencia de todos los intervinientes en el proceso y en el evento que existan justas causas para no asistir a éste acto se proceda a dejar las constancias respectivas. Así mismo se sugiere dejar constancia del motivo por el que eventualmente no pueda realizarse el reparto. Edificio Líevano, Calle 11 No. 8 ·17 Te!. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.co ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certífícatíon BOGOTÁ HU~ANA ~MAYOR. Qf(lOWfAD,c St!CR!1'Al!I/i\ O! ~Nro Se recomienda que la Secretaría General en virtud de los principios de economía y celeridad, propenda por la reducción de los tiempos utilizados entre la radicación de la querella, audiencias de conciliación cuando procedan y el reparto correspondiente. Así mismo, se sugiere que las inspecciones de policía propendan por la reducción del tiempo promedio transcurrido entre el auto que avoca conocimiento y la inspección ocular, con el fin de poder establecer una línea base que a futuro permita determinar un valor agregado a su gestión de estas áreas. Dado que no se observa congestión en el manejo de los despachos comisorios, se recomienda que la Secretaría General en asocio con las Inspecciones de Policía, adelanten las gestiones correspondientes ante la Secretaría de Gobierno que le permitan efectuar una mejor distribución en el conocimiento y manejo de las querellas repartidas a cada una de las inspecciones, a fin de que se logre un mayor equilibrio en el manejo de las cargas laborales y la optimización del recurso humano. Con el fin de establecer un control sobre los auxiliares de la justicia designados para atender las diligencias y que incumplen las citaciones efectuadas en debida forma por las inspecciones de policía de conocimiento y sin que medie justificación aceptada, es procedente que mensualmente se elabore una lista de dichas inasistencias y se remita al Consejo Superior de la Judicatura a fin de que se proceda conforme lo establece el artículo 49 del Código General de Proceso. Se recomienda que en el formato de acta utilizado para llevar a cabo los despachos comisorios se incluya un ítem para el número de radicación asignado por la secretaría general, toda vez que éste contribuye a su fácil identificación y seguimiento, así como la hora de inicio y terminación de la diligencia. Debido a los inconvenientes que se presenta con la red del aplicativo SI ACTÚA, es importante y necesario planificar, diseñar y ejecutar estrategias con la AlcaldraLocal de Suba y la Dirección de Planeación y Sistemas, que permitan mantener actualizado el aplicativo, debido a que brinda información oportuna, permite mantener el control de los expedientes~ la consulta en línea del estado del proceso y así mismo verificar la gestión adelanta por cada una de las dependencias. Respecto a a los decomisos se sugiere que se de aplicación al Procedimiento 2L-GNJ-P13. Igualmente es conveniente que cada acta de aprehensión de elementos este acompañada de las diligencias que al respecto se adelantaron, para no perder la trazabilidad de cada caso en particular Se recomienda que los talleres de sensibilización sean evidenciados con las respectivas actas, las cuales deben contener entre otras cosas, el tema tratado, nombre e identificación de los intervinientes, fecha de la sensibilización, lugar de realización, listado de asistencia, etc. Edificio Líevano, Calle 11 No. 8 -17 Te!. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.co ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certificelion BOGOTA HUC?ANA AI.~MA1OR OfOOoorAtlC 00 GOI!íII!!f<UtO Si!CR1!YAl'lIA localidad que amerite ser abordada en tales talleres, se identifique clara y previamente la población a sensibilizar y se establezcan estrategias de convocatoria a efecto de garantizar buena cobertura de personas beneficiadas. Es necesario que de manera coordinada entre el Alcalde Local, el Secretario General e Inspectores de Policía, elaboren el plan de acción y de este se efectúe un adecuado seguimiento y evaluación al desarrollo del plan de acción y que el mismo se encuentre soportado mediante actas o documentos en los cuales se establezcan los compromisos, avances y resultados obtenidos, en cumplimiento a lo normado en el los artículos. 18, 19, 20 Y 21 de la Resolución 1578 de 2002. Se solicita que el presente informe sea socializado con las diferentes aéreas que intervienen en el proceso y conjuntamente se adopten los correctivos que contribuyan al mejoramiento continuo, en concordancia con el artículo 4° literal G de la Ley 87 de 1993, para lo cual se recomienda se elabore el plan de mejoramiento utilizando el Procedimiento Gestión para la Mejora "1D-SEM-P001", que se encuentra en el Sistema Integrado de Gestión, sobre las observaciones presentadas en el informe ó aquellas que los responsables del proceso una vez realizada su autoevaluación consideren y/o detecten, el cual debe ser remitido a esta Oficina en un término no superior a quince (15) días calendario, contados a partir de la notificación por medio del aplicativo utilizado para la gestión de mejoras. Posteriormente a la llegada del PLAN DE MEJORAMIENTO, la Oficina de Control Interno realizará un seguimiento para verificar las medidas propuestas y adoptadas por la Alcaldía Local. NZA FORERO DAZA de Control Interno Proyectó: Julia Lucía Garcia, Heliodoro Manrique Revisó/Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza Edificio Líevano, Calle 11 No. 8 -17 Te! 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.co ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certifícalíon BOGOTA HUt1ANA